文件管理系統范文

導語：如何才能寫好一篇文件管理系統，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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>> 基于JSP的網絡文件管理系統的設計與實現 電子文件檔案管理系統設計與實現 網絡管理系統的設計與實現 文件加密系統設計與實現 網絡課程制作與管理系統的設計與實現 面向制造現場的工藝文件管理系統設計與實現 淺談電子文件檔案管理系統的設計與實現 網絡費用報銷管理系統的設計與實現 網絡教學資源管理系統的設計與實現 基于SNMP的網絡管理系統設計與實現 淺談基于SNMP網絡管理系統的設計與實現 淺析網絡監控安全管理系統的設計與實現 網上車輛網絡管理系統設計與實現分析 網絡指紋考勤管理系統的設計與實現 基于Android的網絡問政管理系統設計與實現 網絡在線車輛使用管理系統的設計與實現 高校教材網絡管理系統的設計與實現 基于SNMP網絡管理系統的設計與實現 基于Android的文件加密系統的設計與實現 Windows　Mobile文件監控系統的設計與實現 常見問題解答 當前所在位置：lControls;

public partial class AdminManage_Login : System.Web.UI.Page

{CommonClass CC = new CommonClass();

protected void Page_Load(object sender, EventArgs e)

{if (!IsPostBack)

{//產生驗證碼

this.labCode.Text =CC.RandomNum(4); }}

protected void btnLogin_Click(object sender, EventArgs e)

{ if (txtAdminName.Text.Trim() == "" || txtAdminPwd.Text.Trim() == "")

{ Response.Write(CC.MessageBox("登錄名和密碼不能為空！", "Login.aspx"));}

else

{ //判斷用戶輸入的驗證碼是否正確

if (txtAdminCode.Text.Trim() == labCode.Text.Trim())

{//調用CommonClass類中的checkLogin方法，判斷用戶是否為合法用戶

int IntUserIn = CC.checkLogin(txtAdminName.Text.Trim(), txtAdminPwd.Text.Trim());

if (IntUserIn > 0)

{ //該用戶為合法用戶，跳轉到后臺首頁（AdminIndex.aspx）中

Response.Write("window.open('AdminIndex.aspx');window.close();"); }

else

{ //該用戶不是合法用戶，調用CommonClass類中的MassageBox方法，彈出提示框

Response.Write(CC.MessageBox("您輸入的用戶名或密碼錯誤，請重新輸入！", "Login.aspx")); } }

else

{ Response.Write(CC.MessageBox("驗證碼輸入有誤，請重新輸入！", "Login.aspx")); }}}

protected void btnCancel_Click(object sender, EventArgs e)

{ Response.Write("window.close();location='javascript:history.go(-1)';");}}

以上即為我所設計的一個網絡文件管理系統，由于篇幅所限，本文只給出了部分代碼，希望能對大家在進行網絡文件管理系統設計時起到拋磚引玉的作用。

參考文獻：

[1] 陳會安2.0網頁制作徹底研究[M].北京:清華大學出版社,2007.

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關鍵詞：OAIS；可信電子文件；電子文件管理系統；體系構建

中圖分類號：TP29 文獻標識碼：A文章編號：1007-9599 (2011) 11-0000-01

System Construction of Trusted Electronic Document Management System

Based on OAIS

Yang Zhi

(China Petroleum,Lanzhou Petrochemical Company,Automation Research Institute,Beijing Project Department,Beijing 100007,China)

Abstract:For the archives,the spread of information technology and development to the new opportunities it brings,but also for document management have a very severe test.The construction of electronic document management system is an extremely complex problem that requires taking into account the technical,legal,institutional and other issues.This article will talk about the credibility of 0AIS based electronic document management system to build.

Keyworde:OAIS;Trusted electronic documents;Electronic document management system;System construction

一、可信電子文件與可信電子文件管理系統介紹

可信的電子文件就是那些完整性和真實性都能夠得到確定的電子文件，與

紙質文件不同的是，電子文件很容易被中途截取和篡改而不會留下任何痕跡，所以電子文件在傳輸和管理過程中都會碰到很多難以想象的問題[1]，并不能完全保證電子文件的完整性。為了確保電子文件的可信性，目前企業或者單位都會使用數字簽名技術來為電子文件保駕護航。當然電子文件的可信性也會隨著各種技術的發展而發生相應的變化，技術更新換代很快，而舊有的電子文件在當時的技術條件下可以確保文件的可信性，但是隨著技術的不斷發展，舊有的技術可能已經被破解，在新的技術環境下已經失去安全保障。此時電子文件是否可信就需要區別地看待，必須進行深入且詳細的研究。

可信電子文件管理系統就是一個能夠起到保障電子文件可行性的管理體系，就是進入此系統的電子文件在經過一段時間的保管后仍然能夠完整地進行輸出，那么這樣的系統就可以稱之為可信電子文件管理系統[2]。一般來說，可信電子文件管理系統需要滿足以下五個條件：首先是其設計和實施必須要符合相關的政策與法規，還有相應的行業標準；其次是即使保存電子數據的設備發生意外或者其他未知變化時，系統也要保證其文件能夠被完整輸出；第三個必須要滿足的條件是系統內部需要設置審計功能，一旦系統內部發生異常，系統需要及時地跟蹤到并盡量阻止異常的發生；第四，系統應該能夠提供多種識別工具，這樣才能增強電子文件的可讀性與真實性；第五，系統有具備各種保障文件可信的功能和機制，以免信息丟失。

二、基于OAIS的可信電子文件管理系統的體系構建

要構建可信電子文件管理系統首先必須要建立起一個可信電子文件庫，這是整個系統的基礎數據存儲設施，也是整個系統運作的核心[3]。可信電子文件庫其實就是保證用戶能對其保存的文件進行長期的、可靠的訪問的文件庫，其基本功能就是要對數字信息進行維護，以保證將來文件可以被方便利用。相應的檔案機構必須要提供相應的經費和人員保證電子文件庫的長期正常運行，這是構建可信電子文件管理系統的基礎所在。

其次要規范電子文件管理的工作流程。以OAIS功能模型為參照，可信電子文件管理系統的主要流程至少要包括文件接收、存儲、系統管理、電子數據管理、文件的保存規劃以及文件的訪問這六個具體功能。所以的這些工作流程都有可能對電子文件可信性產生影響，必須多加小心。囿于篇幅，本文僅僅對文件移交、格式管理這兩個流程進行分析。文件移交過程中最為重要的工作就是要保證文件生成為能夠生成高質量的SIP，也就是要將文件內容與文件的元數據一起封裝。但是文件生成者可能在登記和處理文件元數據時有所遺漏，造成文件管理出現問題[4]。因此在移交過程中必須要保證文件生成者按照特定的格式、標識符以及創建的規則生成SIP，以提高文件移交、系統接收的自動化程度。在格式管理這個工作流程中，由于電子文件的生成格式紛繁復雜，因此檔案館在進行管理時必須對各種文件格式和保存活動進行長期的分析，以確保不會出現潛在的文件信息損失。

第三，電子文件管理系統還需要提供一定的安全服務，構建一定的標準體系，這樣才能確保電子文件不受攻擊。電子文件管理系統需要提供的安全服務包括數據完整、真實以及文件的不可抵賴，這些安全服務對于管理系統來說是不可或缺的[5]。目前我國在這方面中主要采用的是數字簽名技術，在電子文件移交之前就用數字簽名對文件進行認證。

三、結束語

雖然信息技術不斷發展，保證電子文件可行性的技術日益先進，電子文件管理系統的構建也越來越完善，但筆者認為，單單從技術上解決問題并不是根本的解決之道。電子文件的管理涉及到法律與制度，要增強電子文件的可信性，必須要從制度和法律層面加強對電子文件的管理。制度與技術二者結合，才能對竊取電子文件信息的行為進行根本性的杜絕。

參考文獻：

[1]劉越男．提升電子文件管理系統質量的路徑分析[J]. 檔案學研究，2010（05）：83

[2]李宏艷．電子文件管理問題之管見[J]. 黑龍江檔案，2010（04）：44

[3]覃美娟．電子文件管理過程中的幾個問題[J]. 檔案，2006（04）：09

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論文摘要：本系統以文檔管理為核心，利用先進的計算機軟件技術，有效地控制各種文檔的產生，管理文檔的存取訪問，對文檔進行有效管理。

1開發背景

辦公管理系統是在網絡技術飛速發展的情況下推出的新概念，而在圖書館歷經了傳統圖書館和自動化圖書館開始進入數字化圖書館階段的今天，辦公管理系統的引入更使圖書館界如虎添翼。在辦公信息化的大潮下，文件管理的信息化管理尤為重要。筆者近年經歷了本校的本科教學工作水平評估、升格師范大學水平評估以及業內的圖書館評估，對文件管理的重要性體會頗深，大量的歷年的文件、業務檔案及不斷修訂的規章制度等，如果有一種有別于圖書分類法的一個檔案管理系統，那么我們的工作效率會事半功倍。由此筆者針對圖書館的特點申請了一項課題，組織人員研制出一套文件管理系統：海南師范大學圖書館文件管理系統。

2平臺簡介

本系統是采用當前運用最廣泛的B／S結構模型，后臺采用Microsoft Access作為數據庫。Access是微軟公司推出的基于Windows的桌面關系數據庫管理系統(RDBMS)，是Office系列應用軟件之一。它提供了表、查詢、窗體、報表、頁、宏、模塊7種用于建立數據庫系統的對象，提供了多種向導、生成器、模板，把數據存儲、數據查詢、界面設計、報表生成等操作規范化，為建立功能完善的數據庫管理系統提供了方便，也使得普通用戶不必編寫代碼就可以完成大部分數據管理的任務。

前臺所用的ASP語言(Active Server Pages)是微軟公司為了克服CGI嚴重的擴展性問題而開發的。解決了多用戶訪問進程，有效地利用了網絡資源。ASP技術簡化了Web程序開發，支持動態Web設計。ASP只用于服務器端，執行動態的、交互式的、高效率的站點服務器應用系統。ASP以標記語言的形式嵌入到HTML中并發送到客戶端，但是，顯示在客戶端瀏覽器的只是ASP執行結果所生成的頁面，而其本身根本看不到，所以安全性很好。同時，ASP也支持腳本語言，只要服務器端裝了腳本引擎就可以方便地架構網站。

系統運行環境是微軟的lIs(Internet Information Server)，它把World WideWebserver，Gopher server和FtPsevrer全部包容在里面。IIs能網頁，并且由ASP，Java，VBscript產生頁面，有著一些擴展功能。IIs支持有編輯環境的界面(FRONTPAGE)、有全文檢索功能的界面(INDEX SERVER)、有多媒體功能的界面(NET SHOW)，IIS6．0包括許多新功能，它們旨在幫助企業、lT專業人士和Web管理員實現其網站(他們可能擁有位于單個Ils服務器或多個服務器上的數千個網站)在性能、可靠性、可伸縮性和安全性方面的目標。

ASP+Access+IIs開發中小型網絡系統一直被視為黃金組合，這樣的結合對系統的資源占用適宜，每個部分都能很好地發揮其功能，在數據的處理能力和安全性上也有很好的選擇。

3系統主要功能介紹

3．1普通用戶

3．1．1登錄驗證

為了確保本系統特殊用戶的單一性和系統的安全性，系統不設置注冊功能，所有賬號和初始密碼均由普通用戶向管理員申請。

3．1．2用戶信息查看及修改

用戶可以對自己的基本資料(如姓名、所在部門、E—mail、聯系電話等)以及密碼進行瀏覽和修改。

3．1．3查看文件

該模塊的主要功能就是對文件、檔案資料(如相關文件、工作計劃、工作總結、月報、年報等日常工作文檔)共享，由管理員負責上傳，普通用戶可以瀏覽和下載。

3．1．4用戶上傳待審核文檔

該模塊針對由下級部門擬訂的文檔提供一個審核功能，如月報、年報、讀者意見反饋、館際交流、各部門統計報告等，待審定后再上傳到數據庫。

3．1．5文件檢索

為了加快用戶對文件檔案的查找速度進而提高辦公效率，系統設計了一個專門的文件檢索功能，包括普通檢索和高級檢索。

普通檢索：可提供文件名、主題、分類號、文件號、發文單位及發文時間等檢索途徑(見圖1)。

高級檢索：提供了普通檢索所具有的檢索途徑，并進行組配檢索(見圖2)。

3．2管理員

3．2．1登錄驗證

管理員的后臺管理登錄可以通過在首頁右下角處點擊“管理員入口”，進入管理員操作界面，進行身份驗證并登錄系統。

3．2．2管理員信息查看及修改

管理員可以對自己的基本資料(姓名、所在部門、E—mail、聯系電話等)以及密碼進行瀏覽和修改。

3．2．3用戶管理

管理員可對系統的普通用戶進行分配，同時還可以對用戶的基本資料進行查看、修改和刪除用戶，以確保數據庫的保密性和安全性。

3．2．4文件管理

對文件進行管理是本系統的主要目的，在文件管理模塊巾，管理員可以上傳文件、修改文件和刪除文件，同時也可以對文件進行瀏覽和下載。

3．2．5審核文件

本系統提供了文件審核功能．普通用戶上傳的文件只有經過管理員審核才能，確保了文件著錄的規范性和管理的科學性。

3．2．6文件檢索

管理員用戶是通過管理員進行區分的，對管理員來說，在日常工作中對文件的檢索也是必不可少的，檢索結果出來后可進行瀏覽和下載。

3．2．7服務器信息

為了方便管理員能實時了解服務器的信息以及對服務器的運作情況進行監控，系統設計了一個服務器實時信息反饋模塊。可查看服務器的有關參數、組件支持情況巾的IIS自帶的ASP組件、常見的文件上傳和管理組件。

4系統功能特色

4．1系統低成本性

由于系統本身的開發工具語言和運行平臺的簡單性，決定了系統在架構和運行維護上的成本都是比較低的；不僅如此，在需求分析階段，對各種需求結合開發工具設計，使得系統在最大限度上發揮了系統數據庫以及腳本語言的特色，使得系統在運行時對資源的占用相對較少，大大地提高了運行速度，為快速辦公打下了堅實的基礎。

4．2穩定的安全性

首先，本系統考慮到用戶是有針對性的特殊群體，每個人都能進人但又必須通過身份驗證；其二。本系統不提供注冊功能，要想得到賬號和密碼必須向管理員提出申請，由管理員統一分配賬號，預防不法者對內部資料檔案的竊取；其三，本系統在開發過程中通過對“session”變量的合理運用，防止不法者通過直接對URL的訪問來跳過身份驗證頁面進而訪問系統的其他資源頁面，一旦用戶沒有通過登錄頁面的身份驗證，系統將其他頁面進行隱藏，非法用戶將瀏覽不到任何資源。另外，系統通過對“session”變量的時間設置，一旦用戶停止操作時間過長，系統會要求用戶進行重新登錄進行身份驗證，從而在最大限度上保證了系統內部資料的安全性。

4．3良好的交互性

系統通過在各個頁面中對各個操作步驟的人性化提示，使得一些電腦操作技能較弱的用戶也能在最短時間內掌握基本的操作，從而對提高辦公效率起著不可或缺的作用。

4．4文件管理的科學性

在需求分析過程中，筆者考慮到文件及檔案資料可由不同層次部門產生的特點(如由上級分發的文件，同級之間的函件，下級的申請，各種業務統計等)，特別設計了文件審核這一流程，各種文件在前都必須經過管理員的審核，為文件著錄的規范性和文件管理的科學性提供了前提保證。

4．5組配檢索功能

隨著數據庫規模的擴大，檔案數據量增多，就必然需要一種可實現多途徑檢索的功能，為此系統專門設計了高級檢索功能，檢索途徑針對辦公文件及日常檔案的特點而設定。對字段內容比較特殊的文檔可通過普通檢索查詢，而對字段內容很普通的文檔則可通過高級檢索來進行查找，即通過對多字段的邏輯組配，并選擇相應的匹配模式，實現高級檢索。組配檢索使檢索命中率大大提高，解決了檔案管理巾存在的弊端，大大地節約了查找文件、檔案資料的時間，從而提高了信息化辦公的效率。

4．6數據信息類型多元化

本系統的數據信息包含文本、圖像、視頻、音頻或任何其他類型的信息數據。

5結語

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[關鍵詞]醫院管理;信息系統;信息安全醫院管理信息系統概述醫院管理信息系統的主要功能

經過20多年的發展,我國的醫院管理信息系統歷經了單機單任務、一體化醫院信息系統。以前各醫院建立的計算機系統主要是MIS系統,以財務為重點,涉及掛號、收費、藥庫等流程。現在醫院信息化建設的重點將是臨床管理的信息化,把信息技術真正應用到疾病的診斷和手術中去,然后在臨床信息系統發展的基礎上,逐步建立電子病歷,促進病歷信息的共享和利用。一般來說,醫院信息系統的主要功能是為醫院及其所屬各部門提供患者醫療信息、財務核算分析、行政管理信息和決策分析統計信息的收集、存貯、處理、提取和數據通訊[1]。將門診管理、住院管理、醫技管理、職能科室管理等各部門通過計算機網絡有機集成在一起,提高醫院信息利用率和醫院整體運行效率。加強醫院管理信息系統信息安全的意義信息化為醫院帶來了更加科學、規范的工作流程,工作效率的明顯提升也產生了巨大的經濟效益,醫院的核心業務也越來越依賴于信息系統穩定可靠的運行支持。目前,我國約有3萬多所醫院,5萬多個防疫站,大多數醫院采用的是病床管理和財務管理。據衛生部一項統計顯示,參與調查的中國6000多家醫院中,只有31%的醫院用上了信息管理系統[2]。目前的3萬多家醫院中有6000家是三甲以上的醫院,衛生部曾強調“國內三甲以上的醫院都需要實行信息化管理”,未來幾年,我國將有超過70%的醫院實現信息化管理,信息系統所具有的絕對重要地位和其相對脆弱的本質應當引起高度重視。建立完善的安全備份系統和管理機制,對加強醫院管理信息系統的信息安全,顯得尤為重要。

醫院管理信息系統信息安全面臨的挑戰醫院管理信息系統存在的信息安全隱患由計算機和網絡組成的管理信息系統具有天然的安全脆弱性,表現在包括系統體系、安全模型、安全問題判斷和安全管理環節在內的多個方面。對于醫院管理信息系統來說,信息系統的開放體制與信息系統的安全保密存在很大的制約。操作系統、網絡、數據庫管理系統、用戶系統和安全策略等各個級別和層面都存在安全問題。醫院信息系統的安全性問題日益突出。醫院管理信息系統面臨包括詐騙、間諜、蓄意破壞行為、火災、水災等大范圍的安全威脅,諸如信息被竊取、計算機病毒、服務器的非法入侵破壞等信息安全隱患越來越普遍和復雜,危害越來越大,醫院管理信息系統的信息安全風險管理風險管理是風險評估和風險控制的全過程。在這個過程中,通過主動、系統地對風險進行全過程識別、評估及監控,以達到降低系統風險,減少風險損失,甚至化險為夷,變不利為有利的目的[3]。對于醫院管理信息系統來說,信息安全風險管理就是識別、評價各種信息安全風險因素帶來的損失風險,對風險進行控制,減輕風險可能帶來的負面影響,從而將損失降到最低。從目前醫院信息系統的發展狀況以及對醫療信息系統數據的安全性要求來看,要加強信息安全的風險管理,就是要做到從物理、網絡、系統、主機以及應用層面來確保系統中各種信息的保密性、完整性、可用性,提高整體防護能力,規范安全管理流程,保障信息系統的平穩運行,這是保證醫院信息系統安全的關鍵所在。構建醫院管理信息系統信息安全體系的對策建議針對當前醫院管理信息系統存在的信息安全隱患,為構建行之有效的醫院信息安全體系,筆者從以下4個方面提出對策建議。

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關鍵詞：電子文件；等級保護；信息安全

注：本文為2016年河北省檔案局科技項目：基于物聯網的檔案館智能化應急管理研究（2016-R-26）研究成果之一。

電子文件有著無可比擬的優點，漸有取代紙質文件之勢。然而，目前電子文件的保護并未獲得與紙質檔案一樣的重視，造成大量的電子文件信息丟失，電子文件的安全現狀堪憂。電子文件由電子計算機生成并處理，具有可操作性，可與固定載體分離。電子文件信息保護面臨著更多的破壞因素，風險性更大。這對保護電子文件信息真實性、完整性、可讀性提出了更高的要求。

1 電子文件等級保護機制構建原則

電子文件管理系統的定級原則應與檔案信息系統定級原則保持一致，即自主定級原則、重點保護原則、動態保護原則和同步建設原則。除此之外，電子文件的等級保護機制還應遵循如下原則：

1.1 可持續發展原則

電子文件等級保護機制中具體定級標準以及管理措施的制定，應當以檔案管理實踐基礎、電子文件保護實踐與理論研究為基礎，積極吸收成熟的保護理念、技術、工作流程，在保護的技術、設備及方法上具有一定的前瞻性，與檔案信息系統等級保護能夠互聯，實現文件、檔案信息的過程中的持續保護。

1.2 因地制宜原則

電子文件等級保護機制關系到國家電子文件發展全局，也關系到國家檔案信息遺產的安全，其機制的建立需依據我國電子文件管理現狀、安全保護現狀，也要視具體地區、具體單位的情況而定，切忌不顧實際情況，搞“一刀切”。

1.3 防管結合原則

電子文件等級保護機制的建立重點不在于保護，而是管理。科學的管理就是有效的防護。電子文件的等級保護要求應嵌入到電子文件的各個管理流程之中，依據不同電子文件管理系統的安全保護級別確定管理的標準、要求，以管理過程的安全控制實現文件信息的安全控制

2 電子文件等級保護機制的實施難點

2.1 普查工作難以開展

全面構建電子文件等級保護機制，需進行調研本地區或單位形成的電子文件類型，掌握電子文件的管理流程及保護現狀，電子文件及檔案信息系統的配備情況、文件系統的管理流程，著重調查系統的安全性以及其他相關情況。現階段機關、企事業單位基本上實現了電子化辦公，企事業單位數量眾多，普查工作會耗費較大的成本；各地區經濟發展情況不同，各單位的重視程度不同，各地各單位電子文件的發展情況也是參差不齊，會給整個普查工作帶來較大的困難。

2.2 與檔案信息系統等級保護對接難度大

電子文件管理系統與檔案信息系統應建立對接，并建立統一的保護標準。檔案信息系統由國家綜合檔案機構或單位檔案室控制，而電子文件管理系統則屬于機關、企事業行政機構管轄。兩個系統分屬機構的職權不對等，給系統的對接造成一定的困難；同時囿于檔案末端的認識，電子文件管理系統與檔案信息系統的建立沒有形成統一規劃，相互之間的對接與協調存在一定的困難。

2.3 文件等級劃分難題有待解決

在劃定電子文件管理系統的等級之后，如何有效識別并標識每份電子文件的保護級別是一個難題。傳統紙質檔案鑒定保存中，鑒定標準基本采用“事由+機關級別+年齡”的鑒定標準，可以較為準確地對檔案進行鑒別。那么在電子文件中，這一標準是否還適用？電子文件的保存還包括文件形成、管理過程中產生的元數據。如何根據文件信息和元稻菪畔⑷范ǖ繾游募的保護級別是一個難題。

3 電子文件等級保護機制的構建設想

針對電子文件等級保護機制的建立需要宜采用“以點到面”的方式進行推進，現選擇整體信息化程度發達的地區進行調研、試點，總結經驗，之后不斷拓展。現筆者就電子文件等級保護機制的實施構想如下：

3.1 系統等級劃分

電子文件的等級保護機制的關鍵在于確定電子文件管理系統的等級，依據一定的標準將文件劃分等級，進入不同級別的電子文件管理系統分別管理，集中資源保護重要的文件信息。電子文件管理系統定級應與檔案信息系統安全等級的確定要求相一致，兩個系統之間建立互聯，這樣可實現電子文件到電子檔案的全程可控。在電子文件到電子檔案的過程中，通過文件管理系統的過程安全控制實現對電子檔案信息的安全結果控制。

參照《計算機系統安全保護等級劃分準則》（GB17859-1999）及國家檔案局《檔案信息系統安全等級保護定級工作指南》，將電子文件管理系統從安全保護的角度劃分為五個等級，即自主保護級、指導保護級、監督保護級、強制保護級和專控保護級。自主保護級和指導保護級只涉及個人利益或社會利益，對國家安全不構成危害，重要程度一般，后三個等級因涉及國家安全，重要程度愈來愈高。防護級別高的電子文件管理系統，需實行嚴格的訪問權限設置。

3.2 硬件的安全防護

眾所周知，數字信息的產生、傳遞閱讀等依賴一定的硬件，硬件在數字信息安全保護中的重要性不言而喻。形成電子文件的計算機以及保存文件的存儲器、服務器，這些儀器都是十分精密的電子儀器，其內部構造復雜。外在環境的變化如溫濕度、灰塵、水等對硬件的運行有很大的影響，甚至可以毀壞整個硬件，造成數據庫的全部丟失。

應對運行電子文件管理系統的計算機以及存儲電子文件信息的存儲器或服務器實行保護。首先，不同級別的電子文件管理系統不應存儲在同一存儲器或服務器中；其次，級別愈高的系統所在服務器的小環境應進行嚴格監控；最后，實行數據備份，條件允許可建立專線實時備份，備份服務器選址在有一定距離，處于不同地質板塊的地方。

3.3 規范電子文件安全標識

現階段電子文件的安全標注工作并未被文件形成者和檔案管理者重視。文件的形成者在文件形成過程中應當給予每份文件的安全標識，在文件流轉過程中自動進入到不同級別文件管理系統；同時在文件流轉、處理過程中也應當由形成機構的直接上級審核電子文件安全標識是否規范標注。

電子文件信息的保護現狀堪憂，電子文件保護面臨的一些技術難題還需要很長時間才能解決。有關部門應當重視建立電子文件等級保護機制，并與檔案信息系統安全等級保護進行對接，做到電子文件向電子檔案的安全歸檔，移交，做到有效管理，確保信息的可信，更好地為社會建設服務。

參考文獻

[1]張美芳.檔案安全標準體系構建的研究[J].檔案學研究，2010（4）：53-56.

[2]黃海鷹.電子文件管理系統安全等級保護研究[J].浙江檔案， 2009（4）：40-43.

[3]李曼.安全電子文件安全標識的研究[D].西安電子科技大學， 2012.

[4]馬.歷史檔案分級保護體系構建初探[J].檔案學研究， 2007， 96（3）：61-63.

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一、企業電子文件管理建立反饋機制的必要性

反饋機制實際上建立了一種溝通機制，使企業各部門員工能夠了解管理層設定的電子文件管理目標，并有機會表達對這種目標設定的認可或質疑。同時，管理層能夠通過多方途徑，獲取企業各部門員工在具體業務操作過程中，對電子文件管理策略的落實程度，并以此為依據，不斷對企業電子文件管理進行改進和升級。具體如下：

（一）反饋機制通過幫助企業電子文件管理實現質量控制與自我調節，來解決決策層與執行層之間的供需不平衡問題

傳統的企業電子文件管理往往由管理層作出決定后，各部門負責電子文件管理的專門人員或相關人員，完全按照管理層決定的電子文件管理制度、規范、流程等，執行電子文件管理系統中的某些操作。在這種單向工作流中執行層是否能夠按照企業級電子文件管理戰略路線執行好決策，是缺少足夠的評估依據的。設置反饋機制后，企業電子文件管理流則不再是單向的，而是形成決策層與執行層之間“上傳”與“下達”的雙向甚至多向溝通機制。企業電子文件管理的過程因此處于監控之下，反饋信息能夠直接反映這些過程中各方管理行為是否妥當，上傳至管理層后，便會形成對企業電子文件管理的實時反思與不斷調整。

（二）反饋機制通過強化企業電子文件管理過程中的協同合作，來解決協作部門之間的供需不平衡問題

傳統的企業電子文件管理中，固化的制度、規范、流程以及相對穩定的電子文件管理系統，往往導致部門之間、員工之間以及人與系統之間缺少必要的溝通。反饋機制的設立著重關注業務部門對于電子文件管理的認知或建議，增強除文檔管理部門之外，其他協同部門的參與程度。形成多方參與、共同協商、企業各層級普遍具有共同認知的一種電子文件管理狀態。

（三）完善的企業電子文件反饋機制作為企業內控機制的一部分，來解決系統與用戶之間的供需不平衡問題

電子文件管理系統的設計與維護都需要從管理者的管理需求出發。在設計階段，如果管理者不能明確完整地提出系統功能需求，系統日后就很難支持企業電子文件管理過程。在應用階段，如果系統維護方不能夠及時了解系統用戶體驗，就無法及時優化和調整系統功能與操作流程。而完善的企業電子文件反饋機制是關于電子文件管理持續性的、周期性的自省與改革。反饋機制的設計體現了新的管理理念下，企業電子文件對參與、協同、自我管理的重視，也體現了企業電子文件管理者積極尋求與業務活動相結合、不斷提升用戶體驗效果、建立更具認可度和共識性的企業電子文件管理制度所作出的重要努力。

二、企業電子文件建立反饋機制的具體內容

在反饋過程中，反饋信息的獲取非常關鍵，上一步管理行為的結果會成為下一步管理行為的原因，而不斷形成“原因――效果――原因”的良性循環。換句話說，“反饋信息如何傳遞”（反饋流程）、“誰傳遞反饋信息”（反饋主體）以及“反饋信息傳遞了什么”（反饋信息）是反饋機制必須明確的三個核心問題。

（一）反饋流程

企業電子文件反饋機制應該是一個覆蓋電子文件管理全流程的廣泛機制，是管理主體通過反饋信息流實現管理功能的一個完整的管理優化過程。在該機制中，企業內參與電子文件管理的部門和員工將他們參與電子文件管理的制度、規范、流程、系統等建議匯報給管理者，形成“反饋”；管理者根據接收到的反饋信息，評估已有的管理方法、程序和工具，作出相應的“反饋遵從”；管理目標和內容在進行調整后，新的電子文件管理策略、方法和系統又會引發“關于反饋的反饋”，即“再反饋”。企業電子文件管理的反饋流程，貫穿企業電子文件戰略制定、業務實施與系統操作的各個階段。在這一過程中，電子文件管理的決策制定者和執行者都可能成為反饋主體，任何關于電子文件管理決策執行的認可、改進、懷疑、否定都可能成為反饋信息，而不同反饋主體又會根據反饋信息的不同作出再反饋。如圖1所示。

（二）反饋主體

參與電子文件管理反饋機制的主體至少包含三大類：電子文件管理者（管理層）、系統開發者（技術層）、企業各業務部門員工（操作層）。三大主體的關系如圖2所示。

1.電子文件管理者作為管理層，擔負著掌控企業電子文件管理水平與發展的重任，其所制定的電子文件管理總體目標，引導著企業電子文件管理的總體走向。從企業電子文件宏觀發展來看，管理者控制著反饋信息的使用與結果，即只有在作出管理者及時根據反饋信息對電子文件管理作出優化調整時，反饋機制才能發揮積極作用。

2.系統開發者作為策略規劃的設計實現者，需要將管理者設定的目標和制度，落實在復雜但有序的電子文件管理系統中，并通過系統數據庫及時獲取并管理用戶在系統中的操作行為，節省管理者的管理成本，形成系統自動管理與反饋。沒有系統開發者，管理者設定的目標將無法落實，用戶反饋的信息將無序無用，反饋結果對管理升級并無意義。

3.企業各部門員工作為實際業務的執行者，必須遵循管理者制定的電子文件管理制度，使用系統開發者設計的電子文件管理系統，以參與完成與本業務相關的電子文件管理流程，實際上是以用戶的身份使用管理成果。各部門員工的“用戶體驗”對于管理者和系統開發者判斷管理目標與管理成效是否匹配至關重要。

需要注意的是，反饋機制中三大主體之間的關系不是單向的，反饋與再反饋總是循環發生。例如，管理者會通過系統為各部門員工提供系統操作行為的反饋信息，幫助他們判斷自己的管理行為是否符合管理層提出的目標和要求。而各部門員工又可以通過系統向管理者提出自己的質疑或建議，幫助管理層調整管理策略等。

（三）反饋信息

不同反饋方提供的反饋信息與作用是不同的。當電子文件管理系統作為反饋方時，反饋信息主要用于幫助用戶判斷自身操作行為是否正確并進行有效修正；當電子文件管理系統的用戶作為反饋方時，反饋信息主要用于幫助電子文件管理者判斷管理成效并作出更新優化。按照反饋結果，反饋分為正面反饋和負面反饋。正面反饋是指企業用戶對電子文件管理流程或系統的肯定，也可指電子文件管理者或系統自動對企業用戶操作行為的肯定；負面反饋則是指企業用戶參與電子文件管理流程或使用系統時對其產生的不滿或質疑，也可指電子文件管理者或系統在用戶使用不當時，對其發出的警示。一般來說，越完善的電子文件管理流程或系統所產生或接收的負面反饋信息就越少，但是也要注意：負面反饋信息越詳細越有利于用戶行為的修正和電子文件管理的優化改進。

三、企業電子文件管理中建立反饋機制的實踐路徑

反饋機制的實現需要電子文件管理部門、業務部門和技術部門等多方協同，在企業電子文件的生成、管理、利用等多個環節中完成相應的反饋活動。

（一）企業電子文件的生成

業務部門根據自身業務需要，同時遵從企業制定的電子文件管理制度和規范，在本部門業務系統中生成電子文件，并在業務流程中流轉。在這一階段，文檔管理部門會對業務部門提出相應的電子文件格式與內容要求等，各業務部門則成為主要的反饋主體，對文檔管理部門的“前端控制”進行反饋：一是業務部門有必要積極向管理者提出需求，說明本部門在業務過程中需要生成何種電子文件、需要何種技術支持管理以及需要的人員與財務成本等。二是業務部門要積極填寫由企業文檔管理部門下發的、用于調查業務部門電子文件管理情況的調查問卷，或積極參加由文檔部門組織的座談會，及時反映本部門遵循現有電子文件制度、規范和標準的情況，生成業務類電子文件的類型與格式現狀等。

（二）企業電子文件的管理

企業電子文件在歸檔前，作為業務活動憑證，仍需要在業務系統中進行管理，以隨時支持部門員工的電子文件利用需求。在這一階段，各部門員工成為主要的反饋主體。

1.績效評估。企業電子文件管理負責人可對員工參與電子文件管理的總體工作成效、各環節操作細節等進行評估，從而幫助員工判斷自身在電子文件管理方面的能力與表現。評估結果在合格以上即為正面反饋，在合格以下即為負面反饋。

2.專業培訓。根據績效評估結果，那些對電子文件管理參與度不高、參與水平有限或操作行為不當的員工，需要接受專業的培訓指導，以強化他們對電子文件管理的認知，使員工認識到在完成業務目標的同時，也要完成相應的電子文件管理任務。

（三）企業電子文件的利用

企業電子文件歸檔保存后，作為企業的信息資產，可以分級、分類面向企業用戶開放使用。企業電子文件的利用一般需要系統操作，此時系統及其用戶會對彼此的行為作出反饋，推動電子文件利用過程中系統與用戶的相互適應。

篇7

【關鍵詞】電子文件管理/國際電子文件管理/研究熱點

在信息技術飛速發展的今天，世界各國比以往任何時候都面臨著電子文件的共同挑戰，建立在信息技術應用平臺上的電子文件管理理念、方法、技術、模式等更具趨同性。因此，聚焦電子文件管理前沿，借鑒國際同行的成功經驗，有助于推進我國電子文件管理的進程。

國際上有關電子文件管理的研究已經達到相當的廣度和深度，據筆者不完全統計，世界主要國家、地區和相關機構的代表性研究項目的主要內容如下頁表所示。

這些電子文件項目研究周期長、涉及問題多、參與機構廣，形成的研究報告、相關標準、工作手冊往往多達數十頁乃至百余頁，在理論與實踐方面取得了可喜的進展，在電子文件的管理思想與管理模式、管理方法與技術、管理標準及其應用等方面都積累了豐富的經驗。其中最值得關注的項目包括：國際檔案理事會出版的《電子文件管理工作手冊》、美國國家檔案與文件管理署的電子文件檔案館項目(ERA)、澳大利亞的電子文件管理戰略及元數據標準(VERS)、歐盟的電子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥倫比亞大學的電子信息系統中文件真實性的永久保護國際研究項目(InterPARES)以及ISO關于文件管理的相關標準等。經過分析，可以看出國際電子文件管理的研究熱點及其給我們的啟示主要集中在以下幾個方面：

一、電子文件管理的頂層設計——國家戰略的提出

西方發達國家在多年電子文件管理實踐和理論研究的基礎上，不約而同地提出了電子文件管理國家戰略問題，認為戰略研究是解決電子文件管理問題的前提條件。國際檔案理事會2005年出版的《電子文件管理工作手冊》中明確提出要“從戰略角度影響電子文件管理實踐”；加拿大國家圖書檔案館于2006年提出了“加拿大數字信息戰略”；2005年美國的ERA項目負責人在向國家數字戰略咨詢部匯報時，指出該項目正是基于“要為聯邦機構的電子文件管理提供政策、戰略、指導和工具”；澳大利亞、英國、丹麥等國家也先后將電子文件管理作為信息時代政府治理與政府責任的重要內容，納入國家電子政務建設之中，并開展了電子文件管理戰略研究項目。由此可見，國際電子文件管理研究發生了戰略轉型，開始由機構層面向國家層面轉變。以頂層設計帶動整體規劃，以國家戰略帶動全面發展，將是今后電子文件管理的趨勢。

2006年5月中國人民大學的馮惠玲教授在“2006中國信息資源管理論壇”上首次提出“全面制定和實施我國電子文件管理國家戰略”，標志著我國的電子文件管理走上了頂層設計、全面規劃和集中控制的軌道。2006年9月，國信辦推廣應用組副組長趙小凡在談到未來15年國家信息化戰略時說：“十一五是一個信息化發展的轉折點，我們國家的信息化已經從戰術轉為戰略。”可見“電子文件管理國家戰略”的提出與我國信息化戰略轉型也是完全一致的。實施電子文件管理國家戰略就是從國家層面進行統籌規劃和集中管理，從方針政策、體制、管理制度體系、項目保障措施等各個層次制定電子文件管理戰略的基本框架，從根本上提高國家對電子文件信息資源的實際控制力和對電子文件管理的調控能力，從而確保這部分國家信息資源的現實安全和長久真實。電子文件管理國家戰略的提出使我國電子文件管理研究與國際接軌，對于避免現行分散管理狀態下潛在的風險，從根本上控制各機構（地區）電子文件管理低水平重復現象，大幅提高研發效益有著重要意義。

二、電子文件管理理念——集成管理

多年來，在國際電子文件管理理論與實踐的不斷探索過程中，檔案界與各方面專家在電子文件的管理理念上已達成了共識：信息時代電子文件的最優化管理就是集成管理。在ISO檔案文件管理分技術委員會(ISO/TC46/SC11)2006年5月召開的第十六次年會中，來自15個國家的40多位代表在研究文件管理標準(ISO15489)的修訂草案時，特別提及了文件管理要貫穿文件整個生命周期、嵌入機構職能及業務流程之中的集成管理思想。在歐美文檔管理軟件市場上，一種融合電子文檔管理、內容管理、文件管理、檔案管理的理論和方法，集成的文檔管理解決方案嶄露頭角，勢不可擋。可見“集成管理”逐漸成為電子文件管理的最新理念。

“集成管理”是一種將電子文件管理集成于電子文件生命連續體之中的全程管理。它要求利用文件連續體模式設計電子文件管理系統，采用“從文件形成（包括形成前，文件管理系統的設計）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”，實現一種比文檔一體化管理要求更高的一體化。這種理念在國際電子文件研究項目中已不斷得到肯定，正如InterPARES項目的主持人露西婭娜·杜蘭蒂教授所言：“隨著InterPARES研究的深入，將繼續證明這樣一種觀點：不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子文件”。①這種始于電子文件形成源頭的全程管理理念，要求對電子文件管理系統的設計進行前端控制。它要求文檔管理人員了解和熟悉機構的主要職能及業務工作流程，對流程中各個節點產生的電子文件的情況有預期把握，能從保證文件的真實性、完整性、可用性等角度干預電子文件管理系統設計，從而成為“文件保管政策的制定者、標準的制定者、文件保管系統和執行政策的設計者”②。同時，集成化管理還強調了資源的整合，它要求在電子文件管理全過程中，綜合應用各種不同的方法、手段和工具，將各方資源和優勢結合起來，實現優勢互補，效用共享，最大限度地放大系統功能，提高電子文件管理系統的整體功效。“集成管理”已成為國際電子文件最優化管理的理念，也將是我國電子文件管理的必然選擇。

三、電子文件保管模式——集中管理

針對電子文件的保管模式，國際上曾存在著“集中式”和“分散式”兩種模式之爭。在近幾年的電子文件管理項目研究中，各國的認識逐步趨于一致，集中管理具有永久保存價值的電子文件成為越來越多國家的共識。

集中式保管模式是加拿大哥倫比亞大學提出的方案，這一方案的代表人物是InterPARES項目的負責人露西婭娜·杜蘭蒂以及美國的戴維·比爾曼。他們認為電子文件的保管與紙質文件相似，也需要經過兩個階段：一是文件生成機構使用文件，并通過一些方法來保護電子文件的真實性與可靠性；二是文件生成者將失去現行價值的文件移交檔案館，由檔案館集中整理、編目和長期保管。

美國、加拿大、英國和北歐等國家原則上贊成這種方案，并已付諸實施。其中影響最大的是美國電子文件檔案館項目(ERA)。這項由美國國家檔案與文件管理署(NARA)組織的、經過6年前期基礎研究、耗資3億美元、并將進行為期6年的系統研發的大型項目，旨在“建立一個未來的檔案館”，以“保存聯邦政府任何部門產生的任何形式的電子文件并提供利用”③，還將對各州政府電子文件的管理產生全面的示范效應。此外，英國國家檔案館以電子文件從形成機構生成到通過網絡接收進館的全程無縫管理為目標，牽頭制定了《基于互聯網的無縫連接數字檔案在線服務計劃》，以促進全國范圍電子文件信息的共建共享。澳大利亞、加拿大、西班牙、丹麥、新加坡等國家檔案館也都已開始接收或決定接收政府部門產生的電子文件。可見，以國家檔案館為中心形成電子文件管理和服務網絡的集中保管模式，已成為電子文件管理的主流模式。在這種模式中，國家檔案館作為集中永久保管政府文件的專門機構，在電子文件管理鏈上具有十分重要的地位，在協調全國電子文件管理系統的互聯互通方面發揮著核心和樞紐的作用。如何充分發揮我國集中制管理的優勢，注重國家級檔案館在電子文件管理過程中的核心作用，實現國家電子文件信息資源的集中管理和利用，是值得我們思考的問題。

四、保證電子文件證據價值的關鍵——管理系統的功能需求

電子文件的管理勢必采用以軟件為中心的系統管理方法，軟件功能是否科學、完善，直接關系到電子文件的真實性、完整性與可用性。近年來的電子文件管理研究項目顯示：規范電子文件管理系統的功能需求，將成為保證電子文件證據價值的關鍵。為此很多國家和地區制定并大力推行電子文件管理系統的功能需求標準。

2006年4月15日國際標準化組織正式的《信息和文獻——描述文件管理需求標準指南》(ISO22310:2005)，是應用于開發文件管理需求的任何機構組織的最高層次標準，以滿足一致性和互操作性需求。此外，最具典型意義的是歐盟于2001年5月推出的《電子文件管理通用需求》（MoReq，將于2007年推出新版），詳細規定了電子文件管理的需求及管理元數據，具有鮮明的通用性、開放性和豐富性，被稱作第一部ED/RMS（電子文檔／文件管理系統）需求報告。之后，“國際信息和影像管理聯合會”(AIIM)在2002年5月啟動了“電子文檔、電子文件一體化管理系統功能需求”項目，更加全面而透徹地分析了集成系統的功能需求；美國于2002年出臺了適用于國防系統或政府機構的《電子文件管理應用軟件設計評價需求報告》（DOD5015.2-STD，2007年正在修訂）；英國頒布了《電子文件管理系統功能需求》；澳大利亞也于2006年2月了《電子文件管理軟件功能規范指南》……這些管理系統功能需求規范在一定范圍內得到了有效的應用，在國際上具有廣泛的影響。

制定并電子文件管理系統的功能需求規范，是解決電子文件證據作用的關鍵所在，也是確保各類電子文件管理系統的性能和質量的有效舉措。為避免低水平重復研發現象，我國也應當盡快出臺我國的電子文件管理系統功能需求規范，尤其是適用于國家機關的系統功能通用需求規范，并通過對電子文件管理系統的質量認證、推介示范產品等措施推動實施，為電子文件管理軟件供應商制定規則，為機關文件管理人員、檔案管理人員和操作人員提供標準，從而保證文件在生命周期各個階段的真實性。

五、電子文件管理走向——國際化與標準化

分析電子文件管理幾十年來的研究之路，可以發現早期研究項目主要是某一類機構從自身需求出發研究電子文件管理的相關問題，得出的結論或解決之道往往也因研究主體的局限性而不具有普遍意義。近年來，越來越多的國家意識到了這一問題，開始尋求電子文件管理研究的共同框架、統一標準和理論依托，使電子文件管理不斷地走向國際化與標準化。

尤為值得關注的是國際標準化組織檔案／文件管理分技術委員會(ISOTC46/SC11)的標準化工作，它反映出國際社會在文件管理領域取得的共識，其關于文件管理的系列標準有助于明確電子文件管理的基本概念與原則，為各國各領域制定相關標準規范提供了基礎和框架。英國、美國、澳大利亞等國的電子文件管理戰略正是基于《信息與文獻——文件管理》(IS015489)和《開放檔案信息系統參考模型(OAIS)》(ISO14721)而形成的。同時，這些國家的電子文件管理項目都以文件連續體理論、文件全生命周期管理理論等為支撐，并盡可能多地借鑒國際經驗，吸納世界范圍內具有廣泛影響的研究成果，如InterPARES、MoReq等項目報告，從而使其電子文件管理研究擁有堅實的實踐基礎和理論依托。

立足于國際標準和基礎研究成果的電子文件管理，通過共同框架、統一標準實現文件信息的互聯互通，對于實現基于信息共享的公眾信息服務有重要意義。美國制定的適用于電子文件的《政府信息資源定位服務系統》(GILS)框架與標準、澳大利亞基于國際元數據標準DublinCore制定的《澳大利亞政府資源定位服務》(AGLS)已經充分證明了這一點。同時，文件與檔案信息管理的國際標準也為電子文件管理的質量檢驗與國際認可提供了最優化評估的準則，是機構電子文件管理是否采用國際先進經驗、管理是否高效、服務是否滿意的重要標志。

六、電子文件管理問題的解決之道——聯合協作

隨著研究的深入，人們越來越認識到電子文件管理問題不是檔案管理人員、文件工作人員需要獨自面對的問題，也絕不是某一國家、某一專業領域的人員所能獨立解決的問題。聯合協作才是電子文件管理問題的解決之道。

世界上許多國家的專家學者都在為解決電子文件管理中的各種問題開展國際合作研究，并致力于形成通用的文件與檔案管理國際規范。ISO信息與文獻工作技術委員會(ISO/TC46)與ISO的其他技術委員會（如TC42、TC10、TC171、TC176等）及國際研究機構（如國際檔案理事會、國際圖聯、國際文件管理基金會、世界銀行檔案館等）都有緊密的聯系，以協調相關標準、采納相關成果。美國國家檔案與文件管理署(NARA)也在不斷加強與其他聯邦政府部門、社會機構以及公司企業的合作，其ERA項目的合作伙伴達20個之多。在歐洲，負責起草MoReq需求報告的康維爾管理咨詢公司是一個專門提供信息系統和信息技術管理咨詢的公司，它的介入一定程度上突破了檔案專業的封閉性，使得報告能夠用一種更開放、更客觀、與相關技術集成、更容易被市場接納的方式詮釋電子文件管理的需求。

知識經濟時代的到來，使文件管理、檔案管理成為信息資源管理的組成部分，作為知識管理有機組成的各類信息資源管理在管理理念、管理目標、管理功能、管理過程、管理方法及管理技術等方面都存在許多相似之處，這一切使檔案工作者與相關各方結成合作伙伴關系成為可能，也成為必然。這種聯合協作不僅意味著其他機構會優先向我們提供研究技術和成果，還意味著我們反過來也能夠影響那些機構的研究進度和發展規劃，從而建立起更緊密的合作關系，推動電子文件管理研究的進展。

注釋：

①［加］露西婭娜·杜蘭蒂，［美］肯尼斯·迪波多.InterPARES國際研究項目.山西檔案，2002年第3期。

篇8

[關鍵詞]元數據；電子文件；文件管理系統

經濟全球化、社會信息化趨勢下，計算機和網絡技術的發展使電子文件的數量和種類飛速增加，社會的不斷進步使人對檔案信息的價值也愈加重視，對其利用的要求也在不斷提高。電子環境下，人們通常借助元數據來保證電子文件信息的原始性，因為電子文件極易被不留痕跡地刪減。元數據可以記錄下電子文件的流轉情況，包括自設計，經由形成、傳遞，直至維護的全過程，因此要想對電子文件進行安全而有效的控制，保證其原始真實性與憑證性，必須掌握元數據信息，來對組織、檢索文件信息。

一、電子文件管理中應用元數據的必要性

目前在很多專業領域，特別是在與設計與創建信息系統以及保管和利用信息資源有關的領域中，元數據已經成為一個常見的重要術語，扮演著數據管理的重要角色。關于元數據的定義目前并未統一，因為元數據的實質是“定義和描述其他數據的數據”，所描述的數據內涵與外延、內容與目的等存在不同，但概括地講是記錄信息對象的內容、背景與結構特征的，全面、系統和有序的數據集。因為元數據能夠如實記錄文件的特征、動態及時地獲取流轉情況，因此將元數據運用于電子文件的管理工作中具有重要意義。具體而言：

1.引入元數據利于維護電子文件信息的真實性與憑證性。由于元數據有自身表達信息的基本方法與規則用來記錄文件的內容、背景信息和結構化數據，采用標準化的的語言規范進行編碼式描述，并且能夠動態跟蹤文件信息變化，不會因為原電子文件的變動而失效，不再不過分依賴載體和數據環境，能夠較少地受到環境和系統因素影響。元數據還能關聯紙質拷貝件，記錄文件變動，提供數據轉換信息，保證可靠證據性。

2.利用元數據來組織和管理電子文件，挖掘資源信息，可以降低管理的風險。元數據中除卻對單份電子文件本身，還包括對與文件信息對象相關的管理信息，諸如搜索與定位，以及電子簽名、文件轉換方式、保管條件、數據使用范圍等背景及技術狀況方面信息，以及與其他資源的版本鏈接、數據來源等的關系，有效改善電子文件管理模式，更大程度上避免人為因素和意外風險，步入科學規范化軌道。

3.經由元數據可以提高電子文件的檢索與利用率。元數據對原始文件特征的描述與定位，便于創建用戶通過計算機來準確定位文件信息，了解文件內容，便捷地獲取所需信息。而且利用元數據系統，可以為不同形態的數字資源提供規范的檢索工具和更多檢索入口，用戶使用多樣化、智能化的檢索途徑，可以節約時間，提高效率。元數據是經過提煉和加工的數據集合，信息冗余度降低，可以提高信息資源的利用率。

4.采用元數據能便于電子文件的分布式管理，為多元化的數字信息資源提供整合的工具。元數據是描述性數據，又富有結構化特征，用戶根據元數據建立的文件信息的關聯數據目錄，可以共享信息數據，便于對文件的存取以及管理。元數據還支持用戶決策，利于電子文件信息資源的開發和優化。

二、元數據在電子文件管理系統中的應用

元數據是實施電子文件管理的技術保障，通過對元數據在文件管理各階段的工作情況進行解釋，來了解在這一過程中的元數據應用狀況及所發揮的作用。

（一）電子文件設計階段

元數據集自電子文件或者文件集合創建之時便自動生成，并始終伴隨文件的運轉而進行修補、優化，元數據系統便在文件管理系統中記錄系統的操作過程，因此文件管理系統在設計伊始，必須考慮元數據模型的設計，將電子文件不同階段的各種管理要求體現在系統設計中，并進行系統分析。對元數據模型進行設計時，一般由檔案工作人員從專業角度規劃、設計元數據的工作模式與原理，提出要求，然后由技術人員進行研發、實現。元數據的大部分操作工作一般通過系統的自動完成，但是系統的遺漏內容則由系統管理員和文件的使用人員等進行完善。

（二）電子文件形成階段

此處所言電子文件的形成，是指進入到文件管理的運轉系統，而非傳統意義上的制作與生成。文件檔案管理機構目前所保存和管理的電子文件絕大多數來源于相異的桌面應用系統，這些電子文件被創建和制作后，經由作者導入到文件的運轉系統時，經過格式轉換等標準化處理的文件會自動生成相對應的數據元記錄表，元數據隨即開始即時、動態地獲取、捕捉、登錄電子文件的有關信息，最后有作者適時作補充。至此進入管理系統中的電子文件形成，元數據與電子文件的內容信息構成對應的映射關系，作為標準預設與文件管理系統初級階段的元數據，作為持續的動態過程存在。不同文件類型的元數據元素在格式、編碼等方面會有所差異，所以元數據的標準液應該有所不同，但是大部分的元數據元素區別不大，所以工作模式也相似。

（三）電子文件運行階段

電子文件是在電子環境產生的，作為依據而形成和使用的文字記錄。電子文件的運行，即是對其操作和運轉的過程。電子文件在被傳送到某用戶伊始，直到操作完畢被保存至文件庫的整個運行過程，系統會自動記錄下文件的傳輸路徑、身份驗證消息等，以及用戶對文件的存入導出的操作過程，元數據隨著文件內容的不斷補充而得到完善。另一方面，通常情況下，用戶不能對文件內容作直接改動，對元數據的補修便是對文件的操作。

（四）電子文件的維護階段

1.在電子文件的鑒定與歸檔環節

電子文件的鑒定工作需要元數據來提供重要依據。電子文件鑒定既包括內容的鑒定也包括技術的鑒定，主要判斷以被存入文件庫中的電子文件是否具有保存價值，并作相應處置，風險性很高，需要很高的智力和專業的技術支持。因為文件個體存在差異、文件間關系錯綜復雜，必須需要專業技術人員和管理人員的參與，不可能只是自動通過系統預設的程序完全完成鑒定。但是借助人工的識別與鑒定時所需信息主要還是源于元數據。

確認具有長久保存價值的電子文件被整理、保存到檔案保管系統的檔案庫后，元數據也會隨之一同被移入。檔案的保管系統對電子文件和元數據進行一系列驗證、檢查、定位保存的過程，元數據本身也在不斷即時地對文件的處理、操作信息進行存取和補充，始終處于動態的建構過程。元數據記錄的這些信息，都會協助對文件的歸檔工作。

2.在電子文件整理與保管階段

為使電子文件管理系統更加安全、條理、秩序化地運轉，必須對系統所保存的文件進行整理，并成為管理系統的核心。運轉系統中，電子文件被頻繁地輸送、利用，而元數據在此階段是系統操作的直接對象。系統通過對元數據相關元素內的繼續補充、提取與重組，來完成文件的組織加工。由于文件運轉系統中電子文件的保管意義非常重大，在存取和利用過程中，稍出差錯便可能造成文檔的破壞或丟失，給當前及日后利用帶來不可挽回的損失。為了維護電子文件的可讀性和安全性，保持文件的有序形態，延長其使用壽命，對于信息系統中的電子文件，可以采取多種技術手段和措施對文件實施信息保護。電子文件元數據會跟蹤記錄文件保管的過程及結果、系統操作的軌跡，能夠為信息保護適時提供可供裝載的技術空間和記錄平臺。

3.在電子文件檢索和利用階段

電子文件管理系統最終目標即是為用戶提供信息資源的利用，將元數據引入文件的檢索和利用過程，將會提高信息的檢索效率，優化資源的利用率。檢索過程中，元數據會智能化分析所作用戶檢索記錄信息，了解用戶檢索需求，將檢索結果與信息反饋給用戶。另外，電子文件元數據在用戶管理工作環節，會設置與用戶權限相對應的被訪權限、存取要求和規則，防止非法入侵等導致的信息外泄，對電子文件信息實施嚴格保護。未來的用戶將更多地通過網絡來檢索利用電子文件，然后由于目前各地區各領域中電子文件組織方式可能存在差異，無法很好地實現信息共享。而元數據標準的出現，將可以使用戶通過一個查詢界面就能查到所有相關的文件信息，如EAD（簡稱檔案編碼記錄）便是一種具有這樣功能的元數據標準，用以表達文檔檢索工具邏輯以及各部分之間聯系，目的在于使檢索工具中的描述信息變成計算機能夠處理的結構化標準信息。

4.脫機電子文件的管理

電子文件不可能一直保存在電子信息管理系統中，如果這樣系統數據庫將會超負荷工作，工作效率將會受到嚴重影響。所以，有價值的電子文件將定期被脫機保存，就目前的條件而言，我們將非現行的、同時又具有保存價值的電子文件導出信息管理系統，保存在磁帶、磁盤和光盤中，甚至轉換成縮微膠片。對于這些脫機保存的電子文件，系統要想掌握原文件的目前情況與信息，管理文件，只能通過保存在系統中的元數據才能建立與原文件的關聯，因為元數據便是溝通二者的渠道。

參考文獻：

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【關鍵詞】建設工程合同管理；對比分析；規范化建議

1 引言

合同管理是工程項目管理的核心。近年來，合同管理已受到我國引起丁程管理人員的重視。在監理工程師、建造工程師、造價工程師等考試中都含有合同管理的考試內容，合同管理已受到各方面的重視并逐步推廣開來。無論業主、承包商還是從事咨詢、監理工作的工程師，不熟悉合同，不會運用合同是絕對管不好項目的。而工樣建設的復雜性決定了合同管理的艱巨性，我國建設市場發育需進一步完善，建設交易行為需進一步規范，建設工程的合同管理存在諸多問題[1,2]。

2 建設工程合同管理在誠信方面存在的缺陷

造成誠信缺失的成岡主要有外部環境和自身內部的原因。外部環境原因主要包括經濟體制轉型、道德秩序火衡、政府行為不規范、法律制度不健全等岡素；自身內部的原因包括經營者有不誠信的動機、企業內部信用管理薄弱、重視短期利益，忽視長期利益等因素，具體體現在建設工程合同管理方面主要體現在下面幾點。

2.1 信用管理體系先天不足

一些企業(投資方、承包方)高級管理和財務主管人員信用意識仍然薄弱，對現代企業必須具備的信用管理(特別是如何防止合同難于履行和糾紛)缺乏足夠的了解和認識，出現授信不當和對合同履行計劃缺乏管理工作等現象，使企業在經營過程中埋下了一定的信用風險。

2.2 合同管理跟不上時代步伐

近年來，隨著建筑市場的發展和改制的推進，加之投資體系的市場化，工程項目競爭日趨激烈。網絡和電子時代的到來，對仍停留在傳統管理模式上的企業而言，無論是業主還是承包人，都將無法生存下去。工程項目的招標投標，表面看已經完全市場化而且公平、公開和公正，如專家庫的建立，公開招標信息，但更深層次的問題是，專家們對工程的了解、對企業的了解、評標時間的影響以及專家責任心都會對選擇的中標單位造成影響；施工企業中標后，若由于資金問題(當然是應得部分)導致其無法正常運轉，業主的責任如何落實？施工企業在工程管理方面存在的漏洞，如某企業在某項目上每月直接人工費高達40％還自認為正常，管理的不到位導致其難以正常運轉又如何追究其責任?客觀而言，誠信自然談不上，合同管理基本上就是沒有管理。

3 誠信對建設工程合同管理的意義

誠實信用，既是中華民族的傳統美德，也是現代企業、現代人創業經營不可或缺的理念。企業作為市場經濟的行為主體，能否以誠信的態度開展經營活動關乎我國市場經濟建設的成敗。市場經濟首先是信用經濟，如果企業行為都不誠信，那么，我們就不可能建成真正的市場經濟。我國市場經濟是在計劃經濟的基礎上轉型過來的，其發展處于初始階段，整體水平較低，資本不發達，市場運作不規范，信用觀念和信用基礎相對薄弱。而企業的競爭優勢，不僅在于產品的技術含量，而且來自企業的信用水平。在開放競爭的市場環境中，是否具有先進的信用管理制度、良好的信用形象和完備的信用風險控制能力，是決定企業生存和發展的關鍵因素。

在合同管理中，項目法人對項目籌劃、籌資立項、建設實施、生產經營、還債、資產保值增值全面負責，并承擔全部投資風險。而工程建設訂立的勘測設計合同、施上承包合同、監理委托合同或EPC總包合同，其中的約定必須建立在合同信用體系的基礎上，加強合同管理工作，強化承、發包雙方的合同意識，保證依法全面履行訂立的合同。在國際丁程中，中國企業由于合同管理水平低下而導致經濟損失的不在少數，國人無奈稱之為“繳學費”、“花錢買教訓”，而外國的反映是“中國人技術水平一流，管理水平三流”。實踐證明，出現這些問題的主要原因：一是經營管理者對合同意識淡薄；二是合同管理不善。訂立合同的人同執行的人根本沒有關系，合同訂立就沒有想劍如何去履行，因而通過合同管理降低成本、減少費用，保證質量和工程進度，以最少的消耗獲取最大的效益就成了一句空話，將“低價中標、高價索賠”理解或變成不誠信履約。

總之，在市場交易中，誠實信用是一個追求長期利益的穩定預期和重復博弈的規則。在市場經濟發達國家曾流傳著這樣一句話：“誠信是得勝的最終資本”。首先誠實信用是理性經營的明智選擇。現代企業理論認為，企業是～組契約。“在市場經濟中之所以會有企業的存在，是因為企業內部組織的交易比通過市場進行同樣的交易的費用要低”，循著這樣的思路，我們可以認為，企業是市場交易費用節約的產物，從而交易費用的節約也就成為了企業決策的一個核心(然而也往往是隱含的)依據，所以企業之間的相互信任能大大減少交易成本，如企業之間的談判費用、執行合同的費用、監督費用等。其次，誠實信用對企業經營具有重要的意義，具體體現在誠信經營是企業降低交易成本的重要方法、誠信經營是企業可持續發展的重要條件、誠信經營是企業形成核心競爭力的重要源泉、信經營是打造企業品牌，擴大商譽的重要途徑等方面。

4 可采取的誠信措施

誠實信用是企業成長的基礎，是提高競爭力的關鍵，只有誠信經營，才能求得生存和發展。作為經營者，不能僅從客觀尋找原因，在自身內部引導企業確立誠實信用的經營理念，并使誠實信用的經營方式滲透到企業經營的各個環節。其策略主要有：經營者要以身作則，堅持誠信經營、營造誠信文化，培養誠信員工、建立自律機制，加強信用管理等方式。具體體現在建設工程合同管理方面主要注意以下幾點：

4.1 使用信用證

企業在充分利用合同法和擔保法等法律法規維護自身權益的前提下，如條件允許可在結算方式中嘗試使用信用證的結算方式，以解決當事人之間的信用危機。信用證是國際貿易結算中的常用工具，是一種由銀行根據買方的請求和指示向賣方開出的一定金額的、并在一定期限內憑規定的單據承諾付款的書面文件。由于開戶銀行對該方的現金流和資信狀況更為清楚，該方能從其開戶銀行開出信用證，說明其對合同中主要義務的履行沒有障礙，合同能夠得到更加順利地履行。

4.2 正當地索賠

在目前施工企業逐漸由弱勢群體向強勢群體轉換的過程中，發包人同承包人之間的平衡將被打破，只有承包人向發包人索賠的日子終將過去。在索賠中，無論哪方都不能脫離合同，如某施工企業在已簽訂合同中明確約定，開挖j二程中的超挖、超填均已進入單價，但在執行中卻提出了強硬的索賠要求，并由此直接導致僅100m的引水隧洞開挖上期滯后10個月，其索賠額也只有5萬元，而其每月現場固定支出約14萬元，致使發包人和承包人均損失嚴重，最后雙方都認為得不償失。綜觀國內工程建設，合同管理引發的工期拖延、清理隊伍出場、工程款長期拖欠以至導致企業無法運轉，使得工程建設項目管理如入泥潭，年年都在建設，月月都有糾紛，真正的是沒有一個健全的合同管理信用體系。總之，招投標制及承包合同制是把建筑業推向市場的體現，加強合同管理，最大限度贏得經濟效益則是承、發包雙方所追求的目標。嚴格履行有效合同中承、發包雙方約定的的條款，承、發包雙方都必須堅持誠實守信的原則，有理、有據、合理、合法的解決合同履行中出現的問題，否則對合同雙方都將造成巨大的經濟損失和信譽損失。

參考文獻：

篇10

眾所周知,任何企業都在不同程度上依賴于一定的技術和知識才可以生存與發展,尤其當今已經進入了知識經濟和信息經濟的時代,現代企業之間的競爭更多的是知識與信息獲取或使用能力的競爭。所以對企業的知識資源進行有效的管理,是一個企業能否在激烈的市場競爭中立于不改之地的關鍵。從事企業管理的人都清楚,企業的人才流失對企業意味著什么。長期以來,企業員工的個人頭腦是知識的載體,人才流動實際上是知識在流動。那么如何實現人走而知識卻可以繼續在企業中留存呢？如何實現知識不僅在某個人頭腦中,而在組織的系統中并持續發揮其作用呢？如何使企業的知識可以不斷積累并讓每個員工快速掌握而在工作中加以運用呢？如何使新員工可以迅速在老員工的基礎上繼續提高工作效率和質量呢？

一、什么是知識管理和企業管理

要弄清以上問題,首先,我們要從弄清什么是知識管理和企業信息管理入手。美國生產和質量委員會（APQC）對知識管理定義如下：知識管理是組織有意識采取的一種戰略,它保證能夠在最需要的時間將最需要的知識傳送給最需要的人,這樣可以幫助人們共享信息,并進而將其通過不同的方式付諸實踐,最終達到提高組織業績的目的。企業知識管理是以信息為基礎的活動,通過組織性學習創造隱性和顯性知識,并負責如何在適當的時間、適當的地方擁有適當的知識。微軟總裁比爾蓋茨認為：知識管理并不是從技術開始的,它始于商業目標、過程和對共享信息需要的認識。知識管理只不過是管理信息流,把正確的信息傳送給需要它的人,以便讓他們迅速地以信息為依據采取行動。

中外學者普遍認為,信息是企業發展的一個非常重要的資源,信息作為資源,除了一般的可利用、有價值等特性外,還具備共享性、歷史積累性、時效性和多次再生性的特性。而系統則是由若干相互聯系、相互制約的獨立成分組成的一個有機整體,如管理人員、生產工人、工藝、技術、管理、方法和組織機構、生產設備等,為了一個共同的目標即獲取利潤生產出社會需要的產品,而組成的一個生產企業就是一個系統。那么,要系統地利用信息這個資源,企業建立信息管理系統是一個非常重要的前提。

企業信息管理系統（EIMS）就是運用現代化的管理思想和方法,采用電子計算機、軟件及網絡通訊技術,對企業管理決策過程中的信息進行收集、存儲、加工、分析,以輔助企業日常的業務處理直到決策方案的制定和優選等工作,以及跟蹤、監督、控制、調節整個管理過程的人機系統。

從目前已經大量應用的各種企業信息管理系統來看,普遍具有以下特性：

1.除了通用的管理軟件和MRP（物料資源計劃）、OA（辦公自動化）、WFS（工作流系統）外,大多軟件都需要做大量的需求分析,咨詢顧問（多數都是行業內的專家）和企業各級員工在認真總結以往經驗和企業發展要求的基礎上,根據企業實際量身定做或在標準版本的基礎上根據企業實際做大量的修改,所以具有行業專家特性及實際應用特性。

2.多數系統是從企業戰略的角度出發,在全局和總體考慮的前提下設計企業的信息管理系統,是從企業的人員機構管理、產品管理、系統權限管理、銷售管理、采購管理、生產管理、質量管理等系統的角度,考慮戰略的實現性和信息之間的關聯性、制約性的,具有系統性和整體性。

3.具有歷史知識的積累性和共享性。企業的信息管理系統能夠將各部門和各員工的日常工作的關鍵數據,存儲在數據庫中,并能根據權限方便查閱和調用。

4.具有決策的支持性。所有的各種數據可以經過計算機的處理從不同的角度得到各種分析結果,并通過報警提醒的方式,使決策者在第一時間得到相關信息。

5.動態特性。由于信息的時效性和關聯性,當系統中某一信息要素發生變化時,與之相關聯的其他信息均發生變化。同時,由于企業的外部環境和內部要素均在動態發生變化,系統也要求能夠適應這種變化。

二、企業信息管理系統的作用

從以上對于知識管理和企業信息管理系統的概念及特性等可以看出,企業信息管理系統對于企業知識管理水平的提高具有很大的支持和保障作用,具體表現在：

1.知識,確保組織內的每個成員都能共享。在沒有計算機、軟件和網絡通訊技術的前提下,企業知識的手段通常采用開會、發文件及書籍等手段,除了成本高而外,知識的傳播速度、傳播量、更新、查閱及查閱權限等等受到極大的制約。而企業信息管理系統則有效地解決了這些問題,使知識信息交易成本大大降低,交易質量和效率大大提高,有力地發揮了知識在企業中的生產力作用。

2.確保知識獲得的及時性。信息管理系統解決了跨地區、跨時間、跨單位、跨部門、跨員工之間的查閱障礙,只要是在有權限的前提下,知識需求者可以迅速通過系統找到自己需要的各種知識。例如目前的企業信息門戶（EIP-EnterpriseInformationPortal）可以解決企業之間的信息及知識交流問題,另外企業信息系統可以與相關的網絡連接,并自動按照組織內部成員對信息的需求進行篩選、分類和收集,并按照成員對信息的需求及時傳送給需要的人,以解決知識時效性的問題。

3.提升組織或個人的隱性知識為顯性知識,并保證兩者之間的有效轉換。在企業沒有信息系統之前,員工的知識和經驗僅存在自己的腦子里,部門的知識也在這個部門里,信息呈現孤島狀態。遺忘、人員流失和成員之間交流不暢導致企業的知識大多是隱性知識,而不能轉變為顯性知識,組織的知識難以積累。組織隨著人員的流動、時間的推移不斷地交學費,企業不能形成經驗曲線,生產效率和競爭力也就難以提高。信息管理系統使個人知識得以沉淀,成員之間的知識得到共享和交融,企業對員工的過分依賴性降低,從而避免企業因某些關鍵崗位人員流失出現不可收拾的局面。

三、如何做好企業的知識管理

首先,我們要抓好企業的信息管理。知識管理著重于顯性知識和隱性知識的相互轉化,因為企業只有把國內外和自己企業積累的知識和經驗即顯性知識,通過歸類、整理、提煉迅速傳遞給需要它的員工,即轉化為員工個人的知識———隱性知識,并運用到每項工作中去,才能對企業目標發生作用。信息管理主要集中在對已有的如書面化的、電子信息等顯性知識的管理,在信息增值鏈上,要將數據提升為信息,并對其進行采集與選擇、組織與程序、壓縮與提煉、歸類與導航等,對信息外部特征的加工和組織。在信息管理基礎上,在根據企業和員工需求,對信息內容進行提煉、比較、挖掘、分析、概括、判斷和推論等進行知識管理。

其次,要建立知識共享系統。知識管理是以共享和創新為主要目的,重點解決信息超載而知識匱乏的問題,重視人與人產生知識過程的管理。知識如果不拿出來與他人共享,將導致：（1）核心信息掌握在具體實施人員中,管理失控。（2）企業人員外流導致知識資產流失,大量核心技術被帶走。（3）知識孤島造成協調困難,效率下降。所以,在企業信息系統建設中,要堅持以獲取企業內部和外部知識資源為核心；以產品的生產流程為核心；以個人知識與團隊知識的相互交流和轉化為核心；以正式交流與非正式交流的相互接軌為核心；以解決實際問題為核心；以價值鏈的不斷增值為核心和以技能培訓為核心。

最后,把信息化建設作為知識管理的平臺。傳統的金字塔式組織結構和人際交流模式在很大程度上不適合現代社會對知識的快速組織、整合和共享需要,計算機網絡則為知識的獲取、組織和共享創造了一個全新的平臺。企業在網絡平臺下,形成一種柔性的與變化的組織和扁平化的信息傳遞渠道。從知識管理的角度,建立信息管理系統,使人與知識資源有機結合,它將人、知識與現實工作任務整合起來,必將為企業管理帶來實效。

參考文獻：

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2.席丹,李培根,黃培。制造業信息化戰略、管理與實施,電子工業出版社,2003