工程檔案信息化管理系統(tǒng)論文

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1工程檔案信息化管理系統(tǒng)的功能

1．1山東建筑大學工程檔案管理現(xiàn)狀

山東建筑大學新校區(qū)于2002年9月動工興建，占地156．72hm2，分一、二期和續(xù)建工程，包括27座單體工程，總工程量約為39．62萬m2，持續(xù)建設周期為兩年，續(xù)建工程根據(jù)發(fā)展需要適時推進。新校區(qū)工程檔案共分為23項，500余卷，分為JJ11綜合、JJ12－1設計基礎、JJ12－2設計文件、JJ12－3工程管理文件、JJ12－4施工、JJ12－6竣工驗收等六個類目，涵蓋了所有單體工程從前期規(guī)劃設計、中期施工建設及后期竣工驗收和管理運行的全過程，如表1所示。山東建筑大學在新校區(qū)建設之始，就制定了系統(tǒng)的工程檔案建設與管理方案，主動引入物聯(lián)網(wǎng)理念，著力克服檔案載體多樣化、建檔不及時不系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)共享差等問題，在工程檔案信息化管理方面進行了頗見成效的探索和實踐，有效提高了工程檔案的歸檔準確率、完整率和使用效率。

1．2基于物聯(lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理系統(tǒng)功能設計

文章在研究國內(nèi)外文獻及實例的基礎上，以工程項目建設的生命周期為依據(jù)，針對山東建筑大學新校區(qū)工程檔案管理的需要，基于物聯(lián)網(wǎng)的技術，設計了信息化管理系統(tǒng)的主要功能，如圖1所示。(1)紙質(zhì)工程檔案電子化功能目前，尚有很多工程檔案的管理仍為紙質(zhì)檔案與電子檔案分離，并以人工查詢檢索為主?；谖锫?lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系要求全部工程檔案以電子化數(shù)據(jù)的形式存入既定的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。山東建筑大學在工程檔案建檔過程中，已對規(guī)劃設計、管線等功能設計圖在存檔規(guī)劃設計藍圖的同時，一并存儲CAD文件;驗收材料在存檔驗收報告及支撐材料的同時，一并存儲工程建設的實時監(jiān)測或記錄電子數(shù)據(jù)。(2)工程檔案智能識別調(diào)取功能工程項目的實施是一個動態(tài)過程，從動議報批、立項審批、勘察設計、生產(chǎn)準備、施工建設、監(jiān)理驗收、運行管理等各個階段都會產(chǎn)生檔案信息［9］。工程檔案存在于工程項目的整個生命周期內(nèi)?；谖锫?lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系要求對工程項目自始至終的全過程、各階段、各環(huán)節(jié)和節(jié)點的檔案數(shù)據(jù)進行分類處理，建立電子識別碼或二維碼標簽，在利用檔案數(shù)據(jù)時可以通過直接掃描標簽的方式自動調(diào)取。山東建筑大學對各單體建筑建設全過程檔案進行了數(shù)據(jù)編碼，并分類登記入庫，為利用物聯(lián)網(wǎng)進行工程檔案信息管理建立了堅實的基礎。(3)工程檔案數(shù)據(jù)全時分析功能在工程項目提出后，關于工程的可行性和必要性、綜合設計和建設方案等都要進一步的科學論證?；谖锫?lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系通過對國內(nèi)外相同性質(zhì)、相近體量的工程進行對比，并運用云數(shù)據(jù)和相關算法，對工程項目數(shù)據(jù)進行基于現(xiàn)實環(huán)境的分析，得出工程項目建設的前期相關數(shù)據(jù)預測，從而為工程項目的穩(wěn)步實施提供技術依據(jù)。這是工程檔案信息化建設的核心領域［10］。目前，工程檔案數(shù)據(jù)全時分析功能尚處在框架設計階段。(4)工程檔案數(shù)據(jù)實時更新功能工程項目建設過程中以及在某一單項工程的全壽命周期內(nèi)，由于方案優(yōu)化修改、運行維修改造、功能提升等原因，工程檔案的數(shù)據(jù)處在動態(tài)變化中，前后數(shù)據(jù)的更新或?qū)崟r化顯現(xiàn)尤為重要?；谖锫?lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系將所有檔案數(shù)據(jù)均存儲于服務器中，能夠根據(jù)項目進展，實時更新數(shù)據(jù)，特別是當項目復雜、分期任務繁多時，更會根據(jù)時間節(jié)點和項目進展階段將檔案數(shù)據(jù)快速調(diào)閱，并能夠通過編輯插件調(diào)入文件等形式統(tǒng)一將同一批數(shù)據(jù)進行實時更新，有效保證了工程檔案數(shù)據(jù)的即時性、完整性和準確性。(5)工程檔案業(yè)內(nèi)數(shù)據(jù)交流功能工程項目在實施過程中不同階段產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)不同，但彼此間又是相互聯(lián)系、互為一體的。基于物聯(lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系將項目進展中所涉及的不同行業(yè)的數(shù)據(jù)進行交流和轉(zhuǎn)換，從而為下一步?jīng)Q策提供有效的資料，并輔助工程項目決策。山東建筑大學在新校區(qū)工程建設中，以綜合分析工程檔案為基礎，對新建工程進行設計方案優(yōu)化，例如運用綠色校園理念，建成了國內(nèi)第一棟太陽能綜合利用學生公寓;而采用B/S+C/S架構(gòu)，自主設計運行了節(jié)約型校園建筑節(jié)能監(jiān)管平臺。不同行業(yè)和項目間的工程檔案數(shù)據(jù)交流和分析，為學校綠色建筑、節(jié)能建筑及監(jiān)管體系的成功案例提供了重要的支撐。(6)工程檔案項目間數(shù)據(jù)共享功能如今建筑形式越來越多、建筑功能和用途愈來愈呈現(xiàn)多樣性，特別是對于商業(yè)、辦公等相對造價、出售價格比較高的建設項目，在其決策立項、規(guī)劃設計等進度中，如果可以參照相似位置、類似環(huán)境下不同項目的建設情況，其設計、施工過程中出現(xiàn)的各類技術難題也將迎刃而解，項目造價、工程組織等也將更為有序和高效?；谖锫?lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系通過建立項目間的數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)數(shù)據(jù)比對，建立相同工程項目一體化的施工進度、技術方案和質(zhì)量控制體系，提高管理效率和水平。山東建筑大學在新校區(qū)工程建設過程中，將各項目單體或施工標段分類管理，以工程檔案為支撐，提出統(tǒng)一的人員工作規(guī)范、技術和施工標準，實現(xiàn)了新校區(qū)建設“工程優(yōu)質(zhì)、人員優(yōu)秀、投資優(yōu)化”的目標。

2工程檔案信息化管理系統(tǒng)對策

2．1工程檔案信息化管理系統(tǒng)的架構(gòu)

射頻識別和無線傳感網(wǎng)WSN(WirelessSensorNetwork)是物聯(lián)網(wǎng)的兩大核心技術。射頻識別技術是利用無線射頻方式對實物目標進行非接觸式識別，簡而言之，即能夠通過讀取物品上的電子標簽(條形碼、二維碼等)進行數(shù)據(jù)識別和相應的處理。而無線傳感網(wǎng)技術是由部署在區(qū)域內(nèi)的微型傳感節(jié)點組成，以無線網(wǎng)絡通信的形式，構(gòu)成一個自組織網(wǎng)絡系統(tǒng)，其目的是協(xié)作感知、采集和處理信息，發(fā)送給網(wǎng)絡中樞［11］。通過將物聯(lián)網(wǎng)的射頻識別技術和無線傳感網(wǎng)技術應用到工程檔案管理中，即構(gòu)成了一個由無數(shù)檔案條目節(jié)點組成的在線數(shù)據(jù)庫，管理者或用戶可以通過遠程終端登錄互聯(lián)網(wǎng)，繼而實現(xiàn)對工程檔案的信息化管理。從技術架構(gòu)上來看，物聯(lián)網(wǎng)分為感知層、網(wǎng)絡層和應用層［12］?；谶@種標準的層次，搭建工程檔案信息化管理系統(tǒng)的基本架構(gòu)，如圖2所示。基于物聯(lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理系統(tǒng)的基本工作流程為:每一個工程檔案都有一個電子標簽，檔案庫房中有多個傳感器節(jié)點，這些節(jié)點相互組成無線傳感網(wǎng)。單一檔案條目的插卷、修改、更新都將通過無線傳感網(wǎng)在數(shù)據(jù)庫中實時更新，并自主形成一個工程檔案云數(shù)據(jù)平臺。

2．2工程檔案信息化管理系統(tǒng)的實現(xiàn)策略

物聯(lián)網(wǎng)為工程檔案的信息化管理提供了技術上的保障。但是，為有效利用基于物聯(lián)網(wǎng)的工程檔案管理系統(tǒng)，仍需要從管理上進一步規(guī)范相應的管理模式與管理制度。(1)規(guī)范檔案歸檔標準規(guī)范的檔案歸檔標準是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎。為了基于物聯(lián)網(wǎng)的射頻識別技術采集到標準的數(shù)據(jù)，在新的檔案入館前，需要制定檔案編目的標準，包括列別、年份、密級等信息，并將這些信息寫入RFID條形碼或二維碼標簽。當將檔案信息調(diào)入系統(tǒng)時，需要設立規(guī)范的審核制度，保證入庫信息的規(guī)范和準確。(2)規(guī)范檔案使用標準規(guī)范的檔案使用標準既是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎，也是實現(xiàn)檔案信息化管理的保障。在物聯(lián)網(wǎng)背景下，實現(xiàn)檔案的信息化管理，確定電子檔案相關檔案的查閱權限范圍;當需要借出或還回實體檔案時，必須掃描檔案的條形碼，記錄檔案的轉(zhuǎn)移情況。(3)強化部門間協(xié)調(diào)溝通部門間的協(xié)調(diào)溝通決定了檔案信息化管理的深度。相關部門間不定時的進行業(yè)務和技術上的溝通和交流，才能擴大檔案信息化的范圍，全面實現(xiàn)工程檔案管理的信息化水平和服務水平。(4)強化檔案管理人員技術培訓管理人員的技術水平?jīng)Q定了信息化背景下檔案服務的質(zhì)量［14］。要定期對檔案管理人員進行技術和理念的培訓，提高他們對信息技術和信息化管理理念的理解。

3結(jié)語

物聯(lián)網(wǎng)為工程檔案信息化建設帶來了理念、技術、效能上的整體提升，它使得工程檔案管理由原來的人與檔案的單項“通話”，拓展為人與檔案、檔案與檔案之間的多維“對話”，進而共建了一個縱貫工程建設全壽命周期、橫跨不同性質(zhì)工程項目的檔案數(shù)據(jù)云平臺，對提升工程檔案管理水平起到了有力的促進作用。由于物聯(lián)網(wǎng)技術的應用需要強大的硬件設備和網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫作為支撐，因此其在整個檔案管理領域仍處在理念移植、技術框架的構(gòu)建階段。山東建筑大學在新校區(qū)工程檔案信息化管理中，主動引入物聯(lián)網(wǎng)理念，構(gòu)建了基于物聯(lián)網(wǎng)的工程檔案信息化管理體系，有效帶動和提升了學校的基本建設和檔案管理工作，對基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案信息化管理管理進行了有益的探索和實踐。

作者:宋守君單位:山東建筑大學