醫(yī)院檔案管理編研質(zhì)量調(diào)研報(bào)告

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【摘要】目前醫(yī)院檔案管理中存在編研專業(yè)人員素質(zhì)不高、編研成果利用價(jià)值不大、編研成果缺乏低成本簡捷推廣手段等問題。對此作者認(rèn)為，首先要重視提高檔案編研人員素質(zhì)，同時(shí)，檔案編研工作要緊密圍繞醫(yī)院中心工作，突破工作局限性，積極探討與相關(guān)部門開展專題編研等途徑以改善和提高檔案編研質(zhì)量，還要借助數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化途徑進(jìn)行編研成果推廣，使編研工作帶動(dòng)醫(yī)院檔案管理的整體水平，從而推動(dòng)醫(yī)院管理現(xiàn)代化水平。

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【關(guān)鍵詞】檔案管理編研質(zhì)量提高

隨著國家檔案法規(guī)的落實(shí)以及醫(yī)院自身管理日益科學(xué)化、規(guī)范化，醫(yī)院對檔案管理越發(fā)重視，部分大型綜合性醫(yī)院成立了綜合檔案室，開始全面系統(tǒng)地對本單位檔案實(shí)行綜合管理。檔案室的成立，改變了長期以來醫(yī)院檔案、文件資料管理分散、缺乏責(zé)任人、丟失嚴(yán)重等問題。其中部分醫(yī)院綜合檔案室還通過了檔案管理國家二級、國家一級的評審，成為同行中的佼佼者。我院在繼2002年6月上旬醫(yī)院整體通過ISO9001國際質(zhì)量認(rèn)證之后，6月下旬，又通過了“科技事業(yè)單位檔案管理國家二級”評審，從而使醫(yī)院在現(xiàn)代化管理方面上了一個(gè)臺階。

作者在從事檔案管理數(shù)年工作中，接觸了一些同行工作，也通過互聯(lián)網(wǎng)瀏覽了眾多檔案網(wǎng)站，發(fā)現(xiàn)在檔案管理中，檔案編研工作成為檔案管理或者檔案升級中的不小難題，表現(xiàn)在檔案管理專業(yè)人員素質(zhì)拔尖者不多，對檔案編研重視程度不夠，存在應(yīng)付的心理，編研成果精品少，缺乏“適銷對路”的編研成果；另外，已經(jīng)完成的編研成果因各種原因致難以在單位內(nèi)公開發(fā)行，影響了編研成果發(fā)揮信息資源共享、資料參考的作用。針對以上問題，作者結(jié)合幾年來實(shí)踐，就檔案編研工作談幾點(diǎn)體：

1提高醫(yī)院檔案編研人員素質(zhì)，是提高醫(yī)院檔案管理整體水平的重要保證

相對于省市一級檔案館從業(yè)人員來說，目前各醫(yī)院從事檔案管理專業(yè)人員的專業(yè)程度尤顯不足，很多原來不是學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)，而是從行政、護(hù)理、計(jì)算機(jī)管理等部門轉(zhuǎn)崗過來的，在經(jīng)過一段時(shí)間專業(yè)培訓(xùn)之后，便開始從事檔案管理工作。平心而論，這樣的檔案管理人員，完成日常檔案管理業(yè)務(wù)還是能夠勝任的，然而，綜合檔案室面臨的不僅僅是保管和豐富庫藏的任務(wù)，開展檔案編研工作，從更高層次開展檔案服務(wù)是綜合檔案室生存基礎(chǔ)和發(fā)展方向，是檔案管理在醫(yī)院發(fā)展過程中發(fā)揮資料保管、信息中心的重要手段。

再者，從醫(yī)院綜合檔案室而言，由于受編制的關(guān)系，每家醫(yī)院的綜合檔案室工作人員僅有2～4名，在人員少、要求高的情況下，對醫(yī)院檔案管理人員來說，其工作分工無法很細(xì)，每個(gè)人要身兼數(shù)職，如檔案收集整理、電腦錄入、裝訂上架及日常管理均可能是一二位人員完成，除此之外，還有負(fù)擔(dān)一定的編研業(yè)務(wù)。面對如此客觀事實(shí)，作為檔案編研人員，撇開有獻(xiàn)身檔案事業(yè)的思想境界不算，首先應(yīng)該是一專多能，除了必須具備檔案管理基本知識外，還要了解檔案管理政策導(dǎo)向，有較強(qiáng)的文字寫作能力。再者，要熟悉醫(yī)院基本情況，了解醫(yī)院發(fā)展動(dòng)態(tài)，掌握足夠多的編研素材，才能做到胸有成竹，選準(zhǔn)編研題目，編寫出有實(shí)用價(jià)值、參考意義的編研成果。

具備以上素質(zhì)的檔案編研人員，應(yīng)該說是難能可貴的，然而，從方便工作、提高效率出發(fā)，編研人員還要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，最大限度借助現(xiàn)代科技為自己的工作學(xué)習(xí)提供便利。要學(xué)會借助網(wǎng)絡(luò)及時(shí)了解、傳遞專業(yè)信息，熟練掌握電腦寫作、編輯，采用文字掃描識別方法提高文字錄入效率，借助美工編輯軟件如photoshop、UleadPhotoImpact、corelDRAW、PageMaker這樣的專業(yè)圖像編輯、文字排版軟件，應(yīng)用到檔案編研中的美工編輯、文字排版等等。只有這樣，才能爭取工作的主動(dòng)性，減少對外界依賴，提高檔案編研工作效率，提高編研成果整體效果。

提高檔案編研人員素質(zhì)，應(yīng)該有多種途：是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)有意識選拔素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、有獻(xiàn)身檔案事業(yè)的同志從事檔案管理工作；二是加強(qiáng)在職檔案編研人員在崗學(xué)習(xí)，自學(xué)互學(xué)，通過參加各種培訓(xùn)，外出進(jìn)修等多種方式提高其專業(yè)技能，其中特別是在日常工作環(huán)境中營造一種互相學(xué)習(xí)溝通，支持，共同向上的氛圍；三是聘請檔案管理專家檢查輔導(dǎo)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在問題。

2檔案編研工作要有的放矢，緊緊圍繞醫(yī)院中心任務(wù)開展工作

由于綜合檔案室所處位置，遠(yuǎn)離醫(yī)院各種紛繁復(fù)雜的醫(yī)療行政管理業(yè)務(wù)，檔案管理人員較少參加醫(yī)院重大活動(dòng)，不能及時(shí)掌握醫(yī)院發(fā)展動(dòng)態(tài)，編研選題可能脫離醫(yī)院中心工作，造成編研成果實(shí)用性不強(qiáng)，或者參考價(jià)值不大。針對存在問題，我們認(rèn)為，檔案管理人員要樹立強(qiáng)烈的“同步”意識，在院領(lǐng)導(dǎo)的重視支持下，參與醫(yī)院各項(xiàng)重大活動(dòng)，及時(shí)了解、掌握醫(yī)院發(fā)展動(dòng)態(tài)，系統(tǒng)完整收集到有關(guān)重大活動(dòng)的檔案資料。在此基礎(chǔ)上，檔案編研人員才能緊密圍繞醫(yī)院中心工作，有針對性地開展編研工作，給領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)化決策提供科學(xué)依據(jù)，給醫(yī)院今后留下寶貴歷史資料，檔案室也才能真正發(fā)揮檔案保存、開發(fā)的作用，也讓人們認(rèn)識到檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中所起的作用，從而更支持檔案管理工作，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

這幾年來，我們緊緊圍繞醫(yī)院中心工作，融合于醫(yī)院各項(xiàng)重大活動(dòng)中，把推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展作為檔案室義不容辭的責(zé)任，并為此開展多項(xiàng)檔案編研工作。2001年上半年，結(jié)合廣東省開展衛(wèi)生系統(tǒng)行風(fēng)評議活動(dòng)，我院檔案室對1990年以來發(fā)表在各級報(bào)刊雜志上有關(guān)本院醫(yī)德醫(yī)風(fēng)報(bào)道進(jìn)行編輯（主要采用文字掃描識別錄入），編寫出12萬字的《我們的心靈比白云高潔——1990年～2001年汕大醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風(fēng)媒體報(bào)道集萃》，并發(fā)給相關(guān)科室，該書既成為醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風(fēng)生動(dòng)教材，也使零碎、缺乏連貫性的媒體檔案資料有了一次系統(tǒng)整理。結(jié)合名人檔案工作的開展，醫(yī)院綜合檔案室搜集十余年歷史資料（含相片、媒體、醫(yī)院大事記等），自己設(shè)計(jì)排版，并借助單位彩色打印機(jī)出版了《李嘉誠先生與第二附屬醫(yī)院》專題畫冊，該畫冊已成為本院職工愛國愛院的生動(dòng)教材。2000年下半年，按照汕頭市衛(wèi)生系統(tǒng)關(guān)于各醫(yī)療單位開展編寫院志的要求，我室依托豐富檔案材料，承擔(dān)了《院志》編寫工作，在人手少，時(shí)間緊的情況下，編研人員全力以赴，加班加點(diǎn)，認(rèn)真組織素材，核對材料，統(tǒng)籌規(guī)劃，終于以較高質(zhì)量完成了計(jì)文字24萬，插圖60幅，以及大量圖表、電腦示意圖的《院志續(xù)編》（1988年～2001年），受到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的好評。

3醫(yī)院檔案編研人員要突破自身局限性，采取與其他科室聯(lián)合編研形式，有針對性開展高質(zhì)量的專項(xiàng)編研工作

客觀來說，醫(yī)院檔案管理人員由于自身知識的限制，所涉及范圍較窄，要滿足全院各科室對檔案需求有一定困難，這也帶來了檔案室編研成果專業(yè)性、針對性不強(qiáng)的問題，或者說，完成的編研成果在醫(yī)院沒有用武之地，沒有實(shí)用參考價(jià)值。

針對此問題，我們認(rèn)為，要使編研成果有用武之地，在醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮作用，其方法是要大膽突破自身的局限性，發(fā)揮檔案室?guī)觳刭Y料豐富、有較強(qiáng)編研能力的優(yōu)勢，與相關(guān)科室合作，開展專業(yè)性編研成果寫作。這樣，既可以較快完成預(yù)定目標(biāo)，又使檔案管理人員更加深入掌握各科室動(dòng)態(tài)，對進(jìn)一步發(fā)掘、收集檔案材料有較大幫助。

就醫(yī)院具體單位來說，檔案編研人員與職能科室開展編研工作的范圍是十分廣泛的，類似與黨委部門合作開展黨建專題編研，與信息統(tǒng)計(jì)部門開展疾病統(tǒng)計(jì)分析、流行病學(xué)調(diào)查，與護(hù)理部門就護(hù)理人員知識層次、護(hù)理新技術(shù)開展相應(yīng)專題編研等等。可以說，突破檔案室自身限制，多部門開展聯(lián)合編研的前景是十分廣闊的。

我院綜合檔案室近年來在這方面作了一些嘗試。2000年12月在醫(yī)院職代會召開前夕，與工會合作完成了《騰飛中的汕頭大學(xué)醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院》（1997年～2000年醫(yī)院工作回顧）專題展版，2003年中，完成《發(fā)揮工會職能作用，依法推進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)》（1993年～2002年醫(yī)院工會工作回顧）等專題圖片展，專題展覽其素材、美工設(shè)計(jì)、電腦排版均由綜合檔案室人員完成，展覽后職工對其反映效果極佳。

4借助數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，積極開展編研成果推廣工作，提高編研成果的兩個(gè)效益

編研工作完成后，編研成果的推廣利用才是編研工作目的所

在。由于醫(yī)院自身經(jīng)濟(jì)的原因，編研成果往往難以印制成冊并在單位范圍內(nèi)推廣發(fā)行。即便是采用內(nèi)部手工印刷形式，出版一種編研成果起碼也要數(shù)千元資金，更不要說通過出版社在社會公開發(fā)行。綜合檔案室在花了九牛二虎之力完成編研成果之后，卻將其藏于深閨，束之高閣。假如檔案編研成果沒有送達(dá)有關(guān)人員手中，則根本發(fā)揮不了檔案編研作用，其意義便大打折扣。

事實(shí)上，借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，推廣檔案編研成果便可以做到事半功倍的效果。例如，將編研成果以電子文本形式（類似以word文本、電子書、網(wǎng)頁、PowerPoint幻燈等多種形式），制作成電子光盤或網(wǎng)站進(jìn)行推廣提供利用，同樣達(dá)到出版發(fā)行目的。目前光盤價(jià)格低廉（每片光盤市場價(jià)2～5元），而容量大，采用光盤出版形式其成本低微。我院綜合檔案室對自己編輯完成的十余種編研成果，除了每種僅自行印制數(shù)份供存檔及領(lǐng)導(dǎo)審閱外，其余均以網(wǎng)站形式制作成電子光盤。光盤內(nèi)容有《院志》、《人物志》、《大事記》《歷年干部任免文件》、《光輝的足跡——?dú)v年醫(yī)院發(fā)展媒體報(bào)道集萃》、《1990年～2001年醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風(fēng)媒體報(bào)道集萃》、《全宗指南》、《醫(yī)院基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編》、《李嘉誠先生與第二附屬醫(yī)院（專題畫冊）》、《相片檔案專題》、《醫(yī)院檔案管理制度匯編》等12種編研成果，共計(jì)90萬文字、近千幅相片及視頻文件等，如此多的內(nèi)容匯集于一片薄薄光盤中，送發(fā)至各科室中，給全院干部職工瀏覽、下載、剪貼等提供了極大便利，充分發(fā)揮了編研成果所起的作用。