婚姻登記檔案數字化管理研究

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婚姻登記檔案是指由婚姻登記機關記錄辦理結婚登記、離婚登記、補發婚姻登記證的過程。婚姻登記檔案所記錄的信息不僅是婚姻當事人結婚狀況的有利憑證，而且還具有很高的公共服務功能，對涉及到的公民辦理的財產分割、繼承、離婚、再婚、購房、借貸等生活事項都可起到憑證作用。隨著社會的發展和時代的進步，現階段婚姻登記檔案管理也應適應社會需求，實現數字化管理。婚姻登記檔案實施數字化管理，不僅能降低檔案工作者的勞動強度，提高檔案檢索的速度及查準率和查全率，而且還能提高婚姻登記檔案的利用率，方便當事人的查閱。那么，如何才能做好婚姻登記檔案的數字化管理呢？筆者認為，應從以下幾方面做起：

一、增強婚姻登記檔案數字化管理意識

婚姻登記檔案管理是婚姻登記工作的重要組成部分和基礎性工作，與人民的生活息息相關，隨著時代的進步和現代信息技術的發展，對婚姻登記檔案管理工作也提出了新的要求。各級領導要高度重視婚姻登記檔案管理工作，增強婚姻檔案數字化管理意識。不斷完善婚姻檔案管理的規章制度，同時還要加大對婚姻登記檔案管理工作的資金投入，優化婚姻登記檔案數字化管理的各種資源配置，完善婚姻登記檔案管理的軟硬件設施，為婚姻登記檔案數字化管理提供更加優良的工作環境。

二、構建完善的婚姻登記檔案信息管理系統

將婚姻登記檔案的紙質管理轉變成電腦的自動化管理，將婚姻登記檔案數據錄入數據庫中，設計完整的婚姻登記檔案檢索系統，代替人工查詢，使用婚姻登記檔案是為了查找當事人相關信息，為婚姻關系當事人提供便捷化服務，為辦案機關提供有利的證據。因此，縮短查找時間，快速、精準地找到我們想要的檔案是我們要達成的目的，我們需要做出一套完美的檢索系統，在我們需要搜索時提供方便、快捷的服務。要實行婚姻登記檔案的信息化管理，必要的條件是擁有一個龐大的、檢索速度快的、兼容性高的數據庫，同時為了滿足婚姻登記檔案管理的實際要求，還應設計出具有模糊搜索功能的檢索系統。

三、逐步形成婚姻登記檔案信息各個區域覆蓋共享體系

婚姻登記檔案數字化管理的最主要目的就是實現婚姻檔案信息的統一，構建一個覆蓋全國的婚姻登記檔案信息系統，通過網絡傳輸將各地婚姻登記檔案信息進行傳送，實現各個地域的相互查詢和資源共享。建立信息共享的好處很多，也是發展的必然趨勢。一是建立婚姻登記檔案信息共享系統，使戶籍不在當地的人員可以辦理婚姻登記業務。二是可以在各個婚姻登記檔案管理部門進行檢索，查出當事人的婚姻狀態，從而防止避免重婚現象的發生。三是婚姻登記檔案管理系統與多個社會管理系統有著密切的關系，當事人在辦理相關業務時如購房、繼承等需要出具證明證實當事人當前的婚姻狀態，在共享系統中就可以直接查詢，省去了很多麻煩，節約很多時間，增強了辦事效率。

四、加強婚姻登記檔案數字化管理的安全防范

婚姻登記檔案管理人員必須要有風險防范意識，加強婚姻登記檔案信息系統的實時監控，防止電腦黑客的竊取、篡改婚姻登記檔案信息和破壞檔案信息系統。要給婚姻登記檔案信息系統安裝防病毒軟件，防止電腦病毒入侵。在信息技術高速發展的今天，婚姻登記檔案的數字化管理成為婚姻登記檔案信息化管理的重要內容。婚姻登記檔案從原來的手工紙質演變成今天的電子信息管理模式，逐步實現檔案信息資源共享，實現便捷、高效的利用。在婚姻登記檔案數字化管理中建立一整套科學、合理、嚴格的管理制度十分重要，建立一個國家標準的流程管理規范，在婚姻登記檔案生成、歸檔、數字化等過程中都要有跟蹤記錄，要建立檔案數字化管理人員管理制度、歸檔存儲備份制度、保密制度、提供利用制度等，以保證婚姻登記檔案數字化成果在長期保管和利用中的憑證價值和法律效力。

五、提高婚姻登記檔案數字化管理人員的管理水平

要實現婚姻登記檔案數字化，提高婚姻登記檔案管理的質量和檔案資源開發利用的效率，需要利用現代化科學技術手段和方法進行管理，這就要求婚姻登記檔案數字計劃管理人員不僅要具備檔案管理專業知識素養，還要具備熟練掌握現代化信息技術的能力。一是培養婚姻登記檔案數字化管理人員具有高度的責任心，在婚姻登記檔案管理過程中，管理人員要有高度的責任心，認真嚴格地按照數字化管理制度對婚姻登記檔案進行數字化管理，并根據工作發展需要不斷用新知識新技能給自己充電，與時俱進，不斷武裝自己。二是要定期組織檔案管理者參加學習培訓，通過學習提高婚姻登記檔案數字化管理人員對檔案數字化管理知識的水平和實際操作技能。特別要掌握計算機技術、網絡知識、檔案數據信息庫及信息設備的運用等方面的知識、新技術、培養一批復合型婚姻登記檔案數字化管理人員，以便更好地做好婚姻登記檔案的數字化管理工作。

參考文獻

1.肖貴云.加強婚姻登記檔案管理之我見[D].四川檔案，2010.5

2.徐梅.依據《婚姻登記檔案管理辦法》做好婚姻登記檔案工作[J].檔案與建設，2007.1

作者:盛春波 單位:哈爾濱市呼蘭區檔案館