科研檔案管理制度完善思路

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一、廣西哲學社會科學研究機構科研檔案管理制度的現(xiàn)狀

廣西哲學社會科學研究機構主要包括：廣西社會科學院、南寧市社會科學院等專職科研機構；廣西大學、廣西民族大學等高校哲學社會科學研究機構；廣西哲學社會科學規(guī)劃辦公室等政府科研管理機構。它們是廣西社科科研力量的聚集地，科研檔案信息量大、資源豐富，擁有較強的科學研究和科研開發(fā)能力。

（一）廣西專職科研機構科研檔案管理———以廣西社會科學院、南寧市社會科學院為例

廣西社會科學院是自治區(qū)級的哲學社會科學研究機構，科研檔案管理工作主要由科研處負責，人事處和院辦公室涉及部分科研檔案工作。在科研檔案基礎設施建設方面，全院共有3個檔案室和1個成果展示室，包括科研處管理科研檔案室和成果展示室、人事處管理科研人員人事檔案室、院辦公室管理辦公文件檔案室，每間檔案室約十多平米。檔案室配備有檔案架和檔案文件夾，檔案管理人員配備計算機。南寧市社會科學院是廣西唯一的市級社會科學研究機構，成立時間較晚，只有十多年歷史，下設科研所負責科研檔案管理工作，有1間檔案室，存放科研檔案與辦公文件檔案，科研檔案收集登記和管理人員配備有計算機。科研所對科研人員每年完成的科研成果進行登記和收集，特別是對近年完成的課題成果進行重點收集，開展了部分科研檔案的分類編目工作，所有進入檔案室的科研檔案都進行了統(tǒng)一分類編目。

（二）廣西高校哲學社會科學科研檔案管理——以廣西大學、廣西民族大學、廣西師范大學為例

廣西大學、廣西民族大學、廣西師范大學等高校社科科研檔案管理模式與社科科研機構不同，這些高校都設有檔案館，一般由學校科研管理部門負責收集科研檔案資料，按年度將資料移交給檔案館進行整理、編目、組卷等檔案基礎業(yè)務工作和保管收藏、編研開發(fā)等后續(xù)工作，管理相對規(guī)范。處和檔案館負責。廣西大學檔案館成立于1997年3月，建筑面積877平方米，館內(nèi)設辦公室、業(yè)務指導部、目錄編纂部、館藏部等部門，有專職人員19人，配有計算機、復印機以及空調、去濕、掃描、刻錄、照相等設備。社科處負責科研課題項目、科研成果檔案資料的登記收集工作，檔案館負責整理歸檔和管理服務工作。目前，廣西大學檔案館有廣西大學全宗（1958-現(xiàn)在）、廣西農(nóng)業(yè)大學全宗（1950-1997）及廣西農(nóng)業(yè)大學林學分院全宗（1956-1997）3個檔案全宗，有黨群、行政、教學、科研、基建、設備、出版、外事、財會、聲像等十大類檔案4萬多卷，案卷排架長度1300多米。年進館檔案1萬多件，年增目錄4萬條。制訂了廣西大學檔案館各類崗位職責、各類檔案工作人員崗位職責、檔案館職責等有關檔案管理的規(guī)章制度。開展了年度科研成果匯編等科研檔案編研工作。廣西大學檔案館注重檔案管理現(xiàn)代化建設，社科處和檔案館均設立了網(wǎng)站，并采用GD2000檔案管理系統(tǒng)，2004年建立了全部檔案卷內(nèi)目錄檢索系統(tǒng)，該系統(tǒng)有數(shù)據(jù)近40多萬條，實現(xiàn)了館藏檔案文件級目錄電腦查詢。

1.廣西民族大學哲學社會科學科研檔案管理

廣西民族大學涉及哲學社會科學的文科專業(yè)占專業(yè)總數(shù)的70%，是廣西唯一開設檔案學專業(yè)的高等院校。廣西民族大學檔案館前身是1988年6月成立的廣西民族學院綜合檔案室,2009年7月設立了檔案館。檔案館掛靠校長辦公室，館藏設施較好，有兩個5防標準的檔案庫房，配置檔案密集架，存放音像檔案資料的防磁柜，存放實物禮品的架柜等設備，并在科研檔案管理方面開展了大量工作。（1）全面開展科研檔案的登記和收集工作。科研處對每一項科研課題進行分類跟蹤管理，各類科研課題都有檔案盒保管相關科研課題文件材料，科研課題項目從申請立項到結題驗收的相關文件、成果資料收集較為齊全。科研處每年開展科研成果登記收集，平均每年有200多項科研課題項目成果，把收集到的科研成果檔案移交檔案館進行后續(xù)處理。（2）開展系統(tǒng)的檔案基礎業(yè)務。科研成果檔案移交到檔案館后，由專業(yè)人員對檔案進行整理、編目、組卷、上架。目前，該檔案館集中統(tǒng)一管理的黨群、行政、教學、財會、基建、設備、出版、產(chǎn)品、外事、實物等十大類檔案資料共11萬余卷（件）。（3）建立了一系列科研檔案管理制度。近年來，廣西民族大學檔案館制定、修訂和完善了本校檔案管理保密制度、安全制度、查借閱制度、工作制度等8個方面的規(guī)章制度。同時，學校成立了由分管檔案工作的學校領導和有關部門負責人組成的檔案工作領導小組和檔案工作鑒定領導小組，各單位設有分管檔案工作的領導和兼職檔案員，并確立了具體的工作職責。

2.廣西師范大學哲學社會科學科研檔案管理

廣西師范大學社科科研檔案管理工作主要由社會科學研究處和學校檔案館負責。廣西師范大學檔案館成立于2002年3月，是學校檔案工作的職能管理部門，主要負責包括人事檔案、學生檔案在內(nèi)的全校各類檔案的歸檔和管理服務工作，制定有《廣西師范大學檔案工作職責》《廣西師范大學檔案管理辦法》等系列管理制度。學校檔案館建筑面積780平方米，配置復印機、信號采集刻錄機、照相機、去濕機和音像攝錄、播放機等設備。辦公及庫房建設符合“三室分開”和“三鐵八防”要求。學校檔案館統(tǒng)一管理全校黨群、行政、教學、科研、基建、設備、產(chǎn)品、外事、出版、財會等十大類檔案66000多卷（件），聲像檔案13500多張（盒），實物檔案1150多件，人事檔案3500多卷，學生檔案18000多袋，資料3110多冊。

（三）政府科研管理機構———廣西哲學社會科學規(guī)劃辦公室科研檔案管理

廣西哲學社會科學規(guī)劃辦公室是廣西哲學社會科學規(guī)劃管理機構，負責組織和制定廣西哲學社會科學發(fā)展規(guī)劃，以及對廣西所承擔的國家社科基金項目與廣西哲學社會科學規(guī)劃課題進行管理。該辦目前掛靠自治區(qū)黨委宣傳部，只有1位同志負責所有的管理工作。由于人手嚴重不足，工作量太大，廣西哲學社會科學規(guī)劃辦公室每年都需要借調1名高校教師協(xié)助工作。即使在這樣的情況下，從2001年至今，仍然完成了400多項國家社科基金項目和1000多項廣西哲學社會科學規(guī)劃課題項目的管理工作，并從2006年開始收集了部分電子版科研項目成果，保存最近3年的社科研究項目相關檔案資料，在經(jīng)費缺乏的情況下，仍然編輯出版了3本廣西哲學社會科學規(guī)劃課題優(yōu)秀成果摘要，建立了廣西社科規(guī)劃辦網(wǎng)站。

二、科研檔案管理制度存在問題剖析

（一）管理機構設置不合理，管理人員隊伍不健全

以廣西哲學社會科學規(guī)劃辦公室為例，該辦是廣西全區(qū)哲學社會科學研究的重要管理機構，只有1位在編人員支撐所有檔案管理工作。而上海等其他一些省區(qū)，社科規(guī)劃辦公室是獨立的副廳級機構，與廣西同為西部省份的云南，社科規(guī)劃辦公室也有七八個人，有完整的科室機構設置。相比之下，參與調研的廣西哲學社會科學研究機構普遍反映單位對科研檔案工作沒有給予足夠的重視，編制問題解決不到位，科研檔案管理人員絕大多數(shù)都是兼職，專職的專業(yè)檔案管理人員鳳毛麟角。如廣西社會科學院科研處有5人，只有1位專職的科研檔案登記收集人員。南寧市社會科學院科研所只有3人，有1位專職的科研檔案登記人員。而高校由于學校領導直接參加檔案工作領導小組，并明確了工作職責，科研檔案工作的整體水平相對較高。

（二）科研檔案管理人員素質不高，管理意識薄弱

一些科研單位和院校領導不重視科研檔案工作，不注重科研檔案管理人員的選擇，隨意安排沒有檔案管理知識和經(jīng)驗的關系戶負責科研檔案管理工作，導致科研檔案管理人員素質偏低。部分科研人員對科研檔案管理的認識度不夠，甚至有的認為科研檔案部門就是單純存放科研檔案的倉庫，導致工作積極性不高，參與性低。

（三）科研檔案管理制度沒有建立健全

按《檔案法》要求，科研單位應建立切實可行的檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范檔案分類及歸檔要求和管理辦法，讓檔案工作走上規(guī)范化、制度化的軌道。但在調查中發(fā)現(xiàn)，所有參與調查的廣西哲學社會科學研究機構幾乎都沒有建立健全本單位的科研檔案管理制度，面向廣西的哲學社會科學科研檔案管理制度亦是如此，導致科研檔案管理工作出現(xiàn)以下問題：

1.缺乏有效的科研檔案歸檔管理手段。廣西社會科學研究機構科研檔案一般在年底由科研處所下達科研成果登記、統(tǒng)計的相關文件，多數(shù)單位只是登記了科研成果目錄，相關科研文件、調研資料報告、成果原件或電子文本等資料收集不全，致使科研檔案歸檔管理工作處于失控狀態(tài)，與規(guī)范化要求相差甚遠。

2.相關部門之間管理權限不明確，缺乏集中統(tǒng)一管理。一些科研機構的科研檔案資料文件一部分歸辦公室管理（如部分自治區(qū)領導、部門下達的課題文件，科研成果的領導批示等），一部分歸人事部門管理，還有部分歸科研處管理。在缺乏相關部門協(xié)調統(tǒng)一管理的情況下，如果檔案人員很少參與社會科學科研課題項目，課題項目管理中也沒有相關的檔案收集歸檔管理要求和投入的話，成果登記統(tǒng)計只能依靠科研人員的自覺和責任心，那就會導致科研檔案遺漏、遺失問題大量存在。高校在建立檔案管理制度方面做得相對較好，但也存在檔案館與科研管理部門制度上、工作方法上銜接不上的問題，導致科研檔案收集不齊或檔案收集拖延等問題。

3.科研檔案保密制度缺失，保密工作存在漏洞。廣西許多社會科學研究機構對科研檔案的保密工作重視不夠，缺乏涉密科研檔案管理制度，缺少對科研檔案信息秘密性認定的范圍及對科技檔案管理人員安全意識的教育，涉密科研檔案保密工作堪憂。高校檔案館雖然制定了相關保密制度，但由于與科研管理部門溝通了解不夠，造成一些應該保密的科研成果沒有設定為保密檔案資料。

（四）科研工作人員缺乏歸檔意識

科研檔案收集歸檔是科研檔案管理工作的基礎和前提。但是由于科研機構沒有制定嚴格的科研檔案管理制度，歸檔宣傳不到位，科研人員對科研檔案工作的意義缺乏了解，歸檔意識薄弱。部分科研人員認為個人的論文、論著是個人成果，與科研院所無關，自己保存比較保險，使用也方便，因此找理由不上交或不愿意將原件上交。由于檔案員不是科研活動的參與者，對于科研業(yè)務不了解，就無法鑒別出該歸檔的是否已全部歸檔，因此造成部分科研院所的科研檔案在部分時期只登記了科研成果標題，其他科研檔案全部缺失。一些科研院所只收集了最終的科研成果文本，其他材料缺失；一些科研院所對國家部委、自治區(qū)和本單位立項的課題項目檔案比較重視，檔案材料收集較齊，而對橫向課題和個人自主項目檔案沒有注意收集；參與調研的科研院所基本上嚴重缺乏對科研圖片、錄音、調研記錄等材料的收集。另外，由于社會科學研究院所科研人員流動性大，科研人員工作調整，而科研檔案存檔的規(guī)范、標準掌握各有差異，也造成了科研檔案歸檔水平參差不齊。

三、完善科研檔案管理制度的對策建議

（一）強化科研檔案管理

加強科研檔案工作建設指導是做好科研檔案工作的關鍵，主管領導和相關部門對科研檔案工作重視程度直接關系到科研檔案工作的效果。廣西應提高領導者和相關部門對哲學社會科學研究的重視程度，轉變思想，明確科研檔案的價值和科研檔案工作的作用，強化對做好社科檔案工作的認識，加強對社科檔案工作的領導。

1.提升廣西哲學社會科學規(guī)劃辦公室的科研檔案管理機構地位，強化管理功能。廣西哲學社會科學規(guī)劃辦公室目前是掛靠自治區(qū)黨委宣傳部的正處級單位，廣西應借鑒其他省份做法，盡快協(xié)調解決廣西哲學社會科學規(guī)劃辦公室人員緊缺以及內(nèi)部機構設置問題，爭取把廣西哲學社會科學規(guī)劃辦公室升級為副廳級機構，歸自治區(qū)黨委宣傳部管轄，完善內(nèi)部機構設置和人員配置，理順廣西哲學社會科學規(guī)劃辦公室的機構管理，配齊人員，提高對廣西哲學社會科學研究的管理能力和水平，有效組織和統(tǒng)一規(guī)劃哲學社會科學科研檔案管理工作。

2.廣西各個哲學社會科學研究機構在事業(yè)單位改革中，應留出科研檔案管理人員的職位。當前，事業(yè)單位改革正在進行，廣西各個哲學社會科學研究機構應全盤考慮社會科學研究和管理工作發(fā)展的需要，留出科研檔案管理人員專業(yè)技術人員的崗位，一方面為今后引進檔案專業(yè)技術人員打下基礎，另一方面也給目前兼職的科研檔案管理人員通過不斷學習提高留出上升空間。

3.加大宣傳力度，加深各部門、各科研單位和科研人員對科研檔案的了解。廣西應通過宣傳展覽、網(wǎng)絡媒體、專題講座等多種方式，加大對檔案法律法規(guī)的宣傳力度，進一步提高組織管理者、科研管理部門、科研人員、檔案管理部門對科研檔案規(guī)范化管理重要性的認識，促使科研院所領導從思想上高度重視科研檔案的管理工作，認真解決科研檔案工作中的實際問題，端正態(tài)度，把科研檔案工作建設和管理與研究、管理等社科事業(yè)發(fā)展工作相并重。

（二）建立健全科研檔案管理制度

合理完善的科研檔案管理制度，是實現(xiàn)科研檔案工作規(guī)范化的保證。從調研情況看，廣西哲學社會科學科研檔案工作在管理制度建立健全和管理網(wǎng)絡建設上仍存在較多問題，特別是像廣西社會科學院、南寧市社會科學院等社會科學研究機構，亟待加強科研檔案管理制度建設。

1.制定和完善社會科學科研檔案管理制度。廣西社會科學院、南寧市社會科學院等社會科學研究機構應根據(jù)《檔案法》和國家相關管理條例，結合本單位的實際情況和具體要求，盡快制定本單位的包括科研檔案接收保管制度、科研檔案整理制度、科研檔案借閱制度、科研檔案鑒定銷毀制度、科研檔案保密管理制度等在內(nèi)的一系列具體可行的科研檔案管理規(guī)章制度，明確科研檔案資料管理的責任與義務，確立各科研處所、各科室在檔案管理中的角色，明確規(guī)定科研人員和科研檔案管理人員歸檔的移交與接收、管理和利用等內(nèi)容，確保歸檔和立卷有標準、借閱有規(guī)定、管理有制度，確保科研檔案各項基礎工作落到實處，同時防止科研檔案資料的流失與泄密。在條件成熟的情況下，廣西社會科學院、南寧市社會科學院等社科研究機構可以考慮設立綜合檔案室，統(tǒng)一檔案管理。廣西民族大學等高校社科研究機構的學校檔案館與科研處應加強溝通與合作，根據(jù)檔案規(guī)范化和現(xiàn)代化管理要求，進一步完善科研檔案管理制度，制定更為合理可行的檔案歸檔、管理和開發(fā)利用制度。如有必要，可以借鑒清華大學等著名大學的做法，制定專門涉及社會科學研究的文科科研檔案管理制度。

2.將科研檔案管理的制定與科研管理密切結合起來。在制訂或修訂哲學社會科學課題管理辦法和項目檔案管理辦法時，科研管理部門和檔案部門需要密切合作，充分溝通。在研究課題項目管理辦法中提出科研檔案管理要求，明確科研檔案形成主體的歸檔職責，把檔案管理作為科研工作的重要內(nèi)容和程序固定下來。在設計科研項目檔案管理規(guī)范時，充分依托項目管理的政策和制約措施，提出具體的檔案管理要求，包括保管、鑒定、驗收、檢查、登記、培訓、歸檔范圍、保管期限等細則，增收年度的立項指南材料、項目績效評估等反映科研課題管理工作全貌的綜合性文件。增收科研項目進展情況評估文件、專家評審意見、信用考評文件、經(jīng)費審計文件項目檔案驗收文件等科研項目過程管理中形成的重要文件。加強成果檢測報告、成果專利等科研項目研究性文件的歸檔力度，注意與研究課題項目管理辦法互相配套，使科研項目檔案工作有依據(jù)，易落實，實現(xiàn)科研檔案工作的“三納入”、“四同步”規(guī)范化要求。把科研檔案管理與研究課題經(jīng)費管理相結合，課題研究經(jīng)費應當包括成果歸檔鑒定費，提交完整、合格的研究成果材料，列為發(fā)放該費用和結項標準之一。規(guī)定科研人員在申請立項前，必須保證同類研究已結項，并確認有關材料已歸檔移交。各個專業(yè)研究部門和科研檔案管理部門都應該設定相應的考核制度，把完整的系統(tǒng)收集整理科研檔案工作，納入基層領導、檔案管理人員、科研人員的崗位責任制中，并與考核、獎懲、定職掛鉤。在科研成果登記歸檔工作中，可制訂更加完善的科研獎勵辦法，鼓勵廣大科研人員積極把自己的科研成果報到科研管理部門，同時采取一些制約措施，把個人科研檔案的歸檔情況與其年終考核掛鉤，對于不按制度辦事、不配合的人員及時給予教育批評并加以糾正。

3.建立切實有效的科研檔案監(jiān)管機制。各科研院所要加強對社科科研檔案資源的監(jiān)管，從源頭抓起，形成切實有效的監(jiān)管機制。可以充分利用經(jīng)費和立項管理機制，借助責任人，建立一支檔案管理隊伍，監(jiān)督和保障在研項目材料歸檔的完整與真實。

（三）全面提高科研人員的歸檔意識

當前廣西哲學社會科學科研檔案管理中存在的最大問題是科研檔案資料歸檔不齊或歸檔時間拖拉，科研檔案長期不能收齊。除了科研檔案管理制度存在問題外，基層領導和科研人員檔案意識薄弱也是造成這一問題的重要原因。要改變此現(xiàn)狀，必須采取各種措施提高科研人員的歸檔意識。

1.增強科研檔案的宣傳力度，強化科研院所領導和工作人員尤其是科研人員和科研管理人員對科研檔案的認識。廣西社科研究機構和院校應采取多渠道、多形式廣泛學習貫徹《檔案法》，進一步提高科研人員對科研檔案重要性的認識，使之了解和熟知檔案法，增強檔案意識。如可以請檔案部門的專家到單位舉辦專題講座，宣傳介紹《檔案法》，介紹檔案知識和利用檔案的方法。要讓科研人員充分認識科研檔案的重要性，懂得科研檔案是單位資源而并非個人的私有財產(chǎn)，提高科研人員對科研檔案的責任意識，主動搜集和移交科研檔案。

2.切實把科研檔案管理工作納入科研工作范圍之內(nèi)。廣西社科研究單位應把科研檔案工作列入科研計劃、科研課題成果管理工作中，把科研材料的形成、積累、歸檔等工作納入科研人員職責范圍，要在科研課題項目實施合約中增加歸檔條款，讓歸檔工作有章可循，有法可依。

3.加強檔案業(yè)務知識的培訓，使科研管理人員和科研人員掌握科研檔案的基本知識以及科研檔案保存、收集、歸檔和移交的基本方法與技能。各社會科學研究院所可以結合科研人員培訓，開展檔案業(yè)務知識學習。聘請檔案專業(yè)管理技術人員針對科研人員進行科研課題、成果歸檔制作課件進行業(yè)務指導、培訓；結合課題、成果的實例向科研人員詳細講解科研檔案的存檔方法及要求，提高科研歸檔意識和歸檔材料質量。

4.轉變科研檔案管理人員的服務理念，深入基層，指導研究人員做好科研材料的形成、積累和歸檔等工作。廣西社科研究院校的科研檔案管理人員應轉變自身的工作作風，走出辦公室，深入研究室、項目組了解實際情況，變以往的事后檢查為事前事中指導；變坐等別人上門歸檔審查為主動去項目組指導資料積累收集，在科研檔案業(yè)務工作中給予實實在在的幫助指導，替他們解決資料收集過程中的困難。一個完整的科研課題項目，從項目立項到驗收，資料內(nèi)容多且時間跨度大，一般要經(jīng)過幾年才能完成，有的資料上報以后未能及時返回或評審意見簽署不全，這些都給資料收集歸檔工作造成困難。因此，在科研項目初期，檔案人員就要主動與項目組和科研管理部門溝通，根據(jù)項目情況首先擬定該項目的歸檔范圍，讓項目組成員清楚本項目應該形成和收集哪些資料，做到心中有數(shù)；在過程中也要跟蹤課題進度，隨時了解資料收集情況，該完善手續(xù)的督促辦理，項目組自己不能解決的，檔案部門應積極協(xié)助與相應管理部門溝通，使資料收集順利進行，指導項目組將資料及時分類放入檔案盒內(nèi)，做好各種標識(如密級)；在課題完結后指導兼職資料員或項目組成員進行系統(tǒng)整理并歸檔移交。通過檔案人員深入項目組的具體指導，使一線科研人員切身感受到資料收集的完整、準確、系統(tǒng)對項目的順利通過驗收有很好的支撐作用，讓大家認識到資料收集工作并不是想象的那么難，在日常的管理中自覺積累科研檔案資料。同時，科研人員如需查閱相關科研檔案，檔案管理人員應及時提供方便，設法消除他們利用檔案不便的后顧之憂，調動其歸檔的積極性。

（四）改善科研檔案館藏條件

針對廣西部分社科科研機構科研檔案基礎設施較差的情況，應加大對科研檔案工作硬軟件設備的投入，改善檔案館藏條件。廣西社會科學院、南寧市社會科學院等科研單位和廣西哲學社會科學規(guī)劃辦公室等社科管理機構應加大投入，支持配建規(guī)模化的庫房，增強科研檔案的收藏能力，同時應配備現(xiàn)代化庫房設施，配備收藏音像圖片資料、電子數(shù)字資料以及涉密檔案資料的設備，保證收藏的檔案資料存放符合保管要求，分門別類，整齊規(guī)范，保證室內(nèi)空氣、溫度、濕度要求，做到防火、防潮、防盜、防蟲等各項保管工作要求，為利用者方便快捷地查找檔案資料創(chuàng)造條件。

作者：何戰(zhàn)工作單位：廣西社會科學院館員