材料采購申請單范文

導語：如何才能寫好一篇材料采購申請單，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

A企業質量檢驗流程圖

生產相同的產品，在國內需要2~3年的生產周期，而在發達國家卻只需要其1/5的時間，問題究竟出在哪里？

生產復雜、制造周期長等特點決定了質量管理活動覆蓋了項目型制造企業的整個生產過程，而對質量信息的記錄和分析則是其中的一項重要工作。質量信息也是企業進行供應商管理、生產質量控制和改進等工作的重要決策依據。如果沒有及時的生產過程檢驗質量信息，生產的下一道工序就會無法按時進行，進而可能會影響企業的整體生產進度；如果沒有及時的原材料進廠檢驗質量信息，原材料就不能及時入庫，造成企業倉庫有原材料卻無法使用的狀態，從而不是推遲生產，就是不得不挪用為其他訂單所采購的原材料，造成企業總是覺得缺料的惡性循環。那些因為質量檢驗信息滯后而未能及時入庫、但生產部門已經挪用其他來替代它們的原材料，往往最終被積壓在倉庫，給企業帶來巨大的浪費。

A企業就是這樣一家項目型企業，他們主要根據客戶訂單進行研發和生產，訂單產品生產周期比較長，有些長達2~3年，并且每個訂單的產品都不一樣。在產品質量檢驗方面，除了采購的元器件在進廠時需要嚴格的檢驗外，在每個生產環節結束后都要進行生產檢驗。企業內設有專門的質量檢驗部(下面簡稱質檢部)，質檢部內又劃分不同的科室分別負責元器件進廠檢驗、生產過程檢驗和工程檢驗等不同類型的檢驗工作。

信息不暢致生產瓶頸

生產相同的產品，在國內需要2~3年的生產周期，而在國外卻只需要其1/5的時間，問題究竟出在哪里？A企業發現，在質量檢驗工作中質量信息的不順暢，正逐漸成為它們縮短生產周期的一個瓶頸。進廠檢驗環節的信息不順暢，致使企業元器件似乎永遠都處在缺貨的狀態中，不斷地挪用為其他訂單采購的元器件成了他們拆東墻、補西墻的習慣做法。而每年又有大量的元器件積壓在倉庫，過幾年就要報廢一次。久而久之，嚴重的惡性循環就產生了，每年高達30%的元器件挪用率和幾億元的元器件報廢金額讓他們苦不堪言。

為什么會產生這樣的后果?元器件進廠的檢驗流程出了什么問題？在對A企業的調研中，我們發現其原材料的進廠檢驗流程非常簡單明晰，并沒有什么特別之處。從供應商送貨到庫管員接收(確認元器件的品種、數量)并提交檢驗申請，檢驗部門執行檢驗，產品檢驗合格則由庫管員登記入庫，元器件就可以被制造部門使用了。問題究竟出在哪里呢？

兩張申請單如何變為20張

從A企業的質量檢驗流程看，A企業的質量檢驗除了進廠檢驗外，還有各個制造環節的生產質量檢驗，所以，質檢部每天會收到很多張檢驗申請單。各個部門提交檢驗申請單時是以部門某一制造環節結束或者供應商送貨的某一批次為單位的。例如某個供應商送來一個批次的元器件，其中包含有電阻、電容等5個品種的元器件，采購部只針對該批次提交給質檢部一張檢驗申請單。同理，各個制造環節結束的一張檢驗申請單上也會包含幾種不同的檢驗。而在質檢部，由不同的科室負責不同類型的檢驗。這樣，質檢部的綜合辦公室就會把檢驗申請單按檢驗的性質拆分給下面的不同科室，各科室的組長再把檢驗申請單拆分給不同的檢驗員。這樣一來，一張檢驗申請單就被拆分成了多張小的檢驗申請單，某一生產環節的質量信息、某一元器件采購訂單相關的質量信息就被嚴重地分散了。

假設企業有n個送檢部門，每個部門在一段時間內會送來m個檢驗申請單，那么質檢部就會收到n×m個檢驗申請單。綜合辦公室再把它們拆分到不同的檢驗科室，假設每個申請單會被拆分到t個科室，那么n×m個的檢驗申請單就被拆分成了n×m×t個了。每個科室的負責人又把本科室分到的申請單拆分到每個檢驗員頭上，假設一個單子會被拆分到s個檢驗員頭上，那么最終會產生n×m×t×s個檢驗單。

例如，A企業向某供應商訂購了一批元器件，供應商分兩個批次送貨，每次都包含電阻、電容兩個品種各5種規格，則庫管員先后提交了兩張申請單。假設電阻和電容歸不同的科室檢驗，那么檢驗單就被拆分成了2×2=4張。假設不同規格的元器件由不同的檢驗員檢驗，那么當兩個批次是交給相同的檢驗員時，則最終生成了2×5=10張檢驗單。如果兩個批次分別交給了完全不同的檢驗員，則最終生成了4×5=20張檢驗單。

質量信息整合遇難題

根據上面的描述，A企業在一個時間段內會由n張檢驗申請單生成n×m×t×s張檢驗單。這樣一來，每個檢驗員手上都會有很多檢驗申請單，如果一個檢驗員一天可以檢驗10個批次的東西，但他手頭上有150個批次的檢驗申請，他就會自己排一個檢驗順序。因為不同的檢驗員不會在同一時間去完成這m×t×s張檢驗申請。所以，一個檢驗申請單派生出來的m×t×s張檢驗申請無法被一次性檢驗完成。當這一張檢驗申請單涉及到的檢驗員數量多、不同檢驗員去做該批次的檢驗時間跨度長，特別是這些單子之間沒有關聯信息，那么由此派生的m×t×s張檢驗單就無法拼湊在一起。這樣一來，生產部門不能及時獲得某一檢驗申請的全部檢驗結果，就會影響下一道工序的生產，進而影響整體的生產進度。企業的庫管員對同一批次的貨物難一次入庫，供應商在很長一段時間內也無法知道自己這個訂單的東西是否全部被接受，更嚴重的是可能因為一個小器件沒檢驗使得某項生產的元器件不齊全，制造部門不是推遲生產就是挪用為其他訂單采購的該器件。這也正是前面指出A企業存在有些元器件總是缺貨，只能不斷挪用為其他訂單采購的元器件的原因。

如何整合質量信息

通過對A企業的質量檢驗流程現狀的分析，我們認為要解決A企業目前存在的問題，就要對企業的質量信息進行整合，通過對質量信息的整合，讓企業的生產部門、采購部門獲得及時的、關聯的、完整的質量信息。

將質量管理與業務流程相結合，實現部門之間信息共享

通過對A企業質量檢驗過程和現有信息系統應用的分析，我們發現，A企業質量部門是一個游離于企業的主營業務之外的獨立部門(所謂的主營業務是指企業的研發、制造等業務)，其在進行質量管理時沒有結合業務部門的業務流程，而是孤立地做一個閉環活動。簡單地說，當質檢部收到檢驗申請單時，他并不關心這是哪個供應商哪個批次的，也不關心這是哪個制造環節的，他只關注里面的檢驗性質，按檢驗性質進行檢驗任務拆分和檢驗。

在質檢部有一個質量管理信息系統，單就系統本身來說，它的功能非常完善，涉及到了質量管理的方方面面。但是，它存在一個重要的缺陷，就是在將檢驗申請單輸入這個系統時，單子上所有的字段都是人工填寫的，也就是說它與其他業務部門的系統之間是一個信息孤島，相互之間沒有信息共享。這樣的直接后果就是各個檢驗單之間沒有關聯，使得質量管理信息系統只是發揮了一個單據電子化的功能，無法對單據之間的關聯信息進行分析和應用。

因此，企業必須將質量管理工作與業務流程相結合，建立企業各個部門之間、特別是各個部門與質量管理部門之間的關聯關系，避免同一個信息會有多個部門單獨在自己的系統中進行輸入的情況，實現各個部門之間的信息共享。

建立值列表固定信息關聯，杜絕多信息源和人工輸入

企業的信息源必須惟一，由專門的部門和崗位負責信息的維護，其他部門通過值列表調用相關信息，這樣系統就能根據設定的關聯性自動對信息進行匹配，實現質量信息的整合。舉一個簡單的例子，對于元器件電阻，有專門的部門維護電阻的供應商信息、電阻的規格，當質檢部在質量管理信息系統輸入檢驗信息時，通過值列表輸入電阻的供應商、規格，這樣系統就可以自動從供應商、規格等角度對已完成檢驗的電阻進行統計分析。

變外檢為內檢 簡化質檢環節

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摘要：資金支付基本流程、資金支付審核要點、票據開具要求、常用單據展示、常見資金支付業務流程案例講解。

一、資金支付基本流程

1、《資金申請表》簽字流程：經辦人經辦部門負責人財務部審核財務部負責人部門分管領導財務總監（1000元以下）總經理（金額≥1000元）財務部付款。

非日常的無論金額多少都需要總經理簽字（比如賠款等）。

2、合同審批流程：經辦人經辦部門負責人會簽部門財務部審核財務部負責人部門分管領導財務總監總經理綜合部蓋章。

金額大于等于1萬元需簽訂合同。

3、經理辦公會審議：金額大于等于5萬元需經理辦公會審議；經理辦公會會議紀要

4、招投標流程：金額大于等于30萬元小于60萬元公司內部招投標，金額大于等于60萬元集團招投標；中標通知書

5、比價流程：參照≤小額（零星）物資采購管理辦法≥

二、資金支付審核流程

（一）有合同的資金支付

（金額大于等于1萬元需簽訂合同）

1、工程類合同資金支付審核要點

（1）查看原件合同是否簽訂流程完整；

①合同大于或等于60萬元，集團招投標程序（集團招投標會議紀要材料）；

②合同金額大于等于30萬元，且小于60萬元，公司招投標流程（中標通知書），經理辦公會審議（會議紀要）；

③合同金額在5萬元(含)以上的經理辦公會審議（經理辦公會議紀要）；

（2）審核合同約定付款規定；

①一般大型工程合同先預付、再按照工程進度付款，最后留質保金；

②預付情況：按照合同約定，資金支付單是否按照預付比例支付；對方是否開具相應憑證（發票或收據）、合同關鍵頁；

③支付進度情況：金額（合同金額*進度-以前支付金額）工程支付證書及工程支付申請表（對方單位及我方單位簽字蓋章），對方單位提供憑證（一般為發票）、合同關鍵頁；

④支付尾款（工程竣工驗收后支付）：金額（決算金額-以前支付金額-質保金）、工程支付證書及工程支付申請表、驗收報告（對方單位及我方單位簽字蓋章，注明驗收時間）、發票（注意以前未開具發票，本次一并補清，發票金額和決算金額一致）、合同關鍵頁；

⑤質保金支付：金額（決算金額或合同金額*質保金比例/決算金額-以前累計支付）、到期工程質量無問題相關報告、合同關鍵頁、檢查發票是否開具齊全；

（3）審核資金申請單及發票

資金申請單中、“收款單位”、“開戶賬號”、“金額”（大小是否寫一致）；發票流和資金流一致。

合同與發票信息中單位名稱、賬號、金額一般與“資金申請表”中所填信息一致；

‚發票審核

發票真偽確定（稅務局官網查詢）、發票信息是否齊全（購銷兩方信息）、發票專用章、發票最后一行署名實名（開票人實名）、發票背書簽名。

2、其他合同資金支付審核要點

（1）審核參照工程類合同資金支付審核；

（2）采購合同資金支付需要請購單、領用單（食堂福利一般不需要）、簽呈；

（二）無合同資金支付審核要點

1、采購類資金支付

（1）辦公用品類采購支付所需附件：資金申請表、發票、發票清單、請購領用單，簽呈（固定資產類、工程采購類及預算外的非日常性業務）、比價材料（詳見小額零星管理辦法）；

①請購單、領用單數量型號與發票內容相吻合；請購單簽字（使用部門負責人及分管領導、綜合部簽字、總經理大于等于1000元）、領用單（使用部門負責人和綜合部簽字）；

②發票審核:金額、開票信息、查詢真偽、發票背書；

③資金申請表審核：付款信息與發票一致（墊付情況除外）；

④時間邏輯順序：領用單時間不早于請購單、發票時間不早于請購單；

（2）維修物品采購支付所需附件：資金申請表、發票、發票清單、請購領用單、簽呈（非日常需求）、比價材料（維保單位不需要，其他詳見小額零星管理辦法）；

①請購領用單、領用單數量型號與發票內容相吻合；請購單簽字（使用部門負責人及分管領導、綜合部簽字）、領用單；

②發票審核:金額、開票信息、查詢真偽、發票背書；

③資金申請表審核：付款信息與發票一致（墊付情況除外）；

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第一章

總則

第一條

目的

為適應單位管理的需要，推進行政辦公物品的規范化管理，控制辦公費用，本著節約高效的原則，特制定本制度。

第二條

適用范圍

本制度所指辦公物品為單位日常辦公所用文具（含水筆、筆記本、釘書器等）、辦公自動化所需用的耗材（含U盤、錄音筆、5墨盒等）、辦公設備（含電腦、復印機、打印機、傳真機等）以及辦公家具（含桌、椅、柜等）。

第二章

辦公用品分類

第三條

行政辦公物品的分類

行政辦公物品分三類：辦公固定資產、辦公低值資產（辦公固定資產和辦公低值資產統稱辦公資產）、辦公用品。

1、辦公固定資產指使用期限在兩年以上，在使用過程中保持原有的實物形態，單位價值在2000元及以上的各種辦公家具及辦公設備。

2、辦公低值資產指使用期限較長，在使用過程中不易消耗，單位價值在2000元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設備。

3、辦公用品指使用期限較短，價值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產。

第三章

行政辦公物品的管理職責

第四條

辦公室的主要職責：辦公室是行政辦公物品的綜合管理部門，負責對行政辦公物品費用支出情況進行監督、控制，其管理職責主要包括：

1、供應商選擇及管理：

2、組織各部門行政物品管理程序監控；

3、年度、每月辦公物品開支計劃的編制、報批和執行：

4、行政辦公物品的分配、調撥、維修和報廢；

5、配合財務部對辦公物品進行盤點，建立行政辦公物品臺賬，負責日常維護和修理。

第五條

部門資產負責人的主要職責：認真貫徹執行單位的資產管理制度；部長負責本部門資產的保管和資產增減、轉移、維護、報廢與監督記錄；合理調配本部室內的辦公設備等資產。

第六條

資產使用人的主要職責：應該愛護單位財產，合理使用辦公設備，由人力資源總部協助負責培訓員工愛護國有資產意識，正確使用辦公設備。如果因使用不當，人為破壞，由使用人自行付費維修，并報送辦公室進行維修登記。

第四章

行政辦公物品采購

第七條

辦公用品采購

1、辦公室每月按各部門需求編制統一采購計劃、編制資金使用計劃，納入單位全面預算，報單位財務部列入每月全單位資金計劃。

2、辦公室持相關票根據單位相關財務規定報銷，費用計入各部門的年度預算執行臺帳。

3、辦公耗材文具的領用參照需按照規格及使用情況購買，并由辦公室主管領導批準后購進。購進消耗材料統一保管。

第八條

辦公類服務采購

辦公類服務采購指單位各部門對外印刷品、宣傳品、名片、標牌等服務類的采購。

1、單位辦公室辦公室進行貨比三家的方法進行詢價后按程序選擇服務供應商。

2、單位各部門有對外宣傳品、印刷品印制需求的，經主管領導審批后在單位辦公室公布服務供應商范圍內選擇。

第九條

辦公資產采購

1、辦公資產采購計劃

辦公資產使用部門編制《年度辦公資產采購計劃》并納年度預算和經營計劃，經主管領導審批通過后提交辦公室匯總。

辦公室匯總各部門《年度辦公資產采購計劃》后編制單位年度采購計劃，提交單位領導審批，審批通過后由辦公室執行采購計劃。

2、辦公資產臨時采購報批

各部門臨時需要購置辦公資產時，填寫《資產購買申請單》（見附件二），經單位領導審批通過并簽字后，提交辦公室實施采購。

3、實施采購

辦公室進行貨比三家的方法進行詢價后，連同資產申請表和詢價后的采購報價單上報單位領導，經審批后方可到財務部領取支票進行購買。

4、驗收

辦公室匯同使用部門根據采購計劃或申請表、購物發票、購物明細驗收采購辦公資產，驗收完畢后填寫驗收單并簽字確認，辦公室和使用部門各自登記辦公資產臺帳，填制固定資產卡片。財務部根據入庫單和購物發票進行賬務處理。《資產購買申請表》和購物明細復印件由辦公室統一保管。

第五章

辦公物品的管理

第十條

辦公用品配發

1、各部門指定一名專人負責本部門辦公文具的領用和發放。

2、辦公用品每月第一周領用配發。辦公室負責辦理使用部門的領用手續，認真填寫文具領用登記單，并進行臺帳登記，寫明物品的名稱、規格、單價、購買日期、使用人等。

3、辦公用品原則每月一次領清，不得另行申領。如有特殊需求提前與辦公室申請。單價超過100元以上的辦公文具由辦公室主管主任審批。配發后辦公室登記臺帳，寫明物品的名稱、規格、單價、購買日期、使用人等。

4、員工在單位內部調動，其使用的辦公用品可以帶走。

第十一條

辦公資產的管理

1、資產調撥

部門與部門之間轉移辦公設備等資產必須填寫《資產調撥單》（見附件三）。必須嚴格按照審批順序執行。審批順序：調出部門負責人—調入部門負責人—辦公室確認簽字后，方可轉移資產。員工之間不得私自調換自己使用的辦公設備等資產。

2、資產報廢

由部門負責人填寫《資產報廢申請單》（見附件四），報單位辦公室，辦公室會同財務部門進行資產損壞鑒定后，由辦公室主管領導審批，審批后方可報廢。辦公室與財務部門同時銷帳。有再使用價值的，由辦公室收回統一維修、保管、再分配，資產臺帳做相應調整。在報廢前，部門不得隨意丟棄，否則本部門按照其原值賠償，并按照單位相關規定處罰。

3、資產的租用、出租和外借

（1）

單位需要的辦公資產原則上不提倡租用。如果確屬需要，租用部門必須報單位辦公室審批，辦公室應盡量考慮在單位內部調配，調配確有困難而且購買不經濟合算的情況下，經總經理批準方可租用，租用手續由單位辦公室統一辦理。

（2）單位長期不使用的行政辦資產品可考慮對外出租和外借。辦公室定期對所有閑置的辦公資產進行清查盤點，對其中達到報廢條件的按相關制度辦理報廢手續，對長期閑置的物品主動尋求外租，對今后沒有使用價值的物品進行出售。

4、辦公資產的日常維護、維修

（1）辦公室是辦公資產日常維護、維修的責任部門。

（2）辦公室編制辦公資產維修計劃，并納入預算和經營計劃。根據維修計劃對各部門辦公資產進行檢查，按期進行維護，保證各物品正常工作。

（3）各部門的辦公資產需要維修時，由部門負責人填寫《辦公設備維修申請表》報送辦公室。不經過部門資產負責人而私自報送維修申請，則辦公室不予受理。

（4）辦公室接到申請單后，需對報修設備進行鑒定，進行相應的維修、更換，一般性修理應在三個工作日內修理完畢，其它較為復雜的修理應在七個工作日內修理完畢。維修完畢后及時登記《辦公設備維修記錄表》（見附件五），資產使用部門負責人簽字確認。

（6）若聘請外部單位進行維修，相關付款事項執行資金支付程序。

（5）由于人為原因造成辦公資產損壞，要按照物品的原價進行賠償。

5、辦公資產的年終盤點

（1）年終資產清查由辦公室對各部(室)進行實物清查，丟失的辦公資產由丟失部門按照原值賠償。資產清查結束后，由辦公室將年終清查報告上報單位領導。具體清查程序可參照《固定資產管理辦法》

（2）辦公物品丟失、損壞屬于過失人責任的，過失人應承擔相應的賠償責任。

6、各部門部長要調離本部門時，人力資源要及時通知辦公室，辦公室根據辦公資產臺帳清點調出人負責部門所使用的資產，有短缺者，按照物品原價賠償，待辦理完辦公設備移交手續后，方可調離本部門；一般員工調離本部門，由部長負責該員工使用資產的移交，由人力資源部協助完成。

第六章

附

則

第十二條

本制度由單位辦公室負責制定、解釋、修訂并監督實施。

篇4

【關鍵詞】 藥庫管理

我院是二級甲等醫院，承擔著本地區及周邊地區約180 萬人口的防病治病工作。年營業額超過3億元。在甲流、非典時期都是本地區的中流砥柱。為了更好地為臨床服務，確保患者用藥安全有效，防止不良事件的發生，我們將藥庫管理與藥品采購分離開，分別由不同的人員負責，并成立藥品采購委員會，由院長直接分管。采購部只負責藥品的采購，采購計劃由藥庫保管員負責制定。在人力物力資源信息之間進行最佳配置，取得了明顯的收益。現將筆者的一點心得總結如下。

藥庫承擔藥品、原材料、化學試劑、檢驗試劑、生物制品的儲存與管理，下設冷庫、大輸液倉庫、普通藥品倉庫、中藥飲片、中藥庫、危險藥品倉庫、冷藏庫。倉儲面積近2500m2，配備電子信息系統管理藥庫。

1 藥品目錄的制訂

嚴格按照衛生部與江蘇省基本藥物目錄的要求，并結合本院的臨床情況制訂基本藥物目錄。

2 采購原則

2.1 列入基本藥物目錄的品種，由藥庫嚴格按照藥品維護原則制定藥品采購計劃，在藥品采購委員會批準后，交藥品采購部門采購。

2.2 未中標但是有替代品的藥品原則上不采購

2.3 未中標并且沒有替代品的品種，臨床上確需采購的。為防止采購額超過上級制定的比例，采購部嚴格控制。按照《藥品臨時采購管理辦法》，由臨床科室填寫《藥品臨時采購申請單》，科主任簽字確認，藥庫審核，報主管院長審批后，采購部按照申請單上得數量進行采購。申請單當次有效。

2.4 不按實行集中招標采購的特殊品種如品、、毒性藥品、中藥材、中藥飲片等按照原有的采購品種與采購渠道進行采購。中藥材與中藥飲片應有包裝并附有質量合格標志。每件包裝中藥材注明品名、產地、供貨單位。中藥飲片標明品名、上產日期、生產企業等。

2.5 因臨床搶救必需的品種，可以由臨床直接向采購部提出，由采購部直接采購，后補辦相關手續。

2.6 首次引進的藥品由采購部進行資格審查，包括生產廠家、供貨單位，嚴禁采購五無品種、無注冊商標、無生產廠家、無上產批號、無有效期、無批準文號的產品。嚴禁采購化妝品等非治療性藥品及無國準字的藥品。

2.7 在藥品采購活動中，嚴禁以任何形式收受回扣。

2.8 藥品供貨單位的確定原則：和我院直接發生業務關系的供貨公司的注冊金額要在800萬元以上，并且注重公司的信譽，原則上不開新戶。

3 藥品計劃的制訂

3.1 制定原則 本著每月制訂一次，采購一次，但又確保臨床供應的原則，由藥庫保管員制訂藥品采購計劃，交采購委員會審批通過。我們藥庫實行的是數量動態管理。賬面數與實際庫存時時刻刻保持一致，不得有偏差。利于找出原因。

3.2 平時根據庫存凈面積和藥品的用量、采購總量的占地面積的多少，由采購部向供貨單位下發采購訂單。用量小或占地面積小的品種一次采購完成，用量大或占地面積大的品種，可以要求供貨單位分次送貨，可以兩次或每周一次。

3.3 在每個月的中間時候，藥庫保管員可以根據藥品的實際使用對藥品計劃做出微調，上報科主任，由采購部實施。

4 藥品的入庫驗收

藥品到貨時，保管員按照藥品的采購計劃、發票驗收，核對藥品的品名、規格、單位、生產廠家、數量、生產批號、有效期、包裝情況等，并及時做好入庫登記。有效期在6個月內的不得入庫。品、由兩人驗收至最小包裝。對冷藏藥品要嚴格核對冷藏條件，確保藥品進入藥庫的質量。發現不合格的情況，及時要求供貨公司退換貨。嚴防假劣藥品進入我院。由于藥品實行招標政策，價格信息多變。我們設置了專職的藥品價格專員，隨時上網查對藥品的價格，出現與招標網不符的價格，隨時退貨。及時糾正藥品的價格信息，以免造成患者的損失。

5 藥品的領用

5.1 藥房藥品的領用 各藥房按照藥品的使用情況，將需要的藥品輸入電腦，直接傳送到藥庫的電腦，藥庫出庫員按照領用信息與藥品的庫存情況編制出藥品領用單，一式四份，一份交藥房領用人員進行核對，一份交藥庫保管員，一份交財會人員，一份裝訂，留存備查。

5.2 科室藥品的領用 各臨床科室需要領用藥品時，由科主任或護士長簽發藥品領用單，按照藥房發藥的模式執行。

6 藥品的在庫維護

6.1 藥庫實行分區色標管理。綠色―合格藥品 黃色―待退或待檢藥品 紅色―不合格藥品。按照這個情況劃分，分別存放，一目了然。

6.2 藥品維護是繁瑣、枯燥的工作。藥庫保管員要加強責任心，做好藥品的在庫養護工作。每天觀察記錄兩次溫濕度計。對超出范圍的要作出處理，如開啟空調、除濕機等。尤其是冷庫藥品、危險藥品庫德情況。

6.3 根據藥品的有效期情況，做好滯銷藥品及近效期藥品的管理。對于滯銷藥品，藥庫保管員要及時總結上報，以便退回供貨公司（之前有協議）。對于近效期藥品，和周圍的醫院聯系分銷，防止藥品失效。

6.4 由于在藥品領用單上顯示領用后的庫存數與賬面數，藥庫保管員可以根據信息隨時核對誤差，以便及時找出原因，追查發藥信息，進行糾正。基本達到100%的賬面相符率。

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關鍵詞：醫院 財務 業務 一體化

傳統的財務核算和經濟業務分離的運營和管理模式已不適合當今瞬息萬變的經濟環境，如何克服“信息孤島”和財務信息滯后等影響醫院運營決策及內部控制的運行等問題，已成為醫院急需解決的難題。

一、醫院財務管理的現狀

（1）目前醫院主要信息系統包括：財務系統、收費系統、辦公系統、人力資源系統、固定資產系統、藥品管理系統、設備耗材物資管理系統。各系統間猶如分散的“信息孤島”，沒有統一的數據接口，各自為政，相互獨立，沒有形成有效的財務信息資源共享，只是生成簡單的表格供財務部門使用，對動態的業務流缺乏財務監督監管的有效工具。

（2）財務與業務不同步導致財務信息滯后，影響資金的統籌安排。醫院的收支信息不能及時同步傳遞，無法實時掌握資金實際存量，科學統籌安排付款，導致資金使用計劃性不強，資金使用效率不高。

（3）財務與業務不同步導致財務信息滯后，影響醫院決策層及時做出正確的運營決策。只有掌握動態的財務信息，才能有的放矢做出針對性的指導，真正解決問題。

（4）財務核算完全依靠手工錄入，核算工作量日漸增多，特別是新醫院會計制度不僅明確成本一級明細項目內容，而且強調按各具體科室進行明細核算，歸集直接成本。會計人員主要精力花在手工填制憑證上，忽略更為重要的財務審核監督的管理職能，尤其是業務量大的綜合性醫院很容易出現人為差錯，不利于提高醫院財務管理水平。

（5）付款流程每一環節完全手工傳遞單據導致審批流程過久，也不便于查詢審批進展，往往要從源頭逐級查找。有些單據因相關負責人公務外出無法及時簽字，審批完結時間無法有效控制，不利于資金支出的安排。

為了解決上述問題，必須以財務系統為核心，以財務管理的理念貫穿醫院的所有管理流程，逐步建立財務業務一體化系統。

二、建立財務業務一體化的研究內容

財務業務一體化的基本思想是，在包括網絡、數據庫、管理軟件平臺等要素的IT環境下，將經營運行中的三大主要流程，即業務流程、財務會計流程、管理辦公流程有機融合，將計算機的“事件驅動”概念引入流程設計，建立基于業務事件驅動的財務一體化信息處理流程，使財務數據和業務融為一體。簡單來說，就是業務部門輸入業務信息，該信息進入相應系統后，通過動態會計平臺自動生成實時記賬憑證，經財務人員確認后生成財務報表，進而形成財務分析報告。

圍繞醫院運行的三大流程，實現財務業務一體化可分兩步走。

（一）財務會計流程結合管理辦公流程，實現財務辦公一體化

在醫院的財務業務一體化建設中，涉及三大流程，即業務流程、財務會計流程、管理辦公流程，其中管理辦公流程是貫穿醫院日常管理運作的基礎工作，所以要想開展財務業務一體化，必須先架構財務辦公一體化系統。

隨著醫院業務的發展，行政成本的增長也越來越快，怎樣可以在高效辦公的同時，又能兼顧規范與效率。只有實現財務辦公一體化，開通網上請款、網上報銷流程，即使相關負責人出差異地也能實現實時審批、定期核查。整個流程清晰直觀，申請人可自行查詢流程進展實時動態，減少不必要的財務咨詢，同時其他部門也可運用文件傳遞、網上審批、質量管理、文檔管理、信息等功能。這樣在管理成本降低同時又能提高管理效率，同時滿足財務實時查詢及各部門的協同辦公需要。財務辦公一體化從上至下執行統一的內部控制標準和各項財經制度，可更有效地控制成本費用，防止財務舞弊行為。

財務辦公一體化流程如下所述。

1.事前審批流程

財務資金使用必須有計劃性和有序性，體現在資金使用事先審批。根據醫院業務性質分成四類：外出公差進修，設備、耗材、藥品、總務采購，維修申請，其他費用報銷。

以個人工號登錄全院共享的信息平臺，選取相應的申請表：其中關鍵項有申請人、申請時間、事由，同時上傳相關附件，例如邀請函，合同，報價單等。涉及財務預算的費用，還需標注預算費用及支出方向，填寫完整網上提交本部門領導審批，經審批后提交主管業務院領導―財務科科長―主管財務院領導―院長根據業務性質及金額權限分別逐級進行網絡審批，相關人員可自行查詢流程進展實時動態。網上審批流程完成后直接網絡回復信息通知申請人，最終是否通過審批，在兼顧效率原則上提高行政辦公的規范性及公平性。

2.預約報賬流程

隨著業務量的增大，實施網上預約報賬流程，根據相關業務財務人員的配置，開啟多個預約窗口。如統一由一人辦理就開單一序列預約號；如分開辦理有些業務量少的可以合并辦理，例如總務采購、維修及其他零星費用報銷可以合并安排一個財務人員處理單獨序列的預約號。先由申請人網上提交預約報賬申請表（差旅費報銷單、付款申請單等），按相應的類別自動順序分配預約號，經財務部門業務經辦人確定具體辦理業務時段網上回復通過，申請人收到網上反饋信息即可按期來辦理業務。

3.網上報賬流程

申請人網上預約報賬時，已事先提交差旅費報銷單、付款申請單等相關表格。按預約報賬時段，攜帶通過審批的事前申請表及原始單據及發票，到相關會計處辦理報銷付款手續。經辦會計審核原始單據及發票是否合法合規，將報賬申請單的相應項目填寫完畢，并填具實際報銷付款金額及用途，將整理粘貼好的原始單據交復核會計及財務科長審核。復核會計及財務科科長經與紙質單據復核無誤后，分別對該筆網上付款申請單進行審批通過，并提交申請人部門領導―主管業務院領導―主管財務院領導―院長根據業務性質及金額權限分別逐級進行網絡審批。

4.會計核算流程

網上報賬審批流程完成后，反饋信息通知經辦會計最終是否通過審批。如退回則聯系申請人補齊材料，如通過經辦會計則打印該筆審批通過的付款申請單，并按此單據在財務軟件里制作憑證單據，憑證經復核會計復核認可，財務主管通過審核后，經辦會計打印憑證并付粘貼完整的原始單據交由出納付款。再由出納經信息平臺通知申請人，申請人在系統中可自行查詢整個報賬流程進展實時動態。在系統運行穩定的情況下，下一目標將管理辦公軟件與財務軟件數據對接，所有相關憑證自動生成，省掉繁雜的會計核算處理步驟，讓會計人員更好地關注會計流程和經濟業務流程的關系，從而有效實現會計監督、管理的職能。

（二）業務流程再造與財務會計流程相融合，納入財務辦公一體化，實現財務業務一體化

在醫院經營業務中的三大流程包含：業務流程、財務會計流程、管理辦公流程。首先實現財務會計流程、管理辦公流程相結合的財務辦公一體化，其次醫院的業務流程還包括有收費管理、固定資產、設備耗材物資采購管理、藥品采購管理等，將上述具體業務根據流程特性按管理辦公流程規范進行流程再造。

改變了傳統財務核算模式，付款核銷與業務活動有機結合，先制付款憑證并復核后付款，通過受控科目限制，有效避免財務數據錯誤現象。然后通過統一的數據接口納入財務辦公一體化系統，各模塊數據上傳至財務系統的憑證發生器，自動采集相關數據生成記賬憑證，相關會計審核記賬后生成會計報表，進而生成財務分析報告。這樣把財務管理始終貫穿于業務流程和管理辦公流程中，建立起財務業務一體化體系。決策層通過辦公網絡隨時都能查詢經營成果和財務狀況，有助于及時做出正確決策。

三、結束語

實現財務業務一體化業務數據與財務數據及時傳遞，會計信息的獲取也與業務同步發生，會計核算由事后的滯后處理變為實時的同步處理。這有利于醫院流動資金的有效使用，對資金的集中調度和運用有著積極作用，也有利于制定及時正確的運營決策。同時醫院的財務管理由靜態管理過渡到動態管理，會計監控也由斷點監控轉變為持續性監控。在建立健全的授權制度、嚴格權限控制和有效安全保障下，實施財務業務一體化是提升醫院運營與管理水平的有效途徑。

參考文獻：

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[5]張麗君.數字化醫院財務、業務一體化管理模式[J].中國衛生經濟，2008，（8）：76-77.

篇6

1 目的

為了規范施工圖設計變更的管理，特制定本管理制度。

經過批準的設計文件是施工的主要依據，施工單位應按圖施工，以確保工程質量。施工單位或其它單位不得擅自變更設計。但由于施工、材料采購等原因要求變更設計時，應遵守本管理制度。

本程序規定了設計變更的提出、接收、審核、批準和實施過程。

2 范圍

2.1本程序適應于對下列情況下的設計變更的管理工作：

2.1.1 設計圖紙有設計錯誤。

2.1.2 由于其他原因需要變更設計；

2.1.3 經有關部門審查、批準確需變更材料；

2.1.4 上級決策機構要求變更設計；

2.1.5 經領導批準的施工條件及措施改變造成有關圖紙需要修改；

2.1.6 為節約投資、降低生產成本等原因需要修改設計。

3 職責

3.1 設計變更由設計單位、建設單位或施工單位負責提出。

3.2 監理單位負責對設計變更進行審核。

3.3 公司工程部應對設計變更進行確認，并對有關記錄、資料歸檔備查。

4 設計變更管理程序

4.1 設計單位提出的重大設計變更，首先由設計單位提出變更方案，由設計單位總工程師審核，監理單位審查后，交公司工程部審核工程量和實施方案，公司安全質量檢查部進行安全審查，公司主管領導及總工程師審批。批準后由設計單位做施工設計并發出《設計變更通知單》。

4.2 屬建設單位提出的重大設計變更，出具《設計變更申請單》交設計單位確認并做方案設計，提出變更費用，監理單位審核，由公司主管領導審批，批準后按4.1條執行。

4.3 設計變更應在完成上述審批手續后才允許施工，嚴禁先施工而后補辦設計變更。

5.4 經簽字生效的《設計變更通知單》與施工圖紙具有同等法律效力，設計單位、施工單位、監理單位和公司各自存檔。

5.5 設計變更費用問題按發、承包雙方合同有關條款辦理。涉及費用的重大設計變更，設計單位應隨《設計變更通知單》做出設計變更的概算。

5.6 《設計變更通知單》分發單位有：設計、施工、公司和監理單位，分發份數按有關規定辦理。

5.7 設計變更資料是設計文件組成部分，也是編制竣工圖的重要依據，應予妥善保管。工程竣工后統一歸檔。

6、附錄

6.1 附錄一《設計變更通知單》

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一、鐵路工程物資管理主要作業流程

一是物資采購。物資采購的管理重點如下：適合使用；適當的數量；合理的價格；適當的時間及地點；物資供應的可靠性；檢討擬采用物資的規格及功能，在提高品質降低成本的原則下可以尋求較好的途徑或以“替代品”來減低其施工成本。二是物資發包。物資發包的管理重點如下：對工程施工的評估、廠商的評估、交由公司部門發包。三是物資合同的制訂。合約的內容至少應包括下列內容：物資的名稱；物資的數量；物資的單價、復價、折扣數；物資的品質、性能；規范要求的符合證明或檢驗報告；交貨日期；交貨地點；裝卸方式及注意要點；逾期罰款或品質不符時退貨的處理；驗收及付款方法；物資制造及監造規定；物資包裝運輸；保險；履約保證及糾紛時的處理；解除合約的規定；保障期限的規定。四是物資使用申請。物資使用申請的管理重點如下：申請單的填寫、申請過程的審核、提請采購部門聯絡廠商。物資的追加、超出申請如下：因設計變更、客戶要求、上級指示或材料的不符、遺失、填寫；送交部門登記、核對；呈有關單位辦理；由公司部門聯絡廠商或鐵路工程工地管理者做主。五是物資的驗收。物資的驗收步驟分述如下：驗收，填寫驗收報告及簽章；點收，查點送來的物資種類及數量，點收時應注意倉庫容納空間、卸貨地點及裝備、檢驗工具、危險品的處理；填寫收料單；如發現物資數量不足或品質不符，應立即通知采購部門，通知廠商補足或更換。六是呆廢料的處理，基本上應注意如下內容：由物資管理者會同會計或其他單位組成的呆廢料處理小組評估后，擬定處理方案；呆廢料既經呆廢料小組評價后，即設賬登記，其收發保管手續，與正常物資相同；甲鐵路工地的廢料如和乙鐵路工地恰可利用或可作為代替品者，可予適宜的調撥；呆廢料不可積存過量，達一定數量，即應處理；無經濟價值的廢料及危險物，經小組鑒定后，應妥善銷毀處理。

二、鐵路工程物資管理的業務與計劃實施

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酒店采購工作細則一為使酒店的采購工作走上制度化、規范化,合理控制成本,加強內部工作協調和提高工作效率,特制定本采購管理制度:

一、采購管理部門

酒店設立專職采購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監、成本控制、集團稽查部及其它部門的監督,全面負責酒店的采購工作.

二、采購部工作基本要求

1.所有采購項目均需董事會簽批授權及酒店財務部批準同意

2.所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單

3.所有采購物品的品質須保持一慣穩定

4.采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質負責

5.采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務部及董事會

6.所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫.

7.采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購

8.采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷

9.禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜

10.采購部負責跟進各協作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應付帳款,酒店應及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務信譽,同時也為日后的采購工作提供便利.

三、采購審批程序

1.申購單審批程序:

使用部門經理(倉庫主管)資產會計復查董事同意采購部詢價財務總監稽查部行政辦

董事會申購單返回采購部

2.單位價值1000元以下或批量價值在20XX元以下的由采購部現金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結果和選定的供應商,經董事會最后批準后方可采購.酒店財務部和集團稽查部將對價格及品質進行不定期抽查.

2.單位價值1000元以上或批量價值在20XX元以上的物品采購審批程序:

采購部尋找至少三家廠商比較價格品質評定小組確定供貨商采購部與供貨商共同草擬合同或采購協議

財務審批行政辦審批董事會審批蓋章或簽字

執行合同或協議

(評定小組由采購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成)

3.賒購(月結)物品采購審批程序

蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執行.

各月結供應商選定辦法:采購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作，進行價格及質量的比較和討論，選定供應商。采購部及上述相關部門可分頭或聯合組織市場調查，根椐市場調查的價格，與供應商確定固定的一個月的供應價，在此確認期間內，供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.

四、采購監督

采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監督.

五、供應商管理

1.財務部應定期(每月或每季度)牽頭,組織財務部、采購部、使用部門及集團稽查部對供應商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.

2.選用供應商角度采用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、N個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商，大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資，一旦主供應商出現問題能有其他供應商立即頂替。數量不限的考察供應商既是輔助供應商的后備力量，也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。

3.采購部要做好同供貨商的聯系和接待等工作,維護酒店形象.

酒店采購工作細則二1、制定采購計劃

(1)由酒店各部門根據每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測，在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;

(2)計劃外采購或臨時增加的項目，并制定計劃或報告財務部審核;

(3)采購計劃一式四份，自存一份，其它三份交財務部。

2、審批采購計劃:

(1)財務部將各部門的采購計劃和報告匯總，并進行審核;

(2)財務部根據酒店本年的營業實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業指標及營業預測做采購物資的預算;

(3)將匯總的采購計劃和預算報總經理審批;

(4)經批準的采購計劃交財務總監監督實施，對計劃外未經批準的采購要求，財務部有權拒絕付款。

3、物資采購:

(1)采購員根據核準的采購計劃，按照物品的名稱、規格、型號、數量、單位適時進行采購，以保證及時供應。

(2)大宗用品或長期需用的物資，根據核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協議，以保證物品的質量、數量、規格、品種和供貨要求。

(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部，采購人員要按計劃或下單進行采購，以保證供應。

(4)計劃外和臨時少量急需品，經總經理或總經理授權有關部門經理批準后可進行采購，以保證需用。

4、物資驗收入庫:

(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經倉管員驗收;

(2)倉管員驗收是根據訂貨的樣板，按質按量對發票驗收。驗收完后要在發票上簽名或發給驗收單，然后需直撥的按手續直撥，需入庫的按規定入庫。

5、報銷及付款

(1)付款:

①采購員采購的大宗物資的付款要經財務總監審核，經確認批準后方可付款;

②支票結帳一般由出納根據采購員提供的準確數字或單據填制支票，若由采購員領空白支票與對方結帳，金額必須限制在一定的范圍內;

③按酒店財務制度，付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結款，30元以下者可支付現款。

④超過30元要求付現金者，必須經財務部經理或財務總監審查批準后方可付款，但現金必須在一定的范圍內。

(2)報銷:

①采購員報銷必須憑驗收員簽字的發票連同驗收單，經出納審核是否經批準或在計劃預算內，核準后方可給予報銷。

②采購員若向個體戶購買商品，可通過稅務部門開票，因急需而賣方又無發票者，應由賣方寫出售貨證明并簽名蓋章，有采購員兩人以上的證明，及驗收員的驗收證明，經部門經理或財務總監批準后方可給予報銷。

采購部業務操作制度

1、按使用部門的要求和采購申請表，多方詢價、選擇，填寫價格、質量及供方的調查表;

2、向主管呈報調查表，匯報詢價情況，經審核后確定最佳采購方案;

3、在主管的安排下，按采購部主任確定的采購方案著手采購;

4、按酒店及本部門制定的工作程序，完成現貨采購和期貨采購;

5、貨物驗收時出現的各種問題，應即時查清原因，并向主管匯報;

6、貨物驗收后，將貨物送倉庫驗收、入庫，辦理相關的入庫手續。

7、將到貨的品種、數量和付款情況報告給有關部門，同時附上采購申請單或經銷合同;

8、將貨物采購申請單、發票、入庫單或采購合同一并交財務部校對審核，并辦理報銷或結算手續。

倉庫管理制度

1、倉庫的分類：

酒店的倉庫總的來說有：餐飲部的鮮貨倉、干貨倉、蔬菜倉、肉食倉、冰果倉、煙酒、飲品倉，商場部的百貨倉、工藝品倉、煙酒倉、食品倉、山貨倉，動力部的油庫、石油氣庫，建筑，裝修材料倉，管家部的清潔劑、液、粉、潔具倉，綠化部的花盆、花泥、種子、肥料、殺蟲藥劑倉，機械、汽車零配倉，陶瓷小貨倉，家具設備倉等等。

2、物品驗收：

(1)倉管員對采購員購回的物品無論多少、大小等都要進行驗收，并做到：

①發票與實物的名稱、規格、型號、數量等不相符時不驗收;

②發票上的數量與實物數量不相符，但名稱、規格、型號相符可按實際驗收;

③對購進的食品原材料、油味料不鮮不收，味道不正不收。

④對購進品已損壞的不驗收。

(2)驗收后，要根據發票上列明的物品名稱、規格、型號、單價、單位、數量和金額填寫驗收單，一式四份，其中一份自存，一份留倉庫記賬，一份交采購員報銷，一份交材料會計。

3、入庫存放：

(1)驗收后的物資，除直撥的外，一律要進倉保管;

(2)進倉的物品一律按固定的位置堆放;

(3)堆放要有條理、注意整齊美觀，不能擠壓的物品要平放在層架上。

(4)凡庫存物品，要逐項建立登記卡片，物品進倉時在卡片上按數加上，發出時按數減出，結出余數;卡片固定在物品正前方。

4、保管與抽查：

(1)對庫存物品要勤于檢查，防蟲蛀、鼠咬，防霉爛變質，將物資的損耗率降到最低限度。

(2)抽查：

①倉管員要經常對所管物資進行抽查，檢查實物與卡片或記賬是否相符，若不相符要及時查對;

②材料會計或有關管理人員也要經常對倉庫物資進行抽查，檢查是否賬卡相符、賬物相符、賬賬相符。

5、領發物資

(1)領用物品計劃或報告：

①凡領用物品，根據規定須提前做計劃，報庫存部門準備;

②倉管員將報來的計劃按每天發貨的順序編排好，做好目錄，準備好物品，以便取貨人領取;

(2)發貨與領貨

①各部門各單位的領貨一般要求專人負責;

②領料員要填好領料單(含日期、名稱、規格、型號、數量、單價、用途等)并簽名，倉管員憑單發貨;

③領料單一式三份，領料單位自留一份，單位負責人憑單驗收;倉管員一份，憑單入賬;材料會計一份，憑單記明細賬;

④發貨時倉管員要注意物品先進的先發、后進的后發。

(3)貨物計價：

①貨物一般按進價發出，若同一種商品有不同的進價，一般按平均價發出。

②需調出酒店以外的單位的物資，一般按原進價或平均價加手續費和管理費調出。

6、盤點：

(1)倉庫物資要求每月月中小盤點，月底大盤點，半年和年終徹底盤點;

(2)將盤結果列明細表報財務部審核;

(3)盤點期間停止發貨。

7、記賬：

(1)設立賬簿和登記賬，賬簿要整齊、全面、一目了然;

(2)賬簿要分類設置，物資要分品種、型號、規格等設立賬戶;

(3)記賬時要先審核發票和驗收單，無誤后再入賬，發現有差錯時及時解決，在未弄清和更正前不得入賬;

(4)審核驗收單、領料單要手續完善后才能入賬，否則要退回倉管員補齊手續后才能入賬;

(5)發出的物資用加權平均法計價，月終出現的發貨計價差額分品種列表一式三份，記賬員、部門、財務部各一份;

(6)直撥物資的收發，同其他入庫物資一樣入賬;

(7)調出本酒店的物資所用的管理費、手續費，不得用來沖減材料成本，應由財務部沖減費用;

(8)進口物資要按發票的數量、金額、稅金、檢疫費等如實折為單價人民幣入賬，發出時按加權平均法計價;

(9)對于發票、稅單、檢疫費等尚未到的進口物資，于月底估價發放，待發票、稅單、檢疫費等收到、沖減估價后，再按實入賬，并調整暫估價，報財務部材料會計調整三級賬;

(10)月底按時將材料會計報表連同驗收單、領料單等報送財務部材料會計;

(11)與倉管員校對實物賬，每月與財務部材料會計對賬，保證賬物相符、賬賬相符。

8、建立檔案制度：

(1)倉庫檔案應有驗收單、領料單和實物賬簿;

(2)材料會計的檔案有驗收單、領料單、材料明細賬和材料會計報表。

酒店采購工作細則三酒店采購應控制成本、接受財務監督及其他部門的監督、稽查，全面負責酒店的采購工作。

第一條采購工作基本要求

1、所有采購項目均需酒店總經理簽批授權、財務部批準同意。

2、所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質，月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單。

3、采購人員須對自己采購物品的價格、品質負責。

4、采購人員須每月通過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫，以書面形式匯報給酒店財務部及公司。

5、所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管，有人員變動時須全部列入移交。

6、采購時間要求：一般物品采購時間為3-5天，急用物品第二天必須采購回來，印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購。

7、采購部禁止采購任何未下申購單的物品，否則財務部將不予以報銷。

8、禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜。

9、采購部負責跟進各協作廠商的貨款及時簽批支付事宜，對到期的應付帳款，酒店應及時支付，以建立酒店良好形象，維護酒店財務信譽，同時也為日后的采購工作提供便利。

第二條采購崗位職責

1、了解各部門物品需求及各類物品市場的供應情況，掌握財務部對各種物品的采購成本及采購資金的控制要求，熟悉了解各種物品的采購計劃。降低物資食品采購成本，為酒店提供價格合理質量好的各類物資及食品。

2、了解部門和倉庫各類物品的消耗情況和庫存物資動態，會同有關部門根據實際經營情況，合理、科學地根據采購計劃，對各種物品進行價格調查。

3、搜集市場上各類物質的價格信息，作好資料的存檔工作;積極配合搞好物資食品保管工作，做好物資平衡工作，及時處理呆滯物資，加速物資周轉。

4、大宗用品或長期需用的物資，根據核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協議，以保證物品的質量、數量、規格、品種和供貨要求。

5、主動協調與酒店內其他各部門的關系，經常傾聽使用部門對物資采購工作的意見，及進改進采購工作。

6、協助客房倉庫作好物質的驗收工作，對質量不合格和價格不符的產品給予退換貨工作。對食品原料進庫前，要嚴格驗收，注意食品的生產期，不進保質期已過一半的食品，確保食品原料的新鮮度。

7、與有關供應商作好積極的溝通，保持良好的合作關系。

8、嚴格執行酒店財務制度，遵紀守法，不索賄、不受賄，在平等互利在原則下開展作業。

第三條臨時物品采購工作程序

1、臨時物品的采購申請：臨時采購物品必須是在營業部門運行過程中的某些突發需求(包括客人的某些需求和酒店本身產生的突發需求，例：工程維修配件等)部門申請人詳細填寫申購單，注明所需采購物品的名稱、規格、數量等

2、臨時物品的采購審批部門負責人簽字審核，檢查所需采購物品的名稱、數量、規格等必要時進行刪減和增補，并注明急需采購的原因。

3、臨時物品的采購實施：采購員根據部門所下的申購單直接采購，部門急用的物品采購必須當天完成;采購員將部門所采購物品購回后，需將申購單交給相關部門補簽手續。

2、臨時物品的采購驗證：采購購回物品后，倉庫及部門負責人驗貨給予優先及時驗收，驗收合格入庫后交與申請部門領用。

第四條采購物資驗貨流程

1、無論是供應商或是采購購回的物品必須先驗收再入庫，由庫房根據申購單驗收貨物，不允許直接將貨物交與使用部門。

2、對于不符合采購申購單的貨物，庫房人員有權拒收，供應商或采購人員辦理入庫驗收手續后，倉管應開入庫單，并將入庫單客戶聯交采購員或供應商辦理結算手續。

3、倉管在驗貨過程中對項目質量、規格等難以確認的情況下應主動請使用部門一起驗收。

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一、核電站采用的預算管理方法

針對核電站運行管理的特點，大亞灣核電站采用了“零基預算”的管理方法。這樣做的優點是成本中心每年在預算申報時都需對以往的工作進行進一步的檢查、討論，同時亦可有效消除、減少“今年存在或開支的費用支出在下一年度就一定存在”的成本費用開支習慣性心理，所有項目均需重新審視其開支的合理性。采用零基預算管理方法的難點是所有項目均需重新審視，工作量極大，而且效率低，時效性差，投入成本巨大。為了避免上述問題，充分發揮公司預算計劃的作用，我們在設計公司預算運作模式的時候，采取“折中”模式，即對新的項目、重要的項目（5萬美元以上）全部采用“零基預算”管理，對其他項目采用滾動預算進行管理，同時采取年度預算編制、年中預算調整、預算變更等具體的工作方式來使預算與實際工作相匹配，真正達到通過工作計劃來編制預算，又通過預算來衡量指導工作計劃的作用。

二、預算管理的組織建設

預算管理功能通過設立各級成本中心組織來實現。成本中心責任管理體系是按照統一領導，分級管理的原則，并根據技術上的特點和管理上的要求而設置的。目前，在公司機構劃分為決策、管理和執行三個層次的基礎上，又將執行層劃分為三級成本中心，即部級成本中心、處級成本中心和科級成本中心。各級成本中心負責人分別是部長、處長和科長，對各自成本中心的預算、成本及其他資源進行規劃、申報、執行、控制和考核。成本中心基本單位一般以處為單位劃分，但業務較多的處可以以科為單位設置；對于臨時性的較大項目或跨處的工程項目，可設置單獨的、臨時的成本中心，項目經理為該成本中心的負責人。每個成本中心應指定一個專人為兼職預算員，協助成本中心負責人的日常預算管理或其他經濟管理工作。以預算管理為例的公司各級成本中心組織機構如下圖所示。

預算管理的決策層是董事會、執委會，管理層是總經理部，執行層是各級職能部門。總經理部委托財務部實施公司預算歸口管理。

公司成本中心組織機構圖

三、預算管理的制度建設

按照預算管理的要求，公司制定了各種程序、制度，從各方面對預算管理作出了明確規定。按照經濟業務不同，分別制定了《生產預算編制與執行程序》、《資本性預算編制與執行程序》、《材料采購預算編制與執行程序》等專門規定來執行具體的預算管理，同時還頒布了《成本中心運作管理規定》來規范成本中心的職責、權力。

四、預算管理循環

核電站的預算管理遵循“工作計劃一預算編制一立項一承諾—支付一反饋一工作計劃”的管理循環。

工作計劃。這是一切預算形成的基礎，離開工作計劃編制出來的預算不是真正的預算，是無法執行的預算。

預算編制。每年8月，財務部向公司各級成本中心負責人下達下年度《預算編制計劃大綱》并開展相關的在崗業務培訓，各級成本中心負責人及預算協調員在接受在崗業務培訓和閱讀理解該大綱的基礎上，開展年度預算的編制與申報工作；整個公司年度預算的編制工作是以各級預算成本中心為單位開展實施的，科級成本中心負責向處級成本中心申報，處級成本中心負責向部級成本中心或預算歸口管理部門申報；各部級成本中心負責對所屬下級成本中心所報預算進行綜合審議后正式報送財務部；凡有歸口管理部門的項目，應首先報送歸口管理部門所在的科或處級預算成本中心，然后由歸口管理部門所在的部級預算成本中心統一向財務部申報；預算編制過程中，財務部成本處及各部預算歸口單位預算人員將按預算大綱中的協調計劃進行預算編制協調工作，而各級成本中心在預算編制過程中也可與財務部成本處隨時保持聯絡與溝通，以便財務部成本處能夠掌握充足的信息，隨時進行必要的協助。立項。所有項目實施前均應按《合同采購手冊》等公司章程中的規定進行立項申請。在這一過程中各級成本中心的工作內容是：各級成本中心在填制立項申請單前首先應經過本成本中心預算協調員運用財務系統中的預算管理系統對其預算與立項情況進行檢查，在保證確有預算后，對立項單進行編碼并簽字認可，然后送有關授權成本中心負責人批準。有歸口管理的項目還需經歸口管理部門審批，無歸口管理成本中心的批準任何部門不得動用屬于歸口管理資源的預算。對于無預算的項目，各級成本中心預算協調員應先進行“預算變更申請單”的填制報批工作。各級成本中心預算協調員應對有關立項予以記錄，并定期與預算管理計算機系統數據或與財務部成本處核對分析。

承諾。在立項申請獲得批準之后，公司商務部門將組織對外詢價、簽訂合同的活動。商務部門申請的合同推薦除按程序逐步審批外，還須經過原申請立項的各部預算歸口管理單位在“簽訂合同／訂單推薦書”的預算控制欄簽字認可。各部預算歸口管理單位應對有關合同推薦予以記錄并定期與預算管理計算機系統數據或與財務部成本處核對分析。

支付。商務部門申請的合同支付除按程序逐步審批外，還須經過原申請立項的各部預算歸口管理單位在“支付申請單”的預算控制欄簽字認可。各部預算歸口管理單位應對有關合同支付資料予以記錄并定期與預算管理計算機系統數據或與財務部成本處核對分析。

反饋。預算反饋包括對預算執行情況實行定期分析、報告與考核。財務部成本處每月匯總編制《預算執行情況及成本分析月報》，分析預算及成本的執行情況，揭示發展趨勢及重大異常現象，匯總公司生產經營、財務狀況的重要信息及各成本中心的運作狀況，報財務部經理、總經理部審核批示。每年年終財務部成本處根據預算年度成本執行狀況編制《年度預算執行情況分析表》和《預算年度成本與往年同期成本費用對比分析表》，對年度內預算管理工作進行考核，揭示成本控制工作的成績與不足，并編制《年度預算控制回顧》報告，報財務部經理、總經理部審核批示。財務部成本處每月按成本中心提供預算監控報告，發送各級成本中心，以便各級成本中心掌握預算開支情況；了解各申請項目的具體執行情況，促使各項目按原計劃日期及時完成并辦理支付。

公司制度規定，公司采購執行“沒有預算不能立項，沒有立項不能承諾，沒有承諾不能支付”這一不可逆過程，同時通過預算系統的在線監控，保證公司業務按計劃開展，促進公司目標的順利實現。

五、預算管理計算機系統

為了保證預算管理的順利進行，必須建立計算機網絡管理系統。公司將預算管理系統作為財務系統的一個管理子模塊，將預算系統與財務系統緊密結合的一個顯著優勢就是預算系統能隨時接受財務系統內的數據支持。通過分級授權控制技術和獨立的數據庫結構來保證會計數據與預算數據的獨立性和安全性。目前預算系統分為三個子系統，即生產預算系統、更新改造預算系統和材料采購預算系統。每個子系統又包括預算書管理、預算編制、預算執行和報告四大模塊。財務部于2003-2005年整合現有的預算系統為全面預算管理系統，內容包括生產預算系統（obs）、更新改造預算系統（pbs）、材料采購預算系統（mbs）、財務預算系統（fbs）、人力資源預算系統（hbs）和管理信息系統。所有成本中心負責人及預算協調員可以通過網絡，按財務部成本處預先授予的id和密碼，隨時從預算管理系統中進行本成本中心相關信息的查詢與維護。通過預算管理計算機系統，各級成本中心都能隨時了解成本中心的預算、立項、承諾、支付數據、加強預算控制管理。

六、預算管理發展方向

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以A公司為例，A公司成本控制主要涉及采購、生產和售后服務3個環節，本文從這3個環節對產品成本的財務控制進行管理。假設A公司相關的財務制度齊全。

一、采購成本控制

1.公司采購與付款審批流程

采購審批：采購部門根據各部門上報的計劃制定“外購件采購申請單”或簽訂采購合同倉庫主管簽字分管采購業務的領導簽字辦公室價格稽核員簽字財務負責人簽字總經理簽字。

付款審批：業務員根據采購合同填寫《付款審批領用單》分管采購業務領導簽字質控部領導簽字辦公室價格稽核員簽字財務經理復核總經理審批超過額度金額，執行公司相關制度規定的控制流程出納付款 出納在系統中錄入付款信息財務經理復核。

2. 財務部管控要點

財務部門在審核采購付款時，應實施以下控制活動：

（1）采購付款的前提條件為必須簽訂書面合同，按合同管理流程審批，對無合同評審付款的，會計應當在付款單上拒絕簽字；對超出合同額的支付，涉及合同增量補付款的，要求采購員簽訂補充協議，按合同管理流程審批后，方能辦理支付手續并付款；必須取得供應商合同原件或傳真件，如為傳真件，需按期收回原件。

（2）按合同約定需要預付購貨款的，由采購員提供合同復印件并填寫付款通知書，注明付款事由、付款金額、對方單位名稱、開戶銀行及賬號，按批準物資采購的權限辦理付款批準手續后，交公司財務部門辦理預付貨款業務。會計在審核付款時，必須審核采購合同原件，核對付款金額是否與合同上約定的采購數量與金額一致；會計根據上月簽訂的合同，編制《合同原件統計表》，合同必須留一份在財務部備查。便于對供應商付款情況進行跟蹤核對。

（3）出納應嚴格執行財務支出相關規定，依據權限審批齊全的單據對外辦理付款。付款單據未審批，未經審批程序擅自變更收款主體，合同執行與對外付款的前置要求尚未滿足的，包括收取客戶保證金，辦理擔保或質押手續等，出納有權拒絕付款。

（4）對無合同的采購，應要求提交“外購件采購申請單”，審核申請單是否經有權審批人審批，付款金額是否與申請單上的采購數量與金額一致；

（5）審核《付款審批領用單》是否經有權審批人審批；

（6）審核供應商是否在公司物資采購合格供應商名錄約定范圍內；

（7）審核采購價格是否在公司物資采購指導價格表限定價格內，超過指導價格的，必須提交經有權審批人審批的價格審批表。

對上述審核中不符合內控要求的，財務部門一律不予付款。

二、生產環節的成本控制

1.成本控制實施流程

制定各物料的預算成本清單及工時物料―技術部提品的物料清單間根據產品的制作的流程憑技術部下發的物料明細單領料產品入庫后，財務部按實際生產情況計算出實際成本，比較預算與實際的差異。

2.財務部管控要點

（1）跟蹤整個成本控制流程，根據技術部門下發的物料清單，嚴格監控審批流程。具體包括是否經相關責任人簽字，是否經過領導審批、下發的物料清單是否經過辦公室核價簽字。

（2）核價后的物料清單移交財務部后，財務部復核物料清單手續是否完善后歸檔。

（3）領料過程中與下發的物料清單有偏差的，必須要見總經理簽字的《偏差領料審批單》。

（4）產品按照預算標準生產入庫后，財務部按照預算標準計算物料成本，按實際生產情況計算出實際成本，比較物料與實際的差異，分析是數量差異還是價格差異，由物料成本管理小組分析其原因，制定整改措施。

（5）各部門根據財務部分析的差異進行整改，修改相應產品的成本物料清單。財務部審核修改后的物料清單，如未有效的改進，財務部不予審批，并報相關領導處理。

（6）財務應督促倉庫嚴格按照物料清單進行發料。倉庫以技術部下發的物料清單作為出庫單辦理出庫手續，“物料清單”必須簽字手續齊全。

（7）生產部上報的實際工時及技術部上報的物料工時手續必須齊全，財務部依據合理的方法進行分配出產品的直接人工。

三、售后服務成本控制

1.售后服務工作流程

（1）售后服務派遣單下發流程

銷售部根據客戶投訴或要求填寫派遣單生產部核實工時、工費并簽字技術部門后附材料清單并簽字采購部核計外購件價格，辦公室對價格進行復核確認并簽字財務部匯總核算成本并簽字報售后服務領導審批確認。

（2）產品出現故障的售后服務流程

出現產品故障，售后人員填寫《售后服務記錄單》―售后人員對發生費用的售后服務事項報公司有權審批的領導批準―需要現場解決的售后服務事項應對故障進行分析和診斷，由公司售后服務組及質控部完成質量責任界定―售后人員完成故障處理，應現場填寫售后服務卡。

2.質量事故定損工作流程

質控部在接到售后反饋記錄單據后，對質量事件應予以評估，界定售后質量定損部門承責，并對費用、報價提出質控部意見，供公司領導審批， 質量責任界定涉及到技術、采購、生產部門責任時，質控部應提供部門承責比例及金額。

3.財務部管控要點

（1）售后人員出差至外地的差旅費用參見差旅費相關管理制度中的一般人員標準，售后服務組駐外跟蹤服務人員費用見售后服務組駐外人員管理相關制度。財務部進行復核費用標準時嚴格執行上述制度，對超支的費用不予報銷。

（2）財務部在審核售后費用時，銷售內勤應將售后的產品的合同號寫在報銷單上并簽字，財務做會計分錄時按照合同號掛售后費用的輔助項目。

（3）對由于時間原因需及時領料及發生售后費用時，應督促質控部完成質量定責工作，售后服務人員出差回來報銷必須要附質控部出具的經由公司領導簽字認可的質量定責報告，否則不予以報銷。

（4）財務部審核售后費用報銷單時，一定要見附在報銷單上的“售后服務卡 ”，該卡是否包括提供的產品使用情況的跟蹤服務內容，是否有用戶在用戶簽字欄中的簽署意見，是否對服務質量作出了評價。對不符合規定的，一律不予以報銷。

（5）每季末財務部應按產品清理售后服務費用，建立臺賬。臺賬應包含合同號、產品名稱、售后人員姓名、售后費用的金額、發生質量事故的原因及責任部門等。臺賬打印后經財務經理及銷售部經理簽字后報總經理。

（6）售后服務審批程序中，財務部應區分無償的售后服務及有償的售后服務事項。

（7）財務部匯總測算售后服務成本時，一定要滿足二個前提后方能簽字確認：①成本測算單一定按照流程和權限審批，并且簽字齊全；②采購部門核計外購件價格匯總一定要準確。