檔案數字化管理必要性及路徑

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檔案數字化以系統理論為基礎，以現代化方法為工具，借助計算機、數字通信技術，組成最佳的結構體系。通過一定的技術手段將存儲于傳統載體上的、以模擬形態存在的檔案信息轉化為以數字形態存在的、計算機可以識別和處理的信息，并加以存儲、組織、檢索、維護的過程。運用現代化技術手段，通過科學的管理提高檔案數字化管理的水平是我們努力的方向。為什么說檔案數字化管理是信息時代的必然要求？如何實現檔案數字化管理？本文主要說明了檔案數字化管理的必要性和實現檔案數字化管理的路徑。

一、實現檔案數字化管理的必要性

以紙張等非數字化介質為載體的檔案信息長期以來多數以實物的形式存放在檔案館室中，這會給檔案管理和檔案利用帶來巨大難題：一方面，實物檔案信息的存儲異常困難，而且隨著檔案信息數量的增大，安全存儲這些實物檔案信息要耗費大量的人力物力和財務；另一方面，檔案信息的實物形式限制了其流通效率，使得這些檔案信息得不到有效利用。而檔案數字化管理可以實現快速檢索、異地傳輸、遠程利用，易于進行復制、更改等操作。檔案數字化管理可以極大地提高檔案信息的易用性，為檔案信息價值的充分發揮創造便利條件。在實行檔案數字化管理過程中形成的數字化檔案是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把分散于不同載體、不同的信息資源以數字化的形式存儲，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。

二、實現檔案數字化管理的優越性

（一）強化經濟效益。社會經濟的飛速發展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成了尖銳的矛盾，使用粗放型管理模式增加了辦公人員和辦公費用，致使成本大幅上漲，效率卻十分低下，而檔案數字化管理使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。（二）提高辦公效率。檔案數字化管理可以實現快速檢索、異地傳輸、遠程利用，易于進行復制、更改等操作，使檔案信息能夠及時歸檔，盡快提供利用。隨著信息化的深入，越來越多的單位采用了計算機網絡的工作方式，工作效率得以極大提升。尤其是對外業務，如外單位來文、保險合同、銀行票據等，將這些業務文件數字化，納入業務系統，可以借助于信息技術，提升文件處理流程的效率。（三）有利于檔案信息原件保護。將紙質檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案信息的使用更加安全。尤其對珍貴的歷史檔案信息制作數字化副本，可以減少因檔案信息利用時的物理接觸對其造成的損傷。此外，當檔案實體保持原有狀態時，通過數字化，其信息生命可憑借數字化方式得以延續。

三、如何實現檔案數字化管理

針對檔案館室目前存在大量紙質文檔信息的現狀，結合檔案館室對檔案信息快速便捷的應用需求，通過檔案數字化加工系統來完成檔案采集，并通過檔案系統實現管理。檔案數字化采集的主要方式有：通過一定的技術手段將存儲于傳統載體上的、以模擬形態存在的檔案信息轉化為以數字形態存在的、計算機可以識別和處理的信息。以檔案信息為操作對象，通過模數信號轉換、目錄錄入、數據庫建設、軟件應用等手段獲得有序、可用的數字化信息。檔案數字化管理的主要任務是通過建立海量存儲備份、災難恢復系統和系統安全解決方案，制定相應的安全策略，以保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性和可用性。數字化檔案的利用通過整合檔案資源信息，為更多用戶提供更及時、更滿意的服務。檔案館室的數字化館室藏凡屬公開范圍的，宜通過互聯網網站的方式對外，通過查詢、就地閱覽等方式提供在線服務利用。檔案館室的數字化信息通過內部網絡為內部用戶所共享，便于在一個可擴展的政府網絡應用系統上采集、處理、海量存儲、歸檔、組織、、利用和管理各種多媒體信息，提高了檔案利用率，實現辦公自動化系統和檔案系統的無縫銜接，還可使先前靜止的文檔資源在應用中增值。綜上所述，我們了解到實現檔案數字化管理，是檔案事業長遠發展的需要。隨著檔案事業的不斷發展，檔案的種類和數量急劇增長，給保管和利用帶來一系列問題。同時利用者也對檔案工作提出了更高的要求，他們希望檔案部門能及時地無遺漏地向其提供所需要的檔案資源，并迅速傳遞到每一個需要利用地方。手工管理的落后狀態，無法解決檔案工作面臨的種種難題，不可避免地會影響檔案事業的深入開展。因此，改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務，而實現檔案數字化管理是解決這一難題的最佳方法。

作者:孫妍 單位:七臺河市城鄉規劃局城建檔案館