電子媒介對商務英語郵件風格影響

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一、引言

筆者在過去數十年從事商務英語寫作教學的過程中，發(fā)現國內出版的商務英語寫作教材雖然種類繁多，但是問題也很突出，如教材中所列例信（sampleletter）的格式體例和語言特征仍然與正式的商務信件保持一致，這顯然與現實中的貿易溝通實際嚴重脫節(jié)。眾所周知，隨著網絡技術和現代通訊技術的快速發(fā)展，電子郵件因其信息傳遞迅速且成本低廉的特點，已經取代了傳統的郵寄信件、電報、電傳、傳真等媒介，成為當代商務人員日常工作中首選的溝通方式。商務電子郵件與正式的商務信函在文體特征上存在的差異亟待引起廣大外貿從業(yè)人員的重視。本文以文體學理論為基礎，通過定量分析和定性描述相結合的方法，從郵件開首問候語、語法特征、詞匯特征等方面分析電子郵件這一新興的溝通媒介對國際商務人員在日常業(yè)務的書面溝通過程中所使用的語言產生的具體影響。

二、文體與文體分析

著名語言學家秦秀白（2002：12）將文體（Style）定義為“人們使用語言的一種方式”，并認為任何類型的語篇都具有特定的文體特征，文體體現在語言運用的各個層面，如語音、書寫、詞匯、句式結構等。Wright(1996:8)認為文體分析應包括兩個層次：（1）從語音、詞匯、句式及語篇的內在結構等角度描述該語篇的語言特征；（2）從語境（Context）角度解釋該語篇使用者選擇某語言策略的原因。黃國文（2005）總結了口頭語篇不同于書面語篇的語言特征，如：（1）說話者使用的句式結構較為簡單，經常使用省略句（ellipticalsentence）、縮略式（contracteform）或不完整句(Incompletesentence)；（2）說話者經常使用人稱代詞或自己創(chuàng)造的詞匯；（3）說話者經常犯語言錯誤。筆者認為國際商務電子郵件，作為一種電子語篇，語言上應更接近于口頭語篇的特點。本研究擬從以下角度對國際商務電子郵件的口語文體特征進行全面的描述分析，如表1所示。

三、國際商務電子郵件的口語文體特征

（一）語料庫的來源與選擇標準

筆者從位于中國境內的3家外貿公司實地搜集了80封往來于進出口雙方之間的電子郵件作為本研究的語料庫，其中由中方業(yè)務員撰寫的郵件用“CHN-USA”表示，美方業(yè)務員撰寫的郵件用“USA-CHN”表示。該語料庫的選擇標準如下：（1）郵件的發(fā)件人與收件人之間存在至少兩年以上的業(yè)務合作關系，這是因為電子郵件寫作語言的正式程度與交流雙方之間互相熟悉與否密切相關。（2）郵件均由中方外銷員（5名）或他們的美國貿易伙伴（12名）撰寫，這是因為在原始語料庫中往來于中美業(yè)務人員之間的郵件比例高達77%，該二級語料庫必然具備較高的代表性。

（二）郵件開首語

郵件開首語指郵件發(fā)件人在撰寫郵件正文內容之前稱呼或問候收件人的方式。在本語料庫中，發(fā)件人主要選擇了以下問候方式，具體如表2所示。根據表2，我們可以看出本語料庫中約72.5%的郵件發(fā)件人選擇在郵件開頭直呼收件人的名字（1和2）以示問候，這說明該語料庫中電子郵件的發(fā)件人和收件人之間較為熟悉，也驗證了郵件溝通雙方之間至少存在兩年以上的業(yè)務合作關系這一事實。另外，語料庫中約16.3%的發(fā)件人采用了“Dear+收件人名”的方式作為郵件開首語，這種稱呼方式的正式程度雖比開首語（1）和（2）略高一些，但與“Dear+Mr./Mrs.”相比，它的正式程度則略低一些。語料庫中還有9封電子郵件開頭沒有任何稱呼語或問候語，通過筆者的進一步觀察，發(fā)現這9封郵件皆為回復郵件。由此可見，本語料庫中的郵件開首問候方式幾乎都不太正式，基本與我們日常生活中較為熟悉的朋友或家人之間的問候方式一致，這說明國際商務電子郵件帶有明顯的口語語篇的特征。

（三）語法特征

1、句式結構

章振邦（2000:15-16）按將完全句（fullsentence）按其結構形式分為簡單句（SimpleSentence）、并列句（CompoundSentence）、復雜句（ComplexSentence）和并列復雜句（Compound-complexSentence）四大類，在本語料庫中具體示例如下：例1：簡單句WejustreceivedordersformLowesonthisquarterpallet.(CHN→USA146)例2：并列句The4Dlanternisontheright,2AAandheadlampisontheleft.(CHN-USA62)例3：復雜句SincetherewastroublewiththispartlasttimeIwouldliketoseetoolingdrawingsbeforethenewmoldismade.(USA-CHN84)例4：并列復雜句ThePOwillbeissuedassoonaspossiblebutIwantedyoutogetthisinformationnowsothatyoucanbeginpanningproductionandproducingmaterials.(USA-CHN144)另外，我們在語料庫中發(fā)現了一些不完整句，與省略句（ellipticalsentence）不同，不完整句缺失了某些句子成分，嚴格意義上屬于不符合書面語法規(guī)則的句子（章振邦，2000:15）。不完整句雖在口語會話中非常常見，但在正式的書面語篇中一般不使用。本語料庫中出現的不完整句部示例如下：例1：Noreasontoapologize.(USA-CHN31)例2：HadagoodmtgwithMelissatoday.(USA-CHN24)例3：Sorryfortheconfusion.(USA-CHN141)例4：Onemorepointtoclarify,...(USA-CHN140)例5：GoodideaonrubberizedLEDflashlight.(CHN-USA30)上述各類句式結構在本語料庫中的使用頻率如表3所示。根據表3，我們可以看出本語料庫中簡單句、并列句和不完整句的使用比例約占60%，而并列復雜句使用的頻率最低，比例約占5%。這說明與正式的書面語篇相比，國際商務電子郵件使用的句式結構相對簡單，更加接近于口語語篇的文體風格。另一方面，筆者發(fā)現當進出口雙方需要討論樣品制作，新產品的設計等技術層面的細節(jié)信息時，一般選擇復雜句進行表述。本語料庫中復雜句的使用頻率僅次于簡單句，所占比例達到34.6%，這很可能是因為與簡單句相比，復雜句能夠包含更多的信息量，有助于增強語言表達的準確性，進而提高雙方之間溝通的效率。

2、時態(tài)和語態(tài)

通過對語料庫中所有437個句子的觀察，筆者發(fā)現其中427個句子使用了主動語態(tài)，比例約占（99.8%），而被動語態(tài)使用的頻率極低，約占0.02%。在主動句中，第一人稱代詞（I,We）作主語的頻率很高，此類句子經常用于向對方提供所需信息或反饋業(yè)務進展。上述發(fā)現說明國際商務電子郵件非常接近日常生活會話的風格。仔細觀察，我們發(fā)現本語料庫中最常用的時態(tài)有一般現在時、一般將來時、一般過去時和現在進行時，這與電子郵件瞬間到達的時效性密切相關。買賣雙方可以通過收發(fā)電子郵件對交易過程中出現的諸多問題隨時進行商討直至最終達成一致，因此電子郵件話題的時態(tài)基調一般為“現在”。對商務人員而言，電子郵件的溝通效率可以與電話相媲美，但是成本卻低很多，因而商務電子郵件的語法特征更接近于日常生活會話。

3、縮略形式

縮略式經常出現在日常口語交際或私人電子郵件中，但在正式的商務信函中卻很少出現，這是因為縮略式的使用能夠反映語言的非正式性。在本語料庫中我們發(fā)現很多句子都包含了縮略式的使用，部分示例如下。例1：We’vealreadypassedallthefull3Dfliestothemanufacture.(CHN-USA123)例2：AlltheLED’sI’veseensofararealuminum.(USA-CHN31)例3：Whatwe’dlikeisamountbracketthatlookslikethis(USA-CHN194)例4：I’msorrythatourflashlightsamplesarrivedsolate.(CHN-USA32)例5：WehopethisisOKbecauseitdoesn’tneedtoll...(CHN-USA43)4、語法錯誤電子郵件作為書面語篇，本不應出現語言錯誤。但是，在本語料庫中我們發(fā)現很多語法錯誤（已用下劃橫線標注），部分示例如下：例1：Add$1.30ifchangefrom1wattto3watt.(CHN-USA23)例2：Thepriceisdependstothedesigns.(CHN-USA29)例3：Ihavesomeplacesneedyouhelp.(CHN-USA64)例4：Wehavesentoutoneofyoursampletodip(CHN-USA47)例5：Weareverygladtoknowthatyouhaveinterestsonourproducts,theBBQlightyouseeisthenewtypeimprovedbybill.不難發(fā)現，上述語言錯誤全部出現在中國藉員工撰寫的電子郵件中。究其原因，有些錯誤由員工的英語語言水平不夠所導致，而另外一些錯誤屬于文字輸入時的手誤。筆者就這些錯誤采訪了部分中國員工，獲取了一些值得學者們注意的觀點：（1）在國際商務行業(yè)，英語本族語者對非本族語者在電子郵件中所犯的語言錯誤具有很高的容忍度。對他們而言，只要能夠明白郵件的大意，即達到了商務溝通的目的。（2）貿易人員每天至少需要撰寫幾十封電子郵件，有時由于時間的緊迫性，電子郵件中出現一些語法錯誤、拼寫錯誤或標點錯誤在所難免。換言之，貿易行業(yè)人員在日常的電子郵件溝通中更注重溝通的效率，而不太關注語法形式的準確性。

（四）詞匯特征

在本語料庫中我們還發(fā)現了很多貿易人員自創(chuàng)的縮寫以及帶有明顯口頭語言特征的詞匯，部分示例如下：（1）縮寫例1：BTW[bytheway](CHN-USA59)例2：pls[please](CHN-USA64)例3：B.Rgds[Bestregards](CHN-USA47)例4：recap[recapitulation](USA-CHN24)例5：mtg[meeting](CHN-USA24)（2）口語詞匯例1：Yes,samematerial,(CHN-USA47)例2：OK.Thecostis$420.00.(CHN-USA87)例3：Thespringforceinthesampleyousentisok.(USA-CHN108)例4：Anyway,theirscheduleisfull.(CHN-USA121)例5：Again,(USA-CHN141)。

四、結語

通過上文對國際商務電子郵件語料的定性描述和定量分析，我們發(fā)現國際商務電子郵件帶有明顯的口語特征，如郵件開首問候語與日常生活會話相近；句式結構趨于簡單，以簡單句和并列句為主，且不乏不完整句；口語詞匯或句式使用頻率較高等，這與Gimenez(2000)的研究結果基本一致。由此可見，電子郵件這一新興的網絡溝通媒介已經對國際商務人員在日常業(yè)務溝通中使用的語言風格產生了非常顯著的影響。廣大商務英語研究者和一線教師們必須充分考慮到電子媒介對商務溝通語言的影響，在編寫商務英語寫作教材的樣信時，盡量選用那些簡潔明了、不失禮貌且符合當代英語表達習慣的語言，這樣才能縮短甚至消除商務英語寫作教材和商務溝通實踐之間的距離，讓學生在課堂里切實提高商務英語的寫作能力真正成為可能。