建筑企業財務共享中心運行優化研究

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摘要:大數據時代下建筑企業實施財務共享中心后出現了財務工作流程復雜、業務財務融合緩慢、財務共享中心數據處理存在壓力，數據安全存在風險等問題。優化財務共享中心運行，需要對應收、應付賬款以及報銷流程進行優化，對建筑企業組織結構及人員管理進行優化，同時建立集團財務共享中心防火墻等。

關鍵詞:大數據;建筑企業;財務共享中心;運行優化

隨著大數據信息化時代的到來，越來越多的企業開始建立并實施財務共享中心，通過集中處理財務工作達到規模化效益，降低企業成本，實現企業財務轉型［1］。建筑行業企業在財務共享中心的實施上也出現了由于其行業特性導致的相關問題。

一、建筑企業財務共享中心運行存在的問題

在財務共享中心進行推廣及覆蓋過程中，由于建筑企業行業的特殊性以及集團企業規模大等因素，在財務共享中心的運行過程中出現了以下相關問題［2］。

(一)財務工作流程復雜

1.應付賬款方面。建筑行業的應付賬款一般涉及的是建筑材料采購，一般有兩種付款方式，預付賬款和正常付款方式，財務共享中心建立后所有業務都會經由財務共享中心審批，因此當這兩種付款方式同時存在時，如果財務共享中心人員審核不及時，很可能會發生重復付款的情況。再者由于建筑行業的特殊周期性質即企業在業務完成后需要對該項目所有業務進行結賬，一些長期應付款項可能會因為人員的流動缺乏責任人，增加財務風險。因此建筑企業財務共享中心需要對應付賬款流程進行優化以便實現財務共享中心的建立目標。2.應收賬款方面。建筑行業的應收賬款主要涉及的是接受業主訂單，由于建筑企業的項目周期較長，一般在項目周期內會涉及到好幾次業主支付項目款項，項目財務人員需要對項目完成程度進行估算，從而確認收入結轉成本，然而財務共享中心建立后項目部財務人員在收到業主支付的業務款項后就需要對該筆業務進行登記入賬，但是因為建筑企業較長的周期性，企業很難對應收賬款進行事中的控制和干預，這樣就增加了相應的財務風險。3.報銷流程方面。建筑企業員工報銷主要涉及的兩個方面是差旅費和管理費用，員工差旅費一般先由員工墊付，然后再差旅結束之后通過員工提供的相關發票進行報銷，在這種模式下企業不能完全掌握員工的差旅動向，也就無法對員工提供的相關發票進行驗證和審核，很容易導致員工對差旅費用的虛報。管理費用一般是管理人員因為業務需要為企業墊付的相關費用，但是由于建筑企業項目部的分散，企業并不能及時掌握該項目的具體業務安排，也就無法對管理人員提供的相關報銷發票進行審核，導致很多管理人員虛報、謊報相關報銷業務，增加了企業的管理費用。

(二)業務財務融合緩慢

建筑企業實施財務共享中心后，企業所有業務財務需要通過財務共享中心進行集中處理，財務工作人員對財務共享中心的工作流程需要一定的適應期間，并且由于財務共享中心成立以前，項目部財務工作由項目部財務部獨立處理，各項目部財務工作處理方式規范不同［3］。財務共享中心成立后，取消了財務部完整的財務工作處理權力，只保留了報告權力，整合之后財務共享中心財務人員需要對各個項目部的財務規范統一處理，難免會出現由于業務財務工作規范不一致導致的相關問題，進而出現業務財務融合緩慢等問題。再者財務共享中心要求各個項目部財務人員在財務共享平臺里發起業務，管理人員從財務共享中心獲取的零散的財務數據可能難以對企業整個財務狀況進行分析，也就無法向企業管理者提供有價值的企業狀況分析，進而導致企業業務財務融合進程受阻。

(三)財務共享中心數據處理存在壓力，數據安全存在風險

建筑行業集團規模龐大，旗下子公司、項目部眾多，財務共享中心建立后，全集團的財務業務流程都需要通過財務共享平臺進行集中處理，有效地提高了財務業務處理效率，加強了集團內部的財務數據共享。但是由于集團內部財務業務數據巨大，工作時間的統一，在日常的工作中就不可避免地會出現信息擁堵的情況，影響數據處理的效率［4］。集團日常需要處理數十萬TB的財務數據，這就要求財務共享平臺能夠承受巨大的數據沖擊，但是要使財務共享平臺能夠在如此龐大的數據沖擊中正常運行，其日常維護的成本也會大大增加。所以財務共享平臺能否對數據進行有效的分類、篩選、過濾，對集團財務數據處理的效率有很重要的意義。再者，大數據時代下大量的財務信息數據在財務共享平臺上進行交換、處理、分析，如果沒有有效的安全防范機制，財務數據安全是存在較大風險的。

二、建筑企業財務共享中心運行優化

(一)建筑企業財務工作流程優化

1.應付賬款流程的優化。應付賬款流程在建筑業企業的日常財務工作中主要是向企業內部或者外部支付采購的建材及物資款項等。針對財務共享中心實施后出現的可能增加財務風險的相關問題，財務共享中心可將應付賬款大致優化為四個流程:收集發票信息，這個過程依賴于影像采集系統，將發票信息通過掃描上傳，財務處理系統，即財務共享平臺會根據財務工作人員發起的業務類別進行財務數據的處理;網銀系統，通過網上銀行將資金轉出賬戶轉入相應供應商賬戶;供應商管理系統，將與公司有合作關系的外部企業建立一個可供查詢的檔案。如圖1所示。通過對應付賬款的流程進行優化重組，每個財務工作人員在獲得相應權限的賬號上可以隨時對應付賬款的相關信息進行管理，就不會出現重復付款等問題，有效降低了企業的財務風險。2.應收賬款流程優化。建筑行業企業應收賬款主要涉及的是承接業主訂單所獲得的收入，針對建筑企業項目周期長引起的應收賬款存在的相關問題，在應收賬款流程的優化上將其分為:合同的簽訂與管理、財務處理系統、收入確認、客戶對賬四個環節。如圖2所示。合同的簽訂與管理環節主要涉及的是影像系統，簽訂合同之后將該合同掃描錄入合同管理系統;財務處理系統是指財務共享中心人員審核合格確認合同內容無誤后開出相應發票，并根據相關發票內容在財務共享平臺進行賬務處理;收款環節涉及的是網銀系統包括公司賬戶的管理，在收到業務款項后確認收入結轉成本;客戶對賬環節是指通過財務共享平臺定期與業主進行賬務的核對以便及時地發現賬務出現的問題并解決問題。優化后的應付賬款系統，不僅能在業務發生時有效的保留相關合同文件以便查詢，更可以幫助財務人員在事中對應付賬款進行管理和控制。3.報銷流程優化。建筑型企業由于涉及到業務的擴展以及公司福利等，報銷是一個很平常也是很重要的環節，在這個環節上的管理要是能夠規范并且得到很好的管理，那么對于公司的成本也是能夠控制的。所以在報銷流程上的優化設計了以下幾個環節:業務的發起、財務共享中心審核批準、財務共享平臺入賬、網銀系統。如圖3所示。業務的發起環節需要報銷人員用自己的財務共享賬號進入財務共享平臺發起報銷業務，包括上傳發票、填寫發票相關信息并提交。項目部財務人員則會在其代辦事項上對該項報銷業務的相關信息進行審核，審核通過后提交至財務共享中心。財務共享中心的工作人員會對發票的金額、稅率進行核對，確認無誤后，項目部財務人員就能對該筆業務進行入賬并將報銷金額通過網銀系統向報銷人員進行打款，生成電子憑證以供查詢。優化后的報銷系統能夠在源頭上對報銷業務的真實性進行審核，有效的杜絕了虛報、謊報報銷業務。

(二)建筑企業組織結構及人員管理優化

建筑企業財務共享中心的建立最終目的是為了實現業務財務融合，從而實現企業財務轉型，所以針對企業業務財務融合進程緩慢等問題，我們需要對財務共享中心的組織結構以及人員管理進行優化。1.財務共享中心組織機構優化。建筑集團企業目前采用的組織結構屬于集團管控型，即由企業總經理直接管理，下設多個職能部門管理運營的常見的集團管理模式。要建立財務共享中心首先對其組織結構進行規范和設計，如圖4所示。財務共享中心模式下的組織結構模式，集團旗下項目部業務財務能夠及時上傳到共享中心，實現業財融合。并且可以有效地實現財務信息的充分交流，各種財務信息可以在集團內部得到有效地傳遞，為公司的各類決策快速準確地提供財務數據支持，高層管理人員也可以通過財務共享中心，精確地可以看到每個項目部的工作業務量，非常便于管理。2.增強企業內部人員財務共享意識。財務共享中心實施后，其財務工作流程進行了優化重組，不少財務內部人員對新財務工作流程會比較生疏，很多老員工更是不滿新財務管理系統的工作流程，從而導致企業財融合緩慢。因此企業應該建立針對財務共享中心的績效管理體系，對相關人員進行定期的財務共享業務培訓，印發相關業務學習書籍供財務人員學習查閱，并定期進行相關考核，將考核結果與績效獎金掛鉤，提高企業內部財務共享意識。

(三)建立集團財務共享中心防火墻

在大數據時代，海量數據在網絡中交互穿插，如果沒有有效的防范措施，數據就能夠被有心之人肆意修改、竊取。建筑行業集團企業一般多為上市企業，如果其財務數據被修改或者竊取，將對集團產生不可估量的損失，所以建立集團財務共享中心防火墻是十分重要的［5］。建立數據防火墻需要遵循以下三點:第一，設置財務共享中心進入壁壘，在進入財務共享中心前，應該對使用人的身份進行確認。第二，做到有跡可循，在財務共享中心的每項業務操作都應該留下該賬號使用人的信息以便查詢。第三，建立財務共享中心異常提示，在財務共享中心的數據被人惡意修改后會出現相關提醒發送至財務共享中心各管理人員，確保財務數據真實可靠。當然集團財務共享中心也應該對財務共享中心的使用建立稽查小組，由小組人員不定期對財務共享中心數據安全進行檢查，防患于未然，這樣才能在大數據時代確保財務數據的安全，降低財務風險。

三、總結

隨著大數據時代的到來，國內大型建筑集團企業之前的財務核算系統已經滿足不了需要，因此，對建筑企業財務共享中心實施出現的問題進行分析并提出相針對性建議，能夠有效地促進建筑業企業財務共享中心的建設，迎合大數據時代下的財務信息系統要求。建筑企業財務信息系統的建設與轉型并非一朝一夕永恒不變，需要根據社會科技的進步以及企業自身的發展不斷更新完善。

參考文獻:

［1］李菁菁.大智移云背景下企業財務共享中心建設研究［D］．云南財經大學，2020.

［2］王皓.中鐵四局集團財務共享服務中心應用研究［D］．哈爾濱商業大學，2020.

［3］陳世兵.大數據背景下企業財務管理信息化構建思路［J］．財政監督，2020(14):93—97.

［4］文夏.建筑企業集團財務共享中心構建探討［J］．國際商務財會，2020(07):94—96.

［5］盧雪，高聰.制造業財務共享中心運行優化研究［J］．合作經濟與科技，2020(19):103—105.

作者：陳濤濤