工會檔案在工會工作的作用

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【摘要】在當前的情況下，工會在開展各項工作的時候，一般都會將各項工作運用檔案的方式記錄下來。因此，工會的檔案管理工作在工會工作之中發揮著至關重要的作用和地位，應當引起人們保持足夠的關注和重視。另外，工會的各種檔案在一定程度上也是工會的一種信息資產，可以對工會更加順利的推進各項工作，獲得更加持續性的發展起到基礎性的作用。伴隨著社會發展速度的不斷加快，給工會的工作也提出了全新的要求和挑戰，面對這樣的情況，工會應當強化自身的檔案管理模式，以此來使工會檔案的作用完全的顯示出來。基于以上的原因，本文結合筆者多年的工作實踐經驗，就工會檔案在工會工作中的運用進行了分析和思考，并提出了自己的看法和觀點，通過與各位進行分享，希望能夠給各位帶來一些指導和幫助，進而提升我們國家工會檔案管理工作的實效性。

【關鍵詞】工會檔案；工會工作；運用；分析

基于工會檔案自身所具有的特點，是人們進行各種活動的真實記錄和有效的反應，通常情況下他可以為處理各種問題起到良好的參考作用。相關的工作人員通過對檔案進行科學系統的分析，在一定程度上能夠對檔案工作過程之中所產生的經驗進行全方位的分析，進而對工作過程之中的不足進行彌補和優化。正是因為這樣的原因，檔案在開展各項工作的時候，具有至關重要的作用。工會檔案是對工會組織各項工作的證明和記錄，因此，可以將其比喻成為工會組織在職工管理過程中所積累的寶貴財富。另外，工會的管理檔案在某種程度上也可以如實的反應工會各種信息的真實性。在目前的情況下，伴隨著時代的發展，相關部門對于工會檔案的重視程度也得到了明顯的提升，面對這樣的情況，工會檔案管理人員要對檔案管理工作之中存在的問題進行妥善的解決和處理，并以此為基礎，更好的促進工會實現持續性發展。

一、工會檔案的管理和職責

所謂工會檔案，顧名思義就是指工會在幫助相關的職工解決其所存在的問題的過程之中，保存下來的文字或者圖表等說明材料。工會的檔案工作是工會日常工作的重要組成部分，是對工會工作的直觀反映和有效的記錄。工會檔案的職責可以概括為以下幾個方面：作為工會檔案，應當最大限度的貫徹和執行黨和國家在檔案管理這個方面的法律和法規，對上級單位所提出的任務，要堅決的執行，通過這樣的方式，確保檔案管理工作能夠朝著更加科學化，規范化，制度化的方向邁進，使工會檔案的管理水平實現穩步的提升。此外，為了能夠在開展各項工作的時候，可以堅決的落實相關法律和政策，強化對于檔案管理工作的監督和管理，相關的工作人員還應當投入更多的時間和精力去進行檔案的信息資源建設。因此，工會對檔案的管理工作保持必要的關注，不僅對于自己后續工作的順利開展具有諸多現實意義，還與社會發展的趨勢實現了有效的契合。面對這樣的情況，工會之中的檔案管理人員應當滲透進入標準化的工作理念，采取更加多元化的趨勢去進行檔案信息資源的開發工作，以此來讓工會檔案的作用完全的顯現出來。

二、工會檔案的運用價值

由于工會的自身性質，它是工人階級的組織體，代表了廣大工人的合法權益和利益。在現如今的階段，工會的主要任務就是給出現苦難的職工提供必要的幫助，進而使他們能夠渡過難關。并且工會還能夠最大限度的維護職工人員的合法權益，使他們的權益受到法律的保護。在工會開展各項工作的時候，工會檔案的重要作用不言而喻，在一定程度上可以說工會檔案是工會開展各項工作的源頭和基礎。工會檔案的形式多種多樣，不僅有文字形式，還有圖表以及音頻等形式，在一般的情況下，工會檔案的重要價值可以歸納和概括為以下幾個方面：（一）有利于工會工作精細化，提高了工會工作效率伴隨著我們國家經濟發展水平的不斷提升，新一輪的經濟結構調整工作正在若火如荼的進行當中，在這樣的背景下，各個行業和部門都已經開始適應時代的發展和要求，對工作進行有針對性的分。析和調整。基于以上的原因，就在一定程度上給工會的相關部門帶來了全新的挑戰。由于工會的工作涉及各個環節，比如，工會需要幫助相關的員工進行勞動合同的簽訂，對企業的員工開展有效的思想道德教育等等。正是因為工會檔案錯綜復雜，在這樣的情況下，導致工會的檔案數量異常繁多，若是不具備一個系統的檔案管理體制，會嚴重的影響各項工作開展的效率的有效性。比如，在工會對相關企業進行監督，以此來保證企業能夠對員工的薪酬和福利制度得以充分落實的時候，工會就可以通過調取以往的相關檔案資料來作為開展工作的指導和參考，進而使工作的開展更加精準和高效。通過滲透進入這樣的工作方式，一方面能夠從源頭上避免各種不必要資源的浪費，另一方面還能夠使工會的工作效率實現前所未有的提升，具有一舉兩得的關鍵作用。（二）用事實說話，增強工會工作的說服力。工會是廣大勞動群眾所自愿結成的社會組織，在這樣的情況下，工會具有群眾性以及社會性等諸多特征。工會的主要任務是對員工存在的困難進行有針對性的解決。在當前的情況下，單位的職工隊伍同以往相比較，已經實現了明顯的變化。比如，單位員工的思想開始呈現出多元化的趨勢，基于以上的原因，在一定程度上給工會工作的順利開展增添了一定的困難。如果想要最大限度的提升自身工作的有效性，使企業的員工對于工會的決策更加擁護和信任，工會在開展各項工作的時候，要積極的轉變自身傳統的工作模式和習慣，轉而采取更加先進的經驗，讓檔案的作用完全的釋放出來，只有這樣，才可以保證各項工作的開展和落實都有根據可以查實。比如在與相關的管理部門協調薪酬的工程之中，工會可以對之前的資料進行系統的查閱，通過這樣的手段，使做出來的決定更加具有公正性和權威性。

三、工會檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理制度有待完善。相關的工作人員在開展檔案管理工作的時候，只有構建出合理的檔案管理制度，才能夠最大限度的減輕工作的壓力，確保工會檔案管理工作有條不紊的進行下去。基于工會檔案管理工作自身所具有的特點，各個環節都十分復雜，因此在實際工作過程之中，若是任何一個環節出現疏忽和紕漏，對檔案的最終管理工作都可能造成不可逆的影響。面對這樣的情況，做好檔案的制度保障工作就顯得十分關鍵和重要。然而，從實際情況來看，當前許多單位的工會檔案管理體系還存在著極大的進步和提升的空間，甚至一些基層的工會組織都沒有聘請專業人才進行檔案的管理工作，檔案的管理任務全部由工會干部負責。另外，在工會之中，人事的更新和流動十分常見，在一定程度上給檔案的管理工作增加了難度，長此以往，導致檔案管理工作的實效性遭受到了十分嚴重的破壞。（二）檔案資料不完整。檔案資料不完整同樣也是制約企業事業單位檔案管理工作的一個常見難題。比如，在進行工會審計檔案管理的時候，根據上級工會的要求，在一般的情況下，工會的審計檔案可以劃分為以下兩種，分別是文書檔案以及項目檔案。然而，在實際的管理過程之中，許多企業由于管理體系不健全，使得檔案管理工作難以全面兼顧的情況頻繁發生。一些檔案不僅缺乏必要的審計方案，甚至整改報告等文件的缺失情況也十分嚴重，面對這樣的情況，就導致檔案的參考價值變得越來越低。（三）檔案管理力量薄弱。在傳統的思維觀念下，不少單位對于自己的檔案管理工作的重視程度存在著巨大的提升空間。他們認為檔案管理工作可有可無，正是這種錯誤思想，才使得檔案管理工作的力量難以實現有效地轉變。另外，在工會之中，一些領導人員對于檔案管理的重要意義也沒有完全意識到，在檔案管理這個環節沒有投入必要的時間和精力，這種情況的發生和出現也在一定程度上嚴重的影響了管理隊伍的工作積極性。除此之外，許多單位的檔案室都十分簡陋，檔案室的實際情況已經不適于擺放檔案，許多檔案室的管理人員是別的部門離職的員工，他們對于如何進行檔案管理工作的了解程度明顯不足，企業也沒能對他們進行系統的培訓，導致檔案管理力量始終難以實現有效的突破。

四、運用檔案促進工會發展的建議

（一）強化檔案意識，革新傳統管理理念。在當前的情況下，由于我們國家綜合實力的不斷增強，經濟的發展水平同以往相比較，已經發生了翻天覆地的變化，檔案管理工作的地位相應的變得越來越高，成為了發展經濟環節不可缺少的一個關鍵步驟。雖然我們國家許多企業對于檔案管理工作的重視程度同之前相比，已經得到了明顯的改觀，但是，同發達國家相比較，依舊存在著一定的差距和不足，需要相關的人員盡可能的彌補差距。若是想讓檔案管理工作的時效性得到轉變，最為關鍵的就是要從源頭上提升對于檔案管理工作的重視程度，讓工會的工作人員扭轉自身的傳統思維。此外，領導人員也應當緊抓檔案管理工作，給檔案管理工作的開展和落實提供必要的條件支持，改善檔案管理場所，讓檔案管理規范化和科學化轉化成為現實。為了能夠在檔案管理人員的頭腦之中滲透進入歸檔意識，工會可以開展必要的宣講會，通過這樣的方式，提高員工的思想水平。另外，在此基礎上，安排專門的檔案管理人員負責檔案工作，并為檔案人員發展和學習創造更多的機會，以提高檔案管理隊伍的業務能力，為檔案管理工作打好基礎。（二）建立檔案長效管理機制，服務工會發展。使檔案管理體系變得更加完善和科學，是工會檔案管理的發展趨勢。面對這樣的情況，工會應當將檔案的管理工作納入自身的管理計劃之中。并且，工會還應當根據實際情況，結合《中華人民共和國檔案法》的具體要求，對檔案管理制度不斷的進行補充和完善。在一般的情況下，為了能夠提升對于檔案管理工作投入的時間和精力，應當創設檔案領導責任制以及立卷工作制度，通過這樣的方式，來劃分相關工作人員的責任和權限。除此之外，在制度構建這個層面上，工會之中的檔案管理部門還應當將各項工作落實到實處，對責任進行明確的劃分。檔案的管理人員應當依照預先設定的各項制度和安排來開展各項工作，通過貫徹這樣的發展理念，能夠使工會檔案管理工作的作用完全的展現出來，進而使工會的可持續性發展轉化成為現實。（三）施行檔案精細化管理，推動管理信息化。所謂精細化管理，顧名思義就是在管理過程之中要轉變傳統粗放管理的模式，對管理過程保持更加密切的關注，精細化管理是相對于粗放管理來說的。在通常的情況下，檔案的精細化管理的特征可以表述為通過采取分類管理、信息化管理等全新的方式，從而保證檔案管理過程之中不出現資料的缺失，并且所管理的檔案信息真實，數據可靠。在對檔案進行精細化管理的過程之中，不僅要特別注重檔案管理的實際效果，對檔案管理的過程也應當投入時間和精力。通過運用精細化管理的方式，能夠最大限度的提升各項工作的效率，為其他工作的順利開展奠定了堅實的基礎作用。基于以上的原因，工會在進行檔案管理的時候，要以內部管理系統的系統化以及健全化作為開展各項工作的出發點和落腳點，使檔案管理朝著信息化的方向所轉變。在對檔案進行管理的時候，可以充分的運用計算機設備等工具，對檔案管理的全方位進行控制。比如，工會在開展檔案管理工作的時候，要讓計算機的獨特優勢完全的釋放出來，建立信息化檔案管理系統和微機管理體系，此外，還應當構建一套高效完備的信息查詢模式，以便可以在最短的時間內搜索到各種相關的信息。客觀來說，在檔案信息化的前提下，不論是對硬件，還是對軟件都提出了相當高的要求和挑戰，面對這樣的情況，工會不僅要強化基礎設備的建設，還應當重點關注檔案管理隊伍的構建，給相關的人員提供更多學習和深造的機會，并對工會檔案管理的工作人員進行科學化的管理，通過這樣的方式，讓檔案管理隊伍的規模和素養都能夠實現應有的提升。（四）加強檔案隊伍建設，提高工會服務水平。在開展檔案管理工作中，管理人員的水平高低是影響管理工作最終走向的一個關鍵因素。基于以上的原因，在進行工會檔案管理的時候，要投入更多的精力去進行管理團隊的構建。更好的為工會的檔案管理事業服務。采取何種措施來構建出一套高水平的檔案管理團隊呢？可以從以下幾個方面著手：第一，工會要積極的爭取相關領導人員的重視，并對檔案管理人員的資格和能力進行一定的限制，通過這樣的方式，來引起一些高水平的專業化人才。與此同時，還應當對檔案管理人員的用人制度做出明確清晰的規定，只有符合一定要求的人員，才能夠進行檔案的管理工作，這樣的模式也能夠在一定程度上提升檔案管理工作的穩定性，降低檔案管理工作的不確定性。另外，工會還應當給更多的檔案管理人員提供深造和學習的機會和途徑，進而使檔案管理人員具備足夠的信息化操作能力，為檔案管理信息化建設奠定堅實的基礎作用。為了能夠讓檔案管理人員的工作積極性變得更加活躍，工會還應當建立合理的激勵制度，對于那些在工作環節兢兢業業，認真負責的人員，給予積極的鼓勵，而對于在檔案管理工作之中疏忽懈怠的人，要對他們進行嚴厲的批評，從而使相關人員的工作勁頭更加充足，檔案管理人員也應當轉變自身的傳統看法，要轉變對檔案管理工作的認知，充分的認識到檔案管理工作的重要價值，在工作的時候變的更加積極的投入，通過運用這樣的方式，從而最大限度的提升工會工作的效率。（五）重視檔案的有效利用。第一，在進行檔案的管理工作環節，相關的工作人員應當對檔案的編研工作保持密切的關注，主動對社會的需求以及工會檔案管理環節所出現的問題進行了解，通過這樣的方式，讓檔案整理和記錄工作的有效性真正得以展現出來。通過對工會檔案進行有針對性的分析，并依照一定的標準進行篩選和整理，可以使各類檔案信息的歸類變得更加精確化和科學化。第二，在開展工會工作的時候，相關的人員要主動的對各種信息和檔案進行運用。只有工會的管理人員保持必要的服務意識，才能夠讓檔案管理工作的輔助作用真正的發揮，讓檔案資源的信息共享由理論轉化成為現實。（六）人才隊伍建設。由于在工會檔案管理工作之中融合進入了大數據，這就在某種程度上對檔案管理的工作人員提出了更高的要求和期待。在目前的情況下，由于工會檔案工作的內容和要求都已經實現了大幅度的轉變，因此，工會檔案管理的傳統工作模式也逐漸到了淘汰的邊緣，開始轉向對檔案資源進行數據分析和數據挖掘的全新模式。因此，只有相關的工作人員具備一定的技能，才能夠更好的完成相關的工作任務。另外，伴隨著大數據的不斷發展，個性化服務也由理論逐漸的轉化成為現實。工會不僅可以給用戶提供各種其所需要的信息，還能夠對海量的資源信息進行有效的分析，并實現精細化輸出的目標。總而言之，為了能夠讓檔案管理工作同時代的潮流和發展實現完美的契合，工會的檔案管理機構務必要強化人才培養機制，培育出更多滿足時代需求的復合型人才，推動工會的檔案管理工作不斷的向前發展。

總而言之，在進行工會檔案管理的時候，工會只有對檔案管理工作提出更加嚴格的要求，滲透進入精細化管理的理念和模式，才能夠使檔案管理的作用完全的展現出來，并推動檔案管理工作的水平，使工會保持長遠和平穩的發展,不僅如此，通過對檔案管理人員進行系統的培訓，還在一定程度上提高了相關人員的業務能力和綜合素質，進而使得人事檔案從管理審核到節約轉遞都能夠實現無縫對接，最大限度的確保數字化信息檔案的真實可靠，使工會檔案管理工作之中的重要意義充分的發揮和釋放和展現出來。

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作者:張君鋒 單位:三明市明溪縣職工活動中心