計(jì)算機(jī)技術(shù)在圖書檔案管理的應(yīng)用

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1計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用意義

1.1必要性

隨著當(dāng)前信息化建設(shè)的的腳步日益加快，檔案信息由于其憑證極其廣泛的性能等優(yōu)勢而受到較多的青睞。在當(dāng)前信息化時(shí)代的發(fā)展形勢下，檔案信息管理倘若想要真正意義上實(shí)現(xiàn)信息化的目的，那么就應(yīng)當(dāng)不斷地創(chuàng)新。隨著計(jì)算機(jī)滲透到檔案管理工作中，和以往的模式相比有著諸多的優(yōu)勢。例如存儲量大、較強(qiáng)的保密性能等，能夠在最大程度將檔案管理水平加以提升，進(jìn)而推動檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。

1.2主要作用

1.2.1數(shù)字化

改變了傳統(tǒng)手工紙質(zhì)繁瑣管理程序，縮減了大量人力和物力，實(shí)現(xiàn)便于保存、查詢的目的，在降低成本的同時(shí)提高了利用率，減少了檔案信息的損壞和遺失。

1.2.2存儲量大

隨著人們生活范圍的不斷擴(kuò)大，大量的文件資料也隨之產(chǎn)生，檔案資料入庫信息劇增，而一張普通的光盤就可以儲存數(shù)十萬甚至千萬的文字信息，極大程度節(jié)約了傳統(tǒng)檔案占用的空間以及成本投入。

1.2.3自動化

計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，可以將信息快速的輸入、儲存，并且可以對信息進(jìn)行邏輯推理和判斷，真正實(shí)現(xiàn)信息管理、檢索等流程的自動化進(jìn)程。

2計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案管理應(yīng)用存在的問題及對策

2.1信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫建設(shè)問題

對當(dāng)前已經(jīng)存在的方案數(shù)據(jù)極其相關(guān)數(shù)據(jù)都需要做好認(rèn)真的處理，這樣做的目的不但可以提高工作效率，而且還能夠最大程度促使目錄以及檢索能力得到發(fā)展，還要對某些使用效率高，容易出現(xiàn)損害的方案信息做好相應(yīng)的處理，繼而形成方案管理系統(tǒng)可以處于統(tǒng)一的狀態(tài)，促使檔案信息能夠和工作內(nèi)容有機(jī)的結(jié)合起來，從而成為一個(gè)有機(jī)的整體。

2.2信息網(wǎng)絡(luò)安全問題

隨著網(wǎng)絡(luò)化和信息化的全面覆蓋，大部分人都可以隨意使用網(wǎng)絡(luò)，這樣就存在一定的安全隱患。計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，在帶來方便同時(shí)也帶來一定的安全問題，網(wǎng)絡(luò)安全問題難以計(jì)數(shù)，現(xiàn)在的防火墻等安全防護(hù)技術(shù)對專業(yè)技能比較高的黑客根本就起不到多大作用，而檔案又具有憑證性以及真實(shí)性等特點(diǎn)，如果原始文件收到損壞或者更改，很難在進(jìn)行修復(fù)，致使檔案的安全性和可靠性受到威脅。

2.3管理技術(shù)實(shí)用性問題

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，技術(shù)的更新速度驚人，因此在檔案管理技術(shù)的選擇應(yīng)用上，一定要緊跟計(jì)算機(jī)技術(shù)尤其是檔案管理方面技術(shù)的更新速度。但是由于檔案管理部門并不是直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的生產(chǎn)部門，在資金的投入上存在一定的問題，并不具備充足的資金來經(jīng)常對管理設(shè)備進(jìn)行更新，因此在工作時(shí)要秉持“實(shí)用、適用才是最好的”信念，努力在檔案信息管理工作中展開計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，不斷提高檔案管理水平。

2.4檔案管理人員專業(yè)化問題

對于當(dāng)前檔案管理工作來說，也應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提升相關(guān)人員的文化素養(yǎng)。然而，當(dāng)前諸多部門具有專業(yè)人員的數(shù)量不多，有時(shí)候還會出現(xiàn)身兼數(shù)職的情況，亦或是某些管理人員不能對現(xiàn)代化設(shè)備的使用做到熟練掌握，這樣就不能實(shí)現(xiàn)檔案信息化的目的。依據(jù)此類情況的出現(xiàn)，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加大培訓(xùn)員工的力度，確保管理人員能夠具備較高的解決能力，可以想我計(jì)算機(jī)語言，并嫻熟的使用計(jì)算機(jī)。其次，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)具有較強(qiáng)的文字能力，可以獨(dú)自完成相應(yīng)的任務(wù)，可以依據(jù)檔案主題的有關(guān)原則，對主題標(biāo)識進(jìn)行恰當(dāng)?shù)倪x擇，并且可以對主題內(nèi)容進(jìn)行辨別，對操作中存在的問題能夠靈活的處理，只有這樣才能夠更好的勝任此工作。

3計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案管理應(yīng)用發(fā)展策略

3.1增強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用意識

首先，檔案管理部門以及管理人員要充分意識到計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的重要性，形成使用計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理的意識；其次，要重視計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用和投入，在人力、物力等方面都要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，營造檔案管理現(xiàn)代化工作氛圍。

3.2加強(qiáng)創(chuàng)新意識

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益完善下，檔案也需要做好科學(xué)的管理工作。這樣不但在確保計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)的同時(shí)，而且還能夠建立一個(gè)統(tǒng)一、高效的工作機(jī)制，從而建立一個(gè)健全的管理系統(tǒng)，為檔案管理工作的順利進(jìn)行提供重要的保障。不僅僅如此，相關(guān)人員還應(yīng)當(dāng)在擁有扎實(shí)的專業(yè)知識以外，還富有創(chuàng)新能力，并能夠充分的發(fā)揮出計(jì)算機(jī)的價(jià)值。這樣就需要相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)端正學(xué)習(xí)態(tài)度，嫻熟的掌握計(jì)算機(jī)手段，將自身的能力加以提升。

3.3加強(qiáng)人才培養(yǎng)意識

一方面，相關(guān)部門在招聘的時(shí)候應(yīng)當(dāng)選擇具有操作能力較強(qiáng)的人員，這樣做的目的能夠?qū)⒂?jì)算機(jī)的使用率加以提升；另一方面，加大員工的培訓(xùn)力度，打破以往的管理模式，形成新型的管理方式，提高員工的綜合能力，這樣才能夠進(jìn)一步提高計(jì)算機(jī)操作水平，從而為日常工作可以順利完成帶來更多的益處。

綜上所述，隨著現(xiàn)代化設(shè)備的大量發(fā)展下，其在檔案管理工作中扮演著重要的角色，同時(shí)也為檔案內(nèi)容可以進(jìn)行一系列的內(nèi)容提供方便，最大程度促使檔案信息能夠達(dá)到信息化的效果，這些都會對檔案事業(yè)的發(fā)展有著重要的意義。

作者:夏天維 單位:遵義師范學(xué)院

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