縣建立文件中心研究論文

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摘要：很多人在文件與檔案的概念和文件生命周期理論等問題上有不同的看法，我認為不論文件還是檔案都是文件運行的不同階段，只是不同階段有不同的管理方式。在我國現行文件由形成單位管理，半現行文件由各基層檔案室管理，非現行文件由檔案館管理。這種松散的管理模式已經跟不上社會發展的需求，管理的弊端越來越突出，已經成為檔案工作發展的桎梏。

關鍵詞：檔案；文件中心；管理模式

Abstract:Manypeopleinquestionsandsoondocumentandfileconceptanddocumentlifecycletheoryhavethedifferentview,Ithoughtthatnomatterthedocumentorthefilearethedocumentmovementdifferentperiods,isonlythedifferentperiodhasthedifferentmodeofadministration.Byformstheunitinourcountrypresentdocumenttomanage,halfpresentdocumentbyvariousbasicunitsarchiveofficemanagement,thenon-presentdocumentmanagesbythearchives.Thiskindofloosemanagementpatternalreadycouldnotfollowthesocialdevelopmentthedemand,themanagementmalpracticetobegettingmoreandmoreprominent,alreadybecamethefileworkdevelopmenttheshackles.

keyword:File;Documentarycenter;Managementpattern

一小而全的管理模式，浪費嚴重

市縣絕大多數立檔單位規模比較小，文件、檔案形成數量比較少，但麻雀雖小五臟俱全，每個單位都要設立檔案室，這樣就需要至少占用1-2間辦公室，添置設備、配備人員，建立-整套的管理程序和方法。僅以石景山市為例，目前共有170多個-、二級檔案室，檔案室面積3970多平方米，190名檔案工作人員。各個單位都要在人力、物力、財力方面投入，這種多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、財力的重復投入，浪費嚴重。

二市縣檔案局、檔案館工作壓力大，很難提高工作水平

由于基層單位檔案工作隊伍不穩定，專業素質有待提高，檔案局不加強培訓和具體的指導就無法開展工作。因此基礎業務培訓和業務指導擠占了檔案局絕大部分時間，使他們無法深入開展業務工作，提高工作水平。同樣由于檔案工作隊伍專業素質有待提高，很大一部分重復和價值不大的檔案被劃定為進館范圍，因此，檔案館在接收進館檔案時工作壓力非常大。

三工作不到位，管理水平低

從目前情況看，檔案室工作的水平完全取決于該單位領導者的檔案意識、重視程度和檔案工作人員的素質。檔案工作是-門專業，但絕大多數的檔案員是兼職的，缺少檔案專業知識，工作隊伍不穩定。如石景山市93％的檔案工作人員是兼職的，99％的檔案員無專業知識，專業素質有待提高，雖經多次專業培訓，但距工作要求仍相差甚遠，工作人員經常調換，每年調換率均在20-30％左右。這些因素造成了檔案工作水平較低。現代化管理是檔案工作的必然趨勢，但目前狀況對實現現代化管理阻力很大。

四現代化管理進程緩慢

文件、檔案現代化管理需具有“同一性”和“互換性”，只有工作水平基本統一才能達到資源共享。而分散管理，各單位檔案室管理水平參差不齊，要達到資源共享難度非常大，且需要的時間也很長。

五文件社會化難度大

隨著社會不斷前進，人們的檔案意識不斷加強，自我保護意識不斷加深，這些都會促進文件、檔案利用需求的不斷增加。分散管理給社會利用工作增加很多麻煩和不便。管理分散，也很難達到科學管理的要求，因而不能滿足利用者優質、快捷的服務要求。

建立文件中心，半現行文件脫離形成單位，直接由文件中心管理，能做到人員專業化、經費專項化、設備專門化、管理科學化；既能減少文件形成單位多方位投入，又能滿足方便利用；既節省人力、物力、財力，又能減少檔案局、檔案館的工作壓力，使檔案局、館的工作正常開展；既能實施科學的鑒定、合理分流文件，又能保證檔案館收藏檔案的質量，將管理活動真正按其規律納入科學管理軌道。文件中心突出的優勢是符合高效、精簡、節約的原則，能將松散的“小而全”的機關檔案室管理模式迅速向具有集約化、科學化、社會化、規模化的管理模式轉化，大大提高工作質量，為檔案工作更廣泛地為社會服務創造了條件。文件中心還可以通過各市域網，逐步實現檔案信息網絡化，達到資源共享，并可為今后電子文件網絡傳輸做好準備。

檔案工作生命力的所在就是利用，因此檔案工作的出發點和落腳點都必須是檔案的利用工作。舊的管理模式已經不適應需要，就應該建立新的模式。建立文件中心逐步取代各單位檔案室是市縣檔案工作的發展方向。

二、市縣文件中心的體制、職能

一文件中心的體制

文件中心應為政府職能。當初美國建立文件中心的目的是為了實現經濟上的節約，是-種政府行為，而今我們建立文件中心仍應為政府行為，這也與當前我國現行和半現行文件檔案管理體制相吻合。市縣文件中心應是政府直屬機構，在市縣政府的領導下，接受市縣檔案局的監督與指導。

二文件中心的職能

文件中心負責現行文件和半現行文件的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀、向檔案館移交等項工作，具體包括：

1、文件中心的收集工作

文件中心的收集工作面對的是全社會，不僅包括黨政機關、人民團體、事業單位等立檔單位，還應包括不同所有制企業及個人所形成的不同門類、不同載體的現行文件。

2、文件中心的整理和管理工作

文件中心負責將接收的文件進行編目、排列、上架、保管等工作。其整理、管理條件和要求應與檔案館的要求一致。

3、文件中心的鑒定和銷毀工作

鑒定和銷毀工作指對已到保管期限的文件進行鑒定和銷毀，其鑒定和銷毀工作由文件中心和文件形成者共同完成。

4、文件中心的利用工作

文件中心的利用工作應面對全社會，遵守我國文件、檔案利用的規定和要求，面對機關、團體和個人。利用的形式也應是多樣的，但主要取決于文件中心發展的規模和工作水平。

5、文件中心定期向檔案館移交文件

向檔案館移交文件是文件中心的義務，文件在文件中心保管10-20年后向檔案館移交。究竟多少年移交更合適，可根據文件中心的發展和社會的利用需求逐步確定。

三、市縣建立文件中心的步驟

市縣建立文件中心取代各基層檔案室，可以說是檔案工作管理體制的改革，必然要有-個過程，我認為可分三步走：

第一步：建立文件中心取代市委、市政府、市人大、市政協、市紀檢五套班子的檔案室，開展市首腦機關的檔案工作。

第二步：取代市委、政府下屬局處單位的檔案室，為市委、市政府工作服務。

第三步：面向社會、企業、個人，開展全方位的服務，并考慮有償服務。

任何改革都會有一個痛苦的過程，從眼前利益看，建立文件中心政府要投入一筆資金。過去是各單位分散投資，現在將分散資金、多方位投資變為統一投資，看似一筆大投入，而實際上比分散投資要節約得多。

文件中心取代檔案室，各單位不再配備檔案員，而檔案員大多是兼職，從眼前看，也沒有減少工作人員，但工作量減少了，工作人員可以統籌安排。總之，工作專一了，質量提高了，工作面更廣了，現代化水平高了。

文件中心對我們來說是-種新事物，從松散的檔案室管理向集約式的文件中心管理模式過渡，需要一個過程，因此從思想上、管理方法上、專業要求上都要有-個過渡階段，才能逐漸走上正軌。

目前，在專業管理上沒有成熟的經驗，一些具體業務還沒有具體地實施，而且在具體工作中，還會不斷出現新問題，這些都需要我們在實踐中不斷探索。