檔案局與檔案館的關系范文

導語：如何才能寫好一篇檔案局與檔案館的關系，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、大數據時代對于檔案管理工作的影響

在大數據時代下，信息技術的發展對于數據和資料的處理有幾個方面的優勢：第一，由于現代社會發展的越來越快，在檔案管理中數據的規模和管理的內容也越來越多，傳統的工作方式很容易在繁忙中發生失誤，從而造成一系列的影響。而現階段利用信息技術進行檔案管理工作，則會幫助工作人員節省很多精力與時間，減少工作中所產生的錯誤，提高檔案管理的工作效率。第二，傳統的檔案管理工作在保管上都是由紙質、膠片等工具來進行儲存，并將其保管在檔案庫房中，這種保管方式在安全系數上有著一定的欠缺，同時在尋找檔案時也顯得極為不方便[3]。而在大數據時代豐富了檔案的保管方式，在以往儲存方式的基礎上增加了光盤、網絡、移動硬盤等多種儲存方式，這些儲存方式不但占地面積小、攜帶方便，在安全系數以及找尋工作上也比傳統的方式更加優秀。第三，在檔案管理工作中，沒有被收集歸檔的就不屬于檔案，因此，在檔案的數據收集工作，是檔案管理中一個非常重要的工作。傳統的數據收集主要是通過紙質資料的主動移交，而在這一過程中很容易產生資料丟失的情況。在大數據時代下，檔案數據的收集工作不但能夠通過信息技術直接從網上傳輸到工作人員的計算機中，同時檔案管理人也不再需要等著資料送過來，而是可以通過互聯網自己進行資料的收集，豐富了檔案管理工作中的資料收集方式。

二、大數據時代下檔案管理在現階段存在的問題

雖然信息化技術已經融到了檔案管理工作當中，并在實踐中得到了應用，但由于信息化技術起步的較晚，發展的不夠成熟，在現階段仍舊存在著一些問題。首先，工作人員的信息化素質不強。檔案管理工作人員的信息化技術水平是當前檔案管理工作的基礎，而現階段由于檔案管理的工作人員年齡較大，對于信息化技術的操作還不夠熟練，甚至出現排斥的顯現，這也使得信息化技術無法發出發揮出全部效益，沒有能夠有效的提高工作的效率。其次，檔案管理存在著一定的安全隱患[1]。網絡在為檔案管理工作帶來便利的同時，也使得檔案管理工作存在著一定的安全隱患，檔案中的資料信息應當具有嚴格私密性，而網絡中存在著一些黑客以及病毒，這也導致在沒有做好相關的安全防護措施的情況下，很容易被不法分子通過一些非正常手段竊取到?n案中的資料，檔案管理中也缺乏了信息安全的規章制度。

三、大數據時代下提高檔案管理工作的具體策略

（一）提高檔案管理工作人員的綜合素質

檔案管理工作人員的綜合素質，是其能否有效利用信息化技術來提升工作效率的重要因素。因此，為迎合時代的發展，企業需要對檔案管理人員進行相關的培訓，培訓的內容應當包含軟件的應用、信息化技術下的工作流程以及相關資料的收集方法，并向員工普及信息化技術的重要性，通過這些培訓幫助老員工熟練的掌握信息化技術操作，提高老員工的信息化技術能力[2]。在招聘新員工時，企業不但需要對他們的專業水平做出評估，更加需要注重新員工的信息化技術水平，在工作中讓老員工幫助新員工掌握工作的具體事項，讓新員工教會老員工信息技術的使用，以此來建設出一支綜合素質高的檔案管理隊伍。

（二）完善檔案管理中的信息安全監管制度

信息安全是大數據時代下，檔案管理工作中最為重要的一個因素，在利用網絡提高自身工作效率的同時，更加需要注重檔案的私密性與安全性。因此，企業需要對檔案管理中的信息安全監管制度進行完善，更加實際的情況實施相應的檔案數據保護措施，提高員工的防范意識，嚴格控制員工因為工作時的操作不當而出現檔案泄露的現象，并且還需要加大對檔案管理的資金投入，聘請專業技術人員對檔案管理的網絡與計算機進行定期的維護和安全系統的更新，實時監測網絡中可能會出現的安全隱患，防止被不法分子的侵入。同時，政府部門還需要加強對檔案管理工作的重視程度，嚴厲打擊黑客以及不法分子，維護網絡中的信息安全，優化網絡環境，使檔案管理工作能夠安全、有效的展開。

（三）引入新技術到檔案管理中

在大數據時代下，新技術的產生都是針對老技術在實踐中有所不足的地方進行更新與改正，使其能夠更加有效的幫助人們提高工作效率。檔案管理需要勇于接受這些新技術，并將這些新技術引入到實際的工作當中，同時，無論是政府部門、事業單位或是企業單位，還需要主動與大數據公司進行合作，并根據實際情況研發出適合自身檔案管理工作的相關軟件[3]。由于大數據時代下的檔案管理工作不是一個人或一臺計算機就能夠完成的，而是需要各個單位之間的相互配合，并利用虛擬技術、云存儲等新穎的技術手段，才能夠使檔案管理得到更好的發展。

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論文摘要：隨著社會主義現代化的發展，計算機技術的進步，信息技術在社會發展的各個領域都扮演著極其重要的角色。信息化建設更是被我國列為經濟社會發展的首要內容。網頁檔案化管理包括文檔、文字翻譯轉換、圖片資料、聲像資料、多媒體遠程會議等。尤其是大學檔案館更側重教學與科研，網頁檔案化管理是必然的趨勢。

在信息化發展的今天，圖書館，特別是大學圖書館不僅要對信息進行簡單的數字轉換和管理，更要對新興事物網絡進行檔案化管理和歸檔，包括文檔、文字翻譯轉換、圖片資料、聲像資料、多媒體遠程會議等。所以網絡檔案化管理，成為當今圖書管理的必然趨勢，這就必須對檔案化管理的技術和法律相關問題進行深入闡述和探討。

所謂數據挖掘(data mining)，就是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的數據中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的但又是潛在有用的信息和知識的過程。這些數據可以是結構化的，如關系數據庫中的數據，也可以是半結構化的，如文本，圖形，圖像數據，甚至是分布在網絡上的異構型數據。發現知識的方法可以是數學的，也可以是非數學的；可以是演繹的，也可以是歸納的。發現了的知識可以被用于信息管理、查詢優化、決策支持、過程控制等，還可以進行數據自身的維護。數據挖掘借助了多年來數理統計技術和人工智能以及知識工程等領域的研究成果構建自己的理論體系，是涉及數據庫、人工智能、數理統計、機械學、人工神經網絡、可視化、并行計算等的交叉學科，是目前國際上數據庫和決策支持領域的最前沿的研究方向之一。

一、數據挖掘的功能

數據挖掘通過預測未來趨勢及行為，做出預測性的、基于知識的決策。數據挖掘的目標是從數據庫中發現隱含的、有意義的知識，按其功能可分為以下幾類。

1、關聯分析

關聯分析能尋找到數據庫中大量數據的相關聯系，常用的一種技術為關聯規則和序列模式。關聯規則是發現一個事物與其他事物間的相互關聯性或相互依賴性。

2、聚類

輸入的數據并無任何類型標記，聚類就是按一定的規則將數據劃分為合理的集合，即將對象分組為多個類或簇，使得在同一個簇中的對象之間具有較高的相似度，而在不同簇中的對象差別很大。聚類增強了人們對客觀現實的認識，是概念描述和偏差分析的先決條件。聚類技術主要包括傳統的模式識別方法和數學分類學。

3、自動預測趨勢和行為

數據挖掘自動在大型數據庫中進行分類和預測，尋找預測性信息，自動地提出描述重要數據類的模型或預測未來的數據趨勢，這樣以往需要進行大量手工分析的問題如今可以迅速直接由數據本身得出結論。

4、概念描述

對于數據庫中龐雜的數據，人們期望以簡潔的描述形式來描述匯集的數據集。概念描述就是對某類對象的內涵進行描述并概括出這類對象的有關特征。概念描述分為特征性描述和區別性描述，前者描述某類對象的共同特征，后者描述不同類對象之間的區別。生成一個類的特征性只涉及該類對象中所有對象的共性。生成區別性描述的方法很多，如決策樹方法、遺傳算法等。

5、偏差檢測

數據庫中的數據常有一些異常記錄，從數據庫中檢測這些偏差很有意義。偏差包括很多潛在的知識，如分類中的反常實例、不滿足規則的特例、觀測結果與模型預測值的偏差、量值隨時間的變化等。偏差檢測的基本方法是尋找觀測結果與參照值之間有意義的差別。這常用于金融銀行業中檢測欺詐行為，或市場分析中分析特殊消費者的消費習慣。

二、數據挖掘在建設現代化高校檔案館中的應用

1、資源類數據包括館藏檔案經過數字化加工而產生的各類電子檔案、電子文件中心中存儲的各類電子檔案、檔案軟件收集的信息、檔案信息網建設和維護信息。我們從研究大學檔案用戶的信息需求出發，數據挖掘為大學檔案館全面掌握和準確理解檔案用戶的信息需求提供了方法。

(1) 利用web訪問信息挖掘技術發現其中的關聯模式、序列模式和web訪問趨勢等，構建多維視圖的用戶興趣模型。從而可以確定檔案信息或服務受歡迎的程度，發現用戶訪問模式和用戶需求的趨勢，從不同側面來研究用戶的信息需求，為優化檔案館的檔案信息資源建設提供了科學依據。

(2) 收集大學檔案網web服務器保留的用戶注冊信息、訪問記錄，以及有關用戶與系統交互的信息等原始數據，經過清洗、濃縮和轉換形成便于統計分析的用戶查閱數據庫、日志數據庫、用戶定制信息庫、用戶反饋信息等各種數據集合。

2、從建設大學檔案館館藏信息資源出發，數據挖掘為大學檔案館提供了選擇一條科學發展道路的重要依據。

(1) 利用檔案網和檔案管理軟件訪問信息的挖掘分析出檔案資源的利用率，將利用率高、需求量大的傳統載體檔案優先數字化。例如：通過對檔案信息的訪問記錄、檢索請求中用戶請求失敗的數據進行分析，按類統計檔案拒用集和頻繁利用集，結合聚集算法發現館藏資源的缺漏，有針對性地補充和豐富檔案信息資源。

(2) 在大學檔案館藏管理過程中利用文本挖掘，運用關聯、分類、聚類等方法，從海量檔案信息中按照相關專題進行挖掘、分類、加工、整理和有序化重組，構建特色檔案信息庫及各類專題檔案信息庫等。

3、從做好大學檔案館信息管理工作的角度出發，數據挖掘為優化館藏信息和對未來工作的預測發揮重要作用。

(1) 在提供利用環節中，對用戶每次借閱的信息進行關聯分析，發現各類檔案信息之間的關聯規則或比例關系，這樣可以進一步優化館藏信息。

(2) 開展大學檔案館館藏信息文本特征的建立、特征提取、特征匹配、特征集縮減和模型評價工作，實現對大量文檔集合的內容進行總結、分類、聚類、關聯分析、分布分析，通過歸納與總結，發現的知識可以為未來檔案工作的趨勢進行預測。

三、數據挖掘在管理類數據中的應用

大學檔案館的管理類數據包括：智能監控系統、消防系統、溫濕度控制系統、智能密集架、數據管理系統、數據利用系統等在日常工作產生大量的管理類數據。我們得用數據挖掘工具在這類看似無用的數據中提取有價值的知識并運用到大學檔案館工作中，并在大學檔案館的現代化建設中發揮作用。

大學檔案館檔案工作的重點是為師生服務，以服務為中心開展各項工作，如何使用先進的工具，提高服務的質量是一直困擾我們的難題。數據挖掘為大學檔案館檔案工作的智能化、個性化、精品化提供了行之有效的方法。在智能檢索系統可調用用戶興趣模型，自動修正檢索策略并可依用戶興趣將檢索結果迅速聚類和分類，并條理化地排序出來；對于設計院、社科院等科研型檔案用戶，可借助數據挖掘開展針對性的檔案信息挖掘，并將研究成果以概述、成果報告等形式提供給用戶。這樣不光實現了大學檔案的二次開發，也會給用戶帶來意外的驚喜。

網絡最初只是科學家與研究人員之間交換文件的軟件，把因特網用于教育和研究可以得到政府的補貼。在中國，大學有撥款，圖書館有大學支持，數字圖書館的網絡檔案館是不贏利的，產出是教學和科研的長期社會效益。今天，因特網已經越來越商業化了，網絡在數字經濟中已成為極具潛力的技術投資對象。大學數字圖書館也可以考慮建立以贏利為目的的網絡檔案庫，采用網絡商務中的一些商務模式，例如網絡廣告、旗幟廣告、贊助廣告、訂閱、b2c等。收入可用于大學數字圖書館網絡檔案館建設的滾動發展。目前人們對這些處于萌芽中的經濟模式認識甚少。管理網絡的公共政策制定主體是政府部門，推行電子政務，開發網絡資源，促進從文字印刷向網絡出版的轉移是當前相關政府部門的重要任務。大學的政策、態度和措施對數字圖書館的發展至關重要。市場手段和政策平衡是網絡檔案館建設，網絡檔案庫運行，網上內容傳遞和保存應該和必須考慮的。

參考文獻：

[1]peer to peer networking and digital right management，by michael a. einhorn, bill rosenblatt, policy analysis no.534, cato institute. fabruary 17,2005

[2]what every citizen should know about drm, aka digital right management, by mike godwin seuitoo technology counsel at public knowledge, 30 january, 2008, ebook-computer & internet,

[3]彼得·萊曼.把萬維網檔案化.信息化參考，2004（13）

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一、社區居民健康檔案管理系統的作用簡介

由于居民健康檔案是一份動態信息，隨時都會發生變化，所以建立居民健康檔案是一項長期的工作，要在健康檔案使用的過程中對建立的方式不斷探索與創新。所以我們設計并完成了基于網絡環境的社區居民健康檔案的管理系統，接下來我們對此操作系統進行具體闡述。

我們所創建的社區居民健康管理系統由五個功能模塊組成，包括檔案管理、信息服務、家庭監護、信息傳遞和系統管理，居民健康檔案根據普通患者、兒童患者和心腦血管疾病患者三種群體進行分類。

社區居民健康系統的五個模塊所產生的功能具體如下：

檔案管理模塊的主要功能是既可以生成和打印所需要的檔案報告，還可以進行檔案的修改、添加和刪除。信息服務模塊利用了先進的網絡技術，通過網絡把社區服務中心和用戶家庭關聯起來，在社區居民從網上查詢所需醫療信息的同時還可以將自己的健康信息情況上傳到服務中心，這樣社區衛生服務中心就可以及時地了解社區居民用戶當前的健康情況，并根據實際情況對社區居民制定出合理的康復計劃。家庭監護，這個模塊主要是針對社區的獨居老人以及患有心腦血管疾病的老人，社區衛生服務中心通過先進的網絡技術對有需要的家庭進行監護，防止和減少意外情況的發生。信息傳遞，主要是使用先進的網絡技術完成社區醫院和中心醫院的網絡互通，如果病人需要在大中型醫院進行治療，那么醫院醫生就可以將所需要的病歷檔案通過網絡及時地獲取，同時社區醫生也可以通過互通網絡來獲得中心醫院專家的技術支持和指導。系統管理的主要功能是社區居民用戶用來對信息進行修改、添加和刪除，以及社區用戶設置權限，修改用戶密碼和對系統數據的備份和還原。

二、社區居民健康檔案管理系統的保密安全

社區居民健康檔案管理系統的保密安全主要從三個方面來進行控制，即操作系統、數據庫管理和應用程序。用戶登錄時采用雙密碼，一個密碼進入應用程序，另一個密碼用來進入數據庫，雙密碼的主要作用是防止其他人僅用一個密碼就可以直接打開應用程序并進入數據庫。

用戶進入管理系統的主要流程是：首先用戶要用一個賬號來連接注冊表，在注冊表中查找是否有此用戶，如果有，系統將用戶輸入的密碼與系統進行比對，密碼正確用戶就可以進入應用系統并將第二層數據庫密碼解密，然后系統把該用戶ID和密碼再次進行比對，正確則進入數據庫，如果錯誤就退出系統。應用系統密碼是由用戶本人進行設置和更改，用戶的ID號是系統的管理員進行分配。

三、社區居民健康檔案管理系統的表現方式

首先是社區居民健康檔案管理系統的數據庫，數據庫主要是把居民家庭住址、社區醫生安排、常見疾病和體檢情況等基本信息情況進行記錄。在系統中，我們把居民的姓名、年齡、聯系電話等個人信息存放在居民基本信息表里，在社區服務中有需要的時候可以快速從表中提取。

接下來是社區居民健康檔案管理系統的服務器終端，社區居民健康檔案管理系統是運行在Windows2000應用程序所提供的進程，其中主要用到了COM組件，因此這個服務器終端的應用程序沒有應用界面。

社區居民健康檔案管理系統在原有的兩層服務器結構基礎上添加了新的業務邏輯層，運用了三層服務器的結構設計。業務邏輯層主要是把數據庫和客戶端鏈接起來，起到相互傳送信息的作用，數據庫既可以收到客戶端發來的請求，又可以將處理結果發送回客戶端。因此新填入的業務邏輯層在提高工作效率的同時又減輕了整體服務器的工作負擔。在管理系統中，連接數據庫、打開記錄集和對字段或字段集的操作主要是使用ADO屬性和方法，因為將來如果需要對程序進行擴展完善，一定會需要對參數的查詢和存儲功能，所以在設計服務器終端的同時，也為這些屬性進行了保存。

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第二條　本辦法適用于參加全國文明城市創建活動的市、縣級檔案館綜合發展水平的測評。

城區國家綜合檔案館依行政級別測評。

第三條　市、縣級檔案館測評依據《市、縣級國家綜合檔案館測評細則》(見附件1，以下簡稱《測評細則》)進行。

測評采用百分制，結果分三個等級，測評結果為90分以上者為國家一級檔案館，測評結果為80～90分(不含)者為國家二級檔案館，測評結果為70～80分(不含)者為國家三級檔案館。

第四條　測評組織：測評工作由3～5名測評員組成的測評小組負責進行。

國家一級檔案館由國家檔案局組織測評。國家二級、三級檔案館由國家檔案局委托省級檔案行政管理部門組織測評，國家檔案局進行不定期抽查。

第五條　國家檔案局負責國家一級、二級、三級檔案館測評結果的最終審定。日常工作由國家檔案局檔案館(室)業務指導司負責。

第六條　測評原則：測評采取逐級晉升的原則。

經測評為國家二級、三級檔案館的，一般應在取得相應級別檔案館資格一年以上才能申請上一級別檔案館的測評。具備國家一級檔案館條件的，可直接申請國家一級檔案館的測評。

第七條　測評員：國家一級檔案館的測評員由各省(自治區、直轄市)、計劃單列市和副省級市檔案行政管理部門各推薦2名，國家檔案局聘任。國家二級、三級檔案館的測評員由省級檔案行政管理部門選定，報國家檔案局備案。

因工作變動等原因不宜繼續擔任測評員的，由推薦單位提出，經批準后予以替換。

測評員不參加本地區國家一級檔案館的測評。

第八條　測評申報：參加測評的檔案館應根據《測評細則》進行自評，并準備相關證明材料。自評符合國家二級、三級檔案館條件的，向省級檔案行政管理部門提出測評申請；自評符合國家一級檔案館條件的，由省級檔案行政管理部門審核確認后統一向國家檔案局提出測評申請。

申報材料包括申請報告、自查報告(檔案館歷史沿革、隸屬關系、館藏簡介、條件保障、基礎業務、開發利用、信息化建設)、測評申請表(見附件2)、測評打分表(見附件3)等。

近三年檔案館發生重大安全責任事故(如火災、失泄密、因保管不當檔案實體嚴重損壞或被盜等)，不得申請測評。

第九條　測評方式：包括聽取匯報、審查申請材料及相關證明材料、實地查看、逐項審核自評分數、填寫測評得分與測評說明等。在完成各項測評程序后，形成測評結論和等級意見，填寫《市、縣級國家綜合檔案館測評審批表》(見附件4)。

第十條　測評審批：測評結束后，達到國家一級檔案館的測評材料由測評小組報送國家檔案局；達到國家二級、三級檔案館的測評材料由省級檔案行政管理部門報送國家檔案局。經國家檔案局審查批準后，頒發測評等級標牌和證書。

國家檔案局每年定期公布國家一級、二級、三級檔案館名單。

第十一條　市、縣級檔案館測評等級證書有效期為五年，到期后國家檔案局組織復查。對復查不符合標準者，限期整改，整改后仍不合格者，取消其相應等級資格并予以公布。

第十二條　經測評審定的國家一級、二級、三級檔案館，國家檔案局將給予通報表揚，同時建議地方政府按照《中華人民共和國檔案法》予以一定的獎勵。

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關鍵詞 檔案行政管理 現行體制 有效反思 優化完善

我國現行檔案行政管理體制以“局館合一”的“集中、分級、分專業”管理方式為主，這樣的管理條例在我國檔案管理事業發展過程中持續了近20年，在當前新時代背景下已較難適應社會發展的需求。因此，針對現行的檔案行政管理體制進行研究和反思，有助于實現檔案管理工作的完善和優化，有助于促進我國檔案管理事業的長效發展。

一、我國現行檔案行政管理體制存在的問題

檔案管理體制，是指我國檔案及相應工作的開展方式和組織制度，這包括各級各類檔案行政機構和業務機構的設置及關系的明確，組織管理方式等內容。檔案行政管理是檔案管理體制的重要組成部分，在我國檔案事業發展過程中起到了宏觀調控和大局管理等基礎性的行政作用。檔案行政管理所涉及的行政管理事項紛繁復雜，同時規模極大。近年來，在取得長足進步的同時也存在部分內在的體制機理缺陷。我國現行檔案行政管理體制以“集中、分級、分專業”為主，這將會帶來一定的分散管理F象和問題。

（一）“局館合一”易造成檔案局和檔案館的職能混淆

實質上各級檔案館隸屬于各級政府或黨委，在業務開展層面需接受上級檔案局的行政指導。實施“局館合一”的檔案行政管理體制，雖然表面上實現了機構精簡，但極容易導致政、事難以區分的混亂職能關系現象。檔案局和檔案館兩者之間應存在局對館的業務監管行政作用，但實施“局館合一”會將各級公共檔案館聯合成統一檔案管理體系，其雖然能進一步強化檔案行政機構的執法地位，但從另一方面而言，會導致其缺乏上級監管部門的監督，同時對自身的長效發展也會帶來不利影響。

（二）“局館合一”不利于檔案管理事業的長效發展

“局館合一”極容易導致“政事合一”現象。首先，檔案局自身的行政職能會弱化，而檔案館自身的事業職能也同樣會弱化。檔案館作為文化事業公共服務的基礎機構，具有極為重要的檔案保管和信息利用服務職能作用，實施“局館合一”會導致單位內部人員編制、經費撥款等方面存在問題和欠缺，如經費劃撥可能會忽略檔案保管及修復等專項經費，僅注重行政辦公經費的基礎保障。同時，“局館合一”容易導致檔案館實際工作中的官本位思想，在日常工作實踐中容易模糊自身公共服務事業單位的定位，削弱了社會公共服務的性質，對于行政工作產生了依賴思想，不利于檔案管理事業的長效發展。

二、完善我國檔案行政管理體制的有效策略

（一）實現局館分離和政事分離，構建各級檔案行政體系

我國現行檔案行政管理體制是由1993年檔案事業管理體制改革之后形成的，當時改革的目的主要在于對管理機構的精簡，加強黨對我國檔案事業的統一領導。但在實施過程中也出現了部分問題和不足，為了更好地實現我國檔案管理事業的優化發展，需要有效實現局館分離和政事分離，按照政事分開、事企分開和管辦分離的原則，對于檔案行政管理單位進行機構改革，構建各級檔案行政體系，明確各級機構的行政職能，有效規避由于“局館合一”所帶來的職能目標混淆、人員配備不明以及經費劃撥困難等現實工作問題。通過我國檔案行政管理體制的進一步界定和整合，有助于更好地明確檔案行政管理各級單位的權限，如檔案局及相關管理機關需行使行政管理職能，檔案館業務單位則作為公共服務機構和文化事業單位，需行使公共服務的事業職能，同時接受上級行政主管部門單位的監督和指導。

（二）強化檔案局的行政管理職能

在我國現行的檔案行政管理體制中，由于“局館合一”導致檔案行政管理職能存在弱化的問題。檔案局作為行政管理主管部門，依法享有法律規定的行政主體資格，這對于引導我國當前整個檔案事業的發展方向都具有極為重要的管理作用。為了更好地提升機構管理的實效性，這需要從傳統的直接指導向宏觀調控層面進行轉變，將管理重心置于檔案管理事業的整體規劃、協調和監督職能之中。為了實現檔案局行政管理職能的強化，這需要通過相應的政策條規、規章制度以及相關監督條例的完善，從而實現條理化和明確化管理，同時也需要不斷更新和調整以適應時展的變化需求，如針對當前信息化和電子化的檔案管理工作，需不斷完善相應的管理流程及方法。

（三）強化檔案館的公共服務事業職能

在我國當前現行的檔案行政管理體制中，實現局館分離和政事分離，其中的重要部分則在于強化檔案館的公共服務事業職能。檔案館作為業務開展部門，承擔著檔案資料保存和信息利用等具體事項管理工作，作為負責檔案資料入庫保存的業務部門，需要通過相應管理制度的創新和管理流程的完善，有效增強對于檔案文件資料的前端控制和整體管理，有效實現文檔一體化。以當前政務信息公開這一社會熱點為例，檔案館需要強化自身公共服務事業職能，通過文檔一體化等措施不斷提高檔案文件收集、整理、歸檔、保存以及利用的效率，通過加強檔案館的事業職能更好地提升公共服務的社會效益。

三、結語

就我國現行的檔案行政管理體制而言，由于“局館合一”的管理機制設置存在一定的欠缺和不足，不利于檔案管理工作的科學進行。為了更好地提升檔案管理工作的實效性，需要有效實現局館分離，實現政事工作的分開，在增強檔案局行政職能的同時，強化檔案館的事業職能，從而能更好地為社會公共事業提供專業服務。

（作者單位為四川大學錦城學院）

參考文獻

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武漢城市圈建設承載國家“兩型社會”建設試驗的重要戰略任務，也是全省實施“兩圈一帶”發展戰略的強力引擎。武漢城市圈作為中國經濟地理的中心、中部重要的發展極，它在促進中部地區崛起中負有重要的歷史使命。

武漢市城市圈檔案工作應該與整個圈層經濟社會發展的水平相適應。我們分析、研究和推動武漢城市圈檔案資源共享建設，旨在落實湖北省與國家檔案局簽訂的省部協議，促進武漢城市圈檔案事業一體化發展，加強檔案工作“兩個體系”建設，更好地為圈內城市中心工作和“兩型社會”建設服務。

一、武漢城市圈檔案資源建設的特點

首先，檔案資源非常豐富，部分資源占全省比重較大。表現在數量上：城市圈9市市檔案館共有全宗1644個，檔案118余萬卷、件，資料18余萬冊。城市圈各級各類檔案館共有全宗4715個、案卷4441967卷，分別占全省35.04％和36.29％。表現在種類和載體上：城市圈各級各類檔案館保存的檔案除了紙質檔案以外，涵蓋了錄音錄像影片檔案、照片檔案、底圖、電子檔案(磁帶、磁盤、光盤)、縮微膠片(平片、卷片)等所有的門類，其中錄音錄像影片檔案、照片檔案、電子檔案的磁帶、光盤分別占全省22.82％、23.71％、27.78％、26.66％，底圖、縮微膠片的平片占全省比重分別高達59.69％、99.96％。

其次，圈內各市檔案資源分布存在差異，武漢檔案資源占城市圈比重較大。武漢市檔案館館藏檔案560434卷、件，接近其他8市市檔案館館藏檔案總和627800卷、件。其他8市市檔案館館藏最高的是黃岡116337卷、件，最低的是咸寧54861卷、件，平均館藏84100卷、件。城市圈其他8市各級各類檔案館共保存檔案171.35萬卷、件，保存資料31.34萬冊。而武漢市各級各類檔案館保存檔案達336.73萬卷、件，保存資料44.87萬冊。分別為其他8市之和的1.97倍和1.43倍。武漢城市圈市轄區(縣、市)檔案局、館中，武漢市轄13個區檔案局、館共有檔案全宗112個、檔案1438152卷件，平均每區檔案局、館有全宗120個、檔案110627卷件。武漢市轄區檔案館館藏全宗平均數比其他8市市檔案館全宗平均數154少34個，但館藏檔案平均數高出其他8市市檔案館26527卷件。武漢檔案資源的龍頭地位凸顯。

第三，圈內城市檔案資源區域化融合特征明顯，檔案資源之間的聯系千絲萬縷。歷史上看，武漢城市圈內各城市地緣相近，隸屬關系的變更、行政區劃的調整，形成了檔案資料‘你中有我、我中有你’的局面。例如：“三線”建設時期武漢的許多廠礦企業就曾經下放到有關城市。又如，據孝感市檔案局介紹其館藏檔案中，涉及武漢城市圈內的，已經不屬于孝感管轄范圍的縣、市、區有10個；在孝感市檔案館的全宗匯集中，尚有部分獨立成卷的原大冶地委和武漢市委檔案。1959年11月至1961年5月孝感還曾經直接合并人武漢市?，F實上看，武漢城市圈基礎設施、產業布局、區域市場、城鄉建設和環境保護“五個一體化”建設持續推進，特別是城市圈“一小時交通圈”的形成，進一步拉近了彼此的距離，檔案資源共享將更為普遍。

第四，圈內城市檔案資源管理進一步細分，檔案館資源日益增長。從管理細分看，專業、部門、企事業檔案館建設得到加強，專業檔案管理呈細分趨勢，孝感市有學院館、電信館和工商銀行館，武漢市也新增房產和國土規劃兩個部門檔案館。另外，涉民部門產生的專業檔案有上升趨勢。武漢市社會保險、醫療保險、養老保險、工傷保險、失業保險、低保等按人按戶形成的民生檔案每年每類均有數萬件的增量。2009年度僅武漢城市圈專門、部門、企事業檔案館就保存有檔案185.06萬卷、件，聲像檔案7298盤，照片檔案106750張，底圖217283張，資料37424冊。從資源增長看，2009年武漢城市圈市檔案館館藏檔案1233274卷、件比2008年增加58853卷、件，增長5.0％。2009年比2008年，武漢市檔案館館藏檔案增加508l卷、件，但增長幅度很小，僅為0.90％。黃岡、咸寧、仙桃、潛江同比分別增加15171卷、件，6339卷、件，10401卷、件和15104卷、件，增幅都在兩位數以上，分別達到15.0％、13.0％、15.04％和24.6％。

第五，圈內城市檔案資源信息化建設不斷推進，檔案資源數字化和檔案服務網絡化進程加快。武漢城市圈市檔案館館藏檔案數字化情況良好，圈內城市已加工機讀目錄7223249條、全文掃描檔案6742027幅、圖片掃描39103幅，為檔案資源數字化、檔案服務網絡化打下一定基礎。近年來圈內城市先后建立檔案門戶網站，與相關城市政府網站、省內外檔案網站乃至檔案系統外涉及民生的信息查詢網站聯網。如武漢市檔案館將全市80多個涉民部門的聯系方式公布在自己的網站上。武漢市檔案網站與社會保險、醫療保險、養老保險、工傷保險、失業保險、低保政策、婚姻登記、學籍信息、個人征信信息、住房公積金信息等信息查詢網站鏈接，使得可以上網查詢的信息越來越多。

第六，以武漢城市圈局館長聯席會成立為契機，啟動檔案信息資源整合項目。2009年11月，武漢城市圈檔案局(館)長聯席會在武漢召開，會議通過《武漢城市圈檔案局(館)長聯席會章程》，形成會議紀要，在檔案信息資源整合建設上已推出了多項舉措。利用城市圈檔案館的珍貴檔案史料合編《城市圈特藏檔案圖集》；在武漢檔案網站開辟專欄，交流城市圈兩型社會建設和檔案部門工作信息；城市圈檔案官網實現互相鏈接；實現期刊、文件、簡報的交流互通；利用檔案統計年報數據，形成《武漢城市圈檔案工作基本數據匯編》。所有這些都為武漢城市圈檔案資源的進一步整合打下基礎。

二、城市圈檔案資源共享建設的

武漢城市圈“兩型社會”建設是國家發展戰略，城市圈9市在這一國家發展戰略中既是合作伙伴又是共同體，推動檔案--資源共享建設是歷史賦予我們檔案部門的責任。為此，筆者就城市圈檔案資源共享建設提出若干思路。

一是堅持平等協商的原則，形成城市圈檔案資源共享建設合作共識。城市

圈9市行政區劃不同，隸屬關系各異，要想有效地整合檔案資源，為城市圈各項工作服務，必須打破行政區劃和層級體制方面的藩籬，要求圈內各城市檔案部門增強大局意識，弘揚協作精神，樹立武漢城市圈一盤棋的觀念?？梢栽谄降葏f商的基礎上，由城市圈檔案部門共同推舉一個城市檔案局(館)作為牽頭單位，召集城市圈九市檔案部門溝通協商、集思廣益、形成共識，按年度制定城市圈檔案資源共享建設的實施方案。力爭每年扎實推進一兩個合作項目，在檔案資源整臺項目落實的過程中摸索規律、創造經驗、培養人才。

二是建立城市圈檔案資源共享建設的合作機制。由于城市圈檔案同仁的共襄，武漢城市圈檔案局(館)長聯席會議制度已經確立，并業已開展了卓有成效的工作。依托聯席會議制度來推動城市圈檔案資源建設合作，無疑是一種好的形式。、城市圈檔案資源合作，還必須落實好“省部協議”(湖北省人民政府國家檔案局關于構建武漢城市圈“兩型社會”建設檔案信息服務體系合作協議書)，同時爭取湖北省檔案局對城市圈檔案業務合作加強指導，在“省部協議”框架內給予更多的政策支持、項目支持和經費支持，使城市圈檔案業務合作能穩步推進。

三是堅持檔案資料收集與檔案資源整合并重，豐富城市圈檔案資源。檔案資源整合從長遠看涉及兩個層面。第一層面：加強圈內城市檔案資源的建設，按照豐富館藏、優化結構、突出特色和數字利用的要求，立足本市，因地制宜，做到城市中心工作開展到哪里，民生事業覆蓋到哪里，檔案資源建設就延伸到哪里。第二層面：加強城市圈間檔案部門的協作，檔案資源整合則應從城市圈檔案資源建設整體出發，以建立覆蓋城市圈的檔案資源體系為目標，更好地為武漢城市圈“五個一體化”建設和民生建設服務。近兩年，可優先考慮實施五個方面的資源整合：一是館藏電子文書檔案目錄；二是館藏涉及圈內城市的電子檔案資料目錄；三是2～3個專題電子民生檔案數據庫；四是展覽編研成果的電子版本；五是服務“兩型社會”建設現行文件的電子版本。

篇7

創新體制，完善檔案資源體系

2007年，南京市浦口區為了理順國家檔案資源的歸屬與流向，改變專業檔案多頭、分散管理為集中管理，將全區范圍內屬于國家所有的重要專業檔案全部交由區檔案館集中管理，強化服務。浦口區檔案局在調研中發現，檔案館中涉及民生的檔案只占全部館藏的24％，而大量分散在各政府職能部門的民生檔案老百姓卻找不到查不到。在此基礎上，浦口區起草了“關于開展國家檔案資源整合試點工作的實施意見”，成立了“浦口區檔案資源整合試點工作領導小組?！痹趨^黨委、區政府的高度重視下，區檔案局館克服阻力，積極調協，以先疏通的先進館，先需要的先整臺，先協調的先聯辦的原則和方法，從7月開始接收房地產、婚姻、交通重點工程建設、招標、司法公證、水利工程6大類專業檔案8809卷(件)。資源整合的結果是，2008年進館檔案10775卷，2009年進館25058卷，而此前的2006年這一數字是602卷，館藏量由lO萬卷增加到15萬多卷。檔案數量的增加和結構的改善，迎來了更多的利用者，從3年前的600多人次增加到2008年的1700多人次和2009年的2400多人次。

在浦口檔案管理體制改革取得成功后，2008年6月，南京市召開了全市檔案資源整合推介會，根據《關于開展區縣檔案資源整合的實施意見》，南京市明確了檔案資源整合的整體思路：進一步解放思想，開拓創新，積極探索在不同管理體制下的檔案資源管理新機制，按照《檔案法》的規定要求，推廣“浦口模式”，分期分批，實行科學的多門類、多元化的檔案資源整合，以利于檔案資源綜合利用。依法確定國家檔案資源歸屬和流向，強化檔案行政管理部門在檔案管理工作中的主體地位，實行集約管理和檔案信息資源共建共享，全面提升綜合檔案館現代化管理水平和整體服務功能，努力建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和服務人民群眾的檔案利用體系。

尹玉蘭局長告訴記者，“浦口模式”是結合南京區縣本地實際情況創建的適合本市的檔案資源整合的模式，通過對檔案資源歸屬和流向的調整、檔案工作機構和利用場所的歸并等多種措施，有利于面向百姓，提高服務利用效能，有利于檔案資源的安全管理，有利于理順管理體制，避免了各自為政和重復投資。這既是對傳統管理利用方法的一種改革，同時又是在不同管理體制下，加強檔案資源集約化管理的創新。

當時他們提出要求，一個區、一個縣只能建一座國家綜合檔案館，實行分類歸檔，集中存儲，資源共享，避免重復投資帶來的人力、物力的浪費。

經過2年多的努力，全市各級檔案行政管理部門通過對檔案資源歸屬和流向的調整、檔案工作機構和利用場所的歸并等多種措施，最大限度地優化國家檔案資源配置，使檔案資源由過去分散管理和利用轉變為集中管理和利用，由封閉式管理轉變為開放式管理，建立起“一站式”便民服務的新模式，提高檔案資源管理水平和綜合服務利用效能。通過整合，檔案館服務功能增強，不收費的公益性檔案服務，極大方便了人民群眾的利用。

在創新管理體制整合資源的同時，南京市深化檔案建立和保管意識，完善多結構的檔案資源體系。不斷規范機關檔案工作，推動村級建檔工作，推動企業、重點項目檔案建設，推動民生檔案建設，積極接收改制、關閉、破產企業自身確無能力處置、但又具有珍貴保存和利用價值的檔案資料。

2006年10月，南京市檔案局從公安系統接收了160萬張已經出現損壞發生霉變的民國時期南京人口戶籍卡片和戶政卡片，在市政府的支持下，南京市檔案局將民國戶籍卡片的搶救工作列為2007年的一項重點任務，在全局館開展民國戶籍卡片錄入的業務技術大練兵、大競賽活動。全局館干部職工投入到整理搶救工作中，每人每月要完成400張的錄入工作，局領導也都利用業余時間錄入卡片，并每月抽出一天時間對戶籍卡片進行除塵消毒、粘貼照片、編排檔號。經過他們2年多的辛苦勞動，這批珍貴的檔案已整理完畢，卡片錄入完成了130多萬條，今年將全部完成，已經具備了開放利用的條件。

“雙百查考”，檢查別人，也檢查自己

2009年11月記者在南京采訪時，正值南京市檔案局進行全市檔案行政執法檢查“雙百查考”，從9月開始持續到12月，由局領導分別帶隊對60家機關、社會團體、事業、企業開展檔案行政執法監督檢查。

檔案行政執法監督檢查不是新鮮事，“雙百查考”卻是新做法。這是南京市檔案局針對以往執法檢查中檢查內容比較籠統、靈活性多、可操作性少及檢查標準不統一，檢查效果不明顯，監管力度受限，從而影響檔案資源建設等問題提出的對策。

創新的“雙百查考”就是對全市近200家進館單位的檔案工作根據檔案法律法規的要求，分為組織領導、制度建設、檔案管理、檔案信息化建設、開發利用、隊伍建設、違法情況和專項內容8個方面28個小項細化、量化至100分進行檢查，將同一批次檢查的所有單位得分從高到低排序，并將此得分排序表附在檔案執法檢查通報后面在全市范圍內通報公布。2009年是南京市檔案局推行全市檔案行政執法檢查“雙百查考”活動的第一年，通過打分，成績與問題一目了然。結果表明，檔案執法檢查工作統一規范、公開透明，全市檔案工作面貌得到改善，進館單位檔案意識明顯加強，檔案工作水平明顯提升。

尹玉蘭局長接受本刊記者采訪時強調，“雙百查考”針對建檔單位的問題是查而有據，同時也是對執法主體的考核，檢查對別人也對自己，能看出檢查執法主體―檔案行政管理部門業務指導到不到位，一個結果反映了兩個方面的問題。

檢查自己，這是執法檢查的一項創新內容。在檢查過程中執法人員會向被監管單位了解市檔案局相關處室前來指導的次數和頻率，征求對市檔案局工作的意見和建議。檢查結束后，通過存在問題責任分析書，將屬于市檔案局相關處室的問題及時反饋，督促處室各項工作不斷完善、不斷進步。

在這次“雙百查考”中，尹局長要求牽頭的法規宣傳處在制發行政執法檢查通報的同時，制定本局內部的問題責任分析書，這是歷年全市行政執法檢查中首次對內部處室進行問題責任分析的細化落實。

檢查自己，有力地提升了檔案局職

能處室的服務意識和工作效能，加強了自身建設，從而強化了執法監督。

“雙百查考”是南京市檔案局強化依法治檔、推進檔案法制建設的一項重要創新舉措。自2006年1月1日正式施行《南京市檔案條例》以來，在市檔案局的努力下，《南京市檔案條例實施細則》、《南京市實物檔案管理辦法》、《關于依法強化檔案管理，維護檔案安全，進一步做好檔案服務工作的意見》、《南京市民營企業檔案管理辦法》、《南京市重點建設項目檔案驗收辦法》、《南京市電子文件歸檔與管理暫行規定》、《南京市檔案館接收檔案管理辦法》、《南京市社會主義新農村典型示范村檔案管理規范》相繼出臺，檔案法規體系進一步健全，為依法治檔、依法監管提供了依據，促進了檔案事業規范化、科學化發展。

細化量化　科學管理靠《規程》

2008年8月，南京市檔案局邀請部分檔案專家，成立“促進局館業務工作標準化流程調研課題組”，展開標準化業務規程的編研工作。2009年2月正式出臺了《南京市檔案館內部業務工作規程》，這部17000多字的《規程》分為業務程序與要求、業務流程與標示、保障部門與任務、檢查考核與評先和附錄4個部分。《規程》的出臺是為了明確檔案館內部業務處室職能，細化內部業務工作流程，完善業務工作責任制，加強內部業務工作規范化、程序化、科學化建設。

尹玉蘭局長告訴記者，以前在經濟部門工作時時間節點觀念很強，有一套完整的流程圖，容易發現問題，每一道工序都能理清每個環節的責任，形成上下監督、互相支持。到檔案部門來后發現，檔案館內部一些職責不夠明確、標準不統一，發現問題后都不知道該批評誰。因此她積極主張推行規程化管理，以規范檔案館的業務工作。

《規程》將企業管理理念引入到檔案業務工作中，以流程為中心，從整體上確認局館的作業流程，追求全局目標的最優化，這一創新做法使得檔案館的業務指導、收集整理、檔案保管、技術保護、數據管理和檔案利用六個方面的工作在《規程》中都有了明確的程序和要求。檔案資料的接收、整理、入庫、調卷、鑒定劃控、蟲霉防治、修復、數字化加工、編研等所有的工作環節都有了細致的業務工作流程圖、業務工作分解圖及處室分工示意圖。通過固化業務工作流程、細化業務處室職能、量化檢查考核內容，實現了環環相扣、互相監督，業務工作規范暢通。

南京市檔案局全力推行《規程》，用制度化的流轉程序解決實際業務工作中遭遇的問題。在館業務工作中他們嘗到甜頭，理順了業務處室之間的關系，提高了處長現場處理和解決問題的能力。同時，也發現《規程》尚有不夠完備的地方，有待在各處室業務工作實踐中，認真總結經驗，不斷修改完善，并以推進《規程》的全面落實，促進館內業務工作規范、工作效能提升和服務質量的優化。

篇8

總體情況

2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發的《全國檔案事業發展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”列入其中。同月，國家檔案局在中國檔案管理現代化建設研討會上宣布“十五”期間，我國將加快數字檔案館的建設。為適應新時期檔案工作需要，北京市檔案局(館)在《北京市檔案事業“十一五”發展規劃》、《北京市檔案館“十五”發展規劃》、《北京市檔案局館2004 2008信息化建設要點》中提出了“檔案數字化工程”概念，該工程包括三大系統：制作系統、存儲系統和應用系統。其中制作系統是指傳統載體檔案的數字化，即：紙質檔案、縮微品檔案和照片音像檔案的數字化，由此拉開了大規模對館藏檔案數字化工作的序幕。

2001年確立館藏檔案全面數字化的發展戰略；

2002年4月起，紙質檔案數字化工作全面推進。以每年400萬頁的速度遞增，截止到2010年底，紙質檔案數字化累計完成112萬卷冊、3525萬頁，占館藏紙質檔案總量的58％，完成了“十一五”規劃的3500萬頁預定目標；

2005年底，建立數字化檔案利用系統，實現了接待利用工作從登記檢索到調檔歸卷、復制、審批、統讓閱覽、打印全過程的計算機管理，利用者可登錄系統在線檢索目錄數據并閱覽、打印數字化檔案；

2007年國家檔案局的傳統載體檔案數字化試點工作中，分別提出了“統籌規劃、分步實施”、“需求引導、利用優先”、“三網并進，高效服務”、“確保安全、平衡發展”和“優先存量、注重源頭”的數字化工作原則；

2008年針對檔案數字化之后成品利用率不高的問題，陳樂人局館長提出了提高數字化工作質量，加強掛接工作，做到數字化進度與成品利用進度同步的要求，提高數字化工作質量和成品掛接工作，使檔案原件保護和數字檔案利用工作進一步強化。技術部門通過案卷級別掛接和文件級別掛接建立了目錄條目到電子圖片的對應關系，目前已經實現了3000萬頁檔案全文數據在局域網的掛接；

歷經十年的不懈努力，至“十一五”末，全館已建立起一套包括紙質、縮微品、照片和音頻、視頻等各種載體檔案在內的數字化加工、存儲、利用系統，系統功能更加全面，性能更加穩定。在檔案利用大廳，22臺計算機、高速的局域網絡和先進的檔案利用系統搭建起北京市檔案館數字檔案利用平臺，館藏全部全宗級目錄和案卷級目錄、75％文件級目錄實現了計算機檢索，利用者采用刷卡登錄系統的方式，可以在線檢索42個數據庫的700多萬條數據，在線閱覽3000萬頁數字化檔案，同時檔案館通過北京市檔案信息網提供180余萬頁開放檔案的互聯網在線閱覽。數字檔案資源不斷豐富，數字檔案利用成效凸顯，檔案利用工作的效率極大提高，廣大利用者真正享受到方便快捷的服務，切實體會到檔案數字化成果帶來的實惠。

工作目標和原則

館藏檔案數字化工作對北京市檔案館而言是全新的工作，也是一項長期的系統工程，局(館)黨組對給予了高度的重視和持續的關注，制定了明確的工作目標和工作原則，不斷提出新要求，完善工作意見，確保平穩、有序、全面、深入、可持續地開展數字化工作創造了條件。

(一)“全面數字化”工作目標

“全面數字化”涵蓋三個層面的含義。

第一，要對全部館藏檔案數字化。北京市檔案館保存著記錄北京幾百余年歷史發展的文字、照片、音像等不同載體的檔案210萬卷件，“全面數字化”就是要將這些存儲于多種載體上的檔案信息全部異質轉化為數字檔案。

第二，要對每個全宗中的每卷件檔案全部進行數字化。

第三，要建立起包括紙質、縮微品、照片、音視頻等多種檔案載體在內的全套而非單一載體的檔案數字化系統。

(二)五項工作原則

1　統籌規劃、分步實施

以紙制檔案數字化工作的發展階段為例。

2002年數字化工作啟動之初，北京市檔案館采取外包服務形式，指定公司對館藏檔案進行數字化制作、檔案館負責質量檢驗。經過兩年的探索，初步積累了一定的實踐經驗。

2004年，由館長總牽頭，館內主要業務處室參與，由信息化主管處室負責總體協調和質量檢驗，檔案事業服務中心負責紙制檔案數字化制作。

目前，采取由局(館)統一管理數字化工作設備，以勞務派遣的方式聘用員工從事數字化制作，檔案館工作人員負責后期質量控制檢驗的工作模式。經過多年的實踐和不斷發展，已建立了一套較為完善的檔案數字化管理工作機制，目前擁有工作人員50余人，各類專業設備百余臺，日掃描量2萬余頁。

2　需求引導、利用優先

為加快數字化工作，我們區分館藏檔案情況，制定了“先目錄、后全文”、“先紙質、后其他載體”、“先開放、后控制”、“先歷史、后現代”的數字化實施步驟，并根據實際情況進行適時調整。結合利用需求分析，對利用率高的開放檔案先行數字化，如：民國社會局、警察局檔案等；對尚未開放的檔案，從利用需求和利用安全等方面考慮，選擇性地進行數字化，如：奧運檔案、房產檔案等。通過實踐，“需求引導、利用優先”的工作原則在實際工作中發揮重要的指導作用。

3　三網并進，高效服務

北京市檔案館始終把為利用者提供高效便捷的服務放在首位，逐步建立了分別以互聯網、政務網和局域網為平臺的檔案信息資源網絡服務體系。網絡服務體系面對不同服務對象，提供不同的服務內容，如面向公眾、以互聯網為平臺，提供館藏80余萬條開放檔案目錄和館藏180余萬頁檔案數字化原文及1000張數字照片的在線查詢服務；面向全市各委、辦、局，以政務網為平臺，提供館藏26萬行云流余條檔案目錄“一對一”查詢服務；面向來館查閱檔案的利用者和局館內部人員，以局域網為平臺，提供館藏全部700萬條檔案目錄和館藏3000萬頁檔案數字化原文的查閱服務，最大限度地滿足了各類利用需求。

4　確保安全，平衡發展

檔案實體安全和信息安全始終是北京市檔案局(館)各項工作的重中之重。按照陳樂人局(館)長圍繞檔案實體安全、信息安全、設備設施安全、館室環境安全，筑牢思想、機構、制度、技術、設施、網絡和應急七道防線的要求，全館不斷加強信息系統安全防護能力，實施局域網、互聯網、政務網物理隔離，對所有上網檔案進行二次鑒定，確保檔案信息的安全。平衡發展，是在大規模開展館藏檔案數字化工作的同時，也同樣重視縮微復制技術的運用，把館藏中不開放檔案制作成縮微品，待其開放后可直接由縮微膠片進行數字轉換，兩種技術的充分融合，為檔案的安全存儲和有效利用提供技術保障。

5　優先存量，注重源頭

為了對檔案進行搶救性保護，我們把數字化重點優先放在館藏檔案上面，也同樣注重即將進館檔案的數字化工作。通過《北京市檔案館檔案接收辦法》和全市檔案移交工作會議，提出對移交檔案進行數字化的要求，要求移交單位開展檔案數字化工作。

抓住機遇，加快建設

篇9

檔案工作創新應該是全方位的革新和創造，必須從觀念、理論、體制、科技、環境等各個方面對檔案工作進行全面的創新，以促進檔案工作的整體發展和提高。

檔案工作觀念創新，就是要確立與新世紀經濟和社會發展需要相適應的檔案觀

首先，要樹立大局觀。檔案部門和檔案工作者要了解大局，把握大局，把為黨和政府的中心工作服務作為重點，確立服務的主攻方向，取得服務的主動權?熏使檔案部門成為各級黨委和政府決策與管理的“信息庫”和“智囊團”。

其次，要樹立發展觀。要加快檔案開放步伐，拓寬檔案利用渠道，改善檔案館基礎設施。要充分發揮國家綜合檔案館在檔案資源建設中的主體地位、主導作用和集聚輻射功能，使各種檔案資源合理流動，優化配置，形成檔案工作整體合力和規模效應。要把檔案工作融入到各項建設事業中，與社會發展同步，不斷擴大檔案工作的發展空間。

第三，要樹立效益觀。轉變檔案工作只講投入，不講產出，不求效益的觀念，要優化館藏，把好接收、征集關口，縮短重要檔案在機關保存的時間，提前實現檔案的社會價值；要運用各種先進的技術和手段，最大限度地開發檔案信息資源，滿足社會的各種需要；要加強檔案咨詢服務中心、檔案寄存中心等機構建設，為不斷擴大的檔案整理和檔案代存代管等市場需求提供優質服務。

檔案工作理論創新，就是要發展具有中國特色社會主義的檔案理論

要堅持理論和實踐結合，繼承和發展結合，在選擇中繼承，在創新中發展。當前，要抓緊實現五個轉變：一是從檔案行政管理研究向檔案法制化管理研究轉變。隨著《檔案法》的頒布實施，以此為中心的檔案法規體系正趨完善。以法制手段規范檔案事業建設，是檔案理論研究的新課題。二是從研究檔案室向研究檔案館轉變。近年來檔案館豐富的創新實踐為理論研究拓展了新的空間，如檔案館功能的開發，接收、征集檔案內容和做法上的突破，鑒定工作的進展，現行文件閱覽窗口的開設等，都應該從理論上加以總結、概括和升華。三是從實體管理研究向信息資源開發研究轉變。檔案目錄中心的構建、檔案網絡的運行等，是進行這種轉變的重要基礎。檔案信息開發的模式、機制、方法以及用戶的特征、類型、層次、需求等應該成為檔案理論研究的新內容。四是從研究手工操作向研究計算機網絡管理轉變。隨著辦公自動化、檔案數字化工程的推進，原來人工完成的檔案從產生到管理的諸環節，已由電子計算機等現代技術來完成或輔助完成。五是從單純研究檔案工作內在聯系向研究檔案工作與社會聯系轉變。“跳出檔案看檔案”，檔案與文化、檔案與經濟、檔案與信息、檔案與社會、歷史、人生的關系等，都應成為檔案理論研究的領域。

檔案工作體制創新，就是要完善符合檔案事業發展規律的檔案工作體制

一方面要堅持和完善檔案局、國家綜合檔案館合一的工作體制，這有利于檔案行政管理和檔案保管利用兩種職能的有效發揮，有利于有效地為居于主體地位的檔案館工作提供法律政策保障和行政管理服務。要建立法制統一，辦事高效，運轉協調，行為規范的檔案行政管理體制。強化綜合規劃，監督協調，社會服務等職能，堅決維護各級檔案局的行政和執法主體地位。

另一方面要發揮國家綜合檔案館的主導作用，同時進一步調動部門管理檔案的積極性?？梢試L試建立中心檔案館體制，即以綜合檔案館為中心檔案館，專門和部門檔案館為分館，原行政隸屬關系不變，人、財、物渠道基本不變，或由中心檔案館投入部分智力、技術、設施共建，分館在業務上受中心檔案館的管理和指導，使檔案資源的收集、流向、配置和開發利用更趨科學。可以實行三個“一體化”管理。一是文件檔案一體化管理，把檔案管理工作的起點前移到文件形成的階段。二是同一區域的機關檔案文件一體化管理，建立聯合的檔案文件中心。三是有條件的在企事業單位實行檔案、圖書、情報資料一體化管理。

檔案工作科技創新，就是要發揮現代科技在檔案工作中的推進作用

科技創新是先進生產力發展的主導力量，也是檔案工作實現跨越式發展的推動力量。要加快檔案信息化建設，以信息化帶動檔案基礎工作發展。在信息時代，檔案部門的功能將由傳統的以檔案實體保管為中心轉變為以檔案信息管理為中心。隨著政府各部門的網絡建設、辦公自動化系統及各種數據庫建設達到一定水平后，電子政府將建立電子文件數據中心，作為電子政府系統重要環節的數字檔案館，需要利用網絡組織管理政務信息，提供信息檢索，實現信息共享。同時，檔案機構應該成為數字化檔案信息資源保存和利用的中心。檔案信息化為檔案資源的“重組”和利用提供了很好的機遇。在檔案數字化的過程中，應該加強鑒定工作，進行“第二次建檔”，以優化資源，提高利用效率。

要加快檔案科技創新體制的建設，促進檔案科技成果的開發和推廣應用，提升檔案工作科技含量。要建立和健全政府對檔案科技進步的宏觀調控體系，發揮政策引導作用，有效動員和整合檔案科技創新資源，著力提高檔案科技創新能力。檔案部門要加強同科研院所、高等院校和企業的合作，形成檔案科技創新的優勢。借助“外腦”是實現檔案科技創新的重要途徑，可培育和依托社會中介機構來開展檔案科技成果評定活動，建立社會化的檔案科技成果評價體系，而功能社會化、服務產業化的檔案科技研究中心可以建立為檔案科技創新服務的人才數據庫，利用先進人力資源和技術設施組織研發檔案科技新成果。

二

要保證檔案工作創新的有效開展，必須加強組織領導。各級檔案局要承擔起檔案工作創新的總體規劃、法規研究、業務指導、組織協調、科研攻關、人才培養和資金保證等工作。當前，在加強對檔案工作創新的組織領導中，要注意以下幾個方面：

要理清檔案行政管理工作的思路

在檔案設施上，要重點加強檔案館建設。檔案館是主體，檔案室是基礎，缺一不可，互相依存。進入新世紀，檔案工作應以開發利用為中心，而開放利用的中心又在綜合檔案館，所以當前要把檔案館設施的建設放在重要位置。

在信息化建設中，要重點解決政策、規劃、標準、規范的統一。這是檔案信息化建設中必須理順的重要問題，不然投入越大問題越多。如檔案目錄中心建設中遇到的最大問題就是數據格式不統一，給數據遷移、信息共享造成很大障礙。檔案信息化建設在整合和規劃方面必須加大力度，上海市檔案館已經向市質量技術監督局申報數據庫標準格式建設方案并得到批準，下一步要抓緊完成標準格式規范的起草工作，爭取早日出臺。

在檔案資源建設中，要重點抓好檔案鑒定工作，同時加強檔案資源整合。不解決鑒定問題，整合起來的檔案信息或者沒有利用價值，或者不能對外提供利用。要樹立鑒定第一的思想。檔案部門要充實一些經濟、金融和管理專業的人才，這樣才能全面掌握檔案的價值，慎重對待關系國家利益和安全檔案的開放；還可以組織社會專家進行檔案鑒定的攻關。在抓好鑒定的同時，資源整合也要抓好。在加強國家檔案資源管理的同時，要把其他社會組織和個人產生的社會檔案資源也管起來。可以采取在檔案館中增設名人檔案室等措施，擴大檔案館的社會影響。

在檔案科技研究中，要重點研究解決當前工作中的急、難問題，同時加強對長遠問題的研究。對上海來說，急需解決的問題包括：一是科技規劃要明確，既要有遠景規劃又要有近期計劃。二是要抓住當前檔案管理中的難點問題集中攻關。如檔案條形碼管理等。三是科研要有先導性。例如電子文件歸檔管理問題，要根據上海實際情況，抓緊研究切實可行的方案。要介入文件管理的源頭，制定文檔一體化的管理規范。四是要把檔案目錄信息化特別是專題目錄信息化作為大事抓好。五是搞好檔案實體數字化，注重檔案實體保護現代技術研究，加強對聲像檔案的資源整合和數字化工作，建好多媒體檔案數據庫。

要在服務中加強檔案指導和監督工作

檔案局要為檔案館服務。檔案工作從某種意義上來說就是檔案館工作，檔案館是檔案工作的實體、載體、主體。檔案館是檔案的最終歸宿，國家檔案資源、社會檔案資源最終都要進檔案館。檔案館的館藏內容和社會對檔案的利用需求，要求檔案局發揮行政指導和監督作用，為保障檔案館的工作服務。如對重大活動進行監督指導，就是為保證這部分檔案的進館。正因為檔案有現實的利用價值，所以檔案館工作能夠出亮點，而檔案館出成績可以提升檔案工作整體的地位和影響。

檔案局也要為檔案室服務。一是法制和政策服務。檔案工作的法律法規、標準規范、領導講話要讓每個檔案工作者都了解和掌握，要編寫這方面的宣傳品，以各種途徑進行宣傳。二是培訓服務。要分析檔案隊伍的現狀及問題，確定培訓的目標和方向，制訂計劃。培訓服務可以和當前的檔案工作創新活動結合起來。三是典型示范服務。通過宣傳典型來交流經驗和各類信息。四是執法檢查服務。執法是剛性的，服務是柔性的，要把執法的剛性和服務的柔性結合起來。執法不僅僅是去找問題，主要是為解決問題?？梢蚤_展執法前服務，出一些題目讓大家自查，把問題在執法前解決掉，化剛為柔。還有執法后服務，如果發現檔案整理有問題，可以授權咨詢中心代為整理，制度不完善的可以幫助他們完善。五是凝聚力服務。要形成檔案工作網絡，加強彼此的交流，增長知識和才干，增強事業心和責任感。

篇10

建政只有十幾年的浦東新區，檔案工作為什么取得了如此突出的成績?帶著這個問題，本刊記者采訪了各位專家――

張斌(中國人民大學信息資源管理學院副院長)

近年來，浦東新區檔案局不斷創新工作思路，加快檔案事業發展，取得了令人矚目的成績。去年5月，浦東新區檔案局局長錢娟被評為全國先進工作者，今年5月，新區檔案局又被評為上海市五一勞動獎狀(章)獲得者。檔案工作取得如此成績的根本原因在于四個方面：

一是觀念創新、宗旨明確。新區檔案局樹立“后臺工作、前臺意識、窗口形象”的工作理念，把經濟社會發展需求和人民群眾需要作為檔案工作的生命線，以優異的工作成績和檔案工作獨有價值，實踐為浦東開發建設提供資政服務、為社會大眾提供公共服務、為各管理部門和建設單位提供業務服務的宗旨。

二是體制創新、服務職能拓展。浦東新區對檔案資源進行整合，創立了新的檔案管理體制。能夠把握大局、抓住重點，不斷創新服務機制、拓寬服務領域、深化服務內容、增強服務效能。檔案工作的各個方面齊頭并進，經濟工作發展到了哪里，檔案工作就延伸到了哪里。

三是強化資源建設、基礎扎實。為了更好地服務各項工作，新區檔案局非常重視檔案信息資源建設和開發。廣泛收集檔案，對大量的檔案進行縮微和數字化處理，基礎工作扎實。

四是領導班子強、隊伍有朝氣。新區檔案管理體制整合以來，檔案工作成效明顯，班子執政能力、隊伍精神面貌、職工綜合素質都有較大的變化。正如區委領導對新區檔案工作評價的那樣：“班子有干勁，整合有成果，隊伍有朝氣，業務有創新，服務有提升，大局有作為。”

賀真　(北京聯合大學應用文理學院教授)

浦東新區檔案新館布局合理、設施先進，處處體現著“以人為本”的服務理念。建政只有十幾年的浦東新區在檔案工作上取得的重大成績，令檔案界矚目，凸現了浦東人進行體制創新的智慧與魄力。

機構是管理體制的依托，機構形式決定著管理職責。在信息種類與規模激增的信息時代，信息共享的觀念日益深入人心。在眾人整合信息資源的企盼中，綜合檔案機構、專業檔案機構競相發展、壯大的結果，卻與這整合的形勢相背離。浦東新區抓住了信息資源整合的基礎性問題，建立了“三合一”的檔案管理機構。新機構擁有的“向心力”為檔案信息資源整合鋪平了道路。無獨有偶，這種以機構整合促進資源整合的嘗試，成為近年來檔案管理機制創新最響亮的和聲。廣東順德、深圳市、安徽和縣也都進行了些類整合……，這些向我們昭示著檔案機構整合的新趨勢。

機構形式與管理效果相輔相成，決定著管理成本與效益；浦東新區檔案機構整合以后，館藏檔案信息的種類與數量迅速擴展、檔案隊伍壯大，通過統一管理，形成了“大檔案”的規模效益。在此基礎上，浦東新區優化結構，在全國率先實行了先進、高效、科學的管理模式，并進而形成了新區“大文化、大檔案、大服務”的氛圍。

王向明　(上海大學文學院檔案學系副主任、副教授)

浦東是全國改革開放的前沿。浦東檔案工作的發展證明了這樣一個道理：改革是我國檔案事業可持續發展的強大動力。浦東改革的最大特點可以用兩個詞來概括，即“創新”和“整合”。

先說“創新”。浦東的創新有三方面，一是體制創新。浦東新區的改革建立了“三塊牌子、一套班子、統一管理”的體制，這一模式為精簡機構、提高效率進行了一種有益的嘗試；二是功能創新。浦東新區檔案館在實現其基本功能的同時，積極拓展其社會功能，實現了國家檔案局提出的綜合檔案館“四位一體”的功能要求。三是服務創新?！疤崆敖槿?，主動服務重大工程建設”、“積極促進先進文化建設”、“搭建公共服務平臺”等各項舉措尤其可圈可點。

再說“整合”，浦東新區的整合是全方位的“整合”，是對體制、職能和資源等各方面的全面整合。我國檔案界對檔案資源整合的時論由來已久，但由于檔案管理體制等方面的掣肘，有關實踐往往局限于綜合檔案館內的各種檔案信息資源的整合，根本談不上對某一區域性檔案資源的整體組合。浦東新區的改革建立了“三合一”的管理體制，走出了體制整合、資源共享的新路。

潘玉民　(上海大學文學院檔案學系主任、教授)

檔案資源建設始終是檔案事業發展的主旋律?？茖W整合國家檔案資源，實現檔案資源的優化配置，無疑是信息化和市場經濟背景下檔案資源建設的必由之路。如何根據我國經濟建設和檔案形成利用的實際把握檔案資源的流向，如何在國家檔案資源整合中妥善處理普遍性與特殊性之間的關系，如何以人為本地創新現有的體制機制，就成為國家檔案資源建設中的關鍵問題。

從目前綜合檔案館的檔案資源建設來看，如果僅有黨政機關的檔案，而沒有文化、教育等社會各方面的檔案，那是畸形的資源；如果僅有城市管理的檔案，而沒有城市規劃建設的檔案，那是短腿的資源；如果僅有的檔案，沒有經濟活動和人居資源的檔案，那是割裂式的資源。針對畸形的資源，科學整合要求全面發展；針對短腿的資源，科學整合要求協調發展；針對割裂式資源，科學整合要求可持續發展。

只有科學整合檔案資源，才能統籌好一個地區的國家檔案資源，切實轉變檔案資源條塊管理所帶來的成本高、效率低、利用不便的弊端；只有科學整合檔案資源，才能使綜合檔案館名實相符，達到館藏結構、質量、效益相統一，充分提升檔案服務的綜合能力；也只有科學整合檔案資源，檔案工作才能緊跟國家經濟建設的步伐，在構建和諧社會中大有作為。

可以說，浦東新區對檔案資源整合的實踐，為新時期我國檔案資源整合提供了一個成功的范例。

潘積仁　(青島市檔案局副局長、研究館員)

雄偉的建筑、超一流的設施、豐富的館藏、現代化的管理，浦東新區檔案館已躋身于全國一流檔案館之列。如果說建筑、設施有賴于經濟的強力支撐而其他地方不可比擬的話，那么實現檔案資源整合，卻不是僅靠經濟支撐就能辦到的。浦東建區不過16年，檔案館就擁有180多萬卷檔案，不能不說是一種超常規的速度，而超常規的速度有賴于超常規的思維。所謂“超常規”，就是打破原來基本上只接收文書檔案的“常規”，實現文書檔案、科技檔案和各種專門檔案的有效整合。

浦東新區整合檔案資源的實踐給我們的啟示至少有以下三個方面：

一是有資源才能有作為。以前我們說有作為才能又地位，這是非常正確。但怎么才能有作為?除了主觀因素外，必須擁有資源。當今社會，誰擁有資源，誰就掌握了主動權。檔案部門要想有所作為，想贏得社會的關注和尊重，必須在掌控資源、豐富和整合資源上下功夫。

二是資源整合要有正確的思路。資源整合不是無原則的、主觀隨意的整合，而是要本著既方便形成單位，又利于社會利用的原則。整合的著眼點或者說主渠道恐怕還是各級黨政機關。實際上，僅黨政機關形成的各種專門檔案就不下百種，有必要將其中那些與公眾有關、且具有社會利用價值的集中到檔案館，以便最大限度的發揮其作用。當然我們不可能也沒必要將所有的檔案都集中到綜合檔案館，譬如在職干部檔案、金融檔案、醫保和社保檔案等等，這些檔案分別是相關工作的重要組成部分，集中到檔案館或許會給相關工作帶來麻煩。

三是要從根上理順管理體制。要實施資源整合，必然解決檔案管理體制、國家館網布局等問題。由于這些問題關系到部門利益，因此解決起來有一定難度，有必要從宏觀上進行設計和改革，理順管理體制。當然處于變革時期，不排除甚至應鼓勵地方進行大膽的探索，在探索中發現問題，總結經驗。但要在全國推行，還是要上升為國家政策甚至是法律，不然會引起不必要的糾紛，增加改革的阻力，甚至產生副作用。

馬淑桂　(中央檔案館技術部副主任)