鐵路局檔案管理創(chuàng)新論文

導(dǎo)語(yǔ)：鐵路局檔案管理創(chuàng)新論文一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

論文摘要：針對(duì)在信息化環(huán)境下，鐵路企業(yè)檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)，提出建立電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，推進(jìn)知識(shí)管理、安全屏障和檔案管理隊(duì)伍再造等措施，以提高企業(yè)檔案管理水平。

論文關(guān)鍵詞：鐵路企業(yè)檔案；管理；標(biāo)準(zhǔn)化；知識(shí)管理；安全屏障；管理隊(duì)伍

當(dāng)今信息技術(shù)的快速發(fā)展和快速滲透．已經(jīng)使社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域發(fā)生了深刻的變化。作為鐵路企業(yè)參與競(jìng)爭(zhēng)的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)的企業(yè)檔案管理．也不可避免的參與到這一深刻變化的過(guò)程之中。在這種迅速變化的環(huán)境面前．檔案管理如何應(yīng)對(duì)新挑戰(zhàn)，采取新對(duì)策，為提高鐵路企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和市場(chǎng)適應(yīng)性提供有力支撐．是擺在檔案管理工作者面前的一個(gè)重要課題。

1信息化對(duì)檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)

1．1檔案信息共享不足從目前情況看，檔案管理存在記錄企業(yè)科技檔案信息的內(nèi)容多．反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)信息情況的少．注意收集“紅頭文件”而忽視對(duì)本企業(yè)形成的有關(guān)市場(chǎng)、銷售、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)等信息收集。由于鐵路企業(yè)內(nèi)部還沒(méi)有形成健全發(fā)達(dá)的、一體化的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，因此檔案信息共享不足是各企業(yè)比較突出的問(wèn)題。表現(xiàn)為大量信息散布在企業(yè)所屬的各個(gè)單位和各個(gè)崗位，沒(méi)有或沒(méi)有全部通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)集成為一個(gè)有機(jī)的整體，還表現(xiàn)為不同的信息以不同的結(jié)構(gòu)(如EMAIL、Excel、Word文檔、掃描文檔等)在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)、主機(jī)、應(yīng)用系統(tǒng)上存在。而這些系統(tǒng)缺乏相互連接的信息渠道，數(shù)據(jù)被隔離并缺乏應(yīng)有的關(guān)聯(lián)，從而給鐵路企業(yè)檔案收集、獲取有用信息帶來(lái)很大障礙。無(wú)法使信息及時(shí)得到共享，也不能快速形成信息檔案成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的良性流動(dòng)循環(huán)。

1．2信息安全的防范難度增加信息安全問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：一是檔案文件的易擴(kuò)散性。涉及到鐵路企業(yè)機(jī)密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的內(nèi)容比較容易通過(guò)共享、互聯(lián)的渠道而泄密和擴(kuò)散；二是易修改性。檔案的價(jià)值首先在于它是一種原生性的信息資源，但數(shù)字化的文件具有易修改和不留痕跡的特點(diǎn)．使檔案在被惡意修改或攻擊后難以恢復(fù)到原生狀態(tài)．導(dǎo)致文件的憑證性作用滅失．可追溯性降低：三是易移動(dòng)性。電子文件很容易被刪除和移動(dòng)，并且難以被即時(shí)發(fā)現(xiàn)；四是安全問(wèn)題的持續(xù)性。在網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)下，信息的安全性會(huì)因時(shí)間的推移而下降．信息的安全必須獲得持續(xù)的關(guān)注和持續(xù)的技術(shù)支持才有可能免遭不測(cè)。

1．3管理人員素質(zhì)不適應(yīng)企業(yè)的信息化給企業(yè)帶來(lái)的是“對(duì)管理理念創(chuàng)新，對(duì)管理流程再造．對(duì)管理團(tuán)隊(duì)的重組，對(duì)管理手段的革新”。信息化解決了檔案長(zhǎng)期以來(lái)傳統(tǒng)煩瑣的工作方式．但也給檔案人員帶來(lái)了較大的沖擊。表現(xiàn)在：一是知識(shí)的不適應(yīng)。不具備現(xiàn)代化條件下的計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)和鐵路企業(yè)主產(chǎn)品的專業(yè)知識(shí)，在履行職能時(shí)就表現(xiàn)為不知道如何操作，不知道如何維護(hù)，不知道如何管理；二是能力的不適應(yīng)。鐵路企業(yè)檔案管理人員普遍具有年齡相對(duì)偏大，學(xué)歷相對(duì)偏低，學(xué)習(xí)和接受新技術(shù)、新知識(shí)能力較差的特點(diǎn)，難以適應(yīng)高速發(fā)展下的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，不具備運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行篩選、加工、提煉、開(kāi)發(fā)的能力，難以為企業(yè)提供各種增值的檔案信息服務(wù)。

2應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的對(duì)策

面對(duì)越來(lái)越多的挑戰(zhàn)和日益復(fù)雜的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。企業(yè)應(yīng)當(dāng)著力從強(qiáng)化“一個(gè)基礎(chǔ)”、推進(jìn)“三項(xiàng)工程”2個(gè)方面．以提高鐵路企業(yè)檔案管理水平和應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的能力。

2．1強(qiáng)化“一個(gè)基礎(chǔ)”要建立信息化條件下，電子文件的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。標(biāo)準(zhǔn)化是各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)．也是確保檔案管理質(zhì)量的重要支撐和保障。建立電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系包括電子文件的登記標(biāo)準(zhǔn)、命名標(biāo)準(zhǔn)、收集標(biāo)準(zhǔn)、鑒定標(biāo)準(zhǔn)(包括文檔的真實(shí)性、完整性、有效性鑒定)、傳輸標(biāo)準(zhǔn)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、防護(hù)標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)、格式標(biāo)準(zhǔn)、修改標(biāo)準(zhǔn)以及專利維護(hù)等等。由于電子文件的記錄格式、記錄載體、記錄形式均區(qū)別于紙質(zhì)文件，與紙質(zhì)檔案存在著很大差別，不僅在外型上不同，在處理方法、管理內(nèi)容上也存在著本質(zhì)的不同。因此，這一標(biāo)準(zhǔn)體系的策劃與建設(shè)，要著重考慮2個(gè)重要因素：一是要緊緊圍繞電子文檔的有效收集、長(zhǎng)久保存、真實(shí)保存和有效利用來(lái)展開(kāi)，即要在傳統(tǒng)的管理模式上取得突破，確保文件從生成到歸檔管理的全過(guò)程受控，實(shí)現(xiàn)文檔與檔案實(shí)體的一體化，文檔與檔案保管的一體化．文檔與檔案信息利用的一體化。二是要具有面向未來(lái)的安全適應(yīng)性．也就是要考慮在鐵路跨越式發(fā)展的大背景下，鐵路企業(yè)技術(shù)發(fā)展和流程再造等所帶來(lái)的安全保障的高標(biāo)準(zhǔn)要求。加強(qiáng)對(duì)電子文件和電子檔案管理方式的研究，包括相關(guān)的政策、技術(shù)、方法、標(biāo)準(zhǔn)體系等．以適應(yīng)企業(yè)信息化和適應(yīng)市場(chǎng)變化的要求。

2．2推進(jìn)“三項(xiàng)工程”

2．2．1知識(shí)管理工程知識(shí)管理是企業(yè)檔案管理的基本功能。知識(shí)包括顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。其中顯性知識(shí)表現(xiàn)為文件化的制度、設(shè)計(jì)圖紙等．這些知識(shí)通過(guò)目前正常的收集渠道已經(jīng)能夠獲得收集與存儲(chǔ)；隱性知識(shí)表現(xiàn)為凝結(jié)在鐵路員工個(gè)體身上的技能和經(jīng)驗(yàn)．因此隱性知識(shí)是鐵路企業(yè)更為重要的知識(shí)。推進(jìn)知識(shí)管理工程，就是要將檔案管理由顯性知識(shí)的收集向隱性知識(shí)的收集延伸。實(shí)施這一工程的基本步驟．一是促進(jìn)隱性知識(shí)的顯性化，二是顯性化后的知識(shí)收集與存儲(chǔ)。顯性化后的知識(shí)收集與存儲(chǔ)已經(jīng)不是問(wèn)題．因此這里的關(guān)鍵也就是促進(jìn)隱性知識(shí)的顯性化。所謂隱性知識(shí)的顯性化，就是要通過(guò)復(fù)制的方式，把員工的經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)化為組織所掌握的知識(shí)，使組織的智慧大于員工的個(gè)體智慧的集合。

但是隱性知識(shí)屬于個(gè)人的智力資本，出于個(gè)人競(jìng)爭(zhēng)力的考慮，要讓員工自愿將寶貴的經(jīng)驗(yàn)奉獻(xiàn)出來(lái)并不是一件容易的事。解決這一問(wèn)題，一要建立互信文化。信任是實(shí)現(xiàn)知識(shí)交流與共享的前提，有了員工之間的相互信任，才能讓員工在分享他人知識(shí)成果的同時(shí)．愿意貢獻(xiàn)自己的知識(shí)成果．從而形成隱性知識(shí)和顯性知識(shí)之間良性互動(dòng)的局面。二要建立制度。即要求員工定期把所處理、解決的問(wèn)題及時(shí)總結(jié)．撰寫成案例，檔案管理部門再將這些案例進(jìn)行整理．升華成為企業(yè)重要的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)庫(kù)。三要建立激勵(lì)機(jī)制。隱性知識(shí)既然是具有價(jià)值的知識(shí)，企業(yè)就應(yīng)當(dāng)通過(guò)進(jìn)行價(jià)值量化的激勵(lì)方式，對(duì)員工貢獻(xiàn)的知識(shí)予以價(jià)值確認(rèn)，激勵(lì)員工把經(jīng)驗(yàn)及時(shí)貢獻(xiàn)給企業(yè)。四是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和論壇讓隱性知識(shí)在員工中共享，促進(jìn)知識(shí)在企業(yè)內(nèi)的傳播和交流。

2．2．2安全屏障工程信息化環(huán)境下的鐵路檔案安全保障問(wèn)題是最為急迫而又最為棘手的問(wèn)題。企業(yè)需要通過(guò)建立多重安全屏障確保檔案安全。一是建立軟件安全屏障。除了必備的殺毒軟件和防火墻軟件外．鐵路檔案管理的軟件至少應(yīng)具備以下功能：1)日志功能。對(duì)關(guān)鍵信息的操作進(jìn)行監(jiān)控，以日志的形式全面、詳細(xì)記載每次電腦修改記錄和修改內(nèi)容，并生成相應(yīng)報(bào)告。2)強(qiáng)制歸檔功能。強(qiáng)制、定時(shí)、自動(dòng)保存重要崗位、關(guān)鍵人員的信息。3)自動(dòng)加密功能。包括采用內(nèi)部專用的文件格式保存文件．對(duì)文件傳輸過(guò)程自動(dòng)加密等。4)系統(tǒng)訪問(wèn)控制功能。實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的權(quán)限控制．確保只有注冊(cè)的設(shè)備、身份和授權(quán)的人才能修改、閱讀有關(guān)信息。5)防復(fù)制功能。根據(jù)權(quán)限設(shè)置只讀、修改等權(quán)限，且在修改前能自動(dòng)備份原文件．保障檔案文件的原生性。二是建立硬件安全屏障。除了采用常規(guī)并且有效的防盜、防火、防塵、防水等安全措施外，還要考慮解決3個(gè)問(wèn)題：1)確保文件檔案不依賴于硬件設(shè)施的狀態(tài)。主要是通過(guò)設(shè)置至少兩套硬件備份系統(tǒng)，采用第三方介質(zhì)備份、脫機(jī)保存等來(lái)解決。2)確保密鑰安全。系統(tǒng)的關(guān)鍵操作人員除了使用密鑰確認(rèn)身份外，還應(yīng)利用加密狗、身份驗(yàn)證卡片等硬件來(lái)確保密鑰安全。3)防止重要檔案信息非法傳播。主要是通過(guò)關(guān)閉數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移設(shè)備來(lái)防止企業(yè)知識(shí)的外泄。三是建立流程安全屏障。在設(shè)計(jì)、合同等關(guān)鍵管理系統(tǒng)的流程設(shè)計(jì)中，都要把信息安全作一體化的考慮。對(duì)于需要長(zhǎng)期保存和具有憑證作用的重要材料等，要同時(shí)建立紙介質(zhì)檔案。

2．2．3鐵路檔案管理隊(duì)伍再造工程要適應(yīng)新的形勢(shì)和變化的環(huán)境。鐵路檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)定位應(yīng)當(dāng)是再造，而不是簡(jiǎn)單的素質(zhì)提升，因此就特別需要站在知識(shí)管理的高度來(lái)考慮檔案管理隊(duì)伍的規(guī)劃和建設(shè)。首先，可以按照業(yè)務(wù)、技術(shù)、專家3個(gè)層次的架構(gòu)，重構(gòu)一支分工明確、結(jié)構(gòu)合理、相互協(xié)調(diào)的檔案管理隊(duì)伍。檔案業(yè)務(wù)員主要是負(fù)責(zé)具體的檔案收集與存儲(chǔ)業(yè)務(wù)；技術(shù)人員則是將收集到的知識(shí)按照專業(yè)分工進(jìn)行提煉、濃縮，便于知識(shí)的檢索、傳播和共享；專家則是站在更高的層次上予以專業(yè)指導(dǎo)．或是在企業(yè)設(shè)立的信息論壇上以版主的身份提供知識(shí)的指導(dǎo)和幫助。其次，針對(duì)不同層次的檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)要求．開(kāi)展必要的培訓(xùn)與繼續(xù)教育．不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是鼓勵(lì)檔案管理人員開(kāi)展崗位練兵，使他們能夠在實(shí)踐中不斷鍛煉提高自己的業(yè)務(wù)水平與能力。

3結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)今信息化建設(shè)飛速發(fā)展的環(huán)境下，在越來(lái)越激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)面前。企業(yè)檔案管理只有站在企業(yè)發(fā)展的歷史高度。立足于為提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力提供有力支撐，不斷地進(jìn)行管理創(chuàng)新，才能夠在新形勢(shì)、新挑戰(zhàn)面前取得主動(dòng)，并使企業(yè)立于不敗之地。