計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)常見(jiàn)問(wèn)題探討

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一、加強(qiáng)辦公信息化建設(shè)的必要性

信息化建設(shè)是將具體辦公業(yè)務(wù)與計(jì)算機(jī)信息平臺(tái)相結(jié)合，充分發(fā)揮信息技術(shù)高效、穩(wěn)定、安全的特性，提升辦公效率的重要手段。辦公信息化能夠有效節(jié)約人力成本、優(yōu)化辦公流程，同時(shí)，國(guó)家管理層能夠根據(jù)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，為政府制定相應(yīng)政策提供更為科學(xué)和有效的數(shù)據(jù)。因此，無(wú)論是從辦公信息化的具體應(yīng)用單位和機(jī)構(gòu)分析，還是國(guó)家管理角度來(lái)看，辦公信息化建設(shè)都有著重要的意義。總之，辦公環(huán)境的信息化、自動(dòng)化、“無(wú)紙化”建設(shè)是未來(lái)辦公環(huán)境發(fā)展的大趨勢(shì)。

二、計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)常見(jiàn)問(wèn)題分析

(一)辦公系統(tǒng)操作人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平欠缺。信息技術(shù)在辦公“無(wú)紙化”和自動(dòng)化方面發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，從通用性質(zhì)的Office類辦公軟件到獨(dú)具業(yè)務(wù)特色辦公軟件的應(yīng)用，無(wú)論是在辦公效率，還是辦公資源的利用率方面都有了很大的提升。在信息技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中，往往容易出現(xiàn)一些常見(jiàn)的應(yīng)用問(wèn)題，操作人員應(yīng)用水平欠缺是辦公系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中較為突出的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在對(duì)于辦公系統(tǒng)操作的生疏性以及不合理性。生疏性是缺乏基本的計(jì)算機(jī)操作能力，對(duì)于計(jì)算機(jī)工作流程不了解造成的，這種情況在一些年長(zhǎng)的工作人員中表現(xiàn)比較突出;不合理性主要是不能按照規(guī)范的操作步驟進(jìn)行相關(guān)工作的展開(kāi)，造成軟硬件的損壞和不完整性。

(二)辦公系統(tǒng)維護(hù)的缺失。辦公系統(tǒng)維護(hù)的缺失也是信息技術(shù)應(yīng)用時(shí)容易出現(xiàn)的問(wèn)題，辦公系統(tǒng)穩(wěn)定持久運(yùn)行需要提供一定的軟硬件環(huán)境，而一些辦公人員往往缺乏必要的系統(tǒng)維護(hù)知識(shí)，造成了辦公數(shù)據(jù)丟失、辦公系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的不穩(wěn)定，嚴(yán)重的甚至造成計(jì)算機(jī)硬件的損害，進(jìn)而導(dǎo)致后續(xù)工作不可持續(xù)性。辦公系統(tǒng)維護(hù)主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，即系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的維護(hù)以及軟件維護(hù)。系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的維護(hù)包括定期清理不必要的系統(tǒng)垃圾，對(duì)于系統(tǒng)漏洞進(jìn)行及時(shí)的更新打補(bǔ)丁、系統(tǒng)的定期備份修復(fù)等內(nèi)容，而軟件維護(hù)則更側(cè)重于保障辦公軟件各類組件的完整性、辦公數(shù)據(jù)的定期備份還原，軟件的升級(jí)等方面的內(nèi)容。辦公系統(tǒng)維護(hù)工作的缺失，使得硬件的使用壽命和軟件運(yùn)行的穩(wěn)定性方面都出現(xiàn)了諸多的問(wèn)題。

(三)具體的辦公業(yè)務(wù)引起的一些問(wèn)題。辦公系統(tǒng)常見(jiàn)問(wèn)題除了必要的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)以外，具體的辦公業(yè)務(wù)也容易引起一些問(wèn)題。各個(gè)單位都有自身的具體業(yè)務(wù)，不同單位業(yè)務(wù)的差異性非常明顯，而專業(yè)的計(jì)算機(jī)維護(hù)人員往往僅僅局限于對(duì)于計(jì)算機(jī)運(yùn)行環(huán)境保障，一旦出現(xiàn)了具體業(yè)務(wù)辦公的邏輯錯(cuò)誤，系統(tǒng)維護(hù)人員便不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，需要具有一定業(yè)務(wù)基礎(chǔ)的工作人員進(jìn)行相應(yīng)問(wèn)題的解決。這種現(xiàn)象尤其在一些特殊行業(yè)表現(xiàn)非常明顯，如，醫(yī)療衛(wèi)生、金融、審計(jì)系統(tǒng)等。可見(jiàn)，辦公系統(tǒng)常見(jiàn)問(wèn)題不僅僅局限于技術(shù)性的問(wèn)題，還包括具體業(yè)務(wù)問(wèn)題。

(四)計(jì)算機(jī)信息安全問(wèn)題。信息安全問(wèn)題也是辦公系統(tǒng)容易出現(xiàn)的問(wèn)題。信息安全包括數(shù)據(jù)完整性和數(shù)據(jù)安全性兩方面的內(nèi)容。信息安全問(wèn)題往往給行業(yè)帶來(lái)巨大的損失，尤其是一些涉密的機(jī)構(gòu)，如銀行辦公系統(tǒng)，通常都對(duì)計(jì)算機(jī)安全操作有著較高的要求。一些辦公人員往往意識(shí)不到信息安全的重要性，不能有效運(yùn)用防火墻技術(shù)、殺毒軟件等安全措施進(jìn)行系統(tǒng)保護(hù)，一旦造成數(shù)據(jù)丟失或者數(shù)據(jù)破壞，容易給工作造成嚴(yán)重影響。可見(jiàn)，計(jì)算機(jī)信息安全問(wèn)題也是計(jì)算機(jī)辦公常見(jiàn)的問(wèn)題。

三、計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)常見(jiàn)問(wèn)題的解決策略

(一)提升辦公人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平。計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)常見(jiàn)問(wèn)題的解決，首先應(yīng)加強(qiáng)辦公人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平。一方面，應(yīng)努力提升辦公人員的計(jì)算機(jī)理論水平，使其能夠形成一定的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)規(guī)范運(yùn)用意識(shí)，并能夠熟知基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)辦公流程;另一方面，應(yīng)提升辦公人員的軟件操作能力，通過(guò)培訓(xùn)、實(shí)際操作等形式，加強(qiáng)辦公軟件運(yùn)用的熟練度，努力克服辦公人員對(duì)于信息平臺(tái)運(yùn)用的陌生感，樹(shù)立計(jì)算機(jī)應(yīng)用的自信心，實(shí)現(xiàn)辦公人員對(duì)于計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)熟練、科學(xué)、有效的運(yùn)用，進(jìn)一步提升辦公自動(dòng)化水平。總之，提升辦公人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平是解決計(jì)算機(jī)辦公問(wèn)題最為重要的內(nèi)容之一。

(二)提升計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的維護(hù)水平。掌握必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)技能也是應(yīng)對(duì)辦公信息化問(wèn)題的重要方面。隨著辦公自動(dòng)化水平的不斷提升，一些業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的辦公軟件的運(yùn)行往往需要一定的運(yùn)行環(huán)境，如對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的要求、對(duì)于系統(tǒng)組件(如windows操作系統(tǒng)的．netframework組件)的要求、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的要求等。因此，辦公人員應(yīng)具備一定的系統(tǒng)維護(hù)能力，能夠進(jìn)行操作系統(tǒng)和軟件數(shù)據(jù)定期的備份、冗余數(shù)據(jù)的清理、系統(tǒng)補(bǔ)丁的安裝以及辦公軟件的升級(jí)維護(hù)等工作，一旦出現(xiàn)了系統(tǒng)癱瘓等問(wèn)題能夠有效進(jìn)行解決。需要提及的是，一些系統(tǒng)補(bǔ)丁、系統(tǒng)漏洞的修復(fù)和系統(tǒng)垃圾清理工作，應(yīng)作為辦公軟件系統(tǒng)的日常維護(hù)工作及時(shí)展開(kāi)，從而有效保障系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性和持續(xù)性。

(三)提升計(jì)算機(jī)信息安全意識(shí)和安全操作水平。為了應(yīng)對(duì)信息安全帶來(lái)的辦公系統(tǒng)問(wèn)題，提升辦公人員的安全意識(shí)以及安全操作水平非常重要。通過(guò)定期的安全培訓(xùn)，使得辦公人員能夠意識(shí)到信息安全的重要性，能夠了解基本的路由器、防火墻技術(shù)、交換機(jī)以及安全軟件的理論知識(shí);同時(shí)還應(yīng)在辦公人員安全操作方面進(jìn)行加強(qiáng)，確保辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)在傳輸、操作以及備份時(shí)的可靠性，隔離不安全的軟件數(shù)據(jù)，不必要的系統(tǒng)端口進(jìn)行關(guān)閉等。當(dāng)然，一些有條件的機(jī)構(gòu)和單位還可以加強(qiáng)與信息安全機(jī)構(gòu)的合作，通過(guò)定期的系統(tǒng)安全監(jiān)測(cè)、維護(hù)保障辦公軟硬件系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性。

(四)加強(qiáng)辦公人員業(yè)務(wù)理論的學(xué)習(xí)。一些辦公軟件的應(yīng)用問(wèn)題還可能是由于具體業(yè)務(wù)知識(shí)的欠缺導(dǎo)致的。因此，除了必要的計(jì)算機(jī)理論和軟件操作能力的加強(qiáng)，還應(yīng)不斷提升辦公人員具體的業(yè)務(wù)理論水平，使得辦公人員能夠?qū)⒕唧w的理論業(yè)務(wù)工作步驟，同計(jì)算機(jī)數(shù)字化處理環(huán)節(jié)相對(duì)應(yīng)，對(duì)于一些由于業(yè)務(wù)產(chǎn)生的邏輯錯(cuò)誤，能夠準(zhǔn)確判斷、分析，并進(jìn)行有效的改正。可見(jiàn)，利用計(jì)算機(jī)解決具體業(yè)務(wù)問(wèn)題方面，應(yīng)努力提升辦公人員業(yè)務(wù)理論水平，對(duì)于業(yè)務(wù)處理過(guò)程的電子化、信息化能夠有一定的認(rèn)識(shí)，切實(shí)保障計(jì)算機(jī)辦公效率的提升。

(五)根據(jù)工作需求制定相應(yīng)的計(jì)算機(jī)管理操作規(guī)范。除了上述的解決策略以外，辦公人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)制定相應(yīng)的計(jì)算機(jī)管理操作規(guī)范。一方面，后續(xù)的工作人員能夠根據(jù)操作管理規(guī)范較快的熟知辦公軟件的應(yīng)用操作，減少由于“熟悉”軟件的過(guò)程造成的時(shí)間和精力的浪費(fèi);另一方面，計(jì)算機(jī)管理操作規(guī)范是根據(jù)辦公人員長(zhǎng)期的工作經(jīng)驗(yàn)和工作需求制定的，是較為科學(xué)和合理的操作行為的總結(jié)，能夠?qū)⒉槐匾霓k公應(yīng)用問(wèn)題盡可能減少，對(duì)于避免辦公系統(tǒng)的常見(jiàn)錯(cuò)誤也是非常有效的。因此，加強(qiáng)相應(yīng)管理規(guī)范內(nèi)容的制定，也是應(yīng)對(duì)辦公系統(tǒng)問(wèn)題的有效措施。

四、結(jié)語(yǔ)

由于辦公人員計(jì)算機(jī)操作水平等因素的限制，使得辦公人員在進(jìn)行計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)，出現(xiàn)了一些問(wèn)題。本文就常見(jiàn)的一些辦公系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)的問(wèn)題進(jìn)行分析，并給出相應(yīng)的解決思路，為提升辦公人員計(jì)算機(jī)辦公應(yīng)用水平，充分發(fā)揮信息技術(shù)高效、安全等特性給出一定參考。

作者:孫小梅 單位:平泉縣黃土梁子中心衛(wèi)生

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