化學公司公文處理辦法

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第一章總則

第一條為使石城化學公司有限責任公司（公下簡稱石城化學公司）的公文處理工作規范化、制度化、科學化，特制定本辦法。

第二條石城化學公司的公文，是石城化學公司在生產經營建設和管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，貫徹集團公司各項工作要求，規章制度，施行管理措施，請示和答復問題，指導部署和商洽工作，反映和報告情況，總結和交流經驗的重要工具。

第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第四條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

第五條公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其它有關規定，確保國家秘密和企業商業秘密、工作秘密的安全。

第六條石城化學公司各部門和各單位的負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本部門本單位公文處理工作的領導和檢查。

第七條總經理辦公室是石城化學公司公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作并指導各單位的公文處理工作。

第八條石城化學公司機關各部門和各單位辦公室應當設立文秘部門或者配備專（兼）職人員負責公文處理工作。

第二章公文種類

第九條石城化學公司公文種類主要有：

（一）命令（令）

適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。

（二）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

（三）公告

適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

（四）通告

適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

（五）通知

適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

（六）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（七）報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

（八）規定

適用于對特定范圍內的工作和事務制訂有約束性的措施。

（九）請示

適用于向上級機關請求指示、批準。

（十）批復

適用于答復下級機關的請示事項。

（十一）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（十二）函

適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

（十三）會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章公文格式

第十條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

（一）文件眉首。一般指首頁橫線以上，包括秘密等級、保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號和簽發人等內容。發文機關標識和橫線用紅色印刷，稱文件紅頭。文件的眉首占首頁的三分之一。

（二）涉及國家秘密和企業商業秘密、工作秘密的公文，應當依據有關規定標明密級和保密期限。其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。

（三）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

（四）發文機關標識應當使用發文機關全稱或者規范化簡稱；聯合行文，主辦機關排列在前。

（五）發文字號應當包括機關代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦機關發文字號。發文字號一般置于發文機關標識的下面，橫線中央上面。石城化學公司文件字號為石城化學公司×〔200×〕×號。前“×”為石城化學公司機關部門代字，如：辦公室為“辦”、人力資源部為“人”。

（六）上行文應當注明簽發人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。

（七）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。紅頭文件的標題可以省去發文機關的名稱。

（八）主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

（九）公文如有附件，應當在正文之后成文時間之前注明附件順序和名稱。

（十）公文除“會議紀要”外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。

（十一）成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。

（十二）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。

（十三）公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。主題詞要從集團公司公文主題詞表中選用，最多不得超過5個，排列次序是先標注類別詞，再標注類屬詞，最后標注文種。主題詞印在末頁下部，抄送欄的上面。

（十四）抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

（十五）印發機關的名稱印在文件末頁最后一行，印發日期一般為送印日期。

（十六）石城化學公司辦公會議紀要，眉首占首頁的三分之一，印發日期印在橫線上面發文機關標識的右側，順序號印在發文機關標識和印發日期中央的上面。密級和保密期限印在首頁右上角。

第十一條公文各組成部分的其他標識規則，可參照《國家行政機關公文格式》國家標準執行。

第十二條文字從左至右橫寫、橫排。公文用紙一般采用a4型，左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

第四章行文規則

第十三條行文應當確有必要，注重效用。

第十四條石城化學公司各部門、各單位的行文關系，應根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級請示和報告。

第十五條石城化學公司各部門、各單位在各自職權范圍內，可以互相行文。必要時，可以向省、市人民政府的有關業務部門行文。機關各部門一般不要直接向下屬單位和下屬單位的業務處（科）室行文。各部門之間可以通過電話、面談解決問題的，盡量不要行文。

第十六條屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。

第十七條部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。

第十八條向下級機關、單位的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。

第十九條“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。

“報告”不得夾帶請示事項。

第二十條除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第二十一條受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。

第五章發文辦理

第二十二條發文辦理指以本機關名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。

第二十三條草擬公文應當做到：

（一）符合國家的法律、法規及其它有關規定。如提出新的政策、規定等，要切實可行并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發言語字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

（六）結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“㈠”，第三層為“1．”，第四層為“⑴”。

（七）應當使用國家法定計量單位。

（八）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯文。

（九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語名中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

第二十四條擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級領導協調或裁定。

第二十五條公文送負責簽發后，再由辦公室審核，審核的重點是：行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。

第二十六條公文由本機關負責人簽發。以本機關名義制發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；以本機關名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。有的公文經授權可由辦公室主任簽發。

第六章收文辦理

第二十七條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第二十八條認真辦理往來文件，是辦公室工作的一項重要內容。從事收文處理工作的人員應當遵守以下規定：

1．以高度負責的精神，準確、及時、安全地處理好每一份文件。

2．對公文運轉的每一個環節，都要建立登記制度，避免延誤、丟失。

3．遵守保密紀律和工作紀律，確保國家秘密安全，收文處理過程中的信息（辦理情況、領導批示等）不得擅自對外提供。

4．注意把握來文需要辦理事項的緊急和重要程度，切實做到急事急辦，特事特辦。

5．加強學習，精通業務，全面掌握情況，提高收文處理的工作質量。

第二十九條公司收文處理由總經理辦公室機要秘書統一負責簽收、登記，并進行審核，送由辦公室主任簽署擬辦意見后，按照擬辦意見進行分送、傳閱和內部催辦。審核的重點是：是否應由本機關辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規范。需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不符合本辦法規定的公文，經辦公室負責人批準后，可以退回呈報單位并說明理由。

第三十條凡上級來文和送總經理辦公室的文件都要逐件進行登記。登記內容包括收文日期、來文機關、文號、頁數、標題等。

第三十一條承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤，推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回交辦的機要部門并說明理由。

第三十二條公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請上級機關協調或裁定。

第三十三條審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第三十四條機要秘書要及時掌握領導日程安排，適時提請領導閱處文件。遇有領導同志出差等特殊情況，機要秘書要調整傳閱流程，避免因此置壓文件，對重要的文件要特別請示辦公室主任進行處理。

第三十五條機要秘書按照領導批示進行文件的后續運轉，及時通知責任部門或單位取閱文件，確保領導批示事項得到貫徹落實。各部門和單位要根據機要秘書通知及時到辦公室取閱文件，取閱文件的人員應在《每日文件收轉單》上簽署取閱人姓名和取閱日期，歸還時在《每日文件收轉單》上簽署歸還人姓名和歸還日期。運轉過程中出現延誤、遺失的，由取閱人負責。

第三十六條傳閱件應在3個工作日內退回辦公室機要秘書，在此期間文件的復印、傳閱等工作由責任部門按照有關保密規定進行。文件取閱人對該文件在責任部門運轉的全過程負責，遇有部門負責人出差等特殊情況，須由指定的工作負責人進行辦理，不得置壓文件。對特殊文件和急件，要按特事特辦、急事急辦的原則進行辦理。

第三十七條轉各部門或單位辦理的請示件和領導批示，由機要秘書負責催辦，做到緊急文件跟蹤催辦，重要文件重點催辦，一般文件定期催辦。領導明確批示由牽頭部門負責處理的文件，由牽頭部門組織協調，直至文件辦理完畢。

第三十八條有限公司與分公司間的公文傳閱要做到及時，按照收文口徑做好文件的催辦、歸檔。

第三十九條凡符合下列條件之一的，可視為文件辦結：

（一）已按領導批示認真承辦，履行了處理程序并有結果；

（二）上級機關公文，已通過行文或其它方式貫徹執行；

（三）函件已明確答復；

（四）要求公司答復問題的來文已作出明確答復；

（五）應閱知文件的人員都已簽署意見或圈閱。

第七章公文歸檔

第四十條公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和集團公司、石城化學公司的有關規定，及時整理（立卷）、歸檔。石城化學公司及其機關各部門的發文由總經理辦公室負責立卷歸檔。立卷歸檔工作應在主管檔案工作部門的指導下進行。

個人不得保存應當歸檔的公文。

第四十一條歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。

第四十二條代表石城化學公司外出參加重要會議后，應將會議文件、資料交總經理辦公室立卷、歸檔。

第四十三條本機關負責人兼任其他機關職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職機關整理（立卷）、歸檔。

第四十四條歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。

第四十五條擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第八章公文管理

第四十六條公文由文秘部門或專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

第四十七條文秘部門應當建立健全本機關公文處理的有關制度。

第四十八條上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，下一級機關經負責人或者辦公室主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數和印發范圍。

第四十九條公開行政機關公文，必須經發文機關批準，經批準公開的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。

第五十條公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。

第五十一條公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

第五十二條不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦公室負責人批準，可以銷毀。

第五十三條銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應當進行登記。

第五十四條機關合并時，全部公文當應隨之合并管理。機關撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規定移交檔案部門。

工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第五十五條密碼電報的使用和管理，按照有關規定執行。

第九章附則

第五十六條公文處理中涉及電子文件的管理，將依據國家和集團公司的有關規定另行制定。統一規定之前，各單位可以制定本單位的試行規定。

第五十七條機關各部門和各單位的辦公室對上級機關和本機關下發公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查并建立督查制度。

第五十八條各單位可根據本辦法，結合實際情況，制定實施細則。

第五十九條本辦法自發文之日起施行。

第六十條本辦法由總經理辦公室負責解釋。