文件管理知識培訓范文

導語：如何才能寫好一篇文件管理知識培訓，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、兼職教師隊伍建設中出現的問題

農廣校的短期培訓涉及到很多專業，相應也就需要較多的專業教師，而學校由于受編制和經費的限制，需要從社會上聘請大量專業教師。這幾年在外聘教師的工作中，存在幾個突出的問題。

（一）責任心不強

由于兼職教師與學校之間沒有行政制約和人事管理關系，教學效果的好壞與其自身利益沒有必然聯系，有的人把兼職教師工作當作打短工和增加額外收入，并沒有把這項工作當作自己的事業來看待，缺乏責任心和使命感。他們往往只關注完成教學任務，不能像本校教師那樣重視教學效果，因而直接影響了學校正常的教學秩序和學員學習的熱情。

（二）授課時間的隨意性大

兼職教師主要是從各企業或事業單位的技術部門聘請的技術人員、生產一線骨干及部分管理人員，是企業、事業單位的生產和管理精英。他們平時的工作任務量往往很大，在擔任學校的兼職教師時，由于企業生產和事業管理的需要，常常出現要臨時調課、停課、缺課、補課等，另外，遲到早退現象也經常出現，某種程度上打亂了學校的正常教學秩序，也不利于師生間的相互了解和溝通，教學過程時斷時續，知識傳授沒有連續性，很不利于學員系統掌握知識、研習技能。

（三）教學基本技能欠缺

兼職教師大多是非師范類畢業，且長期工作在生產管理第一線，沒有執教經驗，缺少必要的教學理論來指導他們的教學工作，更談不上教學技巧，只是機械地按大綱和教材要求完成教學內容。教學中出現內容安排隨意性大，總體布局不合理，理論知識傳授量少且亂，實踐知識過于突出，有時出現教學的重點不夠突出，難點不能重點解決等問題。同時，他們的板書不夠規范，很少應用現代化的教學手段，教學語言不生動，教學過程缺乏創造性等，教學效果不佳，學員意見很大。

（四）教學環節不完整

一個完整的教學過程應包括教學進度計劃、備課、書寫教案、講授教學內容、輔導答疑、教研分析等，而兼職教師在這些環節上，常常只注重講授教學內容和考試兩個環節，缺少其他教學環節的緊密配合，不能保證整個教學環節的完整性，更是缺少教學反思這個過程，對學員掌握知識不利。

二、兼職教師隊伍的規范管理

農廣校的發展離不開外聘教師的辛勤努力和無私付出，尤其是短期培訓工作更是凝聚了外聘教師的汗水和辛勞，加強對外聘教師的管理是促進農廣校更好更快發展的保證。

（一）轉變觀念，提高認識

聘請兼職教師是目前解決農廣校階段性專業教師缺乏的主要手段之一。在短期培訓中，外聘的兼職教師很好地解決了本校教師缺乏，尤其是專業課教師缺乏的難題。但在管理中要注意，不能因為他們是兼職教師，與學校沒有人事隸屬關系，而降低對他們的要求，要對他們提出與本校專職教師工作標準相近的要求。一方面可以增強他們的責任心和使命感，另一方面也讓他們因受到重視而增強歸屬感和認同感。

（二）規范聘請程序，加強管理

聘請兼職教師前，學校要根據教學工作需要，在相關部門進行登記并公布聘請信息。對于應聘的教師要求其出示工作經歷、學識水平證明、學習背景等相關材料;要求工作單位出據證明和評語等材料;成立由相關人員組成的考核小組，由應聘者試講、考核小組考評打分，合格者發放聘請證書，建立兼職教師檔案，簽訂聘用合同。對受聘的兼職教師提出相關目標任務，明確責任和義務，說明管理、評價、獎懲要求，講清楚辭聘、續聘、解聘等條件和制度等。

（三）建立兼職教師的工作檔案，以全面了解和掌握兼職教師的情況

短期培訓往往教學時間短，涉及的專業較多，兼職教師的人員數量和專業種類較多，有時要重復開辦若干期同一專業的培訓班，所以兼職教師有時要多次聘用。為保證工作穩步有序，學校對兼職教師建立檔案，記錄兼職教師的專業、職稱、工作經歷、教學經驗、教學評價等，以便為以后聘請兼職教師做準備。

（四）做好兼職教師的崗前培訓

有些兼職教師對教學工作缺乏經驗，或缺少專業理論基礎，在開始講課前，要邀請他們到學校進行觀摩交流，并組織聽課學習，參與本校專業課教師教學計劃的制訂，學習和掌握備課、授課、知識過渡、作業批改、考試命題、成績分析、教學反思等教學環節，讓他們熟悉這些教學環節的聯系與教學要求，培訓他們學會使用現代教學技術與手段，了解先進的教學方法與教育理念。

（五）靈活安排外聘教師的課程

鑒于兼職教師的特殊性，學校在安排授課任務時，優先考慮外聘教師的時間安排課程。例如，充分利用休息日或晚上等業余時間安排他們進行授課，或根據他們工作特點進行分段或集中上課等。安排兼職教師課程不拘于條條框框，以完成教學計劃、達到教學目標、取得較好教學效果為前提來靈活安排。

（六）建立完善的獎勵制度和激勵機制

兼職教師的報酬實行優勞優酬，在同等職稱報酬上，取上限酬薪。對于上課及時，能按計劃完成完整教學環節的教師，在原有薪酬基礎上，適當進行獎勵。對他們的考核根據教學課程的安排，采取“專人負責、跟蹤服務、隨時督促、考核紀實”的方式進行。對于沒有按計劃完成好教學工作的外聘教師，在考核小組商量后，根據“考核紀實”的實錄，適當進行降薪處理。對于完不成教學工作，同時在學員中反響很差的外聘教師，要及時辭退，避免對培訓工作造成大的損失。

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【關鍵詞】電子文件；電子檔案；檔案管理

0 引言

隨著社會信息化程度的不斷加快，電子文件如雨后春筍，電子文件在檔案管理工作中的地位越來越重要。本文針對筆者在工作中對電子文件的認識和了解，從電子文件的特點和在工作中遇到的問題以及怎么做進行思考和簡單的探討。

1 電子文件的特點

1.1 電子文件對設備有很強的依賴性

電子文件從形成、傳輸到存儲都是通過計算機實現的。特定的電子文件是依賴特定的設備和特定的軟件而存在的。因此離開了相應的計算機或軟件，電子文件就無法識別和傳遞，那么電子文件的有效信息便成為無效信息，也就失去了它本身的價值。

1.2 電子文件的共享性

電子文件與紙質文件不同，它可以不受時間和距離的限制。人們可以通過網絡把同一份文件傳送給不用的接收者，達成資源的共享。局域網內也可以在電腦上創建共享文件夾，公司內部工作人員可以直接在自己電腦上分享共享資源，提高工作效率。

1.3 電子文件的不安全性和易改性

電子文件是在計算機內傳遞的，容易作者修改或者復制，修改之后沒有痕跡，很難發現這就是原件。所以電子檔案的原始性、真實性和憑證性就很難保證。

1.4 電子文件的存儲容量大，節約存儲空間

電子文件依賴的載體，無論是磁盤、光盤還是硬盤，其存儲量都高于過去的各種信息介質，像傳統的紙質檔案，需要龐大的裝具和庫房進行存放和保管，而電子文件所存儲的載體的信息容量是和紙質檔案無法比較的。用極小的空間就可以存儲大量的信息，大大節省了存儲空間。

2 電子文件管理工作中存在的問題

2.1 電子文件的技術問題

電子文件的形成和各種處理都是在計算機等設備上完成的，離開計算機等設備，電子文件既看不見也摸不著。但是由于計算機技術的不斷發展，特別是電子計算機更新換代很快，對于需要長期歸檔保存的電子文件來說，數年后，很可能會出現即使保管很好的電子文件載體也找不到讀取設備的問題。所以電子文件對設備的依賴性也就成了現在工作中急需要解決的一個技術問題。

2.2 電子文件的保存問題

影響電子文件安全的因素有很多。電子文件除了對保存的溫度和濕度、磁性材料等環境因素都有極高的要求。人為因素操作錯誤、破壞性病毒的入侵、電子文件運行的硬件設備故障、電子文件運行的軟件系統的不穩定、自然災害或社會動亂都可能導致電子文件數據內容和電子文件存儲材料的損壞或丟失。

2.3 電子文件的管理問題

很多企事業單位等沒有建立相應的電子文件管理制度，或者即使有相應的規章制度，但管理部門對電子文件管理意識淡薄，或疏于管理，加上很多工作人員因為沒有經過專業的培訓，缺乏電子文件管理知識，不愿按照制度的規定辦理，這就造成很多電子文件隨機存放、雜亂無章。還有就是檔案工作人員由于離職原因，疏于交接或交接不全，導致很多電子文件無法找到。

3 加強電子檔案管理的策略

3.1 保障電子文件長期的可讀性

電子文件只有識讀出來，才可以發揮它應有的價值。為保障它的可讀性，可以設計功能齊全并且安全可靠的文件信息管理系統，盡可能的把電子文件生命周期的各個階段的管理要求都融入到電子文件生成系統之中；對電子文件的存儲格式進行嚴格管理，盡量采用已經標準化或通用化的格式；實時加強電子文件的技術鑒定，根據軟硬件升級換代的情況在適當的時候對電子文件進行及時的遷移操作等；還可以利用電子文件的仿真技術，使原來的數據、設備及系統能夠運行在現行的軟、硬件系統上。

3.2 解決好電子文件檔案的保管和長期保存問題

電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。傳統紙質檔案保管的重點一般是溫濕度控制、防霉、防蛀、修裱加固、字跡恢復等方面，而電子文件的保護重點是電子文件的可讀性。這就需要控制好電子文件保存的溫濕度，還要采取嚴密的防灰塵措施。為了防止其它外來風險對電子文件造成的損失，電子文件備份是不可缺少的。要將電子文件記錄信息、電子文件的元數據和電子文件管理系統以磁盤、光盤、硬盤或網絡的方式分別備份。除此之外還要定期對電子文件檔案的載體材料和讀取方式進行更新，確保電子文件可以有效利用。

3.3 提高電子文件歸檔管理水平

加強歸檔電子文件的管理是關系到國家、單位及個人的利益。首先，各級主管部門必須高度重視、大力支持，只有領導重視，檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量才會得到提高。其次，檔案人員自身的綜合素質也需要不斷提高。因為電子檔案的管理，涉及到電子計算機軟硬件及網絡技術、信息技術和檔案管理的基礎知識，所以絕不是只懂得電子計算機技術或只懂得紙質等載體檔案管理知識的人所能勝任的。因此檔案人員必須從制度入手，嚴把電子文件歸檔和電子檔案管理的各個環節，確保重要電子文件從產生之初到作為檔案保存的整個過程真實、完整與安全。最后，檔案人員還要大膽創新，拓展領域，實現信息服務的多樣化、社會化。

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（貴州省建材產品質量監督檢驗院，貴陽 550002）

摘 要：我國對鋼筋混凝土排水管實行生產許可證制度管理，生產企業必須按規定程序取得生產許可證，方可從事相關產品的生產活動。企業實地核查是企業取得生產許可證流程中關鍵的一個環節，企業實地核查不合格即判企業審查不合格。本文結合現場核查體會，對企業實地核查項目中常見問題進行了歸納分析，提出改進措施，并對企業實地核查的準備工作提出建議。

關鍵詞 ：生產許可證；實地核查；問題；改進措施

前言

隨著我國經濟快速發展，基礎設施建設規模越來越大，城鄉建設的步伐日益加快。城鎮化發展也使得當前城市地下排水管網已經不能夠適應城市快速擴張的規模，迫切需要完善和擴建地下排水管網，這些都為排水管行業發展創造了極為有利的外部條件。鋼筋混凝土排水管以其就地取材、制造方便、價格低廉、耐久性好、使用壽命長等優點，被廣泛地應用于市政道路建設、城鎮建設、農田水利建設當中。鋼筋混凝土排水管在使用中一旦出現質量問題，容易引發工程返工、管道破裂、排水不暢、道路塌陷、城市內澇等現象，影響生產和人們的正常生活。

為了保證鋼筋混凝土排水管產品的質量安全，2007年4月4日國家質檢總局公布了《輸水管產品生產許可證實施細則》，將輸水管納入國家實行生產許可證制度的工業產品目錄中，鋼筋混凝土排水管屬于輸水管的范疇 。2011年1月19日，國家質檢總局公布了新的《輸水管生產許可證實施細則》。工業產品生產許可證制度規定，生產企業必須具備保證產品質量安全的基本條件，并按規定程序取得生產許可證，方可從事相關產品的生產活動。任何企業未取得生產許可證，不得生產實行生產許可證制度管理的產品。鋼筋混凝土排水管實行生產許可證制度，對增強企業質量意識、提高質量管理水平、保障產品質量起到極大的促進作用。為幫助企業順利通過生產許可證企業實地核查，本文結合在企業實地核查工作中的體會，將企業實地核查中常見的問題加以總結，以供鋼筋混凝土排水管生產企業在申證準備過程中參考。

1 企業實地核查

1.1 企業實地核查的目的

對申請企業取得生產許可證的基本條件進行實地核查是工業產品生產許可證工作的核心內容，其目的就是確認申請企業是否具備持續穩定生產質量安全合格產品的能力，為工業產品生產許可證主管部門正確作出審查決定并頒發生產許可證證書，客觀、公正、準確地提供可靠的技術評價材料。

1.2 企業實地核查的項目

《輸水管產品生產許可證企業實地核查辦法》將核查項目分為：一、質量管理職責；二、生產資源提供；三、人力資源要求；四、技術文件管理；五、過程質量管理；六、產品質量檢驗；七、安全防護，共7章、26條、39款。

1.3 企業實地核查判定

1.3.1 項目結論的判定

（1）否決項目結論分為“符合”和“不符合”；。

（2）非否決項目結論分為“符合”、“輕微缺陷”、“不符合”。

其中“輕微缺陷”是指企業出現的不合格是偶然的、孤立的現象，并是性質一般的問題；“不符合”是指企業出現了區域性的或系統性的不合格，或是性質嚴重的不合格。

1.3.2 核查結論的確定原則

否決項目全部符合，非否決項目中輕微缺陷不超過8款，且無不符合項，核查結論為合格。否則核查結論為不合格。

2 企業實地核查中常見問題及改進措施

2.1 質量管理職責

常見問題：①有的企業雖然有質量管理制度，但對質量有影響的部門、人員的職責和權限及相互關系的表達不夠明確；②質量管理制度中雖有相應的考核辦法，但實質性內容不夠完善，可操作性和針對性差；沒有嚴格實施，不能提供完整的考核記錄。

改進措施：①企業應不斷完善質量管理制度，內容表達明確，具有可操作性和針對性；②對質量有影響的部門或人員應明確質量管理職責和權限，嚴格按照考核辦法實施考核，并作好相應的質量活動記錄。

2.2 生產資源提供

常見問題：①沒有配置混凝土標準養護室，所配置的混凝土標準養護箱容積與企業生產規模不相適應；②沒有編制生產設備和工藝裝備維護保養計劃，實施記錄不齊全；③個別檢測設備的準確度不能滿足生產合格產品的需要，如管子水壓試驗裝置要求的壓力表為1.6級，分度值0.005MPa，部分企業提供的壓力表盡管也是1.6級，但分度值不滿足要求。

改進措施：①生產規模大的企業最好配置混凝土標準養護室（RH：>95%、溫度：20±2℃）或標準水養設施（20±2℃的不流動的Ca(OH)2飽和溶液），如果配置混凝土標準養護箱，一定要注意混凝土標準養護箱的容積要與與企業生產規模相適應；②企業應健全設備維護和保養制度，做好設備的定期維護保養，且保存記錄，使其處于完好正常運行狀態；③按《輸水管產品生產許可證實施細則》規定，把必備檢測設備配備齊全，且其數量、準確度符合《輸水管產品生產許可證實施細則》要求，尤其不要忽視一些小型設備。

2.3 人力資源要求

常見問題：①質量管理人員，生產技術人員、檢驗人員對質量管理知識和專業技術知識掌握不夠，檢驗人員不能熟練準確地按規定進行有關檢驗；②部分企業檢驗人員未經專業技術機構培訓，所持上崗證培訓內容未包括鋼筋混凝土排水管產品標準。

改進措施：①企業應加強關鍵崗位員工的技術培訓工作，使其掌握一定的質量管理知識和專業技術知識，熟悉崗位職責并能熟練進行生產操作；②安排檢驗人員到專業技術機構進行培訓，取得符合要求的上崗證。

2.4 技術文件管理

常見問題：①有些企業提供的標準文本不全，只有產品標準，缺少一些原材料標準和試驗方法標準；②企業自行設計的結構配筋圖沒有經具有審核資質的單位對其進行技術審核，不能提供審核報告；③有些企業雖有技術文件管理制度，但管理較混亂，作廢的舊文件沒有標識，與新文件混在一起，且沒有文件批準及收發文件的記錄。

改進措施：①可通過有關標準化院、標準情報所等機構收齊相關標準；②企業自行設計的結構配筋圖，如不能提供具有審核資質的單位出具的審核報告，建議采用有資質單位提供的結構配筋圖紙或圖集，但應有企業書面技術確認報告；③的文件要保留好批準記錄，負責文件管理的部門或人員應及時收回作廢的舊文件，并進行適當標識，以防舊文件的非預期使用，及時發放新文件，并做好記錄。

2.5 過程質量管理

常見問題：①采購質量控制制度和文件內容不完整；②未按規定對供方進行評價；③制訂的工藝管理制度及管理考核辦法內容不完善，缺乏操作性；④關鍵質量控制點的操作控制程序或作業指導書內容空泛，針對性與操作性不強。

改進措施：①企業要健全采購質量控制制度，采購制度一般應規定：采購手續、合同簽訂、供應商的評定、檢驗及驗收規定、原材料存放標識規定等內容，把好原輔料進貨關；②根據調研和以往提供的產品質量情況、企業資信文件、業績等實施供方評價，確定合格供應商；③工藝管理制度內容應包括工藝文件管理部門、編制部門和執行部門的職責、權限及其相互關系，操作工人應嚴格按工藝規程、作業指導書等工藝文件進行生產、操作的紀律要求，采用新技術、新工藝、新材料、新設備時應采取的工藝分析、審查、試驗的要求，工藝管理制度的考核、獎勵辦法，工藝操作記錄要求及工藝紀律檢查記錄的要求等。工藝管理主要是過程、工藝檢查，考核的主要內容為是否執行工藝、是否按規定的程序、方法、參數去執行，工藝管理考核辦法應明確質量控制目標、量化的考核指標，要有相關的記錄做證實；④鋼筋混凝土排水管關鍵質量控制點至少應包括鋼筋骨架滾焊成型、混凝土攪拌、成型、養護等工序，每一個關鍵質量控制點的控制程序通常包括目的和范圍、職責、工作程序、相關文件(或支持性文件)和記錄表格，而作業指導書一般應明確每個關鍵控制點的步驟、要領和要求，確保同一工作崗位的所有員工都按同一標準去做，并做好日常記錄。

2.6 產品質量檢驗

常見問題：① 檢驗的原始記錄不完整、準確，任意涂改情況較嚴重；只有檢驗結果，找不到對應的原始記錄；檢驗報告不夠規范；②產品標識不符合國家標準規定要求，一些企業的產品標識上只有企業名稱和生產日期，沒有標明產品標記等其他信息。

改進措施：①按照有關標準的要求開展檢驗并認真記錄，記錄如系誤寫，應在原數據上劃一斜線，并在旁邊添加正確的數字，簽名。檢驗報告的信息量要充分，三級審核均要簽好名。②企業應按GB/T11836-2009的規定正確進行產品標識，應在管子表面上標明：企業名稱、商標、生產許可證編號、產品標記、生產日期和“嚴禁碰撞”等字樣。

2.7 安全防護

常見問題：混凝土攪拌機、懸輥成型機的電動機和控制柜露天放置，沒有防雨及安全防護裝置，配電柜、配電箱等沒有安全警示標識。

改進措施：嚴格執行安全生產制度，對每個工作場所進行逐一檢查。對任何沒有防護裝置的危險部位均應安裝符合要求的安全防護裝置，并設置安全警示標識。對已有防護裝置但不符合要求的危險部位進行加固或改造，直到符合要求為止。

3 建議

為使企業實地核查順利通過，在審查組進入現場前，建議企業提前做好以下準備工作。

3.1 匯報材料

實地核查首次會上，一般要由企業負責人簡單介紹企業生產或籌建情況。主要內容包括：企業基本情況、成立日期、投資情況、占地面積、企業工藝布局、設施設備狀況、組織機構、人員培訓、生產質量管理等情況。匯報材料不能過于簡潔，也不易過長，要讓評審組對企業有一個基本了解。

3.2 現場核查陪同人員

企業應安排熟悉企業總體情況并具有較強表達能力的人員陪同現場核查，陪同人員應能比較快速準確地回答現場核查人員的各種提問。現場核查的陪同人員不宜過多，通常宜由主管技術的廠長陪同回答或解釋生產技術方面的問題，由主管質量的廠長負責回答或解釋有關質量管理方面的問題。

3.3 各崗位人員

在現場檢查時，審查組要與技術人員、檢驗人員、生產工人等進行交流溝通，了解相關人員的情況。因而企業平時應加強人員培訓工作，使得技術管理人員具有一定專業知識和質量管理知識，各崗位人員要熟悉本崗位職責，能熟練進行生產操作，能清楚回答現場檢查人員的提問，尤其是技術人員（工程師）、關鍵工序崗位人員和檢驗人員必須在場并做好充分的準備。

3.4 生產環境設施

核查前企業應認真檢查有關生產設施，確保核查時與申證產品有關的生產和檢驗設施均能正常運轉，混凝土標準養護室的溫濕度要滿足標準要求。對于存在安全風險的設備和設施，應當設置警示標識和防護設施；車間、庫房等應當配備必要的消防消防器材，消防器材應在有效期內；原材料、半成品、成品的檢驗狀態應按規定標識好；清理現場環境，包括生產車間、檢驗室、廠區內部及周邊環境衛生等，這樣可反映企業對核查工作的重視。

3.5 文件及記錄

企業應建立質量管理體系文件，如質量手冊、程序文件、作業指導書、設備操作規程、記錄表格等，這些管理體系文件要按規定批準實施。根據企業實地核查項目分類建立文件盒，把屬于同一核查項目的文件及記錄存放在同一類別的文件盒中，便于核查人員查閱。砂石、混凝土、鋼筋骨架、成品檢驗的原始記錄和檢驗報告，生產過程中的操作記錄等按月份或年份裝訂。為了能起到提示作用，可以將有關質量管理制度、設備操作規程、作業指導書、工藝流程圖等在相應的辦公司、車間崗位上墻。

3.6 樣品的準備

企業實地核查合格后，要進行產品抽樣和檢驗，企業應根據《輸水管產品生產許可證抽樣規則》準備好備抽樣品。共抽兩種規格型號的產品，所申請的最大規格型號的產品必須抽樣檢驗，另從符合抽樣條件的其他規格型號的產品中隨機抽取一種規格型號產品作為另一受檢批，受檢批由同材料、同工藝、同規格、同外壓荷載級別的管子組成，且為連續二個月內生產的產品，樣品齡期不超過6個月。每種型號規格的管子抽樣基數為：管子直徑＜260 0mm時為30根～20 0根；管子直徑為260 0mm～350 0mm時為20根～20 0根。在實地核查工作中，發生過少數企業未按要求準備好樣品，造成無法實施抽樣，導致實地核查工作終止。

3.7 企業的自查

在完成所有軟、硬件的準備工作后，企業應組織人員根據《輸水管產品生產許可證企業實地核查辦法》要求進行認真自查，及時發現遺漏問題，在審查組進入現場前補充完善，使實地核查能順利通過。

結語

企業實地核查是企業取得生產許可證流程中關鍵的一個環節，企業實地核查不合格即判企業審查不合格。但只要企業對照《輸水管產品生產許可證實施細則》的要求有針對性地去逐條進行準備，責任落實到位，通過實地核查并非難事。

參考文獻：

[1] 輸水管產品生產許可證實施細則[[S]，2011.

[2] GB/T11836-2009混凝土和鋼筋混凝土排水管[S].

作者簡介

蔣德勇，1968年生，1991年畢業于重慶建筑工程學院建筑材料與制品專業，高級工程師，現從事建筑材料檢測和質量管理工作。

地址：貴州省貴陽市都司路124號“都市之星”18-A1

郵編：550002

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關鍵詞：企業 許可證 現場 審查 要求

工業產品生產許可證管理的對象是指生產列入的重要工業產品的企業。2005年9月1日起正式實行的《中華人民共和國工業產品生產許可證管理條例 》（以下簡稱《條例》按照《中華人民共和國行政許可法》的精神要求，總結了20多年來實施生產許可證制度的成功經驗，借簽了國外生產許可管理的有效做法，突出了確保產品質量安全，貫徹國家產業政策，促進經濟健康協調的立法宗旨。體現了科學公正，公開透明。程序合法，便民高效地工作原則。《條例》及（實施細則）等一系列的配套規章和規范性文件，進一步明確了具體工作機構職責，細化完善了相關工作制度，突出強調化了獲證后監督檢查及法律責任。

核查人員指具備一定資質，從事審查申請工業產品生產許可證企業的保證產品質量必備生產條件的人員。審查員的作用是以客觀公正的對生產許可證申請企業現場采集信息，并做出評價。企業應按要求準備和提供相應的審查條件要素。提供證據以證明自己滿足生產許可證獲證條件的要素。

現場核查：核查人員是對申請生產許可證的企業現場以客觀公正抽樣的方法獲取客觀證據。是生產許可證必不可少的重要環節，是審查組依照核查辦法和實施細則的要求，運用抽樣的方法尋找客觀證據，對申請企業的基本條件進行核查并做出評價的一系列具體活動。

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運用計算機以及相關的網絡通信等高新技術是檔案信息現代化管理的重要標志，建立能夠進行相關的存儲處理，檢索復制包含圖文以及音像等內容檔案文獻信息，能夠將檔案保護與檔案信息處理融合為一體的信息網絡系統是現在檔案管理的重要內容。同時，為達到將檔案信息方便快捷地轉化為可利用的社會資源的目的，各級檔案管理單位都在投入大量資金精力更新相關的設備，尤其在針對檔案管理升級工作中，各級檔案管理單位都配置了計算機等現代化辦公設施，這些現代化辦公設施的引入，在檔案現代化管理工作中發揮了日益重要的作用。檔案管理工作者應根據自己從事管理工作的實際情況，為檔案信息管理現代化的實現創造條件。

1　確立檔案管理標準化意識

現代檔案管理，應確立以現代化為主要發展方向的中心思想，應確立以標準化為主要前提的意識：檔案管理以現代化為主要發展方向，就是要建立現代檔案信息網絡，這是以現代計算機技術應用為基礎，實現檔案管理的高效準確。要達到檔案管理的高效準確，就必須確立各項業務工作的標準化基礎，應著力避免內容混亂，系統不協調、設備不配套的混亂狀況的出現，這也是檔案管理工作實現現代化的先決條件。只有實施檔案管理標準化措施，才能使服務工作的質量滿足相關要求，減少相關資源的投入，以達到最佳效益。因此，確立檔案管理工作的標準化意識，是實現檔案管理工作現代化的必要條件。具體來說，應做到以下幾點：

(1)對于不同專業不同內容的檔案，應先按大類進行分別存檔，在這些不同門類的檔案中，還應按照科學的分類辦法以及標準進行分類存檔，實行標準化規范化的檔案管理；(2)對于不同形式的的文字以及音像材料，應實行按形式、時間來具體分類，針對不同的保管期限進行立卷歸檔；(3)應根據自身參與管理的實際工作內容，制定符合實際檔案管理工作特點，便于利用現代化設備進行操作的標準。

2　培養檔案管理現代化人才

科技以人為本，時代的振興和社會的進步，包括各行業的發展，人才的作用是十分重要的，但是現階段中，我國的檔案管理工作的相關人員培養仍處于比較薄弱的環節。大多數檔案工作人員缺乏必要的計算機管理知識，僅能利用現有軟件程序進行簡單的重復操作，一旦遇到系統調整，需求變化管理體系或對系統進行改進就束手無策。因此，如何做好新時期檔案管理工作人才，各級檔案管理單位必須面對的緊迫而現實的問題。隨著現代科技技術在現代檔案管理中的應用的不斷加深，尤其是計算機技術是實現檔案信息管理現代化的必要條件，也就要求具有現代檔案管理工作人員必須具有相當的專業知識，能根據檔案管理工作的自身需要，對相應的軟件程序能作出改有效的完善。這就要求從事檔案管理工作的人員加強相關的計算機知識培訓。要培養檔案管理現代化人才，要做到以下幾點：(1)應根據自身發展需要，對相關的管理人員進行有針對性、實用性的專業培訓，通過培訓使檔案管理人員充分理解相關軟件的作用；(2)應根據自身檔案管理工作的實際特點，要采用合理的用人制度，選擇有工作能力，有實干精神的人員從事檔案管理工作；(3)要培養新時期檔案管理工作人才，不僅要確保他們具有相關政治理論水平、業務水平，還培養其開拓進取的意識，掌握相關的計算機理論知識水平和操作技能，實現檔案管理工作現代化。

3　強化檔案管理現代化意識

總的來說，實現檔案信息現代化管理的重要內容，相關的檔案管理的工作人員應做到以下幾點：(1)盡快學習掌握現代化設備的操作，學習建立檔案信息網絡，拓寬服務領域，提高服務質量，增強檔案管理工作的內容；(2)敢于大膽實踐，利用現有條件，探索出符合實際要求的檔案信息現代化管理的途徑；(3)應加強相關知識的學習，完善自身現代化科學技術體系，提高業務的科學管理水平；(4)轉變傳統的觀念，不斷強化檔案信息現代化管理意識，改變只提供上門查閱的被動服務方式；(5)及時總結探索檔案管理工作的特點和規律，找出快捷有效地為各項檔案管理工作和為社會服務的新途徑。

4　制定檔案管理一體化體系

由于歷史原因，過去很長一段時間內，檔案管理體制基本上處于封閉狀態，所采用的立卷方法和原則不少是沿襲其他國家的檔案管理經驗，集合自身特點總結出來的方法。雖然這套方法在概括檔案文件的特點，保護檔案文件之間聯系，便于查找利用等方面有一定的優勢，但這一方法畢竟已經不能滿足現代大量信息需要查找的要求，相比于不斷完善的現代化檢索技術，這種固有的方法和要求就過于繁雜，應以現代化的方法進行取代，其主要內容就是以計算機系統來完成這方面的工作。而且，由于文書和檔案是由不同的獨立部門分別管理，導致檔案部門不能及時的在文件信息積累的起始階段就轉化為檔案，不能及時投入開發利用。現代檔案管理體系，就應做到在文件形成之初就利用計算機進行有機地聯系，依據計算機系統工程的處理方法將其分成若干系統進行處理，制定統一的規范和標準，利用子系統逐次分類技術達到檔案信息在網上共享。因此，只有制定檔案管理一體化體系，才能有效地提高檔案利用時效，利用發展迅速的現代化技術，提高立卷方法改革的可行性。同時，運用計算機檢索檔案文件，既可以做到只要準確的確定檢索條件，就能夠快速的查到所需文件；又能達到查閱時不需要調動原件，不需要進入庫房的效果。要制定檔案管理一體化體系，就要做到以下幾點：(1)利用計算機加工已形成的各種文獻，建立檔案信息數據庫，通過網絡系統傳輸到有需求的用戶，實現檔案管理部門由管理型向服務型的轉便；(2)利用現有的辦公條件，發展檔案管理的對象，將單一的文件管理收集向多元化的電子檔案收集發展；(3)檔案管理部門在收集紙質文件的同時，也應加強對電子文件的收集，實現多種形式的檔案共管，將工作重點逐漸由文件管理轉移到整體信息的儲存和開發上。

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【關鍵詞】電子檔案管理； 紙質檔案管理； 安全管理； 措施

隨著電子政務、電子商務的廣泛應用，使得文件的存儲形式發生了巨大變化，電子文件漸漸取代了紙質文件，成為了一種最為重要的檔案存儲形式。為了更加有效地保護珍貴的歷史資料，有保存價值的紙質資料必須要采用電子檔案這樣的保存方法。當前，電子檔案由于技術水平、技術力量方面的欠缺，與紙質檔案管理相比相關的保護技術還不是很完善。為了很好地應對新的檔案管理模式，維持電子檔案管理有效性，必須要采取一些措施，對紙質檔案、電子檔案兩者的管理現狀、保護技術差異進行深入的分析，并提出具有實際可行性的電子檔案保存對策，最后找到一個適合電子檔案管理的現代化管理模式。

一、電子檔案與紙質檔案在保管中的差異

（一）管理觀念上的差異。檔案的一個重要環節就是對電子文件進行歸檔，過去缺乏專業知識和專業設備，沒有引起高度關注，要么將其作為副本、資料保管，要么把它拒之門外。長期以來，檔案管理主要采用傳統的紙質檔案管理思維模式，想要進行電子檔案認識的轉變，就必須要構建新的電子檔案管理運用思想模式，把“后現代管理觀念”運用于電子檔案管理，而不能再拘泥于紙質檔案的“現代管理觀念”。

（二）保存壽命的差異。紙質文件的字跡、制成材料及字跡材料將會永遠的成為一體。它的內部因素、保護環境直接影響了它的使用壽命。而電子檔案就不一樣，電子檔案的內部因素、保護環境對它的使用壽命有影響，但起到關鍵影響的要數技術革新。電子文件的形成就要依賴于計算機將載體和信息結合，它的識別也需要通過計算機。

（三）保護措施的差異。當前，防和治是紙質檔案最為重要的保護措施。防指的是減少或杜絕不利因素對檔案制成材料的破壞程度，這是一種致力于改善檔案保護環境的保護措施。治指的是處理那些已損壞或存在不利長久保存因素的檔案，盡可能修復損壞檔案，使其恢復原貌，同時，加強檔案抵御不利因素的能力。電子檔案與紙質檔案在保存環境、自身特性方面存在很大的不同，電子檔案要想長期使用，不僅要注重保存環境，更要以電子文件的邏輯特性、物理特性為依據展開維護。

（四）自然保存環境對載體影響的差異。電子檔案和紙質檔案在載體性質上存在巨大差異，因而兩者有著不同的保存環境要求。

1.溫、濕度影響的差異。電子檔案和紙質檔案有著不同的載體性質，因而磁性載體、光盤和紙張深受不合適的溫、濕度影響。先談談溫度和濕度是如何影響紙張的，高溫高濕可以加快紙張的水解―氧化反應，內部化學反應使得紙張的字跡材料發生洇化、擴散的現象。而溫度和濕度對電子檔案有著不同的影響方式，不合適的溫、濕度將降低磁性載體、光盤載體的壽命，同時會加快各種因素的作用，進而使得制品發脆。磁性載體選用耐高溫的聚酯作為材料的盤基，但如果長期處于高溫環境，它可能就會發生變形。此外，溫度的變化也會造成聚酯盤基膨脹或收縮，進行使得盤基和磁性涂層之間有效接合、盤基穩定性都受到影響。光盤載體選用鋁、塑料及多碳材料作為載體材料，一般情況下，高溫易使得這些材料發生變形。一旦光盤表面發生細微彎曲，數據讀寫、激光束精確定位都將受到影響。當處于濕度大的保存環境，磁性載體涂層粘合劑容易發生吸水、脫落而造成涂層的移位、變形，極易使得記錄信息遺失。由此可以得出結論：溫度、濕度對紙質檔案、電子檔案都有著不同程度的影響。

2.灰塵影響的差異。灰塵給紙張帶來的負面影響是很多的，包括機械磨損、帶來霉菌及使紙張粘結成“檔案磚”等。而灰塵給電子檔案帶來的載體損壞主要來自三個方面：一是物理損壞，二是化學損壞，三是生物損壞。物理損壞主要是由污染、磁盤、磁帶、光盤載體表面受到劃傷造成的，其后果就是使得記錄信息受到損毀；化學損壞主要由灰塵中的化學成分造成磁盤、磁帶、光盤載體發生腐蝕、降解而毀壞，其后果就是使得記錄信息消失不見；生物損壞主要是因為灰塵作為霉菌的培養基、繁殖地而引發了霉菌孢子的傳播，霉菌分泌的酶和有機酸對磁性載體和光盤有巨大傷害作用，其后果就是使得數據發生丟失。

3.外來磁場和機械振動影響的差異。對紙質檔案來說，機械振動、磁場對其是沒有影響的。對電子檔案來說，機械振動、磁場對其磁性載體有著很大的影響。磁性載體材料中的磁性涂層的剩磁感應強度決定著信息的記錄和讀取。當磁性涂層剩磁消失時，磁體載體記錄的信息將消失不見。磁性載體極易受到外來磁場的作用，其結果就是磁性涂層剩磁發生退磁或磁化，使得信噪比降低、信號失落，不僅損壞了記錄信息，還使得讀出效果變差。一個客觀事實是，生存的環境存在很多電磁干擾，如變壓器、放大器、電動機、電視機等。因此，進行電子檔案保存時，要將磁性載體放置有抗磁性的框架內或金屬盒內，要盡可能地避免外磁場影響、避免強烈的機械震動。

（五）管理人員素質要求的差異。與紙質檔案管理相比，電子檔案保存有著更加嚴格的技術、理論要求，這就要求電子檔案管理人員不僅需要擁有傳統檔案管理知識，還要擁有新的電子檔案管理的方法和技術。

二、 電子檔案的安全管理策略

（一）改善電子檔案宏觀管理的對策。主要有以下3點：

1.加快相關標準的制定。當前，電子檔案管理需要相對復雜的技術環境，因而采用更加科學、更加標準的管理方法，這樣管理起來才會更加全面、細致。為了推進電子檔案管理，我國制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理》要求和《電子文件歸檔及電子檔案管理規范》標準，前者規范了CAD電子文件的光盤存儲和保管，后者對電子文件、電子檔案的收集、整理、歸檔、移交、保管等方面進行了細致的規定。

2.加強電子檔案的安全防護工作。電子檔案管理的一個重中之重就是電子檔案的安全防護工作，一是要想做好安全防護工作就需要嚴格把關信息存儲載體制成材料，電子檔案制成材料的質量直接關系到電子檔案載體的保存壽命的長短。二是從環境和設備的安全、良好的室內環境、機器設備和磁介質處于適宜溫度環境等方面保證計算機網絡系統的實體安全。三是從使用權限、文件屬性、登錄限制等方面保證計算機網絡系統的運行安全，這樣的話就有利于服務器文件、數據的保護。四是重視、做好數據庫備份與恢復工作，確保數據庫、檔案信息的完整性、安全性。五是從安裝防毒軟件、防范網絡攻擊等方面預防病毒。另外，需要注意的是不要隨意地使用外來磁盤、光盤，在使用時要進行病毒檢測，看是否存在病毒。

3.加強對電子檔案管理知識的培訓。近年來，社會更加青睞于辦公自動化，隨之帶來了更多的電子檔案。在這種背景下，檔案人員不僅需要擁有傳統的紙質檔案管理知識，還需要具備電子文件、電子檔案管理知識，如此才能很好地順應時代潮流，促進電子檔案的安全管理。相關檔案管理部門應該加強自身業務訓練，對檔案人員電子文件和電子檔案管理知識的培訓。同時，組織檔案人員去相關單位學習、交流，取長補短，促進好的經驗推廣，從而培養更多高素質、高能力的檔案人員。

（二） 改善電子文件微觀管理的對策。主要有以下3點：

1.檔案管理工作提前介入電子文件的運作和管理中。由于電子文件的獨特特征，檔案管理的要求應該向前延伸到文件管理工作中。我國檔案部門為了實現公文辦理和檔案保管分段管理目標，正積極采取有針對性的策略。要想實現電子文件的連續管理就必須有科學的、合理的檔案管理原則，如電子文件的形成、運行、歸檔應由相關負責人統一協調，并制定相關人員或專門機構負責；電子文件的形成、積累、歸檔和電子檔案的保管過程中需要定時對相關數據、設備環境進行記錄；生成電子文件需要用專用軟件和元數據進行統一歸檔；長期保管的電子文件與對應的紙質檔案需要統一歸檔；對已歸檔的電子文件采取科學的技術管理措施和制定嚴格的管理制度，這樣的做法將使得信息的真實性、完整性得到保障。

2.電子文件采取分布式管理。電子文件的特性要求電子文件不能按照傳統方法進行集中管理，那樣的話會帶來許多不必要的麻煩，如設備的頻繁更新會造成資金的浪費，此外，當設備落后，電子文件、電子檔案的有效性將大大降低。再如網絡可以實現電子文件的及時歸檔，而集中管理是定期管理，會帶來成本增加、效率降低等一系列負面影響，正是因為這些問題的存在，國外更多地采用“電子文件的分布式保管”。當前，我國電子文件、電子檔案的分布式管理正處在摸索階段，尚不成熟，因而未能獲得廣泛支持、認可。但一些辦公自動化網絡實現了分布式管理，電子文件的實時歸檔也運用了這樣的方式。

3.電子檔案真實性問題的解決。電子文件可以被不留痕跡地改動、隨意地更換載體，因而要想實現電子檔案的真實管理就需要采取一些有針對性的措施，其中最為有效、最為可靠的策略要數電子簽章。2004年4月，國務院信息化辦公室向中國電子信息產業發展研究院（CCID）簽發了委托后者起草《電子簽章條例》（草案）的任務書，電子簽章具有法律效應，電子合同、電子文件的形式要與相關規定的書面形式要求相符，這樣電子形式的要約和承諾才具有真實性。

三、結語

要想做好電子檔案的安全保護及管理工作，需要對紙質檔案和電子檔案的差異有一定程度的了解。此外，不僅需要遵守檔案管理基本原則，還要以電子檔案自身特性為依據創建獨特的保管方法、技術和標準。只有這樣，才能說明認識到了電子文件、電子檔案管理的必要性及紙質檔案管理的重要性。當社會上出現大量電子檔案時，不僅重視電子檔案管理，也重視紙質檔案管理，合理、科學地開發各類檔案資源，不僅可以為社會提供更優質的服務，還將促進電子檔案時代檔案事業的發展。

【參考文獻】

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1 文書檔案現代化管理的現狀分析

現階段，由于受到傳統檔案管理方式和相關體制的束縛，文書檔案的管理工作一直做得不夠到位，也沒有引進先進的技術手段。而我們一直在這方面努力著，積極采取科學的解決辦法。為了要開發出支持文檔一體化的電腦軟件，相關部門近年來了檔案軟件管理功能的一些規定，這一舉措帶動了文書和檔案一體化理念的發展，并展開了文書檔案管理的革新工作，積累了一些經驗。此后，國家檔案局又頒發了新的《檔案文件管理制度》，鼓勵文檔一體化管理程序真正投入使用。到目前為止，電子政務管理系統已基本實現了文書檔案一體化管理，為新的管理體制和科學技術提供了發展的平臺。此外，電子政務也得到了全方位施行，這在一定程度上也推動了文書檔案一體化的進步。在文書與檔案相融合的過程中，社會上出現了和信息技術相關的電子文檔使用周期論，打破了文件向檔案單方面轉換的局限，并使電子文檔的統一

2 文書檔案信息化管理的優勢

2.1 提高檔案歸檔人員工作效率

文書檔案進行信息化管理不但會使文書檔案管理的流程運轉更加迅速，而且改變了傳統的檔案管理方式，工作方式更加便捷，工作效率得到了很大的提高。文書檔案采用計算機管理可以按照按件即時整理的歸檔方式，減輕了歸檔人員的工作量，提高了文件管理效率。文件資料的收集、存放、分類、統計等文件歸檔環節變得十分方便、有序，無論是前期的文件起草還是后期的文件的傳遞，都變得簡單易行。

2.2 提高檔案的查閱速度

文書檔案實施信息化管理，可以大大提高文件的查閱速度，加上計算機網絡技術的應用，查閱人員不用來檔案室，文書檔案資源可以隨時檢索，只需在檔案管理系統中輸入文件的關鍵字或者文號就可以查到所需的資料，大大提高了檔案利用工作的質量和效率，也為檔案部門借閱減少了人力和物力資源。

2.3 提高文件的?韉菟俁群臀募?的安全性

高校檔案室每年的歸檔文件都是上一年度的文件資料，歸檔部門的兼職檔案員在日常公文辦理過程中，文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，不能及時歸檔，應用計算機網絡技術，可以通過網絡進行文件的傳遞和流轉，提高文件的傳遞速度和文件的安全性，同時可以通過檔案管理系統確定檔案的密級，也可以通過權限設置對查檔人員進行操作的權限設置，確保文件的安全性。采用信息化管理文檔，省去了借閱登記、人力查找以及借閱歸檔手續，大大減輕了檔案工作人員的工作強度，同時也減少了對紙質文檔材料的翻閱，提高了檔案管理利用的質量以及文檔管理工作的效率。

3 文書檔案實現現代化管理的具體措施

3.1 建立現代化的文書檔案管理制度

強化文書檔案的制度化建設，對于提高文書檔案管理效率具有重要意義。現代化文書檔案管理制度與技巧的結合，可有效保護存儲文書檔案。建立現代化的文書檔案管理制度，要求機關企事業單位應當摒棄過往傳統的管理制度與體系，以國家文書檔案管理基本原則為指導，結合組織內部的管理體制和組織架構等實際情況，建立起符合自身實際情況的文書檔案管理制度，所建立的制度應當與時俱進，且具備鮮明的科學性、靈活性與合理性，如堅持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質檔案與電子檔案共存等。現代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外，還應當注重文書檔案編修制度的規格與健全。在文書檔案管理工作中，有計劃對文書檔案的編修制度進行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質量。同時，還有必要建立文書檔案管理績效考評制度，強化對工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當中，增強制度的實效性。

3.2 采用現代化的文書檔案管理技術

在文書檔案現代化管理過程中，應當注重管理工作和管理手段的層次性與多功能性，如此方法可確保現代文書管理工作的高效開展。因此在文書檔案的現代化管理中，應當加大資金技術投入，強化網絡體系建設，購買相關軟件和設備，提高文書檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文書檔案的共享程度和利用效率。例如，在文書檔案網絡安全管理上可采取的現代化管理技術包括設置登錄權限、信息查詢權限、密匙技術和系統部保護密碼等，這些技術的應用對于文書檔案的保存安全性和信息傳輸安全性具有重要意義。同時，ASA和GFW等技術的應用，還能在文書檔案信息管理系正常運行的前提下，對各類數據信息進行深層次的分析過濾，試圖穿越防火墻查閱相關資料的用戶必須在得到實名認證通過后才能進入系統。可見，現代化技術和設備在文書檔案管理中的應用與推廣，不僅能夠促進文書檔案管理工作的規范化、信息化發展，還能切實提高文書檔案的開發利用價值，最終促進單位的可持續發展。

3.3 打造高素質的文書檔案管理隊伍

專業化、高素質的人才隊伍在文書檔案的現代化管理進程中發揮著重要作用，因此有必要通過專業技能培訓、信息技術培訓和現代管理方法培訓，不斷提高文書檔案管理人員的綜合素質，打造一支高素質、高水平的文書檔案管理隊伍。在具體實踐過程中，應當加大對文書檔案管理人員的培訓力度，對現有人才招聘機制作出適當調整，最大限度地吸納高素質人才到現有隊伍中來。同時，注重計算機網絡信息技術人才的培養，因為計算機網絡信息技術在文書檔案的現代化管理中發揮著非常重要的影響。此外，為滿足組織單位快速發展對文書檔案管理工作的要求，還應當重視文書檔案管理人員綜合素質的提高，通過形式多樣的學習培訓活動，幫助員工樹立現代化的工作服務理念。例如，在新員工入職培訓活動中，通過計算機信息技術培訓、考核及技能大賽，增強文書檔案管理人員的競爭意識和對現代管理技術的重視，進而培養出專業化、復合型、高水平的人才，全面推動文書檔案的現代化管理。可見，切實增強文書檔案管理人員的競爭意識與責任意識，引導其不斷提升綜合素養，與同事間保持融洽的合作關系，同時不斷學習現代化的管理知識和技術，這是確保文書檔案實現現代化管理的基礎保障。

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【關鍵詞】 醫院管理  電子檔案  問題  對策

        隨著信息時代的高速發展，醫療技術及醫療相關信息技術也日新月異，醫院檔案的管理范圍也從以往的傳統的文書文檔發展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫院檔案管理中的新內容及新要求，如何提高醫院的電子文檔檔案管理質量，是醫院檔案管理中亟待解決的問題。加強檔案管理的現代化建設,是醫院檔案實行現代化管理的根本任務[1]。通過對電子文件管理存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。

        1  醫院電子檔案管理中存在的問題

        1.1  檔案管理職責不明確，管理線條多

        醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫院歷史的原因及醫院行業管理的要求，醫院的醫療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些x線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網絡辦公產生的電子資料檔案分屬于各個業務科室自己管理，電子病歷及一些醫療電子網絡信息則由信息科管理，在一個單位內形成了多部門管理的現狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現象。

        1.2  醫院電子檔案管理的意識和制度不健全

        有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學習多與專業技術有關，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不夠。同時，由于對醫院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。

        1.3  電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍

        由于醫院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統一和規范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現象，同時如何對電子檔案進行規范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現象較普遍。

        1.4  檔案管理人員素質有待提高

        由于醫療是一門專業性很強的專業，目前醫院的檔案管理人員在文化程度、醫療技術知識、醫療管理流程、電子信息技術、檔案專業知識等方面均有待提高，在醫療人才培養中，多重視醫療技術人員素質方面的提高，對檔案管理人員的素質提高的意識不夠，投入不足，導致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。

        1.5  檔案管理硬件不能滿足要求

        醫院的電子檔案管理涉及科室面廣，計算機在醫院已廣泛應用，部分科室已經實現聯網，但全院網絡統一規范管理還有待完善，相應的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計算機及網絡技術相對較少，導致電子檔案管理往往不能滿足要求。

        2  提高醫院電子檔案管理的對策

        2.1  建立完善醫院的檔案管理網絡

        醫院檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數據庫無紙化創造契機[2]。建立健全醫院檔案管理的醫院、檔案室、科室三級管理網絡是醫院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網絡的建立，明確醫院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于統一領導、統一機構、統一制度、統一操作、統一保管，有利于組織監督各相關部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責；有利于電子檔案保管的安全、完整和規范，同時有利于通過網絡實現多元化信息資源的共享及權限的統一規劃。

        醫院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責醫院病案統計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統一管理，并對本單位的檔案工作進行監督、指導和檢查。二個部門職責明確，互相配合，共同協作。

        2.2  制定相應的電子檔案管理制度

        要做好醫療電子檔案的管理工作，制度建設的重要環節，醫院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫療電子檔案的動態管理制度，使醫院的電子檔案管理按規范化的流程進行管理。

        2.3  加強培訓，提高認識

        檔案管理人員應當學習和了解醫療活動的規律、工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫學管理等知識。特別是對于數字化醫療信息手段、數字化設備、數字化醫療管理、網絡管理安全等技術的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認識,要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整[3]。相關人員應當學習檔案管理的法律法規、規章制度及本單位的檔案管理規定，提高對檔案管理知識的認識及理解。

        2.4  加大檔案管理的投入

        電子檔案管理的好壞，關系到醫療安全及檔案信息的完整，也是醫院教學、科研的需要，最終達到檔案能夠得到充分利用的目的。醫院應當重視對檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優越的計算機、軟件，刻錄儀器及選擇科學的存貯方式。還要配置高性能的保障網絡安全的軟件，如防火墻技術、數據加密技術等，保障電子檔案的正常、有序運行。

        隨著科學技術及信息技術的不斷進步和發展，醫院檔案的管理也出現了許多新的變化，醫院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創新等方面不斷改進，緊跟時代的步伐，檔案管理人員也要不斷學習，不斷提高自己，不斷以創新的精神去改進工作，以滿足醫院對檔案管理不斷提高的需要，為醫院的檔案管理事業做出貢獻。 

參 考 文 獻

[1] 蔣莉君.談醫院檔案管理.西部醫學.2008(20)02：444-445.

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[關鍵詞] 農機監理 檔案規范 管理 探討

[中圖分類號] S23 [文獻標識碼] A [文章編號] 1003-1650 （2014）11-0226-01

農機監理檔案管理對于農機安全工作的發展有著重要作用，因此相關部門必須保證農機監理檔案管理的規范化和標準化，不斷推進農機監理工作走向科學合理，因此就必須對農機監理的檔案管理進行規范化管理。

一、目前現狀

遼源市地處吉林省東南部，屬半山區丘嶺地帶，下轄2縣2區，30個鄉鎮，總人口122萬，其中農業人口64.2萬，總耕地230.3千公頃，全市6萬多臺農業機械中14.7千瓦以下的占86%，農機安全監管任務繁重。遼源市農業機械及駕駛操作人員檔案的建立是從80年代初開始的，當時按照農牧漁業部關于拖拉機及駕駛員安全監理的有關規定，遼源市陸續建立了市、縣（區）兩級農機監理機構，并受公安交通管理部門的委托，接管了拖拉機及駕駛員檔案，經過30多年的不斷努力，檔案管理工作得到了完善、發展和壯大，檔案內容也從簡單的一張登記表和一張成績單發展成現在的事項完整齊全、記錄準確詳實、辦理過程和經辦人信息明晰可查的規范化和科學化軌道上來。目前，遼源市、縣（區）兩級農機監理所（站）都有農機監理檔案管理人員，檔案管理設施較為齊全，各項制度和業務辦理程度齊備，全市目前在冊農業機械檔案3.2萬多份，在冊駕駛員檔案1.7萬多份，農機檔案管理基本做到“規范、統一、內容齊全、分類建檔、排列整齊、查找方便”的要求，作為“歷史見證”的檔案，在牌證核發、轉籍、變更、補證、報廢、增駕、查詢、注銷、利用等方面，為農機安全監管工作發揮了重要作用。

二、存在問題

就遼源市農機監理檔案管理工作而言，雖經多年努力取得了一定成績，但還存在一些不容忽視的問題：一是檔案未及時清理。多年來，農業機械和駕駛員檔案只體現新注冊、變更、轉移、考證登記，沒有及時清理停駛、報廢，以及多年不從事農機駕駛的駕駛人檔案，造成在冊數虛高、底子不清；二是檔案內容填寫不齊全。在填寫駕駛員和農業機械檔案時，不按規范要求填寫，圖省事，怕麻煩，少填漏填現象比較嚴重。如有的沒有案卷目錄，臺賬和檔案不相符，有的表格無公章和經辦人簽名或是字體潦草，很難辨認等等，給檔案管理工作帶來負面影響；三是檔案管理人員專業技能水平有待提高。由于工作或其他原因，基層檔案管理人員流動性大， 出現不按編號排放，檔案難查找，以及丟失檔案的現象；四是計算機網絡系統不完善。 目前，有大量的技術數據，吉林省農業機械監督文件在計算機網絡系統軟件不包括在信息數據庫中，一些重要的技術數據輸入，很難保證準確性和全面性的技術數據，另外，全省網絡沒有實現連接，不能在網上查閱駕駛員和農業機械的其他信息，直接影響農機監理工作的質量和效率；五是紙質檔案管理設備落后。目前我市四個縣（區）檔案存放還是采用卷柜，雖然鐵皮卷柜取代了老式木柜，但空間小，容量有限，隨著農業機械的快速增加，農機檔案已經多的沒地方放了，只能臨時找地方存放，不能做到有效防潮、防水、防蟲、防腐，甚至出現檔案丟失的現象。

三、對策與建議

針對上面提出的問題，筆者建議從以下幾個方面來改善農機監理檔案的管理工作。

1.加強農業監督檔案工作，建立和完善檔案管理系統的責任。農機監理站來確定 負責文件管理，主要領導實行領導責任制；要把農機監理檔案納入法制化、科學化管理軌道，進一步完善農機監理檔案管理制度及各項操作規程，制定嚴格的檔案管理工作制度，明確檔案管理人員的權責，從原始檔案的建立完善到人、機、證三見面，從檢驗報告單到行駛證簽章，從核發準考證到證照核發，都要嚴格落實責任制，嚴格按照法律、法規和行業規定依法辦事，提高檔案管理的規范化、標準化水平。

2.加大農機監理檔案管理人員培訓，提高管理人員的管理水平

要想做好農機監理檔案管理工作，就要不斷提升檔案管理人員素質。首先，要提升工作人員農機監理檔案管理意識，提升工作人員的責任感和使命感，使檔案管理工作深入人心；其次，相關部門不能來回調換檔案管理工作人員，要保持工作人員的穩定，這樣才能使檔案管理工作不斷持續下去；最后， 有關部門應組織人員文件管理知識培訓，培訓內容應結合實際工作，解決各種檔案工作中存在的問題？，不斷提升工作人員的能力和素質，做到工作學習兩不誤。

3.加強檔案資料的清理和存貯，確保農機監理檔案科學準確

對農機監理檔案管理全面負責，出現問題時要嚴格追究相關責任人的責任；在存放地點上，要加快檔案存放地點的改造升級，建立獨立的檔案存放室，嚴格保證檔案室的防潮、防火、防盜效果，所有檔案都要做好分類，存放在專門的檔案密集架內，防止檔案損壞和丟失，使檔案能夠實現長期保存。

篇10

關鍵詞：醫院；檔案；信息化

檔案是社會經濟發展必不可少的寶貴信息資源，隨著技術的發展與進步，檔案由最初的紙質版發展成現在的電子版，與之相應的是對檔案信息化的需求進一步增強。而如今迅猛發展和廣泛應用的信息技術，更是為檔案的信息化建設創造了前所未有的契機。

1 醫院檔案信息化建設的重要性

楊公之主編的《檔案信息化建設導論》中定義檔案信息化建設為“在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。”醫院檔案信息化建設作為檔案信息化建設的一個重要組成部分，尤其是在當前快速發展的信息社會中，信息技術變革了醫院傳統的信息管理模式，使得以計算機及檔案管理軟件應用為主，利用計算機、掃描儀等對檔案進行搜索、存儲和管理，成為了醫院檔案管理方式發展的必然趨勢，也是醫院實現信息共享、實現與醫保系統聯網，保障人民群眾效益的重要手段，更是適應時代和社會發展的客觀要求。

2 全面完成醫院檔案信息化建設的主要任務

2.1 檔案部門需具備完善的基礎設施

首先檔案管理需配置足夠面積的檔案室、辦公室、檔案柜，以及電子檔案儲存應用所需的電子計算機、空調、去濕機、滅火器、溫濕度計等硬件設施。其次，電子計算機特有的自動化程度高、運算速度快、數據存儲容量大、通用性強等的特點，在醫院電子檔案信息的管理上，為檔案管理人員提供了極大的便捷，檔案管理人員可以通過計算機進行文件的收文、查詢、借閱、返還等檔案的歸檔利用和管理工作。同時由于醫院面對的社會群體具有廣泛性及公立醫院本身具有的社會公益性等特點，電子檔案信息更加復雜繁多，對于電子計算機的基礎配置也有著更高的要求，因此提高醫院檔案管理部門的計算機硬件配置和網絡使用率，是進行醫院檔案信息化建設的必要條件。另外，隨著社會保障制度的完善，醫保涉及范圍的擴大，建立和完善局域網，使各項工作趨于網絡化，加強醫院電子檔案信息的利用，使得資源共享是現階段提出的更為迫切的要求。

2.2 對電子文件的歸檔與管理制定嚴格的規范

檔案信息電子化指的是通過計算機、掃描儀等現代電子設備將檔案資料整理輸入計算機，使之轉變成數據資料再加以應用。因此電子文件的保存歸檔就需要有明確的規范指引。首先，根據《中華人民共和國檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》制定醫院檔案管理規范，并定期組織學習新的檔案管理辦法，根據新的法規及時修正電子文件管理規范。其次，建立檔案文件級目錄數據庫，對檔案實現電子化管理，規范電子文檔的歸檔與管理，保證電子檔案信息的科學保管和有效利用。再次，注重特殊類型電子檔案的管理。由于醫院臨床、教學、科研活動具備特殊的技術性，因此多樣化特殊類型的電子檔案在醫院檔案中也占據著十分重要的地位，例如聲像檔案可以直觀便捷地反映手術過程，具有十分重要的科研意義。

2.3 醫院檔案信息化需要配備高素質復合型人才

（1）醫院檔案人員需要具備較高的政治修養與素質。熟悉與通透國家檔案政策，全心全意為人民服務的服務意識，良好的職業道德和崇高的敬業精神，這是作為一名醫院檔案工作者首先應當具備的素質。其次，要滿足各方面應用的需求，需要具備運用信息技術深入管理、開發、利用檔案資源的本領，使檔案管理與其他綜合信息管理相結合。

（2）醫院檔案人員需要具備檔案專業技能。針對新形勢對檔案工作的要求，檔案管理人員的專業檔案管理知識與技能的培養至為重要。醫院檔案管理人員要不斷強化繼續教育，堅持“學用結合、重視實效”，積極按時參與省、市檔案局組織的檔案管理培訓班，保證其檔案管理知識與時俱進，對檔案管理法規了解參透，同時能夠充分掌握新時期檔案管理的信息化手段，以滿足醫院檔案信息化建設的需求。

（3）醫院檔案人員需要是具備綜合素質的復合型人才。新形勢下，醫院檔案需要管理、檔案、計算機三位一體的復合型人才，綜合運用多種管理思想、經濟理念、檔案專業知識等，對檔案工作進行有效的管理。同時也需要用現代信息技術整合醫院傳統檔案管理模式，為醫院檔案信息化建設提供有力的數據與保障。

2.4 醫院檔案信息化建設要注重檔案信息安全

由于電子信息應用會受到來自病毒和黑客等問題的影響，因此保管電子檔案的計算機的各種防病毒措施要完善，針對部分需要提供網絡共享的檔案資源，要提供有效的網絡安全保障；在檔案信息化的同時，更不可忽視紙質檔案的保存，要實現電子檔案與紙質檔案并存。

醫院檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，它需要完善的基礎設施、先進的管理規范、優秀的檔案管理人員、嚴謹的安全措施等各方面的綜合配合，實現醫院檔案信息化建設是醫院現代化管理的重要組成部分。

信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，只有積極推動醫院檔案信息化建設進程，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。尤其是醫院的社會公益性決定了其服務團體的廣泛性，而其自身檔案信息化建設歷程又是社會檔案信息化建設歷程的直接體現，因此，加強醫院檔案信息化建設不只是醫療事業可持續發展的需要，更是整個社會可持續發展的必然要求。

參考文獻

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