醫院人事檔案電子信息化管理分析

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摘要：本文對醫院檔案信息化管理的現實意義進行分析，立足于當前管理現狀，挖掘在管理體系、建設投入與人才培養等方面存在的問題，并提出科學有效的解決對策，力求通過健全信息化管理機制、加大建設資金投入力度、重視專業人才培養等方式，使人事檔案管理的信息化水平得到顯著提升，為醫院人事管理工作的開展提供更多便利。

關鍵詞：大數據時代；醫院人事檔案；電子信息化管理

在大數據時代背景下，先進的信息技術逐漸滲透到醫院管理工作中，為人事管理提供先進技術支持。但是，部分管理者思想落后，加強管理體系缺失、建設投入不足、缺乏專業人才等因素影響，導致人事檔案信息化管理現狀不容樂觀。對此，醫院管理層應積極采取針對性措施，提高信息化管理水平，使人事檔案管理效率得到顯著提升。

一、醫院人事檔案信息化管理現實意義

在醫院經營發展中，人事檔案電子信息化作為人才戰略的基本保障而存在。當前醫療行業的人才競爭十分激烈，人事檔案信息平臺具有信息共享與存儲的雙項功能，有助于信息迅速更新，醫院從業者可迅速查詢人才相關信息，極大提高工作效率。一方面，有利于確保檔案信息安全完整，電子信息化建設可對原始檔案資料進行高效存儲，有效克服紙質檔案存儲時出現的磨損、丟失等問題。通過信息化檔案管理，還可對檔案信息進行加密和授權，使檔案信息安全得到切實保障。另一方面，電子檔案還可提高人事管理效率，降低檔案管理難度。通過構建電子檔案，使從業者的工作強度降低、工作效率提升，還可有效減少人為失誤，對檔案管理質量提升具有重要意義。1.提高人事信息價值。科學合理的人事管理可促進工作效率提升，人事檔案作為人資部門的核心內容，如若檔案自身未得到切實保障，勢必無法發揮輔助管理的作用。在大數據背景下，人事信息日益豐富，相關檔案也朝著數據化、集中化的方向發展，可有效避免和克服傳統紙質檔案的弊端，減少人為查閱時造成的損耗，提高了檔案價值，為人事管理工作的高效開展提供極大助力。此外，人事檔案信息化發展還可為人才科學決策提供切實保障，為人才戰略實施打下堅實基礎，對醫院可持續發展具有重要意義。2.增強人事信息互聯性。在信息技術的普及應用下，人事信息不再處于獨立狀態，互聯性逐漸體現出來。在現代化檔案管理工作中，紙質檔案逐漸超過電子檔案的方向變革，檔案數據庫的建成可使人事部門迅速掌握相關信息，為人事調整提供強有力的參考依據，有助于提高領導決策科學性。由此可見，大數據在人事檔案中的應用打破了原本的“信息孤島”現狀，促進了人事信息的聯合，促進資源優化配置，真正實現了信息的實時共享。3.優化檔案管理工作。在大數據背景下，信息技術逐漸滲透到檔案管理中，使人事管理工作效率得以提升，醫院整體管理更加科學高效，加快了現代化發展步伐。在實際檔案管理中，可利用網絡技術對檔案信息進行準確分類，構建智能檔案管理系統，以此提高人事檔案存儲、管理與應用效率，為相關管理者查詢、整理和決策提供更多便利，進一步推動了檔案管理的智能化、信息化發展。

二、醫院人事檔案信息化管理現狀

在醫療改革背景下，提倡醫院管理方法與醫療設備的創新，但是部分醫院受管理層落后思想與經營條件影響，在管理體系、建設投入與人才培養等方面存在諸多問題，在一定程度上阻礙了人事檔案信息化發展的步伐，檔案管理現狀不容樂觀。1.管理體系缺失。在大數據時代下，醫院檔案管理信息化建設已經是大勢所趨，但在實際管理工作中，檔案管理工作仍然存在些許問題，主要體現在思想管理淡薄、管理體系缺失、規范標準尚未統一等方面，且人事檔案的信息采集較為混亂，在信息化管理方面存在諸多問題，因內部人員分工不明，在工作中無法協調配合，長此以往，人事檔案方面形成了“信息孤島”，加上缺乏有效的整合梳理，檔案信息的統籌性能受到嚴重抑制，數據信息不夠完整、時效性較差。在管理體制方面，檔案管理由后勤部門負責，不歸行政部門直屬，因此檔案管理者的待遇與行政、醫務人員相比存在一定差距，在一定程度上打擊了檔案人員的工作熱情，檔案信息化建設很難落地生根。此外，在醫療改革背景下，醫院人員流動性增加，人事檔案因管理體系缺失常常出現檔案無法調動或者人員信息更新不及時等情況，造成“有檔無人、有人無檔”等現象，使檔案信息完整性與真實性被破壞，在很大程度上增加了檔案信息化建設難度。2.建設投入不足。由于醫院管理層因思想認識不足，在檔案信息化建設方面的投入自然不足，進一步阻礙了電子檔案的發展。調查研究表明，阻礙人事檔案信息化的主要因素之一便是建設資金短缺。在日常工作中，部分管理者未樹立長遠眼光，將工作重心放在日常醫護工作中，認為檔案管理工作輕松、可有可無，忽視人事檔案信息化建設，使其難以跟上時展步伐，缺乏信息技術的支撐，管理工作也很難取得實質進展，進而影響整體檔案管理水平。此外，部分中小型醫院自身的運營資金有限，沒有充足的資本引進先進的技術和設備，只能依靠陳舊設施開展人事檔案管理工作，檔案管理價值難以得到充分發揮。3.人事檔案利用率較低。人事檔案對人資部門日常工作開展，乃至整個醫院管理水平的提升具有重要意義。在大數據背景下，檔案管理類型眾多，內容多樣，數據信息處于動態變化狀態，在無形中加大了人事檔案管理難度，急需構建科學高效的數據庫確保數據的動態化管理。但是，當前部分醫院由于受到思想認識、資金投入、技術等因素影響，檔案管理系統較為落后，仍以人工采集信息模式為主，紙質檔案較多，電子數據庫建設滯后，缺乏先進的檔案信息管理體系，導致檔案管理與查詢十分困難，檔案信息的利用率較低，造成較大的資源浪費。同時，隨著大數據技術的更新換代，檔案管理數據功能日益豐富，不但具有查詢與存儲功能，還可對內部數據進行橫縱對比，使數據整合與利用價值不斷提升。但因醫院缺乏對檔案信息化方面的研究，導致檔案管理仍然浮于表面，沒有對檔案的深層價值進行挖掘，極大的抑制了檔案資源優勢的充足發揮。4.專業人才缺失。在大數據時代下，人事檔案信息化建設單純依靠軟硬件設施遠遠不足，還需要具備專業人才的支持。但是，從當前現狀可知，一些醫院因重視程度不足，沒有安排充足的人員從事該項工作，檔案管理工作大多由其他崗位人員兼職負責，人員專業素質普遍較低。在實際管理中，以紙質檔案為主，在專業信息研究方面能力較弱，未能充分發揮檔案管理軟件功能，單純發揮信息存儲與記錄等作用，管理工作質量難以得到充分發揮。據調查，大多數醫院的檔案管理崗位成為臨退休員工的“養老崗位”，人員的專業技能水平較低，知識結構不夠合理，且老齡化嚴重，難以與當前大數據時代要求相適應。

三、醫院人事檔案信息化管理有效措施

在大數據時代下，人事檔案信息化建設已成為大勢所趨。針對當前電子檔案建設與管理現狀，應積極采取針對性的措施，使醫院領導層的思想觀念得以轉變，并從管理機制、資金投入、人才管理等多個方面著手，彌補當前檔案管理的缺陷，使管理人員的技能與素養得到顯著提升，在信息技術的支持下，真正實現人事檔案信息的有效管理。1.健全信息化管理機制。任何工作的開展都離不開制度的支撐，醫院檔案管理方面也是如此，要想提高檔案信息化管理，為人事工作的高效開展提供更多助力，則應立足醫院實際情況，健全和完善信息化管理機制。（1）完善檔案管理機制。針對檔案管理者的意識進行強化，還應構建激勵機制，充分調動人事檔案管理者的工作積極性，使其全心全意的投入到管理工作中。在檔案信息化過程中，還應與現有的信息資源相結合，探究當前醫療體制改革的新政策與主流趨勢，確保制度實施對檔案管理具有推動作用，以免出現檔案內容被篡改等情況發生，使檔案數據的真實性、完整性和安全性得到切實保障；（2）制定內部管理制度。在檔案管理工作中，部門負責人應結合信息時代特點，充分利用信息技術對檔案內容進行歸類，在檔案歸類、文件統計、信息保密管理、檔案資料收集等多方面發揮作用，并對管理經費與獎懲落實進行合理規劃，確保管理科學合理；為了確保檔案信息的真實完整，應杜絕人為因素導致的檔案遺失、短缺、遺漏、錯誤等現象，確保信息化管理科學高效落實；還應建立激勵機制，提高檔案管理者的薪資待遇，激發其工作熱情，樹立強烈的責任感，能夠自主自發的做好管理工作，提高檔案管理質量；（3）構建檔案管理平臺。在大數據背景下，醫院還應充分利用信息技術，構建電子檔案管理與安全防護平臺，安裝先進的殺毒軟件，避免檔案信息被違法盜取。同時，構建檔案數據庫，可通過自動檢索與更新的方式調閱所需信息，使檔案信息更新與應用效率得到顯著提升。借助檔案管理平臺，對人力資源信息進行優化和完善，針對單位內部“有檔無人，有人無檔”現象進行全面篩查，使人力信息更加標準且全面，為人事檔案數據庫的精簡優化打下堅實基礎；2.加大建設資金投入力度。在醫院人事管理工作中，人事檔案資料可為其提供切實參考。在大數據背景下，要想提高人事檔案管理效率，醫院應嚴格按照國家對檔案系統管理建設方面的相關要求，加大檔案管理工作的資金投入。結合網絡信息化需求，配置所需的軟硬件設備，為電子檔案建設與發展提供切實保障。在檔案應用方面，對真實性、完整性提出嚴格要求，應充分利用檔案數據庫，將醫院經營中的人事信息記錄下來，使檔案信息得到動態更新，內容更加全面且完整，以此提高檔案的可用性，為相關人員的信息查詢提供切實依據，同時也為人事調動與人才培養提供更多幫助。為了確保檔案信息更加全面，應對檔案管理的細節進行規范，這將需要加大資金投入力度，引進先進的信息技術與設備，以此確保檔案信息的真實可靠。3.完善人事檔案管理系統。為了提高人事檔案信息的利用率，應積極建立和完善檔案管理系統，并對其進行持續開發與利用。在檔案開發方面，引入多功能軟件建立檔案數據庫，補充和更新員工的各類信息，建立員工電子檔案，包括個人信息、薪資、執業資格、培訓教育等等，借助網絡技術將檔案信息關聯起來，利用現代化掃描形成形式多樣、內容完善的紙質檔案；當前部分醫院的人事檔案開發不到位，過于注重員工歷史資料的獲取，忽視員工實際發展情況與個人特點。在大數據背景下，企業對員工提出多種需求，不但對其專業能力進行關注，還重視其思想品質與綜合素質。因此，在員工信息收集時應擴大范圍，將其個人特點、綜合特征等融入其中，如職業技能、工作業績、個人缺陷等等，真實全面的人事檔案更可為企業招聘提供重要參考，在較短時間內判斷該員工是否與企業需求相符。同時，完整的檔案還可對員工工作行為進行約束，在醫院內營造健康良好的工作環境。在檔案利用方面，應深刻認識到檔案開發與管理的目的便是高效利用，因此應定期對檔案信息進行分類、整合，編制全面真實的檔案管理報告，為醫院領導決策提供依據，使檔案開發與利用價值得到顯著提升。在檔案信息化建設方面，應根據醫院現實情況，結合人事檔案特點，建立信息管理平臺，并注重對檔案信息的安全管理，根據人員職位與工作范圍設置相應的加密等級，使用戶獲得不同的權限，使隱私信息得到切實保護，避免黑客或木馬病毒入侵，對檔案完整性與保密性造成破壞，確保信息內容的安全且完整。4.重視專業人才培養。在大數據背景下，要想切實提高人事檔案管理水平，勢必離不開專業人才的支持。新時期對人才培養提出更高要求，不但要掌握豐富的理論知識與嫻熟的檔案管理技能，還要具備較高的信息素養與計算機操作能力。此外，還應重視管理者專業素養的培養，使其能夠與當前檔案管理崗位需求充分符合。對此，醫院可采取以下措施對專業人才進行培養。一是面向在崗人員開展系統化的教育和培訓，使全體人員均可熟練掌握軟件的操作技巧，并靈活的運用到日常工作中。在專業隊伍培養時，應根據醫院的實際情況，構建科學完善的檔案管理組織架構，使從業者的工作熱情得以調動，主觀能動性得到充分發揮，自身的業務技能不斷提升，與大數據的時代要求充分符合；二是檔案部門應重視人才職業道德素養的鍛煉與培養，通過開展多樣化培訓活動，強化管理者的專業知識與技能，使其對電子檔案管理有更加清楚的了解，深刻認識到加密檔案的重要性，并樹立強烈的責任意識與敬業精神，在確保信息安全的同時，對檔案資源進行合理的開發和利用，使其在當前醫院人事管理工作中得到充分發揮，促進醫院良性發展；三是醫院應充分發揮信息技術的作用與優勢，面向檔案管理人員定期開展考核工作，以免檔案管理者在日常工作中出現誤操作，為醫院發展帶來不良影響。同時，通過實施獎懲制度規范管理者的行為，使其朝著電子檔案管理目標而努力，激發其工作潛能，確保其自覺遵循職業道德準則，認真嚴謹的從事檔案管理工作，為人事管理與醫院發展貢獻更多力量。

綜上所述，在大數據時代背景下，電子檔案逐漸取代紙質檔案，醫院的檔案管理信息化建設也成為大勢所趨。對此，醫院管理層應積極轉變思想，充分認識到人事檔案信息化建設對人事管理工作開展的極大助力，并通過健全信息化管理機制、加大建設資金投入力度、重視專業人才培養等方式，使人事檔案管理效率得到顯著提升，推動醫院的良性發展。

參考文獻：

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[2]章潔，張贏.大數據時代醫院人事檔案管理信息化實現方法研究[J].卷宗，2018

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作者:李嫚 單位:四川省資陽市安岳縣人民醫院