檔案化管理范文10篇

摘要：在信息化醫院的全面建設過程中，醫院檔案作為醫院歷年經驗累積的重要資源，其信息化管理沒有得到足夠的重視，建設進程極其緩慢，目前存在對檔案信息化管理的認識不足、檔案管理工作未標準化、缺乏高素質專業人才等諸多問題，筆者著重對突出問題進行了探討，并提出轉變思想認識、健全制度、完善管理系統、配備專業人才等對策，希望為醫院檔案信息化管理提供一定的借鑒。

關鍵詞：醫院；檔案管理；信息化

1引言

隨著信息化時代的到來，信息技術被全面應用到醫療行業當中，全國各大醫院都在逐步推進數字化醫院建設。早在2008年的中國醫院信息化發展研究中就指出，全國絕大部分三級醫院已建立了醫院信息管理系統[1]。如今，從最初的醫院信息系統（HIS），到現在的手術麻醉管理系統、冷鏈管理系統、醫院綜合運營管理系統（HRP）等，從臨床技術應用到信息化辦公，全面數字化醫院建設正如火如荼進行。然而，檔案作為醫院最重要的留存資料之一，其信息化管理卻并沒有得到足夠的重視。相較于醫院其他信息系統的建設，檔案信息化管理依然處于起步階段。本文將結合多家醫院的檔案管理現狀，解析檔案信息化管理進程中存在的問題，為今后更好地推動醫院檔案信息化建設提供借鑒和參考。

2醫院檔案管理現狀

2.1忽視檔案管理的重要性。絕大部分醫院通常只注重醫療、教研工作，而忽視檔案管理工作。醫院檔案包括文書檔案、病歷檔案、科技檔案、人事檔案、設備檔案、聲像檔案等等，其中除病歷檔案能得到較為專業化的管理外，其他檔案管理都不被醫院重視，甚至部分管理人員認為檔案管理只是醫院普通的后勤瑣事，不能給醫院帶來任何經濟效益，對于醫院發展無足輕重。對檔案管理的認識嚴重不足，忽視龐大檔案數據背后的價值，直接導致了檔案信息化管理意識不到位、對檔案管理信息化建設的投入不足、醫院檔案管理信息化進程緩慢。2.2檔案工作標準化程度低。目前，醫院的檔案管理工作缺乏系統化、規范化，往往以各科室為單位，按以往的工作經驗進行人工管理[2]，具有較大的盲目性和隨意性[3]。如在醫療設備檔案管理中，只按要求對貴重儀器進行了建檔管理，而忽視對小設備的檔案管理，或者是檔案文件收集不齊全，沒有嚴格規范歸檔標準，比如，只保存了設備購買合同，而沒有保存設備說明書、保養維修記錄、相關授權材料等。另外，醫院不同部門之間的同類檔案整理標準也不統一，登記表格雜亂，職能科室監管不到位，沒有全程跟蹤建檔，各科室主任和護士長隨意地決定哪些資料需要存儲留檔，自行封裝檔案，信息登記不齊全、不規范。2.3停留于檔案電子化。醫院檔案信息化管理基于辦公自動化、無紙化，因而將檔案信息化管理簡單理解為把傳統的紙質檔案存儲變為電子版存儲。大多數醫院只是在電腦上建立了電子版的數據文件，如電子表格等。檔案管理軟件的缺失直接阻礙了信息化實時處理檔案數據的目的實現。即使在部分醫院引進了檔案管理軟件，也存在著軟件更新和應用滯后的問題，并未建立功能完備的信息管理系統。另外，部分已建立檔案管理系統的醫院在信息化建設的過程中缺乏全局意識，逐步引進的財務系統、設備管理系統、病歷管理系統、檔案管理系統等各有規格標準，因接口不同、數據存儲格式不同而無法交換兼用的問題普遍存在，各系統獨立運行，導致共享程度低，直接造成了數據更新不同步等問題，如設備管理系統和財務管理系統的不對接，導致無法一次性同步更新新購進或報廢設備的信息，需要雙方科室分別人工錄入數據，一旦某一方數據更新滯后，對相應數據的統計就會出現誤差。每次出現數據統計誤差之后，又需要雙方再次核對各自登記的數據，查明誤差根源并更正，極大增加了不必要的工作。2.4專業管理人員不足。大多數醫院檔案管理人員均非專業人士，其中很多是從臨床一線退下來的護士和醫技人員，既不懂檔案管理的專業知識，也不懂先進的計算機技術，依然依賴老舊觀念進行檔案管理，對檔案管理的認識也僅停留在資料保存上，對如何科學分類、更新檔案以及最大化開發利用檔案價值全無概念。檔案信息化管理最重要的是為了挖掘檔案數據價值，因而在這個新環境下，要求檔案管理人員不能局限于簡單的計算機系統操作，而是要對醫院檔案數據進行深度分析，精通數據處理方法，并且能即時處理系統故障，這是目前各大醫院檔案管理人員極缺乏的能力。

一、檔案信息化管理中的問題

（一）缺乏完善的信息化管理制度機制。包含面廣、信息量龐大、管理繁瑣等是檔案管理部門日常工作面對的主要問題，特別是涉及到規模大的部門時。這些工作涉及到對多種行政文書檔案資料的統籌，對各種專業性工程在各方面的數據資料、合同、規劃方案等進行管理，并且還涉及到基建、會計、科研、設備等有關方面信息的檔案。在衛生檔案管理領域，涉及到各級衛生行政管理部門和各醫療、疾病預防控制、衛生監督、科研、血站、婦幼保健及社區衛生服務等機構在機構設立、人員管理、經費和各類設施等方方面面。諸多方面的因素致使檔案管理工作在實現信息化建設路途中缺少合適的管理制度及機制，進而致使相關人員在進行檔案管理工作時常常會出現各種問題，最終使信息系統管理工作進行的不順暢，導致建檔的質量低下。

（二）缺乏先進的信息化管理理念。當今，傳統的紙質管理和手工管理形式仍然在國家的檔案管理方面占據多半江山，并且管理理念不能與時俱進，缺少對檔案數字化信息管理的認識。同時，由于長期受到計劃經濟的影響，導致有些單位對檔案管理工作的重視不足，缺乏對檔案工作的正確認識，管理人員思想僵化、墨守成規，缺乏革新精神，對新知識、新技術、新模式的接受度不高，從而在思想上嚴重阻礙了檔案信息化管理建設工作的開展。

（三）缺乏高素質的檔案工作人員。當今，由于傳統觀念的束縛以及認識不到社會經濟條件的改變，導致了相關管理人員業務能力差、能力低、管理水平低，尤其體現在某些企事業單位中，進而阻礙了檔案信息化管理系統的建設和發展。

二、加強檔案管理信息化建設的措施

考慮到當今阻礙檔案信息化管理系統的建設和發展中出現的各種障礙，各行各業若想加強和提升自身檔案管理方面的水平，可采納以下幾個措施，具體措施如下:

【摘要】在當今大數據時代的背景下，建立維護檔案管理系統成為了每個現代企業必不可少的行政措施。該種智力勞動維護模式由于其信息公開透明化的優勢特點，逐漸受到了更多人的重視和青睞，也成為了目前檔案管理的必然趨勢。但目前為止，在數字化檔案規范管理的道路上還存在著諸多阻礙和誤區，數字化檔案規范管理的途徑也并不明晰。因此，本文將結合自身的實踐體會，對此進行深入探究，希望提出幾點可行性建議。

【關鍵詞】數字化檔案；規范管理；途徑探究

1引言

數字化檔案需要通過各項數字化技術將傳統檔案記錄轉化為數字化信息并且進行存儲，該項技術目前為止已經在許多企業進行了拓展。實行數字化檔案規范管理，既可以降低檔案的管理成本，簡化了繁瑣的檔案流程，也可以提高檔案的安全性。另外在進行查詢的時候也較傳統檔案管理更高效省力。但在拓展數字化檔案管理的進程中，依舊存在一些問題，我們需要更好的思路和形式去進行途徑的拓展，力爭讓數字化檔案規范管理真正惠及千萬企業，暢通無阻的為企業提供更便利的檔案管理。

2數字檔案管理現存問題

2.1防火墻設計疏漏

實踐證明，檔案管理只有逐步規范才能更加科學。檔案規范化管理的實現，可以通過以下策略加以保障：

1抓好檔案管理制度落實

檔案規范化管理，要以完善的檔案管理制度為基礎。只有建立健全檔案工作規章制度，才能保證檔案工作規范化的有效實施。檔案管理制度首先應做到：對已有制度的不斷完善，對缺失制度的及時補充，對新增工作內容的制度配套。不斷制定和完善檔案規章制度，使檔案工作有章可循、有法可依。其次，提高檔案制度的執行力。規章制度不應束之高閣，檔案工作各個環節都應嚴格按照制度的標準執行。最后，要構建檔案管理工作網絡。檔案工作管理網絡的建立，有利于形成各部門多管齊下、各司其職、多角度、全方位的檔案管理格局，真正將檔案制度落到實處。

2加強公文制發流程管理

檔案大部分是由公文轉化而來，公文制發的質量直接影響檔案的規范化水平。加強公文制發流程管理，能有效提高公文的整體質量。公文制發流程管理應把握三個方面：一是公文簽發手續要齊全。發文手續需經相關人員審批簽字，發文稿簽的內容填寫要齊全完整。二是公文格式要規范。制作公文時不能自降標準或“差不多”就行，每個細節都應嚴格按照國家規定的公文格式規范執行。三是歸檔前要嚴格檢查公文細節。如：底稿與正文是否相符、有無公章、日期、筆墨紙張使用是否規范、有無破損等，確保歸檔公文的質量，提高檔案的規范化水平。

3嚴格遵守立卷歸檔原則

【摘要】就目前而言，在進行城市低保檔案管理過程中，受到傳統管理模式的影響，導致低保檔案管理不規范。因此，本文首先分析城市低保檔案管理存在的問題，然后提出相應的解決措施，從而實現低保檔案管理的規范化。

【關鍵詞】城市低保檔案；管理問題；規范化

城市居民最低生活保障是我國社會保障重要的組成部分，其中低保檔案對維護廣大低保人們利益發揮著重要的作用。

一、城市低保檔案管理的內容以及特點

在進行低保待遇審核過程中，需要城市居委會對低保戶的信息進行調查分析，針對家庭情況等因素進行全面的審核和界定，然后對相應的資料進行整理，再上交到上一級級別部門進行審批，管理部門進行復審，再上報給民政局進行最終的審核審批。在完成以上工作以后，進行建檔保存。為了做好基本的檔案管理工作，需要協調好各方面之間的關系，優化管理流程，保證實際的工作質量。就目前而言，在我國社會保障機制日益完善的前提下，城市低保工作呈現出動態性的特征，低保對象也呈現不斷變化的特點，給當前城市低保檔案的管理提出了更高的要求和標準。

二、城市低保檔案管理過程中存在的問題

摘要：在信息化快速發展的今天，各行各業都在嘗試采用信息化管理方法。目前農村醫院檔案管理也在朝著信息化的方向發展，作為一種新型的檔案管理方式，醫院采用信息化管理模式和技術，可以實現檔案管理的科學性和高效化，不僅保證了檔案資源共享，同時也進一步推動了醫療事業的信息化進程。本文主要針對鄉村醫院檔案管理信息化展開探討，分析了鄉村醫院檔案管理信息化的建設方法，論述了檔案管理信息化的策略，提出了一些比較可行的對策，僅供參考。

關鍵詞：鄉村醫院，檔案管理，信息化，策略

隨著社會的不斷發展進步，檔案實現信息化管理不僅有利于我們更好的做好檔案管理工作，同時也有利于我們更加明確未來信息化的發展方向。對于鄉村醫院來說要實現信息化，就必須要著力提升信息化水平，在構建信息化檔案管理體系的前提條件下，采取有效的信息化管理措施，利用網絡和數字等管理技術，真正實現信息檔案管理工作的一體化。

1鄉村醫院檔案信息化管理中存在的問題

1.1對檔案信息化管理不夠重視。檔案的利用效果和檔案的管理工作息息相關，而做好檔案管理的前提毫無疑問是樹立檔案管理的意識。但是目前許多鄉村醫院缺乏對檔案管理的重視，很多檔案管理工作無人負責，更有一些醫院基本沒有精力和時間處理檔案管理事宜，對檔案管理工作不聞不問，領導也普遍認為檔案管理是一項可做可不做的工作，這就導致檔案管理的實現非常困難。一方面是因為傳統的檔案管理過于繁瑣，另外一方面是沒有形成一套科學合理的檔案管理流程[1]。1.2鄉村醫院檔案管理信息化建設不足。正如上文所述，許多鄉村醫院不僅在意識上對檔案管理工作不夠重視，同時在檔案管理的硬件方面也不夠強大，不少鄉村醫院還是采用傳統的管理方法，這樣的管理方式不僅浪費過多的人力物力，而且管理的效率較低，也在一定程度上影響了檔案管理工作的發展，影響了檔案管理者的工作積極性。究其原因，就是因為醫院檔案管理信息化建設不足，沒有及時更新管理方式[2]。1.3缺乏檔案信息化管理制度。目前也有一些醫院實現了檔案信息化管理，但是只是比較初級的信息化管理模式，在檔案信息化管理的過程中，醫院檔案管理人員沒有按照一定的管理制度開展管理工作，沒有充分發揮出信息化系統的管理優勢，還有一部分醫院在信息化管理的過程中，沒有針對信息化管理的特點制定信息化管理制度，導致醫院檔案管理人員無章可循，在管理的過程中較為缺乏一定的標準和規范。這就導致在檔案的整理查閱利用過程中依然會存在檔案丟失或者錯亂的問題。

2鄉村醫院檔案管理信息化建設策略

醫院檔案是一種特殊的數據資源，記錄了醫院、醫療科研成果以及病人的相關信息。隨著信息技術和互聯網技術的廣泛應用，檔案信息化管理成為當今醫院檔案管理的必然趨勢。然而在實際的醫院檔案管理工作中，陳舊的檔案管理意識淡薄等問題還未得到解決，新的信息化和現代化檔案管理問題已經呈現，并且成為限制醫院檔案發展的瓶頸。本文將探討醫院檔案信息化管理存在的問題，并提出相應對策以供參考。

一、醫院檔案信息化管理存在的問題

（一）信息化水平不高且推進緩慢。原始的紙質檔案，記錄的信息非常混雜，且數量龐大，要想找到自己想要的信息，需要大量人力，而且需要進行大量的整理校對，不可以直接交換信息。目前，隨著社會信息化水平的不斷提高，大多數醫院檔案管理人員選擇了現代管理系統。然而，醫院檔案的整體信息化管理水平并不高，專業管理人員也比較缺乏。一些醫院和部門仍然使用傳統的手工方法獲取檔案數據，查詢檔案信息時也主要采用人工方法，這種模式的效率比較低，檔案信息的準確性也得不到保證，無法適應新時代人們對檔案的需求。（二）人員素質無法適應檔案信息化管理。隨著現代科技水平的不斷提高，檔案信息化提上日程，很多新的開發軟件都用在了檔案管理上，這在有利于檔案管理的正規化和高效性的同時，也對檔案管理人員提出了新的要求。然而，在實際的工作中，醫院各部門卻認為檔案管理專業性不強，人人都可以勝任，領導層面也對檔案管理投入有限，沒有給予應有的重視，導致人員大多兼職或臨時充當，甚至還有部分管理人員是從護理科或者從其他科室臨時抽調，經過簡單培訓甚至沒有專業培訓就上崗，缺乏檔案管理的熱情，工作積極性和認識性都不足，檔案專業性和信息化能力更無從談起。（三）工作體制不健全影響檔案信息化進程。現階段很多醫院在檔案管理工作中存在著標準陳舊、部門不協調、分工不明確等問題，這就使得檔案信息的收集、管理工作更加隨機、盲目。很多非常有價值的醫療文件沒有及時收集、整理、存檔，這不僅造成了信息的混亂和查詢時的困難，也導致了醫療資源的巨大浪費，極大地影響了檔案管理工作的完整性和信息化。再者，醫院的主要服務對象是病人，病人的診斷信息、住院時日常身體狀況等信息均是醫院檔案的內容。然而醫務人員在日常工作中沒有足夠的精力和能力來維護檔案管理，需要專門的檔案管理人員來管理檔案。這就使得檔案信息的收集、管理發生分離，如果缺乏信息化管理，這兩個環節之間產生偏差的概率就會增加，將極大地影響醫院檔案管理的準確性和效率。

二、破解醫院檔案信息化管理難題的策略

（一）提高管理人員的專業水平，為檔案信息化管理提供人力支撐。醫院檔案管理不僅僅是資料素材的整理與利用，還包括理念輸入和意識輸送等內容，本質上是一種信息服務和人才教育有機結合的過程。醫院應系統地培訓檔案保管員，提高檔案管理人員的專業水平，完善檔案管理方法，促進其更加科學化，將醫院檔案人員的培養納入人才培養計劃中，高度重視復合型人才的培養，提高檔案保管員的專業水平與綜合素質，實現檔案的現代化和信息化管理。（二）收集與管理快速結合，為檔案信息化管理夯實基礎。檔案信息的收集和管理環節是分開的，不能將收集的數據及時上傳并進行分析，這是當前醫院檔案管理工作中存在的最大問題，所以需要對檔案管理方式進行不斷的改進完善，以解決這一問題。應當對檔案管理系統進行細化與完善，將檔案管理工作與醫院人員的日常工作緊密結合起來，醫務人員應該成為檔案的第一個管理人員，利用現代科技對信息錄入過程進行簡化，比如醫護人員可以利用平板電腦，通過檔案管理錄入功能對病人情況進行記錄，并及時傳遞到檔案管理系統中，這樣患者就能夠隨時查閱，可以很好的解決檔案收集慢、程序多、管理難、數據繁等問題。將檔案信息的收集、上傳整合在一起，不僅能夠及時將收集到的檔案信息及時傳遞到檔案管理系統，還確保了檔案信息的準確性，同時還能夠將上傳的信息進行快速分類，確保后續檔案管理工作的順利開展，切實提高檔案管理的工作效率。（三）搭建檔案管理信息化系統，為檔案信息化管理提供動力支持。隨著電子技術的快速發展，信息技術應該整合到檔案管理工作中，為醫院的檔案管理提供更好的服務。檔案管理現代化的實現需要軟硬兼備，醫院可以在保存紙質檔案的同時搭建檔案管理信息化系統，利用計算機來管理醫院檔案，通過電子文件的方式將醫院檔案進行存儲，能夠大幅度降低紙質檔案所占空間，促進存儲范圍、內容以及時間的擴大與延長，進而實現醫院檔案管理的網絡化、現代化，病例檔案和文書管理、圖表等分類存儲，數字化管理，存儲方便，查閱容易，輕松共享，更保證了信息的時效性。紙質檔案存儲與檔案管理信息化相結合，共同為醫院檔案管理可持續發展提供動力支持。按照目前醫院檔案管理的使用情況來看，大致可以分為以下幾個子系統：一是檔案儲存管理子系統。它能夠對所存檔案進行自動編號分配和管理，在檔案出入檔案庫時進行實時定位，方便檔案管理的同時也實現了檔案的動態化管理。二是檔案查詢管理子系統。主要是在工作人員查詢檔案時，提供檔案目錄和檔案的出庫指令，準確的定位到檔案位置，工作人員可以很快找到。三是檔案銷毀管理子系統。它是在檔案失去存在價值時發揮作用，每份檔案在存儲時都設定了存儲的固定周期，檔案達到設定好的保管時間時，子系統會提醒工作人員進行銷毀或者是自動運行程序進行檔案銷毀。四是檔案安全管理子系統。檔案安全管理子系統的主要作用就是保證檔案的安全性，通過使用安全監控等現代化的電子安全技術來對檔案進行保管，當有非工作人員對檔案進行違法操作時，系統會自動進行報警，發送警報至檔案管理人員及安全保衛部門，從而實現對檔案的安全管理。（四）做好檔案的信息保護工作，為檔案信息化管理化解風險。信息技術為檔案管理工作帶來極大便利的同時，也帶來了巨大的安全風險。如果數據庫的服務器發生宕機或程序產生錯誤，將導致數據丟失或泄漏。隨著互聯網的快速發展，數據面臨著更多的風險，病毒以及其他網絡漏洞將給檔案管理工作造成巨大的損失。因此，醫院在加強檔案管理的信息化的同時，必須重視檔案信息的保護工作。醫院一方面要致力于利用先進的反攻擊和反黑客技術，也要在硬件上加大對防火墻等防御設備的投入，讓檔案信息的保存更安全更可靠；另一方面，醫院要在管理層面上來加強對檔案的保護，對電子檔案的管理者和設備維護人員進行專業培訓、開展工作交流、加強專業知識的學習，讓其認識到自身的重大責任，盡最大努力把檔案的管理工作做好做強。

總之，在信息化浪潮下，醫院檔案的信息化管理受到越來越多的關注，也出現了一些突出問題和弊端。理清問題，有針對性的采取相應對策，才能適應新形勢下的醫療體制要求，實現醫院檔案管理的現代化和信息化。

摘要：在信息時代背景下，電子檔案普及也成為了發展要點，很多單位以及企業對于數字化管理工作的重視程度也在不斷提升，快捷的查詢方式、完善的檔案內容以及在線搜索等優勢是數字化管理發展關鍵，所以文物檔案管理工作數字化發展也成為了發展趨勢。為了能夠有效實現文物檔案數字化管理，本文通過對文物檔案數字化管理的意義、現狀與措施的分析，探討如何提高文物檔案數字化管理的水平。

關鍵詞：文物檔案；數字化；管理

文物分為可移動文物和不可移動文物。根據《文物保護法》第十五條規定，不可移動文物保護單位要“劃定必要的保護范圍，做出標志說明，建立記錄檔案，并區別情況分別設立專門機構或者專人負責管理”，即“四有”要求。第三十六條規定，館藏文物“必須區分文物等級，設置藏品檔案，建立嚴格的管理制度”。不管是不可移動文物還是可移動文物，都對文物檔案提出了很高的要求。在信息化時代背景之下，文物檔案傳統管理方式也出現了較多的問題，無法有效滿足當今社會文物檔案管理工作需求，所以對文物檔案數字化管理進行研究有著十分重要的意義。目前，我國文物檔案數字化管理明顯還處在初步發展階段，無法真正有效實現電子化管理。為了能夠改善這一現狀，筆者就文物檔案的數字化管理工作進行了如下研究：

一、文物檔案數字化管理意義

檔案信息數字化就是將文物檔案資料借助于紙質或者是機讀的形式作為物質對象，其在實施過程中會借助于計算機來對檔案資料進行收集、整理與加工，這樣就能讓其有效地轉化為微機軟件形式的二次文獻信息，從而便于使用者利用。相比于傳統方式，文物檔案的數字化管理意義顯著。首先，能夠充分借助于計算機本身所具備的優勢來有效提升檔案使用效率。現今大多數文博單位的計算機應用模式都十分的單一，開發功能也較為簡單，無法將現代化設備價值發揮到最佳，而數字化管理的落實則能有效改善這一情況，提高文物檔案管理質量。其次，文物檔案的數字化管理還能有效縮短文物檔案信息加工時間，不管是快速加工還是檢索，其需要花費的時間都十分的短，而且還能為使用者提供全面且準確的檔案信息，提高文物檔案的利用效率。最后，文物檔案數字化管理拓展了文物保護的深度和廣度，通過數字化管理構建文物大數據庫，可以提高文物保護的聯動性。總之，文物檔案數字化管理不僅是新時展的重要趨勢，也是提升文物檔案管理質量的有效手段。

二、文物檔案數字化管理現狀

【摘要】隨著信息化建設的不斷推進，社會的不斷發展，事業單位檔案管理工作日益重要。事業單位應該順應新時代的要求，與時俱進，不斷創新，不斷改革，利用互聯網計算機技術等新的科學技術，用開創性思維和方法重新審核檔案管理工作，不斷完善檔案管理工作，使事業單位檔案管理更加規范。

【關鍵詞】事業單位；檔案；管理；優化策略

事業單位檔案儲存了本單位真實的歷史資料，真實記錄了工作人員在工作中產生的有價值的資料，是事業單位工作執行的依據和標準。規范化的檔案管理工作有利于提高單位的工作效率，提高檔案的利用率。本文重點探討了事業單位檔案管理的特征、規范化管理的重要性及內容，并針對存在的問題提出了優化建議。

一、事業單位檔案管理的特征

事業單位檔案管理具有公共服務性和保密性。首先，事業單位是一種公益性組織，保存的各類檔案匯總了社會各行各業的信息。事業單位通過檔案管理對這類無法自動參與市場資源調配的社會信息進行管理。事業單位的公益性決定了其將為社會無條件地提供檔案信息的查詢、咨詢和借閱服務，秉承為社會服務的宗旨。其次，事業單位是我國重要的信息管理機構之一，其存放的檔案具有保密性，主要服務于國家機關，為其提供檔案信息和管理支持。

二、事業單位檔案規范化管理的重要性

摘要：本文以機關事業單位財務檔案信息化管理作為主要研究課題，首先分析了機關事業單位財務檔案信息化管理存在的問題，而后針對性提出了加強機關事業單位財務檔案信息化管理的策略建議，以期為機關事業單位提升財務檔案管理信息化水平提供一定的參考。

關鍵詞：機關事業單位；財務檔案管理；信息化

一、機關事業單位財務檔案信息化管理存在的問題

1.財務檔案管理信息化意識薄弱。一直以來，我國機關事業單位的相關人員并不是十分重視財務檔案信息化管理方面的問題，而且存在部分人員甚至一些領導干部都不是完全了解財務檔案工作，只是簡單認為保管檔案不丟失、不泄密，并能應付外調及查檔就是財務檔案的主要工作，沒必要對其過度關注。財務檔案的管理人員大部分都是身兼數職，而且沒有接受過對檔案知識的專業培訓，不了解檔案的主要工作，包括管理檔案的要求、檔案的重要性和檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等，檔案管理方面的意識薄弱。2.財務檔案管理缺乏完整性。在實施會計核算電算化之后，機關事業單位并沒有妥善保存其產生的大量新的財務檔案信息載體，比如電子文檔、程序文件、備份文件等形式的數據，所以當軟件進行升級之后，由于版本不同致使之前的數據根本不能使用，而且也沒有制定相關的電算化財務檔案保護制度，在不同的經辦人手中各有財務數據文件，使得財務檔案歸檔資料極易缺失。3.缺乏財務檔案管理專業人員。對于機關事業單位來說，對財務檔案的相關信息進行全面的收集與儲存屬于其主要工作之一，卻沒有明確規定財務檔案管理工作隸屬哪個部門。由于財務檔案工作的責任沒有確切落實，造成財務檔案出現許多問題，包括檔案缺位或錯位等。財務檔案管理需要制定一套具體流程，包含專業分類、歸檔、存儲等，但是財務檔案管理工作的專職管理人員極度缺少，造成一系列嚴重問題的發生，比如財務檔案分類不明確、歸檔時間滯后以及經常丟失等，給機關事業單位帶來了很大的不利影響。

二、加強機關事業單位財務檔案信息化管理的策略

1.增強財務檔案管理意識，實現財務檔案規范化管理。為實現財務檔案的規范化管理，需要使機關事業單位全體職工對檔案管理工作的認識得到提升，改變員工對檔案管理工作的看法。通過積極宣傳檔案相關法律，鼓勵員工學習，以及舉辦檔案工作的座談會來構建檔案工作的良好氛圍。除此之外，實現檔案信息化管理的重要中間環節就是推動檔案工作規范化、標準化，機關事業單位不但需重視軟硬件的建設，同時還需加強文書的處理，并對檔案進行及時有效的歸檔，這些都是推動財務檔案工作實現規范化發展的重視措施。另外，單位財務人員在進行會計核算時，需以既定的格式要求記錄與儲存各類憑證和賬簿，并以科學的會計憑證傳遞程序為基礎，確保財務檔案能夠及時歸檔，保證其完整性與規范性。在進行財務檔案的整理裝訂時，不但需確保時間的及時性，同時還需分工明確，這主要是因為：其一為避免會計憑證的遺失，通常需安排指定的會計憑證管理人員，以每個月的記賬憑證數量為基礎，來對其進行定期的整理，并裝訂成一份完成的報告；其二為通過記賬人員來對會計賬簿進行整理和裝訂，通過經辦會計來對會計報告進行整理和裝訂，通過各相關經辦人員來對備查類以及各種需歸檔的資料進行整理和裝訂，整理完后再通過財務檔案管理員來進行整體的歸檔。若財務檔案已經由檔案室保管起來，便不能再隨意拆封，若實在需要拆封使用，則需確保原卷宗的封裝依然完好，同時，還需由檔案室和原經辦人員以期進行拆封，使用完后再重新存檔，以明確各自的責任；如果是暫時存放的財務檔案，需要拆封時應向財務處負責人申請，獲取同意后在指定人員的監督下進行拆封，使用完后重新進行歸檔。2.注重財務檔案的收集與保存，確保財務檔案的完整度。首先，為了保證財務檔案不被篡改和便于了解使用過文件的人員，機關事業單位應實行電子簽單制度，構建完善的財務檔案管理責任制，把握好電子文件的簽入、簽出以及安全工作。另外，為保證財務軟件順利升級，使各個軟件得以互相兼容，需提高財務數據儲存的標準性及可續性。其次，完整收集財務檔案。財務部門需完整的備份各項財務數據及文件，以確保計算機硬件系統損壞后可以及時恢復公司的會計電算化系統，從而降低損失。另外，機關事業單位還需將計算機硬件系統的型號、存儲大小以及配套設備等記錄下來；掌握好財務軟件的編程語言及數據庫系統類型；將財務軟件所涉及的銷售與維護公司信息詳細的保存，并將財務軟件系統的相關說明書放置在統一的位置，以便于找尋。第三，完整保存財務檔案。因財務檔案是由磁性介質或者光盤來儲存的，考慮到這些載體所具備的物理特性，在保存這些檔案的過程中需進行備份，即保存雙份，可以通過“AB備份法”的方式來將數據備份，并將檔案歸檔時間及操作員姓名標注上去，分別將兩份文檔儲存于不同的位置，以避免地震或火災等意外事故的發生導致整個財務系統崩潰，無法復原。儲存這些檔案的位置需避開磁場，確保干燥干凈。對于以磁性介質儲存的財務檔案，則需安排人員進行定期的檢查，并將其復制下來，以避免因磁性介質損壞所導致的財務檔案損壞或丟失。3.提高財務檔案管理人員專業素質，提高檔案利用率。對于財務檔案管理人員，其不但屬于財務檔案管理工作的實施者，同時也是財務檔案管理的策劃、執行和監督者，因此，為了保證財務檔案管理工作的實行科學高效，檔案管理人員需要擁有完善的檔案知識和專業修養。在機關事業單位工作的財務人員，對財務檔案的整理、編碼、歸檔以及儲存，都必須遵循會計流程進行。除了具備專業知識外，財務檔案管理人員還要熟練現代信息知識技能，鼓勵財務檔案管理人員積極參加業務培訓，不斷提升自身的管理水平，與此同時，也要對檔案管理人員的職業道德培訓加以重視，定期教育本企業負責財務檔案保管的人員，這不是一般的上課形式，是為了使他們在一定時期內，能快速增強自己的專業能力，豐富其財務檔案管理的工作經驗，從而更好地管理財務檔案，提高工作效率。機關事業單位還可以從高等院校應屆畢業生中挖掘高技術人才，吸引他們到本企業擔任信息化財務檔案管理專門人員，比如那些對現代數據庫技術、財務核算業務和便攜式檔案管理較為精通的綜合型人才。還可以與當地政府的財政部門和稅務部門相互合作，共同對財務檔案信息化管理專業人員進行再教育，灌輸最新的職業道德知識，使得他們能自發的形成遵紀守法的思想。