電子政務背景人事檔案信息化管理策略

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[摘要]文章以人事檔案管理為研究對象，站在電子政務改革的角度，圍繞新時代背景下人事檔案的信息化建設展開研究。首先，對電子政務、檔案信息化相關內涵進行了概述，并簡要分析實施電子政務、推進檔案信息化建設的重要意義；其次，結合近年來電子政務發展綜合情況，對人事檔案的信息化建設實踐進行全面介紹，重點梳理其中存在的普遍性問題；最后，在以上論述的基礎上，詳細介紹電子政務背景下人事檔案信息化建設策略。希望能夠從理論層面為我國人事檔案的信息化發展提供更多的參考價值，以此提高我國的電子政務水平。

[關鍵詞]電子政務；人事檔案；檔案信息化；問題；策略

檔案是政府部門對自身以往活動信息的重要記錄,充當著信息憑證的效用。隨著政務工作改革的不斷深化,各地政府部門在踐行工作職責過程中產生的信息和資料的數量日益激增,而且在倡導轉型發展、組織體系改革的同時,政府部門檔案資料的種類也在朝著多元化的方向發展。這就造成了龐大的檔案規模,同時也為檔案管理增加了一定的難度。因此,人事檔案信息化建設已經迫在眉睫,同時也關系到政府部門職能的充分發揮。

一、概念解析

（一）電子政務

電子政務指的是以先進的網絡信息技術為手段開展政務工作,通過對網絡技術、現代信息技術、辦公自動化技術等應用,打造出一種全新的政務辦公、服務、管理工作新模式。由此可以看出,電子政務是在“互聯網+”概念的基礎上衍生出來的,是互聯網向國家機關政務領域不斷推進的結果。電子政務的實施者主要是那些擔負著國家公共事務管理、社會事務實踐等相關職責的行政部門,結合對這些部門政務辦公需求的分析,可以將電子政務的主要內容定位在下載網絡信息、建設政務網站、構建網絡服務體系、實施電子化采購、開展辦公自動化、構建政務信息數據庫等方面。電子政務最為顯著的特點就在于其政務工作方式的去紙質化,無論是工作流程的布設、工作內容的安排,還是信息的收集整理,基本都進行了電子化的改革。這對于打造公開、透明的政務形象是極為有利的,有助于廣大公民、企業更好地行使自己參政議政的權力。

（二）檔案信息化

檔案信息化是“互聯網+”概念下衍生出來的一種行業新業態形式,是在計算機技術、掃描矩陣CCD技術、掃描技術、OCR技術、多媒體技術、數據庫技術、存儲技術、數字攝影技術等先進技術的支持下,實施的檔案信息化管理改革,能夠順利實現對各種載體檔案信息資源的數字化轉化、存檔。基于網絡互聯互通的特點,檔案信息化更是為各組織機構之間檔案存儲網絡之間的連接提供了極大的便利,有效促進了互聯網、政務網、局域網的對接,能夠在多組織主體的作用下搭建起一個內容龐大、結構有序的檔案信息數據庫。這對于檔案資料的共享共建都是極為有利的,有助于檔案社會價值的充分發揮。從內容上來講,檔案信息化主要包含了檔案信息化管理、信息化采集、信息化查閱等三個主要方面,其中涉及的檔案資料搜集、整理、統計、鑒別、查閱、采集、修訂、歸檔等各項行為基本都可以借助信息化管理技術來實現。這不僅大大節約了檔案管理人力、物力、財力的支出,更有效地增強了檔案管理辦公效率,使得檔案原件能夠得以更好地保護。

二、電子政務背景下人事檔案的信息化建設實踐現狀

人事檔案管理是電子政務工作的一個重要組成內容,而人事檔案又能夠在人事調用、管理、培訓、考核等方面為政務管理機關提供重要的參考依據。在中共中央辦公廳機要局、國務院辦公廳電子政務辦公室、中央網信辦秘書局等六部委的共同作用下,我國于2020年6月正式出臺《國家電子政務標準體系建設指南》,要求在全國各省市地區極力推進政務信息化建設項目,在發布的“辦公自動化系統總體架構圖”中,“電子公文”赫然在列。結合目前電子政務背景下人事檔案的信息化建設進程,特將其綜合情況進行了如下梳理。

（一）成效

為大力推進電子政務工作,各地政府部門按照人事檔案管理特點陸續制定了詳細的人事檔案信息化建設規范,希望能夠通過人事檔案信息化改革提升檔案管理的科學化、規范化、信息化,最大程度提高檔案管理的利用率。各地探究電子政務標準體系下人事檔案管理的發展前景與應用研究,充分運用大數據、互聯網技術進行數字化檔案信息資源的內容整合,從政策、人才、技術、體制等方面提供支撐和保障,并結合檔案信息資源管理情況,利用好現有OA系統、干部任免表編輯器、實名制系統,夯實了專業技術人才信息庫,為人力資源戰略化管理奠定了堅實的基礎,進而推動檔案信息化建設管理的快速發展。

（二）問題

在電子政務改革的推動下,人事檔案信息化建設工作正在全國各地如火如荼地進行中,整體改革成效明顯。但受各方面現實因素的影響,各地在進行人事檔案信息化建設過程中也顯現出了一些問題和不足,這在一定程度上制約了檔案數字化建設的進程和質量。具體來講,這些問題主要可以歸結為以下幾點：一是標準規范不統一。電子政務背景下人事檔案信息化建設已然大勢所趨,是電子政務工作得以有效開展的基礎保障。但由于各地檔案信息化建設工作實施時間較短的限制,使得工作人員對于檔案信息化建設概念的認知存在一定的局限和不足。并且受各地檔案管理綜合情況差異化的影響,各地在開展人事檔案信息化建設時,無論是對于工作方法模式的選擇、流程體系的建設,還是保障支持程度上,都各自顯現出了一定的差異化特點。這就造成了各地人事檔案信息化建設標準不統一的情況,衍生出人事電子檔案分辨率、圖像命名方式、檔案存儲格式差異化等相關問題,也對人事信息化檔案的流通、利用造成了極大的阻礙。二是工作人員綜合素質不足帶來的問題。就目前各地檔案信息化建設工作小組的人員構成來看,多是從電子信息技術、檔案管理等相關工作崗位抽調而來,雖然在自身工作領域有著較為突出的業務能力表現,但卻并非檔案信息化建設復合型人才,在相對應的領域存在知識盲點、能力缺陷。這也是造成目前一些檔案管理專員,無法充分利用網絡化檔案管理系統,開展高效工作的一個重要原因。此外,還有一些工作人員為臨時借調而來,與原崗位工作并未完全脫離。導致這部分工作人員在工作時間、精力上無法專注于人事檔案的信息化建設工作,嚴重限制了人事檔案信息化建設的質量和行進速度。

三、電子政務背景下人事檔案的信息化建設策略

（一）樹立全新的檔案管理理念

人事檔案的信息化建設是在電子政務背景下開展的一項極具革新意義的綜合性整改工作,徹底顛覆了以往人們對于人事檔案管理的認知,并在檔案管理方式方法、模式流程等方面進行了大刀闊斧的整改。而這些對于長期以來早已習慣了傳統人事檔案工作環境的工作人員而言,將是一項巨大的挑戰。作為人事檔案信息化建設的執行者,檔案管理人員不僅要在工作方式、模式上做適當的革新,更為重要的是必須徹底丟棄落后的檔案管理思維,改變早已固化的工作習慣。這對于確保人事檔案信息化建設質量、效率達標而言,將是極為重要的一個問題。為此,對于檔案管理部門而言,要在工作人員中樹立全新的檔案管理理念：一是樹立現代化檔案管理思維。在人員培育中引入“互聯網+檔案”概念,深化檔案管理人員對信息化建設時代價值的認識；二是樹立主動服務的檔案管理意識。將人事檔案管理部門與內部財務、人事、組織等多部門進行對接,使檔案管理人員能夠對自身工作的重要性以及各部門人事檔案需求有一個清晰的認知；三是樹立檔案管理工作責任意識。按照崗位特點,對人事檔案信息化建設工作任務進行細分,在權責分明的基礎上制定相應的工作評價、激勵機制,以此確保檔案管理人員能夠全身心地投入到人事檔案的信息化建設上來。

（二）建立切實可行的工作規劃

人事檔案信息化建設是一項龐大的工作,涉及范圍較廣,需要投入大量的人力物力財力才能得以實現。因此,在工作實施之前,切勿擅自行動,必須在對各方面綜合情況進行集中調查、分析的基礎上,制定切實可行的工作實施規劃。如此,才能夠有效確保人事檔案信息化建設成果,能夠真正達到電子政務相關標準要求。結合上文對目前電子政務背景下各地人事檔案數字化建設綜合情況的了解,在這里僅從幾個主要的方面對工作規劃進行詳細介紹。一是制定明確的人事檔案信息化建設標準。結合本單位人事檔案管理綜合情況,對人事檔案信息化建設標準進行明確。如,統一采用可被計算機快速識別的EXCEL檔案數據格式；人員基本信息表內容完整、清晰、無錯別字,人事檔案目錄信息集中的類號、序號、材料名稱、材料形成時間、頁數、備注等都必須完整填寫；多媒體檔案數據清晰,格式以JPG為準,圖像偏斜度＞1°時需要予以糾偏,對掃描產生的黑邊、白邊必須進行裁邊處理；掃描儀必須符合GB/T18788要求,使對比度、亮度保持在中值水平,分辨率設定在300DPI。二是做好人事檔案信息化建設安全處理。電子政務下的人事檔案包含了大量的保密信息,雖然部分檔案信息被公開使用,但仍有部分關鍵信息僅能在政府機關內部流通。在進行人事檔案信息化建設規劃時,管理人員必須對此有一個深刻的認識,對人事檔案信息化建設過程中可能出現的一系列安全性問題進行科學預判。通過制定完善的責任管理機制、明確檔案信息化建設組織流程、構建數字檔案用戶權限管理機制,切實保障政府部門人事檔案的安全性。

（三）提供強大的基礎保障支持

有力的基礎保障支持,將是確保人事檔案信息化建設工作得以順利、有效且長久實施下去的一個重要基礎。因此,在未來的工作中,各地政府部門必須繼續做好人事檔案信息化建設基礎保障工作,并結合單位檔案信息化建設實際需要為其配備強大的技術、設備、人員保障。具體舉措主要包括以下幾點：一是技術支持。當地政府技術部門必須在對其互聯網技術、大數據技術等資源進行集中整合的基礎上,邀請社會上的計算機網絡專業機構與政府技術部門共同開展專業化的人事檔案智能管理系統、檔案信息數據庫、檔案存儲云平臺等的開發。并在當地電子政務網絡信息平臺上增設相應的檔案管理板塊,以便于人事檔案相關信息的信息化接收、采集、檢索、共享、傳播。二是設備支持。依據本單位人事檔案信息化建設規模大小、任務難度,以及現有相應設備性能的綜合分析,進行設備的購置工作。購置對象包括檔案數字化建設中的一些主要設備,如服務器、計算機、平板掃描儀、圖像處理軟件、打印機等必需設備；以OCR識別轉換軟件、大幅面掃描儀、高速掃描儀、零邊距掃描儀等則屬于可根據實際情況選擇性購置的設備。三是人才支持。電子政務改革的推進,使得人事檔案規模不斷擴大,人事檔案信息化建設任務重、時間緊。因此,檔案管理部門必須對負責人事檔案信息化建設任務工作人員的綜合素質提出更高要求,要求其必須同時具有電子信息技術、檔案管理業務等綜合能力素養。在實際工作中,可以通過組建電子檔案管理人才培訓班、設定電子檔案專職崗位、制定嚴格的人才質量評價機制等多種方式,助力復合型檔案信息化人才的培育。綜上所述,電子政務背景下人事檔案的信息化建設早已成為了大勢所趨。在未來的工作中,各地政府機關單位要在以往工作成效的基礎上,按照黨中央政府關于電子政務工作的相關要求,積極做好人事檔案信息化建設工作,并充分發揮問題導向價值,在工作中遇到問題、分析問題,以此來實現工作質量的提升。

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作者：李碧云 單位：河源市婦幼保健院