醫院基建檔案管理論文

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[摘要]建設工程關系到百年大計，直接影響到子孫后代，加強基建檔案資料的科學管理工作至關重要，采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財富，是我們每個基建檔案工作者義不容辭的責任。

[關鍵詞]醫院基建檔案管理；作用；措施

隨著醫院改革的進行和深入，醫療業務不斷的擴大，基建檔案也越來越體現出它的重要性。當務之急是必須高度重視醫院基建檔案的歸檔率、完整率、準確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財富，是我們每個基建檔案工作者義不容辭的責任。

1基建檔案在醫院管理中的作用

1.1對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義

醫院基建檔案是醫院建設活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設、改建、維修、使用過程和結果的技術狀態記錄?；n案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協議、洽商變更等各種類的資料，由于醫院基建項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數量多、保存價值高。這些檔案既是醫院工程建設的真實記錄，也是整個醫院檔案的重要組成部分，它既為醫院的建設、維修、管理、改擴建服務，又為醫院的經濟建設和醫療事業的不斷發展服務。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義。

1.2為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據

基建檔案涉及工程的規劃、設計、施工、監理、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據。它不僅反映了該建筑物的變化和發展，為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據，也對醫院發展和經濟建設發揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設單位和醫院管理者的重視。

1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院的財富

隨著醫院總體規劃的逐步進行，近年來我院的基本建設可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要辦理和查閱許多相關資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院和社會的財富。收集、管理和保護好這種資源是每個職工的義務和責無旁貸的職責。例如我院基建處的老處長張乃云，他在兒童醫院辛辛苦苦工作了幾十年，上對醫院的每項建筑、下對全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫院總平面圖上仔細、認真地在每個建筑物旁都標注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節省了寶貴的時間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時使用復印件，而且還將上面的數字以電子表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和計算了，特別是每年向衛生局做報表時，這一表格是我們最可靠的依據。

2醫院基建檔案管理工作中存在的問題

2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導

隨著我國社會主義市場經濟體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面發生了一系列的變化，我們經歷了改擴建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學習的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質的了解和指導。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。

2.2檔案知識缺乏

由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學專業與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業知識的學習。

2.3全員檔案意識不強

基建檔案資料應該力求完整、正確、真實、嚴謹，在工作中發現與施工單位和相關單位簽訂的合同、協議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復編號的；請示報告之類的函件有的沒有標題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時也很麻煩。

3對醫院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議

3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫院基建檔案管理工作的保證

基建檔案的科學管理直接影響到工程項目的維修、改造、擴建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務宗旨，進行多項改革，隨著新建、擴建、改建工程的日益增多，邊建設、邊報批、邊設計的事情常有發生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應制定相應的基建檔案工作管理制度，并嚴格執行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準確率。

3.2加強文件形成者、檔案管理者的業務培訓

開展宣傳教育，增強全員檔案意識是發揮檔案價值作用的前提。一套完整、準確、系統的檔案，必須發揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的規律，對項目檔案工作進行統籌規劃。樹立科學的檔案觀，讓科室內每個工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項工作，各負其責，大家盡量配合把好自己的關口。這是做好基建檔案和醫院檔案工作的有力保證。

3.3提高業務素質和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平

隨著基建檔案管理向現代化、科學化、系統化方向邁進，作為檔案管理人員必須注意學習新技術，努力提高自己的業務素質和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平。現代醫院管理中基建檔案管理人員應具備熟悉基建專業知識，掌握電子文檔管理和網絡技術、現代管理理論的技能。以業務素質的提高為著重點，可以爭取各種機會參加有關基建政策文件、檔案知識的學習，拓寬知識面，優化知識結構。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。

[參考文獻]

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