連鎖超市采購風險管理芻議

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摘要：企業的經營發展需要采購管理提供一定的支持，對于連鎖超市的發展來說，采購管理將直接貫穿到整個管理過程。通過進行科學化的采購管理，可以有效地保證商品的品質，降低連鎖超市的經營成本，提高資金的周轉率。本文將指出連鎖超市在采購管理中存在的風險，并且制定針對性的優化措施。

關鍵詞：連鎖超市；財務視角；采購管理

一、引言

對于連鎖超市來說，采購管理是否得到了進一步的完善，將會影響到整個連鎖超市的發展。現階段的連鎖超市在管理的過程中，往往疏忽了采購部門的管理，而這對連鎖超市發展是重要的，或者輕視了采購部門與供應商之間關系，影響了連鎖超市的經營發展。

二、連鎖超市在采購管理中存在的風險

（一）沒有形成完善的崗位分工結構。具有完善的崗位分工結構是保證連鎖超市平穩發展的關鍵性因素之一。一般情況下，連鎖超市在長期的發展過程當中形成了較為成熟的管理結構，但是現階段我國一些連鎖超市，尤其是中小型連鎖超市缺乏完善的管理結構。經過調查顯示，當下我國一些中小型連鎖超市，在分配采購員時大多是按照商品的項目進行分類，每一個采購員有自己專業負責的商品項目，進而通過專人專項的方式對連鎖超市的采購進行管理。這樣的工作方式簡化了管理部門的工作流程，但是卻存在諸多缺點。許多采購員在管理過程當中，并沒有對整個采購系統形成完善的管理意識，所以缺乏對整條采購流程的管理效率，而中小型連鎖超市的采購管理模式，卻要求采購員對整條采購流程進行負責，采購人員在管理的過程當中，很可能會由于工作上的缺失而導致商品的經濟效益受到了損失，進而影響到了連鎖超市的財務管理。（二）采購部門缺乏合理的采購計劃。現階段一些連鎖超市會在每月月初根據本期商品的銷售情況，對不同的采購員制定針對性的進貨金額。中小型連鎖超市的經濟成本有限，所以對采購金額的限制力度較強。采購員在制定采購計劃時，往往是根據上個月商品的銷售情況以及同期銷售情況進行綜合性的考慮，這樣的訂貨方式在一定程度上可以保證連鎖超市的經濟效益，但是卻使得采購員的工作量大大增加。采購員在制定采購計劃時，需要不斷地將同期的銷售情況進行對比，使得采購人員的工作量加大，影響到了采購部門的工作效率，阻礙了連鎖超市的財務管理。（三）采購驗收不規范，付款審核不嚴格。超市采購管理的重要環節之一是驗收，驗收人員是否針對采購方案中要求的貨物進行核算，直接關系到了連鎖超市之后的運行狀態。現階段一些連鎖超市存在著采購驗收不規范的情況。時令蔬菜和新鮮水果是超市銷售量最高的物品之一，并且由于商品的特殊性質需要采購人員進行頻繁采購，導致驗收人員的工作量加大。驗收人員在對快銷商品進行驗收時，往往會簡化一部分的驗收流程，因而導致許多不合格的商品流入到超市當中，影響到了超市的正常經營，增大了超市的經營風險。一些連鎖超市對于付款審核沒有嚴格的要求，也沒有針對性的管理制度，導致這些連鎖超市在付款審核階段出現了較為嚴重的錯誤，直接影響到了連鎖超市的經濟效益。（四）中小型連鎖超市的采購管理信息系統有待完善。有些中小型超市，為了增加商品的銷量，會不斷的提高商品的促銷檔期。促銷商品的經濟效益和實際成本會與一般的商品有所差距，連鎖超市在選擇促銷商品的時候需要考慮到所有門店的發展情況。采購部門在對促銷商品進行管理時，需要將超市自身的促銷商品統計到信息管理系統當中，這一工作需要耗費大量的時間，但是這些信息往往不能在所有的門店得到共享，影響到了連鎖超市整體的發展，導致采購部門的工作量不斷加大，還影響到了連鎖超市整體的財務管理，所以中小型連鎖超市的采購信息管理系統有待完善。

三、針對連鎖超市在采購管理中存在的風險提出的優化措施

（一）建立完善的采購組織系統。要想保證連鎖超市采購管理的完善性，需要加強采購部與倉儲中心的合作。在連鎖超市的管理過程當中，采購部門與倉儲部門的工作標準具有一定的關聯性，所以在實際管理的時候，不能夠完全將兩個部門的工作進行明確的劃分。連鎖超市在制定訂貨的制度時，需要向采購部門和倉儲部門共同征求意見，采購部在訂貨之前，應當先與倉儲部門進行及時的溝通，進而根據貨物的儲存量以及超市實際銷售情況進行針對性的采購。通過將采購部門和倉儲部門的工作進行聯系，可以加強雙方的牽制作用。當出現采購問題時，需要雙方共同進行承擔，進而加強了對連鎖超市商品銷售情況的關注程度，同時也加強采購部門和倉儲部門之間的溝通，能夠及時避免缺貨以及貨物積壓現象的發生，進而避免由于貨物積壓而導致超市的財務損失。通過對熱銷商品情況的及時掌握，進一步促進連鎖超市經濟效益的增長，有助于連鎖超市的財務管理。其次對連鎖超市進行規范化的采購組織建設，還需要進一步規范采購部門的崗位管理，通過對采購流程的嚴格要求，使得采購部門的工作質量得到大大提升。（二）制定合理的采購計劃。連鎖超市制定合理的采購計劃，可以進一步保證連鎖超市資金周轉的科學性，降低連鎖超市的經營成本。采購人員在制定采購計劃時，需要結合的不僅是本期該商品的銷售量，更多的應當看重商品的銷售趨勢，在日常的工作過程中對商品的銷售量進行統計和分析，進而在月末對商品的銷售趨勢得到準確的結論，進一步降低采購人員在采購時的工作量。通過制定合理的采購計劃可以增加采購商品的銷售數量，并且避免了商品積壓以及短缺的情況，促進連鎖超市的財務管理。（三）建立嚴格的采購驗收制度。保證連鎖超市采購環節的正常運行以及嚴格操作，是連鎖超市在采購管理中的重點項目之一。對連鎖超市的采購驗收環節進行嚴格的管理，首先要制定針對性的采購驗收制度，在制度當中要說明采購驗收的流程，進而對采購驗收的操作進行明確的規定。并且要針對驗收環節出現的錯誤而導致的損失，進行相應的懲罰機制，對驗收人員起到一定的警示作用，避免之后的采購驗收環節出現同樣的或者更加嚴重的錯誤。為了保證采購驗收環節的責任管理，要在制度當中明確規定，采購驗收人員具體的責任制，在具體的驗收過程當中，實行專人專制，提高工作人員的責任意識。采購驗收人員在對貨物進行驗收之后，要開具明確的驗收證明，進而對商品的質量進行詳細的說明，對其是否符合相關規定進行判斷，避免在售賣過程中出現質量問題。當有質量不合格的商品出現之后，驗收人員要及時與超市的管理人員進行溝通，將相關的驗收結果進行上報，進而使得連鎖超市的管理人員能夠與供應商進行及時聯系，按照合同規定及時將商品進行更換，避免影響到超市的經濟效益和形象聲譽。（四）完善連鎖超市采購管理信息系統。在我國連鎖超市的數量不斷增加的市場發展環境之下，中小型連鎖超市的發展受到了更多的阻礙，所以在發展的過程當中，應當先制定長遠的信息系統規劃。如何針對不同的供應商和不同的商品屬性簽訂針對性的合同，對于中小型連鎖超市的發展具有決定性的作用。所以在中小型超市的信息管理系統中，要針對不同的供應商收集其相關的數據，進而進行詳細的分析，再結合超市的發展計劃，篩選合適的供應商進行合作。在合同當中要根據供應商以往合作過程中的缺陷制定針對性的解決方式，進而使得采購部門在采購的過程當中，能夠針對性的選擇商品類型，避免之后影響到連鎖超市的經濟效益和財務管理。

四、結語

連鎖超市在對采購進行管理時，首先要具備完善的采購管理系統，并且要不斷加強與供應商的合作和溝通，通過對供應商進行針對性的信息檔案管理，避免連鎖超市遇到財務管理風險。最重要的是，企業應當制定有針對性的合同，根據供應商以及合作商品的屬性，在合同當中應明確規定合作注意事項，避免由于商品問題影響到連鎖超市的正常經營管理。

參考文獻：

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作者:張翠霞 單位:利群商業集團股份有限公司