增強體育場檔案監管見解

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一、檔案管理存在的問題

(一)檔案意識薄弱,檔案工作開展不利。

檔案管理工作制度不健全,業務人員認為檔案管理只是檔案管理部門的事情,與自己無關。因為業務人員工作在第一線,對各類體育活動的產生、過程、結果形成的有關文字材料和相關數據最為了解,他們掌握的資料最為原始。然而,業務人員為自己使用方便,通常不愿把這部分材料交到檔案管理人員的手中,這樣造成檔案收集不齊全,檔案提供利用、服務的職能減弱,形成惡性循環。

(二)檔案歸檔門類收集不齊全。

在實際工作中,檔案收集范圍不明確,哪些該歸檔哪些不該歸檔沒有統一標準,往往只注重集中收集管理文書檔案和會計檔案,而忽視了業務檔案、基建檔案、科研檔案、特種載體檔案等其他門類檔案的收集,這部分檔案散落在各部門業務人員手中,需要用時往往要到各業務部門現查、現找、現統計,不僅浪費時間,而且還可能造成漏查、錯查、無檔可查。所以檔案的分散管理不利于工作統籌安排和全面規劃,更不利于檔案信息的開發利用。

(三)檔案管理手段落后,難以適應當前需要。

檔案管理手段落后表現在體育場檔案室簡陋或沒有專門檔案室,沒有必要設備,如去濕機、滅火器等。隨著社會進步、經濟發展、信息技術革命的迅猛到來,特別是近幾年來,檔案實行計算機管理后,對計算機的應用停留在打字上,沒有配備相應檔案管理軟件,造成工作效率低,難以適應體育事業發展的需要。

二、解決對策

(一)明確檔案收集范圍,便于文件材料的形成、積累。

檔案收集工作是檔案管理工作的首要環節,如果收集不齊全,就不能全面、客觀、真實地反映本單位工作。搞好檔案收集工作的關鍵是要立足平時,盡量避免年底算總賬,采取分類收集,歸檔整理時就會省時、省力。收集范圍如下:

1、黨群工作類:主要包括黨委、工會、共青團等組織的各種會議文件、會議記錄、工作計劃總結、上級機關與本單位關于黨務管理的文件材料。

2、行政管理類:主要包括行政辦公會議文件、會議記錄、工作計劃、總結和上級機關與本單位關于行政管理的文件材料。

3、業務類:主要包括在舉辦各類體育活動、比賽中形成的有保存價值的文件材料和舉辦各類活動簽訂的場地、體育器材租賃合同和協議。

4、教育培訓類:主要包括舉辦培訓班前期形成的文件材料和開班以后反映教學管理、教學實踐、教學研究等活動中形成的文件材料。

5、科研類:主要包括本單位、業務部門、個人的科研項目的申請、立項、批復、科研計劃、總結、實施方案、鑒定等文件材料。個人的論文、論著及其出版情況。

6、基建類:主要包括辦公樓、體育場征地、建設、維護等形成的圖紙文件材料。

7、設備類:主要包括引進精密、貴重設備;大、中型體育器材的全套隨機技術文件及在接受使用、維護和改進工作中產生的文件材料。

8、財會類:主要包括會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業材料。

9、聲像類:主要指本單位在各類活動、比賽中形成的以及本單位在各種活動、會議直接形成的具有保存價值的照片、底片、錄音、錄像帶、磁盤、光盤等。

10、實物類:主要指本單位及職工獲得、接收各種獎杯、錦旗、獎狀、證書、牌匾及其他有紀念意義和憑證作用的物品等。本單位接受外單位或友好團體、個人捐贈的紀念品、書畫文字資料。

(二)建章立制,采取有效措施,確保檔案工作秩序。

檔案管理部門要結合本單位實際,制定《檔案保管制度》、《文件材料歸檔制度》等各項檔案管理制度,統一標準,嚴格要求。加大檔案工作執法力度。對負責檔案管理工作的部門和個人獎優罰劣、責任到人、有章可循、實行獎懲制度,列入年終崗位考核。組織有關部門定期進行檢查、抽查,發現問題及時糾正,并把考核結果與個人利益掛鉤。

(三)切實加強檔案宣傳工作,提高人們的檔案意識。

定期舉行由業務部門負責人和業務部門檔案管理專(兼)職人員參加的培訓班,講解檔案業務知識,宣傳檔案法規,增強檔案意識。檔案管理工作要一改過去“看門守攤”的自我封閉狀態,要走出去。在舉行各項體育活動之前,業務部門要向承租場地的單位介紹場地有關情況,檔案管理部門可編制數據匯編、印制場地平面圖,向承租者提供服務,便于承租者對場地的有效利用、合理安排人員座次等。

(四)完善檔案設施,采用現代化檔案管理手段。

按照檔案管理的要求,有計劃、有步驟地改造檔案室,購置必要裝置,積極引進技術設備,尤其要加強計算機管理檔案的技術開發與利用,建立網絡系統,實現檔案信息資源共享,改變傳統的手工操作的工作方法,提高工作效率。

檔案工作是“功在當代,利在千秋”的偉大事業,檔案工作者應發揚無私奉獻的精神,提高自身素質,加強業務學習和理論研究,拓寬知識面,深入學習實踐科學發展觀,遵循“立足服務、突出重點、全面發展”的原則,努力把檔案工作提高到一個新水平。