計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化管理論文

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摘要：電子計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用．給檔案工作者提出了新問題：如何建立一個(gè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子文件管理相適應(yīng)．并與之同步發(fā)展的電子文件管理體系?筆者認(rèn)為．要實(shí)現(xiàn)時(shí)電子文件的科學(xué)管理．必須做好以下幾方面工作：首先是提高電子文件管理意識(shí)．其次是加強(qiáng)制度建設(shè)．三是做好電子文件的收集．四是把好電子文件的簽定、歸檔關(guān)，五是加強(qiáng)電子文件的管理和安全防護(hù)工作．六是加強(qiáng)對電子文件的電子檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)．提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。只有這樣，才能較好地解決我院多個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)無法鏈接．不能兼容．多數(shù)職能科室只是使用計(jì)算機(jī)單機(jī)辦公．時(shí)所形成的電子文件未能進(jìn)行統(tǒng)一管理等問題。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；電子文件；管理

電子計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用．促進(jìn)了辦公自動(dòng)化的迅速發(fā)展．隨之產(chǎn)生的電子文件與傳統(tǒng)紙介質(zhì)文件匯集成浩大的信息流．成為社會(huì)改革與發(fā)展的寶貴資源。同時(shí)，也給檔案工作者提出了新問題：如何建立一個(gè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子文件管理相適應(yīng)．并與之同步發(fā)展的電子文件管理體系?

以我院為例．在辦公自動(dòng)化方面起步雖然較晚．但逐步實(shí)行和全面鋪開辦公自動(dòng)化是必然趨勢?，F(xiàn)階段我院只部分使用各主管部門設(shè)計(jì)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，多個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)無法鏈接，也不能兼容；多數(shù)職能科室只是使用計(jì)算機(jī)單機(jī)辦公．對所形成的電子文件未進(jìn)行統(tǒng)一管理，主要存在以下問題。

1對電子文件的重要性認(rèn)識(shí)不足，未對電子文件進(jìn)行歸檔及統(tǒng)一管理

電子文件是近幾年才出現(xiàn)的新生事物，對它的意義和作用，人們還未充分認(rèn)識(shí)，沒能引起足夠的重視。

使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的科室，僅是把電子文件存儲(chǔ)在硬盤、磁盤或光盤內(nèi)，沒有進(jìn)行規(guī)范整理、鑒定和歸檔。信息科作為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理部門。也只是對全院的局域網(wǎng)進(jìn)行技術(shù)支持和指導(dǎo)，網(wǎng)絡(luò)升級和更新前后的備份電子文件沒進(jìn)行規(guī)范科學(xué)的整理和歸檔。這樣。即使不會(huì)造成電子文件丟失，日積月累，也會(huì)使電子文件堆積成災(zāi)，無法檢索和利用。

未使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的科室，僅用計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公和事務(wù)性管理。多數(shù)科室使用計(jì)算機(jī)起草文件，一旦打印出紙介質(zhì)正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數(shù)不作保留，不是因存儲(chǔ)載體用于其它信息的存儲(chǔ)而被清洗，就是被新起草的電子文件不斷覆蓋；一些部門在文件辦結(jié)之后，則把相同內(nèi)容的紙介質(zhì)文件和電子文件兩種類型的文件同時(shí)保存，造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。

2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，給電子文件歸檔造成困難

我院使用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)多是本單位或上級主管部門設(shè)計(jì)的軟件，而檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)，是檔案行政管理部門為了使檔案管理達(dá)到現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求。實(shí)現(xiàn)資源共享而推廣的檔案計(jì)算機(jī)管理軟件。由于我院計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，難以進(jìn)行電子文件歸檔。

3電子文件的不安全性，影響了對它的歸檔管理和長期保存

電子文件具有復(fù)制和傳遞時(shí)的高保真性、設(shè)備的依賴性、載體的非直讀性、信息與載體的相分離性、信息的共享性、信息內(nèi)容的易改性等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)給電子文件的安全保管和長期保存帶來了很大困難，也給檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)。

如果上述問題得不到解決，電子文件無法進(jìn)行規(guī)范管理和檢索利用而失去其共享的重要作用，阻礙了辦公自動(dòng)化的進(jìn)程。因此，對電子文件進(jìn)行規(guī)范科學(xué)的管理，這時(shí)時(shí)代賦予檔案工作者不可推卸的責(zé)任。

電子文件歸檔及電子檔案管理都要依靠技術(shù)條件實(shí)現(xiàn)。電子檔案的保管期限是由電子檔案內(nèi)容來定，而實(shí)現(xiàn)電子檔案保管期限，取決于載體的壽命、電子計(jì)算機(jī)的軟硬件生存周期和載體所載檔案與電子計(jì)算機(jī)軟研件平臺(tái)的一致性等。實(shí)現(xiàn)對電子文件的科學(xué)管理首先要做好以下幾方面工作：

3．1提高電子文件管理意識(shí)

電子文件與紙介質(zhì)文件一樣，涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，與紙介質(zhì)文件具有同等的法律憑證作用。醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)要把對電子文件的管理擺上議事日程，把這項(xiàng)工作納入檔案管理范疇，通過各種方式和手段，大力宣傳電子文件的重要性，提高全院職工的電子文件管理意識(shí)。

3．2加強(qiáng)制度建設(shè)

目前電子文件管理不善，與沒有一套完善的電子文件管理制度有著重要關(guān)系。因此，做到依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理體制，建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度是電子文件管理的一個(gè)重要前提：一是醫(yī)院綜合檔案室應(yīng)會(huì)同有關(guān)部門聯(lián)合制定電子文件管理辦法。確定電子文件的歸檔和不歸檔范圍，依法管理電子文件。二是逐步制定和完善電子文件全過程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。

3．3做好電子文件的收集

電子文件的收集范圍盡可能廣一些，將分為幾大類，為每一類文件確定收集范圍。為了確保電子檔案信息的“原始記錄性”，檔案工作者要參與制定電子文件生成和辦理的流程，對電子文件的形成、收集、積累、歸檔、管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行把關(guān)和交接，保證電子文件生成過程各環(huán)節(jié)的真實(shí)性、完整性和有效性。為電子文件的鑒定打好基礎(chǔ)。

3．4把好電子文件的鑒定、歸檔關(guān)

電子文件的鑒定工作除了包括紙介質(zhì)文件的密級、保管期限等內(nèi)容，還應(yīng)包括真實(shí)性、完整性和有效性的鑒定。其中，真實(shí)性鑒定是檢查電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等是否與其形成的原始狀態(tài)一致；完整性鑒定是檢查電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等相關(guān)信息是否完整無缺；有效性鑒定是檢查電子文件是否具有可讀性和可利用性。

3．5加強(qiáng)電子文件的管理和安全防護(hù)工作

采取有效的管理措施和技術(shù)手段，一是保證歸檔電子檔案的安全性，二是防止電子檔案的遺失和被非法刪改，三是加強(qiáng)管理，保持電子檔案的長期有效性。電子檔案讀取和處理設(shè)備更新、系統(tǒng)擴(kuò)充時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換和遷移操作，并做好記錄，原載體繼續(xù)保存一段時(shí)間}對磁性載體和光盤上的電子檔案定期抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行恢復(fù)；磁性載體上保存的電子檔案要定期轉(zhuǎn)存，防止因磁介質(zhì)破壞而造成信息丟失。四是保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，可設(shè)定登錄限制、使用文件權(quán)限和文件屬性等，在一定范圍內(nèi)對服務(wù)器文件與數(shù)據(jù)提供保護(hù)。五是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上安裝防毒軟件，使用外來磁盤、光盤前必須進(jìn)行嚴(yán)格的病毒檢測，或不允許隨便使用外來磁盤、光盤等，在不需要讀寫文件的地方使用“無盤工作站”，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受電腦病毒的侵害。

4加強(qiáng)對電子文件和電子檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

隨著辦公自動(dòng)化在我院的逐步開展，電子文件大量出現(xiàn)，檔案人員只懂得紙介質(zhì)檔案管理知識(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須學(xué)習(xí)電子文件和電子檔案管理知識(shí)，才能跟上時(shí)代步伐。