醫院人事檔案精細化管理措施

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摘要：為確保醫院能更有效地推行檔案管理，提高檔案管理的質量和效率，必須不斷改善檔案管理方法。精細化管理是一種新的管理模式，把它運用到檔案管理中可以促使醫院檔案管理更標準化、規范化和信息化，進而提升醫院檔案管理的水平。目前，我國許多公立醫院都已經開始實施精細化管理工作，但是由于很多原因仍然存在一些問題，阻礙了工作進程。因此，為使醫院檔案管理更好地發揮作用就需要采取有效策略加以解決。文章通過認識到醫院檔案管理工作的重要性，剖析醫院檔案管理工作中存在的不足，探討精細化管理運用于醫院檔案管理工作的措施，促使醫院檔案管理工作質量得到提升。

關鍵詞：醫院人事檔案；精細化管理；措施

一、醫院檔案精細化管理意義

醫院檔案管理電子化、數字化是當前醫療行業發展趨勢，檔案管理信息技術應用日益廣泛，傳統紙質檔案管理方法已無法適應現代社會信息資源建設的要求，因此醫院檔案管理現代化進程必須加快步伐。為了適應信息化時代的要求，我國各大醫院均開展了一系列改革，其中最為重要的就是推進醫院檔案管理信息化工作，以達到提高管理效率、降低人力成本、提升服務質量的目的。目前，多數醫院已采用信息技術來進行檔案管理，但是由于受到各種條件限制，部分醫院沒有建立起完善的管理制度，導致信息化程度較低，無法保障數據安全、系統穩定運行。另外，隨著電子文件數量增加，電子文件管理工作變得更加復雜。在信息技術持續進步發展的大環境中，人們可以通過各種途徑來實現電子文件的歸檔以及保存工作，從而達到高效使用電子文件的目的，極大提高了工作效率和管理水平，促進了醫療衛生事業的進一步發展。但是，在進行檔案管理時，仍然存在著一些亟待解決的問題，其中主要表現為紙質文檔存儲效率較低，無法適應業務需求，從而影響到各項業務的正常進行。因此，醫院對檔案管理也逐漸重視起來，由于醫院檔案數量逐漸增多，這就要求醫院必須融入精細化管理理念，保證各類檔案信息可以更加流暢地匯總與統計，為醫務人員開展工作提供全面的數據信息與有效的參考依據，不斷提高工作效率，推動服務質量的提高，更好地為患者服務，緩解醫患問題，有助于建立文明和諧的社會關系。首先，將精細化管理理念運用到醫院檔案管理工作中，是醫療服務獲得高效、優質、安全開展的重要途徑之一，可顯著提升醫院檔案管理工作效率。因此，對醫院檔案管理而言，為促進其工作效率和管理水平的提高，就必須做好科學的管理工作。其次，可實現醫院檔案資源的分類管理，明確各個部門間的相互聯系，確保每個職能部門發揮其最大效用，使醫院整體檔案系統的運轉更加高效。最后，優化管理流程，既能使管理效率提高，又能減少無謂的重復投入和人力成本。采用科學方法對不同種類的文檔進行處理，避免出錯或者漏報等問題。通過醫院檔案管理的合理設計，促進檔案管理流程更簡潔，充分利用信息技術促進醫院檔案更完善的管理，形成檔案資料數據庫，為醫務人員日常工作提供數據支持，顯著提升了工作質量，有效節省了工作時間，促進醫務人員工作更有條理，精簡了工作內容，緩解了工作壓力。

二、醫院人事檔案精細化管理存在的問題

1.對檔案精細化管理的重視程度不夠在現代醫學技術迅速發展的今天，電子病歷在我國醫療衛生事業中發揮著越來越重要的作用。電子病歷是現代信息技術應用于臨床醫學領域的產物，是實現患者“無紙化”診療的必然要求，電子病歷能夠為醫療決策的制定提供科學依據，也是醫院信息化建設中一項基礎性工作。因此，加強電子病歷研發顯得尤為重要。國內的電子病歷還處于初級階段，基本還是依靠人工輸入的方式進行保存等傳統方式。現階段，現代科學技術快速發展，信息技術已經滲透到社會生活各個方面，特別是網絡技術和多媒體技術的廣泛應用，使人們的思維方式、行為模式發生了很大變化，電子病歷逐漸普及應用。醫學信息的傳遞方式也由紙質為主向數字化、網絡化水平發展，醫學知識也在不斷更新變化，要求檔案管理必須跟上時代的步伐。但是，在很長一段時間內，我國檔案管理都是以經驗管理為主，對其并沒有給予足夠的關注和重視。大多數醫院管理者認為，只要把醫療工作做好，自然會帶動醫院的良好發展，忽視了人事檔案管理建設對提高醫療水平的促進作用，更忽視了精細化管理對促進檔案工作與醫療服務之間的關系。因此，醫院管理層必須充分認識人事檔案精細化管理的重要性，給予人事檔案管理精細化工作足夠的關注與重視。2.人事檔案管理人員結構不合理，缺乏專業的知識素養醫院人事檔案具有數量多、專業性、機密性等特點，對于醫院來說是極其重要的信息資料。隨著醫療改革的不斷深入和醫療衛生行業市場化程度不斷提高，醫院日常運營所面臨的挑戰也越來越大，所以有必要對醫院科學管理進行關注。檔案管理精細化是現代醫院管理重要組成部分，其精細化管理水平高低直接關系到醫院整體水平的提升和長遠發展。然而，現階段許多公立醫院都存在檔案管理方面的問題，導致醫院各項管理工作無法順利進行，怎樣更好地做好醫院檔案管理，已經成了醫院管理者急需解決的問題之一。醫院應根據《干部人事檔案工作條例》要求，建立一套科學、健全的檔案管理制度，以達到“人無我有”，強化人力資源管理。當前國內許多醫院都已開始推行全員崗位責任制，但是尚未形成一套完整、高效的管理模式，檔案收集范圍應當包括人事任免材料、獎懲情況、職工培訓資料等，其中人事管理信息主要包括學歷、職稱、職務等級、工資待遇等。人事檔案是一個單位發展歷史的縮影，其重要性不言而喻。應當每千份文件就要有1名檔案管理人員，以確保整卷檔案資料的內容完整，檔案保管期限通常在13年，這需要醫院實現專人管理，管理人員要具備相關管理能力與專業知識素養。但傳統的管理制度存在著很多不足，導致很多醫院的檔案在具體的運用過程中有相當大的比例不能滿足人們日常的使用需要，造成資源嚴重浪費，導致一些工作人員離職，所以如何對現有的檔案資源進行合理利用是非常重要的。3.人事檔案管理方法落后，管理效率低作為一所知識密集、人員眾多的醫院，檔案管理工作是醫院管理工作的重點和難點。醫院人員流動十分頻繁，需要管理人員不斷提升工作與管理效率，運用先進管理方法，強化人事檔案管理工作。為了實現這一目標，需要建立一套行之有效的管理機制，確保其能夠正常運轉，因此在檔案管理的實際工作過程中，應該重視制度建設和創新。當前，我國醫院人事檔案管理觀念落后，管理機制不完善，隨著社會經濟的不斷發展，人們的思想觀念發生了很大變化，這對醫院檔案工作提出了更高的要求。然而，當前大多數醫院仍沿用傳統管理方法，這一管理模式有許多弊端。例如，檔案管理方式落后、缺乏現代化管理手段、工作人員專業素質不高，無法滿足現代社會發展需求；管理人員流動性較大，不利于整體管理水平的提升；缺少科學的激勵機制。另外，還會發生離職人員信息未被徹底刪除、工作態度無法改善等問題。再加上有些醫院因為不注重檔案管理或者忽略人才的引進與培訓等，導致一些員工流失的情況屢見不鮮。同時，新入職人員信息錄入不夠及時等，也很容易造成人員檔案混亂，影響了醫院人事管理工作效率，因此醫院人事檔案信息化建設工作開展得好，對于醫務人員更加高效和方便的工作有著非常重要的作用。

三、醫院檔案管理中精細化管理的措施

1.提高對人事檔案管理的重視程度，健全檔案管理制度醫院對人事檔案管理重視程度不足，主要表現在兩方面：一是傳統管理模式與醫院檔案工作在新時代遇到的挑戰不相適應；二是社會經濟在不斷發展，對醫療事業發展更加重視，但在實踐中還存在諸多問題。比如，對人事檔案缺乏科學認識以及檔案管理人員綜合素質不高等，這些問題都直接影響著人事檔案管理工作的順利開展。此外，還存在許多亟待解決的問題，如缺少有效的監督機制等。這些問題都嚴重阻礙了我國醫療衛生事業向更深層次發展。因此，加強對檔案管理方面的研究是十分重要且必要的。相關部門應對醫院人事檔案管理情況進行全面而具體的了解和分析，聘請專業的人事檔案管理人才針對醫院人事檔案管理存在的問題提出切實可行的建議，以保證檔案信息資源的合理利用與安全。同時，要加大對人事檔案管理人員培訓力度，完善醫院人事檔案管理制度建設，提升醫院管理水平，使醫院能夠更好地適應新形勢的要求。2.優化人事檔案管理人員結構，實現檔案管理專業、有序發展首先，醫院應加大資金投入，聘用人事檔案管理專業人才，配備必要的檔案管理員。另外，檔案管理信息化建設工作還需不斷強化，一方面要通過完善檔案管理制度規范檔案管理工作，另一方面要及時將檔案信息提供給有關部門使用，才能更好地支撐醫療服務工作。同時，也可以采取多種措施來保障人事檔案的安全保存，如定期或不定期為職工體檢、做好健康教育等，從而保障職工能夠做到科學管理人力資源檔案。其次，管理人員還應加強自身素質修養，提升管理水平，促進醫院整體服務質量的進一步改善，以適應新時期社會經濟發展對人才需求的變化。在實際工作中，需重視員工隊伍培養工作，不斷優化人才資源配置，為醫院發展奠定堅實基礎。在進行人力資源管理時，除關注員工專業知識培訓外，更要關注員工職業生涯規劃引導和執行，讓每一個人擁有合適的方向，并最終達到個人價值和組織目標相統一。選擇責任心強、管理知識和經驗豐富、管理技術水平高的員工對醫院人事檔案進行有效管理，并對此類人才進行相應培養，不僅可以促進檔案管理工作質量的持續提升，還有利于提升醫院的綜合競爭力。在人力資源管理中需要注意的問題有：一是要注重培養員工的綜合素質與專業技術，不斷提升其專業技能水平。二是要重視對人才的合理開發與利用，使其最大限度地發揮作用。最后，對醫院人事檔案管理工作來說，應該從總體上把握好部門間和單位間的相互關系，構成有機結合管理體系。要想提高員工的積極性，醫院還要積極鼓勵他們參與到各種社會實踐活動中去，給職工一個鍛煉自我能力和增長才能的機會。醫院需要不斷提高其綜合服務能力，增強競爭意識和創新能力，為社會培養出更多優秀的人才。此外，還要積極引進先進技術和設備，提升管理水平，使醫院得到可持續發展。醫院要對管理人員進行相關職業規劃，并建立競爭機制以及相關激勵機制，以激發其工作積極性與主動性。3.提高檔案管理人員素質一是加強對醫院檔案管理人員綜合素質的培養，在精細化管理中注重檔案信息化建設和應用，從而使檔案管理工作更加高效有序。同時，還需要加強科學管理力度，保證管理工作質量，促進管理效率持續進步，為醫療行業發展提供良好保障。二是要將精細化管理理念貫穿到檔案管理中，確保管理人員更新管理理念，轉變思維方式，優化管理模式，以適應新時期醫院發展要求。通過強化規范化管理、標準化管理等措施來提高工作效率，實現科學有效管理。三是加強對精細化管理內容的培訓，使之真正落實到日常工作中，明確具體目標和任務，增強科室之間溝通協作意識，形成合力共同開展各項活動，建立完善管理制度體系，規范管理制度建設。四是不斷提升管理人員檔案管理知識水平，為做好管理工作奠定堅實基礎，促使其管理技能不斷上升，確保管理人員能夠符合崗位需求。同時，還需要加強職業道德素養培訓，培養良好的團隊合作精神以及團隊精神，提高管理人員法律意識與道德修養。五是重視檔案管理工作隊伍建設，努力營造有利于創新氛圍，鼓勵創新人才脫穎而出，加大對檔案管理專業人才引進力度，著力解決專業結構不均衡問題。

四、結語

總之，醫院檔案管理在時代發展變遷的背景下要與時俱進，不斷創新，更好地滿足人民群眾不斷增長的醫療需要，推動社會健康事業可持續發展。為了實現目標，需要從現實角度出發，建立科學、合理的規章制度，促進管理水平的提高，保證醫院活動有序開展。同時，增強與其他科室的聯系與交流，達到信息共享的目的，對醫院整體工作水平的提升起到了保證作用。通過上述分析，文章重點探討了新時期醫院檔案管理工作中出現的問題和解決措施，希望可以給相關工作人員提供一些幫助。

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作者：張銘濤