互聯(lián)網(wǎng)背景審計(jì)檔案信息化管理模式

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【摘要】審計(jì)檔案是審計(jì)工作的重要信息資源。審計(jì)檔案的質(zhì)量直接影響審計(jì)工作的水平。互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下的審計(jì)檔案管理理念出現(xiàn)了重大轉(zhuǎn)變，大數(shù)據(jù)與云存儲(chǔ)方式突破了傳統(tǒng)審計(jì)檔案管理的限制。本文從互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境特征出發(fā)，探索當(dāng)前審計(jì)檔案信息化建設(shè)中存在的問題，指出審計(jì)檔案信息化管理工作的主要方法，對(duì)審計(jì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化改革，從而提高審計(jì)檔案管理的質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】審計(jì)檔案；信息化；管理改革；互聯(lián)網(wǎng)+

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，審計(jì)檔案管理日益具有互聯(lián)網(wǎng)+特征，強(qiáng)調(diào)構(gòu)建實(shí)時(shí)化、智慧化和多元化的檔案管理體系，進(jìn)一步依托專業(yè)檔案管理體系發(fā)揮檔案的實(shí)用價(jià)值。目前，審計(jì)檔案信息化管理還存在一些問題，需要以創(chuàng)新思維完善審計(jì)檔案管理模式，依托專業(yè)技術(shù)人才、技術(shù)手段和管理理念發(fā)揮審計(jì)檔案的實(shí)用價(jià)值，提高審計(jì)檔案管理的效率，滿足審計(jì)工作的檔案使用需求。

一、審計(jì)檔案信息化管理基本內(nèi)容

隨著信息化時(shí)代的來臨，審計(jì)工作廣泛使用了計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了審計(jì)工作的電子化和無紙化，使得審計(jì)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式產(chǎn)生較大變化，迎來了審計(jì)檔案信息化管理時(shí)代。審計(jì)檔案信息化管理的優(yōu)勢明顯，應(yīng)用更加靈活，提高了審計(jì)檔案安全性，降低了審計(jì)檔案管理難度，具有良好的發(fā)展空間。審計(jì)檔案信息化管理工作主要包括完善基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)軟硬件建設(shè)和創(chuàng)新檔案管理方式等內(nèi)容。在互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下，審計(jì)部門應(yīng)構(gòu)建新型的審計(jì)檔案管理體系，提高審計(jì)檔案存儲(chǔ)安全性，將審計(jì)檔案轉(zhuǎn)換為各種形式的信息資源，提高信息審核的效率。新時(shí)代還要打造專業(yè)的檔案技術(shù)團(tuán)隊(duì)，不斷更新審計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，擬定新型的審計(jì)檔案管理制度，創(chuàng)新審計(jì)檔案的應(yīng)用方式，從而及時(shí)滿足各方面對(duì)審計(jì)檔案的使用需求，實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案管理的科學(xué)化和智能化。

二、審計(jì)檔案信息化管理主要問題

1.技術(shù)手段落后。隨著全球信息化進(jìn)程的不斷加快，檔案管理工作已經(jīng)具備信息化作業(yè)的基本特征，正在由傳統(tǒng)的數(shù)字化管理向智能化應(yīng)用方向轉(zhuǎn)型，審計(jì)檔案信息化管理具有巨大的發(fā)展空間。但是，我國審計(jì)檔案管理的信息化建設(shè)水平還有待提高，對(duì)信息化設(shè)備更新重視不足，審計(jì)檔案管理信息化改革與具體的審計(jì)項(xiàng)目不匹配，未能充分發(fā)揮信息技術(shù)服務(wù)審計(jì)部門調(diào)用檔案的價(jià)值。這主要表現(xiàn)在審計(jì)檔案的信息化率不高，數(shù)字化檔案開發(fā)難度大，檔案供給不及時(shí)等方面。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)和智慧化技術(shù)的充分運(yùn)用，還要突破人工檔案管理方式的限制，解決審計(jì)檔案數(shù)字化率低和數(shù)字化建設(shè)成為面臨的問題。2.檔案應(yīng)用不足。信息技術(shù)成為審計(jì)檔案管理的核心技術(shù)，構(gòu)建了一個(gè)智能化、快捷化和多元化的審計(jì)檔案供給體系。但是，我國審計(jì)部門使用檔案意識(shí)不強(qiáng)，一些審計(jì)檔案的利用率較低，使得審計(jì)檔案難以發(fā)揮效用，在一定程度上不利于實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案管理的全面信息化。例如，由于審計(jì)檔案資源的利用率低，使得審計(jì)檔案信息化建設(shè)工作方向不明確，不利于審計(jì)檔案信息化建設(shè)工作方式方法的創(chuàng)新。審計(jì)檔案利用率低還在一定程度上增加了信息化審計(jì)檔案資源丟失或被篡改的風(fēng)險(xiǎn)，致使審計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、制度、規(guī)范的建設(shè)步伐較為緩慢。3.人才水平不高。互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下的審計(jì)檔案管理需要專業(yè)技術(shù)人才支持。目前，我國審計(jì)檔案管理部門人員的信息化水平不高，現(xiàn)有從事審計(jì)檔案管理工作人員缺乏足夠的信息技術(shù)，不掌握大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)的工作方式，不能在新技術(shù)條件下進(jìn)行管理方式方法的創(chuàng)新。審計(jì)部門雖然認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化趨勢，但是未能加強(qiáng)相關(guān)技術(shù)人才的引進(jìn)與培訓(xùn)，導(dǎo)致現(xiàn)有審計(jì)檔案管理人員與檔案使用人員的信息技術(shù)成長滯后，給審計(jì)檔案在互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下運(yùn)轉(zhuǎn)帶來較大的安全隱患。完善審計(jì)檔案管理工作體系，加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人才的配置，提高技術(shù)人才的培訓(xùn)水平，才能滿足審計(jì)檔案管理工作的需要，推動(dòng)審計(jì)檔案信息化加速進(jìn)行。

三、審計(jì)檔案信息化管理模式分析

1.管理過程數(shù)字化。基于互聯(lián)網(wǎng)+構(gòu)建的審計(jì)檔案管理體系應(yīng)當(dāng)發(fā)揮數(shù)字技術(shù)作用，通過數(shù)字化手段實(shí)現(xiàn)檔案有效歸集、全面存儲(chǔ)和精準(zhǔn)使用，進(jìn)一步擺脫由立卷人低效率收集、分類、登記和匯總檔案的弊端，構(gòu)建耗時(shí)少、提交快、操作智能化的檔案運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，真正做到審計(jì)檔案的制作、加工、轉(zhuǎn)換、利用和開發(fā)科學(xué)化。一方面，審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)優(yōu)化審計(jì)檔案管理理念，把審計(jì)檔案的開發(fā)利用作為核心任務(wù)，從基礎(chǔ)設(shè)施、存儲(chǔ)管理和資源利用上進(jìn)行優(yōu)化，圍繞審計(jì)項(xiàng)目、相關(guān)業(yè)務(wù)、圖像視頻等資源打造檔案平臺(tái)，提供可視化、智能化和多模塊的檔案管理體系，保證對(duì)審計(jì)檔案實(shí)時(shí)查詢、統(tǒng)計(jì)分析和動(dòng)態(tài)監(jiān)督；另一方面，保證審計(jì)檔案資源的豐富性，通過網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)對(duì)紙質(zhì)審計(jì)文檔進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，既能深挖審計(jì)檔案潛在信息，又能在數(shù)字化中做好保密工作，防止非法外借、查閱和使用審計(jì)檔案，通過人臉識(shí)別、密鑰管理和密碼訪問等避免審計(jì)檔案的丟失、篡改、損毀。審計(jì)部門還要從數(shù)字化角度進(jìn)行檔案規(guī)范化建設(shè)，加快審計(jì)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)升級(jí)，圍繞審計(jì)檔案的受眾面和容量編輯數(shù)據(jù)庫，避免人為操作的失誤，釋放更多存儲(chǔ)空間，提高檔案管理有效性。2.管理方式智能化。現(xiàn)代審計(jì)檔案具有動(dòng)態(tài)性、全面性、法制性特征，需要采用多種手段存儲(chǔ)多種形式的審計(jì)信息。紙質(zhì)審計(jì)材料將與視頻、圖像、音頻等檔案形式長期并存。互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境要求管理人員以更有效的手段保存原始檔案，并且將原始的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為電子文檔，發(fā)揮圖表、音頻、視頻等形式檔案的作用，進(jìn)一步擴(kuò)大信息容量，提高檔案應(yīng)用率。為此，還要加大審計(jì)檔案管理軟件的開發(fā)力度，打造智能化的審計(jì)檔案管理平臺(tái)，構(gòu)建專業(yè)的數(shù)據(jù)庫，依托大數(shù)據(jù)與云存儲(chǔ)提高審計(jì)檔案的利用率，運(yùn)用較為成熟的軟件對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行加密、編目和檢索等。例如，發(fā)揮ORC文字識(shí)別軟件的作用，采用智能化識(shí)別軟件提取紙質(zhì)文字信息。引進(jìn)高精度的掃描設(shè)備，通過掃描軟件將審計(jì)檔案轉(zhuǎn)換成更實(shí)用的形式，并且保證審計(jì)檔案的完整性和真實(shí)性。審計(jì)部門還要對(duì)審計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行優(yōu)化，提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的兼容性，發(fā)揮異地?cái)?shù)據(jù)庫和分布式存儲(chǔ)模式的積極作用，充分運(yùn)用成熟且安全的云平臺(tái)代為保管各種審計(jì)檔案信息。檔案管理方式智能化是一項(xiàng)長期任務(wù)，需要結(jié)合審計(jì)檔案使用需求與技術(shù)進(jìn)步趨勢擬定綜合性計(jì)劃，在強(qiáng)有力的資金支持下推動(dòng)相關(guān)技術(shù)手段不斷進(jìn)步。3.人才隊(duì)伍專業(yè)化。審計(jì)檔案管理技術(shù)的發(fā)展與普及離不開技術(shù)人才支持。審計(jì)部門需要組建專業(yè)的審計(jì)檔案管理隊(duì)伍，由專業(yè)技術(shù)人才主導(dǎo)審計(jì)檔案管理體系和軟硬件的開發(fā)，同時(shí)加強(qiáng)一線審計(jì)人員的檔案信息化意識(shí)，切實(shí)發(fā)揮信息化審計(jì)檔案管理模式的效用。首先，審計(jì)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)相關(guān)工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)普及工作，提高審計(jì)人員的檔案專業(yè)知識(shí)，提升信息化管理工作水平，掌握現(xiàn)代化的審計(jì)檔案管理辦法。其次，強(qiáng)化審計(jì)檔案管理人員的法制意識(shí)，加強(qiáng)相關(guān)工作制度建設(shè)，要求審計(jì)檔案管理人員接受必要的年度績效考核，鼓勵(lì)審計(jì)檔案管理人員全身心投入到審計(jì)工作。第三，審計(jì)部門還要總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)分析，為審計(jì)檔案管理人員創(chuàng)造更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，通過必要的內(nèi)部研討、課題研究、授課講座等形式提高審計(jì)檔案人員工作水平，加快解決審計(jì)檔案信息化建設(shè)中的問題，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的快速落地。互聯(lián)網(wǎng)+背景下更需要組建專業(yè)的審計(jì)檔案管理隊(duì)伍，必要時(shí)可以聘請(qǐng)第三方給予檔案技術(shù)支持，盡快體現(xiàn)審計(jì)檔案科學(xué)化管理模式的實(shí)用價(jià)值，助推審計(jì)檔案管理信息化建設(shè)的快速發(fā)展，切實(shí)推動(dòng)審計(jì)檔案管理方式的轉(zhuǎn)型。審計(jì)檔案信息化管理可以提高審計(jì)檔案的利用率，保證審計(jì)檔案安全存儲(chǔ)，提高了審計(jì)檔案歸檔、分析、應(yīng)用的精準(zhǔn)性，是現(xiàn)代審計(jì)檔案管理的發(fā)展趨勢。未來，應(yīng)當(dāng)圍繞軟硬件設(shè)備的數(shù)字化、檔案管理方式智能化和人才隊(duì)伍的專業(yè)化進(jìn)行建設(shè)，在互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下全面提高審計(jì)檔案的管理控制水平。案管理工作人員缺乏足夠的信息技術(shù)，不掌握大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)的工作方式，不能在新技術(shù)條件下進(jìn)行管理方式方法的創(chuàng)新。審計(jì)部門雖然認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化趨勢，但是未能加強(qiáng)相關(guān)技術(shù)人才的引進(jìn)與培訓(xùn)，導(dǎo)致現(xiàn)有審計(jì)檔案管理人員與檔案使用人員的信息技術(shù)成長滯后，給審計(jì)檔案在互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下運(yùn)轉(zhuǎn)帶來較大的安全隱患。完善審計(jì)檔案管理工作體系，加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人才的配置，提高技術(shù)人才的培訓(xùn)水平，才能滿足審計(jì)檔案管理工作的需要，推動(dòng)審計(jì)檔案信息化加速進(jìn)行。

三、審計(jì)檔案信息化管理模式分析

1.管理過程數(shù)字化。基于互聯(lián)網(wǎng)+構(gòu)建的審計(jì)檔案管理體系應(yīng)當(dāng)發(fā)揮數(shù)字技術(shù)作用，通過數(shù)字化手段實(shí)現(xiàn)檔案有效歸集、全面存儲(chǔ)和精準(zhǔn)使用，進(jìn)一步擺脫由立卷人低效率收集、分類、登記和匯總檔案的弊端，構(gòu)建耗時(shí)少、提交快、操作智能化的檔案運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，真正做到審計(jì)檔案的制作、加工、轉(zhuǎn)換、利用和開發(fā)科學(xué)化。一方面，審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)優(yōu)化審計(jì)檔案管理理念，把審計(jì)檔案的開發(fā)利用作為核心任務(wù)，從基礎(chǔ)設(shè)施、存儲(chǔ)管理和資源利用上進(jìn)行優(yōu)化，圍繞審計(jì)項(xiàng)目、相關(guān)業(yè)務(wù)、圖像視頻等資源打造檔案平臺(tái)，提供可視化、智能化和多模塊的檔案管理體系，保證對(duì)審計(jì)檔案實(shí)時(shí)查詢、統(tǒng)計(jì)分析和動(dòng)態(tài)監(jiān)督；另一方面，保證審計(jì)檔案資源的豐富性，通過網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)對(duì)紙質(zhì)審計(jì)文檔進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，既能深挖審計(jì)檔案潛在信息，又能在數(shù)字化中做好保密工作，防止非法外借、查閱和使用審計(jì)檔案，通過人臉識(shí)別、密鑰管理和密碼訪問等避免審計(jì)檔案的丟失、篡改、損毀。審計(jì)部門還要從數(shù)字化角度進(jìn)行檔案規(guī)范化建設(shè)，加快審計(jì)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)升級(jí)，圍繞審計(jì)檔案的受眾面和容量編輯數(shù)據(jù)庫，避免人為操作的失誤，釋放更多存儲(chǔ)空間，提高檔案管理有效性。2.管理方式智能化。現(xiàn)代審計(jì)檔案具有動(dòng)態(tài)性、全面性、法制性特征，需要采用多種手段存儲(chǔ)多種形式的審計(jì)信息。紙質(zhì)審計(jì)材料將與視頻、圖像、音頻等檔案形式長期并存。互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境要求管理人員以更有效的手段保存原始檔案，并且將原始的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為電子文檔，發(fā)揮圖表、音頻、視頻等形式檔案的作用，進(jìn)一步擴(kuò)大信息容量，提高檔案應(yīng)用率。為此，還要加大審計(jì)檔案管理軟件的開發(fā)力度，打造智能化的審計(jì)檔案管理平臺(tái)，構(gòu)建專業(yè)的數(shù)據(jù)庫，依托大數(shù)據(jù)與云存儲(chǔ)提高審計(jì)檔案的利用率，運(yùn)用較為成熟的軟件對(duì)審計(jì)檔案進(jìn)行加密、編目和檢索等。例如，發(fā)揮ORC文字識(shí)別軟件的作用，采用智能化識(shí)別軟件提取紙質(zhì)文字信息。引進(jìn)高精度的掃描設(shè)備，通過掃描軟件將審計(jì)檔案轉(zhuǎn)換成更實(shí)用的形式，并且保證審計(jì)檔案的完整性和真實(shí)性。審計(jì)部門還要對(duì)審計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行優(yōu)化，提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的兼容性，發(fā)揮異地?cái)?shù)據(jù)庫和分布式存儲(chǔ)模式的積極作用，充分運(yùn)用成熟且安全的云平臺(tái)代為保管各種審計(jì)檔案信息。檔案管理方式智能化是一項(xiàng)長期任務(wù)，需要結(jié)合審計(jì)檔案使用需求與技術(shù)進(jìn)步趨勢擬定綜合性計(jì)劃，在強(qiáng)有力的資金支持下推動(dòng)相關(guān)技術(shù)手段不斷進(jìn)步。3.人才隊(duì)伍專業(yè)化。審計(jì)檔案管理技術(shù)的發(fā)展與普及離不開技術(shù)人才支持。審計(jì)部門需要組建專業(yè)的審計(jì)檔案管理隊(duì)伍，由專業(yè)技術(shù)人才主導(dǎo)審計(jì)檔案管理體系和軟硬件的開發(fā)，同時(shí)加強(qiáng)一線審計(jì)人員的檔案信息化意識(shí)，切實(shí)發(fā)揮信息化審計(jì)檔案管理模式的效用。首先，審計(jì)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)相關(guān)工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)普及工作，提高審計(jì)人員的檔案專業(yè)知識(shí)，提升信息化管理工作水平，掌握現(xiàn)代化的審計(jì)檔案管理辦法。其次，強(qiáng)化審計(jì)檔案管理人員的法制意識(shí)，加強(qiáng)相關(guān)工作制度建設(shè)，要求審計(jì)檔案管理人員接受必要的年度績效考核，鼓勵(lì)審計(jì)檔案管理人員全身心投入到審計(jì)工作。第三，審計(jì)部門還要總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)分析，為審計(jì)檔案管理人員創(chuàng)造更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，通過必要的內(nèi)部研討、課題研究、授課講座等形式提高審計(jì)檔案人員工作水平，加快解決審計(jì)檔案信息化建設(shè)中的問題，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的快速落地。互聯(lián)網(wǎng)+背景下更需要組建專業(yè)的審計(jì)檔案管理隊(duì)伍，必要時(shí)可以聘請(qǐng)第三方給予檔案技術(shù)支持，盡快體現(xiàn)審計(jì)檔案科學(xué)化管理模式的實(shí)用價(jià)值，助推審計(jì)檔案管理信息化建設(shè)的快速發(fā)展，切實(shí)推動(dòng)審計(jì)檔案管理方式的轉(zhuǎn)型。審計(jì)檔案信息化管理可以提高審計(jì)檔案的利用率，保證審計(jì)檔案安全存儲(chǔ)，提高了審計(jì)檔案歸檔、分析、應(yīng)用的精準(zhǔn)性，是現(xiàn)代審計(jì)檔案管理的發(fā)展趨勢。未來，應(yīng)當(dāng)圍繞軟硬件設(shè)備的數(shù)字化、檔案管理方式智能化和人才隊(duì)伍的專業(yè)化進(jìn)行建設(shè)，在互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下全面提高審計(jì)檔案的管理控制水平。

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作者：王在濤 單位：黑龍江省政府投資審計(jì)中心