檔案管理計劃方案范文
時間：2023-04-13 08:16:23
導語：如何才能寫好一篇檔案管理計劃方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。
篇1
關鍵詞： 兒童免疫預防接種檔案;微機化管理
自1978年兒童預防接種實行計劃免疫以來,兒童預防接種證和接種卡等檔案管理工作一直沿用手工抄寫,免疫程序全部由人工推算,各種接種數據報表手工統計分析,手續繁雜,人為影響較大。雖然在工作中不斷改進，但仍不能避免筆下誤、預約時間推算錯誤、報表數據不準確、流動人口管理難等問題。
兒童接種檔案微機化管理，是疾病控制信息化建設的基礎。通過刷卡自動計算兒童接種疫苗的免疫程序，自動記錄接種信息，各種報表由電腦自動生成，改變手工管理模式，具有操作快捷、信息準確、管理高效、程序符合率高的特點，能提高接種率，降低傳染病的發病率，大大縮短兒童家長接種時的等待時間等，具有極大的經濟效益和社會效益[1]。
1 軟件介紹
基層金苗卡系統的主要功能有：(1)為兒童建卡，對新建和遷入遷出兒童進行管理。兒童的基本情況信息包括出生日期、性別、體重、居住地、出生情況、過敏史，父母的姓名、單位、聯系電話、是否乙肝攜帶等。(2)對兒童進行接種登記管理，對接種疫苗情況記錄。包括接種日期、疫苗名稱、批號、生產廠家、費用、接種者等。(3)生物制品管理：包括疫苗出庫、入庫及庫存的數量、日期、批號、生產單位、規格等信息。(4)轄區人口及行政區劃管理情況。(5)各類報表的生成與統計。(6)各類數據的查詢。
2004年7月我們將沈蘇公司的基層金苗卡系統，在全省率先首次應用到龍口市防疫站、中醫院、龍口二院的預防接種門診，并在實踐中逐步探索、研究怎樣利用計算機的強大功能，更加完善方便快捷地完成兒童接種記錄的所有過程。經過一年的運行，我們在省內率先將微機化管理的工作推廣使用到全市所有的預防接種門診，在全省內率先實現了全市3周歲以內兒童接種個案電子化，免疫預防檔案微機化管理，替代了延用近30年的手工操作，解決了手工時代的各種難題，使我市的計劃免疫管理工作處于國內領先水平。
2 具體做法
2.1 實施微機化管理前的準備工作 (1)任何一項新技術、新工作的開展，都離不開政府的重視和領導支持。所以就這項技術的優越性、可行性、緊迫性與政府部門各級領導、各鎮醫院院長進行了良好的溝通，各級政府給予政策、財政等各方面的支持，使這項工作能順利進行。(2)制訂詳細、可行的方案。我們在全省內，率先對微機化管理在兒童預防接種工作中應用的可行性，進行了大量的調查研究，根據本市的經濟基礎和現有的各預防接種門診的條件，制定了詳細的工作方案，決定先小面積試點，積累一定經驗后，再在全市進行推廣應用。(3)加大宣傳力度，廣度。充分利用廣播、電視、報紙等新聞媒介，宣傳兒童電子接種證的好處，兒童接種檔案微機化管理的優越性，取得兒童家長的配合。
2.2 實施階段
2.2.1 物資配備 首先各預防接種門診要配備一臺512M以上的微機、針式打印機、UPS、U盤，讀卡器由防疫站統一配發。
2.2.2 人員安排及培訓 為了保證微機化管理工作的順利進行，要求微機操作員年齡在45歲以下，高中以上學歷，具有一定的電腦操作水平。培訓采取集中培訓的方式，時間2天。有個別不會的再強化培訓，務必達到所有人員回去后都能開展工作。
2.2.3 總結經驗試點先行 首先在計劃免疫工作較好的防疫站、中醫院、二院三個預防接種門診開展此項工作。第一步首先進行計算機的系統維護，錄入各單位的各項基本數據，例如單位編碼、接種周期、行政村名稱、人口資料等。每個預防接種門診都有一個全國唯一的用戶編碼。然后利用2004年12月和2005年1月強化服苗的有利時機，將前來服苗的2000年以后出生兒童的接種證全部收到接種門診，利用周末和夜間，采取歇人不歇機的辦法，1個月內將所有兒童的有關信息全部錄入微機。包括兒童的姓名、性別、出生日期、家庭住址、家長姓名、聯系電話等基本情況，以及所有的以往的疫苗接種記錄、過敏史。之所以用接種證作為錄入電腦的本底資料，是因為在實際工作中，接種證的信息記錄更加真實可靠。錄入完畢后，為每名兒童發放了電子接種證，這個電子接種證就保存著該兒童的全部預防接種信息。每名兒童在電腦里有一個唯一的地址，這樣兒童接種數據實時上傳時，就不會造成混亂。
2.2.4 刷卡接種 2005年2月份開始，在全省率先使用了兒童預防接種信息卡。在接種日兒童家長開始用信息卡到預防接種門診為兒童進行疫苗接種，用信息卡記錄了所接種疫苗的接種日期、種類、批號等所有的相關信息，并自動進行下次接種時間預約，達到了方便、快捷、高效、準確無誤，使兒童家長體會到了現代化管理的優越性，得到了各級領導和兒童家長的好評。
2.2.5 試點成功，全市推行 2006年，在試點成功的基礎上，在全省內率先實現了以一個市為單位，所有預防接種門診，全部實行了兒童接種信息化管理。目前，在全市范圍內，兒童攜帶著電子接種證，在所有的預防接種門診，都可以進行接種，而絕不會出現人為的計算錯誤，或漏登、漏記現象。
3 效果
3.1 提高了工作質量
3.1.1 卡證符合率顯著提高 兒童接種微機化管理，減少了手工抄寫時登記大卡、小證的筆下誤。2006年年終工作檢查時，對全市19處接種門診的120名兒童進行了卡證符合率調查，結果發現，卡證符合率由未使用微機前2003年的72%提高到現在的98%。
3.1.2 兒童接種的免疫程序準確無誤 由于各種疫苗的免疫程序，均由電腦控制，避免了人工推算免疫程序所導致的時間誤差。
3.1.3 對流動兒童管理更加有效 減少了流動兒童因流動性大，接種記錄不全而導致的錯種、漏種、重復接種現象的發生。全國兒童預防接種信息聯網后，對于到外地暫時居住而又忘記帶信息卡和接種證的兒童，可以在數據庫里查詢后，給予補發接種證，既能使兒童及時接種疫苗，又不用家長回家取接種證，減少了兒童家長因此而產生的誤工費用和往返的旅程費用。
3.1.4 接種率報表更快捷、準確 實行微機化管理后，各種接種統計報表由電腦自動生成，報表時間由過去的1天時間，減少為現在的5min，并且絕無差錯。
3.2 提高了工作效率
篇2
關鍵詞：房產檔案；信息化；查詢；網絡化；措施
引言
房屋檔案信息化管理是現代檔案管理發展的必然趨勢，其能夠有效提高效率，而且可以為房產糾紛仲裁、房產交易、史跡考證、權屬登記等提供重要的依據，城市的房屋檔案信息化管理對決策者和管理者而言是至關至要的，其在不斷地建設過程中，盡管取得了較大的成就，但仍會面臨較多的問題沒有解決，就比如檔案信息的采集系統、人員素質等問題，這些對房屋檔案信息化管理建設都產生了阻礙。成為房屋檔案信息化建設者們亟待解決的問題。
1房產檔案信息化管理特點
房產檔案信息化管理是利用計算機技術、掃描技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術，通過文字、圖形、圖像等形式，把各種房產檔案資源轉化為數字化電子檔案信息，以電子信息形式存儲，網絡化的形式聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序的檔案信息系統，及時有效進行管理、提供利用，實施資源共享。
隨著房產檔案信息化管理的深入，計算機在房產檔案管理領域的普及應用，使得信息能夠隨時隨地獲得，這大大提高了檔案管理的效率，也使房產檔案信息化管理優越于一般的檔案管理，具有自己的特色：
1.1檔案資料存儲的數字化
房產檔案信息化管理就是要使各種房產資源轉化成數字化電子信息，這些信息能夠直接被計算機的程序識別和讀取。大量的資料在經過整合處理之后，形成相關的信息數據庫，建立信息管理系統，對這些信息進行收集、分類、整理、存儲，這樣在需要信息的時候可以方便、及時的查閱到。
1.2檔案信息傳輸的網絡化
房產檔案信息化的核心就是利用計算機網絡進行信息傳遞和交流。通過借助互聯網的平臺，房產檔案信息可以在世界各地進行異地傳輸，隨時隨地都可以查閱到你所需要的信息，有利于房產管理部門、房產開發商、需求者之間更好地交流，房產檔案的價值也能得到充分發揮。
1.3查詢應用智能化
由于房產檔案信息存儲都是數字化，這使得檔案信息網上檢索智能化，瀏覽快捷方便，這樣節省了很多人力物力。
2房產檔案信息化管理存在的問題
2.1房屋檔案管理信息化建設資金短缺。
眾所周知，房屋信息化建設并不是一朝一夕就可以完成的過程，其需要對軟件進行開發，對硬件進行購買，由于資金不足，致使很多地方在房屋檔案信息化建設中受到嚴重的阻礙，從而信息化程度低下，網絡速度慢，信息不暢通，軟件無法跟上時代的步伐，仍停留在依靠手工進行房屋檔案信息的查閱工作。
2.2缺乏先進的房產檔案管理理念
長期以來，某些房產檔案管理部門的工作人員形成了一定的思維定勢，這種定勢具有較強的慣性，很難在短期內真正改變。觀念的滯后，必然導致行動上的消極懈怠，這樣導致信息化建設的許多工作完成不力，影響信息的完整性和可靠性。
2.3檔案管理員專業素質不高
房產檔案管理工作者的素質，是房產檔案信息化建設的關鍵因素。但目前，房產檔案管理員專業素質水平差異比較大，許多地方的房產檔案管理人員整體素養偏低，尤其是對現代信息技術了解甚少，而且學習能力和學習積極性、主動性不高，缺乏開拓進取的精神，滿足于現狀，業務水平、組織管理能力等方面都比較欠缺。
2.4技術手段落后
目前許多房產檔案管理部門無論是信息化基礎設施建設、應用水平，還是對互聯網的認識程度、參與程度等都遠低于其它行業。多數房產部門的工作方式基本上是接收移交檔案，目立卷、存出入庫、查閱調卷。辦公電腦的應用主要還是在文字處理、財務管理等數據處理方面，管理介質大多數仍為紙質檔案，光盤技術和機讀方式等信息化手段雖已有運用，但十分有限，數據庫的功能和水平與當今信息傳輸技術和房產檔案應用的要求相差比較遠。
2.5檔案檢索效率不高
檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。目前，傳統的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量就會越高。
3加強房產檔案信息化管理的措施
3.1加大房屋檔案管理信息化資金的投入。
房屋檔案信息化管理建設是一個需要大量花費的長期系統工程，由于受到資金制約，便無法有創新和突破。為此，可以采用多渠道籌集資金的方式來加大資金的投入力度，具體的籌措可以通過銀行加單位加財政支持，也可以對房屋檔案管理信息化建設資金納入各地方財政預算之中，實現專款專用，使得信息化發展得到資金保障，最后可以對房地產商征收房屋檔案信息化建設專項資金。
3.2提高房產檔案管理人員的專業技能和素質
提高房產檔案管理工作者的素質，是加速房產檔案信息化建設步伐、推動檔案事業發展的關鍵。房產檔案管理人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高自身素質，增強對信息的概念、作用和檔案信息化的重要意義的認識，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作。加強檔案管理人員的業務培訓，尤其是信息化素養的培訓。幫助他們樹立改革意識、科技意識、競爭意識、創新意識等一系列全新的觀念。
在房產檔案管理工作隊伍建設中應當引入競爭激勵機制，改變在檔案管理部門長期存在的“鐵飯碗”現象，積極推行全員聘任合同制，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清醒地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，從而激發每個人的工作活力和開拓創新精神，最大限度地發揮個人潛力，使房產檔案管理工作出現充滿生機活力的新局面。
3.3完善房產檔案管理的技術系統
房產檔案管理的技術系統主要包括信息歸集系統、信息檢索系統、檔案咨詢系統、數據分析系統和信息安全系統等。信息歸集系統是全面、準確地收集房屋產權的靜態與動態信息，形成房產檔案數據庫的工作系統。完善信息歸集系統主要要做到兩點，一是要保證信息資料的準確性和全面性，二是要及時更新數據庫存的信息，保證房產檔案信息與房屋產權變動情況同步。
信息檢索系統是房產檔案輸出和利用的系統，建立房產數字檔案的目的主要就是檢索方便，利用和管理方便。要充分利用計算機技術的優勢，建立一個多功能、多角度、方便、快捷的檢索系統，在數據庫存可以將房屋地址、產權人姓名、房屋面積、交易時g、產權狀況等與房屋產權管理相關的每一個要素作為檢索條件，并建立多級檢索系統，從而提供方便、快捷的檢索服務。數據分析系統是發揮房產檔案管理的政策咨詢功能的一個系統。因為房產檔案信息不僅要滿足房屋產權交易和咨詢的需要，而且也應該為政府職能部門進行宏觀調控提供科學的決策依據，所以必須建立完整的房產檔案數據分析系統，以便對房產檔案信息進行多角度、多方面的分析、整理和利用，從而為政府適當運用宏觀調控手段，調整房地產市場的結構、保證房地產市場的平衡，保證房地產市場健康發展提供準確、科學的決策信息。
信息安全系統是保證房屋產權信息完整保存，不被損壞或丟失，不被非法篡改和利用的保障系統。數字檔案的安全保存存在許多技術上的問題。房產檔案管理部門應充分研究房產數字檔案保存可能存在的諸多危險因素，做到防微杜漸，并做好充分的技術保障。
3.4完善房產數字檔案管理的法律與制度
近年來，隨著經濟建設的發展和廣大人民群眾法制觀念的不斷增強，涉及到房產方面的民事案件和刑事案件不斷增多。現有的檔案法律法規和有關制度，一方面存在對新興的數字檔案管理的適應性問題，同時檔案管理事業的發展日新月異，不斷地提出法律和制度方面的要求，因而關于房產檔案管理工作的法律和制度建設問題擺在我們面前。房產數字檔案資料是由產權人提供的歷史記錄和依據，既具有私人權益屬性，又屬于社會財富。所以在查閱、利用方面時常出現一些矛盾和沖突，為此，在查閱、利用房產數字檔案問題上，應盡快建立健全相關法律依據和規章制度，在完善管理措施的基礎上，把檔案用活，最大限度地發揮房產檔案的社會效益和經濟效益。
篇3
關鍵詞：計劃生育檔案；數字化管理；問題；方法
中圖分類號：G718文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2013）09-0298-01
1.堅持發展計劃生育檔案管理數字化道路的意義
1.1符合檔案信息化管理的要求。為了讓檔案信息化跟隨時代步伐，在其管理過程中需要融入數字化、網絡化等高效的管理手段。使檔案信息網絡化可以讓計劃生育檔案工作開辟出更為便捷的路線，并把該工作推向了一個更加嶄新的高度，讓整個計劃生育過程可以保持一個良性的循環模式。檔案數字管理化可以讓工作人員用更加理智、方便、合理的態度規劃流程，具體表現在檔案的歸檔、保存和查詢等方面。
1.2計劃生育檔案信息數字化是未來發展的必然結果。未來信息數字化會大量應用于計生管理當中，輔助計劃生育工作，可以查詢和建立該地區內全部的群眾檔案和戶籍檔案，計算機網絡化管理的不斷成熟，在計生檔案管理過程中創建一個高科技的工作環境，并以這種方式不斷發展和壯大，最終面向全社會普及。
2.在計劃生育檔案管理中應用數字化和網絡化存在的問題
2.1在輔助管理中存在不足。針對現如今以計算機為主要管理模式的計劃生育檔案工作而言，主要是在傳統人工操作的基礎上，很多管理模式并沒有根本性改變，而是繼續沿用以往的管理模式，這是制約我國計劃生育檔案管理的首要原因，我們應該以檔案信息管理為主要的管理模式，將其視為核心內容。制約我國計生檔案發展的原因在于，長時間發展以來工作對象的改變，從原有的以紙張的書寫形式的對象轉變成使用計算機保存檔案信息，兩者之間發展過于迅速，不能及時有效地進行調節。
2.2在計生檔案網絡化建設過程中存在不足
2.2.1管理機制過于分散。在對計劃生育檔案管理人員進行管理的過程中缺乏統一性，沒有固定的管理機構作出相應的控制手段，很多工作人員在沒有經過專業技能培訓就直接走向工作崗位，檔案收集意識和理念比較弱，沒有給予檔案管理足夠的重視，對檔案需要的日常材料不能進行妥善處理，例如：檔案處理的整個過程，包括收集、整理、歸檔以及收集等。
2.2.2檔案標準化管理水平低下。現在我國計劃生育標準化管理水平較低，并且各個部門之間聯系甚少，制約了管理水平的提高。很多檔案管理人員沒有成熟的職業技能，并不是該專業出身，同樣導致了計劃生育檔案管理表面生硬、內部不細膩的情況發生，很容易造成工作當中的失誤，而且面對大量的檔案信息資料，很容易出現內容不清、相互混淆等惡劣事態。
2.2.3計生檔案管理中數據庫建設滯后影響檔案網絡化發展。計生檔案管理經過快速的發展，我國很多地區的計劃生育管理部門都建立了規模大小不同的數據庫，但是缺少針對數據庫進行應用和管理的專屬軟件，在檔案管理過程中依然面臨很多問題，在查閱檔案信息的時候，還是要使用人工查找的方式，在很大程度上降低了工作效率。
3.建立現代化計劃生育檔案管理的方法
3.1數據管理先進化。檔案管理本質上是對人員信息數據的管理，不斷推進檔案信息化管理，并找尋與之相符合的程序和工作方式，使其不斷完善、科學和規范。我們可以通過網絡化手段將分散的計算機相互連接起來，使其以不同的功能職責進行分類，實現既分散又統一的系統處理方式，最終實現整體的應用合并。
3.2效率的工作方式。隨著人口的不斷增長，檔案信息量也在逐漸增加，應該通過計算機管理，將信息資料以重要性、價值、使用程度等情況不同進行統一的管理和整理，提高工作效率的工作方式基本分為以下三方面：首先針對開放性的檔案和使用幾率較大的檔案進行優先處理，以此來提高檔案管理的工作效率；另外檔案管理過程中也可以根據案卷類型不同，通過檔案的中心內容和潛在特征將其著錄，不但可以減少著錄和錄入的條目，而且更加節約了時間、人力、物力和財力，大大提高了工作效率；還有對于那些有較高案卷基礎的檔案，在著錄的過程中，可以在全引目錄中進行分類標引，對于具有特殊意義和形式的檔案，可以通過姓名、地址和時間等直接錄入到計算機當中，之后作出相應的分類號。保證所有的錄入過程都可以使用原有的檔案目錄，這樣可以相應的減少著錄過程中，提高了整體著錄效率。
3.3不斷提高工作人員專業素質。在計生檔案管理過程中，工作人員的整體素質和職業技能直接影響到工作質量。計生檔案管理人員應該不斷學習和掌握專業的檔案管理知識，在提高工作效率的基礎上追求高質量，對計生檔案進行科學化的管理。現代化的計生檔案管理要求工作人員具備扎實的計算機技術，可以熟練地使用計算機進行信息數據的錄入、數據庫的維護和管理、網絡管理能力等。
3.4要求工作人員具有認真的工作態度。計劃生育政策需要長時間的發展，因此其檔案管理也需要持續性和細致性，從對材料的收集、整理、歸檔和保存使用，每一個內容都需要認真仔細的工作態度，在其中任何一個環節發生錯誤都會引起連鎖反應，對計生檔案管理工作帶來不便。
4.結束語
綜上所述，計劃生育檔案管理數字化是檔案管理未來發展的必經之路，也是解決大量信息資料快速增長所帶來問題的首要方式，在面對諸多不足的情況下，如何加強對計劃生育檔案管理是每一個管理部門和領導需要關注的事情，在科學、合理的解決辦法之下，讓我國計劃生育檔案管理走向一個新的高度，加快我國經濟建設，沿著可持續化發展道路快速前行。
參考文獻
[1]李阿雪.計算機對計劃生育檔案的管理[J].企業家天地，2007，10：214-215.
篇4
一、基層疾病預防控制中心檔案的管理現狀
（一）信息化與硬件的建設投入力度不夠。基層疾控中心不重視檔案管理，即便對辦公條件進行改善，但是對于檔案管理投入的資金比較少。相關資料中顯示，在基層的疾控中心中各種檔案管理設施不夠普及，即便部分已經添置計算機設施，但是沒有充分利用檔案的信息資源，還有不少疾控中心的檔案處在人工檢索與手工抄寫階段，不會通過計算機管理，嚴重影響了檔案管理的效率。
（二）檔案管理人員整體素質與積極性欠缺。在很多疾控中心的管理工作當中，由于檔案管理工作沒有得到足夠的重視，再加上檔案管理的工作很難做出成績。而且檔案管理工作的人員在疾控中心的地位不明確，這在某種程度上會導致檔案管理工作受到影響。另外，還要長時間面對這種枯燥乏味，單調繁瑣的工作。因此，檔案管理的工作人員沒有發現任何實現自身價值的機會，長此以往，難免會消極怠工，不能調動自己工作的積極性。
此外，由于疾控中心對管理檔案的工作沒有引起足夠的重視，所以在配備管理人員上，疾控中心會把一些沒有技術特長以及文化程度不高的人放在檔案管理的工作崗位上。但是在實際的工作中，檔案管理非常復雜且繁瑣、任務龐大。特別是在新的形勢下，要求信息化管理檔案，這就需要檔案管理工作人員要具備一定的技術以及專長，并且在工作中要吃苦耐勞。但是從實際情況來看，現在很多檔案管理人員沒有足夠的條件，很難勝任管理檔案的工作。
（三）檔案管理的制度不夠完善。很多疾控中心沒有建立完善的管理制度，因此管理起來就不夠規范和系統。而且，在疾控中心，檔案管理部門不能夠及時收集、整理以及歸檔各個科室的檔案。因此，檔案遍布各個科室，而這樣也使得檔案得不到充分利用，不能將應有的作用發揮出來。另外，由于沒有規范化管理收集的檔案，所以需要很多的人力進行查找，這在一定程度上，使得檔案的使用效率受到了影響。
二、基層疾控中心檔案現代化管理的主要方式
（一）提升檔案管理者技術水平與業務素質。在建設檔案的現代化管理體系時，需要重視管理人員素質建設，換句話說，基層的疾控中心應該對人才結構進行改善，聘任懂檔案管理又會應用計算機技術的人才，還要送到專業的培訓班與高等院校進行學習，提高其專業能力。并且檔案管理人員需要對自身觀念進行轉變，樹立現代信息化的意識，不斷學習信息化的技術，合理應用信息化的平臺，進而提升檔案管理的工作質量與效率。
（二）落實電子檔案管理。在進行電子檔案管理時，需要確保電子檔案與電子文件間安全性、真實性、有效性與完整性，在電子文件歸檔、形成、整理、收集與鑒定以后，需要形成電子檔案管理，達到全程管理的效果。并且基層的疾控中心需要把檔案館電子檔案的管理辦法作為參考，對電子文件檢測數據、歸檔的時間、數據的類型以及技術環境等進行處理，構建電子檔案的管理數據庫，以便檔案管理的工作更好地進行。
（三）擬制現代化的管理機制。現代化的檔案管理屬于新型管理的模式，若想實現現代化的檔案管理，疾控中心需要按照《衛生檔案管理暫行規定》規定與《檔案法》法律法規，同時與疾病預防與控制工作相結合，制定現代化檔案管理的制度，確保檔案信息安全性和真實性。
（四）增加網絡建設與軟硬件研發投入。為了實現檔案管理現代化，疾控中心需要強化基礎設施的建設，應用路由器、掃描儀和交換機等組成互聯網安全軟件。還要投入與研發疾控中心的檔案管理軟件，把既有檔案信息的數據轉到信息平臺上應用，同時合理應用互聯網技術進行檔案信息檢索，確保信息數據檢索的及時性與有效性。
篇5
關鍵詞：信息化技術；檔案管理；影響；建議
21世紀是知識的時代，同時也是信息技術迅猛發展的時代。信息技術的理念已深入人心，并被廣泛應用在生活的各個方面，對人們的生活、工作帶來了深刻的影響。信息技術這股熱風也席卷了房產檔案管理，因此，本文就探析信息技術對房產檔案管理造成的影響。
1 房產檔案管理現狀
1.1 抵御風險能力不強
房產管理的相關部門對房產檔案抵御風險的能力不強的問題具有一定的認識，也采取了相關預防措施，但是，當遇到不可抗力因素時，像大型自然災害等，其抵御風險的能力較低。
1.2 不能及時發現存在的問題
在實際的房產檔案管理過程中，管理人員往往滿足不了房產檔案管理的需要，發現不了檔案存在的問題，對于不符合要求的資料直接混入檔案中，為后期查看資料帶來困難。
1.3 檔案收集不齊全
近年來，隨著經濟的大發展，房產行業得到了迅速發展，房產活動越來越多，相應的就產生了大量的房產資料；檔案的存在形式比較單一，缺乏圖片、照片等資料，除了紙質資料外，像錄音、錄像等資料欠缺，載體不豐富，導致產權的內容缺乏完整性。
房產檔案作為房產權屬登記管理工作的重要依據，它對房產、經濟的發展具有重要作用。近年來，隨著城市化建設的發展，房產管理部門的業務和檔案量迅速上升，傳統的工作方法已不能滿足新的發展需要，因此，在房產檔案管理過程中，要充分運用信息技術，建立完整的房產檔案管理系統，便于檔案的管理。
2 信息化技術對房產檔案管理帶來的影響
信息化技術的發展，對各行各業都帶來了一定的沖擊，當然，對于房產檔案管理也是如此。信息技術在房產檔案管理中的應用，給傳統房產檔案管理帶來挑戰的同時，也給房產檔案的管理帶來了重大影響。
2.1 促進檔案管理理念的轉變
隨著信息技術理念日益深入人心，人們對于信息技術的依賴度也越來越高，如今，信息技術改變了我們的生活、工作和學習方式，人類的活動已經無法離開信息技術。信息技術對房產檔案管理造成了重要影響，促使房產檔案管理者轉變原來的管理理念，加大信息化投入力度，向著信息化方向發展。
2.2 促進紙質檔案向電子檔案的轉變
房產檔案以紙質檔案為主，管理過程中存在一些問題。隨著信息技術的應用，要將紙質檔案轉化為電子檔案，實現房產檔案管理的數字化。電子檔案的檔案資源進入信息網絡，可以進行資源共享；對于檔案中保存的錄音、錄像檔案，也可以采用轉錄卡設備，轉錄成數字文件，存入計算機中；對于檔案中的照片、圖片檔案，可以采用掃描儀進行掃描，將掃描的內容儲存在電腦里，紙質檔案向電子檔案發展，使用、管理起來更加便捷，促進了檔案管理工作的順利開展。
2.3 實現檔案管理的網絡化
計算機網絡技術是信息時代的最好體現，它的應用，使原來的存儲信息的方式發生了深刻的變化。使用互聯網技術，人們可以不受任何時限進行溝通、交流，辦公中使用互聯網，大大提高了工作效率；在房產檔案管理工作中應用互聯網，進行檔案信息的交換。近年來，隨著電子政務的推廣、電子文件的普及，可以利用網絡，對房產電子檔案的信息進行收集、整理、鑒定、保管及使用等；把計算機技術與檔案管理工作相結合，促進檔案管理信息的豐富，提高了采集信息的準確度；建立數字檔案館，使房產檔案的管理實現網絡化。提高房產檔案管理的效率。
2.4 促進檔案管理人員知識結構多元化
信息技術在房產檔案管理中的應用，要求檔案管理人員掌握檔案專業知識的同時，還要熟悉信息化建設。檔案現代化的管理，離不開通信技術和電子計算機技術，像多媒體、光盤存儲、網絡管理、信息安全管理等高新技術。房產檔案管理人員要想適應信息時代檔案管理的需求，就要不斷學習信息技術，不斷鞏固和發展自我，不斷提高自身綜合素質。
2.5 有利于檔案資源利用實現社會化
房產檔案管理的目的是讓人們更好的利用檔案資料，因此，要利用網絡技術，實現檔案信息資源共享。企業可以建立一個企業網站，專門管理檔案，利用技術、人才的優勢，開發可公開的檔案資源，使用者可以在網上直接查詢檔案目錄，查閱自己所需檔案內容；也可以通過網絡宣傳企業的檔案管理工作，開展信息咨詢服務。
3 促進房產信息化管理的建議
3.1 建立房產檔案管理系統
為了促進房產信息化管理，就要建立房產檔案管理系統，這個系統的建立是以滿足信息化需求為前提的。要應用數據庫、超文本技術及元數據等現代化信息技術，開發出具有分析和決策功能的檔案管理系統，支持瀏覽、存儲、檔案的收集、檢索、檢閱管理、統計報表等，同時為使用者提供網上服務，滿足房產檔案一體化管理的需要。
3.2 加強安全管理
3.2.1 確保電子檔案的安全
為了保證電子檔案歸檔的安全管理，就要與信息部門合作，對于各類文件如何歸檔做出規定，從信息技術管理著手，確保檔案的安全性。
3.2.2 做好房產檔案的保密工作
在信息化的房產檔案管理過程中，要制定相關的保密制度，根據檔案的重要程度可分為絕密保護、機密保護及一般保護三種類型。
3.3 注重各部門的協作
信息部門主要負責信息技術平臺，提供相關的信息、技術支持；技術部門負責信息的收集、開發；房產檔案管理部門負責對檔案的整理、歸檔。要想實現房產檔案管理的一體化，就要理順這三個部門之間的協作關系，檔案的管理要與企業的整體流程相統一，打破傳統檔案管理的界限，實現文件檔案一體化管理。
3.4 掌握現代信息技術
房產檔案管理工作要跟上時代的步伐，充分運用現代化信息技術手段，加大信息技術設備的投入。同時，檔案管理的工作人員，要不斷學習，調整知識結構，掌握扎實的檔案專業知識、了解相關的法律法規知識，同時還要學習先進的信息技術，以滿足檔案管理工作的需求。
4 結 語
房產檔案管理是一項非常重要的工作，因此，要不斷優化檔案管理信息化的方法和手段，以促進房產檔案管理水平的不斷提高。本文結合房產檔案管理的現狀，分析了信息化技術對房產檔案管理的影響，并對檔案管理工作提出了一些建議，希望對房產檔案管理的信息化提供一些幫助。
參考文獻
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篇6
【關鍵詞】 新形勢；房產檔案；數字化；管理；探究
房產檔案數字化管理主要指的是把傳統紙質的原始檔案以及材料借助于現代化的機器以及設備，對它們進行掃描、拍攝，然后通過壓縮、轉化為聲音文件、圖片文件以及錄像文件等，最后把它們進行分級存儲與管理，從而使得這些檔案資料能夠在服務器中得到良好的保存，同時建立良好的程序，從而為人們更好地檢索以及查詢相應的檔案資料提供便利，這是房產檔案管理重要的發展方向，它既滿足了社會對信息資源開發的要求，又能夠適應我國市場經濟建設與發展的需要，因此，推進房產檔案數字化管理，已經成為了房產檔案發展的重要方向，面對新形勢下的機遇，要積極推進檔案管理工作的創新，從而為信息產業中檔案事業的體系建立以及完善奠定良好基礎。
一、房產檔案管理的數字化模式所具有的特點
（一）房產檔案的多樣化服務。在一般情況下，房產檔案在網絡化的服務中，需要把傳統紙質化的檔案通過相關的技術將它們轉化為數字化的信息，例如房產中相關的資料、合同、協議以及特殊說明等轉化為圖片文件、聲音文件等，從而使得這些重要的資料能夠得到科學的管理，同時提升房產檔案的管理水平，除此之外，這些資料在完善之后，還可以統一進入數據庫，這為信息的查閱工作也帶來了便利性，此時，人們憑借自己的身份認證，自行查詢房產檔案的信息，從而減少了人工查詢的繁瑣步驟，同時也提升了信息查詢的速度，通過實施這些多樣化的服務，不僅為房產用戶提供了便利，而且也提升方房產信息管理部門的服務水平。
（二）房產檔案的網絡化管理。眾所周知，我國傳統房產中檔案的管理工作基本是人工操作，這僅能滿足用戶辦理相關手續以及基本信息的查詢需求，但是對于信息的及時收集與應用則難以做到及時性，而且對檔案的信息深入開發應用也難以實現，當房產檔案的管理工作逐漸地進入了網絡化模式，就能夠十分便利地實現房產檔案信息的整理、檢索、歸檔以及查詢等目標，從而極大地提升房產檔案在管理工作中的效率，同時對用戶而言，也為他們帶來了便捷的服務。
（三）房產檔案數字化的模式。房產檔案中的信息需要具有高度的保密性，而在傳統的管理模式中，難以提升其保密性，在數字化的管理模式中，能夠有效地把數字化房產檔案的內容以及管理對象與載體實施改變，提升相關人員在保護房產檔案信息中的能力，例如針對用戶可以設計一個專門的信息查詢入口，在此信息查詢的入口處，用戶可以憑借自己的賬戶信息以及密碼自主地查詢相關的信息，對于工作人員而言，在數字化的檔案管理中借助于計算機的技術以及數據庫的應用，有機結合檔案實體與服務的分離，把檔案中的原始憑證錄入信息資料庫，這就為順利開展圖文一體數字化管理模式提供了便利。
二、房產檔案管理的數字化實施策略
房產檔案實施數字化的管理需要一個循序漸進的發展過程，當前辦公逐漸進入了自動化的階段，人們對數字化的技術應用也在不斷地加深以及深化，這為房產檔案進入數字化的管理模式提供了良好的指導：一方面是數字技術發展，需要工作人員加快提升自己的管理理念，在實踐工作中加快創新房產檔案的管理工作。另一方面是提升自己的工作能力，不僅在房產檔案的管理工作中，做到既懂管理又能夠掌握數字化技術相關的能力，從而為房產用戶提供良好的知識服務，實現房產檔案資源共享和有效利用。
（一）積極建立房產信息庫。在數字化的管理模式中，房產檔案的管理工作需要把檔案資料以及文件轉為便于保存的形式，其中的圖片文件是比較常見的方式，因此對這些文件的保護工作就需要建立一個良好的信息庫，把房產中的重要信息錄入信息庫中，從而為信息的檢索工作提供便利，在檢索相關的數據時，可以根據文件信息的提示輸入對應的內容，從而有效提升房產檔案的查詢速度，把房產檔案實施數字化的管理之后，通過數據庫的查詢工具就能夠更好地提升房產檔案資源的整合能力。
（二）提高對房產管理中數字化的認識。科學的思想認識能夠有效地提升行動力，因此，在房產檔案的管理中，數字化的管理模式已經在最大限度中提升了檔案的利用率，同時也對滿足社會的需求帶來有效性，首先是針對房產檔案出現資料的不真實、不規范以及不完整的問題，在實施數字化管理工作中就能夠較好地進一步地補充完整，從而使得房產管理工作能夠進一步完善。其次是在數字化的模式中，需要在局域網以及數據庫的技術中登記房產信息，由于當前的房產檔案在數字化方面并沒有獲得全面同步的發展，因此，提高對房產檔案管理的認識，有利于更好地提升房產檔案數字化管理能力，從而提升工作效率。最后，應用數字化的模式管理房產檔案，能夠更好地保證房產檔案資料具有完整性以及真實性，同時加快提升房產數據中的質量，更好地服務于房產管理的工作。
（三）制定數字化發展與建設的策略。數字化的管理工作可以分階段以及有步驟地開展，第一是在建立數字化系統中，必須要充分地考慮各地的房產檔案實際情況，例如工作人員的配置情況、對數字化技術的掌握情況、工作人員的年齡分布等，這些因素會對房產檔案中的數字化的推進帶來一定的影響，因此在詳細地分析了這些基本因素之后，就可以適應各個地區對房產檔案中的數字化推進情況，從而有步驟地實施以及推進數字化的管理模式。第二是加快構建數字化管理模式的步伐，由于我國每年房產檔案數量在不斷增加，其數量之龐大也使得檔案的庫存出現了一定的難題，例如存儲空間的有限性，因此在構建數字化的管理模式中，可以通過先進的技術把紙質化的檔案資料轉為電子文件的形式，（下轉第184頁）（上接第182頁）從而使得電子文件能夠得到高效的保存，這對房產檔案的管理以及庫存空間的解決等提供了良好的解決策略，在提高利用率的同時也能夠在權屬問題方面進行資料登記，使用戶的房產資料能夠得到科學的管理，除此之外，在日常工作中也能夠較好地應對檔案數量的增加。
（四）完善房產檔案的數字化利用以及標準。根據國家檔案局對電子文件與檔案所制定的標準與規范，房產檔案能夠在管理工作中做到規范化，同時在房產檔案的管理工作中，需要在國家的統一規范中確立良好的房產管理數字化標準，從而有效地提升房產檔案的管理水平，提升服務水平；再者需要限定房產檔案中信息數字化的利用權限，這主要是面對用戶而言，他們能自行地查詢相關的信息，從而使得房產檔案的管理可以實現遠程服務。對檔案管理人員而言，可以在內部的局域網中查詢與利用檔案信息。因此，在房產檔案的管理工作中，數字化的技術能夠發揮重要作用。
三、結語
推進房產檔案的數字化是適應時展的要求，同時也符合我國當前的實際發展情況，房產檔案的數字化管理擁有許多優點，例如節省查詢時間以及房產資料的庫存空間等，同時也能更好地滿足了人們對房產信息資料的利用和安全保管。
【參考文獻】
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[關鍵詞]醫院；文書檔案；現代；信息化；方法
[DOI]1013939/jcnkizgsc201810113
一般醫院在處理行政管理事務的活動的時候，會將普通式的文書轉為文書檔案，這樣文書檔案的保存使用就變成了醫院管理內容上關鍵的組成方面，針對醫院后續的發展前景起到極其有效的作用。醫院文書的檔案管理方面一般包括檔案的歸納分類、設卷立名、使用管理以及最后銷毀等全套的管理措施，因此我們在文書檔案的管理過程中要具備很強的規范效力，針對一些不對外公開的檔案要有保密意識，以及針對不同檔案使用者的服務意識。所以我們要想通過檔案文書為醫院后續發展決策保證關鍵的信息來源，就必須不斷改善在文書檔案管理上面的能力，始終致力于為醫院的健康有序進步。
1醫院文書檔案工作的現狀
通過資料的查閱我們知道，醫院文書檔案的典型特征有四個方面：第一，文書的規范性，醫院公書檔案的規范性標準即對公文的歸納整理使用，即整個公文檔案的關鍵點，同時是提高公文檔案管理的最低保證。因此，要確認這樣的規范性是提高檔案管理安全性的要點。這個過程一般是利用文件、檢查、筆跡、語言等經過嚴格篩查。以此確保規范。第二，文件的標準性。我們對文件的記錄和管理也必須有一定的標準，并遵循一定的標準嚴格實施。整個環節都要相互連接，有嚴格的標準。第三，文件的保密工作。文書的形式主要劃成兩種，依次為紙質文件和電子文件。這種紙質類型的文件是需要保密的。第四，文書的服務性能。文檔文件的服務性能關鍵是體現在能夠顯示出醫院在一些文獻中所要的數據，顯示在使用、編譯和統計工作這樣的層面中，而且使用的效率非常高。
目前中國的文書檔案管理上有著的一些現狀問題主要有：第一，從上到下都不關注檔案的文書管理，首先即上層部門領導的不過問，因此下層的檔案歸檔員工對于這個檔案管理工作的績效較低，不愿投入時間精力。對檔案管理工作的懈怠，使得文書檔案管理的現狀十分混亂。第二，國家在法律層面匱缺完善的科學管理規章條例。而且針對醫院檔案牽扯范圍廣泛的特性，一旦缺失健全的科學的檔案條例規定和準則，將會使我們的文書檔案歸檔制度變得盲目和混亂。第三，缺乏專業檔案管理人員。上級領導沒有在檔案管理工作上引起關注，醫院的人事部門一般不會招聘專業的檔案管理人才，所以這些現在的醫院文書檔案管理人員都是從其他工作部門調過來的，很難勝任醫院檔案工作的實際需求，導致了檔案管理工作的品質驟降。第四，硬件設施面臨淘汰。大部分的醫院在檔案館使用的硬件設施不夠規范，多數的檔案工作依然是困在傳統的手工操作中，沒有使用先進的信息管理設備，造成檔案材料歸檔跟不上工作需要，極易流失。第五，信息化程度低。我國醫院檔案管理工作沒有一套完整的系統信息化，一個系統的規劃，造成數據收集不全、資料不詳盡、升級落后等，最后造成了檔案信息的無序化。
2醫院文書檔案管理工作的方法及策略
21材料的歸納整合工作
我們在進行文書檔案管理的任務時，首先是要進行材料的收集和整理，因為處理人事檔案的員工參與了整個檔案產生過程，熟悉了檔案的形成標準，在此再融合辦公室綜合智能化，更為便捷地收集檔案資料，這樣便確證檔案材料的全面性。在進行處理上級文件時，檔案人員必須先做好登記的系列任務，包含收到登記、檢查和核查、審批、承辦、督辦和備注。接著關于文件的內容和需求有一定程度的關注和了解。在進行傳閱文件情況時，提醒上級領導抓緊閱辦，而且對于上層領導批示下來的文件及時分發，在上情下達的實現上做一個好典范，并且要督促文件的執行部辦公室及時達成文件內容要求。
22對于檔案立卷歸檔分清主次
分清主次先需要將整個檔案的有效性和針對性搞清楚。當前階段完成的文件任務才能夠放入檔案，那些沒有結束的不能放入，一旦混入會造成檔案管理混亂。我們要尤其關注那種在文件形式上、文件的內容方面以及文件的使用對象上都非常相似的文件檔案，注重劃分它們的儲存位置和方式，在一定程度上注意更新它們的重復率和冗余度，提高工作的效率。接下來，檔案工作人員要確保相關檔案的相關性和全面度。于檔案整理中要把握關鍵，分清主次，嚴防入口檔案的規范準則，不夠要求的文件不能夠并入。同一類問題的文件檔案要善于歸納，這樣能夠提升文件的使用價值，并形成文件后的歸檔是完整和清晰的。
23提升文書檔案管理人員專業水準，促進檔案的開發使用
促進整個檔案系統的開發使用十分重要，醫院文書檔案是服務于上級部門的決策和服務部門，主要針對醫院的服務事業的發展而使用。文書檔案的服務能力顯示了整個醫院的各種不同工作層面上的開發和利用。信息資源的主動開發始終是文獻管理的最終目標。比如醫院在快速進步和規范化治理方面累計了很多的文獻資料，包含等級醫院評審、資質認定、資質認定等級、專業建設和基礎建設的評價，這些文件不但有著鮮明的行業特色，具有很大的使用潛力，更是作為一個醫療單位綜合素質標準的表達。
目前，隨著醫院醫療服務水平的持續發展，醫院中的基礎設施也在持續進步，使得檔案的使用率持續地被拉升，在目前的醫院檔案建設方面，針對一些證書的文獻和檔案信息的開發利用是非常關鍵的一個內容。因此醫院檔案類文件的開發和利用進程里，相關檔案人員需要主動依據醫院工作的開展而不斷進步，為醫院保證相關的文件檔案可以達到醫院開展醫療工作時對檔案中內容的需求。同時檔案部門還必須完善項目的程序過程，保證對檔案的跟蹤整理，保證重要檔案的全面安全程度。 24健全文書檔案管理制度，完善文書檔案信息化管理
文書檔案的信息化主要是說使用計算機、互聯網和通信技術等各種方式方法，使不同的載體，不同地區的正在被使用的珍貴的檔案信息通過數字的形式來進行保存，這樣能夠在互聯網上達到信息共享的程度，提升整個檔案的現代化、使用和服務準則度。總的來說這樣的檔案信息管理的特征有下：①檔案信息能夠完整的在網絡上共享；②醫療服務管理的辦公效率大大拉升；③檔案資料的保存文件的時效性更強；④檔案資料文件在傳輸的過程中更加高速，并且安全性得到有效的保證。
3結論
醫院檔案工作是提供服務、技術和業務于一身的工種，所以在檔案管理工作中，必須對文檔管理規則進行深入的改進，并對文件管理的標準規范嚴格要求，以確保檔案文件具有更好的完整性，進一步地保證檔案資料的開發和使用，讓它的潛力更加明顯地表達。中國的科學技術在持續進步，落后的管理方法已經不能達到新的社會標準和相關領域的需要，需要不斷完善我國檔案文書管理的現代化程度。傳統管理是以手工工作作為主要的方式，標準規范化和錯誤率上不能得到保證，信息化電子技術的發展能夠提高文書管理方案的標準化水平，讓錯誤率減小。要做到這一點檔案文書的信息化勢在必行，所以文書檔案的工作人員更需要專業的素養，掌握主次，更好地做好醫院文書工作。
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篇8
一、指導思想
加強檔案管理科學化、規范化建設，提高我局檔案管理的整體水平，促進檔案工作更好地為我局工作的開展提供保障。
二、目的
切實增強檔案管理人員對檔案管理工作重要性的認識全面提高檔案管理人員的綜合素質，加強檔案管理工作力度，逐步完善檔案管理配套建設和信息網絡化建設，加快檔案管理現代化進程，保障檔案管理工作的標準化、科學化、規范化順利實施。
三、主要工作
1、提高認識，加強對檔案目標管理活動的領導。
我局檔案是我局在財務管理、黨政管理和其他各項活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、實物、聲像等各種形式與載體的文件材料的總和，是維護真實面貌的歷史記錄，是我局工作的有機組成部分，也是科學管理我局的重要基礎。我局配備兼職檔案管理人員，制訂檔案工作目標管理實施計劃，確保在今年檔案管理工作順利完成。
2、加強硬件建設
安裝遮光窗簾、添置檔案柜、除濕設備、溫濕度計、滅火器。保持檔案庫房清潔、寬敞、明亮、通風，并達到防盜、
防光、防塵、防潮、防鼠、防火、防腐、防高溫等八防要求。
3、規范操作程序，依法科學管理
(1)做好檔案的收集工作
為防止文件在閱辦過程中遺失，當文件送達承辦人時，請承辦人簽字，共同承擔文件及時、完整歸檔的責任。對一些特別重要的文件采取先復印，再把復印件送交承辦人的辦法，然后由檔案責任人負責查收交檔案室存檔。在交接過程中，全面清理資料，對散落在個人手頭的資料由股室檔案責任人負責，追繳資料，確保檔案的收集既齊全又完整，避免資料的遺失。
(2)制定較為科學合理的分類方案。
將檔案分為文書檔案、音像電子檔案、實物檔案幾大類。將文書檔案按年度-類目-級別-保管期限進行分類，以不同期限按黨群類、行政事務類、財務類等進行排列，根據分類方案和保管期限類，切實做好平時的立卷工作。
(3)認真做好日常的檔案管理。
各類檔案、資料按類別整齊地存放在不同的檔案柜內。按要求建立健全宗卷、檔案交接登記薄、銷毀登記簿、資料定期檢查登記簿、檔案利用效果登記簿、檔案移交統計等多種臺帳。
(4)加強對檔案管理人員的培訓
檔案管理人員要參加教育局檔案管理業務培訓，檔案管理人員平時的工作要有計劃、有措施、有成效。
四、提高認識，強化管理
篇9
1．1專項檔案管理意識淡薄
主要表現在申報單位的領導及項目負責人員檔案意識淡薄，沒有檔案在項目管理過程中的地位，缺少機制保障，在制定項目工作計劃、實施方案時較少提及檔案，不注重項目進行過程中原始資料的收集、整理，項目組成員對項目各環節自然形成的原始資料如方案論證、項目啟動、結題驗收等歸檔把關不嚴，對項目驗收所需檔案資料的齊全、完整和真實性帶來影響。
1．2專項檔案人員素質較低
項目管理部門或建設單位的檔案管理人員大都為臨時抽調、身兼數職、沒有經專業培訓，不懂檔案業務，影響歸檔質量。
1．3專項檔案管理規范化不強
中醫藥專項涉及子項目多，時效性強，項目執行過程中有研究、設計、數據分析等多環節，形成資料也多，如項目申報書、中醫藥項目專項資金有關文件、項目工作任務方案、任務書、建設方案、實施方案、經費下撥的文件、中期檢查報告、考核評估、驗收結題報告，驗收成果證明，成果登記，獲獎情況等，各環節的檔案資料收集不及時，歸檔文件材料簽署日期不符合要求，缺歸檔章，卷內目錄題名填寫不規范。
1．4缺乏有效的管理機制
部分項目申報單位檔案管理體制和制度不健全，沒有形成有效的管理和監督機制。有檔案管理部門的單位對項目檔案缺乏有效監督和指導，未組織專項檢查工作。專項檔案歸檔機制，無人及時接管檔案，造成專項檔案管理缺失。
1．5與項目同步管理或超前管理未能實現
在項目籌備期和項目進行過程中，由于不重視項目檔案和項目同步管理，對于項目檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識，造成檔案資料整理不及時，文件材料的復印件較多，原件較少。在檔案管理工作前期投入精力不足，項目后期才開始突擊收集、整理檔案的情況下，這種現象尤為突出。最典型的例子是很多項目都是在快結題時，集中幾天時間突擊做好檔案資料，以便應付結題驗收。
2中醫藥專項檔案管理的特點
2．1專業性
具有鮮明的中醫藥特色。例如國家科技“973”計劃專項，在中醫辨證論治療效評價方法基礎理論研究中，建立了COPD、老年性肺炎、惡性腫瘤基于病人報告及醫生報告、病癥結合的臨床評價指標體系。這三個評價體系從文獻研究到問卷調查都產生許多專業性很強的文件材料和原始數據，應根據項目特點將各環節所形成的文件材料分別進行收集、整理、歸檔，根據驗收規則，每個環節都應該有獨立、系統、完整的檔案資料。項目承擔單位對這些專業性強的文件材料應堅持“平時立卷，定期歸檔”和“隨辦隨歸”的原則，將研究過程中產生的已處理完畢的文件材料，分門別類地歸入預備立卷類目內。
2．2復雜性
有些中醫藥項目涉及未公布的關鍵技術、配方等為部或國家秘密內容，對形成的文件材料收集有著較高保密要求。例如在973計劃中的中藥藥性理論繼承與創新研究，對煎煮時間、給藥劑量、提取方法、炮制品種、配伍方式等科研人員應做好文件材料的形成、積累、立卷、歸檔。
2．3連續性
完整的中醫藥項目需經過申報、審批、研究、分析、結題等階段，使許多專項檔案成為跨年度，各個項目的前后形成周期長，跨度大。例如2010年國家重點投資40億建設16個國家級中醫臨床研究基地，項目建設周期3年，各級項目參建單位應根據《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》相關要求，做到各時期檔案工作與科研、設計、基建、勘察等工作的同步管理。一般跨年度的建設項目，應放在針對建設項目的第一年歸檔。本年度作下年度的項目計劃、預算應放在針對的下年度歸檔。
3專項檔案科學管理的思考與建議
3．1做好專項檔案“三納入”“四同步”
“三納入”：將專項檔案工作納入專項建設計劃；將專項各類文件材料形成、積累和歸檔要求納入專項工作計劃；將專項工作各類文件材料的形成、積累、歸檔要求納入各部門和單位專項工作職責和有關人員崗位職責進行考核。“四同步”：要將專項檔案管理與業務工作同步部署、同步實施、同步檢查、同步總結驗收。項目申報單位要堅持將檔案管理和項目開展同布置、同整理，做到項目建設和檔案管理同步進行，保證項目檔案的齊全、完整。同時將項目檔案納入項目結題驗收考核，對項目檔案不齊分散的項目單位，不予驗收結題或推遲驗收結題。
3．2建立健全專項檔案文件材料歸檔機制
按照國家檔案局的有關規定，及時制定或修訂專項檔案文件材料的歸檔范圍和目錄，做到應收盡收、應歸盡歸。項目和建設與參與單位可參考《國家重大建設項目文件歸檔與檔案整理規范》等，會同主管單位負責編制相應種類的專項檔案歸檔范圍和管理辦法，進一步完善專項檔案數字化、專項檔案立卷編制操作流程、專項檔案保管期限、專項檔案管理人員崗位規范、專項檔案的開發利用等工作制度。
3．3各負其責，分級管理
要加強專項檔案的集中統一管理，創新整合專項檔案資源，實現專項檔案資源管理的新模式。探索建立專項檔案國家級—省級—建設單位三級統一的遠程管理平臺，各項目單位可以充分利用該平臺，完成對專項檔案資料的報送，對項目文件資料的形成、流轉、歸檔、移交、保管、利用等全過程管控、監督；各項目建設單位在報送檔案資料時，可按照歸檔要求向上級項目主管單位移交原件或復制件。根據專項檔案管理規定，制定項目材料歸檔分類方案，統一檔案裝具和項目檔案錄入格式等，完善檢查、考核機制，明晰項目管理部門和申報單位歸檔范圍和責任，建立和完善項目管理部門、項目建設單位歸口負責、各方面共同參與的檔案工作體制，確保分工明確、各司其職，密切配合、形成合力，促進中醫藥項目檔案事業協調發展。
3．4發揮信息網絡支撐功能
建設數字檔案館（室）是檔案信息化的重點。（1）積極配合國家電子政務示范工程建設，開展項目文檔一體化管理模式的探索，包括項目建設人員與檔案人員管理一體化、紙質項目文件與紙質檔案管理一體化、電子文件與電子檔案管理一體化，將項目文件材料的動態管理與檔案的靜態管理相結合，從中最大限度有效地加強項目檔案的前端控制，同時更有效地通過前端過程控制保證歸檔文件的齊全、完整、系統。（2）通過對項目執行過程文檔分類，進行檔案數字化掃描，建立電子檔案目錄，形成電子文件自動導入相應專項檔案管理系統，切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化。同時將電子文件目錄通過專項檔案遠程管理平臺上報有關項目管理部門，形成中醫藥專項電子檔案庫，以平臺化、規范化、標準化方式，支撐全國、各省中醫藥專項執行監督管理和跨省遠程檔案查詢等業務，積極促進檔案信息資源共享，提高檢索查詢效率，方便各單位、各部門查考和利用，為專項下一階段工作提供前端指導。
3．5保障專項檔案經費投入
篇10
關鍵詞:農村計劃生育；檔案管理；創新；數字化
1農村計劃生育檔案管理創新
1.1深刻理解農村計劃生育檔案管理創新的必要性
農村計劃生育檔案管理人員要從思想上認識到農村計劃生育檔案管理的重要性，強化檔案管理工作，實現檔案信息的共享，繼而革新農村計劃生育檔案管理技術。農村計劃生育檔案管理工作的開展，迎合了國家農村計劃生育政策，將農村計劃生育檔案管理工作人員組織起來，開展專門的培訓工作，讓他們對自身工作形成清醒與全面的認識。
1.2規范管理農村計劃生育檔案
農村計劃生育檔案管理人員依照規范流程管理工作計劃，構建相匹配的管理系統，體現農村計劃生育檔案管理工作的權威性，為保持良好的檔案管理規范化水平，要求檔案管理人員適時引入新設備與技術，實時維護設備系統，充分利用農村計劃生育檔案資源，在規范化管理之下，提高農村計劃生育檔案管理工作的可靠性、真實度。此外，農村計劃生育檔案規范化管理方案要具備一定的合理性，最終獲得良好的農村計劃生育信息管理效果［1］。
1.3提升農村計劃生育檔案管理的設備與人才水平
專門培訓農村計劃生育管理人才，改進農村計劃生育檔案管理工作方法，強化檔案管理人員的專業技能，能夠解決存在的新問題。同時，提升硬件設備質量。此外，計算機網絡技術的應用，推動了農村計劃生育檔案管理工作的開展，有助于高效開展農村計劃生育檔案管理工作，同時構建專門的檔案管理系統。例如，因為軟件技術的更新，使得劃生育檔案管理工作具備了檢索系統與信息存儲工具。
2農村計劃生育檔案管理數字化問題分析
2.1農村計劃生育檔案資源的虛擬化
農村計劃生育檔案資源虛擬化，借助虛擬資源合理的構建，農村計劃生育檔案資源與一些公共信息平臺，計算機技術的應用，很大程度上凸顯了農村計劃生育檔案管理工作的價值，有助于提高檔案管理的智能化水平與信息化水平。在農村計劃生育檔案管理中，其智能檢索技術可快速檢索檔案。將加密技術應用在農村計劃生育檔案管理安全性中，簡化了農村計劃生育檔案安全性，更為便捷，符合農村計劃生育檔案信息對保密的要求，同時優化信息檔案管理系統的防護手段。另外，數據歸檔更加簡潔，清晰直觀地呈現用戶信息，提升了檔案服務質量。這促使農村計劃生育檔案管理朝著信息化方向發展，健全了農村計劃生育管理體系，為未來農村計劃生育檔案管理提供了廣闊的發展空間。
2.2農村計劃生育檔案的情報管理
農村計劃生育檔案的情報管理，運用新的信息模式，構建相匹配的數據樹，并使用二進制代碼，在計算機中集中處置檔案信息與數據。此外，有效使用先進的數碼技術，確保了農村計劃生育檔案較高的可視性與安全性。借助計算機網絡咨詢與實時瀏覽等的應用，實時更新農村計劃生育檔案信息。借助互聯網，將農村計劃生育檔案資源分享出去。由于計算機技術和網絡技術的應用，在農村計劃生育檔案管理的信息存儲容量與文檔管理效率方面起到了積極的作用。此外，檔案管理人員在開展檔案情報管理工作時應保持清醒的頭腦，形成高尚的職業道德，確保檔案的規范與真實，以提升檔案實用性，最終確保檔案分類、材料與資源準確無誤。
3結語
處在新的時代環境中，農村計劃生育檔案管理工作要求我們不斷創新理論，強化農村計劃生育檔案管理工作，創新數字化構建。檔案管理在農村計劃生育工作中起到尤為重要的作用，需要農村計劃生育工作者科學有效地管理檔案，精簡檔案材料，豐富檔案內容，提高檔案管理工作質量，推進規范化與網絡化建設，將農村計劃生育檔案管理工作提升到一個較高的層面［2］。
作者:連永鵬 單位:通化縣大泉源鄉政府
參考文獻:
