電子文件單套制管理模式分析

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摘要：數據轉型時代已經到來，信息技術飛速發展。電子文件數量指數級增長，電子文件管理模式成為檔案界近年來持續關注的問題。對電子文件單套制管理模式的優勢進行闡述，對單套制推行過程中面臨的問題進行分析，并提出幾點建議。

關鍵詞：數字轉型；電子文件；單套制；雙套制

隨著大數據、云計算、區塊鏈、物聯網等前沿技術日益成熟，信息化發展取得了歷史性成就，對各行各業發生了廣泛而深遠的影響。基礎設施、新動能產業和生態平臺之間的互動融合，迸發出了以“萬物感知、萬物互聯、萬物智能”為特征的數字轉型時代。物理世界與數字世界深度融合，政務、公安、醫療、教育、物聯、消防等實現了互聯互通。放眼檔案界，原生電子文件數量陡增，面對數字轉型時代提供的機遇和挑戰，電子文件雙套制向單套制管理模式的轉變勢在必行。

一、電子文件雙套制與單套制管理模式的定義

2002年國家發布《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002），明確指出“具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。”電子文件雙套制管理模式自此開啟，運行已近二十年。與之對應的則是電子文件單套制管理模式，即由電子設備生成的電子文件僅以電子方式進行歸檔、管理、利用與保存，不再生成和保存紙質檔案的管理方式[1]。

二、電子文件單套制管理的必要性

1.單套制有利于提升信息化效能，降低成本。傳統的電子文件雙套制管理模式歸檔時需制作紙質文件或縮微膠片副本。紙質副本制作過程中需使用大量的紙張及耗材，若用到非線性編輯系統轉換設備則耗費更大。而電子文件單套制管理模式無需紙質副本，可減少對木材的需求，低碳環保，有利于節約型社會建設。單套制管理模式集中力量保存電子文件即可，而雙套制管理模式既要保管電子文件，又要保管其副本。副本的保管遵照傳統檔案保管模式，需配備專業人員進行收集、分類、整理、編目、裝盒、排架、統計等各項工作，占用檔案庫房大量空間，要做好庫房的溫濕度控制及防磁、防光、防蟲等各項防護措施。雙套制管理模式在何時制作副本并無明確規定，若歸檔的電子文件存在初稿、修改稿、終稿等多個版本，“硬拷貝”時容易造成版本的混亂，加重檔案利用時版本匹配比對的工作量，降低工作效率。綜上，與僅保管電子文件的單套制相比，雙套制管理模式無疑造成了人員、資源的浪費，降低了信息化效能。2.單套制有利于保持電子文件原生性。進入無紙化辦公時代，原生電子文件數量呈指數級增長。隨著各業務系統與檔案管理系統的對接，單套制管理模式下的原生電子文件在符合歸檔要求的情況下可直接被檔案管理系統獲取，經檔案管理人員審核后實時歸檔。電子文件的內容、背景信息、結構等三要素在全程流轉的背景中得以完整，可靠性真實性得以保證。雙套制管理模式每份歸檔的文件都需以電子文件及副本兩種形式保存。電子文件類型多樣，既有Word、Excel等簡單文件，還有多媒體文件、多圖層文件、數據庫文件、巨幅圖表等文件。對于復雜程度較高的電子文件，紙質載體無法同等打印呈現，“硬拷貝”方式將損害電子文件的完整性。檔案的本質屬性是原始記錄性。檔案越接近形成時的原始狀態，越能保證其原始記錄性[2]。無論在哪個節點制作副本，載體的轉換與變更必會影響檔案的原始性，造成元數據的損失。元數據是描述電子文件數據屬性的數據，包括文件格式、編排結構、字符集等數據，跨機構支持著電子文件的創建、管理和利用[3]。例如，文件格式、責任人、流程審批記錄等電子文件元數據在紙質副本中無法輸出，與歸檔要求的齊全性完整性相悖。雙套制亦會造成元數據分布于不同的副本中，降低了電子文件的自說明能力[4]。3.電子文件的憑證作用有法可依。2015年上海自貿區開展了電子文件單套制管理模式探索、推廣實施。2018年12月國家檔案局第14號令《國家檔案局關于修改〈電子公文歸檔管理暫行辦法〉的決定》第七條規定：符合國家有關規定的電子公文可僅以電子形式歸檔。2019年4月李克強總理簽署國務院716號令《國務院關于在線政務服務的若干規定》第十二條提出：政務服務機構應當對履行職責過程中形成的電子文件進行規范管理，按照檔案管理要求及時以電子形式歸檔并向檔案部門移交。除法律、行政法規另有規定外，電子文件不再以紙質形式歸檔和移交。符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力。2020年6月20日《中華人民共和國檔案法》經第13屆全國人大常委會第19次會議修訂公布，第三十七條規定：電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。由此可見，電子文件的法律地位已得到保證，實行電子文件單套制模式是時代發展的必然。

三、推行電子文件單套制面臨的主要問題

數字化時代到來，數字技術瞬息萬變，數字化形態轉型倒逼電子文件管理模式由雙套制向單套制變革，然電子文件單套制管理模式的推行并不是一帆風順的，問題挑戰與優勢同在。1.檔案工作者的思想觀念及業務水平有待提升。因紙質檔案具有穩定性、安全性和無可替代的憑證性，檔案工作者及利用者更加信賴紙質檔案。長期以來，檔案工作者習慣于紙質檔案的收整及利用方式和流程，積累了豐富的經驗。相比電子檔案，他們更樂于回歸熟悉的環境，收集管理紙質檔案。另外，檔案管理者專業技能參差不齊，對電子檔案的管理技能及經驗不足，影響了電子文件單套制管理模式的推行進度。2.電子文件的可信度問題。真實性、完整性、可用性和安全性是電子檔案的重要屬性，在電子檔案的全生命周期過程中發揮著舉足輕重的作用。電子檔案不具個人筆跡和書寫痕跡的特征，沒有紙質文件的特性[5]，載體識別無法發揮作用，且易受病毒攻擊、易被篡改、存儲載體不穩定等因素，導致“四性”無法保證。在電子文件的歸檔、移交、接收、保存及利用等各個環節進行“四性”檢測是保障電子文件可信性的重要手段。解決電子文件的易篡改性和對載體的依賴性，提升電子檔案的信任度，是迫切需要解決的問題。3.電子文件關鍵性管理規則有待健全。我國先后已經出臺了多項法律法規，保障了可信電子文件的法律憑證地位。但就具體操作而言，仍存在若干問題，比如：各業務系統與檔案管理系統元數據格式規范、內容標準不統一，無法做到無縫對接，歸檔電子文件無法實時獲取、實時歸檔；業務系統歸檔的電子文件無法提供利用；電子文件長期保管機制缺乏科學規劃和策略等。

四、推行電子文件單套制管理模式的幾點建議

1.檔案工作者應轉變思想觀念，提升業務技能。推行電子文件單套制，首先要組建一支思想觀念先進、技能強的高素質復合型人才隊伍。從業人員要認識到電子文件單套制的重要性與必要性，強化責任意識、大局意識，掌握電子文件單套制管理的相關法規與規范，增強學習檔案專業知識及相關信息技術的主觀能動性。檔案部門應加大專業知識的培訓力度，通過“引進來，走出去”———參與專題培訓、學習交流等形式，吸收借鑒成功經驗，促使從業人員的專業素質不斷提升，為電子文件單套制的推行配備專業人才。2.依托信息技術提升電子文件的可信度。2018年4月，國家檔案局正式發布的《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T70-2018），為開展電子檔案“四性”檢測提供了技術規范和技術指導。當代信息技術的飛速發展也為保障電子數據的“四性”提供了有效的技術支撐。數字摘要技術是保障電子檔案“四性”的重要手段。數字摘要技術是運用哈希函數，將歸檔電子文件運算得出一串固定長度128位的密文，簡稱哈希值，又稱“數字指紋”，即哈希值＝H（電子文件）。不同文件算出的哈希值相等的概率幾乎為零，且哈希算法具有單向性，不可逆，無法根據哈希值倒推出原文件內容。歸檔時，將每份文件的哈希值上傳時間戳服務中心并加蓋電子簽章，或上傳區塊鏈進行固化加密。采用數字摘要比對方式對歸檔信息包的一致性進行檢測，可確保電子文件的齊全性及完整性。區塊鏈技術的主要特點是去中心化、共識機制、加密算法[6]。采用分布式賬本，多點記賬，點對點傳輸，集體維護，公開透明。任一點想修改數據必須征得大多數網點認可，且修改全程留痕可追溯。區塊鏈的非對稱加密算法使得只有在獲得授權的情況下才能訪問高度加密的數據，限制了數據的使用權限，有效保障了數據安全。將區塊鏈技術運用于電子文件管理中，進行多點實時監控，可筑起防數據篡改的堅固城墻，奠定堅實的“信任”基礎，有效保障電子文件“四性”。應建設數據容災系統，規避災難性事件的影響。考慮到數據丟失和受損后修復問題，運用云存儲技術，保持必要的冗余度，對電子數據多重備份。ErasureCode是磁盤陣列的通式，作為有效提升存儲效率、安全性和便捷性的新興存儲技術，可動態分布和智能容錯，在多個盤失效的情況下仍能照常運轉。利用基于ErasureCode的云存儲技術，可解決檔案數據全網絡分布式存儲和擴散的問題[7]。此外，數字水印技術作為一種信息隱藏技術，將數字水印嵌入電子文件，在不影響電子文件使用價值且不易被人覺察的情況下，可通過隱藏信息判斷文件是否被篡改。綜上，信息技術的飛速發展為保障電子文件“四性”提供了穩固的可靠性。3.做好頂層設計，規范電子文件管理體系及相關標準。推行電子文件單套制管理模式，應注重頂層設計，統籌規劃，出臺相應的制度標準，明確電子文件的歸檔范圍要求、元數據方案、格式、存儲載體等詳細內容，制定統一的接口標準與規范。根據歸檔部門特點，將檔案管理系統對接標準要求融入各業務系統的建設方案中[8]，做到業務系統和數字檔案管理平臺建設緊密結合，同步推進，實現電子文件統一規范化管理。檔案部門應將電子文件的管控延伸到業務系統流程前端，即電子文件生成端，做好前端管控、過程監督、歸檔銜接、數據維護、技術支持等工作。建立健全電子檔案安全管理機制，做好數據備份、數據遷移、文件格式管控等，杜絕電子文件損失帶來的社會記憶缺失風險。在有條件的情況下，建議部署電子文件管理和長期保存系統，打通業務系統、電子文件管理系統及電子檔案長期保存系統間的信息通路，實現電子文件從形成、流轉、維護、分類、鑒定、保存等的全過程一體化監管,確保電子文件證據價值的發揮及對業務的持續支撐作用。

參考文獻

[1]曾洪周.電子文件單套制管理的思考[J].黑龍江檔案，20121（2）：18-19.

[2]蘇煥寧.原則與例外:電子文件歸檔的單套制與雙套制選擇[J].山西檔案，2019（6）.

[3]黃琳.單套制電子文件管理模式的辨析與思考[J].檔案與建設，2021（11）：24-28.

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[5]陳默.淺談檔案“雙軌雙套制”[J].天津科技，2018（2）.

[6]聶云霞，肖坤，何金梅.基于區塊鏈技術的可信電子文件長期保存策略探析[J].山西檔案，2019（4）.

[7]丁家友.大數據背景下的檔案數據保全探析[J].檔案學通訊,2019（1）：36-41.

[8]魏自鵬，李明.高校云計算平臺中電子文件管理的原則與方法[J].蘭臺世界，2020（7）：4.

作者：高珊