技師學(xué)院檔案信息化論文

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1轉(zhuǎn)變思想，更新知識(shí)，提高自身素質(zhì)

我國(guó)的檔案管理原先一直處于人工手動(dòng)方式，并且信息繁多，在管理的過程還會(huì)出現(xiàn)信息錯(cuò)亂復(fù)雜的現(xiàn)象，這就體現(xiàn)了工作者的自身水平、修養(yǎng)以及自律的要求等。以前通常對(duì)檔案信息化的管理只要求不會(huì)出現(xiàn)大的問題。但是寬松的要求會(huì)導(dǎo)致信息的缺失，不能按時(shí)清理甚至是添補(bǔ)新的信息等。這就給信息造成了混亂。管理者的素質(zhì)是保證信息安全完善的前提。為了更好的檔案信息化管理，就需要不斷的學(xué)習(xí)新的理念和管理方式。由于現(xiàn)在的社會(huì)是知識(shí)大爆炸的時(shí)期，各行各業(yè)的信息量、內(nèi)容等空前的豐富，更好的管理信息和整理各行業(yè)的信息，并且建立檔案，把檔案信息化，都是時(shí)代的需要以及必要的步驟。因此在這一步最能派上用處的就是檔案工作者。檔案工作者的任務(wù)和責(zé)任越來越重要，也應(yīng)該更加的靈活，要更符合時(shí)代的需求。

2樹立管理創(chuàng)新的理念，勇于實(shí)踐

我國(guó)的檔案管理者隨著時(shí)代的變化，社會(huì)的進(jìn)步，也要與世界其他的有關(guān)行業(yè)進(jìn)行接觸。學(xué)習(xí)他們先進(jìn)的管理理念，并且要學(xué)會(huì)創(chuàng)新。創(chuàng)新并不是隨意的提出某些不切合實(shí)際的想法，而是根據(jù)實(shí)際的情況，做出最符合實(shí)際的、但是又能夠帶來改變的創(chuàng)新理念，以保證提高工作效率，提高工作者的相關(guān)文化水平和自身素質(zhì)等。樹立管理新的檔案管理模式，管理理念，都是現(xiàn)在最重要的一種方式。而對(duì)于檔案管理者，新的創(chuàng)新理念能夠更好的保證檔案信息化的管理，這樣才能更好的使工作者更好的工作，做出更符合時(shí)代管理的事情。同時(shí)要把和世界先進(jìn)的管理方式加以比較學(xué)習(xí)并且進(jìn)行我國(guó)獨(dú)特的創(chuàng)新。這是幫助我國(guó)更好的進(jìn)行檔案信息化做努力。

3強(qiáng)化主動(dòng)競(jìng)爭(zhēng)的意識(shí)，體現(xiàn)自身價(jià)值

我國(guó)陳舊的檔案管理方式使得檔案管理者處于一種消極、不認(rèn)真工作的狀態(tài)。由于大量的信息檔案都需要檔案工作者逐一進(jìn)行處理，工作繁瑣且單一。使得工作人員有了消極怠工的心情。因此要努力加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的素質(zhì)培養(yǎng)和提高，培養(yǎng)工作人員的工作情緒，提高有關(guān)人員的工作積極性。能夠自主的和其他的人進(jìn)行工作競(jìng)爭(zhēng)，競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)變強(qiáng)大，才能在工作中更好的完成任務(wù)。并且在工作中進(jìn)一步體現(xiàn)自我價(jià)值。

4樹立服務(wù)觀念，變被動(dòng)為主動(dòng)

我國(guó)的檔案管理者對(duì)于檔案信息化沒有足夠的認(rèn)識(shí)，因此在進(jìn)行信息化管理過程中，就會(huì)產(chǎn)生消極怠工的情緒，認(rèn)為和原先的方式并無不同。現(xiàn)在最需要做的就是對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，樹立起正確，積極向上的服務(wù)觀念，才能更好的對(duì)建立檔案信息化進(jìn)行努力工作。把消極怠工，被動(dòng)工作變成主動(dòng)積極的工作。這種積極的工作態(tài)度，能夠幫助管控檔案的人員更好的完成工作任務(wù)。檔案室既是保存企業(yè)檔案史料的基地，也是提供檔案信息為人們服務(wù)的中心。為此，檔案工作者首先要樹立服務(wù)意識(shí)，改變以往被動(dòng)的工作方式，從文件收集開始，積極主動(dòng)收集并豐富庫(kù)藏檔案內(nèi)容；其次圍繞企業(yè)的中心工作，深入調(diào)查了解需求，編制各種專題匯編、摘要，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各部門工作做好助手；三是要主動(dòng)走出檔案室的大門，通過與各有關(guān)單位和部門溝通了解需求，開展一些有針對(duì)性的服務(wù)。在工作中，針對(duì)檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，完善制度采取措施，用走出去，請(qǐng)進(jìn)來的方法，注重加強(qiáng)項(xiàng)目文件的收集和歸檔工作。如對(duì)生產(chǎn)單位，通過建立設(shè)備檢修維護(hù)項(xiàng)目開工登記制和項(xiàng)目檔案移交結(jié)算制，要求項(xiàng)目開工登記時(shí)，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行檔案交底，把歸檔范圍、歸檔要求等事項(xiàng)，做到事先交底。

5樹立檔案保護(hù)觀念，有效地利用檔案

我國(guó)的檔案建立信息化，是可以有效保護(hù)信息的一種方式。這種信息化的簡(jiǎn)歷，可以使得信息更好的被利用，能夠在需要的時(shí)候更好的被查抄出來。但是要想達(dá)到這種效果，就需要對(duì)工作人員培養(yǎng)有關(guān)的檔案保護(hù)觀念。只有學(xué)會(huì)保護(hù)檔案，才能在關(guān)鍵時(shí)刻應(yīng)用這些信息，幫助更多的人。并且更多的人可以因?yàn)闄n案信息化的管理節(jié)約了人力物力。檔案在進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，應(yīng)按照檔案保護(hù)技術(shù)的相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)，這是檔案工作者的重要工作之一。在紙質(zhì)文件時(shí)代，檔案保護(hù)的內(nèi)涵是在檔案進(jìn)入檔案室之后，只要保證其實(shí)體的不丟失、不損壞，就基本完成了任務(wù)。在電子文件時(shí)代，由于電子文件本身所具有的易修改性、非人工識(shí)讀性以及傳輸方式的快捷性等特點(diǎn)，使它在轉(zhuǎn)化為檔案的過程中以及在轉(zhuǎn)化為檔案之后，其管理與保護(hù)都呈現(xiàn)出與紙質(zhì)文件完全不同的特點(diǎn)。電子文件在形成后，如果沒有打印下來，在不經(jīng)意間就會(huì)造成電子文件信息的消失或改變；如果沿用紙質(zhì)文件的檔案轉(zhuǎn)化方式，在年終或年初對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔，有可能企業(yè)、單位或個(gè)人活動(dòng)的證據(jù)痕跡已經(jīng)蕩然無存或面目全非了，使檔案信息的真實(shí)性和完整性受到影響。因此，在當(dāng)今電子文件時(shí)代，檔案保護(hù)的內(nèi)涵已經(jīng)不僅僅是檔案實(shí)體的安全保管，還要包括檔案信息的安全保管。

6強(qiáng)化合作互助觀念，提高全員檔案意識(shí)

檔案工作既是一項(xiàng)服務(wù)性工作，更是一項(xiàng)專業(yè)性工作，檔案工作者要做好檔案工作，應(yīng)樹立專業(yè)之間合作互助的思想。在規(guī)劃建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，我們從利用、服務(wù)與提高工作效率的角度，提出建立“項(xiàng)目文件管理系統(tǒng)”的方案。但方案的實(shí)現(xiàn)，需要大量的計(jì)算機(jī)軟件及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等專業(yè)知識(shí)，需要與軟件及網(wǎng)絡(luò)管理人員的通力合作。之后，在與軟件及網(wǎng)絡(luò)管理人員充分溝通和交流后，統(tǒng)一思想，認(rèn)為可以充分利用現(xiàn)有的資料實(shí)現(xiàn)檔案管理工作。由此來保證檔案信息化的完善和提高標(biāo)準(zhǔn)。

我國(guó)的檔案管理面臨著新時(shí)代的考驗(yàn)，不僅是因?yàn)殡S著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)是管理方式落后于世界的其他國(guó)家，還有檔案管理者對(duì)于自身的素質(zhì)的培養(yǎng)。我們需要把檔案管理者的素質(zhì)和觀念都和世界的進(jìn)行接軌，這樣才能給我國(guó)的檔案管理帶來巨大的好處。檔案信息化是使得每個(gè)人對(duì)于信心和檔案的利用率提高了很多，因此這是對(duì)國(guó)家有利。

作者:楊麗峰單位:黑龍江第二技師學(xué)院