鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)檢查思考

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摘要：切實(shí)抓好鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)檢查，既是加強(qiáng)檔案日常管理的內(nèi)在要求，也是確保鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案順利通過國家驗(yàn)收的重要舉措。本文闡述開展檔案專項(xiàng)檢查工作的緣由、目的及要求；重點(diǎn)對(duì)鐵路企業(yè)檢查中發(fā)現(xiàn)的項(xiàng)目文件收集、整理、人員設(shè)備配置及電子文件歸檔方面存在的共性問題進(jìn)行分析；以南寧局集團(tuán)公司為例印證提出端正認(rèn)識(shí)、明確職責(zé)、加強(qiáng)指導(dǎo)、配齊人員設(shè)備等整改建議具有可行性和實(shí)效性，旨在為加強(qiáng)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理和順利通過驗(yàn)收打下扎實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：鐵路建設(shè)項(xiàng)目；檔案專項(xiàng)檢查；發(fā)現(xiàn)問題；工作建議

1問題的提出

鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案（以下簡稱項(xiàng)目檔案）既是對(duì)鐵路建設(shè)項(xiàng)目包括勘測與設(shè)計(jì)、立項(xiàng)與報(bào)批、施工與監(jiān)理、設(shè)備與布局等全過程資料的記錄和保存，又是鐵路建設(shè)項(xiàng)目交付運(yùn)營實(shí)施有效管理和確保鐵路升級(jí)改造的重要依據(jù)，同時(shí)，還是鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收不可或缺的重要內(nèi)容。按照規(guī)定，鐵路建設(shè)項(xiàng)目({包括所有實(shí)物工程和項(xiàng)目檔案資料)竣工后需通過國家有關(guān)部門驗(yàn)收才能交付運(yùn)營或使用。而實(shí)際情況是，長期以來原鐵道部在鐵路建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收中充當(dāng)極為重要的角色，特別是在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收方面擁有“一家獨(dú)尊、說一不二”的話語權(quán)和決定權(quán)。由于原鐵道部兼有政府監(jiān)管職能和企業(yè)經(jīng)營責(zé)任，在權(quán)力運(yùn)行時(shí)難免職責(zé)錯(cuò)位和失衡。如在鐵路建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，更多的是從企業(yè)角度出發(fā)，偏重于確保建設(shè)項(xiàng)目硬件盡快通過驗(yàn)收盡早產(chǎn)生效益，而對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收卻“外緊內(nèi)松”不甚嚴(yán)格，以致常常出現(xiàn)雖然項(xiàng)目檔案資料不完整、移交不及時(shí)，建設(shè)項(xiàng)目依然通過驗(yàn)收的現(xiàn)象，增大了運(yùn)營使用管理難度。隨著我國鐵路管理體制改革的不斷深化，原鐵道部在鐵路建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收中既是“裁判員”又是“運(yùn)動(dòng)員”的場景已成為歷史，改革后的中國國家鐵路集團(tuán)有限公司(以下簡稱國鐵集團(tuán))定位為接受行政監(jiān)管和公眾監(jiān)督的市場運(yùn)輸企業(yè)，反映在鐵路建設(shè)項(xiàng)目國家驗(yàn)收上，就是包括項(xiàng)目檔案都必須接受獨(dú)立于企業(yè)之外、規(guī)范的行政驗(yàn)收，這對(duì)長期習(xí)慣于企業(yè)內(nèi)部上級(jí)部門寬容甚至包容，工作責(zé)任感緊迫感進(jìn)取感欠缺的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作者，無疑是嚴(yán)峻考驗(yàn)和挑戰(zhàn)。為了引導(dǎo)鐵路檔案管理部門和人員適應(yīng)形勢任務(wù)變化要求，國鐵集團(tuán)提出各鐵路企業(yè)要在深入貫徹《中國鐵路總公司鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》（鐵總檔史〔2018〕29號(hào)）精神的同時(shí)，認(rèn)真開展鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)檢查活動(dòng)，抑短揚(yáng)長，著力提升檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化水平。筆者作為項(xiàng)目檔案管理者多次以鐵路行業(yè)專家的身份參加了對(duì)廣州、成都、昆明等局管段近20個(gè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)檢查，思考雖淺但感悟頗多，現(xiàn)就如何貫徹落實(shí)國鐵集團(tuán)要求提出意見和建議，旨在拋磚引玉引發(fā)同仁集思廣益，共同推動(dòng)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)檢查取得預(yù)期效果。

2項(xiàng)目檔案專項(xiàng)檢查目的及要求

開展項(xiàng)目檔案專項(xiàng)檢查活動(dòng)是國鐵集團(tuán)以迎接鐵路建設(shè)項(xiàng)目國家驗(yàn)收為重點(diǎn)、以夯實(shí)鐵路企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)為目標(biāo)所部署的一項(xiàng)全路性工作，目的在于通過鐵路企業(yè)內(nèi)部專項(xiàng)檢查，達(dá)到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，限期整改問題，以良好的質(zhì)量狀態(tài)通過國家驗(yàn)收，并以此為新的起點(diǎn)推動(dòng)檔案管理整體工作不斷改進(jìn)和加強(qiáng)。為保證項(xiàng)目檔案專項(xiàng)檢查效果，要求檔案專項(xiàng)檢查與檔案驗(yàn)收做到“兩個(gè)一致”：一是檢查人員組成保持一致。檢查人員由項(xiàng)目所在地區(qū)檔案行政管理部門、其他相關(guān)行業(yè)及鐵路行業(yè)專家三部分組成，人員組成打破行業(yè)限制，以保證檢查的全面性客觀性和公正性；二是檢查程序保持一致。檢查程序與正式驗(yàn)收相同，采取聽取相關(guān)單位檔案管理情況匯報(bào)、質(zhì)詢有關(guān)問題、現(xiàn)場抽查項(xiàng)目檔案等方式，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案基礎(chǔ)管理、案卷質(zhì)量、檔案保管安全等方面進(jìn)行檢查。

3項(xiàng)目檔案專項(xiàng)檢查的共性問題

回顧筆者所參加的20多個(gè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)檢查，感到以下共性問題需要引起重視，否則，不僅會(huì)成為國家驗(yàn)收時(shí)的“軟肋”，還會(huì)制約檔案管理整體工作的改進(jìn)和加強(qiáng)。3.1文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)不落實(shí)。一些單位未能嚴(yán)格按照及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的要求做好建設(shè)項(xiàng)目文件等資料歸檔工作，突出表現(xiàn)為兩種極端現(xiàn)象：一種是少收漏收，如少數(shù)建設(shè)單位偏重做好建設(shè)項(xiàng)目竣工交驗(yàn)所需施工資料、文件的歸檔工作，疏于甚至放棄對(duì)建設(shè)項(xiàng)目前期勘察設(shè)計(jì)、環(huán)保評(píng)估等資料的收集、整理和歸檔，導(dǎo)致保證項(xiàng)目合法合規(guī)的前期資料缺失；另一種是誤收超收，有的檔案管理人員片面認(rèn)為檔案案卷數(shù)量越多越好，違反檔案內(nèi)容收集規(guī)定，無視收集對(duì)象有無保存價(jià)值，只要與建設(shè)項(xiàng)目沾邊的“文件”和“資料”一律收入檔案，既增加了日常管理工作量，也不便于有關(guān)單位和人員查閱檔案。3.2項(xiàng)目檔案整理不規(guī)范部分建設(shè)項(xiàng)目文件在。組卷時(shí)，只是簡單按照文件種類進(jìn)行劃分，沒有遵循項(xiàng)目文件形成的規(guī)律和成套性特點(diǎn)，未按照現(xiàn)場實(shí)際施工工序排列組卷，破壞了項(xiàng)目文件之間的有機(jī)聯(lián)系；一些案卷標(biāo)題擬寫不科學(xué)，個(gè)別卷內(nèi)目錄文件名過于簡單，甚至有些案卷只有一條卷內(nèi)目錄，無法有效揭示案卷內(nèi)容，既失去檢索意義，也不便于后期保管和利用。3.3人員設(shè)施配置不到位。主要表現(xiàn)是有的建設(shè)單位把檔案管理視為臨時(shí)性工作，人員配備不及時(shí)不專業(yè)的現(xiàn)象依然存在，影響檔案工作正常開展；有的單位重施工輕管理，檔案設(shè)施設(shè)備配置長期滯后和缺項(xiàng)，更為嚴(yán)重的是，有的單位無檔案庫房或檔案庫房不達(dá)標(biāo)的問題一直未能得到有效解決。3.4電子文件管理不到位有的建設(shè)單位缺乏做好電子文件歸檔工作的意識(shí)和能力，導(dǎo)致歸檔資料不完整不及時(shí)不規(guī)范，如有的電子文件的歸檔與項(xiàng)目電子檔案分類體系要求存在差距，缺少過程信息、版本信息、背景信息等數(shù)據(jù)；有的電子文件與紙質(zhì)文件稿本內(nèi)容信息不一致，未建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，嚴(yán)重影響了電子檔案的接收、保管、利用等工作。

4整改意見和建議

4.1強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)。重點(diǎn)做好以下工作：4.1.1營造積極向上氛圍。教育和引導(dǎo)項(xiàng)目檔案管理者認(rèn)清形勢，化項(xiàng)目檔案驗(yàn)收主體變化的挑戰(zhàn)為機(jī)遇，增強(qiáng)進(jìn)取意識(shí)，以國家驗(yàn)收的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)做好、檢驗(yàn)、評(píng)價(jià)日常工作，努力使迎接驗(yàn)收狀態(tài)成為管理工作常態(tài)。4.1.2切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。建設(shè)單位要承擔(dān)項(xiàng)目檔案管理主體責(zé)任，認(rèn)真做好督促檢查協(xié)調(diào)工作，確保項(xiàng)目檔案整體工作有序有效開展；設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位要對(duì)本單位形成的項(xiàng)目檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)，努力提升歸檔項(xiàng)目文件的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、有效性和規(guī)范性。4.1.3落實(shí)管理人員責(zé)任。檔案管理工作者要踐行“項(xiàng)目在前，檔案在后”原則，嚴(yán)格遵循“重收集、精整理、便于后期利用”工作方法，督促、指導(dǎo)建設(shè)單位建立健全覆蓋項(xiàng)目各類文件、檔案的管理制度，嚴(yán)格落實(shí)項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量要求，保證項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案移交與項(xiàng)目立項(xiàng)、建設(shè)、竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。4.2規(guī)范項(xiàng)目檔案管理。4.2.1嚴(yán)格落實(shí)歸檔要求。要深入宣傳國家和行業(yè)關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目歸檔內(nèi)容的界定和要求，引導(dǎo)、指導(dǎo)和督導(dǎo)檔案管理人員熟記歸檔內(nèi)容熟悉歸檔流程熟練歸檔操作，杜絕錯(cuò)收漏收現(xiàn)象，提升項(xiàng)目檔案使用價(jià)值。4.2.2強(qiáng)化崗位能力培訓(xùn)。要堅(jiān)持因?qū)ο蠖愐蝽?xiàng)目而異因形式而異施教的項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)原則，確保培訓(xùn)對(duì)象學(xué)有所獲，履職能力提升。鐵路局集團(tuán)公司檔案管理部門要切實(shí)履行崗位培訓(xùn)組織、協(xié)調(diào)、助力職能，即要認(rèn)真制定培訓(xùn)計(jì)劃；主動(dòng)協(xié)調(diào)、積極爭取送培單位和師資單位支持，確保培訓(xùn)計(jì)劃落地見效；努力拓寬培訓(xùn)渠道，為檔案管理人員參加國家、行業(yè)檔案專業(yè)培訓(xùn)，參觀學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)創(chuàng)造條件。4.2.3深入現(xiàn)場檢查指導(dǎo)。鐵路局集團(tuán)公司檔案管理部門要?jiǎng)?chuàng)新工作方法，把深入現(xiàn)場檢查指導(dǎo)的重點(diǎn)和效果體現(xiàn)在發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，推動(dòng)工作上。發(fā)現(xiàn)問題，就是要認(rèn)真對(duì)標(biāo)檢查負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目單位的檔案管理實(shí)物狀況，嚴(yán)肅指出差距所在，堅(jiān)決克服“好人主義”不良作風(fēng)；解決問題，就是要耐心幫助被檢查單位分析問題成因，制定整改措施，增強(qiáng)把握檔案管理規(guī)律、切實(shí)改進(jìn)加強(qiáng)工作的能力；推動(dòng)工作，就是要運(yùn)用以點(diǎn)帶面工作方法，將檢查發(fā)現(xiàn)具有共性特征的問題分類整理，制作成有問題有分析有對(duì)策的文檔或視頻，定向推送到檔案管理人員交流群，引導(dǎo)大家重視問題導(dǎo)向、學(xué)會(huì)舉一反三，揚(yáng)長補(bǔ)短地做好本職工作。4.3優(yōu)化檔案管理環(huán)境。4.3.1配齊配強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理人員注重發(fā)揮機(jī)制。對(duì)改善管理環(huán)境中的作用。鐵路局集團(tuán)公司檔案管理部門不僅要督促建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位依照綜合素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)配齊檔案管理人員，還要建立有效的約束機(jī)制，要求上述單位及時(shí)報(bào)備檔案管理人員情況，發(fā)現(xiàn)不符合條件的要促其更換；對(duì)在建設(shè)項(xiàng)目期間要求更換檔案管理人員的，要求其說明原因，對(duì)無必要緣由且不聽取勸阻意見執(zhí)意更換的，要予以批評(píng)并建議有關(guān)部門納入相關(guān)考核，確保項(xiàng)目檔案管理隊(duì)伍能保持穩(wěn)定勝任工作。4.3.2努力暢通訴求表達(dá)與回應(yīng)渠道要積極構(gòu)建。鐵路局集團(tuán)公司檔案管理部門與建設(shè)單位項(xiàng)目檔案管理人員之間的聯(lián)絡(luò)體系，及時(shí)了解檔案員所思所難所盼，力所能及地幫助他們解決工作和生活中的困難，進(jìn)一步釋放他們更好工作的潛能。4.3.3努力補(bǔ)強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理硬件短板重點(diǎn)要在。兩方面出實(shí)招見實(shí)效。一是建設(shè)單位及各參建單位要規(guī)定將項(xiàng)目檔案經(jīng)費(fèi)納入項(xiàng)目預(yù)算管理，既要保證日常工作必要支出，又要著力解決設(shè)施設(shè)備等硬件方面的欠賬，有效改善項(xiàng)目檔案管理的工作條件。二是建設(shè)單位及參建單位要充分利用《檔案保管外包服務(wù)管理規(guī)范》（DA/T67-2017）政策支持，適時(shí)委托具備檔案保管服務(wù)能力的組織提供適量檔案的寄存和保管服務(wù)，以此，既能減輕項(xiàng)目檔案管理壓力，也能提升項(xiàng)目檔案管理專業(yè)化水平。4.4提升電子文件歸檔質(zhì)量。隨著信息技術(shù)的快速進(jìn)步和廣泛運(yùn)用，電子檔案在檔案總量的占比愈來愈高，既是檔案資源的重要構(gòu)成，也是檔案行政管理部門檔案驗(yàn)收的重點(diǎn)內(nèi)容，因此，做好電子文件歸檔工作具有現(xiàn)實(shí)和長遠(yuǎn)意義。4.4.1統(tǒng)一電子文件歸檔要求。鐵路局集團(tuán)公司檔案管理部門要依據(jù)國家電子檔案管理有關(guān)規(guī)定制定管內(nèi)建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理實(shí)施辦法，督促建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位認(rèn)真落實(shí)實(shí)施辦法，切實(shí)做好在電子文件的收集、整理、分類保管和使用，確保電子文件和電子檔案的完整、安全和可用。4.4.2嚴(yán)格電子文件歸檔考核。鐵路局集團(tuán)公司檔案管理部門要積極爭取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)支持，要求和督促建設(shè)單位將項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和建設(shè)工作程序，納入有關(guān)部門和人員的工作職責(zé)，納入招投標(biāo)要求和合同管理，嚴(yán)格檢查落實(shí)情況，達(dá)到要求的予以通報(bào)表揚(yáng)，工作滯后的要建議有關(guān)部門問責(zé)和考核，確保項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同推進(jìn)同見效。4.4.3提升電子文件歸檔和使用效率。鐵路局集團(tuán)公司檔案管理部門要指導(dǎo)建設(shè)單位，認(rèn)真制定切合實(shí)際操作性強(qiáng)的項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理制度，優(yōu)質(zhì)高效地做好電子文件形成、積累、歸檔工作。同時(shí)要引導(dǎo)他們注重發(fā)揮電子檔案在建設(shè)項(xiàng)目交付運(yùn)營后的作用，嚴(yán)格按照項(xiàng)目電子檔案分類體系，組成文件信息包，確保其包含項(xiàng)目電子文件及過程信息、版本信息、背景信息等數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，既可便于后期歸檔順利進(jìn)行，也能為快速借閱、利用電子文件創(chuàng)造條件。

5結(jié)束語

認(rèn)真開展鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)檢查并努力取得預(yù)期效果，必須著力解決存在問題，本文提出的整改共性問題的建議在南寧局集團(tuán)公司項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中取得明顯成效，截止至2019年12月，南寧局集團(tuán)公司管段的新建云桂鐵路廣西段、湘桂鐵路柳州至南寧段擴(kuò)能改造工程、黔桂鐵路擴(kuò)能改造工程、新建田東至德保鐵路工程、新建德保至靖西鐵路工程等5個(gè)項(xiàng)目已順利通過國鐵集團(tuán)組織的檔案專項(xiàng)檢查，進(jìn)入檔案驗(yàn)收申請(qǐng)階段。

作者:陳維琪 單位:中國鐵路南寧局集團(tuán)有限公司檔案館