科研院所檔案工作發(fā)展誤區(qū)及應(yīng)對策略

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一、引言

伴隨科研院所半個多世紀(jì)的發(fā)展，科研院所的檔案工作進(jìn)步明顯：檔案管理體系日漸規(guī)范，檔案資源體系從單一向全面囊括，改卷為件細(xì)化管理單元，檔案數(shù)字化率大幅提升，電子文件歸檔初步實現(xiàn)。但相較于綜合檔案館還有不小的差距，與科研院所高速發(fā)展的現(xiàn)實需求仍不匹配，尤其工作中存在的一些發(fā)展誤區(qū)可能或已經(jīng)影響檔案工作整體格局的良性推進(jìn)，必須引起所有檔案工作者的重視。

二、科研院所檔案工作的發(fā)展誤區(qū)

發(fā)展誤區(qū)一：對檔案工作的作用認(rèn)知有偏差檔案工作是伴隨科研院所創(chuàng)建而最早開展運(yùn)行的一項工作，是科研生產(chǎn)經(jīng)營管理活動的真實記錄，對維護(hù)科研院所歷史面貌、協(xié)調(diào)科研工作運(yùn)轉(zhuǎn)、促進(jìn)效能發(fā)揮、提高管理效率和產(chǎn)品質(zhì)量起著不可低估的作用。所以，對檔案工作的定位比較中肯的是：檔案工作是科研院所管理工作中的一項基礎(chǔ)性支持服務(wù)工作。但隨著我國科技體制改革的深化，科研院所緊隨多元化經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢，在不斷夯實、創(chuàng)新、提升主營專業(yè)優(yōu)勢的同時，優(yōu)化各項資源配置，向市場需求提出產(chǎn)業(yè)發(fā)展目標(biāo)，將實現(xiàn)高質(zhì)量持續(xù)發(fā)展放在首要地位。而科研院所檔案工作的從屬性和服務(wù)性決定了其無法產(chǎn)生明顯的經(jīng)濟(jì)效益，這也使得高層領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視度始終不高，在全局規(guī)劃中缺乏對檔案專業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展設(shè)想，在檔案信息收管存用的理念、范圍和模式方面缺乏清晰的目標(biāo)設(shè)定；檔案工作與業(yè)務(wù)工作融合度不高，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)潛在價值在優(yōu)化業(yè)務(wù)管理方面無法顯化，檔案地位趨向邊緣化；檔案技術(shù)發(fā)展水平與主營專業(yè)信息化需求不協(xié)調(diào)，多數(shù)檔案部門從獨立機(jī)構(gòu)變成科研院所信息中心的下屬組織，有些劃歸后勤運(yùn)營部門之下，檔案專業(yè)特色漸失，甚至不見“檔案”二字。發(fā)展誤區(qū)二：對推進(jìn)檔案信息化建設(shè)有誤解當(dāng)前科研院所正在開展“數(shù)字檔案”建設(shè)，提出從“管文件”向“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)變，普遍采用檔案管理系統(tǒng)對檔案資源進(jìn)行綜合管理，并配備了檔案數(shù)字化設(shè)備，可實現(xiàn)目錄、全文數(shù)據(jù)庫在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的檢索利用；且與PDM、OA等業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立自動歸檔接口，打破了檔案管理系統(tǒng)信息孤島現(xiàn)象，初步實現(xiàn)電子文件自動歸檔。但隨著科研院所信息化的深入發(fā)展，檔案信息步伐明顯落后，尤其是對推進(jìn)檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生誤解：對檔案信息化建設(shè)全局規(guī)劃不清晰，階段目標(biāo)不明確；在享用檔案管理系統(tǒng)、掃描儀等新系統(tǒng)新設(shè)備帶來工作便利的同時，產(chǎn)生設(shè)備至上心理，一談如何深入信息化就是升級系統(tǒng)或者購置新設(shè)備，缺乏對檔案信息化建設(shè)內(nèi)涵的研究；重視對實體新館的建設(shè)，缺乏檔案管理嵌入式服務(wù)理念，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)集成、電子文件歸檔與長久保持、電子檔案共享利用等方面研究不足。發(fā)展誤區(qū)三：對檔案重點工作的規(guī)范化梳理不足科研院所檔案部門基本都要制定年度工作計劃，計劃內(nèi)容多為規(guī)章制度的編寫修訂、檔案管理系統(tǒng)的改進(jìn)升級、管理流程的優(yōu)化完善、業(yè)務(wù)范圍的拓寬延展、檔案宣傳周活動等，這些多為科研院所的內(nèi)部工作計劃。但隨著所屬集團(tuán)公司專業(yè)檔案館對其檔案工作的管理加強(qiáng)，越來越多的重點工作以上級一號文的形式出現(xiàn)，被列為院所工作的考核項。如航空工業(yè)集團(tuán)自2017年開展航空武器裝備型號檔案進(jìn)館工作，旨在實現(xiàn)“恢復(fù)能力、還原生產(chǎn)”，達(dá)到為產(chǎn)品復(fù)現(xiàn)提供所需全套產(chǎn)品檔案的目標(biāo)。這項重點工作得到各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，也成為檔案全員的重點工作。從最初的探索性開展，到經(jīng)歷進(jìn)館工作指引的換版升級，上級檔案館對檔案進(jìn)館工作從組織管理、計劃編制、工作流程、進(jìn)館要求、現(xiàn)場檢查等各方面提出明確指引，但多數(shù)科研院所仍存在對檔案工作梳理不足之處：更多關(guān)注上級考核項，對提升業(yè)務(wù)能力的檔案技術(shù)發(fā)展未列入重點計劃；集中大量精力于重點工作，疏于檔案業(yè)務(wù)性工作的安排和跟進(jìn)，不利于本院所檔案服務(wù)科研一線的基本職能發(fā)揮；在重點工作已呈現(xiàn)常態(tài)化趨勢時，沒有及時分析工作流程和總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，未形成專項工作的規(guī)范化流程體系和制度化操作手冊，工作模式仍是主管一手抓、全員聽分配，工作效率低且完成質(zhì)量受限于人為因素。發(fā)展誤區(qū)四：對檔案職業(yè)發(fā)展規(guī)劃不夠明確為提升檔案信息化水平，增進(jìn)檔案服務(wù)科研一線的能力，科研院所檔案人才隊伍也在不斷優(yōu)化，專職檔案員本科學(xué)歷占比不斷提升，引入并留住碩士研究生初具競爭力，專業(yè)人才推動檔案工作快速發(fā)展已現(xiàn)戰(zhàn)略成效。但科研院所對檔案人才隊伍的構(gòu)建遠(yuǎn)不如科研一線關(guān)注高和投入大，整體呈現(xiàn)出對其檔案職業(yè)發(fā)展規(guī)劃不明確的勢態(tài)：從科研院所信息化全局發(fā)展出發(fā)，更趨向于任用信息技術(shù)類人才為檔案管理層領(lǐng)導(dǎo)，致使檔案專業(yè)高學(xué)歷出身且工作業(yè)績突出的上進(jìn)人才晉升困難，工作信心倍受打擊；部分科研院所不僅空降管理領(lǐng)導(dǎo)且頻繁更換，不利于確保檔案業(yè)務(wù)開展的連續(xù)性和專業(yè)發(fā)展的掌控度；檔案系列職稱評定與工程師同等規(guī)則，競爭激烈，重視科研成果（論文和獲獎）并將其量化，造成檔案職稱晉升困難；檔案崗位績效考核調(diào)節(jié)力度較差，且崗位流動性不強(qiáng)，基層檔案員易安于現(xiàn)狀，致使創(chuàng)新驅(qū)動力和拼搏事業(yè)心動力不足。

三、新時期科研院所檔案工作的發(fā)展策略

（一）明確檔案工作發(fā)展思路

要明確檔案工作發(fā)展思路，首先要對檔案工作的定位和作用有清晰的認(rèn)知，要從科研院所全局發(fā)展出發(fā)，用全新的視角去審視檔案工作。檔案工作是基礎(chǔ)性支持服務(wù)工作的定位不會變，但檔案工作伴隨科研院所發(fā)展的作用重點卻越來越接近檔案自身價值的體現(xiàn)。隨著大數(shù)據(jù)、云計算和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，科研院所聚焦“智慧院所”的建設(shè)如火如荼，檔案不再是孤立的數(shù)據(jù)，而是以發(fā)揮“數(shù)據(jù)層面價值”的能力符號形式成為主動驅(qū)動力量，在不斷助推業(yè)務(wù)質(zhì)量和效率的提升。科研院所檔案工作應(yīng)與全局同步規(guī)劃、同步建設(shè)、同步發(fā)展，結(jié)合“智慧院所”建設(shè)背景，重新定義“智慧檔案”收管存用的要求和內(nèi)涵。通過企業(yè)治理框架下的頂層設(shè)計，推進(jìn)檔案管理模塊嵌入業(yè)務(wù)流程體系進(jìn)程，進(jìn)一步打破各類數(shù)據(jù)條塊分割約束，暢通信息通道，為實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的新能力和新價值提供契機(jī)與可能。檔案部門和檔案工作者也要主動站位、系統(tǒng)思考，以科研需求為牽引、以規(guī)章制度為抓手、以流程再造為手段，鉆研檔案業(yè)務(wù)與檔案技術(shù)的發(fā)展，堅守檔案專業(yè)陣營，實現(xiàn)以檔案力量推動科研院所的高質(zhì)量發(fā)展。

（二）深入推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是一個連續(xù)性的過程，隨著時代背景變換在不同階段有著不同的內(nèi)涵與內(nèi)容要求。科研院所檔案信息化多處于數(shù)字檔案館建設(shè)階段，應(yīng)及時總結(jié)建設(shè)經(jīng)驗，立足實際發(fā)展需求，不斷深入推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。一方面，要從理論層面深化研究檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、原則、方式、內(nèi)容與路徑，梳理并分析檔案信息化建設(shè)思路和發(fā)展趨勢，加強(qiáng)對其內(nèi)部要素關(guān)系和組織實施階段的研究；同時結(jié)合科研院所信息化發(fā)展現(xiàn)狀，加強(qiáng)前端設(shè)計、過程管理、規(guī)范分類、流程完善等文檔全生命周期理論知識的研究和應(yīng)用，從管理層面找準(zhǔn)檔案信息化融入全局的契合點，確保檔案信息化建設(shè)有計劃、有步驟、可開展、可落地。另一方面，要立足實際加快館藏檔案數(shù)字化步伐，熟練使用現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)，最大限度地發(fā)揮其功能作用，通過局部系統(tǒng)開發(fā)、特色模塊訂制、歸檔接口優(yōu)化等方式提升系統(tǒng)性能；要及時識別前沿技術(shù)，明確新技術(shù)應(yīng)用方向，既不過于膜拜新技術(shù)新設(shè)備，也不盲目摒棄當(dāng)前基礎(chǔ)設(shè)施，要在更好履行檔案工作基本職能的前提下，統(tǒng)籌檔案業(yè)務(wù)和檔案技術(shù)等發(fā)展規(guī)劃，全方位、多角度地打開適合本院所發(fā)展需求的特色檔案信息化建設(shè)新局面。

（三）充分梳理檔案工作重點

科研院所檔案部門應(yīng)以檔案專業(yè)發(fā)展規(guī)劃為指引，科學(xué)合理地制定年度或階段檔案工作計劃。本著“存以致用，服務(wù)科研”的宗旨，將檔案工作重點放在如何提升檔案服務(wù)能力、體現(xiàn)檔案價值方面。要創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，拓展檔案工作與業(yè)務(wù)工作融合范圍和深度，主動了解大型科研活動和重要項目的檔案管理及信息利用需求，通過流程嵌入、管理滲透、過程監(jiān)管、數(shù)據(jù)分析等方式凸顯檔案價值。要充分梳理檔案工作重點，應(yīng)從這幾點入手：第一，要梳理重點考核項工作的要求、內(nèi)容和驗收標(biāo)準(zhǔn)。對于類似型號檔案進(jìn)館的趨向常態(tài)化重點工作，應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)并積極學(xué)習(xí)其他院所的先進(jìn)方法，結(jié)合本院所實際情況，將其組織管理、工作流程、節(jié)點把控、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、人員分工等形成專項工作制度規(guī)范，確保重點專項工作的科學(xué)有序?qū)嵤┖透哔|(zhì)量完成；第二，要梳理可內(nèi)部完善的檔案工作內(nèi)容。通過優(yōu)化檔案管理流程、重視提升業(yè)務(wù)能力、加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)分析、筑牢電子檔案安全建設(shè)等方式，提升檔案專業(yè)建設(shè)水平；第三，要梳理需外部拓展的檔案工作內(nèi)容。通過掌握科研信息化動向、加強(qiáng)現(xiàn)行文件管控、推進(jìn)電子文件歸檔管理、深化業(yè)務(wù)流程再造、嵌入檔案管理模塊等方式，構(gòu)建檔案基因在“智慧院所”信息體系的價值顯化環(huán)境。

（四）營造檔案職業(yè)發(fā)展良好環(huán)境

做好檔案工作，人才是關(guān)鍵。科研院所應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念，重視檔案專業(yè)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，營造良好的檔案職業(yè)發(fā)展環(huán)境。第一，要完善用人機(jī)制和人才培養(yǎng)計劃，打通檔案專業(yè)人才晉升通道，重視培養(yǎng)高層次管理型檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)檔案項目專家和業(yè)務(wù)技術(shù)骨干的培養(yǎng)，積極引入經(jīng)驗豐富的專家級檔案人才，分配相應(yīng)初級技能人才從事檔案基礎(chǔ)工作，積極構(gòu)建多層次檔案人才體系；第二，要優(yōu)化檔案系列職稱評定標(biāo)準(zhǔn)，將工作業(yè)績量化為考核硬件，提升論文發(fā)刊質(zhì)量的考核，增加檔案晉升占比總量；第三，要加強(qiáng)檔案職業(yè)培訓(xùn)，提供檔案在職繼續(xù)教育機(jī)會，通過營造檔案工作創(chuàng)新氛圍和活躍績效考核機(jī)制，提高檔案工作積極性。檔案工作者應(yīng)基于新時代科研院所發(fā)展需求，科學(xué)規(guī)劃自身檔案職業(yè)發(fā)展方向，面對檔案工作新理論和新技術(shù)的發(fā)展，及時更新知識結(jié)構(gòu)，不斷練就新本領(lǐng)新技能。方向之一，加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理、業(yè)務(wù)檔案一體化、電子文件和電子檔案管理、檔案信息化建設(shè)等方面知識的學(xué)習(xí)和研究，逐步構(gòu)建檔案工作發(fā)展大局觀，向檔案工作全局掌舵者方向發(fā)展；方向之二，關(guān)注大數(shù)據(jù)、人工智能、信息技術(shù)等在檔案工作的應(yīng)用研究，熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)、權(quán)限設(shè)置、模塊功能拓展等技術(shù)，深入探究業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的運(yùn)行架構(gòu)及其與檔案管理系統(tǒng)的可融合基點，逐步夯實檔案信息技術(shù)知識和應(yīng)用，向檔案技術(shù)專家方向發(fā)展；方向之三，提升檔案工作業(yè)務(wù)內(nèi)容和工作流程的研究能力，清晰問題所在及解決方法，精于業(yè)務(wù)且善于研究，逐步強(qiáng)化檔案工作專業(yè)特色和價值研究，向檔案知識專家方向發(fā)展。

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作者：張寧