醫(yī)院物資采購管理探討

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[摘要]目的：利用信息化手段對采購管理系統(tǒng)進行優(yōu)化改造，以規(guī)范、優(yōu)化醫(yī)院采購流程。方法：將物資采購管理系統(tǒng)與醫(yī)院多信息平臺，如醫(yī)院信息系統(tǒng)（hospitalinformationsystem，HIS）、醫(yī)技系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)等進行對接，實現(xiàn)多系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通。結(jié)果：通過接口設(shè)計，實現(xiàn)了提高采購效率、規(guī)范采購流程、降低采購成本的目的，為降低醫(yī)療成本提供了支撐。結(jié)論：充分利用信息化手段整合醫(yī)院多個信息系統(tǒng)平臺的資源，對優(yōu)化采購管理流程具有重要意義。

[關(guān)鍵詞]采購管理；物資采購；全過程管理；多信息平臺；信息化

隨著信息化、大數(shù)據(jù)、人工智能的不斷發(fā)展，國內(nèi)各級醫(yī)院的信息化建設(shè)成效斐然，物資采購也實現(xiàn)了信息化。然而很多醫(yī)院信息化建設(shè)周期較長，導(dǎo)致信息系統(tǒng)存在孤島，物資采購管理系統(tǒng)沒有與醫(yī)院信息系統(tǒng)（hospitalinformationsystem，HIS）、財務(wù)系統(tǒng)、醫(yī)技系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)等互聯(lián)互通，而是獨立于其他系統(tǒng)之外，因此這些系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)無法集中管理，分散、凌亂，形成一個個互不相關(guān)的數(shù)字壁壘，管理者無法從中得到對物資耗材最全面的分析。因此，作為醫(yī)院管理層，應(yīng)當樹立醫(yī)院采購管理必須全面信息化的新觀念，充分整合、利用醫(yī)院已經(jīng)建設(shè)的多信息平臺，積極優(yōu)化采購管理流程，規(guī)范采購流程[1]。

1醫(yī)院采購管理現(xiàn)狀

每個醫(yī)院都有自己的采購管理流程，據(jù)統(tǒng)計大部分醫(yī)院的采購管理雖然已經(jīng)逐步實現(xiàn)信息化，但仍存在著不少缺陷。1.1合同、文檔等資料的傳遞仍需手工完成。從部門申請開始到物資采購?fù)瓿桑@一系列工作沒有完全信息化，導(dǎo)致信息傳遞滯后，采購時間和物資領(lǐng)用時間大大延長，不僅消耗大量時間成本和人力成本，而且紙質(zhì)文檔在傳遞過程中容易損壞、遺失，給采購管理工作帶來了極大的不便。同時，管理人員很難掌握最新的產(chǎn)品信息、供應(yīng)商信息和市場行情。1.2無法實現(xiàn)異地辦公。采購工作需要經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，簽字、論證等等，即便醫(yī)院已經(jīng)建設(shè)了物資采購系統(tǒng)，但都是安裝在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)，如果領(lǐng)導(dǎo)不在現(xiàn)場則很多工作不能及時進行和完成，大大降低了工作效率[2]。1.3無法全面動態(tài)地監(jiān)控采購管理工作。從使用部門提出物資采購申請、采購計劃制定、項目招標到采購?fù)瓿珊妥詈蟮牟块T領(lǐng)用等，整個過程無法全面監(jiān)控，無法在現(xiàn)有的系統(tǒng)中清晰地展示出來，使得采購工作透明度不高，容易滋生腐敗現(xiàn)象。1.4無法對采購人員實行績效考核。工作人員的績效考核往往是基于數(shù)據(jù)進行考量，但由于采購系統(tǒng)沒有與醫(yī)院其他系統(tǒng)連接，對其他系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，比如醫(yī)技科室申請耗材信息，供應(yīng)商的服務(wù)、價格、交貨、質(zhì)量等數(shù)據(jù)無法充分利用，因此無法制定合理、客觀的績效評估體系。這也成為采購人員工作績效考核的一大難點。

2物資采購系統(tǒng)與醫(yī)院多信息平臺對接

在當今互聯(lián)網(wǎng)、計算機、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)快速發(fā)展的背景下，醫(yī)療行業(yè)信息化程度日趨成熟，很多醫(yī)院尤其是三級甲等綜合性醫(yī)院逐步向無紙化靠攏。在多個信息平臺建設(shè)完成的基礎(chǔ)上，利用信息化手段對采購管理系統(tǒng)進行優(yōu)化改造，成為醫(yī)院管理層以及采購部門負責人需要思考的問題，因此，迫切需要建設(shè)一個與多個信息平臺互聯(lián)互通的物資采購系統(tǒng)。多信息平臺對接的物資管理系統(tǒng)框架如圖1所示，改造前后業(yè)務(wù)流程圖如圖2所示。通過接口改造，規(guī)范采購流程。整個采購過程通過與醫(yī)院多個系統(tǒng)對接，全面監(jiān)控采購過程，提高采購工作的透明度，規(guī)范采購流程，杜絕貪污腐敗思想的滋生。在簡化流程的同時，提高了采購效率，為我院臨床業(yè)務(wù)的正常開展提供了保障。2.1與HIS對接。通過醫(yī)囑項目、用法聯(lián)動，對材料進行自動記賬。材料記賬之后，系統(tǒng)自動扣減當前庫房庫存，并生成消耗單，實現(xiàn)材料去向跟蹤。以手術(shù)耗材為例，在手術(shù)過程中，直接選擇材料進行手術(shù)材料記賬。可以通過掃描廠商條碼和院內(nèi)碼進行手術(shù)費用錄入。手術(shù)費用錄入之后，系統(tǒng)自動扣減當前庫房庫存，并生成高值耗材消耗記錄，實現(xiàn)高值耗材的全流程追溯，如圖3所示。2.2與物資管理系統(tǒng)對接。國內(nèi)大部分醫(yī)院基本上實現(xiàn)了HIS信息化建設(shè)。在醫(yī)用耗材領(lǐng)域，絕大多數(shù)醫(yī)院選擇的是通過收費項目實現(xiàn)材料記賬，這一層面僅僅實現(xiàn)了基本的收費功能，但醫(yī)用耗材與臨床消耗的聯(lián)動性，諸如批次、效期、庫存、采購等需求始終無法得到滿足[3]。因此，通過耗材領(lǐng)用接口，在領(lǐng)用數(shù)量、領(lǐng)用時間、領(lǐng)用批次、醫(yī)囑執(zhí)行情況、用法用量等各個業(yè)務(wù)點，通過成熟的條碼技術(shù)，實現(xiàn)臨床科室對于材料消耗的精細化管理。醫(yī)院庫存的物資進行入庫后，導(dǎo)入系統(tǒng)形成入庫記錄，使用之后生成出庫記錄，其他未用的材料由供應(yīng)商當天取走，系統(tǒng)自動產(chǎn)生退貨單據(jù)，這也是零庫存管理的成熟模式[4]。庫房入庫界面如圖4所示。2.3與物資采購申請對接。臨床科室通過臨床應(yīng)用系統(tǒng)向采購中心提出物資采購申請；物資采購系統(tǒng)根據(jù)對應(yīng)庫房的庫存情況，判斷是否自動生成請領(lǐng)單，通過短信、即時消息通知采購員，提醒采購。三級甲等綜合性醫(yī)院評審標準以及國家其他規(guī)范都已明確要求由醫(yī)院專門的采購部門對材料進行采購，杜絕醫(yī)生與供應(yīng)商的直接聯(lián)系[5]。采購申請界面如圖5所示。2.4與醫(yī)技系統(tǒng)對接。與實驗室信息系統(tǒng)（laboratoryinformationsystem，LIS）、影像歸檔和通信系統(tǒng)（picturearchivingandco-mmunicationsystems，PACS）對接，通過接口可以采集、查看檢驗檢查數(shù)據(jù)，實時跟蹤試劑、造影劑等耗材的使用情況。同時，通過讀取醫(yī)技系統(tǒng)中的檢查量統(tǒng)計耗材使用率，再與庫存核對，從而實現(xiàn)對試劑、造影劑等耗材的采購監(jiān)管，完善采購環(huán)節(jié)，并為下次采購提供依據(jù)。2.5供應(yīng)商信息系統(tǒng)之間對接。目前，很多物資供貨商與醫(yī)院之間的交互均是以紙質(zhì)單據(jù)交互為主，不但給庫管人員帶來大量的系統(tǒng)錄入工作，而且容易出錯。我們可以將供貨商與醫(yī)院之間交互的數(shù)據(jù)均集成到物流門戶中，例如供貨商上傳資質(zhì)信息、醫(yī)院訂單配送、配送單醫(yī)院入庫驗收、發(fā)票開立、付款通知等均集成到門戶網(wǎng)站中，管理門戶最大限度地使交互數(shù)據(jù)暢通、及時、透明。

3應(yīng)用效果

我院臨床使用部門通過臨床應(yīng)用系統(tǒng)讀取物資采購接口，向采購中心提出申請，避免了因紙質(zhì)申請單傳遞不及時造成的采購延遲。采購中心收到采購申請后，先進入庫房查看庫存，如有庫存，申請部門直接申領(lǐng)即可；如無庫存，則采購中心進行采購（采購方式有詢價、競爭性談判、公開招標等方式）。在簽訂合同、付款、入庫過程中分別與醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)及庫房管理對接，實現(xiàn)無紙化，避免傳遞過程中單據(jù)遺失。圖6為物資采購系統(tǒng)中的發(fā)票管理界面，點擊“交財務(wù)”可以將發(fā)票提交到財務(wù)系統(tǒng)。我院通過將物資采購管理與醫(yī)院其他信息系統(tǒng)平臺對接，初步實現(xiàn)了醫(yī)院信息化采購全過程管理。以手術(shù)室器械采購為例，改造后的流程大大提高了醫(yī)院物資耗材從申請到采購的工作效率（見表1）。

4結(jié)語

隨著經(jīng)濟體制的轉(zhuǎn)型和市場機制的建立，規(guī)范采購流程、提高采購效率是醫(yī)院進行采購管理改革、提高醫(yī)院自身生存能力、減輕患者醫(yī)療費用負擔、避免商業(yè)賄賂的必要手段。此外，除了耗材、醫(yī)療設(shè)備統(tǒng)一采購?fù)猓诜蠂夜芸匾蟮那疤嵯拢部梢詫⑺幤凡少徱徊⒓{入采購部門統(tǒng)一管理，從而精簡部門，減少人力成本[6]。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展、醫(yī)療行業(yè)信息化建設(shè)的不斷完善，我們應(yīng)該與時俱進，利用信息化手段，高效地改進采購管理工作。

[參考文獻]

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作者:戈欣 單位:上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬仁濟醫(yī)院保障處采購中心