內部審計物資采購監督及風險控制

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一、醫院物資采購的內部審計背景及其重要意義

(一)醫院物資采購的內部審計背景。物資采購是維持醫院正常運轉經營的重要經濟活動之一，其采購品類多、范圍廣、數量大，涉及金額較多，而且物資之間無法協調，在采購過程中又會因為市場價格變動、患者突增、供應不足等原因而產生較大的不確定性，加上醫院各部門采購分散、存在頻繁的臨時加購現象，加大了物資采購環節的監督與風險控制難度。因此醫院必須通過加強內部審計工作完善物資采購管理，促進醫院良性發展。(二)加強醫院物資采購內部審計的重要意義。加強醫院物資采購內部審計實際上就是強化物資采購環節的監管控制，通過對整個采購流程進行監督管理以及評價反饋保證物資采購的科學性、合理性。通過內部審計，強化采購成本控制，減少冗余的管理費用，提高醫院資金的使用效率；同時，物資采購內部審計相當于建立了一套有效的風險防御機制，因為醫院在物資采購前的內審要求其全面調查和掌握醫院物資情況，能夠幫助醫院及時發現物資異常問題，及時采取有效的措施加以解決，能夠很好地預防風險的發生；內部審計程序要求醫院對其內部的采購環節進行全面梳理，使其物資采購環節更加規范系統。通過明確內審職責，提高采購過程的透明性，創造良好的物資采購環境，對醫院正常運營活動的開展起著重要的基礎支撐作用。

二、醫院內部審計在其物資采購環節的監督及控制內容

(一)采購計劃審計。醫院的物資采購計劃一般有年度采購計劃和臨時采購計劃兩種。年度采購計劃是由各科室在統一的時間節點根據科室采購需要填制采購申請單，經過科室主任、物資采購部門以及院委會三級審批通過后方可執行采購流程，財務部門也會將匯總后的采購清單作為下一年度醫院財務及資金使用計劃的編制依據；臨時采購申請是指在科室遇到突發狀況需時要進行臨時性的物資采購，此時仍需通過三級審批流程，但由于時間上比較緊張，需要對一些流程進行簡化，或開通綠色通道，保障物資及時準確采購到位。另外，對于大額采購物資，需要組織集體性地分析論證，此時要求醫院審計部門要仔細研讀相關論證報告，對于專業性較強的物資設備需要向業內專家咨詢，深入了解物資的實用價值，避免盲目采購，造成物資長時間閑置或無效采購，給醫院造成較大損失。(二)供應商選擇審計。加強供應商的選擇審計是保證物資采購質量的基礎前提。物資采購部門根據年度以及臨時物資采購計劃，按照《政府采購法》的相關規定，對于集中采購項目要通過采購的形式委托第三方采購機構進行集中采購。而未納入集中采購目錄的物資項目由醫院自行采購，此時醫院在選擇采購商時方式比較多樣化，如競爭談判、詢價、公開招標、邀請招標等，醫院可結合自身情況進行選擇。此時，醫院的審計人員需要對各個供應商的資質、產品質量、生產能力等進行合理的調查和評估，按照“相同質量比較價格、相同價格比較質量，質量價格相同比較商業信譽”的原則選擇供應商，從而實現物資采購成本效益的最大化。同時，審計人員還要對與醫院長期合作的供應商的產品質量、供貨能力等進行定期評價和考核，以此作為是否繼續展開合作的依據。另外，為了進一步提升物資采購的供應商篩選水平，需要對供應商信息進行存檔，對于有不良資信記錄的供應商直接劃出考慮范圍，從而保障醫院物資采購渠道的暢通，提高物資采購質量。(三)采購價格審計。為了做好采購價格審計工作，審計人員需提前了解所采購物資的市場價格情況，充分的利用網絡查詢手段展開市場調查工作，可與一些同類型醫院加強溝通交流，收集物資價格資料，對多家供應商進行詢價，綜合質量與價格因素比較其報價結果，并及時掌握和了解市場價格變動情況。同時，積極與物資設備直接使用人員進行交流，了解物資采購的重要關注點，確保所采購物資質優價廉、實效性強。通過價格審計能夠幫助醫院強化成本控制，從根本上杜絕物資浪費現象，提高醫院資金的使用效率。(四)采購合同審計。采購合同的審計內容包括合同的各項內容條款，督促雙方按照合同規定的方式執行采購行為，并進行全過程監督，確保醫院合法權益，降低采購合同風險。采購合同的審計流程主要為：在合同簽訂階段，審計部門需要聯合財務部門、紀檢部門以及醫院的法律顧問共同對合同進行審查。審查內容包括合同簽訂者的法人身份、合同簽訂雙方的責任義務、合同內容的明晰程度、合規性、合理性等。對于以招標形式進行物資采購的醫院，還需對招投標資料進行審查，保證資料內容與合同一致。在合同簽訂完成后，經辦人員要將合同入檔，并建立相應的合同臺賬，強化合同執行的日常監督與管理。通過采購合同審計能夠有效避免合同爭議，明確采購權責，理順采購流程，最大程度上維護醫院的利益。(五)物資驗收審計。驗收審計是通過簽訂質檢單的形式確保物資質量、數量、規格與合同相符，從而確保物資采購無誤，醫院經營活動能夠正常開展。醫院要利用先進的信息技術手段建立物資倉儲管理系統，為質檢合格的產品及時登記入庫，更新系統數據。而不合格的產品要與供應商進行溝通，在合同規定時間內辦理退貨及索賠手續。醫院的審計監管部門要對物資進行抽查，詳細比對物資情況與合同是否一致，檢查各項手續是否合規、資料是否齊全等。采購物資驗收環節是保障醫院審計有效性的關鍵環節之一，如果對該環節缺乏管控，會讓之前的審計工作失去意義，加大醫院整體審計監督的難度。而且未經驗收的物資一旦出現問題，會給醫院造成無法彌補的巨大經濟損失。(六)貨款結算審計。貨款結算是物資采購的最后一環，對該環節進行審計不僅能有效防范結算風險，還能為醫院的物資采購環節加上一層安全保障，強化采購控制。其具體審計流程為：采購部門在驗收物資后根據驗收情況以及采購申請單、驗收合同、發票、驗收單等相關材料填制付款通知書，經采購部負責人、財務部負責人以及院領導簽字后，由財務部根據合同約定安排貨款資金支付。結算過程中審計人員要再次對資料的真實性、準確性、手續的齊全性、合同的一致性進行審查，保證貨款結算安全。三、充分發揮醫院物資采購內部審計作用的保障措施為保障醫院物資采購審計作用的有效發揮，需要從以下五個方面著手。一是健全采購內審制度體系，對采購環境、采購流程、采購職責等在制度層面上做出詳細規定，樹立物資采購審計的權威性，為管理者提供準確的行為依據；二是要保證內審的獨立性，將內審職能與醫院的其他管理職能分開，不允許內審人員兼職串崗現象，讓內審部門獨立進行監督與風險內控，從而充分發揮內部審計作用；三是提高物資采購內審意識，通過加強采購全過程性的內審監管，精細化內審流程管理，強化醫院采購環節的內部控制力度，精準的識別并防范風險；四是強化內審考核與激勵，對內審人員的管理職責做出明確規定，定期對其專業性知識技能進行考評，建立內審責任追究制度，增強內審人員的責任意識，激發其內審管理積極性。五是推進內審人才隊伍建設，引進先進的內審管理人才，加大內部人才管理培訓教育，提升內審人員綜合素質水平，全面的提高醫院的內部審計質量。

參考文獻：

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作者:李映茹 單位:揭陽市人民醫院