檔案信息化管理措施

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一、檔案信息化管理中的問題

（一）缺乏完善的信息化管理制度機制。包含面廣、信息量龐大、管理繁瑣等是檔案管理部門日常工作面對的主要問題，特別是涉及到規模大的部門時。這些工作涉及到對多種行政文書檔案資料的統籌，對各種專業性工程在各方面的數據資料、合同、規劃方案等進行管理，并且還涉及到基建、會計、科研、設備等有關方面信息的檔案。在衛生檔案管理領域，涉及到各級衛生行政管理部門和各醫療、疾病預防控制、衛生監督、科研、血站、婦幼保健及社區衛生服務等機構在機構設立、人員管理、經費和各類設施等方方面面。諸多方面的因素致使檔案管理工作在實現信息化建設路途中缺少合適的管理制度及機制，進而致使相關人員在進行檔案管理工作時常常會出現各種問題，最終使信息系統管理工作進行的不順暢，導致建檔的質量低下。

（二）缺乏先進的信息化管理理念。當今，傳統的紙質管理和手工管理形式仍然在國家的檔案管理方面占據多半江山，并且管理理念不能與時俱進，缺少對檔案數字化信息管理的認識。同時，由于長期受到計劃經濟的影響，導致有些單位對檔案管理工作的重視不足，缺乏對檔案工作的正確認識，管理人員思想僵化、墨守成規，缺乏革新精神，對新知識、新技術、新模式的接受度不高，從而在思想上嚴重阻礙了檔案信息化管理建設工作的開展。

（三）缺乏高素質的檔案工作人員。當今，由于傳統觀念的束縛以及認識不到社會經濟條件的改變，導致了相關管理人員業務能力差、能力低、管理水平低，尤其體現在某些企事業單位中，進而阻礙了檔案信息化管理系統的建設和發展。

二、加強檔案管理信息化建設的措施

考慮到當今阻礙檔案信息化管理系統的建設和發展中出現的各種障礙，各行各業若想加強和提升自身檔案管理方面的水平，可采納以下幾個措施，具體措施如下:

（一）建立健全檔案信息化管理的制度體系。各行業應該制定并完善相關的信息化管理制度體系，進而達到科學、合理、實際、高效的目的。管理體制應進一步標準化，對有關的電子檔案工作進行合理的細化，并且提高相關人員的業務流程的操作規范及熟悉度。與此同時，還要加強安全管理措施的制定，尤其是電子檔案方面，更要加強來自網絡方面的防范，從而更好地保障各類檔案文件的完整性、安全性和有效性。

（二）積極轉變傳統觀念，強化信息化管理意識。社會各界必須改變已往傳統的檔案管理方式和觀念。同時，還應大膽提出新的管理模式，讓現代化、數字化的檔案管理概念深入相關人員的內心，并且提供相關管理模式信息化管理系統。在思想意識方面加大重視力度，為此應強化相關人員的思想觀念，使他們認識到檔案工作的重要性，加大對檔案信息化管理工作的資金、技術和人員投人，促進相關管理內容的成功進行。

（三）加強綜合型人才隊伍的建設。綜合性的人才在當今社會左右著檔案信息化管理系統的制定與執行。為此，在相關的管理工作方面，一定要重視并且培養綜合性人才。衛生行政部門可以通過定期、不定期的職業教育和業務培訓，不斷提高檔案人員在管理信息化方面的知識和意識，完善人員的檔案知識、計算機技術能力以及管理方面的相關知識。鑒于當今社會發展的瞬息萬變，故而應不斷提高這些人才的業務能力、技術水平、職業素養，打造出一支專業化、綜合化的檔案管理人才隊伍，從而有利于實現檔案管理的信息化建設。

（四）加大硬件設施的現代化建設。檔案管理的信息化不僅應具備人才等軟件，而且一定要配備現代化設備當做硬件，因此，在管理過程中應充分借助縮微技術、現代科技、網絡技術等當代先進技術，更好地為檔案管理提供服務，進而推進檔案信息化建設的進程。有了各個軟件和硬件的同時，社會各界應該做到：加強對相關工作的資金投入，重視對檔案部門的管理。進而進一步實現檔案管理的信息化建設。

作者:楊靜 單位:新疆維吾爾自治區衛生和計劃生育委員會