工程設計檔案數字化選擇問題研究

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在信息化的大潮下，檔案部門積極開展數字化建設以響應國家信息建設的戰略。在此過程中，檔案部門都將傳統載體檔案數字化作為現階段的重要工作。工程設計領域也存在類似情況。在工程設計檔案數字化過程中，目前有哪些標準可供參考，標準體系建設如何？這些情況尚未引起實踐部門和理論部門的重視。本文欲在此方面做一些梳理，期望對此問題的研究有所裨益。

一、國家標準

我國數字化相關標準建設工作從21世紀初期就已經開始，主要關注文獻數字化過程中通用性的問題，其中突出的成果主要有：1.《文獻檔案資料數字化工作導則》。該標準于2006年，標準明確了數字化的基本原則，一般程序及相關技術的選擇。作為我國第一項數字化方面的國家標準，該標準從計劃到歷時達五年，在標準的修訂過程中參考大量國內外已有成果。在當時的環境下，該標準的制定是具有積極價值的，如一些研究者在研究中認為：“從技術角度來說，數字化標準能協助加速國內新興信息技術的商業化過程。”[1]此標準是我國在檔案數字化起步階段所進行的有效嘗試，該標準中所確立的原則、相關技術的選擇及對于數字化成果管理等內容為其后相關檔案數字化標準所借鑒和吸收，成為我國檔案數字化標準體系中的標桿。2.《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》。工程設計檔案數字化成果的管理可以參考電子文件的相關標準進行，此方面的標準最值得關注的就是《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》。該標準是在《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）的基礎上發展而來的，相比而言，該標準增加了對業務系統、電子檔案管理系統相關功能的明確要求[2]。該標準對于工程設計檔案數字化工作的價值主要表現為：為工程設計檔案數字化管理系統的功能要求提供指南，尤其體現在歸檔功能設計方面，對數字化成果的整理、存儲、利用等方面。

二、行業標準

從現有數字化標準看，國家檔案局在檔案數字化進程中發揮了重要作用，倡導并制定了多項標準，對工程設計檔案數字化具有指引作用。概括來說主要有以下幾項需要加以注意。1.《紙質檔案數字化規范》。該標準是在《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）的基礎上發展而來的。與舊版標準相比，《紙質檔案數字化規范》進行了較大修改，主要表現為“增強組織與管理部分的內容，完善數字化工作中管理相關要求；增強數字化前處理部分”[3]。《紙質檔案數字化規范》在修訂過程中遵循了標準文本應符合國家規定的標準編寫規則、強化紙質檔案數字化工作管理要求、注重強化安全管理理念、細化紙質檔案數字化工作技術要求等基本原則[4]。該標準在內容上突出強調檔案數字化過程中安全理念，這一理念也是目前工程設計檔案數字化中需要加以重視的。2.《檔案保管外包服務管理規范》。為了規范檔案保管外包服務機構及其他專業機構的行為。2017年，國家檔案局了《檔案保管外包服務管理規范》[5]，該規范包括服務原則、組織與人員、基礎設施、業務規程、責任事故與賠償、能力評估等九個方面。此方面的內容與《檔案數字化外包安全管理規范》相關內容都能為工程設計檔案數字化外包的流程管理、安全管理提供借鑒。3.《檔案服務外包工作規范》。為了進一步明確檔案數字外包過程中各主體：發包方、承包方、第三方機構的主要職責和相應的工作規范，2017年，國家檔案局出臺了《檔案服務外包工作規范》[6]，該規范從業務流程角度梳理了檔案服務的主要類型、服務外包主體之間的相互關系。該標準在檔案服務外包安全管理方面更加細化，在合規性管理、保密管理、風險管理、知識產權管理、環境管理、職業健康管理等方面都提出了具體要求。該標準中特別值得關注的一個方面是第三方機構工作規范，這方面內容可為工程設計檔案數字化外包第三方機構的選擇評價提供依據，也是目前行業內部引入社會信用評價體系考察第三方機構的有益嘗試。4.《紙質檔案縮微數字化一體化技術規范》。在檔案數字化過程中如何長期保存信息，這是社會普遍關注的問題之一。目前，學界對此問題進行了積極探討，相關成果斐然。在載體的選擇和評價方面，目前已有研究表明，膠片是當下所有存儲載體中壽命較長的一種。因此，如何在檔案數字化的過程中有效地將信息存儲在膠片上，減少檔案數字化過程中煩瑣操作可能造成的信息衰減，2018年4月，國家檔案局公布了《紙質檔案縮微數字化一體化技術規范》[7]。該標準核心內容是解決了紙質檔案數字化過程中一次采集，同步獲得縮微影像和數字圖像，可避免縮微影像與數字圖像轉換過程中的信息衰減和錯誤，減少重復建設。此標準對于工程檔案數字化成果長期保存具有積極的參考價值。

三、地方標準建設情況

在數字化過程中一些地區針對本區域的實際情況也制定了相應的檔案數字化標準，這些標準對于工程設計檔案數字化也具有一定的參考價值。

四、工程設計檔案數字化標準選擇的思考

綜上所述可以看到，我國有關檔案數字化在標準方面已經進行了卓有成效的建設，檔案數字化的標準體系已經初步形成，這一體系涵蓋了國家、行業、地區標準，各標準都具有一定的適用度。但是具體到工程設計檔案領域，相關標準建設的情況則不是那么樂觀。在18工程設計檔案數字化標準選擇過程中，還需要注意以下幾個方面的問題。1.標準選擇應針對不同行業。從相關標準的分析來看，在工程設計檔案數字化標準的適用問題上應該充分考慮到工程設計檔案的行業特點。上述所介紹的檔案數字化標準中鮮有涉及工程設計檔案數字化內容的。工程設計檔案從內容來看具有鮮明的特點。工程設計檔案可劃分為：初步設計、技術設計和施工圖設計等階段所形成的檔案，包括批準的計劃任務書、設計前的調查研究、建筑平面圖、建筑物各平面圖、建筑物節點詳圖等[8]，而且以設計圖紙為主體。因此，在工程設計檔案數字化標準的選擇方面應盡可能考慮到處理大量工程圖紙的特點，在參酌融匯的基礎上，凸顯行業特點。另外，工程設計檔案數字化過程中也如工程設計圖紙產生一樣，存在多頭的情況。因此，如何將這些情況都全面地反映出來，確實是在標準的選擇中需要格外注意的問題。2.標準選擇應針對不同載體。工程設計檔案數字化過程中也面臨著不同類型檔案的數字化問題。如今檔案數字化標準多數探討紙質檔案數字問題，但是在實踐層面上，除了紙質載體以外，還存在著縮微膠片、錄音檔案、錄像檔案等類型，所以在進行數字化標準的選擇上應該充分考慮不同類型檔案數字化的差異，有針對性地選擇符合多種類型檔案數字化的標準。從以上分析看，一些通用性標準并沒有很好解決不同類型檔案數字化的操作問題。但是在實踐中，一些地區就針對通用標準的不足，制定了不同類型檔案數字化的操作標準，如北京市針對不同類型的檔案制定了不同的數字化標準。因此，在工程設計檔案數字化過程中，也應盡可能考慮到已有標準的全面性和適用性，考慮不同類型檔案數字化的差異，選擇適合不同類型檔案的標準。3.標準選擇應針對不同區域。在工程設計檔案的管理中，地方標準在實際中發揮著重要的作用。現在許多大中型建設項目檔案又多堅持屬地管理的原則。從上述介紹的地方標準來看，不同地區針對檔案數字化所制定的標準各有側重，如有些標準側重于檔案數字化的整體，有些側重于檔案數化的微觀環節。如福建省《檔案數字化工作安全保密管理規定》側重于安全保密方面。這就需要開展工程設計檔案數字化的單位能夠從區域的實際出發，選擇符合區域特點和機構實際的標準。4.標準選擇應針對不同時間。工程設計檔案數字化的標準選擇也需要注意時間問題。從2006年中國第一項數字化標準至今，數字化的技術、流程及存儲載體都發生了巨大變化，因此在選擇相關標準的時候，應盡可能考慮最新標準。如上所述，《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《紙質檔案數字化規范》都經歷了修改的過程，這也從一個側面說明檔案數字化標準是處于動態的，在選擇標準的時候，也要緊跟標準發展的步伐。綜上所述，在工程設計檔案數字化過程中，在標準的選擇上，目前國內的相關標準體系已初具規模，可以參考和借鑒的相關標準不少。在具體操作中應盡可能地針對行業的實際需要，客觀分析各標準的優缺點來選擇、制定相關標準。

參考文獻

[1]董靜平.城建檔案數字化的基石——“國家數字化標準的編制過程”[J].城建檔案，2007（8）:57.

[2]中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫局，中國國家標準化管理委員會.電子文件歸檔與電子檔案管理規范[S].中國標準出版社，2016.

[3]DA/T31-2017，紙質檔案數字化規范[S].

[4]郝晨輝.檔案行業標準《紙質檔案數字化技術規范》的修訂[J].數字與縮微影像，2016（2）：9-10.

[5]DA/T67-2017，檔案保管外包服務管理規范[S].

[6]DA/T68-2017，檔案服務外包工作規范[S].

[7]DA/T71-2018，紙質檔案縮微數字化一體化技術規范[S].

[8]杜建剛，牛愛云.城建檔案的發展現狀與其信息化建設的探索和實踐[M].太原:山西科學技術出版，2010:41-42.

作者:鐘文榮 王春泉