工程物資集采管理體系研究

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摘要:通過加強工程物資集采管理，實現企業降本增效和防控風險已逐漸成為企業的共識。本文從建筑工程企業物資采購特點出發，歸納工程物資集采管理的必要性和重要性，據此構建工程物資集采管理體系，提出保障該體系實施的支撐條件。

關鍵詞:工程物資;集采管理;業務管控

一、建筑工程企業物資采購特點

行業統計數據顯示，在建筑工程項目的施工總成本中，物資成本占比超過四成。因此，物資采購價格是影響施工成本最直接、最重要的因素，也是影響項目收益的關鍵所在。特別是對于大型建筑工程企業而言，如何通過物資采購實現降本增效，從而推動企業價值持續增長，已成為一個重要問題。而對于我國大型建筑工程企業而言，雖然從整體上看工程項目物資需求量十分巨大，但企業在市場中并沒有獲得與需求量相匹配的話語權，在物資采購價格、供貨保障等方面均處于劣勢地位。這主要是由于行業特性決定的，大型建筑施工企業通常組織結構龐雜，下屬單位數量多且分散，加之施工項目所在地域和具體施工情況的影響，物資采購多以項目為單位進行，無法獲得規模效益，也很難具有議價優勢。同時，由于在建項目均為臨時性，企業在分散采購中很難與上游供應商建立戰略合作關系，在物資價格、持續供應保障等方面均面臨較大風險。由此可見，對于大型建筑工程企業而言，物資集采的必要性和重要性是不言而喻的。通過物資集采，不僅有利于企業掌握優勢資源，降低采購成本，保證物資的持續供給，同時，在服務項目以滿足工程需求的基礎上，還有助于企業尋找市場機會從而拓展盈利渠道。

二、工程物資集采管理體系的構建

基于上述我國建筑工程企業物資采購的特點，實現物資集中采購供應首先需要構建集采管理體系。該體系的核心是建立企業內跨層級的協同工作機制。總部采購管理部門歸口管理工程物資集采工作，負責做好頂層設計，明確各個參與方的職責分工，固化集采工作流程;集采平臺公司負責具體實施，配合完成招標采購工作，與上下游企業簽訂采供銷合同，收集各項目單位的需求計劃，并根據項目實際制定實施方案;項目單位需要按規定的流程做好集采計劃，并負責物資收貨和現場管理。具體地看，集采管理體系由集采業務流程和集采業務管控兩大維度構成。(一)集采業務流程。集采業務流程具體分為經營投標和項目實施兩個階段。1．經營投標階段。該階段包括項目信息收集、投標報價、銷售合同簽訂與執行。(1)項目信息收集。銷售部門通過電話、公共媒體、客戶自媒體、內部傳遞、面對面會議等渠道，收集來自內外部的有關目標項目的有價值情報，并按照項目合同金額將項目信息劃分不同類型。(2)投標報價。該流程包括四個環節:資格預審、報價管理、報價文件投遞及開標、獲取投標/詢價結果。①資格預審。銷售業務經理會根據甲方資格預審要求，準備相關資格預審資料。招標文件中有投標保函、保證金要求的，銷售業務經理負責按照公司有關投保保函、保證金辦理規定進行辦理。②報價管理。根據不同項目的采購量、交貨地點、交貨時間等情況綜合考慮，選擇多家優勢供貨商多渠道、多路徑進行快速預詢價。以預詢價作為基準價進行利潤加成，經部門經理審核、主管副總審批后，作為對外報價的基準。③報價文件投遞及開標。銷售業務經理負責編制投標書，并按招標文件要求進行投遞。開標后，仍由其理負責收集匯總各投標單位的有關報價、優惠條件等關鍵信息。④獲取投標/詢價結果。銷售業務經理負責獲取投標/詢價結果，更新項目狀態。由其負責獲取中標/未中標通知書，并向相關負責人通報投標/詢價結果。(3)銷售合同簽訂與執行。①合同簽訂。按照公司合同審批流程進行合同審批，完成合同簽訂。②合同執行。銷售業務經理負責全程跟蹤合同執行情況，內部負責與采購業務經理協調交貨問題，財務部門開票問題，外部負責協調甲方的回款問題。2．項目實施階段。在該階段，本著公平、公正、合規的基本原則，在企業利潤最大化、風險最小化的目標約束下實施就近采購。根據適用范圍的不同，具體采購方式包括框架協議采購、公司儲備倉庫以及一單一詢采購等。采購合同簽訂與合同執行有如下具體流程。(1)合同簽訂。按照公司合同審批流程進行合同審批，完成合同簽訂。(2)合同綜合執行。采購業務經理負責全程跟蹤合同執行情況，內部負責與財務部門協調付款問題，與現場協調員溝通交貨情況，外部負責協調供貨商的開票、供貨問題。(3)現場交貨。采購業務經理負責協調供貨商發貨時間，現場協調員對貨物的運輸過程進行全過程跟蹤，直至貨物安全抵達交貨地。貨到現場后辦理相關的移交手續，貨物交倉庫管理。(二)集采業務管控。1．客戶管控。銷售部門收集有關目標項目的客戶信息，包括企業概況、財務信息、聯系人等，并按照企業統一規定的客戶準入要求和標準進行客戶準入審查。在此基礎上，根據全年實際合作成交額及回款情況等，對客戶進行評估分級，該分級每年進行動態調整，特別是對于嚴重失信客戶會進行降級或淘汰處理。2．供應商管控。在符合供應商準入原則的前提下，從營業范圍、生產能力、供貨維度、財務能力、質量保證能力和履約信用等維度，具體設計準入要求標準。根據全年度實際合作成交情況、供貨情況、響應速度、服務效果等，對供應商進行動態評估分級，與客戶管控維度一樣，供應商分級也以年度為單位動態調整。3．風險管控。通過對業務實施過程中可能存在的風險進行識別，并針對主要風險點制定相應的風險預防措施。4．安全管控。產品采購過程中的安全管理涵蓋整個采購工作的全流程，確保在供應商考察階段、運輸階段、現場檢驗/交貨階段，現場服務階段的作業符合安全管理的要求以及物流倉儲的安全管理。

三、工程物資集采管理體系的實施支撐條件

(一)保證資金良性周轉。資金是集采工作的生命線，是集采工作可持續進行的物質保障。一方面，需完善集采流動資金籌集機制。項目單位需根據承接項目測算工程物資采購總額和流動資金需求額，集采平臺公司據此明確資金來源，通過合理運用票據、供應鏈金融等多種融資方式，積極拓展融資渠道，降低資金成本。另一方面，需完善集采資金清算機制。建立集采資金有償占用機制，以經濟手段督促各項目單位及時償付，避免項目單位無限制占用集采資金，造成因內部流動資金沉淀而導致集采難以為繼的情況發生。(二)加強供應商關系管理。在供應商關系管理方面，立足于長期合作和價值增值的共識，進一步加強企業集團層面的戰略合作渠道建設，從戰略采購和區域集采兩個維度拓展集采業務的深度和廣度，加強資源渠道建設，提升整體經營效益。同時，也應充分考慮物資市場價格、供應商的持續供給能力等因素，引入供應商選優機制，實現風險的有效管控。(三)推進標準化和信息化建設。在集采管理系統中積極推進業務流程標準化和信息化管理。業務流程標準化有助于規避集在定價、服務等方面存在的差別以及隱形損失的發生。信息化除了在已有的集中招標及詢價等方面廣泛應用外，可進一步應用于計劃、對賬、結算、付款等信息流轉方面，實現提效降本。

參考文獻:

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作者:李超 單位:天辰(天津)國際技術貿易有限公司