館藏檔案數據庫調研報告

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檔案信息化是檔案管理發展的必然方向，也是檔案工作適應信息化社會的必然要求，而檔案信息化最基礎性的工作就是檔案信息數據庫的建設。為推動我縣檔案信息化發展，順利開展館藏檔案信息數據庫建設，我局組織業務人員，多次到省、市檔案局及兄弟縣市參訪，專項調研館藏檔案信息數據庫建設具體做法及進展情況。現將相關情況報告如下：

一、檔案信息數據庫概念

檔案信息數據庫是指將檔案案卷目錄信息、文件目錄信息、文件全文內容及相關檔案管理信息進行數字化處理形成的檔案信息集成，主要包括案卷目錄數據、文件目錄數據與文件全文數據，而檔案目錄數據庫只是檔案信息數據庫其中的一小部分，主要包括案卷目錄數據與文件目錄數據，只是檔案管理過程中檢索工具的信息化。

二、工作任務與現狀

檔案信息化是檔案管理工作的必然要求，全國、全省、全市的館藏檔案信息數據庫建設工作從“十一五”期間開始啟動，我縣目前只是進行了目錄數據采集錄入之前檔案的規范整理工作，目錄數據采集錄入工作至今尚未啟動，在全省、全市處于落后位置，欠賬大。根據上級檔案部門工作部署，要求我縣2013年以前必須完成檔案目錄數據庫建設，時間非常緊迫，任務十分艱巨。

三、省、市檔案局及兄弟縣市的做法

通過對省、市檔案局及此項工作完成較好的、、、等兄弟縣市的參訪學習，歸納其做法主要為以下幾點：

1、本局指定專門人員負責組織實施；

2、聘請電腦錄入人員進行數據錄入；(如省檔案局將全文掃描業務外包公司；市檔案局及、、、等將目錄數據電腦錄入工作聘請電腦熟練人員完成。)

3、設立專門場所，購置專用電腦及相關設備，制定相關管控制度；

4、財政專項投入，保障館藏檔案目錄數據電腦錄入經費。（市檔案局及、、、等電腦錄入工資均以錄入條目數量計算，每條0.3元，縣最少，為50萬，其余縣市都在上百萬元，所需經費均為財政專項投入）

四、主要工作內容及我縣工作量、經費概算

（一）、檔案目錄數據庫建設工作主要包括以下內容：

1、目錄數據采集錄入前館藏檔案的規范整理工作；

2、檔案案卷目錄數據的采集錄入工作；（每一案卷條目采集錄入內容包括檔案館代碼、案卷級檔號、全宗號、目錄號、案卷號、案卷題名、責任者、起始時間、終止時間、保管期限、文件數量、頁數、控制符等13個項目）

3、文件目錄數據的采集錄入工作；（每一文件條目采集錄入內容包括檔案館代碼、文件級檔號、全宗號、目錄號、案卷號、起始頁號、責任者、文件編號、文件題名、文件件號、文件時間、文件稿本、控制符、密級、保管期限、頁數等16個項目）

4、錄入數據的檢查校對、備份、匯總上報及日常維護等。

（二）、我縣館藏檔案目錄數據庫建設工作量及經費概算：

至2012年底，縣檔案館館藏檔案跨度百年數量近8萬卷，根據今年全縣檔案登記數據統計，全縣到期應進館但尚未進館的檔案還有近12萬卷，在全市數量最多，我縣檔案目錄數據庫建設工作量非常巨大。

錄入條目計算：案卷目錄錄入條目20萬條+文件目錄錄入條目500萬條（平均每卷檔案計25份文件）＝520萬條

聘請人員進行電腦錄入工作所需經費計算：520萬條×0.3元／條＝156萬元

五、我縣檔案目錄數據庫建設工作存在的困難

1、工作量非常大，欠賬非常多，時間非常緊；

2、人才短缺。近十多年來，縣檔案局除因領導調動進入檔案局外，再無專業人才，尤其是沒有電腦專業人才進入檔案局，現有工作人員年齡普遍較大，平均年齡48歲，已較難適應檔案信息化發展的要求；

3、硬件不足。檔案目錄數據庫建設所需專用電腦及相關設備因經費所限至今無法購置；

4、經費尚無落實。檔案目錄數據庫建設工作前所未有，在較短的時間內要消化數十年，甚至上百年的歷史欠賬，所需經費較大，而上級財政又無此項工作專項經費，迫切需要縣級財政專項投入，以保障檔案目錄數據庫建設工作的順利開展。

六、我縣檔案目錄數據庫建設工作的組織實施

1、加強組織領導。成立以局長為組長，分管領導及相關股室長為組成人員的專項工作領導小組，指定專門人員負責組織實施。制定專項工作方案；

2、組建專業隊伍。通過招聘電腦操作熟練人員組建數據錄入專業隊伍，并簽定責任狀；

3、解決場所設備。通過辦公室調整，騰出電腦錄入專用房間，盤活辦公電腦，添置大型掃描儀等必要專用設備；

4、解決專項經費。電腦錄入工作經費需156萬元，還需添置相關設備，敬請縣領導解決我縣檔案目錄數據庫建設工作專項經費170萬元。