民政檔案信息化管理與利用問題探討
時間:2022-11-14 04:57:26
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摘要:民政檔案是記錄民政工作歷史、總結其相關經驗的重要形式與重要信息載體。檔案管理是民政部門的一項重要工作,是整個民政系統業務的核心內容之一。在新的歷史背景下,隨著國家加強對民政工作的管理和扶持,民政檔案工作也受到越來越多的關注。本文結合工作實踐,主要探討了新時期民政系統檔案管理信息化,以及信息化檔案管理下的民政檔案開發利用問題。
關鍵詞:民政檔案;信息化管理;檔案管理
信息化檔案管理是將信息技術與社會化服務緊密結合,從而創建一種更加便捷、實用的檔案管理模式。民政系統作為政府重要的行政職能部門和社會服務窗口,在保障人民群眾基本生活權益、維護社會穩定、促進經濟社會發展與社會和諧進步等方面都發揮著重要作用。與傳統的民政檔案管理方法相比,信息化檔案管理能輕松實現檔案的網絡快速查詢與傳遞,同時對于相關信息的保存與修改流程也會變得更加簡易。新時期民政檔案信息化管理與利用工作將迎來全新的挑戰,為了保障民政檔案能夠切實為民所用、造福社會,必須加大民政檔案管理的信息化建設,使檔案管理工作更加貼近實際需求。
一、民政檔案的管理與利用
(一)民政檔案的管理檔案管理屬于一項具有服務性質的管理工作。民政檔案管理則是對過往民政工作的記錄與總結,相關管理人員在民政檔案管理過程中必須要維護民政檔案的完整性與安全性。這里所說的完整性主要包括兩個方面的含義,一是檔案數量上的完整性,齊全、不殘缺,從另一方面來說,檔案的完整性則是指檔案之間應保留其相應的聯系性,單獨的堆砌或是人為的割裂都是破壞其完整性的表現。同時,在進行民政檔案管理工作時,檔案的安全性也必須受到所有管理人員的高度重視,力求檔案本身不受損壞,嚴防檔案機密泄露是開展檔案管理工作的基本所在。此外,檔案管理工作不僅是國家文獻信息保護部門工作的重要組成部分,更是反映過去的歷史見證,因此,民政檔案絕不容許任何任意篡改或修正的行為出現,只有這樣,才能真正保持檔案的歷史性與還原性。
(二)民政檔案的利用
對民政檔案進行相應管理的根本目的在于便于檔案資料的利用,單純的檔案管理工作只會將極具指導意義的歷史資料變成“死檔案”樣式的存在,而民政檔案的利用才能真正實現檔案的作用與價值。隨著時代的發展,各種各樣的民生問題頻繁出現,對于民政部門而言,其工作覆蓋面也越來越廣泛,作為民政工作的真實記錄者,民政檔案的涉及面也會隨著民政工作的不斷擴展而擴大。由此可見,將過往民政工作的實踐經驗進行整理、分類、歸納,最終加以利用,不僅有利于促進當前民政工作實際效率的顯著提升,更有利于為民政檔案管理工作指明其良性發展的方向。
二、民政檔案信息化管理與利用的現實意義
從上文可知,民政檔案涉及面較廣、事件種類龐大且涵蓋的領域不一,因此,在常規的民政檔案管理工作中,通常需要投入巨大的人力以及物力資源。而隨著科技信息技術的飛速發展,計算機應用技術也不斷滲透到檔案管理工作中,由此,電子政務管理模式開始興起,而計算機技術的應用也為民政檔案的管理工作帶來了更加便捷、可觀的管理成效。一方面,在實施民政檔案信息化管理與利用的過程中,相關管理人員能夠通過計算機本身所承載的強大檢索功能輕松實現所要調取檔案的查詢與傳遞,且檢索速度快、查詢率準確、查全率高等優點是傳統的手工檢索模式無法比擬與超越的。如此一來,檔案資料的查詢、傳遞、開發等工作流程也會相應的簡化,極大地節省了工作時間與工作效率。從另一方面來說,信息化的民政檔案管理利用就是將紙質檔案轉化為永久數字檔案,并建立起檔案全文數據庫這一龐大工程。當實現全面檔案信息化檔案管理后,管理人員在需要調取相應的檔案資料時,就可以按照系統分類目錄進行所查詢資源的便捷檢索,同時,在利用檔案資源的時候能夠完全保持原檔案的完整性,最大程度地避免檔案的缺損與丟失。對民政檔案進行信息化管理與利用,不僅能夠徹底改變傳統的檔案管理利用模式,彌補其弊端,為相關管理部門節省大量的人力與物力資源,還能輕松實現檔案資源的輕松調取與查閱,突破了檔案管理與利用的時間、空間限制,極大地提高了民政檔案管理的利用效率。綜上所述,對民政檔案進行信息化管理利用具有較高的現實意義與實用價值。
三、信息化檔案管理與利用工作中所存在的問題
(一)管理人員對檔案信息化管理技術認識不到位
目前,大多民政部門對于信息化檔案管理工作的認識均有提高,對于信息化建設也已經開始投入大量的人力與資金,但是,就實際的檔案信息化管理與利用而言,管理人員的信息化管理意識依然薄弱,對于相應的信息化知識,如檔案業務知識與網絡法規等知識了解甚少,甚至于部分民政部門依舊沿用傳統的手工操作來進行日常檔案管理。其次,我國對于檔案信息化管理目前尚未制定出相應的統一標準與規范辦法,因此,部分工作人員因自身對于信息化管理系統不甚熟悉或操作不當而直接舍棄了計算機應用技術。
(二)缺乏完整的信息化檔案管理的條件與設備
要想實現完整的民政檔案信息化管理模式,信息化建設前期就需要投入大量的硬件設備,加之各種投入設備的后期維護成本較高,因此,建立健全信息化辦公系統,創設完整的民政檔案管理利用條件是一個漫長的投入過程。在當前各種環境設施與條件設備尚不完善的情況下,各地區的民政管理系統所采用的硬件設備不盡相同,加之用于運載管理工作內容的軟件系統難以在短時間內實現統一,種種因素在一定程度上限制了民政檔案信息化管理模式的推進。此外,從信息化人才建設的角度上說,部分檔案工作人員不易接受新事物、缺乏相應的計算機技術應用意識,使得檔案管理與利用的信息化工作不夠深入,從而極大地影響了整體信息化系統的構建與完善。
(三)信息化民政檔案利用程度偏低
民政檔案本身具有一定的社會功能屬性,在某種程度上還可直接作為民政業務開發與拓展的信息支撐,但目前的民政檔案僅適用于相關部門之間的內部查閱,而并沒有將部分能夠公開的資源與信息化平臺向廣大民眾公開,這是導致信息化民政檔案利用程度偏低的最根本原因。此外,由于民政工作檔案資源種類繁多、數量龐大,因此,相關管理人員在對民政檔案進行信息化管理利用時僅是對其進行普通檔案的管理,在實際管理利用工作中沒有將民政檔案本身所具備的社會特性與為民服務的特色體現出來。
四、新時期民政檔案信息化管理利用策略
(一)提高思想重視,建立信息化管理規章
在進行民政檔案信息化管理的過程中,各民政部門必須重視相關管理人員的信息化管理意識鍛煉。同時,在檔案信息化建設的過程中,要將信息化檔案管理工作設置為管理人員的重要考核指標,從制度上鞭策管理人員不斷學習相關的計算機應用技術,從而提高其自身的計算機信息化管理水平與實際工作效率。同時,為了促進民政檔案信息化管理工作能夠充分實現規范化、科學化與現代化,民政部門以及各地區相關部門之間可以共同制定出一整套健全的信息化管理的規章制度,從而使得管理人員在實際的管理工作中有所參考、有所制約。
(二)轉變管理職能,創設全新的服務機制
為了適應新時期檔案管理工作的時代要求,民政檔案的管理與利用形式必須有所創新,從而確保當前的檔案管理工作具有一定的先進性與創新性。為實現這一目的,管理人員必須克服以往被動的檔案管理思想,積極轉變民政檔案信息化管理職能,創設全新的服務機制并主動為廣大人民群眾提供可公開的檔案查詢服務。
(三)完善相關設施,加強信息化人才建設
為了創建一個良好的、系統的民政檔案管理與利用環境,信息化建設前期就需要投入大量的硬件設備,其中,相對重要的設備主要包括計算機、掃描機以及打印機等。政府部門以及相應的管理部門要將投入的資金落實到位,配置與檔案管理相適應的軟硬件設施,同時,創建全新的民政檔案資源信息共享網絡,從根本上消除檔案管理工作中時常遭受到的時間與空間限制。
(四)利用信息化特點,突顯民政檔案工作的特色
計算機應用技術最大的特點就是資源共享,因此,民政檔案管理人員應充分利用這一特點將民政檔案工作特色徹底突顯出來。從最基本的功能應用上說,管理人員在對各類型的檔案管理進行掃描、轉換與整合后,可以將部分可公開的檔案資源公布在信息數據共享平臺上,再通過具有服務性與開放性的信息化管理系統將其形成公開民政檔案數據庫。在此基礎上,信息技術人員就可以在這一數據庫中對特定的資料信息進行再次分類整理。這樣一來,那些對于民政資料有查看需求的人群就可以直接通過網絡或者手機端口進行相關資源的查詢與獲取。當這一功能實現后,信息化民政檔案管理模式不僅解決了檔案利用程度偏低的問題,更是極大地提升了民政檔案的社會屬性與應用價值,真正實現了為人民服務的根本目的。
五、結束語
在新的社會背景下,電子政務管理模式逐漸取代傳統的手工檔案管理方式。民政檔案種類繁多,涉及領域寬泛,同時與人民群眾的生活息息相關。在新時期,提高民政檔案信息化管理技術不僅符合當前信息技術發展的趨勢,同時也對促進我國檔案管理工作的開展具有積極作用。
作者:田東鑫 單位:洮南市救助管理站
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