檔案管理的制度范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理的制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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企業檔案資料是長期在生產經營、科技活動、黨政工作等活動中，不斷積累的原始記錄，也是企業的寶貴財富，應該通過科學檔案管理制度和檔案工作者的辛勤勞動認真保管好。因此，健立有效的檔案制度，防止由于人為因素等多方面的原因，致使企業檔案管理制度在某些方面失去了應有的效力，造成了檔案工作滑坡，甚至出現不應有的損失，是促進檔案事業穩定健康發展的需要，也是企業檔案部門面對的現實問題。

一、企業檔案管理制度建設存在的問題與原因

首先，檔案管理制度難以奏效的直接原因是企業領導與檔案部門工作人員思想認識不到位。雖然檔案部門對加強制度建設，保障檔案工作順利開展有了一定程度的認識，但還沒有真正從思想深處得以轉變，并貫徹到每一個崗位、每一個工作環節中去。在領導方面在管理中自律意識較差，往往把規章制度只作為制約其下級而非對自身的制約。有時只看到眼前的短期利益，未把檔案工作作為加強單位基礎管理工作的一件大事長期落實下去。在檔案人員方面，缺乏工作的積極性和責任感，加之制度制定時不夠完善，執行難以配套、銜接，導致制度不能較好執行或執行困難。從檔案部門出現的問題和發生的事件看，絕大多數并非偶然，與制度中的漏洞不無關系。同時檔案管理監督作用疲軟也是造成管理制度執行難的一個重要原因，即使是發現問題，由于怕曝光，怕影響單位榮譽，怕影響關系，最終是不了了之。其次，企業單位內部管理機制不健全、不合理是檔案制度難以實施的內在因素，導致文件材料收集歸檔不及時。有的單位雖然建立了檔案管理制度，但由于與檔案工作相配套的制度沒有建立，致使檔案工作的各項制度難以落到實處，直接影響檔案工作的質量和效益。有的單位檔案管理制度自成體系，但是在企業各部門中不能執行，形成只有檔案部門執行檔案制度的局面，直接影響制度效力的發揮。還有的監督考核體系不健全。相當數量的基層部門沒有監督考核制度，一些單位雖已納入經濟責任制，但由于所占比例太小，有的與個人利益不掛鉤，使檔案管理制度形同虛設。第三，企業有章不循，違章操作，管理不嚴，是當前檔案管理制度難以奏效的主要因素。各級檔案部門已制定了不少管理制度，但往往把檔案管理機制簡單理解為多少項業務管理制度的相加和匯總，并沒有真正認識到管理制度是一種機制，因此出現了制度制定是一回事，執行監督檢查和考核又是另一回事的現象。如檔案鑒定不及時現象就普遍存在，但對不及時進行鑒定造成檔案保管費用的增加怎樣處理就無具體限定，致使責、權、利脫節，使檔案管理的最終目標無法得到較好實現。同時檔案管理制度雖多，但未體現內部管理上相互制約的原則，總認為違反了制度沒有造成惡劣后果，更沒有構成犯罪，沒有必要嚴厲懲戒，甚至片面地認為對違反管理制作的人和事進行懲戒，打擊了工作積極性，面子上過不去，只要下不為例就行，或者給一點經濟處罰了事。這種行為的結果只能使潛在的隱患越來越大。

二、加強企業檔案管理制度建設的思考和建議

一是進一步建立健全規章制度。企業要根據國家檔案局下發的有關規范、條例，必須制定一個周密可行的制度，對企業單位檔案的目標和原則、管理制度的主要內容作出了比較全面的規定，同時對企業單位建立健全檔案管理制度提出基本要求。《企業檔案管理規定》指出，企業檔案部門是具有雙重職能的機構，也是對企業檔案工作進行指導、監督和檢查的機構，企業檔案部門要按照這一原則和要求，督促企業單位全面落實。另一方面，全面評價企業單位檔案管理的總體有效性，對企業檔案管理、制度完善和落實環節上存在的（下轉第65頁）（上接第62頁）問題和漏洞，有針對性地提出解決辦法和措施，要進一步加強對單位檔案部門監督指導工作。二是改變重制度建設、輕落實執行的狀況。從檔案管理制度與單位各項制度相互銜接方面再度進行體系重構，對檔案各項規章制度進行全面清理補充，保證檔案制度之間、檔案管理與單位制度之間的有機連接。在落實檔案管理制度的同時，加強檔案監督體系，強化監督執行力度，真正發揮監督管理的作用。加強自身建設，搞好職工的思想教育，增強執行管理制度的自覺性。對企業單位全體職工進行檔案工作重要性教育，增強檔案意識。在加強教育的同時，檔案人員要與有關人員多交流，掌握工作動態，使之牢固樹立“重檔建檔”意識，自覺糾正工作中的偏差，克服有法不依、有章不循的不良陋習。另外，要努力提高檔案干部隊伍的素質。把好用人關，把德才兼備的人放到檔案崗位上，保持檔案人員的穩定；加強新業務、新規范、新技能的學習，促進業務知識、業務修養、業務技能的提高，確保業務操作的順利進行；提高檔案工作人員的責任心，牢固樹立正確的人生觀和世界觀，充分發揮人的主觀能動性，為基層檔案管理制度的貫徹和工作的順利開展奠定基礎。

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關鍵詞：醫療保險 醫保檔案 完善內容

一、建立醫保檔案管理制度的原因

建立完善的醫保檔案管理制度，是醫保制度在我國不斷完善的新形勢下對醫院的基本要求。

為什么說是新形藎一是因為醫療服務對象變為參保人員，用醫保來支付的醫療費占到醫院收入的60%到90%，且相對來說，用醫保作為支付手段不會出現欠醫療費的情況。

二是因為醫保支付制度的改革，對醫療行業的服務行為產生了一定的激勵和制約作用，比如，用醫保作為支付手段，依靠的是醫療保險的經辦機構作為患者和醫院之間的第三方來經辦，這就讓患者和醫院在支付醫藥費的過程中，醫院不再是控制費用的一方，而是經過和患者之間的談判來決定。

所以在這種新的形式下，醫院必須建立完善的醫療保險檔案管理制度。因為醫保檔案管理可以作為輔助醫院決策層做出科學醫保決策的依據，為醫院在未來實現科學的醫保管理，以及我國醫療事業的發展提供真實有效的信息數據。

從目前的情況來看，盡管隨著醫療保險在我國的全面施行，各個醫療單位對醫保的服務越來越看重，但是對醫療保險檔案的建立卻并不重視。很多醫療單位都沒有建立專門的醫保檔案，而是將醫保檔案和其他資料放在一起，甚至還有些醫療單位根本就不把醫療檔案作為重要信息，不給予儲存和整理。

出現這種情況的原因是因為醫保檔案在全國施是一個循序漸進的過程，目前所以參保患者就醫的比例很小，沒有讓醫療單位引起重視，更談不上去管理。

因此提出對醫療單位醫療保險檔案管理制度的建立和完善，對促進我國醫保工作的開展，和對醫療單位做好醫保檔案管理都很有針對性。

二、醫療保險檔案管理的內容

各個醫療單位在建立醫療保險檔案的時候，應該以醫院和醫保共同發展為前提，以做好醫院和醫療保險的服務作為核心內容。

具體分為一下幾個部分，1.建立醫療保險政策和相關法律法規政策的檔案，主要內容包括國家和各個地區出臺的關于醫療保險的律法政策等，方便醫療人員的查看。2.醫療保險服務檔案的建立，主要包括醫療單位和醫療保險相關服務的制度，以及醫療單位醫保服務內容和流程、質量、規范等內容。3.參保就醫患者的檔案。包括年齡構成、就醫次數、費用等內容，以及參保人群的病例檔案、各個時期住院和門診患者人數、以及醫療費用等各類費用的占比。

3.建立醫療保險績效檔案，包括醫療人員患者好評度、榮譽、等內容，以及醫療單位在醫療保險管理方面的研究創新成果。

對于醫院中所有和醫療保險相關的資料都應該進行存檔管理，因為這些信息在將來都會成為醫院改進醫保運行的重要信息依據。

三、醫保檔案管理制度要點

1.醫療單位的醫療保險檔案必須施行統一收集、整理、管理，保證檔案的書寫規范和完整，以及歸檔科學排列有序。對于各個檔案和病例的借出要做好登記工作，保證資料的及時歸還。

2.建立電子檔案

相對于目前很多醫療單位的紙質檔案來說，建立醫保電子檔案能更能方便檔案的儲存和查閱，而且電子檔案儲存的信息量大，在聯網的情況下醫院的相關人員都可以隨時查閱。

3.規范的管理制度

首先，要確定醫療保險檔案信息收集涉及的范圍，以及用什么方式去分類，檔案室要有專門的人員對醫保檔案進行歸類和保管。其次，建立醫療保險發展進程的管理，例如，新出臺的醫療保險相關政策、活動、以及取得的成效等，都要進行歸檔管理。再次，建立文件上交制度，確保醫院各類和醫保相關的資料及時上交，確保不遺漏任何檔案。最后，建立責任制度，對醫療保險檔案管理工作進行考核。

四、建立和完善醫療保險檔案管理的方法

1.規范醫保檔案管理流程

制定《醫療保險管理業務檔案管理工作制度》，把醫療保險文件材料的形成、收集、整理、歸檔和保管工作納入相關工作程序，列入相關人員的崗位責任，建立健全責任，要將檔案管理工作任務分解落實到各自分管的業務科室及具體人員，把檔案管理列入各科室日常工作，確保新產生的業務檔案與業務經辦的無縫對接；進一步優化業務檔案立卷歸檔流程，使檔案整理歸檔職責清晰、移交順暢。

2.建立醫保業務檔案各項工作制度

應建立文件材料的收集、接受、整理、鑒定、歸檔等方面相關制度以及借閱、利用、移交、銷毀制度，從而完善文件材料的收集、整理、歸檔和檔案管理和利用工作。這可以從兩方面進行：一是設置專用檔案庫房。配置防潮、防光、防火、防高溫、防盜、防有害生物等設施設備，庫房濕度、溫度達到標準，確保醫保業務檔案安全。

二是使用密集架。將標注保管期限的各科室所涉及的專業性文字材料、電子文檔、圖表等業務檔案全宗卷，上密集架歸檔，這樣做就保存了歷史記錄，保持了檔案連續性。三是加強歸檔文件材料的收集整理工作。按照“年度-險種-業務環節”的分類方法，將真實、合法、有效的材料收集齊全，進行分類、排列，再結合保管期限進行組卷，編頁號、目錄。

3.加強檔案管理人員培訓學習醫療保險檔案管理工作是醫療保險經辦機構的一項重要基礎工作，因此特別重視和加強對檔案管理人員的業務培訓。采取“走出去”的辦法向檔案管理好的單位學習，學習檔案管理法規、檔案管理標準和檔案具體業務，加強醫療保險業務流程，不斷提高本單位檔案管理水平。

4.建立醫保卡電子健康檔案

通過信息化的推動，逐步實現勞動保障資源與衛生資源、信息和服務的共享。可以根據醫保參保人員的年齡層次不同，免費提供一般檢查、常規檢查，心電圖、胸片、等在內的實驗室檢查項目服務，并根據體檢結果為每位參保人員建立電子健康檔案。同時，對建檔人員免費提供健康教育、咨詢服務。為醫保人員建立電子健康檔案，既能讓每位參保人員了解自己的身體狀況，對疾病進行提前防治，有效降低發病率，達到實現醫保跟蹤一生、服務一生的目的，同時，也為醫療保險運行情況分析提供了第一手原始資料。

參考文獻：

[1]李曉麗.淺談醫院檔案管理信息化建設的問題與對策[J].河北企業，2014，（3）：31.

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【關鍵詞】檔案管理;制度;構建;完善

社會的發展，科學技術的進步，使檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生著變化，現代技術也廣泛應用到檔案工作中。因此，造就一支高素質的檔案管理隊伍，是強化檔案管理的關鍵。

1．不斷加強檔案人才資源建設

人才是檔案事業發展的第一資源。人才優勢是最大的優勢，要實現檔案事業協調健康和可持續發展，必須把檔案人才資源建設放在首位。

1.1促進人才流動，盤活人才資源

引進有專業知識、專業技術、專業技能的人才充實檔案隊伍。

1.2樹立“以人為本”的觀念，促進人才健康成長，使其發揮作用

環境好，則人才聚。努力營造鼓勵人才干事業，支持人才干事業，幫助人才干事業的環境，充分調動其積極性、主動性和創造性。

1.3保持檔案干部隊伍的穩定性

檔案是知識性、專業性、連續性很強的工作，檔案干部的不穩定，直接影響到檔案工作的連續性。因此必須做好檔案干部的穩定工作，從維護檔案工作的長遠利益出發，切實解決他們工作中、生活中的實際問題，使他們安心本職工作，熱愛本職工作，創新本職工作，促進檔案工作的持續、穩定發展。

2.加大檔案管理人員培養力度

隨著當前社會的發展和進步，檔案工作發生了顯著變化，檔案工作的領域拓寬了，檔案服務的范圍擴大了，檔案工作的手段更現代化了，這就對從事檔案工作的人員提出了更高、更新的要求。

2.1政治素質

檔案管理人員應認真學習檔案工作的法律、法規，貫徹落實中央關于檔案工作的一系列重要指示，遵守檔案利用工作紀律，按照黨和國家有關規定進行檔案的開發、開放、公布與利用。

2.2業務素質

隨著檔案工作科技含量的提升，需要有綜合協調能力、掌握現代科學技術的復合型人才。因此，檔案人員應具有較高相應的專業知識，不僅掌握檔案理論知識（如歸檔程序、編目、檢索、利用等），還要熟悉與檔案工作相關的文化、理論與科學技術（如：文史知識、社會學、情報學、統計學等學科），不斷提高自身的業務素質。

2.3現代管理的素質

第一，要有開拓創新精神。檔案人員不但具有繼續傳統檔案工作理論的觀念，還要有研究探討檔案工作理論的觀念，研究探索檔案工作發展中出現新情況的意識，善于發現檔案工作的新規律、新方法，及時總結工作中的經驗、教訓，取人之長，補己之短，創新檔案機制，促進檔案發展。第二，要有市場意識。首先要有質量意識、效益意識。根據信息市場的需求，優化服務措施，提高服務質量，開發利用價值高的檔案信息，及時推向市場，發揮其積極作用。第三，要有現代化意識。當前市場經濟追求信息的快速傳遞，發揮時效是信息價值的重要措施。這就要求擋案人員努力學習，掌握現代化設備的實踐技術。

3.促進檔案工作的規范化、標準化

檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理的保證。建立和健全檔案管理制度是做好檔案工作的基礎。

3.1加強制度建設

制度本身就是一種規范。要根據檔案工作的實際，制定文件形成、收集、整理、運轉、編目、立卷、檢索、安全保管等一系列基礎性工作的規章制度，統一標準規范整理，做到有章可循、有據可依，嚴格執行，建立健全各項規章制度，真正實現檔案管理各環節的標準化、規范化。實踐中還要逐步完善，使檔案管理更具規范化、標準化、科學化。

3.2嚴格立卷歸檔標準，提高案卷質量

實現檔案工作規范化、標準化的根本目標，就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴格把握文件立卷歸檔的實效性，對完成現行文件任務的文件材料，才能立卷或歸檔，未完成的則不可以；進行合理的立卷分工，明確歸檔的重點，首先要區分文件與資料，特別要注意區分相似之處的文件資料，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果；把住卷宗的入口關，不該歸檔的不混入，應歸檔的不散失，在立卷過程中，同類并具有內在聯系的文件材料組在同一卷內，保持同一問題的完整性，使其反映同一問題全過程，這樣，即提高了檔案利用價值，又使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜；同時還要做好案卷的裝訂工作，以有利于檔案的標準化、規范化管理。

3.3嚴格公文的制發

檔案由公文轉化而來，公文制發得如何，不但決定公文本身的質量，也影響檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量問題。如：公文用紙的質量、規格，排版形式；公文的簽發手續、審批權限是否合格；公文的標題、主送和抄送單位是否準確、有無日期；字跡是否牢固清晰，不使用褪色的筆種、墨水，以有利于日后長久保管利用；不濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用等問題。因此，在公文制發中，必須要解決好規范化、標準化的問題，以提高檔案實體質量，為檔案實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。

【參考文獻】

［1］鄧紹興，陳智為．檔案管理學[M]．中國人民大學出版社．

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一、監督檔案的職能和主要內容

監督檔案屬工程技術檔案，是對工程項目質量監督過程立卷歸檔，其職能是為工程質量監督站監督工作服務。根據國務院《建設工程質量管理條例》和建設部《關于建設工程質量監督機構深化改革的指導意見》的精神，工程質量監督站的職責、監督程序和內容，主要監督方式都有轉大的轉變:即按照政府賦予的監督管理職能，加大建設工程質量的監督力度，確保工程質量。監督工作必須包括如下程序和內容:辦理工程質量監督注冊登記手續;制定質量監督工作方案(或制定質量監督計劃及質量“控制點”);對工程參建的建設單位、勘察單位、設計單位、監理單位、施工單位等各方主體質量行為進行監督;以抽查為主，輔以科學的測試手段，對建設工程的實體質量進行監督;工程竣工驗收的監督;工程竣工驗收后出具工程質量監督報告;受建設行政主管部門委托實施工程竣工驗收備案;建立建設工程質量監督檔案。由此可見，工程質量監督站的職責決定了監督檔案內容。監督檔案圍繞工程質量監督站的工作程序和內容而建立，其意義深遠，在新形勢下的質量監督工作中，只有充分發揮監督檔案的信息資源、咨詢意識和監督作用，使之顯示整體效應，才能充分體現工程質量監督工作在工程質量管理系統中的地位和作用。

根據工程質量監督工作程序的要求，監督檔案包括以下三個方面:

(一)基本要求

1.建設工程應按單位工程建立監督檔案，檔案應及時、真實、完整。字跡工整，用檔案要求用筆書寫。

2.監督檔案統一用國際標準用紙A4號(或統一表格)，按檔案管理規定裝訂。

3.監督檔案應按工程重要程度保存，保存年限按有關檔案管理要求。

(二)主要內容:1.監督檔案封頁:標明工程名稱、建設、勘察、設計、施工和監理單位名稱，開竣工日期及檔案編號;2.檔案目錄;3.工程項目報監資料，包括:①委托工程質量監督注冊登記表;②工程質量監督書;③施工單位、監理單位中標通知書;④施工圖設計文件審查意見;⑤施工合同、監理合同的副本;4.工程參建各方責任主體單位的資質和有關責任人員資格審理登記表及簽署的質量責任書，工程質量保證體系審查表;5.質量監督記錄:①單位工程質量監督計劃及質量“控制點”;②工程質量監督交底會議紀要;③工程質量整改通知書及整改報告;④歷次監督抽查記錄;6.結構(地基與基礎、主體)工程報告;7.地基與基礎、主體及單位工程質量監督報告;8.工程質量事故報告(或質量鑒定報告);9.工程竣工驗收備案表(房屋建筑工程、市政基礎設施工程);10.竣工圖紙;11.其它內容:①委托見證人員授權書;②重新組織竣工驗收通知單。

(三)質量監督工程師認為應歸檔的必要內容:包括結構檢測記錄功能性質量檢驗結論，涉及結構安全質量問題的有關文字記載、設計變更手續及圖片、光盤、錄象帶等實物性見證材料。

二、監督檔案的建立和歸檔要求

監督檔案的建立要抓住施工現場和材料整理兩個環節:前者是真實而客觀地說明工程實體和環境質量控制的過程，是監督檔案的基礎;后者是完善監督檔案的重要手段。建立監督檔案的重要是要確保地基與基礎、主體結構、竣工驗收“三到位”的同時，對工程實體質量的抽查、巡檢，然后向對工程參建各方的質量保證體系的監督上指導延伸。如果某一住宅樓工程，結構類型為磚混六層。按照 監督計劃要求:首層砌體(樣板墻)為“質量控制點”。一層砌體設計標號為M10水泥砂漿砌筑，二層以上為M7.5水泥砂漿砌筑。當一層砌體(樣板墻)施工時，經施工現場檢查實體質量符合規范要求，參建各方質量行為合法，制作M10水泥砂漿試塊一組。質量監督工程師重點記錄了試塊制作情況和質量控制過程后轉入下道工序施工。在工程進入二層砌體砌筑時，經查M10水泥砂漿強度值僅達到設計標號的92%，經設計單位演算可滿足使用要求及時完善了手續，但仍造成了該工程的質量缺陷。為確保主體結構砌體質量，質量監督工程師及時會同施工單位和有關參建各方人員，加強了砌體砂漿的質量控制，從原材料和施工方法上進行了調整。在后期主體工程施工中，砌體強度都達到設計要求。因此，掌握第一手材料，跟蹤工程質量及時處理質量問題，積累成果，變事后彌補為事前控制和事中控制，是每一項工程質量監督的重點，也是完善監督檔案的方法。要把這兩個環節緊密結合起來，是作好監督檔案工作的基本保證。

監督檔案應實行以質量監督工程師為主的立卷歸檔責任制，分房屋建筑工程和市政基礎設施兩類，按單位工程建檔(市政工程為市政道路、橋梁和排水工程分別建檔)，從實施質量監督起止時間，在每項工程完成后要系統整理監督檔案，內容上要有一定的技術含量和深度，具有專業性和綜合性，并簽字蓋章齊全，前后一致，交圈完整，經部門主管領導審查驗收后歸檔。

正確的歸檔程序很重要。工程項目建設周期長、點面多，質量監督工程師重實際工作輕檔案管理的意識存在，影響了監督檔案及時歸檔。因此，在制定工程質量監督計劃的同時，也要作好監督檔案的歸檔計劃，對不同類型的工程項目，建立不同的歸檔計劃。對于建設周期長的大型項目，高層建筑和市政工程，可按照單位工程，建檔立卷，或由質量監督工程師根據工程實施階段的監督工作情況進行歸檔。

歸檔手續應該是在單位工程(或子單位工程)監督任務完成后，工程竣工驗收合格后十個工作日內，由質量監督工程師填寫“單位工程質量監督檔案歸檔說明書”經主管領導或技術負責人審核后，向工程質量監督站檔案室移交。檔案室檔案管理人員驗收合格后，由質量監督工程師和檔案管理人員在“監督檔案歸檔移交單”上共同簽字。

三、加強監督檔案管理應采取的措施

(一)更新領導觀念。加強新時期監督檔案工作的管理，在加大監督力度，狠抓工程質量的同時，注重監督檔案的管理質量，把監督檔案工作擺在議事日程，在人員配置、資金運用和管理條件上給予支持，提高工程質量監督站的綜合管理水平。

(二)加強學習。要采取不間斷、全方位的學習和業務培訓方式，提高質量監督工程師隊伍的思想和業務素質，增強責任意識和法律意識。正確運用條例、法規和強制性條文，掌握新形式下工程質量監督工作的重點，做到工程質量監督與監督檔案歸檔并重，使監督檔案的作用和價值得到充分和發揮，從而更好地保證建設工程的質量管理。

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[摘 要] 檔案超前管理是一種前端控制手段，主張在檔案形成之前，從源頭上進行文件資料的質量控制，以提高檔案文件的參考價值，避免珍貴文件資料的流失。對于油田企業來說，檔案資料不僅包括對企業日常工作的記錄，而且含有許多技術資料和商業文件，因此必須確保文件資料的安全和完整。通過引入檔案超前管理制度，對油田企業內部資料進行標準化和規范化管理，從而為提高企業市場競爭力、促進企業可持續發展起到了信息支持。

[關鍵詞] 油田企業；科技檔案；超前管理；制度建設

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 059

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）07- 0127- 02

0 引 言

對于多數技術密集型企業來說，誰掌握了行業前沿技術，誰就能夠在市場競爭中占據絕對優勢，進而提高企業市場競爭力。因此，越來越多的企業都加強了對行業前端技術的研發，并通過建立企業科技檔案超前管理制度，來促進科技檔案的規范化管理，為先進技術的研發提供必要的經驗參考和數據支持。文章首先概述了超前管理的基本內容，隨后提出了企業科技檔案超前管理制度的建設措施。

1 企業科技檔案超前管理制度的重要性

科技文件是科技檔案的主要組成部分，檔案管理人員在經過資料收集、系統整理和歸檔保存等一系列工作后，將企業日常工作中所生產的科技文件整理成科技檔案，并進行規范化的保存。因此，為了保證企業科技檔案的完整性，檔案管理人員必須要熟知科技文件的具體運作流程和運動規律，進而將檔案管理工作適當向前延伸，在科技文件轉化成科技檔案之前，就對其進行監督和保護。通過開展這種超前管理，能夠最大限度的保證科技文件的完整性和豐富度。

需要注意的是，科技文件在轉化為科技檔案后，并不意味著管理工作的結束。事實上，即便是完成科技檔案的超前管理工作，企業檔案人員仍然需要做好后續的檢查、監督、查閱、指導等工作，確保科技檔案發揮真正的保存和利用價值。從本質上來說，企業科技檔案應當為企業技術研發和科技進步提供一定的支持作用，而檔案人員的管理手段、管理意識、企業的管理制度，都在某種程度上決定了科技檔案的價值含量。從這一點來說，引入科技檔案超前管理制度，具有重要的應用價值。

2 企業科技檔案超前管理制度的建設方法

如上文所述，企業科技檔案的超前管理，需要從企業日常工作出發，重視科技文件的保護和監督。因此，在超前管理制度的建設過程中，不僅要將工作重點放于檔案科技文件本身，而且要重視超前管理于都與企業檔案管理制度之間的銜接問題。具體的建設方法如下。

2.1 明確檔案管理責任

同一企業的不同部門，所負責的工作任務各不相同，在科技檔案超前管理制度建設中所承擔的責任也有所差異。以油田企業為例，企業管理人員應當結合油田企業的實際情況，建立起分工明確、責任清晰的檔案管理工作網絡，確保工作責任落實到個人。在這種管理制度下，檔案管理人員能夠明確自身工作責任，從而確保了檔案管理工作的高質量完成。企業管理人員還可以將檔案管理工作的完成情況與個人薪資水平直接掛鉤，以此來調動檔案管理人員的工作積極性。

2.2 加強部門之間合作

油田企業各項工作的開展以及科技的研發，離不開各個部門之間的協調配合。在以往的企業管理中，由于各部門之間存在“信息壁壘”，信息技術交流存在諸多障礙，因此制約了企業科技的發展和科技檔案的管理。在引入超前管理制度后，能夠打破部門之間的“信息壁壘”，確保文件Y料能夠高效流轉，從而加快了企業科技的研發速率，為科技檔案管理質量的提升奠定了基礎。在信息時代背景下，誰掌握了更多的信息資源，誰就能掌握市場主動權，從而為提升檔案管理效率提供基本的保障。

2.3 制度內容的相互呼應

這是制度銜接的關鍵問題，制度在內容方面的連貫性是否良好，直接決定了其實施的效果。對于油田企業來說，檔案超前管理制度中的文件歸檔制度與通常所說的檔案管理制度中的收集環節是連接兩個階段工作的接口，處理好這一環節的交接工作，是文件從各部門移交至檔案部門的關鍵一環，也是決定科技檔案超前管理制度實用效果的主要影響因素。

2.4 資源共享

實現企業部門之間的資源共享，可以充分發揮各部門自身優勢，優化資源配置，促進文件檔案管理工作的順利進行，加快企業信息化建設進程。以油田企業為例，生產部門應當將生產記錄、生產效率等信息與科技研發部門共享，以便于科研部門以此為依據，進行有針對性的技術改進。各個部門只有強化信息和資源共享，才能提升有限資源的利用效率，一方面幫助油田企業節省了一部分成本費用，另一方面也有利于提高科技研發速度，加快油田企業的技術進步和經濟發展。

3 結 語

檔案超前管理制度作為一種新型的檔案管理手段，在提高檔案管理質量、保證檔案管理安全等方面發揮出了獨特優勢。在實際工作中發現，部分企業存在檔案管理程序不健全、缺乏監督審查機制等問題，影響了檔案超前管理的工作質量。因此，企業一方面要建立健全檔案超前管理制度，另一方面則要重視檔案管理人員的專業培訓，從而為企業科技檔案管理質量的提升提供人才支持。

主要參考文獻

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對于我來說是不平凡的一年，這一年我從大學畢業后非常幸運的來到了三環中化。一開始從事硫酸生產工作，面對新的工作環境、新的工作崗位，我沒有因為遇到困難和考驗而退縮，而是在陌生的領域里積極探索并迎難而上。我努力學習硫酸專業知識，在工作中我積極主動、認真負責、服從上級分配、聽從指揮，平時與同事們和睦相處，真正做到了工作中是同事，生活中是朋友的和諧局面。我除完成自己的工作外，還積極參加公司和硫酸廠組織的各項活動，我在“共慶祖國61華誕”演講比賽中榮獲三等獎。同時，我非常熱愛團隊工作，通過競選成為硫酸團支部宣傳委員，協助硫酸團支部書記做好團支部各項工作，為把硫酸團支部建成一個團結活潑、充滿朝氣的群體而努力。

從6月份，公司倡導創建“誠信自律”班組活動以來，我與班組人員一同認真學習公司創建“誠信自律”班組的有關內容。經過學習和內部試運行，我認真編寫了硫酸廠生產工段一班“誠信自律”班組申報材料以及班組詳盡的規章制度，通過一年來不斷的學習、改進，我們從最開始的“毫無頭緒”到如今大家在工作和生活中都形成了自覺意識。同時我還肩負著對硫酸廠稿件的審核工作，為提高自己的寫作水平，搞好新聞寫作，我對公司局域網上刊登的文章進行深入學習，時刻了解公司工作動態，保證了硫酸廠新聞稿件的針對性、及時性和真實性。在廠領導的大力支持下，我堅持正確的宣傳原則，對在生產崗位中涌現出的典型事跡、安全生產、質量控制進行了宣傳報導，鼓舞了員工的士氣。多層次，全方位的展示了硫酸人的精神風貌和工作中取得的優秀成績，為硫酸廠宣傳報道盡了一份自己的力量，作為硫酸廠稿件負責人，我認真排版校對，在自己負責的范圍內避免稿件的失誤，因表現突出，我在宣傳報道中被評為“硫酸廠宣傳報道先進個人”。

7月1日，我通過應聘進入行政部檔案管理員工作崗位，主要負責公司檔案管理方面的工作。我非常珍惜與熱愛這份工作，入職以來，我一直希望呈現給大家一個真誠、理性、執著、堅毅的我。平時我認真做好公司檔案管理、存檔、借閱、復印等每一項工作。檔案管理工作比較瑣碎，我一直努力希望能在較短的時間內熟悉各項檔案管理的工作，在以后的工作中我會明確工作的程序、方向，在具體的工作中形成了一個清晰的工作思路，盡快令自己能夠順利開展工作并熟練圓滿地完成本職工作。今后我將努力改正我的缺點，發揚優點，再接再厲把工作做的更好。

總結一年的工作，盡管有了一定的進步，但在一些方面還存在著不足。比如有創造性的工作思路還不是很多，很多工作還不夠完善，這有待于在今后的工作中加以改進。在以后日子里，我將更加認真學習，努力使思想覺悟和工作效率全面進入一個新水平。

最后，誠摯的感謝部門領導和同事在工作中對我的幫助和關心，我將會在以后的工作中更加努力。發揮出自己的滿腔熱情,依靠自己的勤學苦練,在自己平凡的崗位上創造一個個不平凡的奇跡。為公司的再次騰飛貢獻自己的全部智慧和力量。

篇7

第二條會計從業人員職業道德檔案管理實行政府部門監管與社會公眾監督相結合、日常檢查與不定期抽查相結合，體現客觀公正、實事求是、注重實效的原則。

第三條區財政局負責本行政區域內的會計從業資格管理。授權區財政局財務會計管理中心具體負責本區會計從業人員職業道德檔案管理。對在本區國家機關以及在本區辦理稅務登記的社會團體、公司、企業、事業單位和其他組織（以下統稱單位）從事會計工作、持有會計從業資格證書的人員，實施會計從業人員職業道德檔案管理制度。

第四條區財政局財務會計管理中心應按《上海市會計從業資格管理實施辦法》第五章有關規定，如實及時記載、更新持證人員職業道德的相關信息，包括持有會計從業資格證書的人員（以下統稱持證人員）在會計從業方面受到表彰獎勵和處罰、處分的情況等。

第五條會計從業人員職業道德檔案中的信息來源：

（一）在區財政管理部門財政窗口持證人員登記的相關基礎信息和注冊、變更、調轉以及接受繼續教育情況；

（二）持證人員受到區級以上行政主管部門表彰獎勵情況；

（三）持證人員因違反會計法律、法規、規章和會計職業道德被區級以上行政執法部門處罰、處分的情況。

（四）其他獎勵與處罰情況由區各部委辦、各鎮、街道、莘莊工業區財政部門在年度終了后的一季度內報區財政局財務會計管理中心。

第六條職業道德檔案內容的記載：

（一）根據持證人員提供的區級以上行政主管部門出具的有關表彰獎勵證明，或區級以上行政執法部門對持證人員處罰的書面材料，由局財務會計管理中心負責受理并予以核查，經確認無誤后，作出職業道德檔案記錄決定，并告知當事人。

（二）財政窗口根據財務會計管理中心的決定，將信息情況在《上海市會計人員信息庫》中予以記載。

（三）區財政局財務會計管理中心應及時將記載情況匯總后報區財政局會計科備案。

第七條職業道德檔案記錄結果的使用：

（一）職業道德檔案中有獎勵記錄的，將優先推薦高一級會計人才的培訓；將作為上報高級會計師評審委員會申報高級會計師的業績推薦；將作為評選區級以上會計先進工作者的重要條件。

（二）職業道德檔案中有行政處罰或行政處分記錄的，區財政部門應按照會計法律、法規、規章和會計職業道德的有關條款規定，予以處理并向社會公告。

（三）以上記錄在使用中，如同時有獎勵和處罰、處分的，按末次記錄為準。

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【關鍵詞】 醫院管理  電子檔案  問題  對策

        隨著信息時代的高速發展，醫療技術及醫療相關信息技術也日新月異，醫院檔案的管理范圍也從以往的傳統的文書文檔發展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫院檔案管理中的新內容及新要求，如何提高醫院的電子文檔檔案管理質量，是醫院檔案管理中亟待解決的問題。加強檔案管理的現代化建設,是醫院檔案實行現代化管理的根本任務[1]。通過對電子文件管理存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。

        1  醫院電子檔案管理中存在的問題

        1.1  檔案管理職責不明確，管理線條多

        醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫院歷史的原因及醫院行業管理的要求，醫院的醫療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些x線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網絡辦公產生的電子資料檔案分屬于各個業務科室自己管理，電子病歷及一些醫療電子網絡信息則由信息科管理，在一個單位內形成了多部門管理的現狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現象。

        1.2  醫院電子檔案管理的意識和制度不健全

        有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學習多與專業技術有關，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不夠。同時，由于對醫院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。

        1.3  電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍

        由于醫院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統一和規范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現象，同時如何對電子檔案進行規范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現象較普遍。

        1.4  檔案管理人員素質有待提高

        由于醫療是一門專業性很強的專業，目前醫院的檔案管理人員在文化程度、醫療技術知識、醫療管理流程、電子信息技術、檔案專業知識等方面均有待提高，在醫療人才培養中，多重視醫療技術人員素質方面的提高，對檔案管理人員的素質提高的意識不夠，投入不足，導致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。

        1.5  檔案管理硬件不能滿足要求

        醫院的電子檔案管理涉及科室面廣，計算機在醫院已廣泛應用，部分科室已經實現聯網，但全院網絡統一規范管理還有待完善，相應的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計算機及網絡技術相對較少，導致電子檔案管理往往不能滿足要求。

        2  提高醫院電子檔案管理的對策

        2.1  建立完善醫院的檔案管理網絡

        醫院檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數據庫無紙化創造契機[2]。建立健全醫院檔案管理的醫院、檔案室、科室三級管理網絡是醫院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網絡的建立，明確醫院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于統一領導、統一機構、統一制度、統一操作、統一保管，有利于組織監督各相關部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責；有利于電子檔案保管的安全、完整和規范，同時有利于通過網絡實現多元化信息資源的共享及權限的統一規劃。

        醫院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責醫院病案統計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統一管理，并對本單位的檔案工作進行監督、指導和檢查。二個部門職責明確，互相配合，共同協作。

        2.2  制定相應的電子檔案管理制度

        要做好醫療電子檔案的管理工作，制度建設的重要環節，醫院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫療電子檔案的動態管理制度，使醫院的電子檔案管理按規范化的流程進行管理。

        2.3  加強培訓，提高認識

        檔案管理人員應當學習和了解醫療活動的規律、工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫學管理等知識。特別是對于數字化醫療信息手段、數字化設備、數字化醫療管理、網絡管理安全等技術的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認識,要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整[3]。相關人員應當學習檔案管理的法律法規、規章制度及本單位的檔案管理規定，提高對檔案管理知識的認識及理解。

        2.4  加大檔案管理的投入

        電子檔案管理的好壞，關系到醫療安全及檔案信息的完整，也是醫院教學、科研的需要，最終達到檔案能夠得到充分利用的目的。醫院應當重視對檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優越的計算機、軟件，刻錄儀器及選擇科學的存貯方式。還要配置高性能的保障網絡安全的軟件，如防火墻技術、數據加密技術等，保障電子檔案的正常、有序運行。

        隨著科學技術及信息技術的不斷進步和發展，醫院檔案的管理也出現了許多新的變化，醫院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創新等方面不斷改進，緊跟時代的步伐，檔案管理人員也要不斷學習，不斷提高自己，不斷以創新的精神去改進工作，以滿足醫院對檔案管理不斷提高的需要，為醫院的檔案管理事業做出貢獻。 

參 考 文 獻

[1] 蔣莉君.談醫院檔案管理.西部醫學.2008(20)02：444-445.

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關鍵詞：醫院檔案 醫院信息管理 管理制度

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）04-0051-01

前言：醫院的檔案信息管理，記錄著醫院的重要數據和醫療信息。因此，醫院的檔案信息管理越來越受到醫院管理層是的高度重視，隨著醫療衛生領域的技術逐步提高，醫院的管理力度不斷加大，對醫院的檔案信息管理也提出了新的要求。醫院的檔案信息管理應結合醫院的實際情況，有針對性地進行改革和完善。以此來推動檔案管理工作的發展，從而更好的服務一醫院的各項工作。文章從以下幾個方面，針對醫院的檔案信息管理的改進措施，進行了深入的探討。

一、醫院檔案概述

醫院檔案，顧名思義，值得是為醫院服務的醫療文件材料、醫院建設發展的歷史資料，醫院檔案是醫院在進行醫療活動中形成的各種文獻。例如，醫療工作記錄表、圖表、音頻記錄、視頻影像等資料。這些信息資料記錄了醫院發展過程中的成熟醫療案例，在以后的醫療活動中，具有重要的指引作用。醫療的進步是經過漫長一段時間的實踐來實現的，醫療科學的發展方向是不斷創新，醫院檔案是醫院的寶貴財富。其能夠對醫療活動后期的學術亞牛和法律糾紛等方面提供資料，發揮出良好的指導作用[1]。

根據現今時代的醫院發展趨勢，加強醫院檔案管理，發揮出重要的作用，是現今醫院管理層組關注的話題。因此。當下應以新醫學的發展為目標，研究醫院的發展特點，加強醫院的檔案管理，使醫院檔案的管理信息化和規范化。

二、醫院檔案管理現狀

隨著新醫改的推進，醫院檔案管理在發展和建設中，存在著一些不足，在醫院的檔案管理中，主要存在以下問題：

1.醫院檔案管理制度有缺陷

在很多醫院當中，醫院的管理層大多數都是醫學界的知名專家，在醫學界的成就令人矚目，大師對于醫院的管理經驗較少，導致很多醫院的管理者只注重特殊的醫學研究和患者病情的探討，忽視了檔案管理的工作。很少把精力和實踐放在檔案管理工作中，對檔案管理的制度制定更為隨便。現今的很多檔案管理的制度較為泛泛，沒有從實際的角度出發，來制定相應的檔案管理制度。醫院檔案管理工作的不完善，阻礙醫院檔案的管理工作。目前的醫院檔案主要分為兩大部分：其一是行政方面，這方面包括額人事、財務、醫療設施、醫藥等綜合性的信息資料。其二是醫院各個科室自己保管的檔案資料，這方面包括了患者的病例和處方等。這種分散型的檔案信息，不利于醫院檔案管理工作的進行。影響了醫院醫療信息的整合。同時還阻礙了醫院科研成活的獲得[2]。

2.醫院檔案管理工作人員綜合素質較低

現今，大多數的醫院關于患者的病歷、相關有研究意義的資料都在醫院的個股科室中保存，醫院很少有專門的機構來對這些書籍信息進行收集和統一管理，及時安排了醫院檔案管理的管理人員也都是從各個科室調出來，進行重新調配的人員任用模式。導致了醫院檔案管理人員的管理能力較差，沒有專業的業務能力。

3.醫院檔案管理安全性較低

前文中介紹了醫院檔案管理的管理模式，主要是由醫院各個科室進行自行保管，這就很難保證醫院檔案管理的安全性。現今，醫院檔案管理不安全的主要有體現在兩個方面。其一是，不合理的管理模式導致檔案丟失。在大多數醫院的檔案管理中，患者的第一手病情分析檔案都存放在醫院的各個部門中，時間較為久遠的病歷很容易丟失對醫生的翻閱和研究不利。其二是，很做到患者病情的隱私的保密工作。基于醫院管理檔案的模式不規范，對患者的病歷保護工作不健全，以至于患者的病歷和隱私容易暴露[3]。

三、新醫改下醫院檔案管理的改進措施

1.完善醫院檔案管理制度

要完善醫院檔案管理的制度，首先要提高醫院對醫院檔案管理的意識。因此，要加強對檔案管理意義和作用的宣傳力度，使醫院的檔案管理人員和管理層，充分認識到醫院檔案管理的重要性。作為醫院的管理層，在鉆研醫學的同時，也要注重醫院的檔案管理工作，并將檔案管理工作納入醫院管理工作中，完善醫院檔案管理的制度，方面醫院檔案管理人員的管理和執行工作。

2.提高醫院檔案管理工作人員業務能力

要提高院檔案管理工作人員業務能力，要加強其對檔案管理意義和作用的了解，醫院的檔案管理人員要充分認識到醫院檔案管理的重要性。要根據檔案管理的制度嚴格執行。醫院也要對檔案管理工作人員，進行繼續教育的工作，并制定出獎勵和懲罰制度，從而提高檔案管理工作人員業務能力。

3.提高院檔案管理安全性

隨著隨著科學技術的不斷發展，計算機技術的更新日新月異。人們的生活、工作和學習已經離不開高科技技術帶來的便捷。計算機管理軟件，不僅能高效敵對數據信息進行處理和存儲，同時還具有較強的安全性。所以，計算機技術被社會各個領域廣泛地應用。在進行醫院檔案管理中，利用計算機先進的管理軟件，不僅能為檔案管理工作人員節省工作時間，提高工作效率，非檔案管理工作帶來便捷，同時還增強了醫院檔案的安全性[4]。

結論：醫院的檔案管理，對醫院在學術方面、醫院管理方面都有重要的作用，屬于醫院整體管理的一部分。但是，由于檔案管理不屬于醫療學術范疇，致使其不受醫院領導的重視，在檔案管理制度中存在一些問題。文章通過對目前醫院檔案管理的現狀進行分析，提出了相應的解決方案。望本文的分析和研究，為醫院檔案管理做出貢獻。

參考文獻

[1]李燕麗.新醫改下醫院檔案管理的改進策略探析[J].辦公室業務，2012，03（77）：94.

[2]鄭玲玲，潘慧.新醫改下如何提高醫院檔案管理有效性[J].辦公室業務，2014，01（19）：91-92.

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【關鍵詞】創新；管理；檔案；信息化

前言

經濟的發展帶動了科技的發展，加快了學校的行政改革，學校為了更好的生存下去，更好的發展下去，應該建立一個比較民主、科學的體制。學校的高效運行與檔案的科學有效管理有著十分密切的聯系。所以學校應該高度重視檔案管理的創新。為了便于事業單位的評價，使自身的檔案制度更加科學更加規范，進而提高檔案管理的效率。

1.檔案管理現狀

學校的檔案管理現狀不容樂觀，在很大程度上阻礙了學校的發展，而且影響了學校在社會和經濟中起的作用。

1.1不平衡的重視程度

學校對檔案管理的重視度不高，不同的機構對檔案管理的重視程度不同，嚴重的時候，有些學校完全忽視了學校的檔案管理，不能保證檔案歸檔的時間、需要的資金、人力、財力，而且不能起到很好的監督作用。目前來說，有些學校逐步將檔案管理作為本單位的工作計劃，而且安排了相應的人員去付諸實施，然而在實際工作中，檔案管理的機制還是存在很多問題的。

1.2較差的保管條件

由于檔案管理剛剛引起相關部門的重視，有的學校的檔案管理成了擺放任何東西的儲存室，而且檔案管理的基礎設施不完善，n案管理基礎設施存在很大的漏洞，嚴重損壞了部分檔案。

2.檔案管理的創新

2.1健全制度

學校的檔案管理制度應該有所完善，所以在建立時應該遵循相應的原則。首先，檔案管理的相關制度的建立應該遵循科學性和合理性的原則，建立的制度應該從自身單位的實際情況出發，滿足自身單位的檔案管理特點，進而更好的進行本單位的檔案管理的相關工作。第二，學校檔案管理制度應該秉承實用簡明的原則，管理制度的建立應該將可操作性作為最終的目標，進而使得檔案管理制度能夠更好的發揮其規范和指導性的作用。其次，檔案管理制度的建立應該能夠約束教師也能夠約束領導，這種雙向的約束性可以較好的發揮檔案管理制度的管理性，學校中領導起著引導和榜樣的作用，可以促進檔案制度的實施。最后，檔案管理制度的建立中應該將嚴肅性作為原則。為了更好的執行檔案管理制度，在檔案管理的執行中應該將其權威性作為制度的最重要的原則，在制度的施行過程中，應該做到獎罰分明。

2.2加強組織領導

學校要提高對檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程，首先要建立檔案管理工作的領導機構，定期對檔案管理工作進行檢查和指導、督促；其次要結合本單位檔案管理工作實際，建立起檔案管理達標升級考核機制，對檔案工作實行定性、定量考核，可按照分級分類指導的原則，通過等級升降來實施動態管理；同時應參考國家檔案建設的有關標準，建立和完善質量管理體系，結合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項工作的質量評價標準，并積極組織實施，從而推進檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

2.3開展現代化和信息化建設，提高檔案利用效率

實現檔案管理現代化，是檔案服務于學校制度改革與發展的需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，學校檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確、及時地傳輸信息；其次，要對檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現檔案紙質與數據格式并存；其三，要充分利用計算機網絡技術來進行檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的檔案信息服務，以實現檔案信息資源的有效共享。

2.4增強檔案人員綜合素質

檔案管理人員必須具備良好的檔案管理現代化技術，能夠認真的進行檔案信息的分析及其研究，進行檔案信息服務層次的提升，保證其檔案信息服務及其咨詢環節的協調。這就需要檔案管理人員做好相關的工作，保證其不斷的學習，上級檔案管理人員要進行相關條件的提供。采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群和梯隊型人才結構。作為檔案管理工作者，應看到自身素質與新形勢對檔案工作需要的差距，以時不我待的精神狀態抓緊自身的學習提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案管理人員必須轉變觀念，改變傳統的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息時展的要求，為經濟建設和社會發展服務。