檔案分類方式范文

導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案分類方式，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、檔案實(shí)體分級(jí)分類保護(hù)的必要性

檔案保護(hù)一般劃分為兩個(gè)層級(jí)：一是針對(duì)檔案實(shí)體的原生性保護(hù)；二是針對(duì)檔案內(nèi)容的再生性保護(hù)。前者的目標(biāo)是保持檔案原貌，既強(qiáng)調(diào)檔案實(shí)體的保護(hù)，又注重內(nèi)容的保護(hù)；后者通常使用縮微拍攝、數(shù)字化、仿真等形式呈現(xiàn)檔案信息，方便利用。雖然上述各種類型的再生性保護(hù)措施都可以脫離原件來保護(hù)其內(nèi)容和信息，但是仍然需要依托原件實(shí)現(xiàn)信息轉(zhuǎn)化或復(fù)制，即完整的原件是信息再現(xiàn)的基礎(chǔ)。

（一）檔案信息化建設(shè)背景下，檔案實(shí)體價(jià)值與檔案保護(hù)現(xiàn)狀之間矛盾凸顯

隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，數(shù)字化進(jìn)程中和完成數(shù)字化以后，對(duì)原件保護(hù)（檔案實(shí)體）的討論逐漸增多，主要有整體性保護(hù)、擯棄保護(hù)、弱化保護(hù)等觀點(diǎn)。盡管觀點(diǎn)不同，但實(shí)體檔案所具有的無可替代的價(jià)值和作用是毋庸置疑的。因此，無論再生性保護(hù)手段有多少種，技術(shù)多么先進(jìn)，對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)都不應(yīng)該放松。然而目前由于多種原因，不同的檔案實(shí)體逐漸呈現(xiàn)出老化、破損、褪變等趨勢(shì)，甚至部分已經(jīng)處于或者臨近瀕危，嚴(yán)重者已經(jīng)失去了保存意義和利用價(jià)值。

（二）現(xiàn)有檔案實(shí)體老化速度加快，破損量大且破損較為嚴(yán)重

由于裝訂形式不規(guī)范，生銹、脫開、折裂、起翹現(xiàn)象較為普遍，導(dǎo)致現(xiàn)存民國檔案出現(xiàn)了大量破損。除了民國檔案，20世紀(jì)80年代之前形成的檔案，保存現(xiàn)狀也不容樂觀，紙張、字跡、案卷外觀、裝幀等均有程度不同的破損。同時(shí)，紙張酸化導(dǎo)致紙質(zhì)檔案實(shí)體壽命下降也需要引起重視。美國國會(huì)圖書館普通類和政法類圖書為酸性，其中80%紙張pH值在5.0以下，屬于嚴(yán)重酸化；中國國家圖書館善本特藏文獻(xiàn)pH值在6.0以下的約占70%；第二歷史檔案館抗戰(zhàn)前和抗戰(zhàn)后新聞紙pH值在3.7～4.7；美國國會(huì)圖書館1700萬冊(cè)藏書中約35%發(fā)生脆化現(xiàn)象；日本圖書館發(fā)脆不能翻動(dòng)的圖書約占20%；西藏檔案館館藏300余萬卷檔案，其中約33%出現(xiàn)破損，因酸化發(fā)脆檔案約占47.3%，嚴(yán)重者已為片渣狀。

綜上，筆者在參考《中華人民共和國文物保護(hù)法》《文物保護(hù)法實(shí)施細(xì)則》等法律規(guī)范的基礎(chǔ)上，特別是考慮到其中關(guān)于古籍文獻(xiàn)的文物定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)以及文化部已經(jīng)頒布的多項(xiàng)分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，如《古籍特藏破損定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》《古籍定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》等，并結(jié)合我國目前的檔案保存狀態(tài)、實(shí)體檔案的價(jià)值等情況，認(rèn)為在檔案搶救和保護(hù)實(shí)踐中需要開展實(shí)體分級(jí)或分類保護(hù)。分級(jí)保護(hù)是依據(jù)檔案實(shí)體破損情況，將破損檔案劃分在不同的等級(jí)范圍內(nèi)，開展不同級(jí)別的保護(hù)活動(dòng)，優(yōu)先搶救破損程度最為嚴(yán)重的檔案。換句話說，分級(jí)保護(hù)主要是針對(duì)出現(xiàn)病害狀況的大批量檔案采取的保護(hù)行為。保存現(xiàn)狀、病害特點(diǎn)、破損等級(jí)劃分、分級(jí)保護(hù)措施等問題都需要理論和應(yīng)用的深入研究，越細(xì)化越具體，實(shí)際單位越容易操作。分類保護(hù)是按照檔案實(shí)體的價(jià)值、重要程度、獨(dú)特性等，創(chuàng)造不同的保管條件并開展保護(hù)活動(dòng)，比如對(duì)特藏和珍藏檔案創(chuàng)造最為理想的保存條件，及時(shí)開展科學(xué)的搶救。一般而言，由于特藏、珍藏檔案數(shù)量不大，容易劃分和篩選，因此，實(shí)際單位便于實(shí)施分類保護(hù)。

二、檔案實(shí)體的分級(jí)保護(hù)

在檔案破損數(shù)量大、保護(hù)條件和技術(shù)力量有限的情況下，通過開展檔案實(shí)體分級(jí)保護(hù)，可以優(yōu)先搶救瀕危狀態(tài)的檔案。分級(jí)保護(hù)程序首先是對(duì)館藏檔案保存現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查，摸清檔案病害狀況；依據(jù)檔案病害種類和破損程度，制定破損等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)；在預(yù)防性保護(hù)和治理性保護(hù)方面分級(jí)采取措施。摸底調(diào)查是分級(jí)保護(hù)的前提，劃分破損等級(jí)是實(shí)施保護(hù)和搶救的基礎(chǔ)，分級(jí)保護(hù)是實(shí)施搶救的主要方式。

為全面了解和掌握各級(jí)各類檔案館所藏檔案保存現(xiàn)狀、破損程度、館庫條件和保管情況等，需要開展全面調(diào)查，建立檔案保存現(xiàn)狀信息數(shù)據(jù)庫。對(duì)檔案?jìng)€(gè)體調(diào)查是對(duì)檔案紙張和字跡種類、保存現(xiàn)狀、病害種類、病害程度、案卷外觀狀況等相關(guān)問題進(jìn)行的全面調(diào)查。主要包括：檔案形成時(shí)間、檔案來源、紙張種類、字跡材料種類、酸化、霉變、蟲蛀、老化、污染、撕裂、殘缺、糟朽、粘連、皺褶、字跡洇化或擴(kuò)散、字跡褪色或酸蝕、字跡磨損（紙頁中間和邊緣）、不規(guī)范折疊。

破損等級(jí)劃分是依據(jù)檔案實(shí)體保存現(xiàn)狀和老化情況，通過定量測(cè)量或定性分析病害，綜合判斷其破損程度，考察的主要病害因子為：酸化、粘連、殘缺、污染、紙張?jiān)阈唷⒓垙埶毫选⒆舟E洇化擴(kuò)散、字跡褪色或酸蝕、霉變、蟲蛀、老化、不規(guī)范折疊等。依據(jù)病害類型和程度可將檔案實(shí)體破損等級(jí)分為：特殘破損、嚴(yán)重破損、中度破損、輕度破損。檔案實(shí)體病害程度盡可能量化，只要其中一項(xiàng)病害因子達(dá)到等級(jí)范圍，即可確定其等級(jí)類型。以紙張酸化程度為例，比如紙張的pH≤4.0，不用考慮其他病害程度，即可確定該份檔案屬于特殘等級(jí)；4.0

分級(jí)保護(hù)包括預(yù)防性分級(jí)保護(hù)和治理性分級(jí)保護(hù)。預(yù)防性分級(jí)保護(hù)的范圍覆蓋整個(gè)館藏檔案，屬于全程性維護(hù)和保管。預(yù)防性保護(hù)在先且最為重要，涉及庫房建筑、保護(hù)制度、環(huán)境監(jiān)測(cè)與調(diào)控、安全維護(hù)等，是對(duì)館藏檔案批量進(jìn)行的保護(hù)行為，產(chǎn)生效率高，作用明顯。而治理性保護(hù)是在其后開展的搶救性活動(dòng)，針對(duì)個(gè)體進(jìn)行病害診斷和治理，只需要對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)，不需要普遍開展，因此，工作開展涉及面較小。治理性保護(hù)實(shí)施需要考慮修復(fù)的技術(shù)條件成熟與否、資金支持、技術(shù)力量、人員修復(fù)水平、修復(fù)材料等眾多因素。在具體實(shí)施過程中，兩者互補(bǔ)，是保護(hù)工作中不可或缺的部分。同時(shí)，兩者也面臨相似的困境，館藏的豐富性、復(fù)雜性，決定了預(yù)防性分級(jí)保護(hù)和治理性分級(jí)保護(hù)對(duì)象的多樣性和復(fù)雜性，使得各種分級(jí)嘗試難以實(shí)踐。如何得出客觀、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)單易行的分級(jí)辦法是保護(hù)工作面臨的難題。

三、檔案實(shí)體的分類保護(hù)

檔案分類保護(hù)是針對(duì)檔案的重要程度或價(jià)值或獨(dú)特性等分別采取不同的保護(hù)和修復(fù)措施。檔案的重要程度需要考慮檔案內(nèi)容、形成時(shí)間和在不同歷史階段對(duì)社會(huì)發(fā)揮的作用等，一般分為一般檔案、珍藏檔案、特藏檔案。其具體保護(hù)措施如下：

（一）一般檔案的保護(hù)方法

檔案館中保存數(shù)量最多的是一般檔案，普通庫房即可存放一般檔案。一般檔案的保護(hù)需要嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-2010）中有關(guān)溫濕度、防光等規(guī)定。比如，溫度為14℃～24℃±2℃，相對(duì)濕度為45%～60%±5%。

（二）珍藏檔案和特藏檔案的保護(hù)方法

1.珍藏檔案是指內(nèi)容價(jià)值高、歷史遠(yuǎn)久、形式非常獨(dú)特的檔案，比如清代之前的檔案可作為珍藏檔案，因其在全國數(shù)量不大，可作為優(yōu)先調(diào)查對(duì)象，詳細(xì)開展各項(xiàng)調(diào)查，創(chuàng)造特殊的保存環(huán)境如微環(huán)境。微環(huán)境要求溫度為16℃±1℃，相對(duì)濕度為45%±3%，并采取避光、低氧貯藏、防盜、防爆等。實(shí)際工作中常用封閉的櫥柜等特殊裝具，充氮?dú)饣蚨趸迹⒉扇【珳?zhǔn)地控制溫濕度，避光、潔凈空氣等措施。

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關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案歸納整理；管理分類

檔案具有原始信息記錄的作用，同時(shí)這也是檔案的特征，檔案是普遍存在而且具有深刻的意義的社會(huì)現(xiàn)象，對(duì)人類文化的、歷史的傳承有重要作用，是跟隨人類社會(huì)的產(chǎn)生而存在的，人類社會(huì)特有的現(xiàn)象，檔案的保存對(duì)后世也有很大借鑒意義，因此通過分類、歸納、整理等過程，讓檔案能夠在保管過程中不會(huì)丟失信息，而且方便查詢。

1 檔案管理歸檔整理分類現(xiàn)狀

1.1 檔案整理理念有待于進(jìn)一步提高。針對(duì)當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理仍然基于傳統(tǒng)模式，缺乏一定現(xiàn)代化管理思想作為指導(dǎo)，缺乏一定分類歸檔的思想，尤其處于現(xiàn)代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運(yùn)用分類思想，才能發(fā)揮出覺得的檔案功能，目前機(jī)關(guān)檔案整理工作人員缺乏現(xiàn)代化整理思想，因此傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案整理模式缺乏一定歸檔的規(guī)范性，要求檔案整理的準(zhǔn)確性而非規(guī)范性，因此，傳統(tǒng)檔案整理具有一定弊端，需要轉(zhuǎn)變觀念，樹立新思想。

1.2 檔案整理缺乏專業(yè)化。據(jù)調(diào)查表現(xiàn)，當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關(guān)專業(yè)，基本上是由機(jī)關(guān)內(nèi)部調(diào)整或者其他工作人員崗位調(diào)整而組成的，這樣直接影響其機(jī)關(guān)檔案整理工作的整體專業(yè)性，專業(yè)化檔案整理是發(fā)揮其檔案強(qiáng)大功能的前提和基礎(chǔ)，因此筆者認(rèn)為當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理缺乏專業(yè)化具體表現(xiàn)為：一是機(jī)關(guān)檔案管理缺乏專業(yè)化整理人員；二是缺乏專業(yè)化整理方法；三是機(jī)關(guān)內(nèi)部缺乏專業(yè)化整理程序與規(guī)范，四是檔案整理人員不穩(wěn)定，檔案整理人員比較靈活，直接導(dǎo)致整體檔案整理的專業(yè)化下降，以上是筆者認(rèn)為當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理存在的普遍問題。

1.3 檔案整理缺乏信息化。信息化是當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國機(jī)關(guān)檔案整理缺乏一定信息化技術(shù)，信息化檔案整理能夠節(jié)省傳統(tǒng)檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：一是機(jī)關(guān)檔案管理缺乏信息化技術(shù)設(shè)備，如檔案整理數(shù)據(jù)庫等；二是缺乏信息化儲(chǔ)存與保管的思想；三是機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案整理缺乏信息化技術(shù)人員。

1.4 歸檔裝訂上的錯(cuò)誤

一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應(yīng)具備保護(hù)檔案、操作方便、價(jià)格便宜等三個(gè)要求，目前使用的縫紉機(jī)線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時(shí)；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙?zhí)追绞揭咨⑹w檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時(shí)注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項(xiàng)欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴(yán)重違背《規(guī)則》的簡(jiǎn)化原則。三是沒對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行處理。裝訂前應(yīng)對(duì)殘缺、薄弱、破損、裝訂線側(cè)有文字等情況的重要文件采取相應(yīng)的補(bǔ)缺、托裱、接邊等措施；對(duì)字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴(kuò)散或褪變的重要文件進(jìn)行復(fù)制；對(duì)大于A4幅面的紙張進(jìn)行折疊；對(duì)所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會(huì)嚴(yán)重影響檔案的保管。四是對(duì)“件”的處理擴(kuò)大或縮小。《規(guī)則》對(duì)“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規(guī)定，不能隨意擴(kuò)大與縮小。實(shí)際工作中，有的單位將件的范圍擴(kuò)大，認(rèn)為同一問題的歸檔文件都應(yīng)成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復(fù)文”，性質(zhì)的歸檔文件。擴(kuò)大件的范圍，實(shí)際上又回到傳統(tǒng)立卷的老路上去。

2 檔案管理歸納整理分類技巧

2.1 檔案管理技巧

在檔案管理過程中我們有幾個(gè)非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經(jīng)濟(jì)文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進(jìn)行細(xì)致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復(fù)的話，會(huì)導(dǎo)致巨大的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國家的軟實(shí)力；其次還要注意到維護(hù)檔案安全，一方面的安全是指作為實(shí)物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實(shí)物能夠真實(shí)的映射出當(dāng)時(shí)的統(tǒng)治階級(jí)、政治思想、社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導(dǎo)致泄密情況的發(fā)生的話，那么國家在政治上就會(huì)處于不安全的情況，不利于國家的安全、團(tuán)結(jié)和發(fā)展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質(zhì)或老化的機(jī)器，由于脆弱性和不可恢復(fù)性的特點(diǎn)，在檔案管理工作中要注意采取恰當(dāng)?shù)拇胧┭娱L檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對(duì)檔案文件有一個(gè)初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要?jiǎng)h除的，科學(xué)取舍進(jìn)行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行細(xì)致的劃分，同時(shí)檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質(zhì)量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會(huì)有信息的缺失，確保整理工作的順利進(jìn)行；其次，由于從前國家針對(duì)檔案歸納整理沒有制定統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對(duì)這種情況國家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，我們?cè)谶M(jìn)行檔案歸納管理時(shí)要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進(jìn)行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯(cuò)誤的話要注意及時(shí)進(jìn)行更正，同時(shí)一些細(xì)致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細(xì)認(rèn)真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯(cuò)誤后再進(jìn)行更正的話，就會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3 檔案分類技巧

在檔案分類過程中要注意，對(duì)檔案文件內(nèi)容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時(shí)針對(duì)分類文件要有明確的標(biāo)識(shí)，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進(jìn)行。

結(jié)束語

檔案在我們社會(huì)和生產(chǎn)、生活中扮演了重要的作用，針對(duì)檔案現(xiàn)狀中存在的問題，導(dǎo)致的檔案工作困難，促使我們對(duì)檔案管理、歸檔、整理、分類等環(huán)節(jié)的技巧進(jìn)行總結(jié)，使檔案工作能夠順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]田真.文書整理歸檔的現(xiàn)實(shí)意義[J].中國管理信息化，2015（02）.

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社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案包括社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)的所有原始資料，比如參保人個(gè)人的信息賬戶、繳費(fèi)資料、養(yǎng)老金的發(fā)放資料和有關(guān)業(yè)務(wù)的書面資料等。社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的有關(guān)部門和工作人員在分類管理檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)做到規(guī)范化，做到高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，并建立健全相關(guān)檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。在管理有關(guān)檔案時(shí)，要嚴(yán)格遵循工作原則，將具有實(shí)用性和長遠(yuǎn)利用價(jià)值的資料歸檔、存檔，將能夠充分體現(xiàn)單位活動(dòng)的有效材料完整備案，以滿足后期使用和考察的需要。然而，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的存檔并不是將所有資料記錄、儲(chǔ)存，而是將處在存檔范圍和要求之內(nèi)的有關(guān)文件和具有實(shí)際利用價(jià)值的資料分類整理并存檔，具有參考性且非最終定稿的文件是不需要存儲(chǔ)的。在明確分類的基礎(chǔ)上做好檔案歸檔工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。

此外，檔案管理部門要建立健全社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，要建立能夠?qū)⑺泄ぷ鳝h(huán)節(jié)包括在內(nèi)的檔案管理制度。以文件的實(shí)際來源和自身價(jià)值為依據(jù)，進(jìn)一步確定檔案管理的方式方法、具體流程、檔案資料分類方式等。這些方案的確定要嚴(yán)格遵循《中華人民共和國檔案法》等現(xiàn)行法律的規(guī)定，以城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的實(shí)際狀況為重要依據(jù)，不斷健全檔案管理分類制度、檔案保密制度和檔案存檔制度等。在此過程中，要做到每一個(gè)檔案管理部門都能夠嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的科學(xué)分類、集中管理、規(guī)范有序等，不斷完善我國社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度。

2信息化檔案管理

信息技術(shù)的快速發(fā)展和不斷進(jìn)步，使得各行各業(yè)的工作效率都在不斷提高，以完全人工的方式完成城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作已經(jīng)不能滿足時(shí)代的要求。人工的方式不僅會(huì)耗費(fèi)大量的人力、物力，也會(huì)限制工作效率。傳統(tǒng)的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理方式大都為紙質(zhì)書面記錄和個(gè)人檔案的存放，這樣不僅占據(jù)了大量的工作時(shí)間，也占據(jù)了較大的空間存放資料，并且這些紙質(zhì)資料不易保存，隨著時(shí)間的推移，會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)泛黃、篩選困難等問題。信息化的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理不僅能夠改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理工作方式，使其成為信息化、數(shù)字化的信息，做到檔案管理電子化，還能夠完全代替人工實(shí)現(xiàn)檔案的查詢和檢索，大大地提高信息檢索的效率和準(zhǔn)確度。信息化的檔案管理方式使大量的原始書面資料被有效地壓縮和快速記錄，在節(jié)省了空間的同時(shí)也大大地延長了資料、檔案保存的時(shí)間，并且有效地降低了保存難度。同時(shí)，存檔和編碼社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案并且建立計(jì)算機(jī)檢索信息系統(tǒng)，能夠徹底實(shí)現(xiàn)檔案管理的改革和創(chuàng)新。由計(jì)算機(jī)檢索、掃描獲得信息代替人工查找、翻閱檔案資料原件，節(jié)省了大量的時(shí)間，并且在很大程度上提高了工作的準(zhǔn)確度和效率。

社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)部門在分類和管理檔案時(shí)，要科學(xué)歸檔，提高工作質(zhì)量，要注意記錄存檔的時(shí)間和類型。普通的業(yè)務(wù)文件、退休記錄和審計(jì)等資料的存檔時(shí)間為次年的年中，即6月底，而社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的結(jié)息時(shí)間為每年的6月份，會(huì)計(jì)的管理存檔時(shí)間為隔年存檔，基本信息的檔案歸檔時(shí)間為所有業(yè)務(wù)項(xiàng)目結(jié)束之后。其中，最重要的是影音資料和照片等資料檔案。這些資料要在第一時(shí)間內(nèi)存檔處理，以合理的歸類方式完成檔案資料的選取、收集和初步記錄，根據(jù)一定的規(guī)律，比如參保人的參保時(shí)間或是其他特點(diǎn)建立、記錄和合理存放檔案，確保再次查找時(shí)的準(zhǔn)確度，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在檔案管理的過程中，要實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)分類和存檔，做到存檔、歸檔有律可循，避免無序存檔的情況發(fā)生，切實(shí)提高檔案管理工作的有效性。

3實(shí)用化檔案管理

社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的創(chuàng)建和存儲(chǔ)是為了為之后的查找和檢索工作提供便利，使參保人與社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)管理部門及時(shí)、準(zhǔn)確地找到所需要的信息進(jìn)行核對(duì)和審查等。有關(guān)檔案管理示意圖的繪制也是為了檔案存儲(chǔ)能夠更加便捷。因此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)制訂科學(xué)、有效的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)查詢和檢索工具，比如創(chuàng)建全引式的目錄、建立專題形式的索引和編寫案卷形式的目錄等。在檔案管理工作人員的工作過程中，有關(guān)部門要配備適應(yīng)性強(qiáng)的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理軟件和系統(tǒng)，使信息化的檔案管理形式和計(jì)算機(jī)信息檢索方式能夠?yàn)槠涮峁┓奖恪＿@樣，不僅能夠?yàn)楣ぷ魅藛T的信息檢索、查詢工作減輕負(fù)擔(dān)，還能夠有針對(duì)性地保護(hù)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案。為了實(shí)現(xiàn)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作服務(wù)社會(huì)的目標(biāo)，有關(guān)部門要提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力。新形勢(shì)背景下的檔案管理工作需要具有較高工作水平的工作人員完成檔案管理工作。檔案管理部門在分配具體的管理工作和責(zé)任的同時(shí)，應(yīng)要求工作人員具有能夠完成業(yè)務(wù)辦理和檔案管理雙重工作任務(wù)的能力。要將這兩項(xiàng)工作任務(wù)在年初分配，并將其歸入工作任務(wù)考核內(nèi)容中，明確工作職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)，明確要求工作人員具備較高的工作素質(zhì)和政治覺悟，在創(chuàng)新的同時(shí)具備專業(yè)的工作能力。只有不斷提升工作人員的素質(zhì)，才能為社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，加快檔案管理實(shí)用化的步伐，達(dá)到檔案管理工作為社會(huì)服務(wù)的目的。

4結(jié)束語

篇4

關(guān)鍵詞：檔案網(wǎng)站；信息資源；整合；內(nèi)容；形式

近年來，檔案網(wǎng)站充分運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù)，按照一定原則、規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)了一定范圍內(nèi)檔案信息資源的抓取與優(yōu)化，成為檔案信息資源整合的重要平臺(tái)。這種重在共享的邏輯整合，有效破解了檔案信息資源分散、封閉與用戶需求綜合、便捷之間的矛盾。

檔案信息資源整合包括內(nèi)容整合、技術(shù)整合、管理整合、服務(wù)整合等多方面，內(nèi)容整合是其中最核心的部分。本文試以《中國檔案報(bào)》（2011年11月14日）公布的2011年度綜合排名前十位的天津、北京、遼寧、江蘇、江西、安徽、吉林、上海、湖北、浙江等省級(jí)檔案網(wǎng)站為例，著重探討國內(nèi)省級(jí)檔案網(wǎng)站信息資源整合的內(nèi)容及其呈現(xiàn)形式。

1 國內(nèi)省級(jí)檔案網(wǎng)站信息資源整合的內(nèi)容類型

國內(nèi)省級(jí)檔案網(wǎng)站的信息資源通常以一級(jí)類目形式來集中體現(xiàn)，換言之，國內(nèi)省級(jí)檔案網(wǎng)站的一級(jí)類目正是對(duì)其所擁有的信息資源進(jìn)行分類的結(jié)果。

從表1統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)可以看出，省級(jí)檔案網(wǎng)站一級(jí)類目設(shè)置最多為15個(gè)，最少為4個(gè)，平均10個(gè)。使用頻率較高的一級(jí)類目名稱為：“政務(wù)信息”9個(gè)、“館藏介紹”7個(gè)、“檔案業(yè)務(wù)”7個(gè)、“查閱利用”5個(gè)、“網(wǎng)上展廳”5個(gè)。分析這些一級(jí)類目，發(fā)現(xiàn)其所指信息資源既包括內(nèi)容信息，也包括形式信息、功能信息。單從內(nèi)容角度看，可分為四種類型：

1.1 數(shù)字環(huán)境下直接生成的電子文件。電子文件數(shù)據(jù)分布廣泛，增長迅速，更新飛快，是檔案網(wǎng)站亟須整合的重要信息資源。這些信息并非全部直接由檔案部門產(chǎn)生，而是由檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行收集并在網(wǎng)站的政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位電子文件。國內(nèi)省級(jí)檔案網(wǎng)站欄目中的“政務(wù)信息”、“政策法規(guī)”等屬于此類。

1.2 館藏實(shí)體檔案數(shù)字化產(chǎn)品。借助掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備，運(yùn)用文字識(shí)別、數(shù)碼影像等技術(shù)，將館藏實(shí)體檔案中的信息轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)可識(shí)讀的數(shù)字化產(chǎn)品，這類信息是檔案網(wǎng)站開展信息資源整合的重要基礎(chǔ)。網(wǎng)站中提供檢索、利用服務(wù)的“檔案目錄”與“檔案全文”是此類信息的典型代表。

1.3 區(qū)域特色信息。從區(qū)域信息或館藏檔案中提取出反映本省（市）特色或館藏珍品的內(nèi)容予以突出展示，如天津檔案網(wǎng)“津沽史料”、江西檔案網(wǎng)“贛域風(fēng)情”以及浙江檔案網(wǎng)“珍品博覽”、上海檔案網(wǎng)“珍檔薈萃”等。此類信息重在展現(xiàn)、宣傳本省（市）、本館特色，發(fā)揮歷史教育、文化娛樂等功能，目前國內(nèi)省級(jí)檔案網(wǎng)站區(qū)域特色信息正漸成體系。

1.4 編研成果。以館藏檔案為對(duì)象，以滿足用戶需求為目的，由專業(yè)人員匯編出版，經(jīng)數(shù)字化處理在檔案網(wǎng)站傳播利用的史料、參考資料等信息。這類信息在一定程度上體現(xiàn)了知識(shí)挖掘，具有較高利用價(jià)值，同樣是檔案網(wǎng)站整合的重要信息資源。部分省級(jí)檔案網(wǎng)站有“編研成果”專欄。

上述分類旨在揭示國內(nèi)省級(jí)檔案網(wǎng)站網(wǎng)上、網(wǎng)下檔案信息資源的密切關(guān)系，凸顯各類信息的特征。

2 國內(nèi)省級(jí)檔案網(wǎng)站信息資源整合后的呈現(xiàn)形式

從網(wǎng)站可用性層面看，網(wǎng)站界面設(shè)計(jì)包括交互方式、路徑方式、反饋方式、信息呈現(xiàn)方式等四類表現(xiàn)形式。[1]相對(duì)而言，檔案網(wǎng)站更多是對(duì)用戶進(jìn)行信息呈現(xiàn)，因而信息呈現(xiàn)方式在檔案網(wǎng)站信息資源整合中起著舉足輕重的作用。

2.1 信息構(gòu)架。網(wǎng)站信息構(gòu)架，可采用三欄、二欄、一欄等形式。2011年度國內(nèi)綜合排名前十位的省級(jí)檔案網(wǎng)站所采用的信息構(gòu)架如表2所示：

(1)三欄式。一般左側(cè)小幅面為注冊(cè)、快捷窗口等，中間大幅面為動(dòng)態(tài)新聞?wù)故尽⒆禹撁娲翱诘龋覀?cè)小幅面為多媒體檔案展示、友情鏈接等，是現(xiàn)今用得最多的網(wǎng)站信息構(gòu)架，排名前十位的省級(jí)檔案網(wǎng)站中有6個(gè)使用三欄式。三欄式頁面信息飽滿而豐富，但有時(shí)會(huì)給用戶造成無從看起的困擾。(2)二欄式。一般左側(cè)小幅面為導(dǎo)航，右側(cè)大幅面為內(nèi)容。主次分布清晰明朗，令用戶不會(huì)迷失在信息中，但頁面呈現(xiàn)信息量不及三欄式網(wǎng)站豐富。(3)一欄式。一般上方為導(dǎo)航條，下方大片為內(nèi)容。這種垂直構(gòu)架雖然單一，但強(qiáng)化了信息的比重，體現(xiàn)了檔案網(wǎng)站的“伸縮自如”，給人以“想象”空間，只是客觀上要求用戶行為盡可能“一致化”。

2.2 呈現(xiàn)樣式。有的采用檢索窗樣式，有的采用目錄樹樣式，有的采用檢索瀏覽相結(jié)合樣式，各有特色。

(1)檢索窗樣式。此樣式是數(shù)據(jù)庫形成后給用戶提供利用較為簡(jiǎn)便的方式。當(dāng)用戶輸入檢索關(guān)鍵詞發(fā)出檢索指令時(shí)，搜索引擎通過預(yù)先設(shè)定的程序檢索整合的數(shù)據(jù)庫資源，然后返回檢索結(jié)果給用戶。排名前十位的省級(jí)檔案網(wǎng)站全部使用了檢索窗樣式，但有的只設(shè)關(guān)鍵詞檢索，有的則提供高級(jí)檢索。如，在北京檔案網(wǎng)高級(jí)檢索中，用戶可選擇檔號(hào)、題名、起止時(shí)間等檢索項(xiàng)進(jìn)行復(fù)合檢索。

(2)目錄樹樣式。此樣式是利用Web超鏈接功能將整合后數(shù)據(jù)庫中抽取相關(guān)信息資源按照各種分類聯(lián)結(jié)成一個(gè)具有內(nèi)在聯(lián)系的有機(jī)整體，[2]可將整合結(jié)果按目錄分類形象直觀地顯示在頁面上。這種樣式能使用戶通過統(tǒng)一界面逐層深入信息，具有引領(lǐng)用戶查詢利用檔案的導(dǎo)向功能。如，在浙江檔案網(wǎng)的館藏檔案資源目錄里，點(diǎn)擊“歷史檔案”等，可層層深入瀏覽分類信息。雖然目錄樹樣式有利于發(fā)揮信息展示、宣傳功能，終因信息龐雜難以組織等因素而未全面推行。

篇5

一、檔案館機(jī)讀目錄現(xiàn)狀及問題

目前各級(jí)檔案館、室都已開展檔案計(jì)算機(jī)檢索，形成大量的檔案機(jī)讀目錄，但質(zhì)量普遍較差，嚴(yán)重影響檢索效果。據(jù)浙江省調(diào)查材料顯示①，質(zhì)量情況較好的檔案館差錯(cuò)率在12％左右，有的差錯(cuò)率在50％以上，總平均差錯(cuò)率達(dá)29％（見下表）。

由此可見，必須對(duì)機(jī)讀目錄的質(zhì)量進(jìn)行控制。目前檔案館機(jī)讀目錄的主要來源包括以下兩個(gè)方面：

1．檔案館內(nèi)形成的機(jī)讀目錄

檔案館內(nèi)形成的機(jī)讀目錄包括：（1）將原有的已打印的紙質(zhì)目錄通過掃描輸入計(jì)算機(jī)，再通過OCR技術(shù)轉(zhuǎn)換的機(jī)讀目錄；（2）對(duì)照案卷按著錄要求逐項(xiàng)著錄標(biāo)引制成卡片后輸入計(jì)算機(jī)形成的機(jī)讀目錄；（3）是對(duì)照案卷直接在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行著錄標(biāo)引形成的機(jī)讀目錄。這種機(jī)讀目錄存在的主要問題有：

（1） 在著錄卡片時(shí)由于工作人員筆誤造成的錯(cuò)誤。

（2） 在錄入時(shí)由于誤操作造成的錯(cuò)誤。例如：錄入時(shí)多按一次回車鍵，造成錄入字段錯(cuò)位。

（3） 前處理環(huán)節(jié)遺留的問題，包括案卷多冊(cè)且不連續(xù)編號(hào)造成檔號(hào)中卷號(hào)重號(hào)；責(zé)任者沒有寫全稱等。

（4） 掃描時(shí)由于原有目錄不清或遇容易混淆的字在轉(zhuǎn)換時(shí)發(fā)生的錯(cuò)誤。例如：“納入”轉(zhuǎn)換成“納人”等。

（5） 由于著錄、標(biāo)引等標(biāo)準(zhǔn)的變化而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)前后不一致。

2．接收來的電子目錄

接收的電子目錄主要是從機(jī)關(guān)檔案室接收紙質(zhì)檔案時(shí)同時(shí)接收來的電子目錄，存在的主要問題包括：

（1） 形成電子目錄使用的軟件各不相同。由于目前國家對(duì)于接收電子目錄沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，所以各檔案室編制的電子目錄，有用EXCEL、WORD、FOXPRO、ACCESS做的表，甚至還有用WPS里CCED做的表，數(shù)據(jù)格式各不相同，這在接收進(jìn)館后都需要進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

（2） 檔案室編制的目錄和檔案館編制的目錄著錄項(xiàng)目不同。如：分類號(hào)等字段檔案室的目錄沒有，一些檔案室有的字段，檔案館的機(jī)讀目錄不需要，要進(jìn)行增減。如：立檔單位、編制單位等。

（3） 相同字段的長度不同。接收來的電子目錄即使與館內(nèi)機(jī)讀目錄字段相同也存在長度不同的問題，需要與館內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。

二、后控方法的提出

鑒于目前機(jī)讀目錄存在問題較多，北京市檔案館提出了對(duì)機(jī)讀目錄進(jìn)行后控的方法，就是在機(jī)讀目錄正式進(jìn)入檢索系統(tǒng)以前，利用各種技術(shù)手段對(duì)館內(nèi)形成的和接收的機(jī)讀目錄質(zhì)量進(jìn)行控制。其目的是確保作為檢索重要項(xiàng)目的檔號(hào)、分類號(hào)、關(guān)鍵詞、責(zé)任者、題名、時(shí)間等的規(guī)范和符合要求。其中最重要的是保證檔號(hào)的準(zhǔn)確惟一性。機(jī)讀目錄經(jīng)過后控處理，差錯(cuò)率能降至最低。

后控方法：一是自動(dòng)控制，二是人工控制。

自動(dòng)控制是將根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定的參照系統(tǒng)輸入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)自動(dòng)比照參照系統(tǒng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范。它的實(shí)現(xiàn)一是采用現(xiàn)有的檔案處理軟件，二是利用計(jì)算機(jī)批量處理數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，編制一些實(shí)用程序?qū)⒁恍┛梢杂糜?jì)算機(jī)處理的內(nèi)容統(tǒng)一處理或通過命令、程序操作將著錄、標(biāo)引、錄入過程中的問題統(tǒng)一查找出來進(jìn)行修改以保證機(jī)讀數(shù)據(jù)內(nèi)容的準(zhǔn)確。通過自動(dòng)控制可實(shí)現(xiàn)：

1．將自由詞轉(zhuǎn)換為主題詞和分類號(hào)，實(shí)際上就是計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引。目前，國內(nèi)已開發(fā)出一些自動(dòng)標(biāo)引系統(tǒng)，其中有抽詞標(biāo)引法、題名標(biāo)引法和規(guī)則標(biāo)引法等。檔案館可用已有的自動(dòng)標(biāo)引軟件，結(jié)合館藏內(nèi)容，選擇合適的主題詞擴(kuò)充主題詞庫，實(shí)現(xiàn)檔案機(jī)讀目錄自動(dòng)標(biāo)引。

2．將不同格式轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一格式。對(duì)于機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)目前格式不統(tǒng)一的現(xiàn)狀，編制程序由計(jì)算機(jī)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)不同數(shù)據(jù)格式之間的轉(zhuǎn)換。

3．通過查錯(cuò)程序檢查數(shù)據(jù)輸入階段產(chǎn)生的錯(cuò)誤。數(shù)據(jù)在輸入階段不可避免地會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，這些問題都可以通過編制程序查找并解決。

人工控制則是針對(duì)自動(dòng)控制不能解決的問題所采用的方法。例如：在自動(dòng)標(biāo)引進(jìn)行主題分析時(shí)遺漏主題或分析錯(cuò)誤等，就必須由有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員來處理。就目前計(jì)算機(jī)發(fā)展水平看，自動(dòng)控制和人工控制相結(jié)合的半自動(dòng)方式不失為當(dāng)前的一個(gè)好方法。

三、后控參照系統(tǒng)

1．指標(biāo)體系

后控的重要方法是建立一套指標(biāo)完備的參照系統(tǒng)，主要是依據(jù)檔案著錄規(guī)則、分類標(biāo)引規(guī)則、主題標(biāo)引規(guī)則、檔案分類法、檔案主題詞表、機(jī)讀目錄后控標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)內(nèi)容，并結(jié)合檔案工作的實(shí)踐制定出來。包括①檔號(hào)②分類號(hào)③題名④責(zé)任者⑤起始時(shí)間⑥終止時(shí)間⑦主題詞等主要指標(biāo)，一般的參照系統(tǒng)指標(biāo)體系如圖所示：

2．后控的規(guī)則：

（1） 對(duì)數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一。將WORD、EXCEL、CCED等格式的表統(tǒng)一轉(zhuǎn)換成FOXPRO格式，并統(tǒng)一字段名稱和字節(jié)長度。

（2） 檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、頁號(hào)構(gòu)成，不能缺少和重復(fù)，不能有非法字符，案卷號(hào)不能斷號(hào)。

（3） 分類號(hào)按檔案分類法標(biāo)引，不能缺少，不能有非法字母和非法分隔符。

（4） 題名必須能反映檔案內(nèi)容，不能缺少，不能有空格和非法字符。

（5） 責(zé)任者按著錄標(biāo)準(zhǔn)要用全稱或標(biāo)準(zhǔn)的簡(jiǎn)稱，用規(guī)定的分隔符，不能有非法字符。

（6） 起始時(shí)間和終止時(shí)間都要符合檔案內(nèi)容反映事件所發(fā)生年代，不能有不合理時(shí)間和非法字符。

（7） 主題詞不能缺少，且必須為主題詞表中的規(guī)范詞，主題詞之間用規(guī)定的分隔符，不能有非法字符。

（8） 館名稱、館代號(hào)等字段內(nèi)容要統(tǒng)一添加。

四、檔案機(jī)讀目錄后控的實(shí)踐

北京檔案館建立了上述后控指標(biāo)參照系統(tǒng)和后控規(guī)則，采用自動(dòng)控制和人工控制結(jié)合方式，自動(dòng)控制用以發(fā)現(xiàn)問題，人工控制用以解決問題。

1．用檔案管理軟件解決通常性問題

（1） 常見檔號(hào)問題的解決。用軟件對(duì)檔號(hào)通過排序、、查缺，查出檔號(hào)中案卷號(hào)缺號(hào)、重號(hào)條目。對(duì)于漏著、漏錄的，補(bǔ)充齊全；對(duì)于確實(shí)為缺卷的，補(bǔ)上檔號(hào)，注明原因；對(duì)于因?yàn)闄n案多冊(cè)卷造成檔號(hào)重號(hào)的，在冊(cè)號(hào)中標(biāo)明；對(duì)于卷號(hào)確有重復(fù)的案卷返回前整理環(huán)節(jié)。

（2） 常見分類號(hào)等問題的解決。用軟件對(duì)分類號(hào)、責(zé)任者、題名、關(guān)鍵詞等字段通過排序，查出缺少的條目，根據(jù)文件內(nèi)容重新著錄標(biāo)引，保證檢索渠道的暢通。

2． 通過數(shù)據(jù)庫命令進(jìn)行后控

（1） 對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一替換、增刪。例如：將分類號(hào)、關(guān)鍵詞中的分隔符統(tǒng)一替換；統(tǒng)一增加館名稱、館代號(hào)字段的內(nèi)容。

（2） 按標(biāo)準(zhǔn)對(duì)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)進(jìn)行修改。例如：將時(shí)間項(xiàng)拆分成起始時(shí)間和終止時(shí)間兩項(xiàng)。

（3） 解決個(gè)別字段由于前處理環(huán)節(jié)造成的內(nèi)容不全問題。例如：對(duì)于責(zé)任者不全的，根據(jù)時(shí)期的不同補(bǔ)齊全稱。

（4） 解決著錄或錄入過程中出現(xiàn)的問題。例如：終止時(shí)間小于起始時(shí)間、日期大于31等。

（5） 用數(shù)據(jù)庫命令查找數(shù)據(jù)中的錯(cuò)誤，并進(jìn)行修改。例如：查找時(shí)間項(xiàng)中不合理時(shí)間、題名中的空格等。

（6） 進(jìn)行數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一。包括字段名、字節(jié)長度的統(tǒng)一，通過另存或數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出等方式，將數(shù)據(jù)統(tǒng)一轉(zhuǎn)換成表格式，并將多個(gè)已轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)表進(jìn)行合并。?笮

注釋：

篇6

1 系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

寧津縣國土資源局?jǐn)?shù)字檔案信息管理系統(tǒng)由檔案管理、檢索查詢、統(tǒng)計(jì)輸出、視圖、系統(tǒng)維護(hù)、審批、庫房管理和幫助信息等功能模塊組成，并通過檔案歸檔接口和檔案利用接口分別和局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、土地交易管理系統(tǒng)、地籍管理信息系統(tǒng)和土地規(guī)劃利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)交互，實(shí)現(xiàn)無縫連接［4］。

1． 1 功能模塊劃分

系統(tǒng)整體劃分為模塊，如圖 1 所示。

1． 2 系統(tǒng)功能架構(gòu)

系統(tǒng)功能架構(gòu)如圖 2 所示。

2 數(shù)據(jù)整理與建庫

2． 1 數(shù)據(jù)分類

國土資源局的檔案數(shù)據(jù)分類主要包括以下八類: 綜合類、計(jì)劃財(cái)務(wù)類、地籍管理類、土地利用規(guī)劃類、建設(shè)用地類、國土資源監(jiān)察類、國土資源宣教科技信息類和地質(zhì)礦產(chǎn)類。檔案數(shù)據(jù)分類如圖 3 所示。

2． 2 數(shù)據(jù)庫表清單

數(shù)據(jù)庫表清單見表 1。

3 系統(tǒng)功能模塊的研究與實(shí)現(xiàn)

3． 1 登錄驗(yàn)證模塊

系統(tǒng)要求必須提供合法用戶名和密碼登錄后才能使用具體功能。該功能是系統(tǒng)安全一道最關(guān)鍵屏障。當(dāng)用戶名和密碼驗(yàn)證通過后，該模塊負(fù)責(zé)收集當(dāng)前用戶的信息，給其他模塊提供當(dāng)前用戶信息，為識(shí)別當(dāng)前用戶身份、確認(rèn)當(dāng)前用戶可用功能提供判斷依據(jù)［5］。當(dāng)用戶輸入信息不合法時(shí)，給予友好提示，同時(shí)限制用戶試探賬戶的次數(shù)以防非法入侵者使用窮舉法進(jìn)行破解。

3． 2 檔案管理

檔案管理模塊提供對(duì)系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的各類管理功能，諸如檔案著錄、檔案修改、案卷剔除、交易系統(tǒng)的自動(dòng)歸檔。用于存儲(chǔ)檔案資料的數(shù)據(jù)表，手工錄入或直接導(dǎo)入其他系統(tǒng)的電子檔案到數(shù)據(jù)庫等。

3． 2． 1 檔案著錄

系統(tǒng)管理員可以利用該功能進(jìn)行檔案手工錄入、檔案簡(jiǎn)單查詢、檔案資料修改等，可以進(jìn)行案卷目錄和卷內(nèi)目標(biāo)的錄入修改以及電子檔案入庫。

1) 著錄原則

①先選擇檔案分類。

②由簡(jiǎn)略到詳細(xì)方案，案卷信息錄入卷內(nèi)目錄錄入卷內(nèi)文件信息上傳。

2) 數(shù)據(jù)字典使用說明

數(shù)據(jù)字典要方便著錄，盡可能減少用戶錄入工作量，當(dāng)用戶把光標(biāo)移到輸入框時(shí)，按下 F2 鍵后系統(tǒng)自動(dòng)搜索和當(dāng)前輸入項(xiàng)關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)字典，彈出備選項(xiàng)。流程如圖 4所示。

3． 2． 2 自動(dòng)歸檔

根據(jù)對(duì)現(xiàn)有國土局系統(tǒng)考察、研究，目前主要考慮實(shí)現(xiàn)土地交易系統(tǒng)的半自動(dòng)歸檔。為了減少土地交易系統(tǒng)資料的歸檔工作量，定期使用該功能進(jìn)行有選擇地自動(dòng)歸檔，然后把原件的掃描件等電子檔案上傳補(bǔ)充，從而完成交易系統(tǒng)的資料歸檔工作。流程如圖 5 所示。

3． 2． 3 檔案剔除

管理員使用該功能對(duì)已經(jīng)超出保存期限的檔案進(jìn)行剔除，實(shí)際是做剔除標(biāo)識(shí)，數(shù)據(jù)依然保留在系統(tǒng)中。具體實(shí)現(xiàn)流程如圖 6 所示。

3． 3 檢索查詢

該模塊提供給用戶對(duì)檔案庫中各類檔案信息進(jìn)行不同方式的檢索和查詢功能，包括案卷目錄檢索查詢、卷內(nèi)目錄查詢、各種專項(xiàng)查詢、條件檢索查詢、地籍系統(tǒng)屬性查詢、土地利用現(xiàn)狀查詢和土地交易系統(tǒng)數(shù)據(jù)查詢等，并包含檔案借閱管理的相關(guān)功能。

1) 案卷目錄查詢

用戶可以利用該功能結(jié)合檔案分類，進(jìn)行案卷目錄查詢，并關(guān)聯(lián)到需要查看的檔案信息進(jìn)行瀏覽和查詢。可以選擇案卷題名、保管期限、密級(jí)、類別、存放位置、起始時(shí)間和終止時(shí)間等字段進(jìn)行查詢。流程如圖 7 所示。

2) 卷內(nèi)目錄查詢

用戶可以利用該功能結(jié)合檔案分類，進(jìn)行卷內(nèi)目錄查詢，并關(guān)聯(lián)到需要查看的檔案信息進(jìn)行瀏覽和查詢。查詢數(shù)據(jù)可以是文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)和主題詞等。流程如圖 8 所示。

3) 專項(xiàng)查詢

該處包括了多個(gè)專項(xiàng)，有按地籍四至查詢、按案卷題名查詢、按卷內(nèi)題名查詢、按宗地所有權(quán)人查詢等。主要考慮方便用戶快捷查詢。

4) 地籍條件查詢

用戶可以通過該功能直接查詢地籍系統(tǒng)的屬性數(shù)據(jù)，可以方便地進(jìn)行跨系統(tǒng)查詢，目前設(shè)計(jì)考慮不公開圖像瀏覽開發(fā) API，因此只對(duì)地籍屬性數(shù)據(jù)查詢。流程如圖9 所示。

5) 土地利用現(xiàn)狀查詢

用戶可以利用該功能直接查詢 MapGIS 系統(tǒng)的土地利用現(xiàn)狀，對(duì)常用的任意字段查詢，可以瀏覽圖形和屬性信息。由于土地利用現(xiàn)狀是 MapGIS 單機(jī)系統(tǒng)，我們采用定期拷貝數(shù)據(jù)到客戶端方式進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新，同時(shí)把屬性數(shù)據(jù)同步到當(dāng)前數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，在查詢時(shí)首先連接數(shù)據(jù)庫，查看圖形時(shí)再聯(lián)動(dòng)調(diào)取本地 MapGIS。更新流程在數(shù)據(jù)管理中實(shí)現(xiàn)。流程如圖 10 所示。

6) 土地交易數(shù)據(jù)查詢

用戶可以利用該功能直接查詢土地交易系統(tǒng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

7) 檔案利用記錄

該功能對(duì)檔案的檔案利用進(jìn)行管理，包括借閱人、借閱目的、借閱時(shí)間、退還時(shí)間等信息的記錄。流程如圖 11所示。3． 4 統(tǒng)計(jì)輸出該模塊主要完成檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和相關(guān)輸出打印功能，包括庫存統(tǒng)計(jì)、檔案利用統(tǒng)計(jì)、案卷目錄報(bào)表、卷內(nèi)目錄報(bào)表、卷內(nèi)備考表輸出、案卷封皮輸出、檔案內(nèi)容輸出和全引目錄報(bào)表等。1) 庫存統(tǒng)計(jì)用戶可以按檔案分類、密級(jí)、保存時(shí)間等進(jìn)行庫存統(tǒng)計(jì)。

2) 檔案利用統(tǒng)計(jì)

根據(jù)檔案利用記錄，按檔案分類等進(jìn)行利用記錄統(tǒng)計(jì)。

3) 案卷目錄報(bào)表

用戶輸入一定條件( 如歸檔年代、檔案分類) ，按照一定格式進(jìn)行案卷目錄的報(bào)表輸出。

4) 卷內(nèi)目錄報(bào)表

用戶輸入條件，系統(tǒng)對(duì)滿足條件的卷內(nèi)目錄進(jìn)行報(bào)表輸出。

5) 卷內(nèi)備考表輸出

輸出滿足條件的卷內(nèi)備考表。

6) 案卷封皮輸出

用戶首先輸入一定條件，系統(tǒng)查詢出滿足條件的案卷，再由用戶選擇封皮模板和案卷目錄，系統(tǒng)自動(dòng)生成封皮內(nèi)容，可以進(jìn)行打印輸出。

7) 檔案內(nèi)容輸出

用戶首選輸入查詢條件，系統(tǒng)可以把電子檔案內(nèi)容進(jìn)行打印輸出。查詢檢索模塊可以引導(dǎo)該輸出模塊。

8) 全引目錄輸出

按照案卷和卷內(nèi)目錄索引關(guān)系，進(jìn)行報(bào)表輸出。

3． 5 系統(tǒng)維護(hù)

該模塊提供給用戶對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)置和維護(hù)的功能，包括用戶管理、密碼修改、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)定、檔案分類管理、數(shù)據(jù)字段設(shè)置、保存期限設(shè)置、密級(jí)設(shè)置和系統(tǒng)日志管理等。

1) 用戶管理

系統(tǒng)管理員可以利用該功能創(chuàng)建或刪除用戶，并對(duì)用戶的功能權(quán)限進(jìn)行設(shè)定。同時(shí)也涵蓋了用戶組的管理。

2) 密碼修改

當(dāng)前登錄用戶修改自己密碼。

3) 系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置

系統(tǒng)管理員可以利用該功能對(duì)系統(tǒng)的各項(xiàng)參數(shù)進(jìn)行設(shè)置。

4) 檔案分類管理

系統(tǒng)管理員通過該功能維護(hù)檔案具體分類。

5) 數(shù)據(jù)字典

系統(tǒng)管理員通過該功能管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)字典。

6) 保存期限設(shè)置

系統(tǒng)管理員通過該功能維護(hù)保存期限用語。

7) 檔案密級(jí)設(shè)置

系統(tǒng)管理員通過該功能維護(hù)檔案密級(jí)用語。

8) 系統(tǒng)日志管理

用戶的每次登錄或特定功能的使用都會(huì)以日志的形式進(jìn)行記錄，系統(tǒng)管理員可以利用該功能對(duì)系統(tǒng)日志進(jìn)行瀏覽和查詢。

3． 6 數(shù)據(jù)管理

該模塊完成數(shù)據(jù)管理的相關(guān)功能，包括數(shù)據(jù)庫備份、數(shù)據(jù)庫恢復(fù)和土地利用數(shù)據(jù)更新模塊。

1) 數(shù)據(jù)庫備份

系統(tǒng)提供對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫的自動(dòng)備份功能，也可由系統(tǒng)管理員進(jìn)行人工備份數(shù)據(jù)庫。

2) 數(shù)據(jù)庫恢復(fù)

當(dāng)檔案數(shù)據(jù)庫遭到破壞時(shí)，系統(tǒng)管理員可以利用該功能對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行恢復(fù)。

3) 土地利用數(shù)據(jù)更新

由于土地利用是 MapGIS 單機(jī)系統(tǒng)，我們采用定期拷貝數(shù)據(jù)到客戶端的方式進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新，同時(shí)把屬性數(shù)據(jù)同步到當(dāng)前數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中。流程如圖 12 所示。3． 7 幫助信息系統(tǒng)幫助信息包括使用該系統(tǒng)的各項(xiàng)操作說明，輔助用戶更好地使用和掌握本系統(tǒng)。

3． 8 舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)入模塊

3． 8． 1 舊系統(tǒng)環(huán)境

1) 操作系統(tǒng): Windows 98;

2) 數(shù)據(jù)庫管理軟件: Paradox 5． x;

3) 開發(fā)工具: Delphi 4． 0;

4) 系統(tǒng)的文檔不是很全。

3． 8． 2 數(shù)據(jù)導(dǎo)入思路

考慮到 Paradox 數(shù)據(jù)庫管理軟件和常規(guī)簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)庫使用習(xí)慣不太一樣，我們需要把 Paradox * ． DB 格式數(shù)據(jù)表轉(zhuǎn)到常用數(shù)據(jù)庫中。經(jīng)過研究發(fā)現(xiàn) Microsoft Access 可以直接導(dǎo)入，通過“文件”“獲取外部數(shù)據(jù)”“導(dǎo)入”進(jìn)行導(dǎo)入。

3． 8． 3 檔案掃描件存放規(guī)則

掃描的數(shù)據(jù)文件按一定的命名規(guī)則存放在數(shù)據(jù)目錄下，有以下具體的命名規(guī)則。

1) 系統(tǒng)的所有掃描文件存放在系統(tǒng)對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)目錄的Scan 子目錄下;

2) 每個(gè)類別的檔案對(duì)應(yīng)的掃描文件存放在和類別字母對(duì)應(yīng)的子目錄下;3) 每個(gè)掃描文件名字為: 對(duì)應(yīng)檔案分類號(hào) +“_”+ 案卷號(hào) +“_”+ 頁號(hào);

4) 掃描的文件用 JPEG 格式存儲(chǔ)。

3． 8． 4 導(dǎo)入數(shù)據(jù)流程

篇7

1.新時(shí)期測(cè)繪檔案的特征

1.1歸檔數(shù)據(jù)量大

伴隨對(duì)地觀測(cè)技術(shù)的迅猛發(fā)展，測(cè)繪地理信息數(shù)據(jù)獲取周期大大縮短，測(cè)繪檔案歸檔數(shù)據(jù)量快速增長，主要表現(xiàn)在數(shù)據(jù)總量大（年均歸檔量達(dá)20TB）、單個(gè)數(shù)據(jù)文件大（單個(gè)遙感影像文件普遍在1G以上）、數(shù)據(jù)文件個(gè)數(shù)多，需要產(chǎn)生龐大的目錄管理信息。這需要具備強(qiáng)大的測(cè)繪檔案資源信息儲(chǔ)備、過硬的測(cè)繪成果檔案處理技術(shù)和高效的利用方式，才能使測(cè)繪檔案服務(wù)滿足社會(huì)的需求強(qiáng)度。

1.2測(cè)繪檔案分類復(fù)雜、易于變化

按專業(yè)類型，分為大地測(cè)量、工程測(cè)量、攝影測(cè)量與遙感、海洋測(cè)繪、地圖制圖等，按資料類別，分為技術(shù)文件、外業(yè)觀測(cè)資料、計(jì)算資料、成果資料等;按載體類型，又分為紙質(zhì)、膠片、底片、薄膜、磁帶、磁盤、光盤、硬盤等，按數(shù)據(jù)格式，又包含doc、txt、xml、shp、gdb、gwp、dwg、tiff、bil等。各類測(cè)繪檔案的實(shí)體分類表結(jié)構(gòu)差別較大，難以統(tǒng)一。

1.3現(xiàn)勢(shì)性要求高

現(xiàn)勢(shì)性是指所提供的測(cè)繪檔案服務(wù)所提供的測(cè)繪成果資源要盡可能地體現(xiàn)當(dāng)前最新的情況。隨著當(dāng)前城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加快，地物地貌和各種信息數(shù)據(jù)日新月異，在大量的測(cè)繪檔案涌入的測(cè)繪檔案保管部門的同時(shí)，社會(huì)又對(duì)現(xiàn)勢(shì)性好、精度高和大范圍的測(cè)繪檔案數(shù)據(jù)服務(wù)具有迫切的需求，這對(duì)測(cè)繪檔案保管部門的管理和服務(wù)提出了更大的考驗(yàn)。

1.4時(shí)空特性強(qiáng)

測(cè)繪生產(chǎn)是在一定地域范圍內(nèi)進(jìn)行的，因而作為測(cè)繪生產(chǎn)活動(dòng)記錄的測(cè)繪成果資料檔案表現(xiàn)出明顯的地域特征。同時(shí)，測(cè)繪檔案也具有很強(qiáng)的時(shí)間特性，同一區(qū)域的測(cè)繪檔案，在不同的歷史時(shí)期一般具有不同的檔案版本，各個(gè)時(shí)期的檔案共同構(gòu)成了該區(qū)域的發(fā)展軌跡，對(duì)于區(qū)域發(fā)展脈絡(luò)的分析研究具有重要作用。

2.測(cè)繪檔案信息化現(xiàn)狀與存在問題

2.1海量數(shù)據(jù)管理力不從心

數(shù)據(jù)規(guī)模呈指數(shù)級(jí)增長，導(dǎo)致管理繁重;數(shù)據(jù)隨項(xiàng)目分散存儲(chǔ)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)重復(fù)、冗余，并使設(shè)備資源浪費(fèi)嚴(yán)重;數(shù)據(jù)查詢提取困難，導(dǎo)致數(shù)據(jù)使用效率低下;歷史檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值沒有得到有效利用，檔案數(shù)據(jù)整體性、安全性無法得到保障。

2.2檔案管理與成果利用脫節(jié)

測(cè)繪檔案具有項(xiàng)目特征，測(cè)繪項(xiàng)目從項(xiàng)目任務(wù)下達(dá)、項(xiàng)目任務(wù)生產(chǎn)、項(xiàng)目成果質(zhì)檢、成果歸檔到檔案的利用服務(wù)，要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)和部門，當(dāng)前的測(cè)繪服務(wù)平臺(tái)無法實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的前端控制和全程管理跟蹤，測(cè)繪檔案的管理環(huán)節(jié)與服務(wù)環(huán)節(jié)是脫離的，導(dǎo)致測(cè)繪檔案服務(wù)資源的更新速度跟不上數(shù)據(jù)實(shí)際獲取的速度。

2.3匯交工作量巨大

一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目所形成的測(cè)繪檔案數(shù)據(jù)量往往具有數(shù)百GB甚至更大，且種類繁多、內(nèi)容復(fù)雜、表現(xiàn)形式多樣，這給匯交工作帶來很大的難度。如果采用人工方式進(jìn)行匯交，需要人工對(duì)匯交檔案的完備性、規(guī)范性等進(jìn)行檢查并進(jìn)行存儲(chǔ)，人工提取相應(yīng)的著錄項(xiàng)信息，不僅工作量大、工作效率低，還容易出錯(cuò)。

3.省級(jí)測(cè)繪檔案管理與服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)

3.1建設(shè)總體思路

省級(jí)測(cè)繪檔案管理與服務(wù)系統(tǒng)主要針對(duì)當(dāng)前測(cè)繪檔案信息化管理工作中存在的問題和測(cè)繪檔案的新特征，綜合利用WebGIS技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、文件傳輸?shù)燃夹g(shù)而建立起來的，解決了現(xiàn)今測(cè)繪檔案在存儲(chǔ)、管理、分發(fā)利用過程中的種種問題，實(shí)現(xiàn)了測(cè)繪檔案資料從項(xiàng)目任務(wù)下達(dá)、到檔案匯交、組卷歸檔、查詢檢索、銷毀、提供利用等全生命周期的信息化管理，提高工作效率，促進(jìn)測(cè)繪成果檔案社會(huì)化應(yīng)用。

系統(tǒng)采用三層架構(gòu)：基礎(chǔ)設(shè)施層、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)層和應(yīng)用服務(wù)層。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)層是核心，存儲(chǔ)了測(cè)繪檔案管理相關(guān)的檔案實(shí)體文件、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、空間索引等信息，空間數(shù)據(jù)與非空間數(shù)據(jù)分別通過ARCSDE和自定義開發(fā)的數(shù)據(jù)接口與應(yīng)用程序進(jìn)行通信。應(yīng)用服務(wù)層通過Net Framework和ArcEngine 開發(fā)C/S模式的桌面應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案的信息化管理，通過Flex 和ArcGIS Server技術(shù)開發(fā)B/S模式的web應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

3.2核心解決方案

3.2.1數(shù)據(jù)組織科學(xué)化--解決海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與管理問題

1.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)模式

根據(jù)測(cè)繪檔案的海量、大二進(jìn)制等特性，采用文件與數(shù)據(jù)庫相結(jié)合的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)模式，其中檔案實(shí)體數(shù)據(jù)作為外部文件存儲(chǔ)，檔案的元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)、空間索引等采用關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理，通過在數(shù)據(jù)庫中存儲(chǔ)實(shí)體數(shù)據(jù)的存放路徑來實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)。這種存儲(chǔ)方式使得海量的檔案實(shí)體文件數(shù)據(jù)傳輸快、擺脫了商用數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)儲(chǔ)存量的限制，將目錄數(shù)據(jù)等存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫中，查詢檢索便利，提高了數(shù)據(jù)庫利用率。

商用數(shù)據(jù)庫平臺(tái)選擇當(dāng)前國際上先進(jìn)成熟的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)Oracle 軟件，空間數(shù)據(jù)引擎選擇ESRI 公司的 ArcSDE。另外對(duì)于檔案所特有的光盤、底片、印刷地圖、文本資料等采用檔案柜存放，并采用虛擬庫房的方式進(jìn)行管理和查詢。

2.數(shù)據(jù)組織形式

測(cè)繪檔案的實(shí)體分類結(jié)構(gòu)非常復(fù)雜，結(jié)合多年測(cè)繪檔案管理經(jīng)驗(yàn)，將繁雜的測(cè)繪檔案實(shí)體分類歸納為四大類：成果類、控制片/加密片類、圖歷簿/調(diào)繪片類和文檔資料類，成果類又分為基礎(chǔ)地理信息、大地成果、模擬紙圖、航空航天遙感衛(wèi)星數(shù)據(jù)和專題成果五類，每一類再根據(jù)實(shí)體文件的結(jié)構(gòu)進(jìn)行細(xì)分，控制片/加密片類、圖歷簿/調(diào)繪片類和文檔資料類不再進(jìn)行細(xì)分。下圖是測(cè)繪檔案的數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)，實(shí)線框類別是最小的實(shí)體分類，在數(shù)據(jù)庫中各對(duì)應(yīng)一張物理存儲(chǔ)表。

3.建立空間索引

測(cè)繪檔案成果類數(shù)據(jù)具有空間特性，通過建立空間索引，將地理位置與目錄數(shù)據(jù)、實(shí)體文件等建立關(guān)聯(lián)，可實(shí)現(xiàn)檔案目錄資源的可視化表達(dá)和檢索。

在ArcGIS Server地圖服務(wù)中，空間索引的質(zhì)量對(duì)數(shù)據(jù)展現(xiàn)、查詢檢索的效率有較大影響。因此，在建立空間索引時(shí)，應(yīng)盡量減少空間索引圖層的數(shù)量，避免數(shù)據(jù)冗余。

基礎(chǔ)地理信息和模擬紙圖的空間索引通過圖幅接合表來建立，如果為每一類型每個(gè)比例尺的數(shù)據(jù)建立圖幅索引層，需要建立近50個(gè)索引層，為提高性能，每個(gè)比例尺建立一個(gè)圖幅索引層，由各類型基礎(chǔ)地理信息和模擬紙圖共用，共建立8個(gè)索引圖層，大大減少了數(shù)據(jù)冗余。大地成果的空間索引由點(diǎn)成果的概略坐標(biāo)生成，需進(jìn)行相應(yīng)的脫密處理，水準(zhǔn)點(diǎn)、GPS點(diǎn)、三角點(diǎn)、軍控點(diǎn)和標(biāo)石各建立一個(gè)空間索引圖層。航空航天衛(wèi)星遙感數(shù)據(jù)建立2個(gè)空間索引圖層，其中航片索引圖層通過像片的像主點(diǎn)建立，遙感影像數(shù)據(jù)的空間索引通過提前每一景數(shù)據(jù)的邊界生成空間索引。專題數(shù)據(jù)需根據(jù)數(shù)據(jù)的實(shí)際情況來建立空間索引，例如提取邊界建立、根據(jù)圖幅接合表建立。

3.2.2測(cè)繪檔案管理與服務(wù)一體化--解決管理與服務(wù)脫節(jié)問題

將測(cè)繪項(xiàng)目全生命周期各環(huán)節(jié)：項(xiàng)目任務(wù)下達(dá)，檔案匯交、組卷歸檔、查詢檢索、銷毀、提供利用等納入到測(cè)繪檔案信息化服務(wù)平臺(tái)中，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的前端控制和全程管理跟蹤測(cè)繪檔案的完成情況，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后及時(shí)完成測(cè)繪檔案的收集，對(duì)收集檔案通過既定的質(zhì)量管理及檔案管理流程，以最快速度完成檔案數(shù)據(jù)的整合，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等多種手段，快捷提供利用，保證測(cè)繪檔案資源的現(xiàn)行效用。

3.2.3測(cè)繪檔案匯交智能化--解決匯交工作量大、效率低的問題

數(shù)據(jù)匯交要解決的問題是：如何把海量分類復(fù)雜、格式多樣的匯交數(shù)據(jù)分門別類、高效智能的提取錄入到系統(tǒng)對(duì)應(yīng)的檔案類別和物理存儲(chǔ)表中。本文提供的思路如下圖所示。

匯交設(shè)置環(huán)節(jié)的核心功能是進(jìn)行“入庫單位設(shè)置”，該功能確定了測(cè)繪檔案管理的深度。在數(shù)據(jù)上傳入庫環(huán)節(jié)，一方面是將檔案實(shí)體文件通過FTP上傳到磁盤陣列進(jìn)行存儲(chǔ)，另一方面則是根據(jù)用戶的“入庫單位設(shè)置”自動(dòng)提取實(shí)體文件的目錄數(shù)據(jù)進(jìn)入臨時(shí)庫中，并建立目錄數(shù)據(jù)與實(shí)體文件的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

3.2.4應(yīng)用搭建工具化--解決測(cè)繪檔案分類復(fù)雜、易于變化的問題

系統(tǒng)運(yùn)用工具化的思想，設(shè)計(jì)了靈活的“三步驟”定制功能。第一步：測(cè)繪檔案分類可定制，可增加、修改、刪除檔案分類，以適應(yīng)分類的調(diào)整;第二步：定義實(shí)體分類物理存儲(chǔ)表，指根據(jù)實(shí)體分類表結(jié)構(gòu)的變化，可在系統(tǒng)中新建、修改刪除物理表及其字段;第三步：建立關(guān)系，為測(cè)繪檔案分類指定對(duì)應(yīng)的實(shí)體分類物理存儲(chǔ)表，以實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案的存儲(chǔ)，一個(gè)檔案分類只能對(duì)應(yīng)一張物理存儲(chǔ)表，一張物理存儲(chǔ)表可對(duì)應(yīng)多個(gè)檔案分類。這樣系統(tǒng)就能靈活定制，可適應(yīng)業(yè)務(wù)的不斷變化，易于拓展。

3.2.5數(shù)據(jù)展現(xiàn)時(shí)空化

篇8

在建設(shè)結(jié)構(gòu)合理、格式規(guī)范、便于共享的檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，僅僅依靠數(shù)據(jù)庫理論是不能勝任的，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS）本質(zhì)上就是管理所用的工具和平臺(tái)，其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、類型、內(nèi)容范圍等關(guān)鍵要素都必須依靠檔案基本管理理論提供的營養(yǎng)來進(jìn)行保障，也是我們平常所說的業(yè)務(wù)支撐。

一、檔案分類理論對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)起著導(dǎo)向作用

從管理學(xué)上講，任何管理活動(dòng)，拋開其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對(duì)象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實(shí)體管理和信息管理的有序化。將數(shù)量龐大、內(nèi)容形式復(fù)雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類，即“對(duì)檔案總體進(jìn)行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門類、種類、類別，然后對(duì)這些不同的部分、門類、類別等實(shí)施分別管理。”“這實(shí)質(zhì)上也是人類社會(huì)所有管理活動(dòng)乃至認(rèn)識(shí)活動(dòng)的基本方法。”正因?yàn)槿绱耍罢f得籠統(tǒng)一點(diǎn)，檔案管理理論上的所有能稱得上‘重大’的分歧和爭(zhēng)論，大都圍繞著分類方法展開。”①

由是，筆者將檔案分類作為影響檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)理論，該理論直接影響著檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的方向。在檔案理論界中邏輯主義和歷史主義的分類思路得到普遍認(rèn)可。邏輯主義的分類思路是根據(jù)檔案的一般特征作為分類標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，根據(jù)嚴(yán)格的形式邏輯進(jìn)行劃分的分類思想，比如按照保管期限、密級(jí)等進(jìn)行劃分。歷史主義的分類思路是按照事物的現(xiàn)實(shí)存在狀態(tài)與界線對(duì)事物進(jìn)行區(qū)分的，強(qiáng)調(diào)根據(jù)事物的現(xiàn)狀進(jìn)行把握，盡可能接近事物的真實(shí)狀態(tài)，是一種客觀主義的分類思路。歷史主義方法在檔案實(shí)體管理領(lǐng)域的具體體現(xiàn)就是全宗原則，在分類時(shí)首先按照檔案所屬的全宗進(jìn)行歸類。邏輯主義分類思想有助于從某一具體特征進(jìn)行劃分，便于對(duì)檔案進(jìn)行多角度的靈活定位；歷史主義則強(qiáng)調(diào)了檔案來源屬性這個(gè)根本特征，有助于完整理解檔案內(nèi)容，這也是檔案數(shù)據(jù)庫區(qū)別于其他文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的關(guān)鍵要素。事實(shí)上，在檔案管理的過程中這兩種分類思想都是需要的，彼此是不可取代的。

一般來說，對(duì)檔案的實(shí)體管理基本采用了歷史主義的分類方法，大體都按全宗進(jìn)行排架整理；而檔案內(nèi)容信息的管理則可以同時(shí)采用兩種方法，一般以邏輯主義分類方法為主。在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，一般是在來源單位層次上建立實(shí)體數(shù)據(jù)庫，實(shí)際上是將一個(gè)全宗（一般是檔案室層次）或全宗群（一般是檔案館層次）作為建庫范圍，同時(shí)利用視圖、索引等數(shù)據(jù)庫對(duì)象對(duì)內(nèi)容實(shí)施邏輯管理，使檔案管理理論中的“二元主義”得以在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中融合。

二、全宗原則及其理論發(fā)展對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)發(fā)揮指導(dǎo)作用

檔案管理基本理論認(rèn)為檔案的實(shí)體管理必須維護(hù)和尊重檔案的本質(zhì)特性，必須采用歷史主義的方法，遵守全宗原則，這一思路對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)具有重要的指導(dǎo)作用。

首先，全宗原則是檔案實(shí)體分類的基本方法，是人們經(jīng)過理論分析和實(shí)證研究之后得出的寶貴經(jīng)驗(yàn)。以全宗為基本單位建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫內(nèi)容反映的是一個(gè)現(xiàn)實(shí)的實(shí)體單位的歷史記錄，保證了檔案數(shù)據(jù)具有一個(gè)堅(jiān)實(shí)可靠的立足點(diǎn)，這是單純地依靠邏輯分類方法所達(dá)不到的。

其次，采用全宗原則指導(dǎo)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，能夠最大限度地維護(hù)檔案的原始記錄性。因?yàn)槿谧鳛橐粋€(gè)獨(dú)立組織或個(gè)人形成檔案的全部，是一個(gè)不可分散、不可打亂混淆的有機(jī)整體，這樣能夠最大限度地維護(hù)和保持檔案的本質(zhì)特性——原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨(dú)樹一幟、不同于圖書、資料、情報(bào)等文獻(xiàn)的根本原因。檔案數(shù)據(jù)庫作為檔案信息管理的重要工具和手段，必須服從這一更高的管理目的。良好的數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)可以將全宗原則的諸多思想在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中實(shí)現(xiàn)，包括全宗內(nèi)部管理層次、管理聯(lián)系等。像文書立卷工作中要求的“保持文件之間的歷史聯(lián)系”、科技檔案管理中的“成套性原則”等思想都可以通過數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)得以體現(xiàn)。

第三，依據(jù)全宗理論進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，有利于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與維護(hù)工作。按照這種思路進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)在多數(shù)情況下能夠保證數(shù)據(jù)庫的建設(shè)者、管理者、擁有者、維護(hù)者是統(tǒng)一的，數(shù)據(jù)庫建設(shè)各方的利益是一致的，有助于保證檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的動(dòng)力、資金以及作用的發(fā)揮。

值得注意的是，雖然全宗原則是檔案管理的基本原則和方法，但它并不能解決檔案管理的所有問題。由于社會(huì)實(shí)踐的不斷發(fā)展，全宗原則面臨不少新的挑戰(zhàn)，也因此得到新的發(fā)展，這些發(fā)展對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)同樣產(chǎn)生了具體的影響。

1、全宗內(nèi)部檔案的差異化管理需求要求建立相對(duì)獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)庫。

雖然全宗原則強(qiáng)調(diào)一個(gè)來源單位的檔案應(yīng)當(dāng)集中保管，但也沒有忽視對(duì)同一來源檔案之間的差異化管理。隨著社會(huì)實(shí)踐的發(fā)展，同一全宗內(nèi)檔案的種類、載體類型及其管理要求日益多樣化、復(fù)雜化、專門化，這使得對(duì)全宗的集中統(tǒng)一保管難以實(shí)施。在檔案實(shí)體管理范疇，同一全宗內(nèi)就有可能出現(xiàn)紙張、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤、縮微膠片等多種載體，其中相當(dāng)一部分特殊載體的檔案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要將其組織為一個(gè)單獨(dú)的管理體系，設(shè)置專門機(jī)構(gòu)，提供專門的庫房和設(shè)備，雖然可以在編號(hào)系統(tǒng)中設(shè)置它們與全宗的關(guān)系，但在實(shí)體管理層面上已經(jīng)不具有嚴(yán)格的不可分散性。在檔案信息管理范疇，由于不同門類檔案的管理差異，同一全宗內(nèi)不同類別的檔案也多采取分別管理的措施，比較典型的像人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等由于具有不同于其他檔案的管理要求，采取由人事部門、財(cái)務(wù)部門單獨(dú)保管的管理方式。

與此相對(duì)應(yīng)，基于全宗的檔案數(shù)據(jù)庫在建設(shè)時(shí)都會(huì)考慮到這些差異的存在，通過建立多媒體檔案數(shù)據(jù)庫來存儲(chǔ)管理照片、錄音、錄像等專門載體檔案，通過建立人事檔案數(shù)據(jù)庫、會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫對(duì)這些業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的檔案實(shí)施專門化管理。

2、自由來源原則為專門檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供理論基礎(chǔ)。

自由來源原則認(rèn)為全宗不僅是歷史性、客觀性的，也可以是邏輯性的，這是對(duì)全宗理論的重大發(fā)展。像許多行業(yè)性、專業(yè)性很強(qiáng)的檔案就要求打破傳統(tǒng)全宗范圍的限制，而按照行業(yè)或?qū)I(yè)系統(tǒng)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。比如城建檔案、項(xiàng)目檔案雖然破壞了各項(xiàng)目參與組織全宗的完整性，但卻有效地維護(hù)了項(xiàng)目檔案的完整性。在多數(shù)情況下保證后者的完整性具有更為重要的現(xiàn)實(shí)意義。這里的工程項(xiàng)目就是一個(gè)邏輯意義上的全宗單位，由此可見，全宗理論在其本身的發(fā)展過程中存在分合的演化過程，并不完全拘泥于狹義的全宗概念。

自由來源原則等理論為城建檔案數(shù)據(jù)庫、項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫等專門檔案數(shù)據(jù)庫的出現(xiàn)提供了理論基礎(chǔ)。它們以邏輯全宗為單位進(jìn)行創(chuàng)建，符合其管理要求。

三、邏輯主義分類思路適合檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容管理

歷史上最著名的邏輯主義分類方法應(yīng)該就是法國國家檔案館館長卡繆和多努堅(jiān)持的事由原則，該原則在法國大革命前就應(yīng)用于各國的國家檔案機(jī)構(gòu)，但這些國家檔案機(jī)構(gòu)所保管的大都是來源單一的檔案，所以事由原則尚能發(fā)揮作用。但面對(duì)改革后法國國家檔案館中來源、內(nèi)容、形式、種類、數(shù)量各不相同的檔案，這種分類方法就顯得捉襟見肘了。這兩任館長使用統(tǒng)一的事由原則對(duì)全部館藏進(jìn)行統(tǒng)一分類，即使他們根據(jù)檔案復(fù)雜性的增加將事由大類由4類拓展到24類，也不能將所有檔案都劃分清楚。很明顯，在綜合性檔案館內(nèi)按照統(tǒng)一事由原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行分類是典型的“刻舟求劍”的行為。但這并不能說明邏輯分類方法不能用于實(shí)體分類，而是它更多地適用于檔案的內(nèi)容分類。

邏輯分類法在檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容管理中有著非常普遍的應(yīng)用。我們知道，檔案的實(shí)體整理必須按照其形成時(shí)的本來面貌去管理，但檔案內(nèi)容信息是極為豐富多彩的，人們對(duì)這些內(nèi)容的需求也是多樣化的，但和現(xiàn)實(shí)世界中檔案實(shí)體的排序只能有一種一樣，在數(shù)據(jù)庫中我們一般通過有限的基本表來反映檔案實(shí)體的記錄信息。我們絕沒有必要根據(jù)用戶的每一個(gè)需求重建數(shù)據(jù)庫，在表達(dá)邏輯需求方面，數(shù)據(jù)庫擁有強(qiáng)大的管理手段，我們可以依據(jù)我們感興趣的特征（或特征組合）通過索引、視圖、查詢等數(shù)據(jù)庫對(duì)象很方便地對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行邏輯重組，好像魔方一樣，可以變換出我們需要展現(xiàn)的內(nèi)容。比如視圖在數(shù)據(jù)庫理論中有個(gè)綽號(hào)叫“虛表”，就形象地表達(dá)了視圖具有的邏輯力量，它可以將用戶關(guān)心的屬性從若干個(gè)基本表中抽取出來進(jìn)行組合，滿足用戶的查詢和使用要求。而且在計(jì)算機(jī)環(huán)境中，由于軟硬件屏蔽了許多對(duì)用戶無關(guān)的內(nèi)容，使得用戶可以像操縱基本表一樣操縱視圖，就好像檔案實(shí)體真的是按照我們指定的特征進(jìn)行分類一樣。

四、電子文件管理理論為檔案數(shù)據(jù)庫的未來發(fā)展提供營養(yǎng)

電子文件管理已經(jīng)成為目前檔案信息化進(jìn)程中不可回避的課題。電子文件是信息化環(huán)境中業(yè)務(wù)過程和業(yè)務(wù)成果的真實(shí)記錄，因此保證電子文件的真實(shí)、完整、可用具有非常重要的意義。電子文件生命周期理論認(rèn)為，電子文件從形成到銷毀或保管是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程，對(duì)電子文件生命全程的管理和監(jiān)控措施應(yīng)當(dāng)前置到電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)之中，包括對(duì)其運(yùn)動(dòng)全程的狀態(tài)記錄。檔案數(shù)據(jù)庫在電子文件管理環(huán)境中如何發(fā)揮作用，需要電子文件管理理論提供支持。

與傳統(tǒng)檔案進(jìn)行事后管理不同，現(xiàn)代文件檔案管理倡導(dǎo)的前端控制原則要求將整個(gè)文件管理過程的目標(biāo)、要求、規(guī)則等進(jìn)行系統(tǒng)分析，將需要在文件形成階段實(shí)現(xiàn)的功能盡可能進(jìn)行整合。這就要求對(duì)文件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)要考慮到整個(gè)文件管理活動(dòng)的需要，實(shí)時(shí)收集需要進(jìn)行前期控制的數(shù)據(jù)元素，為確保電子文件的真實(shí)可靠、完整安全、長期可讀提供保障。換言之，檔案數(shù)據(jù)庫不能像傳統(tǒng)方式那樣，在檔案文件接收完畢、文件的真實(shí)性有案可查的情況下開始數(shù)據(jù)建設(shè)，而是要在第一時(shí)間規(guī)劃完畢，伴隨文件生命周期進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，將各個(gè)環(huán)節(jié)需要記錄的數(shù)據(jù)各就其位，構(gòu)成一個(gè)完整的數(shù)據(jù)鏈條，為該文件的描述、利用、驗(yàn)證、保存等提供信息。美國當(dāng)代著名的電子文件管理專家戴維·比爾曼指出“必須根據(jù)文件保管系統(tǒng)的功能需求、文件種類以及業(yè)務(wù)活動(dòng)的證據(jù)性需求，提前界定著錄信息。在電子文件環(huán)境中，對(duì)元數(shù)據(jù)予以明確規(guī)定，有助于設(shè)計(jì)和實(shí)施在文件生成之際自動(dòng)截獲元數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，確保文件在轉(zhuǎn)載、傳輸過程中相伴產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)的完整。”②

緊接著的問題在于如何確定用于描述的元素，元數(shù)據(jù)理論為此提供了解決方案。元數(shù)據(jù)就是數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，用于描述數(shù)據(jù)的內(nèi)容（what）、覆蓋范圍（where， when）、質(zhì)量、管理方式、數(shù)據(jù)的所有者（who）、數(shù)據(jù)的提供方式（how）等信息，是數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)用戶之間的橋梁。元數(shù)據(jù)通過描述信息資源的屬性，用于識(shí)別、評(píng)價(jià)、追蹤資源，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源一體化的組織和有效管理。根據(jù)對(duì)電子資源管理的需要，元數(shù)據(jù)可以分為描述型、管理型、技術(shù)型和使用型、保存型。事實(shí)上，電子文件是多種不同類型信息的一個(gè)集合概念，對(duì)于不同類型的信息形式，其描述、管理、保存方式都具有不同的屬性集。元數(shù)據(jù)最基本的功能是通過數(shù)據(jù)元素集定義資源對(duì)象的各類屬性，這些屬性的大量實(shí)例可以表達(dá)為關(guān)系型數(shù)據(jù)庫中的表，或者以XML等形式進(jìn)行置標(biāo)，從而能夠利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)或各類應(yīng)用軟件進(jìn)行管理。可見，以元數(shù)據(jù)為中間對(duì)象，可以利用數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)電子文件的有效管理。

注釋：

篇9

電子檔案，是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)、與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)、相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合。隨著目前辦公向自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)展，電子檔案在檔案管理中也起到了愈來愈明顯的作用。

一、電子檔案的定義和特性

電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)換而來的。關(guān)于電子文件，目前我國的定義是：能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別處理、存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼序列。電子文件的歸宿是電子檔案，電子檔案是具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件。電子檔案是文件存在的一種方式，是信息與載體的統(tǒng)一體，具有物理實(shí)態(tài)的特征，在記錄方式上有如下特性：

1、信息存儲(chǔ)的高密度性。無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲(chǔ)量大大高于過去的各種信息介質(zhì)，特別是光盤，有"海量存儲(chǔ)"之稱，這種信息存儲(chǔ)的高密度性可減少檔案的存儲(chǔ)空間，便于存放。

2、依賴性和不可識(shí)別性。電子檔案要依賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使用磁介質(zhì)和光介質(zhì)的電子檔案采用的是數(shù)字代碼，只有借助計(jì)算機(jī)解碼，才能轉(zhuǎn)換成人可識(shí)讀記錄。

3、信息共享性。電子檔案可以人在異地，在同一時(shí)間，多人不受空間的限制，同時(shí)共享同一信息，在實(shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)和上了因特網(wǎng)后，人們?cè)谵k公室、家中就可以利用檔案信息了。

4、載體的多樣性。電子檔案載體有磁盤、有磁帶、光盤等，呈現(xiàn)多樣性。

5、信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息不具有固定的物理位置，可以以非實(shí)體進(jìn)行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改、復(fù)制、傳輸、異地調(diào)閱或形成文件。

電子檔案的利用雖然快捷方便，給人類在經(jīng)濟(jì)、商務(wù)、科技、文化教育等方面帶來巨大的好處，然而它也帶來了一些新問題，如：（1）數(shù)據(jù)的易消失性；（2）信息的不安全性；（3）信息的易改動(dòng)性；（4）信息的易出錯(cuò)性等等。這些特性，決定了電子檔案在收集、鑒定、編目、檢索等文面與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有本質(zhì)的不同。

二、電子檔案的管理方法

在計(jì)算機(jī)作為辦公設(shè)備的情況下，因?yàn)樵谟?jì)算機(jī)上可以從任何角度進(jìn)行分類、組合、檢索，可以盡情地表現(xiàn)文件之間在來源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面的歷史聯(lián)系，因此無需專門分類、組卷，案卷這一基本單位也不存在了。

電子檔案的接收工作較為復(fù)雜，接收方式上可采用向檔案部門移交軟盤、U盤或光盤，或進(jìn)入檔案部門網(wǎng)絡(luò)規(guī)定的地址，從網(wǎng)絡(luò)歸檔、移交，在接收的過程中，需要必要的設(shè)備條件、技術(shù)條件和業(yè)務(wù)準(zhǔn)備。檔案部門需要配置專門的電子文件格式轉(zhuǎn)換設(shè)備，對(duì)接收檔案進(jìn)行統(tǒng)一轉(zhuǎn)換，以解決對(duì)不同格式電子文件的識(shí)讀問題。

電子檔案的整理方面，由于電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，可以根據(jù)不同的需要，利用自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類，所以電子文件的整理在歸檔前就由各機(jī)關(guān)單位將磁性載體的、雜亂的電子文件通過分類、標(biāo)引、組合，使電子文件處于一種有序狀態(tài)，并對(duì)電子文件進(jìn)行了分類和編號(hào)，組織建立了數(shù)據(jù)庫。對(duì)于脫機(jī)保存的歸檔電子文件，即電子檔案其整理工作主要就是組盤，按一定規(guī)律，將相關(guān)文件通過拷貝組合到同一磁盤、光盤或U盤等載體上，也就是整理接收來的軟盤、U盤和光盤。

三、電子檔案的鑒定方法

對(duì)電子文件來說，因?yàn)殡娮游募哂幸资判浴⒁赘男裕募畔?nèi)容"轉(zhuǎn)瞬即逝"，必須在文件形成之前就決定其是否需要保存及保存時(shí)間長短，因此，電子文件的鑒定需超前，不僅要對(duì)文件的內(nèi)容及某些形式特征進(jìn)行充分的分析，還需要對(duì)文件進(jìn)行必要的技術(shù)分析。因?yàn)閷?duì)于電子文件來說，技術(shù)狀況與文件的真實(shí)性、可讀性、應(yīng)用性范圍密切相關(guān)，可對(duì)其保存價(jià)值發(fā)生直接的影響，電子檔案的完整性、可讀性、可行性在鑒定工作中必須得到全面的體現(xiàn)，電子檔案的鑒定分為內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定兩個(gè)方面，電子檔案內(nèi)容鑒定的原則、標(biāo)準(zhǔn)、方法與紙質(zhì)檔案大體相同，只是保管期限不完全適用于電子檔案，技術(shù)鑒定包括可讀性鑒定、無病毒鑒定和介質(zhì)鑒定等。

鑒定程序：歸檔以前確定歸檔文件，并劃分保管期限；檔案室在接收電子文件時(shí)，進(jìn)行內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定；對(duì)未進(jìn)檔案室的電子文件在保管一定時(shí)期后再鑒定，以確定其是否需要繼續(xù)保存。

四、電子檔案的編目與檢索方法

電子檔案案卷級(jí)目錄消亡，增添了盤帶目錄這一新型目錄。電子檔案的每一件軟盤、U盤、光盤都要按庫房中排列順序編號(hào)，并寫標(biāo)題簡(jiǎn)要說明各自貯存的內(nèi)容或年代跨度。盤帶標(biāo)題按序號(hào)匯集起來，編成盤帶目錄，電子檔案是全文在計(jì)算機(jī)上處理，可以任意整序、分類、排列、檢索，實(shí)現(xiàn)檔案全文自動(dòng)檢索，文件級(jí)目錄可省去。

五、電子檔案的庫房管理方法

電子檔案多為磁性材料，存儲(chǔ)載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間都很小，便于檔案庫房的管理，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求高，需對(duì)庫房溫濕度進(jìn)行嚴(yán)格的控制，并配備除塵、防火、防紫外線、防高度磁場(chǎng)和電場(chǎng)的設(shè)施，電子檔案還要嚴(yán)格防范計(jì)算機(jī)病毒，因而保管條件更復(fù)雜，保管難度更大。

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關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館 傳統(tǒng)檔案館 比較 發(fā)展趨勢(shì)

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）04（c）-0236-01

我國是一個(gè)具有燦爛文化的文明古國，檔案的歷史發(fā)展源遠(yuǎn)流長。由于檔案的唯一性和憑證性，我國自古以來就非常重視對(duì)檔案的收集保護(hù)管理工作，更不惜重金建造專門的檔案館對(duì)檔案加以保管，因而傳統(tǒng)檔案館的管理技術(shù)和理念也相對(duì)比較成熟。然而隨著信息時(shí)代的到來，越來越多的數(shù)字檔案館悄悄登上檔案業(yè)的舞臺(tái)，并對(duì)傳統(tǒng)檔案館帶來巨大和深遠(yuǎn)的影響。

1 檔案館發(fā)展概述

檔案館是收集、保管檔案的機(jī)構(gòu)。自中華人民共和國建立，中國檔案事業(yè)進(jìn)入新的時(shí)期，傳統(tǒng)的檔案館一般是將收集整理的各種紙質(zhì)文獻(xiàn)資料分類存放于不同的檔案庫房，以供人們查閱瀏覽。由于紙質(zhì)檔案原件的唯一性和紙張的易損壞性，傳統(tǒng)檔案館對(duì)檔案庫房的要求也比較高，并且紙質(zhì)檔案會(huì)占據(jù)一定的空間，隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)檔案的積累也會(huì)對(duì)傳統(tǒng)檔案館庫房造成一定的壓力。

迫于傳統(tǒng)檔案館面臨的困境和信息革命的大背景，數(shù)字檔案館的出現(xiàn)具有現(xiàn)實(shí)的意義。數(shù)字檔案館不僅僅是館藏得到數(shù)字化和管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的檔案館群體，在提倡政務(wù)信息公開和向整個(gè)社會(huì)提供現(xiàn)行文件服務(wù)的今日，它實(shí)質(zhì)上應(yīng)該是一個(gè)通過計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)有序處理和存儲(chǔ)電子文件、檔案以及其他信息，實(shí)現(xiàn)信息資源跨庫共享的、也包括“文件中心系統(tǒng)”于其中的、超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)，這也是檔案館從實(shí)體跨向虛擬飛躍性的一步。

2 數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館比較之優(yōu)勢(shì)

2.1 存儲(chǔ)上占用空間小、成本更低。

傳統(tǒng)檔案館保存的檔案主要是紙質(zhì)檔案，隨著時(shí)代的發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域形成的文件數(shù)量激增，檔案信息總量也以驚人的速度增長，這導(dǎo)致各大庫房“庫滿為患”的局面。另外紙張的長期保存對(duì)環(huán)境的要求也比較高，空氣溫度、濕度的不適宜都可能造成紙質(zhì)文件的損壞，因而對(duì)庫房的建造資金投入比較高。而數(shù)字檔案館的存儲(chǔ)介質(zhì)以電磁介質(zhì)為主，一般是指光盤、硬盤和軟盤。這些檔案信息載體，不僅集數(shù)字、文字、圖像和影像于一體，而且有著驚人的存儲(chǔ)能力。據(jù)了解，目前個(gè)人計(jì)算機(jī)的硬盤容量已達(dá)到160 GB（千兆字節(jié)）以上；一張普通的光盤可存儲(chǔ)3.4億字節(jié)，而一張高密度光盤的存儲(chǔ)量更為巨大[1]。與傳統(tǒng)檔案館的紙張存儲(chǔ)相比，數(shù)字檔案館的電磁介質(zhì)存儲(chǔ)的成本大大降低，存儲(chǔ)的信息量卻更大，占用空間更小。

2.2 信息采集方式上更加便捷性和多樣性

傳統(tǒng)檔案館的檔案大部分是通過接收及少量的征集和購買而來的，獲取方式比較單一，渠道也比較狹隘，這會(huì)造成很多有價(jià)值的檔案文獻(xiàn)流失而給社會(huì)帶來損失。而數(shù)字檔案館的信息獲取采用多渠道、多載體相結(jié)合的方式，讓全球范圍內(nèi)為我所需的最新信息不斷地進(jìn)入本館的信息系統(tǒng)，增加其館藏量。世界各個(gè)角落的文獻(xiàn)資料只需動(dòng)動(dòng)手指就可輕松獲取，避免了人工收集方式的繁雜和高工作量。

2.3 操作上速度更快、效率和準(zhǔn)確率更高

傳統(tǒng)檔案館對(duì)某個(gè)檔案進(jìn)行查詢時(shí)，一般是按照分類人工查找，效率非常低，而且還容易出錯(cuò)。而數(shù)字檔案館則可以利用計(jì)算機(jī)的檢索功能輕松查找到所尋找的資料，大大節(jié)省了時(shí)間也降低了出錯(cuò)率。

2.4 服務(wù)上方式更加多樣、范圍更加廣泛

收藏檔案的根本目的之一就是要滿足廣大用戶對(duì)檔案信息資源的利用需求，所以檔案館的服務(wù)質(zhì)量很重要。從服務(wù)方式上比較，傳統(tǒng)檔案館的主要服務(wù)方式有閱覽、外借、展覽與陳列、制發(fā)檔案副本、制發(fā)檔案證明、檔案目錄信息、檔案咨詢以及建立現(xiàn)行文件中心等服務(wù)[2]。數(shù)字檔案館是從傳統(tǒng)檔案館發(fā)展而來，其信息服務(wù)的方式和傳統(tǒng)檔案館有很多相同的地方，比如，檔案咨詢服務(wù)、檔案目錄信息服務(wù)和檔案閱覽服務(wù)等。但又因?yàn)槠涮囟ǖ膶傩裕志哂凶约邯?dú)特的信息服務(wù)方式，它是動(dòng)態(tài)的、發(fā)展的，不僅僅局限于現(xiàn)在的一些分類定制、推送技術(shù)、動(dòng)態(tài)網(wǎng)技術(shù)等方式，它會(huì)隨著利用者新的需求的出現(xiàn)而作相應(yīng)的調(diào)整，甚至利用者可以根據(jù)自身的需要提出適合自己的服務(wù)方式。傳統(tǒng)用戶的概念接近于傳統(tǒng)檔案館的用戶，是采用網(wǎng)絡(luò)使用以前的傳統(tǒng)的利用方式進(jìn)行檔案利用的用戶，主要指到館用戶，也包括雖未到館但要求檔案館提供定題服務(wù)等檔案信息服務(wù)的用戶。網(wǎng)絡(luò)用戶是指檔案館在線用戶，它是基于“虛擬檔案館”提出的概念，檔案館的網(wǎng)絡(luò)化勢(shì)必會(huì)使其服務(wù)對(duì)象更加的廣泛。

3 數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館比較之劣勢(shì)

與傳統(tǒng)檔案館相比，數(shù)字檔案館有許多優(yōu)勢(shì)，但是它也有其局限性或脆弱性的一面。

3.1 內(nèi)容真實(shí)性難以確定

由于電子檔案易被編輯修改，所以其內(nèi)容的真實(shí)很難得到保證，無疑這不符合檔案的憑證特性，也正因?yàn)槿绱耍瑪?shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力。這對(duì)于檔案管理者或檔案利用者來說，都是個(gè)遺憾，這也使數(shù)字檔案的作用大打了折扣。

3.2 安全性難以控制

數(shù)字檔案館的運(yùn)行依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)的使用，而安全問題是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)世界最為頭疼的難題，也是數(shù)字檔案館建設(shè)中的重大難題。其安全問題包括計(jì)算機(jī)病毒的泛濫、計(jì)算機(jī)黑客入侵、有竊取行為的間諜活動(dòng)、人為蓄意破壞等，這些都可能給整個(gè)數(shù)字檔案館的運(yùn)行造成巨大的威脅[3]。

4 未來檔案館的發(fā)展趨勢(shì)展望

信息化已經(jīng)是未來各項(xiàng)工作發(fā)展的大趨勢(shì)，檔案工作也不例外。數(shù)字檔案館的種種優(yōu)勢(shì)決定了其在將來檔案事業(yè)當(dāng)中所扮演的重要角色，檔案館的信息數(shù)字化建設(shè)事業(yè)將愈來愈紅火。

然而，也有人這樣認(rèn)為：隨著科技信息的進(jìn)一步發(fā)展，數(shù)字檔案館在將來必定會(huì)取代傳統(tǒng)檔案館。這種說法顯然是錯(cuò)誤的，因?yàn)閿?shù)字檔案館并不是重建一個(gè)存放數(shù)字化檔案的檔案館，而是以原有的檔案館為基礎(chǔ)進(jìn)行拓展，和傳統(tǒng)檔案館是共生共存的關(guān)系[4]。只有在完善傳統(tǒng)檔案館的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步發(fā)展數(shù)字檔案館，發(fā)揮他們各自的優(yōu)勢(shì)，將二者融會(huì)貫通才是檔案事業(yè)的持久發(fā)展策略。

5 結(jié)語

經(jīng)過上述的比較分析，可以清晰的看到，雖然數(shù)字檔案館從經(jīng)濟(jì)上、獲得方式上、操作上以及服務(wù)上都優(yōu)于傳統(tǒng)檔案館，但數(shù)字檔案館并未完全具備傳統(tǒng)檔案館的功能，也不能代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案館，數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館具有共生性。在今后，傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館并存發(fā)展將成為檔案館發(fā)展的方向。

參考文獻(xiàn)

[1] 陳勇.傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字館的比較研究[J].檔案學(xué)通訊，2004（6）：48-51.

[2] 郭燕輝.傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館信息服務(wù)的比較[J].蘭臺(tái)世界，2009（7）：22-23.