鋼鐵企業檔案管理信息化建設策略

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摘要：在社會不斷進步的過程中，信息化技術的發展也越來越快，在這樣的情況下，各個行業都逐漸向著信息化的方向發展。作為我國最重要的一類企業，鋼鐵企業管理中，檔案管理對于企業的發展有著非常深遠的影響。在這樣的情況下，如何對鋼鐵企業檔案管理工作進行有效的信息化建設，成為了管理人員重點思考的問題。通過對檔案管理進行信息化建設，可以有效的提升鋼鐵企業管理整體的效率和質量，最終為企業的發展提供有力的幫助。文章對鋼鐵企業檔案管理信息化建設的重要意義進行了分析，并結合鋼鐵企業檔案管理信息化建設的具體內容，對鋼鐵企業檔案管理信息化建設提出了一些建議。

關鍵詞：鋼鐵企業；檔案管理；信息化建設

在我國社會不斷發展的過程中，各種科學技術的進步速度都越來越快，在這樣的情況下，我國各行各業的企業發展情況都出現了一定的改變，在這一過程中，企業中的檔案管理工作得到了越來越高的重視度，為了更好的提升鋼鐵企業之中檔案管理工作的質量以及效率，為鋼鐵企業的發展提供更大的幫助，鋼鐵企業需要在開展檔案管理的過程中，對管理的思路進行不斷的調整以及優化，通過這樣的方式來更好的提升檔案管理信息化建設的速度，保證企業可以更加平穩的發展。此過程中，管理人員需要充分的對各種信息化技術進行運用，通過不斷完善檔案管理信息化建設的方式，不斷對鋼鐵企業檔案管理工作的整體質量進行強化。

1鋼鐵企業檔案管理信息化建設的重要意義

1.1鋼鐵企業檔案管理信息化建設可以節約人力物力

在目前的鋼鐵企業發展過程中，檔案管理涉及到的內容越來越多，在開展檔案管理時，相關資料的利用、保存、歸檔、整理以及收集等一系列工作都屬于檔案管理的基礎工作，這些工作都需要人工進行完成。而在人工作業的過程中，作業的效率相對較低，同時也需要消耗大量的人力物力，這對于鋼鐵企業的發展是非常不利的。而在信息化的背景下，鋼鐵企業可以通過對檔案管理進行寫細化建設的方式，有效的對檔案管理工作過程中需要的人力物力進行節約，工作人員在運用信息化檔案管理系統來對各項工作進行完成的過程中，以此來實現檔案信息的自動化處理，在保證檔案管理質量的基礎上，更好的保證檔案管理工作的效率。

1.2鋼鐵企業檔案管理信息化建設可以強化檔案安全

在鋼鐵企業開展檔案管理工作過程中，傳統的檔案管理工作主要以紙質檔案為主，但紙質檔案資料很容易受到各種外界因素的影響，進而導致檔案資料缺失或破損，這對檔案的整體價值和使用帶來了較大的不便。通過對檔案管理信息化建設進行合理的運用，可以更好的對檔案資料進行保護，通過建立電子檔案的方式，可以幫助工作人員將檔案資料進行信息化處理，以此來達到保證檔案資料安全性和準確性等一系列目標。與此同時，檔案管理信息化建設的應用還可以有效的避免檔案資料出現不準確的問題，并可以在使用檔案資料的過程中通過電子磁盤來對其進行快速的存取，這對于檔案的應用具有很大的幫助，同時也可以為鋼鐵企業的發展提供更有力的保障。

1.3鋼鐵企業檔案管理信息化建設可以促進企業發展

在鋼鐵企業開展檔案管理信息化建設的過程中，提檔案管理的方式及檔案使用的途徑都發生了一定改變，此過程中企業檔案管理人員的管理職能發生了改變。在鋼鐵企業檔案管理信息化建設的過程中，檔案管理人員可更加便捷有效的開展各項工作，同時保證檔案管理的各項措施落實到工作中，這對于保護鋼鐵企業之中的各種信息和資料都有著很大的幫助，同時也有效提升了鋼鐵企業檔案管理工作的整體效率，對鋼鐵企業未來的發展及壯大都有著重要的意義。

2鋼鐵企業檔案管理信息化建設的具體內容

2.1基礎設施建設

在鋼鐵企業開展檔案管理信息化建設的過程中，基礎設施建設的質量，直接關系著檔案管理信息化建設的進程和效果。為此在開展鋼鐵企業檔案管理信息化建設的過程中，管理人員首先應實現檔案管理部門計算機全面覆蓋，通過這樣的方式來保證檔案管理開展過程中可以使用計算機來實現檔案管理過程中的各項工作，同時保證管理人員可使用文檔一體化管理等一系列管理方式，只有為檔案管理部門提供型號統一、規格統一的計算機才可以為鋼鐵企業檔案管理信息化建設提供必要的硬件支持。與此同時，鋼鐵企業的內部應保證局域網，可實現檔案的快速傳遞交流及分享，來對網絡平臺進行充分的運用，同時更大化的發揮檔案管理信息化建設的作用。為了更好的實現這一目標，管理人員應選擇規范化，通用化和穩定的檔案管理系統以此來為檔案信息的傳輸和交換提供有力的網絡更好的為檔案管理工作的開展打下良好的基礎。

2.2相關系統建設

在鋼鐵企業開展檔案管理信息化建設的過程中，管理人員需要運用標準的檔案管理軟件來開展各項工作，此過程中管理人員應保證使用的檔案管理軟件是符合國家檔案標準規范的，通過這樣的方式來保證檔案管理工作，可以順利的進行，目前標準化的檔案管理，信息化軟件應具備以下幾種主要功能：（1）靈活的數據庫建立系統。為了更好的發揮檔案管理信息化建設的作用，首先需要建立起對應的數據庫，在對檔案信息進行管理的過程中，保證工作人員可以對相關的各種信息進行匯集和整理。在這樣的情況下，管理人員需要依靠靈活的數據庫管理系統來實現對相關資料的全面管理，通過這樣的方式來更好的對檔案信息資源之中的潛力進行挖掘，同時充分滿足不同檔案類型在管理過程中的各種需求保證檔案管理工作可以高效、有序的開展。（2）文件檔案一體化管理。管理人員可以通過OA接口的使用來講日常工作過程中的各種工作文件和檔案文件，進行統一的管理，通過將其嵌入管理文件系統之中可以在前端控制的形勢下開展鋼鐵企業檔案管理工作。此過程中工作人員可以將電子文件形成和電子檔案規定等一系列工作進行全面的合并，并通過計算機來對其進行高效的處理，這對于提升鋼鐵企業檔案管理工作的整體效率和質量有著很大的幫助。（3）信息檢索以及儲存。在鋼鐵企業開展檔案管理的過程中，很多信息資料需要進行應用和調取，為了更好的方便相關工作的開展，檔案管理的工作人員應將檔案原件進行掃描后，將其上傳到企業的服務器之中，在這樣的情況下，用戶可以通過身份驗證的方式來在企業局域網內各種終端進行相關資料的檢索和瀏覽，避免所有員工都需要到企業檔案部門來進行相關檔案信息的查閱。通過這樣的工作方式，可以有效的降低企業檔案管理工作人員的工作量，保證鋼鐵企業之中檔案管理人員可以更加高效的開展各項工作。（4）安全性。對鋼鐵企業而言，保證檔案信息的安全性有著非常重要的意義，在開展鋼鐵企業檔案管理信息化建設的過程中，需重點注意檔案信息的系統安全。保證電子文件及電子檔案等數據的安全，避免人為因素或儲存介質因素對其安全性產生影響。為了達到這一目標，管理人員首先應科學的選擇硬件，并使用數據加密等措施來更好的保證檔案的安全性。此外，檔案管理人員還應對企業之中的用戶進行充分的分類并針對性的開展數據庫加密工作。最后管理人員應養成定期對企業之中檔案數據進行備份的工作習慣，通過這樣的方式來更好的保證鋼鐵企業檔案信息的安全性。

2.3管理制度建設要更好的發揮

鋼鐵企業檔案管理信息化建設的作用，首先應保證鋼鐵企業檔案信息化管理的規范性和標準性，因此在開展鋼鐵企業檔案信息化建設的過程中，管理人員應對相關的責任進行充分的明確，同時切實保障網絡情況以及數據安全等一系列問題。在此基礎上，管理人員應結合企業的實際情況，制定規范的管理機制，通過這樣的方式來為鋼鐵企業檔案管理工作的開展提供更好的保障。

3鋼鐵企業檔案管理信息化建設的開展策略

3.1對思想觀念進行轉變

為了更好地提升鋼鐵企業檔案管理信息化建設的質量，首先需要管理人員轉變自身的思想觀念，在不斷拓寬思路的同時，積極創造各種有利的條件，更好地推動鋼鐵企業檔案管理信息化建設。在此過程中管理人員應充分的改變傳統檔案管理工作中將工作中心集中在檔案保管這一工作環節的問題，更多的提升鋼鐵企業檔案的利用率，通過這樣的方式來更好的樹立起檔案信息開發的觀念提升自身工作的主動性和敏感性，以此來更好的保證檔案工作開展的效率和品質，為企業檔案管理工作提供更有力的支持。

3.2對建設速度進行提升

在鋼鐵企業檔案管理信息化建設的過程中，管理人員應充分的對鋼鐵企業信息化建設平臺進行運用，通過這樣的方式來更快的提升檔案管理信息化進程。此過程中管理人員應重點開展鋼鐵企業自身數據庫的建設，并對數字檔案資源進行不斷的完善，以此為基礎為企業中的工作人員開放網絡檔案服務。通過這樣的方式來更好的實現鋼鐵企業檔案信息資源的開發，有效的發揮出鋼鐵企業之中各項檔案的作用，為企業的不斷發展提供更有力的幫助。

3.3對管理技術進行優化

在進行鋼鐵企業檔案管理的信息化建設時，管理人員需要不斷的對檔案的利用方法以及利用技術進行完善，以此為基礎建立起檔案檢索工具，并對相關的體系進行不斷的完善。只有通過這樣的方式，才可以更好的發揮出檔案的作用。此過程中，管理人員還需要充分的對各種新技術進行運用，建立起檔案的目錄中心，并結合檔案的內容特點和形式特點，針對性的開放檔案的檢索工具，通過這樣的方式來更好的發揮檔案資源的共享性，讓檔案資源可以在鋼鐵企業的發展過程中發揮出充足的作用，為企業管理人員的發展方案規劃提供更加全面的參考，保證企業的發展規劃更加科學合理，以此來達到不斷促進鋼鐵企業發展的目標。

3.4對數據安全進行重視

對鋼鐵企業而言，保障企業檔案的安全性對企業的發展有非常重要的意義。鋼鐵企業要提升對檔案數據安全性和安全管理的重視度。一方面，管理人員要不斷對企業檔案數據安全儲存管理的措施進行完善，通過完善硬件設施、增加數據儲存備份等方式，避免檔案數據出現問題。此外，管理人員要提升對設備運行及維護的重視度，來有效地保證各項數據及系統的安全性。此外，管理人員還要對數據庫及各種檔案信息進行針對性的加密處理，避免檔案中的信息出現篡改、泄漏等問題，保證鋼鐵企業可以安全、穩定的發展。

4結語

在市場競爭變得越來越激烈的當下，為了更好的在市場競爭之中占據有利的地位，鋼鐵企業需要對自身的發展方案以及內部環境進行不斷的優化和調整，此過程中信息化建設的力度對于鋼鐵企業的市場競爭力有著非常巨大的影響，同時也對企業未來的發展有幫助。在這樣的情況下，為了更好地發揮鋼鐵企業中檔案信息資源的作用，需要管理人員積極落實鋼鐵企業檔案管理信息化建設，在對自身思路和觀念進行轉變的同時，充分了解檔案管理信息化建設對于企業發展的重要意義，以此為基礎，充分的利用鋼鐵企業信息化建設的各項平臺，對檔案管理的方法和技術進行不斷的完善。此過程中管理人員應針對性的對檔案管理信息化建設的重要意義進行明確，并積極落實各項檔案管理信息化建設內容，通過這樣的方式來更好地發揮檔案管理信息化建設的作用，幫助鋼鐵企業在發展的過程中更好的節約人力物力。此外，鋼鐵企業檔案管理信息化建設的開展還可以更有效的幫助企業管理人員發揮檔案資源的作用，以此來推動鋼鐵企業的發展。

參考文獻

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作者：徐文 單位：山東鋼鐵集團日照有限公司