醫院檔案信息化建設透析

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本文作者：容兆友工作單位：廣東省茂名市第三人民醫院

當前，IT技術、辦公自動化得到了較為快速的發展，在這種情況下，傳統檔案信息管理對于現代化管理的需求已經不能滿足，從而也出現了更多的問題和不足之處。例如，①傳統檔案信息沒有較廣泛的收集范圍，與信息管理的實時性不能相適應，這一點問題重點體現在檔案和信息之間沒有直接的聯系，不能在其中直接獲得信息，使統計和歸納工作出現更多的困難。②傳統檔案管理需要很大的館藏。很長時間以來，因為我國大部分醫院醫療用房相對比較緊張，在這種情況下，醫院對檔案工作的硬件并不能緊隨其發展的腳步，檔案庫房不僅面積小，而且設備也比較落后，檔案保管是無法實現合理性的。③不能充分地利用檔案，信息也不夠全面，某一檔案只能將某一時間信息、某一時段的信息反映出來，但是針對沒有時間的全面性，有的時候，重復采集信息的現象是經常會出現的，人力、物力、財力都會出現嚴重的浪費。④檔案管理人員沒有很強的管理責任意識，檔案不能得到有效的利用。有的檔案管理人員沒有很強的管理意識，針對一些文件資料不能按照相關規定對其進行移交和歸檔處理，這樣的話，檔案管理在很大程度上會出現問題。很多重要的會議照片的保存和上交都沒有專人對其進行負責，單獨存放，造成資料經常出現遺失現象；很多科室針對一些獲獎材料的實物影像資料沒有進行及時地收集，使資料不齊全，保存價值降低。⑤檔案管理模式不能與時俱進，管理人員的業務水平相對也比較落后。傳統檔案都是紙質文件和紙質檔案兩種方式組成，并且管理大部分也是以手工為主，檔案工作人員不僅需要在時間和精力上浪費諸多，而且在檔案查詢過程中，人工進行工作所浪費的時間也是比較長的，效率也不會很高，還經常會出現錯誤。總而言之，傳統檔案管理觀念不僅在采集和利用檔案過程中產生嚴重的影響，而且對于醫院的發展也會產生制約的效應，在這種情況下，對其進行改進和創新是必然的。

“信息電子整理”是醫院檔案信息化的核心內容，也就是在檔案的分類、編目、排序、檢索、歸檔保存的過程中，運用現代化信息技術，使其更容易查詢和應用，而且將傳統的紙質管理轉變為電子管理，這樣的話，醫院的管效率才能得到很大的提升。換言之，信息化可以作為一種手段，而紙質管理則是一條道路，而最終目的都是使效率得到很大的提升。本文從以下幾個方面簡單分析一下如何進行加強建設。（一）加強檔案軟硬件基礎設施建設現在很多醫院的檔案資料都是紙質或者照片形式居多，這種情況在溫度、通風和防火等條件下，都對檔案庫房造成了嚴峻的挑戰。但是醫院對于存儲檔案的庫房并不能有太大的空間，很多指標對于檔案的長久保存都不能有很大的幫助。所以，在進行檔案信息化建設的過程中，軟硬件基礎設施建設都是必須要進行的工作。硬件設施主要就是指與現代化管理工作相結合使用的計算機、存儲設備、多媒體影像采集以及錄入系統，例如，照相機、掃描儀、復印機等，還會有一些可以控制溫度、濕度以及可以防火防盜的設備等；而軟件設施則包含檔案管理軟件和相應管理文件，例如，計算機操作系統、檔案數據庫軟件、檔案查詢系統、信息安全軟件等，并且還包含檔案管理員的職責等。與此同時，因為發展速度越來越快的電子技術，設備的更新換代速度也隨之不斷加快。所以，在對設備進行安裝的時候，冗余度是一定要作為重點考慮對象的，并且還要將前期規劃做好，對設備的升級及時進行。（二）檔案信息化的前提是檔案數字化很多醫院的發展歷史已經超過幾十年，而且檔案資料大部分都屬于紙質，這樣的話，不僅不容易保存，而且在進行檢索、利用的時候也會出現很多問題。所以，檔案數字化是檔案信息化進行實施的前提條件。第一，醫院針對這類問題應該出臺相關的規章制度，針對剛剛增加的檔案應該全部利用數字化的方式，將其儲存為電子文檔的形式；第二，針對之前已經存儲過的檔案資料，應該在一定程度上重新錄入電子文檔，使檔案的數字化得以實現，這樣的話，檔案的信息化才能有更好地發展。（三）建立科學的信息化檢索體系檔案信息光是憑借采集是不完全不夠的，還需要對管理軟件進行全面地應用，只有這樣，管理才能更為有效。而想要實現信息化管理，第一，建立科學的檢索工具體系，實現多關鍵詞檢索，提高檢索工具的覆蓋率和確定性，從不同角度利用檔案。第二，要將互聯網檢索充分地利用起來，檔案部門所利用的互聯網帶寬越來越廣泛，從而將檔案信息的局域網保存得以實現，院內人員也可以通過網絡系統，對需要的資料更為快速地檢索出來，資源共享就得到了最大程度的實現。（四）開展檔案管理人員信息化培訓很長時間以來，很多醫院不能充分地認識到檔案管理人才的重要性，在醫院中，大部分檔案管理人員都屬于兼職類型的，基本上在檔案信息管理上都沒有足夠的專業性，但是醫院針對這類管理人員也不能定期進行相關知識的培訓和學習，這樣的話，檔案工程人員就不能對檔案管理有深入地了解和認識，而且在管理水平上也不能有創新性。站在發展的角度上進行分析，檔案管理的整體水平的好壞，檔案管理人員的素質在其中起著決定性的作用，所以，醫院針對檔案管理人才的培養應該不斷加強，在定期內不斷開展相關的知識和業務培訓，使檔案管理意識深入每位管理人員心中，尤其是在計算機技術、網絡知識、檔案數據信息庫以及信息設備的運用等方面進行重點培訓和學習。除此之外，可以選擇出幾名比較出色的檔案管理人員外出進修或者參觀學習，借鑒其他醫院檔案管理的先進之處，將本醫院的技術不斷提升，最終使檔案管理隊伍得到更好更快地發展和進步。（五）充分利用網絡資源在檔案信息化有所實現的過程中，資源配置得到了最大程度的優化，同時，在醫院中發揮更有效的作用。很多醫院經過長時間的發展，其中的名醫越來越多，驗方也不斷增加，醫案汗牛充棟，其中不乏閃爍著中醫辨證論治思想的無形財富，值得后來人繼承學習。通過檔案的信息化，這些資源都將得到更快、更全面、更高效地利用。因此，要利用醫院檔案信息化的契機，對珍貴的歷史資料、文獻資料、學科進展、名醫醫案等以電子文件的形式分類保存，并利用醫院局域網進行上傳、查閱，不但可有效地保護檔案原件，避免原件損壞，同時也能讓臨床、科研人員從中獲益，提升診療水平、深化研究進展。對醫院來說，不僅將“死資料”變成了“活寶庫”，還對醫院的學術傳承起到了巨大促進作用。此外，醫院的黨務工作、行政工作、醫學教研，甚至基建圖紙都可采用此類方式進行處理，既可以節省空間，又能方便查閱。

綜上所述，隨著檔案管理信息化建設的不斷發展和進步，與自身的條件相結合，不斷創新，要時刻遵循檔案使用的高效率的原則，在醫院檔案管理者中建立一套高效、科學、合理的檔案管理體系。在檔案管理過程中，要對檔案信息化建設的重要性有較為充分地認識，在此基礎上，不斷提升檔案管理人員的素質，使管理人員可以充分地利用現代化技術來管理檔案，不斷創新檔案工作，從而使檔案工作在醫療事業中更有效地發揮作用。