傳統檔案管理范文10篇

近年來，隨著檔案管理信息化程度的加深，事業單位開始逐步引入網絡技術用于檔案管理工作。然而，各單位由于檔案信息化管理理念的缺失與管理意識的薄弱，導致傳統紙質檔案在轉向電子檔案的過程中面臨諸多困難與挑戰。同時，地質資料檔案管理也面臨著這一問題。基于此，研究將從風險視角出發，通過對比傳統檔案管理與電子檔案管理，明確兩者優劣勢，以此為事業單位檔案管理信息化工作提供一定的參考。

紙質檔案管理

長久以來，紙質檔案一直是各單位存儲相關信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質檔案，通過檢索手段就可查詢相應信息資料，無需使用科技設備，而且只要紙張防腐措施得當就能夠實現長久保存，這點與電子檔案存在較大的差異。地質單位的資料同樣如此，通過建檔相應地質資料，形成可供查詢的地質資料信息庫，能夠為單位部門提供區域內各類地質資源信息。紙質檔案具有可查詢、可長久保存的特點，其管理特點也比較突出。紙質檔案管理的特點具體可概括為三個方面：第一，紙質檔案存儲所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質檔案依托紙張的存儲形式，決定了其需要投入相應數量的人力資源用以維持檔案的日常維護。尤其是對于地質資源檔案這類涉及信息門類復雜的檔案來說，更加需要一定數量的工作人員保證各類資源檔案的安全，同時，也需要保證相關地質資料信息能夠被及時地獲取。第二，紙質檔案整理編修難度高，工作強度大。對于紙質檔案管理者來說，最具挑戰性的工作是整理和編修檔案。從地質資料檔案具體情況來看，當單位對某個區域的地質資料進行重新調研時，或者是勘探出新的資源儲量、類型等信息之后，就需要對原有的紙質檔案信息進行更新，這時就需要對檔案進行重新整理乃至編修。由于紙質檔案完全依托檔案管理人員手動錄入，在更新這些資料的時候也需要使用同樣的手段，這時就必須根據新加入的地質資源信息資料的情況，對原存檔的檔案進行編修。第三，紙質檔案管理涉及的預防性內容較多。例如，紙質檔案涉及場所內防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應的措施，而這些也只是預防性基本措施，當不可抗力和意外事件發生時，對紙質檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災等都是無法采取有效措施的，只能在管理中設置相應預防性措施，這些都為紙質檔案管理增添了難度。

電子檔案管理

電子檔案特點依托電子信息技術存在的電子檔案，其本身的特點十分鮮明，一方面體現在內容的多樣性，另一方面體現在存儲空間的小型化。從內容上看，由于引入了電子信息技術，電子檔案的內容存儲不再局限于文字信息和紙質的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質資料為例，過去紙質檔案中收納資源地貌、文化產業文化產業資源構成等方面的信息，只能通過文字和照片形式進行初步認識，要對地質信息進行深度了解，只能借助專家分析。而電子檔案能夠通過視頻和音頻形式存儲當時專業的評價，這對獲取地質信息之后對其進行二次加工具有重要幫助，增強了信息使用效率。而從存儲空間上看，電子信息技術通過對信息的數字化，將占據大量空間的紙質資料信息轉入磁盤中，極大地降低了存儲空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點從電子檔案的特點來看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個方面進行概括：第一，電子檔案管理技術含量高，對管理人員素質有著一定要求。不同于紙質檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業能力之外，還需要有一定的信息技術使用能力。例如，地質資源電子檔案在涉及相關地質資料更新時，需要管理人員具備對其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內容的承載形式，例如對文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數據庫的安全。盡管存儲電子檔案的數據庫多是由專業技術人員指導，但檔案管理人員也需要關注數據庫安全問題，及時對存儲檔案數據庫情況進行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問題。

紙質檔案與電子檔案管理比較

摘要：在網絡信息化快速發展的背景下，傳統的檔案管理與服務已經很難適應目前社會發展的需求，傳統的檔案管理一方面增加了管理者的管理難度，另一方面對于需要檔案資料的群體來說，獲得所需要的檔案資料也是非常繁瑣的。因此，在本文中作者通過對信息化背景下的檔案管理的含義、社會信息化背景下檔案管理改革的原因等方面進行分析，并提出社會信息化背景下檔案管理改革的基本思路及改革策略，期望能盡自己的綿薄之力來促進我國檔案管理工作及檔案事業的發展，從而提高檔案管理部門為公眾提供檔案信息服務的效率及服務質量。

關鍵詞：社會信息化；檔案管理；背景

隨著網絡應用人群的逐步增加及通過網絡獲得信息的便捷，人們渴望通過快捷的方式獲得所需要檔案資料的意愿也逐步增強，如何更有效、更便捷、更安全的為人們提供與之生活相密切的社會管理與社會服務功能成為目前需要解決的主要問題。如何使檔案信息更有效、更廣泛的為人民群眾服務，更為便利的、系統的為社會發展提供便利，在這一過程中相關的檔案管理部門及工作人員應拋棄傳統的檔案實體管理模式，發展傳統檔案管理與信息化檔案管理相結合的檔案管理模式，在發展信息化檔案管理的過程中要注意對各系統檔案資料的整合，通過以各級綜合檔案館為主，各類內部檔案管理機構為輔，使檔案資料覆蓋文化、教育、歷史、科技等不同系統、不同行業。本文主要圍繞在信息化社會背景下深入研究檔案信息化管理改革的內涵，探明社會信息化檔案管理的改革的根源，明確信息化背景下檔案管理改的路線及策略，促進我國檔案管理工作及檔案事業的發展，從而提高檔案管理部門為公眾提供檔案信息服務的效率及服務質量。

一、社會信息化背景下傳統檔案管理改革的含義

1、檔案管理信息化改革第一步就需要檔案信息資源整合，傳統的檔案信息管理是檔案歸屬于當地所在檔案館或相關檔案管理機構內，各檔案館之間信息流通較少，造成了檔案信息的蔽塞，不利于發揮檔案信息服務社會的作用，另外也很難為群眾服務。根據國家的相關規定，我國縣級以上的綜合檔案館接收范圍只接收所屬一級機構的檔案和有代表性的二、三級機構的檔案，這就造成很多的二級、三級檔案無法進館，從而這些檔案很難被群眾所檢索到，更難被利用到。信息化背景下的檔案管理是在網絡技術快速發展的背景下，以數字化的傳播手段，結合檔案館、系統內、企業、社會等多方的檔案信息資源，以數字檔案館為信息平臺，使該平臺成為檔案信息的匯集，從而為社會、公眾提供全面、便捷的檔案信息服務。

2、檔案的信息化管理不僅僅是指通過計算機、網絡、存儲器等軟硬件設備構成的數理化檔案管理實現檔案信息的高效管理與利用，而忽視傳統的實物檔案信息的收集、整理、歸檔、保存等管理職能，信息化背景下的檔案管理改革，各級、各部門、各單位的檔案管理機構應在履行傳統的檔案管理工作的基礎上，利用便利的互聯網技術，搭建信息平臺、信息交流平臺，豐富網絡檔案信息的查詢手段，建立不同類別的檔案信息數據庫，拓寬服務渠道，滿足公眾對檔案信息的需求，同時要注意確保檔案管理系統的安全性。

1檔案管理現狀分析

1.1檔案管理信息化水平低

目前，大部分企業檔案管理信息化水平低，主要體現在以下幾個方面：第一，部分企業仍采用傳統檔案管理模式，對計算機及科學技術利用不足，導致檔案管理效率低下。第二，部分員工沒有正確認識檔案信息化建設的內涵，錯誤地認為信息化即數字化，導致檔案管理的信息化建設水平較低。

1.2檔案管理不能為公司服務

傳統檔案管理模式分為檔案的搜集和整理鑒定，只要保證企業檔案的歷史記錄完整即可。但是，這種檔案管理模式不能為提供良好企業服務。好的企業檔案管理能在企業中起到積極的促進作用，在檔案中找到企業發展的興衰點，找到發展的不足并尋求新的解決方案，作用于企業發展，為企業服務。

2信息化時代檔案管理的建議

【摘要】隨著時代的發展，各行各業在發展過程中產生的信息數據不斷增多，給檔案管理工作帶來了極大的工作壓力。采用傳統的檔案管理模式開展檔案管理工作，不僅需要檔案管理人員投入較大的精力，而且需要耗費較長的時間，嚴重影響檔案信息的時效性。為解決這一問題，檔案管理工作中應積極引進互聯網技術的應用，不斷推動檔案的信息化、數字化、網絡化管理。同時，檔案管理人員應深入分析三者之間的聯系，保障檔案管理人員工作效率的進一步提升。

【關鍵詞】檔案管理；信息化；數字化；網絡化

1檔案信息化、數字化、網絡化的內在含義

1.1檔案信息化內涵。檔案信息化是指在檔案管理工作中加強對互聯網技術的應用，從而提升檔案信息的處理效率與傳輸速度，極大的縮短了檔案信息的處理時間，降低了檔案信息在傳輸過程中的疏漏之處[1]。同時，檔案信息化可以實現對檔案信息的分類歸檔，為后期檔案信息的收集與提取工作提供更為便捷的通道。檔案信息化主要包括以下幾方面內容：第一、對傳統紙質檔案信息進行數字化處理，建立數字化檔案信息，并將檔案信息上傳到互聯網平臺中；第二、檔案管理人員可以整合互聯網平臺中的檔案信息，構建檔案信息數據庫，實現對檔案信息的統一管理、統一儲存；第三、檔案信息管理人員可以根據不同人員的檔案信息需求，合理的劃分不同崗位人員的級別，為各級別崗位人員提供與其相對應的檔案信息獲取通道，實現檔案信息的共享。1.2檔案數字化內涵。檔案數字化是指將錄入計算機中的檔案信息轉化為數字代碼，不僅可以增加檔案信息的安全性，而且可以極大的提升檔案信息的儲存質量。檔案數字化管理主要包括以下幾方面內容：第一、檔案信息數字化輸入。在檔案數字化管理工作開展之初，檔案管理人員應將檔案信息進行數字代碼轉換，并對不同檔案信息的種類進行區分。同時，檔案管理人員應整合全部檔案信息，制定檔案信息檢索目錄，為檔案信息的查找工作提供便利；第二、檔案數字化轉換。為提升檔案信息的數字化輸入效率，檔案管理人員可以利用攝像頭、相機等設備將紙質檔案轉換為圖片、錄音等可悲計算機識別的格式；第三、數字化檔案接收。在檔案接受過程中，檔案管理人員應對數字化檔案質量進行檢測，并統一所有檔案信息的格式。1.3檔案網絡化內涵。檔案網絡化是指利用廣闊的互聯網平臺，將不同區域內的檔案信息有效的整合起來，實現檔案信息的跨區域共享，為不同地區的民眾提供更為全面的檔案信息支持[2]。檔案網絡化管理主要包括以下幾方面內容：第一、局域網。相較而言，局域網的覆蓋范圍有限，只能在較小范圍內實現檔案信息的共享。因此，局域網一般適用于對安全性要求較高的檔案信息；第二、城域網。相對局域網而言，城域網的覆蓋范圍獲得了一定的擴大，但是仍具有一定的封閉性，需要雙方處于同一城市內，方可以實現雙方檔案信息的共享。因此，城域網一般適用于城市內部的檔案信息內容共享；第三、廣域網。廣域網的覆蓋范圍可以是整個互聯網平臺，人人都可以獲取廣域網中存在的檔案信息。因此，廣域網一般適用于一些不需要保密的普通檔案信息之中。

2檔案信息化、數字化、網絡化之間的聯系

2.1檔案數字化與網絡化是檔案信息化的基礎。隨著時代的發展，檔案管理人員的工作任務逐漸加強，面對日益增長的檔案信息內容，傳統的檔案信息管理模式依然無法滿足檔案管理工作的實際要求。在傳統檔案管理模式之中，檔案管理工作需要占據較大的空間用來實現檔案的儲存。同時，還需要投入大量的人員對檔案信息質量進行檢測、開展檔案信息的維護工作等。而互聯網技術在檔案管理工作中的深化應用，有效的降低了檔案管理工作中對人力資源的過度依賴。檔案管理人員可以通過對傳統紙質檔案信息內容的數字化、網絡化處理，極大的提升了檔案信息的獲取、審查、傳輸、儲存效率，為檔案管理工作的信息化建設打下堅實的基礎。由此可見，檔案數字化與網絡化是檔案信息化的基礎。2.2檔案數字化是檔案信息化的首要任務。檔案管理工作的信息化建設，不僅是對今后檔案管理工作的創新，而且需要檔案管理人員對傳統的檔案信息內容進行再次加工，只有如此，才可以保證檔案信息的全面性[3]。檔案信息的原始檔案大多是一紙質、照片、錄音等形式進行儲存的，在信息獲取、傳輸、儲存過程中難免會出現一定的誤差。因此，為保證傳統檔案信息內容的準確性，各檔案管理人員應加強對互聯網技術的學習，全面推動自身檔案管理工作的信息化建設。同時，為保證對傳統檔案信息內容的全面獲取，檔案管理人員應利用互聯網技術及其配套設備，對傳統檔案信息內容進行數字化處理，從而為檔案管理工作的信息化建設奠定堅實的基礎。由此可見，檔案數字化是檔案信息化的首要任務。2.3檔案網絡化可以為檔案數字化提供網絡平臺。在傳統檔案信息管理模式中，檔案信息的跨區域傳輸較為復雜，需要用戶通過傳統、郵寄等方式才可以獲取，甚至部分保密性較高的檔案信息，需要用戶親自前去檔案信息儲存位置進行獲取，極大的降低了檔案信息的利用效率。檔案信息管理的網絡化建設，可以將數字化的檔案信息上傳到互聯網平臺之中，從而借助互聯網覆蓋領域廣的特點，為用戶提供跨區域檔案信息的調閱。哪怕是對保密性較高的檔案信息，只需要用戶提出申請，同樣可以進行跨區域的檔案信息獲取，極大的提升了檔案信息的傳播效率，為不同地區的用戶提供了更為便捷的檔案信息獲取途徑。同時，檔案信息管理工作的網絡化建設，還可以通過網絡平臺，收集自身檔案信息內容中缺失的部門，從而實現自身檔案信息內容的進一步完善。

摘要：在新的歷史時期下，傳統紙質人事檔案管理已不能滿足時代的要求，人事檔案須向電子信息化方向轉變，本文從電子信息化管理方式與傳統紙質管理方式對比的角度，強調了人事檔案電子信息化的必要性，對人事檔案信息化建設進行探討，并給出相關建議，希望給相關人員及部門提供幫助。

關鍵詞：人事檔案；新時期；管理；電子信息化

人事檔案是個人經歷、思想品德、業務能力等情況的真實記錄，是一個人真實面貌的客觀反映，正如《人事檔案管理概論》中描述的“檔如其人”或“檔即其人”一樣，人事檔案是了解人、使用人的重要依據，那么在這個知識時代的新時期，企業想要獲得更好的發展，就要通過人事檔案管理，實現人力資源的合理配置，因此做好人事檔案管理對于企業發展具有重大意義。而目前我國人事檔案管理正處于轉型期，推進人事檔案電子信息化是現代企業信息化的必然結果，也是今后企業人事檔案管理工作的目標和方向。

一、新時期人事檔案電子信息化的必要性

隨著信息化社會的到來，電子科技的普及使得人們的生活、工作方式發生了很多變化。比如，網上購物和快捷支付等等。目前，電子技術已經成為各行各業工作中的一大助力，但是仍有一些領域延續著過去傳統的工作方式，如在人事檔案管理領域，還在使用傳統紙質檔案存儲的管理方式。在科技逐漸發展的條件下，人事檔案管理者應該認識到電子技術的重要協助作用，思考如何將電子化、信息化技術應用到人事檔案管理中，進而改變傳統的檔案管理模式這一重要問題。眾所周知，傳統紙質檔案存儲的管理方式會產生繁重的工作量，而檔案信息量過大還可能導致檔案存放的雜亂無章、進而出現信息共享率低和查詢不方便的普遍現象。紙質檔案的存儲方式也很容易出現檔案資料保存不完整和資料損壞等情況的發生。另外，在傳統紙質檔案管理中，還可能存在因人為因素造成信息不對稱、信息失真、虛假等現象（如圖1）。基于此，傳統的人事檔案管理方式已經不適用于現代的發展要求，尤其是在發展迅速、工作人員巨多的中央企業，人事檔案工作更是繁重。因此在新時期的背景下，人事檔案管理有必要從傳統紙質檔案管理向電子信息化管理邁進，人事檔案電子信息化管理，就是以計算機為載體，以一個系統為依托，對各種信息進行集成處理，能夠簡化各種復雜數據，而在電子化和數字化的條件支撐下，對檔案進行查閱也更為方便，不用再翻閱紙質檔案，在網絡上進行檢索，信息能在最快時間內被查閱出來，同時有專門的人員對信息進行更新維護，極大地發揮出了檔案的價值。人事檔案電子信息化不僅順應了時展的需求與變化，還會提高人事檔案管理的工作效率，保障人事檔案管理的安全性和保密性。1.易管理、方便查閱人事檔案電子信息化具有易管理、方便查閱的優點。傳統紙質人事檔案管理方式不僅會形成巨大的工作量、增加人事檔案管理的難度，長此以往，還會因紙張存放造成一定程度的成本費用，尤其是員工人數眾多的中鐵集團。而且，傳統紙質檔案的保存需要特定的房間和條件，需要專門的人員對此進行管理，管理者不可能是長期不變的，如果檔案管理者發生變動，檔案還可能因此出現信息記錄不完整和檔案遺失的現象，而這些潛在的問題無形中給資料的查詢和工作的調用帶來了巨大的不便。與此相反，將人事檔案進行電子信息化管理不僅會減少因紙張存放造成的各種成本費用，也可以避免因紙質檔案堆放雜亂無章進而導致檔案查詢困難的問題（如圖2所示）。另外，也可以減少因管理者調動造成的檔案記錄不完整和檔案缺失的現象。而且人事檔案電子化管理可以在計算機上直接而準確的查詢到需要的信息，能夠在較短時間高效的完成工作。綜上所述，人事檔案電子信息化不僅可以彌補傳統紙質檔案管理的不足，實現了人事檔案既方便管理又方便查詢，而且減少了人事檔案管理的成本費用，提高人事檔案管理的工作效率。2.易更新，不受限制人事檔案電子信息化還具有檔案易更新，不受行業限制的特點。人事變動較大是建筑行業明顯區別于其他行業的特點，這在無形中增加了建筑行業人事檔案管理的難度。在傳統紙質人事檔案管理模式下，建筑行業的人事檔案信息與實際情況相比表現出了明顯的滯后性，進而使得無法做好檔案的動態管理工作。而人事檔案電子信息化管理能明顯克服傳統紙質管理的困難，能夠做到實時收集信息并把信息及時存入數據庫，做到對職工的檔案隨時更新、修改和補充，不受時間和地點的限制，保證人事信息的及時性和準確性。同時電子檔案的儲存量也遠遠超過紙質的檔案儲存方式，不會受到紙張的限制，可以使其記錄的信息與紙質的相比更加完整、細致。3.易保存、防涂改與傳統紙質人事檔案管理相比，人事檔案信息化管理具有易保存和易涂改的特點。電子檔案能有效避免溫度、水、微生物等不可控因素對檔案耐久性的影響，還可以避免因管理人員變動造成檔案內容的丟失、損壞等現象，大大降低了紙質檔案損壞不可復原的風險。雖然人事檔案電子化已經是必然趨勢，但是紙質檔案也絕對不會因此而消弭，紙質檔案始終是人事檔案管理的重要組成部分。在人事檔案管理工作中，保證電子檔案流程化、規范化后，要對紙質檔案與電子檔案分開管理，雙管齊下可以避免因人為因素造成的檔案惡意修改、惡意盜取等現象。紙質檔案遺失時，電子檔案也可以做到補充作用，在平時工作中電子檔案就足以滿足要求，這也大大降低了紙質檔案因為工作需要而產生的磨損。也就是說對人事檔案信息化管理能夠高度實現辦公自動化和管理自動化，而對人事檔案分別進行紙質管理和電子化管理能高度保證鐵路集團人事檔案信息的安全性和保密性。

二、新時期下人事檔案電子信息化管理的措施

［摘要］創新現階段的檔案管理服務模式，更好地適應了網絡時展的要求。本文主要對現階段檔案管理過程中存在的問題進行深入的分析，了解網絡時代對檔案管理服務工作提出的新要求，并提出相應的解決途徑。

［關鍵詞］網絡時代;檔案管理;創新;服務模式

隨著網絡信息技術日新月異，我國逐漸進入到網絡時代，信息化和網絡化成為時代的關鍵詞。檔案屬于一種比較重要的信息資源，在網絡時代背景下，需要充分挖掘檔案資源的作用和價值，運用現代網絡技術，將檔案資源的價值最大限度地發揮出來，這才是現階段檔案管理服務工作需要考慮的問題。

一、網絡時代中創新檔案管理服務模式的重要性

(一)創新檔案管理服務模式是網絡時展的趨勢。在網絡時代的影響下，傳統模式的檔案管理服務工作已經不能滿足現階段用戶的使用需求，再加上檔案的數量也在逐年增加，單一化的檔案管理服務模式已經面臨著被淘汰的局面。隨著網絡時代的發展，檔案管理服務工作需要從用戶的實際需求出發，為用戶提供全面、準確的檔案信息服務，這樣也能在一定程度上節省用戶的時間，優化檔案管理服務模式，創新檔案管理服務模式已經成為網絡時展的一種趨勢。(二)創新檔案管理服務模式是檔案管理工作發展的需求。隨著網絡信息技術的不斷發展，檔案管理服務工作當前面臨著巨大的挑戰，需要結合時展的需求，不斷創新自身的檔案管理服務模式，這樣才能在激烈的市場競爭中長期發展下去。面對網絡時展的需求，檔案管理服務工作必須從一個全新的角度出發，將現代化的網絡技術、信息技術引入到實際的檔案管理服務工作中，構建出符合時展需求和用戶需求的檔案管理服務體系。傳統模式的檔案管理服務工作側重對檔案資料的保存和管理，檔案管理服務會受到時間和空間的限制，這樣不能滿足現階段用戶的使用體驗。由于網絡技術的進步，出現了電子檔案管理模式，借助網絡技術建立起虛擬的網絡電子檔案，對檔案管理服務工作提出了更高的要求。

二、現階段檔案管理服務存在的主要問題

【摘要】事業單位的人事檔案，是為前沿性人力資源管理和開發利用作依據的人事數據處理工作，它掌握了事業單位工作人員的個人資料，是工作人員在事業單位的成長憑證。在國內，事業單位是制度建設發展較先進的組織機構。大數據背景下，利用信息技術的人事檔案創新管理已開始在事業單位應用，其相較于傳統人事檔案管理具有較為突出的實效性。本文以事業單位為研究主體，針對大數據背景下，人事檔案創新管理的影響作了簡述，并針對傳統人事檔案管理存在的問題，提出創新管理策略。

【關鍵詞】大數據時代；事業單位；人事檔案；創新管理；影響

大數據時代為人類的發展帶來了飛躍性的進步。大數據技術已被廣泛地應用到人類各領域工作的管理工作中去。在大數據時代，事業單位傳統的人事檔案管理已不具備發展優勢，新的技術優勢將為人力資源管理帶來巨大的便利和優化效果。利用信息化技術的人事檔案創新管理，成為必須適應更高要求的事業單位檔案管理的有效措施。

一、大數據時代對事業單位人事檔案創新管理的影響

大數據時代為人事檔案創新管理提供了技術支持。利用計算機對人事檔案信息資源實行管理，在技術創新上，優化了事業單位檔案管理工作內容。這些技術支持，為大數據背景下的檔案創新管理，提供了一體化的全新服務體驗。大數據時代對行業的技術要求，提高了檔案管理的科學性。大數據背景下的管理是提高事業單位社會服務質量的必然要求，其技術要求包括影響人力資源管理環節的人事檔案創新管理工作。對檔案管理全程式、一體化的要求使事業單位人事檔案管理工作，急需建立統一的數據庫集中管理體系；規范的制度要求事業單位的人事檔案管理，應建立權限分明、機密程度高、流程符合檔案管理制度的工作內容。實時、動態的管理要求事業單位的人事檔案管理，應針對頻繁的人事檔案變動作及時更新的反映。掌握信息技術創新環境下，對檔案管理科學操作的要求，提高了事業單位人事檔案管理人員的素質。

二、事業單位傳統人事檔案管理存在的問題

一、融媒體的產生與作用

狹義來說，融媒體是指充分利用媒介載體，將廣播、電視、報紙等既有共同點又存在一定互補性的不同媒體，在人力、內容、宣傳等方面進行全面整合，實現“資源通融、內容兼融、宣傳互融、利益共融”的新型媒體。[3]可見，融媒體是當代媒體發展到一定階段尋求市場突破的必然產物，也與信息社會中的信息高度融合分不開。在互聯網技術快速發展、信息大爆炸的時代，互聯網媒體高度發展而傳統媒體式微。通過各類媒體的融通能夠讓傳統媒體既發揮原有優勢又搭上信息快車，因此融媒體的發展可謂是順理成章。從廣義來說，融媒體不只是各類媒體融合的產物，也不僅僅是一種信息傳播方式，而是一種貼合當代信息社會的信息處理理念，是人們充分利用現有知識技術成果并進行高度整合以尋求發展最大化的追求。通過與互聯網平臺的融合，如今多數傳統紙媒轉向線上線下雙向輸出，這是傳統媒體在面對新興事物時的自身優化與發展。它不僅完成了自我蛻變，也在整體上推動了互聯網環境的優化與發展。可見，在融媒體視域下，無論是檔案管理還是傳統媒體改革，都是通過新興技術與傳統手段的有機融合實現自我更新與突破。融媒體的作用在于，不僅能夠在技術上推動傳統行業的發展，也為傳統行業發展提供了更加廣闊的思路和理念。在技術上，融媒體代表的是互聯網時代高速發展的“云技術”，不僅能夠在短時間內收集大量信息進行整理，也大大拓展了傳統的信息儲存空間，實現了人力、物力、空間的節省。在理念上，融媒體代表著互聯網時代最先進的發展理念，能夠不斷督促傳統行業借鑒當代互聯網技術完成自我提升，讓線上和線下共同發展。從這一點來看，融媒體理念的運用對于經濟社會轉型具有重要意義。

二、融媒體的產生與當代檔案管理

（一）融媒體讓檔案管理內容更加全面。全面性是檔案管理的一大追求。在傳統的檔案管理過程中，工作人員通過有限的方式進行線下收集和人工整理，受限于時間及人力物力，內容全面性和準確性都難以得到保證。這在傳統語境中或許能夠滿足人們的檔案利用需求，但由于當今的人才流動性、檔案流動性、信息流動性都在不斷提高，很難滿足當代社會檔案需求。[4]在融媒體視域之下，傳統的檔案收集與整理方式不再是唯一選擇，工作人員可以充分利用手中的多媒體工具，實現檔案內容的多方收集，整理過程也更加高效。以我國近年來推進的身份信息全國聯網管理為例，匯聚各地基層機構收集的公民指紋、肖像的數據庫，相當于一個大型的檔案館，而在進行身份驗證的過程中，通過身份證刷卡或者身份證號的檢索，就能夠快速有效調動檔案。對于傳統檔案管理方式來說，這樣龐大的信息收集量通過人力來完成顯然存在極大困難。在互聯網數據技術之下，檔案收集便能夠做到全面準確，且使用更加高效。通過安全合理的程序設置，在某些特定的檔案管理方面，甚至能夠突破原先的檔案實體，而將載體變成容量更大、內容更全的線上檔案館，這不僅是檔案管理方式的突破，也是進一步推進信息化的力證。（二）融媒體讓檔案管理方式更加高效。我國人口基數大、經濟體量大，各行業、單位的檔案管理匯總起來就是一個龐大的系統。為了實現系統的高效運行，必須尋求一個更加合理的管理方式。以高校畢業生檔案去向為例，我國每年高校畢業生數量近千萬，其檔案派遣工作量十分巨大，多數高校所采用的檔案派遣方式仍舊以人工為主，每到畢業季，高校畢業生檔案派遣都會成為高校工作的重點加難點，隨著高校畢業生數目逐漸增多，這項工作難度更高已成必然趨勢[5]。反觀如今異地就醫系統，正逐步實現“讓數據多跑腿，讓人們少走路”，通過對患者建檔的全國聯網，異地就醫繳費與醫保報銷都能實現及時辦理，這正是融媒體思維的體現。通過當下最新技術的運用完成了醫療系統的自我優化。高校學生檔案管理系統也可以對此充分借鑒，當今學生檔案的線上版正實現全國聯網，但是僅僅實現信息管理遠遠不能滿足當下社會需求，還要充分考慮檔案管理的服務性。通過對高校學生檔案派遣與學生報到的智能化操作，能夠為學生就業和人才流動提供極大便利。可見，在融媒體視域之下，通過對傳統和新興技術的鏈接，能夠有效實現檔案管理方式的雙向推進。（三）融媒體讓檔案利用過程更加有效。檔案管理的最終價值實現在于檔案利用。檔案在社會與經濟發展的過程中具有不可替代的基礎性作用。傳統檔案利用方式的弊端在于檔案數目多、排查慢，因此檔案使用效率較低。這對于大量檔案資源來說，是一項極大浪費，也是社會資源使用的缺位。以人才檔案的管理為例，高校畢業生出現靈活就業等情況時，檔案多數在當地人力資源和社會保障局留存，在畢業后的使用過程中往往因為信息的不對稱容易出現檔案使用的延遲。譬如，人事檔案管理的總體職責在于當地人社局，其具體負責部門與辦公地點等很容易在機構調整過程中出現機動性改變，而畢業生對此難以及時了解，因此在使用時易出現延遲，甚至影響畢業生就業。而在融媒體視域之下，通過傳統檔案保管利用方式與互聯網方式的結合，讓電子檔案在實體檔案運用過程中實現功能的部分替代，在實體檔案需求難以滿足時進行相應替代，在很大程度上便利了畢業生檔案的使用。

三、融媒體視域下檔案管理模型的發展方向

（一）檔案管理充分結合信息技術。信息時代的檔案管理應當充分貼合時代特征。電子時代和網絡時代的到來，給信息儲存和交流帶來更大的延伸空間，使得原本不可能實現的信息超大容量變為可能。而檔案管理原本就需要大量的儲存空間與完備的交流平臺。在此客觀條件之下，通過與網絡時代的充分結合，檔案管理的廣度也能夠得到更加充分的擴展。事實上，信息化管理為檔案管理節省了更多的人力物力，因此檔案管理部門及管理者能夠有更多的精力關注檔案管理的維度擴展。通過資源通融，檔案管理與現代化存儲手段、與網絡安全交流等進行充分整合，能夠讓檔案在收集過程中獲取更多信息，在整理過程中更加高效，保管過程更加便捷，價值鑒定的流程更加科學化，不僅實現了渠道拓展也讓整個檔案管理過程更加高效。因此，我們應當更加重視檔案管理的信息化，充分拓展檔案管理工作外延，與現代信息技術、網絡安全技術以及智能存儲管理技術等充分融合，讓檔案管理與信息技術外延學科實現資源共融，優化檔案管理的服務職能，使其在社會發展過程中發揮良好的基礎性作用。（二）線上線下聯動管理。線上與線下的聯動能夠給檔案管理帶來更高的效率。事實上，檔案管理的目的在于服務，而原本相對集中的檔案管理方式很難適應當今高流動性的社會發展，因此線上線下的聯動管理就相當必要。以人才檔案為例，人才檔案能夠實現線上線下的聯動管理，能夠讓人才異地辦事手續得到有效的簡化，更加節省時間成本，也在一定程度上節省了社會資源。但是，當下我國的許多檔案管理地域限制較多，致使很多事情異地辦理困難重重，阻礙了人才流動和社會進步。因此，在今后的檔案管理模型構建過程中，應當更加注重線上線下的聯動管理，通過先進的互聯網技術手段，讓原本在線下做的事情能夠在線上辦理，使檔案利用方式更加靈活多樣，充分發揮檔案管理的服務性功能。此外，線上線下聯動管理也能夠賦予檔案管理更大的機動性，線上信息更新速度較快且效率較高，線下檔案管理更新需要耗費巨大的人力物力。因此，通過線上線下的聯動管理，也有利于檔案系統數據信息的及時更新，提高檔案管理、存儲與使用的準確性。（三）更加注重信息整合集中。整合與集中能夠讓信息發揮更大的作用。以人事檔案為例，全面整合的檔案在使用時具有更高的參考價值和使用價值，能夠讓用人單位對于人才有更加全面細致的了解，在考慮人才任用方面也會更加貼合個人的特征，做到人盡其才。[7]而對于企業檔案來說，檔案的全面性能夠為相關部門對企業進行監管和追責帶來極大的便利，而經過系統性整合的檔案也能夠給企業帶來一定的威懾，使其在生產經營過程中更加注重約束自身。目前，國際經濟正處于大數據時代，大數據的優勢在于能夠及時有效地整合出最準確、全面的信息并提供給利用的人群。這樣，無論是政策的決策還是商業手段的制定，都能夠更加具有針對性，一經實施便能做到事半功倍。檔案管理是社會管理和經濟管理的基礎部分，假如能夠對信息整合多加重視，則無論是對人才的管理、經濟的運行還是對社會秩序的穩定，都將大有裨益。當今時代，先進的互聯網信息技術也為檔案管理過程中信息的快速整合提供了可能，通過電子信息數據計算，能夠快速實現信息整合、歸類和集中，顯著區別于傳統檔案排查，能夠做到更加高效的運用，實現各方利益共贏。

摘要:涉密檔案管理是檔案管理工作中十分重要的內容，我國在多年的檔案管理工作實踐中總結積累了許多經驗。隨著社會信息化程度的提高，傳統的檔案管理工作模式已經逐漸被電子信息技術模式所取代。如何做好電子信息技術條件下的檔案保密工作，是檔案管理工作者不能回避的一個課題。

關鍵詞:檔案管理;涉密檔案;電子信息技術;保密

一、傳統涉密類檔案保密工作特點

1.檔案存放地點是保密工作重點。傳統紙質性檔案受自身條件限制，必須集中存放在溫度、濕度適宜的場所之中。《中華人民共和國檔案法》規定，檔案存放地點必須具備防盜措施，要制定嚴格的檔案存放地點管理制度，無關人員一律禁止進入，最大程度上保證了檔案文件的保密性和安全性。

2.注重對于檔案管理人員的職業教育。《檔案法》中嚴格規定，機關、團體和企事業單位必須有專門的檔案管理人員，嚴格執行各項檔案管理制度。近年來，大部分省市和地區已經制定了檔案管理員資格準入制度，要求單位檔案管理人員必須持有相關的檔案管理員資格證明，并定期組織檔案管理人員進行業務知識和技能培訓，加強職業道德教育。管理人員的專業化保證了檔案管理保密工作的順利進行。

3.較為合理地依據檔案保密程度對涉密類檔案進行分級管理。按照有關規定，傳統檔案按照保密程度不同，分為絕密、機密、秘密等幾個密級。在我國傳統檔案管理體制中，不同密級的檔案需要進行分類集中管理，并對不同密級檔案的管理和查閱等工作進行了詳細規定。與此同時，對各個密級檔案的解密標準、解密時限、解密方式等進行了嚴格限制。這就最大限度地保護了涉密檔案的秘密性。

一、前言

信息時代計算機技術的不斷發展，給新時代企業檔案的數字化管理帶來了發展契機。傳統紙質檔案的書寫記載變成了計算機的信息存儲。方便了企業檔案的查詢和使用，還提高了企業的辦事效率。所以，在信息化的今天，如何進行企業檔案的數字化管理將成為企業發展中所關注的關鍵問題。

二、企業檔案數字化管理的必要性

企業檔案的數字化管理就是在企業的檔案管理過程中使用先進的計算機技術把傳統使用文字、數字和圖片等紙質方式的存貯轉變成數字信息儲存。比如，指紋錄制、照片記錄以及檔案管理系統等。對企業各類紙質檔案進行數字化處理，為其建立集中數字檔案館勢在必行，檔案數字化管理，在優化管理者知識結構、隊伍結構、提高管理者素質、促進現代管理技術應用、保護原紙質檔案和改善其利用方式等方面有著特殊意義。

三、企業檔案數字化管理的應用分析

在信息社會中的檔案數字化管理已經不再陌生。比如企業的人事管理，企業的財務管理企業自動化辦公等等。數字化的企業檔案管理模式不單單克服了傳統企業檔案管理中的人工查找困難以及查找方式局限性大的問題，還使得企業的檔案管理更加的精細化。數字化的企業檔案管理順應社會發展的需要，但同時不能完全否定企業的紙質檔案管理，比如企業的合同管理、文書檔案管理，底圖管理、工程檔案等也需要保持傳統的紙質管理作備份。因此，我們需要對企業檔案中如何進行數字化管理以及數字化管理的具體內容進行確定。