剖析防洪項目的檔案管理

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人民治黃以來,特別是新中國成立以后,黃河的治理開發取得了巨大成就,基本形成了“上攔下排,兩岸分滯”的防洪工程體系。在防洪工程建設中積累并保存了大量的防洪工程檔案,已成為珍貴的治黃史料,發揮著顯著的社會效益和經濟效益。近年來,隨著治黃事業的發展,做好防洪工程檔案的管理愈顯重要。

1對防洪工程檔案的認識

防洪工程項目檔案是防洪工程的記憶和縮影,它的產生、形成和積累貫穿于整個工程的全過程,防洪工程投資大涉及的單位人員多,檔案形成的時間和空間跨度大,檔案內容復雜。它不僅在工程建設過程中起著重要作用,而且在工程項目完成后的竣工以及未來該工程管理、改造等方面起著不可替代的重要作用。

2防洪工程檔案管理存在的問題

2.1檔案材料不齊全、不準確

我們在整理有的工程檔案資料時,發現材料中有的沒有計劃任務書,或缺少施工合同;有的沒有竣工圖,有的有竣工圖但不規范;繪制了竣工圖但沒有竣工圖章,有的有竣工圖章,但竣工圖章內所設內容填寫不完備;有的是圖標框中項目填寫的不完整,有批復無請示或有請示無批復、有正件無附件等。

2.2文字材料復印件多,后補的多,有的施工記錄簽字蓋章手續不全

在審核中發現,有的施工單位送審的文字材料大部分不但是復印件,而且有的復印件字跡模糊,更有甚者,復印件根本看不清字跡,且后補的多,原件少并且記錄的不認真。這樣就失去了檔案原始性記錄的意義。還有如隱蔽工程簽字手續不齊全,檢查隱蔽工程驗收記錄主要看有沒有設計方、監理方、建設方、施工方簽字蓋章,若有一方空缺,就不予驗收。因為隱蔽工程大多掩埋或隱藏在其它部位內,不能被重視,最容易被一些素質不高的施工單位偷工減料和鉆空子。

2.3竣工資料書寫潦草,零亂

在歸檔中發現,送交的竣工檔案資料有涂改及書寫潦草的現象。表現為:一是不用碳素墨水和符合規定的墨筆書寫;二是在圖紙上隨意劃圈修改;三是文字書寫潦草,一些字體難以辨認。不僅如此,有些施工單位送交的檔案資料零亂不整潔,如圖紙磨損破爛、用紙規格不統一、材料順序排列混亂。

3存在問題的原因

3.1施工管理不到位

中標單位本身,無健全的規章制度,對檔案資料工作的重要性缺乏認識,在工程建設中往往重建設、輕資料。

3.2施工技術人員的檔案意識差

對檔案資料在治黃活動及社會生活中的作用了解不深。在施工檔案形成過程中,不重視原件的收集保管,造成檔案資料殘缺不全;特別是項目經理,未把檔案資料工作納入議事日程,人員經費和設備缺乏,客觀上影響了檔案資料工作的開展,有的施工人員將資料據為已有,不歸檔。有的是“知識私有”觀念作怪,怕他人利用成果,不愿歸檔。

3.3檔案人員工作業務不熟練和責任心不強

有些施工單位配備的檔案管理人員工作業務不熟練,對檔案工作的有關內容、規定知之甚少。有些檔案資料管理人員責任心差,不能主動對技術人員進行資料歸檔業務指導。

3.4施工隊伍素質不高是發生工程檔案質量常見病的主要原因

一些工程項目由于層層轉包,往往讓一些不具備施工條件的工程隊承擔了施工任務,致使一些工程隱患累累,象這樣的企業根本沒有什么歸檔意識,能有幾張竣工圖就不錯了。

3.5在檔案形成過程中,不按規定辦理.只求驗收時一時過關,不考慮以后的利用。

4檔案的管理與控制措施

做好防洪工程檔案管理是黃河安全度汛的需要,更是保障流域社會穩定、經濟發展的要求,確保歷史資料系統、完整、準確、規范的收集、整理、開發、利用,是所有項目參與者和檔案管理者的共同心愿、共同責任和共同義務,必須采取切實可行的措施,真抓實干,努力實踐。

4.1增強做好防洪工程檔案工作的自覺性

工程建設的專業技術人員和管理人員是歸檔工作的直接責任人,各個參建單位應主動結合黃河防洪工程建設的實際,切實將防洪工程檔案工作作為防洪工程建設與管理的重要內容。無論是項目法人、工程技術人員、監理人員、管理人員,還是檔案管理者,都要有組織、有計劃地學習檔案管理法規和掌握檔案專業知識,做到思想上統一認識、業務上統一標準、工作上統一要求,充分認識防洪工程檔案管理的重要性,努力增強貫徹落實《黃河防洪工程驗收規程》和《水利工程建設項目檔案管理規定》的自覺性,做到上下結合、步調一致、推進工作。

4.2加強防洪工程檔案工作的監管

要全面貫徹《關于加強黃河防洪工程建設項目開工管理工作的通知》精神,按照“誰驗收誰審批,誰審批誰管理”的原則開展檔案管理工作。各級檔案管理機構要增強依法管理檔案的信心,積極爭取建設主管部門、項目法人、施工單位、質量監督單位和監理單位的理解和配合,以建立工程建設登記備案制為契機,對防洪工程檔案的管理做到“早安排、早介入、早動手”,有針對性地加大對防洪工程檔案管理工作的檢查和指導力度,不斷提升防洪工程檔案管理水平,力爭盡早做到“完整,齊全成套,不殘缺;準確,圖物相符,無差錯;系統,有條不紊,整體一致;真實,內容可靠,原始記錄”的管理目標。

4.3堅持工程檔案管理與工程建設同步進行

檔案工作貫穿于水利工程建設的各個階段,要完成工作目標,保證工作質量,工程檔案工作就必須實行“四同步”管理,在工程實施過程中隨時隨地監督檢查,隨時隨地提供服務。只有真正堅持“四同步”管理,才能做到從工程建設前期就進行文件材料的收集、整理工作;在簽訂有關合同、協議時,對工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求;在檢查工程進度與施工質量時,檢查工程檔案收集、整理情況;在進行項目成果評審、鑒定和工程階段驗收與竣工驗收時,同時審查工程檔案的內容與質量。

4.4提高檔案人員素質和管理水平

要針對工程檔案管理工作中容易出現的問題,對檔案人員、工程建設參與單位的相關人員進行分類培訓,使參加培訓的人員熟悉政策、了解規定、知道規范、明白辦法、掌握要領。同時,還要堅持開展政治教育和思想教育,并建立健全工作制度,明確工作紀律,強化工作責任。通過政治、業務的教育和培養,工作制度、紀律的貫徹實施,切實加強檔案隊伍建設,以適應工程檔案管理需要,不斷提高防洪工程檔案管理水平。