電子政務風險管理組織架構(gòu)探討
時間：2022-09-30 11:01:26
導語：電子政務風險管理組織架構(gòu)探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。
摘要：現(xiàn)階段，我國電子政務整體建設(shè)已取得了一定成績，但依然存在缺乏足夠認識，項目人員隨意，組織架構(gòu)不合理等問題。一旦風險發(fā)生，將會給項目進度、成本、效果等帶來很大影響，甚至導致失敗。因此，如何依據(jù)識別的潛在風險選擇合適的外包模式，已成為政府部門開展電子政務服務外包亟需解決的問題。
本文對電子政務常見風險進行識別，提出標準化的政府電子政務信息化三方治理結(jié)構(gòu)模型，通過多層次分解，規(guī)范每一層級中相應角色所需承擔的職責，以期通過明確規(guī)范化的項目組織架構(gòu)來控制相關(guān)風險因素的發(fā)生概率和風險后果的影響程度。
一、電子政務風險管理的意義
電子政務的建設(shè)，不僅僅是一項軟件開發(fā)項目，更是一項影響甚大的社會系統(tǒng)工程，它同國家的經(jīng)濟建設(shè)、社會管理、民生保障都息息相關(guān)。開展風險管理，使成功率得到提升，能夠進一步推進轉(zhuǎn)變政府職能、深化政府機構(gòu)改革、提高行政效率和民眾滿意度。本市的電子政務建設(shè)一直處于全國領(lǐng)先地位，但依然需要科學的改進。由于收入原因，政府部門較難擁有一支自己的專業(yè)開發(fā)團隊來進行系統(tǒng)開發(fā)和運維，另一方面也是為了節(jié)約信息技術(shù)的投入成本并專注于核心業(yè)務，所以目前絕大部分政府部門采取了外包的形式將系統(tǒng)建設(shè)外包。另外，深入研究風險及后果，通過理順組織架構(gòu)的方式避免部分風險發(fā)生，對于指導本市電子政務管理信息系統(tǒng)項目順利開展具有重要意義。
二、電子政務項目風險識別
與一般IT外包項目類似，電子政務系統(tǒng)的外包項目的風險主要來源于外包項目、客戶方及供應商三個方面。另外，項目中也存在一些自身獨特的風險，主要來自政府部門相比較企業(yè)所具有的自身獨特性。以下為電子政務項目可能的風險因素，風險后果及作用機制。
1.政府自身IT能力不足
目前，由于政府部門薪水的限制，難以聘請到高水準專業(yè)的IT人員，自身也并不具備系統(tǒng)架構(gòu)、開發(fā)、運維管理的能力，只能外包，但又因為能力，無法有效監(jiān)督建設(shè)過程，也難以準確評估績效。正因為如此，借助外腦，與供應商形成良好組織架構(gòu)，充分調(diào)動發(fā)揮供應商的能級至關(guān)重要。
2.資產(chǎn)專用性
政府部門對IT外包部門相對依賴。電子政務系統(tǒng)大部分是針對政府對社會、經(jīng)濟、金融、房屋等管理用途，這些管理都是長期性的，政策一直在更新的，所以項目一般建設(shè)周期跨度較長，需要反復修改，應用范圍狹窄。如此造成供應商的深度介入，難以替代。
3.溝通不暢
電子政務系統(tǒng)開發(fā)過程中，受限于我國政府部門的組織結(jié)構(gòu)、政府工作人員IT技能和政府領(lǐng)導自身問題等，可能導致各方溝通不暢。輕則導致項目范圍反復修改，成本增加、進度拖延，重則可能導致項目失敗。
4.政策與管理變革
相較于歐美國家數(shù)百年的發(fā)展，我國目前無論是社會、法律還是政府自身都處于相對不穩(wěn)定的高速迭代階段，國家鼓勵創(chuàng)新，絕大部分領(lǐng)域的政策也年年有所修改，帶來大量不確定性因素，對系統(tǒng)建設(shè)有所影響。
5.外包方能力
我的電子政務外包市場興起不久，大部分供應商規(guī)模小，成立時間短，相關(guān)經(jīng)驗少，專門針對電子政務信息系統(tǒng)項目的外包也并沒有詳細、明確的資質(zhì)要求標準。電子政務系統(tǒng)領(lǐng)域的廣泛也造成系統(tǒng)比較客制化，如此在選擇時也難以有效評價供應商的能力。
6.績效考核
電子政務的績效考核沒有統(tǒng)一、明確的標準，正如同政府自身績效考核系統(tǒng)落后企業(yè)一樣，企業(yè)的管理信息系統(tǒng)可以以為企業(yè)帶來了多大的利益為考核目標，但電子政務卻不同，需要考慮更多的社會效應，但這部分產(chǎn)出卻往往難以精確測評。
7.信息安全
在外包的過程中，政府必定需要將自己部分或全部的系統(tǒng)數(shù)據(jù)提供給供應商進行開發(fā)、運行和管理，許多公共管理數(shù)據(jù)涉及機密或個人隱私，供應商的人員可以輕易接觸到數(shù)據(jù)，使項目面臨著信息安全的潛在風險。Khalfan認為，公共部門對安全的關(guān)注已超過其他風險（比如失控、隱性成本），電子政務IT外包的信息安全是電子政務建設(shè)與發(fā)展的首要問題和核心問題。
8.既得利益
電子政務上線后會使原有管理流程發(fā)生改變，甚至業(yè)務流程重組，如此必然會牽涉到組織機構(gòu)的調(diào)整、權(quán)利再分配和人員變動，觸及部分業(yè)務部門或人員的既得利益，造成項目建設(shè)和推廣可能面臨巨大阻力。
三、電子政務風險管理的組織架構(gòu)模型
設(shè)計良好組織架構(gòu)能夠有效避免諸多風險并降低影響程度，如溝通不暢、績效考核、項目需求理解不一致、政府IT能力不足、IT戰(zhàn)略與業(yè)務規(guī)劃沖突等風險因素，因此是項目成功的必要前提之一。
1.角色和職能的重新定義
隨著越來越多的政府部門選擇將電子政務系統(tǒng)進行外包，目前政府方面的外包項目管理架構(gòu)一般為三層或兩層架構(gòu)，三層架構(gòu)包括用戶部門、信息部門、承包方，兩層架構(gòu)則是系統(tǒng)用戶和發(fā)包機構(gòu)整合在一起：（1）用戶部門：各級政府部門、事業(yè)單位的業(yè)務部門等；（2）信息部門：各級政府部門下屬的信息中心、事業(yè)單位的信息技術(shù)部門等；（3）承包方：承接電子政務項目的系統(tǒng)集成商、軟件開發(fā)企業(yè)等。相較于政府自行開發(fā)系統(tǒng)，外包一旦實施，身為發(fā)包機構(gòu)的政府信息部門將系統(tǒng)的設(shè)計、開發(fā)、運維等職能轉(zhuǎn)移到了承包方。與此同時，信息部門的職責和工作重點都變成了對合同管理和實施過程的監(jiān)控與考核。電子政務項目實施外包后，政府的領(lǐng)導管理層面和中層管理層面的任務將會大大增加，原本只是內(nèi)部事務的溝通變成了需要放上臺面開會解決，如（1）業(yè)務規(guī)劃和系統(tǒng)規(guī)劃的設(shè)計制定；（2）業(yè)務規(guī)劃和電子政務規(guī)劃的相互協(xié)調(diào)；（3）業(yè)務需求的管理；（4）電子政務外包合同的管理。而相應的，部分職能則轉(zhuǎn)移到了承包方，如（1）IT需求管理；（2）IT基礎(chǔ)設(shè)施管理；（3）IT架構(gòu)設(shè)計；（4）IT解決方案設(shè)計；（5）具體項目管理。
2.聯(lián)合組織機構(gòu)
在項目實施過程中，許多工作需要協(xié)同完成，所以應當在準備階段，共同設(shè)立聯(lián)合的工作小組，將責任落實到專人，以建立有效溝通和協(xié)作的平臺，明確各自的權(quán)利和義務。在合同中必須確定管理架構(gòu)，用合同約束力將架構(gòu)下各方權(quán)利義務固定。管理架構(gòu)中應當有聯(lián)合工作小組，簽訂合同之前討論確定成立事宜，并在合同內(nèi)對其賦予相應的職能，以更好地進行跨部門協(xié)調(diào)。簽訂合同時是組建這類機構(gòu)的最佳時機。整個架構(gòu)如同企業(yè)管理，分為高層、中層、基層三個層次，其中高層負責戰(zhàn)略制定，作為戰(zhàn)略層；中層負責具體管理，作為管理層；基層負責執(zhí)行任務，作為執(zhí)行層。聯(lián)合工作小組中，戰(zhàn)略組一般由各方的高層領(lǐng)導組成，如政府分管信息化的領(lǐng)導、分管業(yè)務部門的領(lǐng)導、供應商的CIO。戰(zhàn)略組在達成合作意向初期，共同制定雙方認可的戰(zhàn)略目標，明確共同的責任、設(shè)立項目治理原則等。另外，戰(zhàn)略組由于都是高層領(lǐng)導，在項目遇到重大風險難題時，管理組應將問題提交由戰(zhàn)略組進行討論。戰(zhàn)略組的成員組成和意志是否一致對于項目至關(guān)重要。管理組一般由各方的中層領(lǐng)導組成，如信息部門的項目經(jīng)理、用戶部門的處長或科長和供應商的項目經(jīng)理、技術(shù)經(jīng)理、項目總架構(gòu)師等。管理組負責保持對項目的風險監(jiān)控，按照既定里程碑定期對項目績效進行評估，在出現(xiàn)問題時及時提出整改意見；對電子政務項目的各項資源制定規(guī)劃并進行合理的協(xié)調(diào)分配；總體規(guī)劃設(shè)計項目的IT架構(gòu)。執(zhí)行組一般由各方小組負責人或業(yè)務骨干組成。執(zhí)行組負責實時收集項目實施過程中的潛在風險，制定相應的解決方案，并定期向管理組匯報；管理電子政務項目具體建設(shè)層面的日常溝通協(xié)調(diào)管理。以上的成員組成、職能、溝通機制（如溝通形式和時間）應當在電子政務項目合同中加以明確規(guī)定，以確保能夠有效運行。
作者:姚斯霆 單位:上海交通大學
參考文獻:
[1]陳濤.電子政務外包風險管理與標準化研究[M].華中科技大學出版社，2015.