醫(yī)院檔案管理數(shù)字化實(shí)踐

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一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.檔案管理整體意識(shí)不強(qiáng)，當(dāng)前各地醫(yī)院普遍存

在檔案有效利用率較低的情況眾所周知，檔案工作對(duì)醫(yī)院的有效開(kāi)展其它各項(xiàng)工作有不可替代的促進(jìn)作用，如果使醫(yī)院的檔案信息資源得到充分開(kāi)發(fā)，并且發(fā)揮最大的價(jià)值，必然為醫(yī)院的發(fā)展帶來(lái)一定的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。近年來(lái)各地醫(yī)院的檔案管理工作仍然停留在傳統(tǒng)管理方式上，長(zhǎng)期以來(lái)只注重保存而忽視檔案的使用，對(duì)檔案的有效開(kāi)發(fā)利用及其重要意義缺乏應(yīng)有的宣傳，大多數(shù)同志對(duì)檔案利用產(chǎn)生的效益知道的更少。有部分領(lǐng)導(dǎo)干部，對(duì)檔案管理意識(shí)還較淡薄，認(rèn)為檔案工作是從屬于其它一線部門的服務(wù)性組織，還沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要價(jià)值。

2．缺乏有專業(yè)技術(shù)的檔案管理人員

目前我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理缺乏專業(yè)人才，工作人員在專業(yè)素質(zhì)方面缺乏實(shí)踐鍛煉，缺乏系統(tǒng)的理論知識(shí)，由于種種原因?qū)е聶n案管理工作人員的文化程度參差不齊，趕不上飛速發(fā)展的科技時(shí)代步伐。醫(yī)院對(duì)在職工作人員的培訓(xùn)往往只關(guān)注醫(yī)療技術(shù)人員，對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育工作不夠重視。

3．檔案管理制度不健全

在現(xiàn)代醫(yī)院管理中，盡管各級(jí)醫(yī)院都程度不同地制定了一些檔案管理方面的規(guī)章制度，但不夠完善。在考核過(guò)程中，基本沒(méi)有把檔案管理納入應(yīng)該考核的范圍，各級(jí)醫(yī)院大都是根據(jù)自己的意識(shí)和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒(méi)有納入管理，造成檔案管理細(xì)節(jié)方面存在漏缺的現(xiàn)象。

二、提高醫(yī)院檔案管理工作的策略

1.強(qiáng)化檔案意識(shí)加強(qiáng)宣傳組織工作

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的前提，是醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的重要保障。只要醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)重視起檔案管理工作，有了強(qiáng)化檔案管理的意識(shí)，加大宣傳力度，完善組織系統(tǒng)，形成協(xié)調(diào)一致的規(guī)劃，把檔案管理與醫(yī)院的發(fā)展連接在一起，與醫(yī)院業(yè)務(wù)技術(shù)方面的工作一塊抓，使各個(gè)崗位工作人員都來(lái)配合醫(yī)院統(tǒng)一的檔案管理工作，使全體員工都能充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要價(jià)值和存在意義。

2.注重法制意識(shí)加強(qiáng)《檔案法》的學(xué)習(xí)與貫徹

在平時(shí)工作中養(yǎng)成依法歸檔的習(xí)慣，大力宣傳檔案工作的重要性，促進(jìn)全體工作人員對(duì)檔案管理法制意識(shí)的認(rèn)識(shí)，醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)該實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，必須完整保護(hù)檔案，便于今后的查找和利用。

3.形成檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

建立醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式，形成一個(gè)以分管院長(zhǎng)全面領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任或副主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式。醫(yī)院的檔案管理應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、整體協(xié)調(diào)，統(tǒng)一操作、專業(yè)保管，有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督各職能部門的檔案工作，強(qiáng)化醫(yī)院檔案收集和利用工作。

4.改善檔案室硬件設(shè)施的配置

各地要根據(jù)醫(yī)院和工作中的實(shí)際情況，適當(dāng)逐步配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)、打印機(jī)和掃描儀等數(shù)字化設(shè)備，并采用最先進(jìn)的專用軟件進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，更好地輔助醫(yī)院檔案管理過(guò)程中立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作的有效開(kāi)展。

5.適應(yīng)高科技發(fā)展增添醫(yī)院檔案管理新內(nèi)涵

醫(yī)院檔案管理中對(duì)于影像及其它數(shù)字資料嘗試運(yùn)用先進(jìn)的管理手段，因?yàn)獒t(yī)院檔案門類較多，對(duì)所有繁雜的醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)，必須保留足夠完整的歸檔材料，如病案、影像資料等。高科技的發(fā)展，也使檔案載體更加豐富多樣，如電子病歷、電子檔案等，它以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式，以電子文本進(jìn)行貯存、調(diào)閱，是當(dāng)前最為方便快捷的檔案儲(chǔ)存與管理方法，因而實(shí)行數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行歸檔也是發(fā)展中的必由之路。檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的一部分，是提高醫(yī)院工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。實(shí)施科學(xué)有效的科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)醫(yī)院業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。加強(qiáng)檔案工作的數(shù)字化管理，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案在推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)學(xué)教研方面的促進(jìn)作用，進(jìn)一步通過(guò)反饋信息的管理，加強(qiáng)信息橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，有效促進(jìn)醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的整體發(fā)展，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。

作者：趙全立工作單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)人民醫(yī)院