學生資助檔案管理方法

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摘要：學生資助檔案管理工作是學生資助工作的重要組成部分，做好學生資助檔案管理工作對于提高資助工作水平和成效具有深遠意義。本文針對當前學生資助檔案管理工作中存在的問題，提出加強學生資助檔案收集、整理、利用等的方法，以期推動學生資助檔案管理工作的規范化和標準化。

關鍵詞：檔案；學生資助；管理

學生資助檔案是各級教育部門和學校在辦理學生資助業務過程中直接形成的具有保存和利用價值的各種專業性文字材料、電子文檔、表冊、照片、音像等不同載體的歷史記錄。學生資助檔案具有時間延展性長、內容涉及面廣、形式復雜多樣等特點。學生資助檔案工作是開展各項資助工作、落實國家資助政策的重要依據［1］。做好學生資助檔案管理工作，不僅能為學生資助工作提供助力，為資助工作研究提供豐富的第一手資料，同時還是學生資助工作“公平、公正、公開”開展的有力保障，對于提高學生資助工作的規范化管理水平、提升學生資助工作的成效與質量具有重要和深遠意義。

1學生資助檔案管理的現狀及問題

1.1學生資助檔案管理意識不夠

一些學校和部門領導對資助工作和資助檔案工作的重視程度比較低，只是片面地認為學生資助檔案是資助工作的附屬品，忽略了其真正的價值。學生資助業務工作完成以后，業務部門人員沒有將形成的資助檔案資料整理后移交單位檔案部門，把學生資助工作材料僅視為“材料”，而不認為是檔案，通常只是把資助工作材料按照評估迎檢的方法和要求進行匯總整理，迎檢之后也只作為資料束之高閣，再無問津。

1.2學生資助檔案管理規范性不強

除了極個別省市出臺學生資助檔案管理制度外，國家和大部門省市地區還未出臺關于學生資助檔案管理的標準和規范。很多地方學生資助檔案管理尚處于無章可循的狀態，很多學校也沒有制定學生資助檔案管理制度［2］。在已制定學生資助檔案管理制度的學校中，所制定的管理制度不規范的問題也比較突出，如管理職能職責不明確，材料歸檔范圍、保管期限、整理方法和要求不統一的情形都比較常見。

1.3人才隊伍建設工作薄弱

學生資助檔案一般經由資助工作人員和檔案工作人員兩類人員管理。資助工作人員大多存在重業務輕檔案的思想，通常只接受了資助工作的培訓，而沒有經過專門的檔案培訓，缺乏檔案管理的專業知識和實踐管理技能，而檔案工作人員又存在對資助業務工作不熟悉不了解的情況，從而導致資助檔案收集不齊全、歸檔鑒定不準確、保管期限劃分不科學、整理不規范等。同時，上級檔案部門和教育主管部門的檔案業務培訓中，也沒有涉及資助檔案管理的內容，資助工作人員和檔案管理人員綜合素質無法滿足新時期資助檔案管理工作的需要。

1.4功能作用發揮不強

當前學生資助檔案基本上只是將資助工作過程中產生的材料進行簡單的分類，在具體應用中并沒有發揮出學生資助檔案其他應有的功能，未能真正達到“資助育人”的目的。學生資助檔案應用普遍偏低，學生資助檔案僅僅被看作是學生受資助的證據以及記錄，沒有及時跟進受資助學生后期的實際生活狀況與學習狀況。很多優秀的貧困學生事件也沒有被很好地利用作為勵志成才的典型案例來開展資助教育工作，從而正確引導其他學生感恩發憤圖強，沒能發揮出學生資助檔案應有的作用。

2學生資助檔案規范化管理的方法

2.1學生資助檔案的收集歸檔

2.1.1學生資助檔案的分類和歸檔范圍。學生資助檔案按照內容和載體形式可分為綜合管理類、項目實施類、音像類三大類。學生資助檔案的歸檔范圍應當根據不同類別、不同的資助項目來確定。綜合管理類是開展學生資助工作過程中形成的管理性文件材料，主要包括：各項學生資助業務工作的政策文件、管理制度措施、資助工作計劃、總結、會議文件、培訓材料、各類項目申請、評審中生成的文件材料、來信來訪、表彰獎勵、經驗交流、媒體宣傳報道等文件材料。項目實施類是涉及各類資助項目受助學生信息的文件材料，主要包括：受助學生申請、民主評議、公示、受助學生花名冊、資助銀行卡發放憑證等。音像類主要是在開展學生資助工作過程中形成的照片、錄音、錄像等資料。2.1.2學生資助檔案的歸檔要求。一是歸檔部門和時間。各級教育部門和學校是學生資助檔案工作和學生資助檔案的建檔主體，要指定專人負責收集整理歸檔學生資助文件材料。資助檔案可在本單位資助管理部門保管1-2年或在一期資助項目結束后移交本單位檔案管理部門，并辦理移交歸檔手續。二是歸檔文件材料的要求［3］。學生資助檔案文件材料應當齊全完整、分類準確，不得偽造、篡改；文件材料目錄明晰、準確；照片圖像清晰。三是移交的要求。移交時應對資助檔案的真實性、完整性和有效性進行查驗，對于字跡模糊、印章不清、殘缺不全、銜接無序的文件材料，應及時退回整改。

2.2學生資助檔案的整理

2.2.1整理原則。學生資助檔案的整理要遵循學生資助業務經辦的規律和特點、以方便歸檔整理和檢索利用為原則。2.2.2整理要求。學生資助歸檔文件材料的整理要遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系。紙質文件材料可按照GB/T11822-2008規定整理，數碼照片按照DAT50-2014規定整理，錄音、錄像按照DAT78-2019規定整理，電子文件按照GBT18894-2002規定整理。2.2.3學生資助紙質文件材料的整理方法。一是按“卷”整理。學生資助紙質檔案宜采用案卷形式管理，即以“卷”為保管單位進行整理，以保證文件材料的成套性、系統性。不同年度、不同類別、不同保管期限的文件材料不得混合組卷，卷內文件材料應當反映一個相對獨立的內容或問題。歸檔的文件材料組卷后可按“件”整理，每件獨立裝訂、編頁，并加蓋“檔號章”排列裝盒，一盒為一卷。檔號章包括檔號和序號2項，檔號編制如后文所述，序號為本卷內（盒內）每“件”歸檔文件材料的順序號，用2位阿拉伯數字標注。二是分類。一般采用“年度—類別”進行分類，同一單位應保持分類方案的一致性和穩定性。三是劃分保管期限。學生資助檔案文件材料保管期限劃分為永久和定期兩種，定期分為30年、10年。四是排序。為方便查閱，同一案卷內文件材料一般按相同問題排列在一起。五是編制檔號。檔號結構格式為“全宗號-檔案門類代碼?年度-類別代碼-卷號”。全宗號為同級國家綜合檔案館給立檔單位編制的代號，教育行政管理機構的資助部門全宗號用教育行政管理機構的全宗號，學校和其他社會資助部門有全宗號的沿用，無全宗號的可忽略。檔案門類代碼由“助學”的漢語拼音首字母“ZX”標識。年度為學生資助檔案的形成年度，以4位阿拉伯數字標注，如“2022”。類別代碼按“綜合管理類”用“ZH”標識，項目實施類用“字母+數字”標識，字母標識不同的受助群體，如學前教育幼兒資助（XQ）、義務教育學生資助（YJ）、普通高中學生資助（PG）、中等職業教育學生資助（ZZ）、高等教育學生資助（GJ）；2位阿拉伯數字標識不同的資助項目。卷號是學生資助檔案排列的順序號，用2位阿拉伯數字標識，不足2位的，前面用“0”補足，如“06”。學生資助檔案檔號示例：1329-ZX?2022-ZH-01（全宗號為1329的某資助部門2022年學生資助類檔案綜合管理類01號案卷）、1329-ZX?2022-XQ01-01（全宗號為1329的某資助部門2022年學生資助類檔案學前教育幼兒資助類01號項目01號案卷）。照片音像類按照不同載體形式分類標識，如照片（ZP）、錄音（LY）、錄像（LX）。六是編目。學生資助檔案組卷后，應編制卷內文件目錄和案卷目錄。一是卷內文件目錄。卷內文件目錄應包括順序號、文號、責任者、文件題名、日期、頁數、備注等項目。用阿拉伯數字從1開始依次標注卷內文件的排列順序。文號即文件的發文字號，沒有的不填。責任者填寫制發文件的組織或個人，應使用全稱或規范化簡稱。文件題名填寫文件材料的標題，沒有題名的，應根據文件內容擬寫題名，并用“［］”括起來。日期填寫文件材料的形成日期，以8位數字表示，如20220805。頁數用阿拉伯數字填寫每“件”歸檔文件材料的總頁數。備注注釋需要說明的情況，如缺損、修改、移出、銷毀等。二是案卷目錄。案卷目錄應包括序號、檔號、案卷題名、總頁數、保管期限、備注等項目。序號填寫每本案卷的排列順序號。檔號按照檔號結構格式要求填寫［4］。案卷題名是根據每本案卷的內容擬寫的案卷標題，應簡明、準確。總頁數填寫案卷內全部文件的頁數之和。保管期限填寫組卷時劃定的保管期限。備注可根據管理需要填寫案卷的密級、互見號或存放位置等信息。七是裝盒排架。整理好的學生資助檔案應裝入檔案盒內，在盒內文件最后放置備考表，備考表包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等項目。檔案盒可使用科技檔案卷盒，逐項填寫盒面盒脊內容。完成裝盒的案卷，應按照學生資助檔案分類方案依次上架。2.2.3音像材料的整理。對學生資助過程中形成的數碼照片、錄音、錄像等材料的整理、著錄、存儲、保管、利用和鑒定應當遵循《數碼照片歸檔與管理規范》和《錄音錄像檔案管理規范》，整理應當符合紙質文件材料的分類原則。2.2.4電子文件的整理。歸檔電子文件組件、分類、排列、編號、編目等，應符合紙質文件整理要求的有關規定。歸檔電子文件的格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等整理要求，參照《數字檔案室建設指南》（2014年）、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等標準執行。歸檔電子文件整理，應使用符合《數字檔案室建設指南》（2014年）、GB/T18894等標準的應用系統。

2.3學生資助檔案的數字化和信息化

各級教育部門和學校應當積極推進學生資助檔案的數字化和信息化建設，要設置專項經費，在整理學生資助文件材料時，同步開展存量文件材料的數字化掃描備份，已安裝學生資助管理信息信息系統的，要注意與單位檔案管理信息系統、學校智慧校園平臺等的銜接，探索實現增量電子文件歸檔的有效方法，實現學生資助檔案的信息化管理，繼而實現信息資源共享。同時，要加強各類學生資助信息、學生資助信息系統形成的電子數據的安全保密管理，維護個人隱私，嚴防失泄密。

2.4學生資助檔案的保管

學生資助檔案一般應集中統一保管，有條件的資助管理機構可以設立專門的學生資助檔案室。資助管理機構保管學生資助檔案時，應當配備符合國家要求的保管保護設施，具備防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防光、防有害生物、防有害氣體等保管條件。裝具應采用密集架或專用鐵皮柜，定期檢查，做好學生資助檔案存放庫房、柜架的清理、除塵等工作，以確保學生資助檔案的安全。

2.5學生資助檔案的鑒定和銷毀

對保管期滿的學生資助檔案，各級教育部門和學校應當組織進行鑒定，成立資助檔案鑒定領導小組，鑒定小組由本單位的資助管理機構人員和綜合檔案管理機構人員組成，鑒定小組負責鑒定和形成鑒定報告，并提出處理意見。對保管期滿、還有保存價值的，應當重新鑒定保管期限；不再具有保存價值、確定銷毀的，應當清點、核對并編制檔案銷毀清冊，經單位負責人簽字后進行銷毀。銷毀檔案應當由2人以上監督進行，監銷人在銷毀清冊上簽名。銷毀清冊永久保存。

2.6學生資助檔案的的統計和利用

各級教育部門和學校應當建立健全檔案統計制度，做好學生資助檔案的接收、移交、保管、查閱、利用、銷毀等情況的統計工作［5］。同時，各級教育部門、學校和各級國家綜合檔案館應當積極開發學生資助檔案信息資源，依法依規向社會提供利用服務。要善于發現和拓展學生資助檔案的功能，提高資助檔案的利用率，可通過舉辦自強之星、誠信教育等活動，創新思政教育的形式，調動各方相互配合協作，一方面為受助學生提供平臺，另一方面也通過勵志案例分享踐行資助育人理念，真正促進學生全面發展。

2.7學生資助管理隊伍建設

各級教育部門和學校首先應創造條件，有計劃、分步驟地開展業務培訓，強化學生資助檔案管理理論學習和實踐探索，不斷提升資助工作人員和檔案人員的業務能力，傾力打造一支高素質、守紀律、責任意識強、專業知識過硬的管理隊伍。同時，各地區、各部門、各學校之間要加強資助檔案工作經驗交流，經常性地開展新時代學生資助檔案規范化管理研討，針對資助檔案管理工作中的新情況、新問題，提出新對策、新舉措。最后，各級教育部門和檔案行政管理部門要健全資助檔案工作管理機制，定期開展檢查，及時發現和解決資助檔案管理工作中存在的困難和問題，不斷促進資助檔案管理工作規范、健康、有序發展。

3結語

綜上所述，隨著國家學生資助政策體系的不斷完善，學生資助檔案作為學生資助工作的重要組成部分，與資助項目一樣，越來越受到社會及業內更多關注和重視。各級教育部門、學校和檔案行政管理部門應當進一步深化認識，建立健全學生資助檔案管理的制度規范，加大對資助檔案管理的投入，切實改善保管條件，積極創新管理手段，推動學生資助檔案管理的標準化和規范化，更好地對學生資助檔案進行全方位管理。同時不斷加強隊伍建設，加強監督指導，提升管理水平，使學生資助檔案管理工作更好地適應教育和時代發展的需要，更加充分發揮學生資助檔案的作用，使之更好地服務于學生、服務于社會和教育事業發展。

參考文獻：

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［2］蔣冬梅.南寧市中小學學生資助檔案管理的調查與思考［J］.廣西教育（中等教育），2017（4）：14—15.

［3］林華.高校學生資助檔案立卷歸檔芻議［J］.辦公室業務，2017（17）：115.

［4］鄭永紅，他淑君.學生資助檔案規范化管理研究［J］.教育評論，2018（11）：63—66.

［5］楊敏.怎樣做好貧困學生資助檔案的歸檔管理［J］.山東檔案，2016（06）：45—46.

作者：王靜