公共管理下的檔案利用服務研究

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檔案利用服務是檔案界一直以來關注的重點問題。在專業方面，它是檢驗檔案保管和編研等各環節工作質量并推進其發展的主導性環節，代表著檔案工作的根本目的；在社會方面，它是檔案工作與社會聯系的窗口，是滿足社會需求、實現檔案專業社會功能的基本途徑。公共管理形勢下的時代在進步，人們對檔案的利用需求越來越多，對服務要求也越來越高，對于檔案相關工作者來說，需要主動適應，才能更好地應對新時期的挑戰。

一、公共管理視閾下開展檔案利用服務工作的必要性

1.信息社會發展的客觀要求。為了適應當下瞬息萬變的社會，幾乎各個行業都與信息化有著千絲萬縷的關系，這種客觀因素無論是誰都無法回避。在信息化社會中，檔案信息資源更加多元化，不僅僅局限于最初的紙質檔案，還融入了聲像檔案、電子檔案等載體形式的檔案，人們利用檔案的形式更加多樣，檔案利用服務工作的開展更為廣泛，檔案事業取得的進步也更加迅猛。2.檔案事業建設的主觀要求。信息時代的檔案事業需要提升自身的高度，增強其在社會上的認可度，需要從其利用服務方面來加強。檔案各項管理工作對于檔案信息資源的處理更接近于信息化，而想要真正立足于與其他各個部門各項工作競爭的不敗之地，檔案工作者就必須為更多的社會公眾服務，就必須從提供利用服務著手，總結以往的工作經驗，吸收更廣泛的工作技巧，制定出更加方便快捷的工作方案，將提供利用服務工作做更好，為更多的人所熟知、所稱贊。3.檔案部門進步的必然選擇。在信息社會的客觀要求和檔案事業的主觀要求下，檔案部門想要取得更大的進步，還需要更大的認知度和認可度。盡管時代在進步，但是檔案這一資源對于絕大多數人來說，依舊是相當陌生的。檔案部門需要開展各項宣傳活動，盡可能地使檔案走進尋常百姓家，使人們打破常規觀念，重新認識檔案，積極利用檔案，從中得到收獲，從而轉變看法，并彼此宣揚，使檔案的利用服務更加深入、廣泛，最大化地發揮檔案的價值，讓其真正地做到取之于民用之于民。社會的進步、檔案事業的進步以及檔案部門的進步，都與檔案利用服務工作相互影響相互作用不可分離。

二、檔案利用服務的發展現狀和挑戰

（一）我國檔案利用服務的發展現狀

1.利用價值凸顯。我國政治、經濟、文化等方面的發展變化，使得各個行業對檔案價值和作用的認識有所提升，檔案利用服務越來越受到重視。檔案利用目的呈現出多元化的特點，利用價值也越來越廣泛，從過去基本的行政管理和編史修志，逐步擴展為學術研究、工作利用、宣傳教育、經濟建設甚至維護自身權益等諸多方面，涉及公民生活的方方面面，人們從利用服務中感受到了檔案自身的價值魅力。2.利用群體廣泛。公共管理視閾下，檔案用戶的群體呈現出日益廣泛的趨勢。過去，利用檔案的用戶以機關工作人員和史學研究者為主。而現在，用戶的范圍已經不斷擴大，不僅包括企、事業單位的管理者，機關的工作人員，還有科研人員、文藝和教育工作者，甚至普通公民以及在校學生們也包括在內。當然，這也從一個側面說明了我國的檔案利用服務工作已經引起了社會各界的關注，利用群體也將越來越廣泛，人們對檔案的利用也將越來越普及。3.利用需求豐富。由于檔案利用群體十分廣泛，而且利用目的各有千秋，因此檔案的利用需求變得非常豐富：一是利用者查檔的范圍和內容涉及面廣、時間跨度大，利用目的不同，使得用戶查檔的內容和范圍非常廣泛；二是利用者查檔的節奏不斷加快，利用需求更加急迫；三是利用者查閱檔案的針對性較強，對檔案的查準率和查全率要求比較高；四是利用方式復雜、形式多樣，包括咨詢服務、編輯出版、制作交互式光盤、網上自助查詢、信息交流、宣傳報道等等。

（二）我國檔案利用服務存在的問題

1.觀念制度趨老態。檔案利用服務工作在思想觀念上體現為很落后，在檔案制度上也體現得較為陳舊。檔案利用依然只是更多地為本單位本機關相關工作所服務，而忽略了更多的用戶群體，人們的觀念依然墨守成規，致使檔案利用服務至今沒有表現出很好的發展勢頭。思想的老舊，制度的落后，使得檔案工作還是保持在重保管輕利用的階段。利用者沒能更貼切地了解檔案，管理者沒能很好地做好宣傳服務工作，檔案利用處于相對尷尬的境地。所以，急需我們打破傳統，打開大門，主動提供利用服務。2.館藏建設受局限。從收集范圍看，我國大多數檔案部門中收集保存本機構的檔案比較多，而那些非官方形成的檔案卻較少；從收集內容看，記載公務性檔案居多，貼近百姓生活和地方特色的私人檔案較少；從收集門類看，多數為紙質檔案，其他載體形式的檔案則甚少。而且還可以看出，基本上檔案部門比較重視文書、科技和專業方面的檔案，對于包括實物、聲像等方面的檔案都不夠重視。事實上，大多數公民很難查詢到直接反映個人經歷的檔案，單一的館藏信息，使檔案館的館藏盡失吸引力和民心，其局限性給檔案的利用也帶來了一定的局限。3.技術手段顯落后。檔案工作發展到現在，我國大多數的管理部門對于檔案的接收依然多以紙質檔案為主，對于新型載體形式的檔案的接收還很少。在信息化日漸彌漫的今天，我們這種單一的檔案形式根本無法支撐整個檔案事業來適應這個社會。在對現存檔案信息資源的技術操作層面，我們只是單純的手工作業，效率非常低。公共管理下我們的檔案資源越來越多，也將越來越復雜，如果不能及時創新，而繼續使用現有的傳統的技術手段的話，我們的檔案事業的發展將受到更多更大的制約而無法正常前行。4.利用效果不理想。我國檔案提供利用服務的效果依然很不理想、提供服務的方式還是很單一的，即以被動等待為主。檔案工作沒有能很好地把握住科學技術進步、信息化的發展所帶來的機遇。檔案管理工作人員缺乏積極主動意識，檔案管理工作缺乏宣傳力度和廣度。5.電子檔案多風險。信息化時代，電子檔案應運而生。檔案管理各個階段都受到了相應的影響，檔案利用服務也不例外。虛擬網絡的不確定性，使得電子檔案工作存在很多風險。電子檔案不僅會受到外在的保存環境的影響，還會受到內在的病毒的威脅，會使檔案的完整、原始、安全等方面受到質疑。在這個人人喊著“大數據”的時代，電子檔案只會更多而不會減少，所以這些風險絕對不容小覷。

三、公共管理視閾下檔案利用服務的發展前景

1.更新服務理念。檔案管理相關部門的工作人員應當轉變以往傳統的服務觀念，充分發揮主觀能動性，轉變自身意識，變被動服務為主動服務，更多關注與相關行業相關部門的聯系，更多培服務能力。當然，工作人員還可以適當地對其工作作出調整，不只是坐等利用者上門，還可以主動進行檔案宣傳和檔案開放服務，使檔案為更多的人所認知、所熟悉、所傳播。2.豐富館藏內容。從長遠來看，我國檔案利用服務工作將越來越趨于公眾化。檔案管理部門應當以滿足公眾需求為目標來豐富館藏內容。一方面，應盡可能地把反映社會生活、對人們生活有利用價值的檔案收歸館藏；另一方面，應有廣度、有深度地確定收集范圍，加大接收和征集的力度，調整方向，使館藏更接近公眾化，以適應更多公眾不同的需求。3.創新技術手段。隨著檔案數目增多和電子檔案的增加，創新技術手段已經刻不容緩。當前的社會形勢要求我們通過運用先進的技術，使用新知識新工具，創造新價值，使檔案為公眾提供更多服務。過去老舊的技術手段根本無法適應時代的步伐，更無法滿足信息化的要求。檔案利用服務也需要建設自己的創新型和服務型產業，借助于數字化手段，打造自己的文化產業，豐富檔案利用形式，讓檔案服務常態化。4.優化利用功能。信息社會發展到現在，公共部門都在竭盡全力地向社會公眾展示著自身獨特的優勢，檔案部門也應當變被動服務為主動開放，以館藏檔案資源為基礎，在已有服務的基礎上，拓展利用檔案更好地服務社會的功能，更多渠道、更多途徑地吸引更多的公民，以更多形式來盡量發揮更積極的社會效應。在服務社會的內容上，要貼近公眾的需要，在服務社會的形式上，要便于公眾的參與。5.發展數字管理。大數據時代，信息技術的發展，給檔案工作也提出了數字化的要求。紙質檔案的那些傳統的管理模式以及無法完全適應檔案形式發展演變的過程，無紙化和電子化占據各行各業工作的重心。對于檔案利用服務工作來說，更應該將計算機技術和網絡化服務運用到檔案管理甚至利用中來，建立起檔案數據庫，將自動化和智能化引入到人們的生活中來，提升檔案利用服務工作的效率，促進檔案信息資源的傳播。

作者:劉子梅 單位:天津市河北區寧園街勞動保障服務中心