鐵路建設物資管理信息化研究

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摘要：本文主要分析了新上鐵路新恩段、恩陶段、陶鄂段的鐵路工程物資在甲供管理模式下，采用信息化手段把甲供物資的臺賬管理應用在甲供物資的招標管理、合同簽訂、進場交接、施工使用、剩余物資的全過程中。依托物資電子臺賬記錄的數據，實現物資精細化管理，落實物資進場有序，確保供貨數量精準，項目概算清理物資費用準確。通過分析和探討物資管理工作內容，提出可采取的信息化手段和措施，以此推動鄂上段鐵路建設甲供物資管理工作的順利開展。

關鍵詞：鐵路建設;甲供物資;臺賬管理;新上鐵路

新上鐵路正線全長約359.5km，位于內蒙古自治區西南部鄂爾多斯市伊金霍洛旗、烏審旗、鄂托克前旗境內，線路東起包西（包頭至西安）鐵路新街站，西至上海廟站，沿線路設置28個車站。新上鐵路全線分四段：新恩段、恩陶段從2009年8月開工建設，2014年5月開通運營。陶鄂鐵路2014年12月開工，2016年12月開通。鄂上段尚未取得批復，還沒開工建設。本項目線路較長，項目分段建設已歷時7年，工程所需的物資設備數量龐大、涉及面廣、管理難度較大。新上鐵路項目自開工建設以來，隨著經濟形勢的變化，甲供物資管理目錄也幾經修改，施工工期不斷調整，但物資管理工作始終堅持以保障新上鐵路工程建設物資需求為重點任務和主要工作。物資管理遵循“源頭把關、過程控制、精細管理”的原則，以“保證質量、控制價格、保障供應”為核心，對物資設備實行分類管理、分級負責、專業服務、統籌供應。在實際工作中注重制度建設，內部管理分工明確，實施依法合規招標采購，實現管理規范化、精細化、科學化，快速有序、高效優質地組織好物資設備采購供應工作，同時在近年的管理實踐中，逐步形成一套切合現場施工實際有效的做法及經驗，并取得較好效果。

1完善制度建設，明晰管理職能

1.1確立指導思想。物資管理堅持“源頭把關、過程控制、精細管理”的原則，以“保證質量、控制價格、保障供應”為核心，采用信息手段，完善物資管理全過程臺賬。始終以國家法律、中國鐵路總公司規章制度為依據，以物資管理信息化為輔助，開展鐵路建設物資管理。1.2制定管理制度。本項目在工程籌備組時就研究制定了《鄂南鐵路物資設備管理辦法》《鄂南鐵部管物資一體化流程圖》《鄂南鐵路甲供物資設備采購供應組織實施方案》等規章，在后續的管理實踐中依照中國鐵路總公司、鐵路局的相關文件以及現場實際情況不斷完善修訂了《鄂南鐵路物資設備管理辦法》，制定了《鄂南鐵路物資設備質量管理實施細則》《鄂南鐵路鐵路砂石礦渣粉管理暫行規定》《甲供物資具體結算細則》《質量保證金支付制度》等制度。根據物資精細化管理的要求，不斷補充相應的臺賬表格，加強甲供物資的流程管理，完善建管物資招標文件，補充合同相關條款，理順了公司各部門的工作結合部事項。1.3確立協作互控的機制。公司計劃物資部負責建設物資的招標、采購、供應、驗收等前置工作，并且是合同的歸口管理及物資結算的職能部門。財務部負責合同履約、資金籌措、款項撥付、票據入賬等工作。工程管理部負責現場提報的物資需求計劃、審核確認以及物資進場交接驗收等工作。安全質量部負責對進場物資質量監督抽檢。施工監理配合現場安質部對進場物資進行質量監督。施工單位負責工程所需物資的需求計劃、進場物資驗收、存放、使用、看護等工作。

2推行電子臺賬化精細管理

2.1開展建設地域資源調查。了解資源分布實施全線大宗物資情況調查，根據項目施工圖的物資預算量及物資分布現狀全盤考慮物資的采供方案。多次組織相關部門人員沿線資源調查。全面掌握大宗物資資源廠（特別是油品、鋼材、水泥等大宗料）的綜合能力、產能配置、產品性能、供貨能力、售后服務等相關資料，為新上鐵路建設大宗物資統配及物資招標工作打好基礎鋪墊。通過調查結果建立大宗物資貨源電子臺賬。2.2開展物資市場調研。合理制定供應商限定條件，甲供物資招標中對合格投標人資格條件的設定預先做好準備工作，著重對供貨商的經營狀況、單位資質、生產能力、產品性能、貨物質量、成品價格、供貨業績、售后服務等方面進行詳細充分調研，收集資料后認真分析，匯總資料制定相關方案報公司審定。通過對比資料可以有效地扼制產品質量不過關，供貨能力差的廠商中標情況發生。通過市場調研建立甲供物資情況臺賬。2.3核實物資招標計劃的規格、數量、技術標準等要素。在招標工作中首先以設計院施工圖預算為基礎，同時聯系設計院專工核對物資名稱、規格、數量、技術標準等內容。其次公司工程管理部專業工程師審定計劃初稿。然后把招標計劃報鐵路局主管業務處室審查，計劃物資部匯總最終確定的資料提報招標計劃，使招標計劃、組織供應、物資使用滿足現場施工需求。在招標計劃制定環節，借鑒其鐵路建設的施工經驗，結合新上鐵路的實際情況。依據施工組織安排的征地拆遷、工程進度、物資供應等多方面因素，嚴格核實各施工單位上報施工需用物資計劃，按照審核后的物資需求計劃組織物資進場。通過摘錄施工圖預算甲供物資相關內容建立項目物資管理臺賬，物資管理過程中實時更新數據。2.4嚴守招標過程依法合規。在物資招標過程中，嚴格遵守國家招標投標法，中國鐵路總公司物資采購管理規章制度和管理辦法，招標工作正本清源，公開、公正、公平地開展招標工作。嚴格按照招標文件載明的時間、流程和辦法組織開標、評標、定標等程序。招標結束后建立物資招標臺賬。2.5嚴格執行合同會簽流程及履約管理。按照公司合同管理辦法，履行合同會簽制度，合同按照招標文件中有載明的合同格式文本，如果沒有采用中國鐵路總公司或鐵路局下發的合同文本格式。嚴格按工程建設物資合同規定的責任和義務條款來約束合同雙方的履約。合同正式簽訂后，建立物資合同管理臺賬。2.6加強物資日常管理。項目施工過程加強日常管理，實時掌握現場物資需求。物資管理要做到“五個清晰”：工程節點清晰，需求計劃清晰，物資供貨清晰，結算流程清晰，現場剩余物資清晰。“四準確”：需求計劃準確，合同價格準確，規格型號準確，供貨周期準確。“兩協調”：協調項目參建單位與物資供應商物資進場交接和產品售后服務。“一追蹤”：追蹤產品服務質量，跟蹤物資供應是否及時，服務是否到位，進場物資的品種、規格、數量、質量是否符合設計的技術規格要求等。做好物資供應計劃、統計分析工作。堅持甲供物資以及鋼材、水泥、外加劑等的物資專門周報制度，密切關注施工單位鋼材、水泥、外加劑等物資的進消存情況，嚴格執行供應計劃。并對重點工程的物資統計資料進行匯總分析整理，實時更新物資管理臺賬的施工圖量、進場量、使用量、剩余量。為物資采購和供應決策提供精準的參考數據，有效地做到工程物資精細化管理。2.7加強資金撥付管理。做好現場物資管理的同時，在對物資合同履約和結算中，對進場物資的品名、規格、數量、質量等要素均要按合同條款和招標文件要求落實。現場確認無誤后，以甲供物資交接單為依據，按照公司資金撥付會簽流程辦理資金審批手續。實行進場物資供應結算和質量保證金據實結算制度，使物資結算與現場的物資進場相對應。每次資金審批流程結束后建立物資付款臺賬。2.8加強物資標準化管理。規章制度標準化是開展各項建設工作的基礎和依據。需以國家、中國鐵路總公司、鐵路局的相關法律法規及規章制度為準繩，不斷地對現有的規章制度進行完善修訂，這對鐵路工程物資管理工作是非常必要的。只有規章制度明確，管理目標明晰，才能在物資管理的全過程合法合規地開展工作。每次修編規章制度后，建立管理制度臺賬。

3實行鐵路建設工程物資管理臺賬化的意義

3.1鐵路建設工程物資管理信息化。鐵路建設工程物資管理信息化，是全面落實鐵路建設“六位一體”管理要求的主要手段之一。當前鐵路建設工程物資供應商眾多，產品規格品種繁多，各類專用和通用物資都是建設所必需的，物資管理難度大，傳統建設工程物資管理工作量巨大，相關數據粗放又松散已越來越不適應現代鐵路大規模建設的需求。加強建設工程物資管理信息化建設，建立物資管理臺賬信息化，以精確、直觀的數據實行物資精細化管理。建立工程物資招標管理臺賬、物資合同臺賬、物資管理臺賬（含物資施工圖量、合同量、進場量、使用量、剩余量等數據）、資金撥付臺賬等信息化數據臺賬，實現鐵路工程物資管理的招標、采購、供應的高質量、高效率、低成本。鐵路工程甲供物資涉及的物資名稱、規格、型號、技術標準、計量單位、數量、單價等各種要素，按照中國鐵路總公司對建設項目甲供物資管理規定，項目設計單位報送初步設計文件同時，需向建設單位提供甲供物資名錄清單，建設單位收到資料后對所提供的甲供物資清單進行審核，嚴格控制施工圖數量，建立核銷臺賬。如果采用手工報表臺賬，工作量巨大且實時更新數據幾乎不可能實現，因此采用信息化電子臺賬管理就勢在必行。3.2實現物資精細化管理。推行物資過程管理臺賬信息化，在鐵路建設工程實施過程中不斷建立完善相關的臺賬，使得物資管理信息化數字化，精確、直觀地反映物資各個階段的狀況，給建設管理者提供更好的決策依據。在實際工作中能更快速準確完成各類報表及統計分析提供數據支持。工程竣工后需進行項目概算清理，完善的物資管理臺賬能夠給建設單位提供可靠又翔實的清概資料，同時給上級審查部門提供可信的審查決策數據。通過物資信息化電子臺賬的使用實現物資精細化管理體現以下幾方面。第一，信息化臺賬減輕了物資管理人員工作強度，又可克服手工錄入、統計容易出錯的弊端，為及時準確完成數據統計、成本核算打下堅實的基礎。第二，信息化臺賬可對物資報表格式進行統一規范，做到所出具的報表格式統一、計算精確，數據清楚、外表美觀。臺賬數據一目了然，對公司領導決策提供有效的輔助。第三，通過推行信息化臺賬動態管理，物資管理人員根據施工圖概算、合同等資料為依據并結合項目施工組織、設計變更等文件對鐵路工程甲供物資實施信息化動態管理工作，確保物資計劃、采購、供應、清算等工作與工程實際發生情況保持一致，實時有效地整合物資管理全過程數據，督促物資管理人員正確理解管理流程，嚴格按制度辦事，從物資招標、合同、計劃、采購、進場、使用、剩余等環節著力，進一步健全物資管理制度，增強物資管理的計劃性和預控性，有效控制工程投資的資金。把信息化臺賬應用在鐵路建設工程物資管理全過程，在新上鐵路工程建設中通過物資管理與信息專業的特點相結合，在對物資管理進行分析與總結基礎上，通過與信息化臺賬的快捷、準確、直觀的優勢相結合，提出了具體辦法措施。為公司下一步新上線鄂上段鐵路建設奠定基礎，通過使用信息化臺賬對物資進行動態管理，從而提高鐵路建設物資管理效率。

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作者:范澤福 單位:鄂爾多斯南部鐵路有限責任公司