工程檔案質量監督機制建設探究

導語：工程檔案質量監督機制建設探究一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：工程檔案作為檔案管理的重要組成部分，對保障工程質量安全，推動經濟社會發展有著重要作用。因此，有必要加大對工程檔案質量監管機制的建設，明確工程檔案特點及其質量要求，在此基礎上構建全過程監督管理機制，強化工程檔案的監管檢查，通過一系列行之有效的措施確保工程檔案的質量安全，更好地發揮工程檔案的價值和作用。

關鍵詞：工程檔案；質量監管；特點要求；建設路徑

工程檔案是指在工程項目實施過程中形成的具有歸檔保存價值的各類文件資料，工程檔案是項目建設的歷史記錄，通過文字、圖表、聲像等各種形式予以呈現。工程檔案質量管理是工程檔案管理的重要組成部分，工程檔案由于其自身的特殊性，要求檔案管理完整、準確、系統。在工程檔案管理過程中不僅要求檔案外在規范達到相關要求，同時還要求檔案內部質量也要達到真實、準確、完整、經久耐用的標準。

一、工程檔案的特點及其質量要求

（一）工程檔案的特點。一是復雜性。一般工程項目從項目立項到最后的驗收合格需要經歷較長周期，加之很多工程項目在建設過程中需要多個不同的專業施工隊共同完成，在施工過程中施工工藝比較復雜，而且使用的建筑材料種類繁多，在工程實施過程中各個工種和工序相互交叉施工作業，所形成的工程檔案種類繁多，這就決定了工程檔案的復雜性特點。二是時效性。建筑工程檔案的收集需要緊跟工程進度，這對工程檔案的收集提出了很高的要求，特別是工程隱蔽之前，施工單位必須邀請監理單位專業人員對現場進行實際檢測測量，并根據測量結果對工程質量驗收，檢查合格之后才能夠進入下一道工序，否則一旦工程隱蔽完成，就難以看到當時的施工效果，監理也就無法對工程質量進行正確、客觀、真實的評定，會給后續工作造成不必要的麻煩，因此工程檔案收集必須緊跟施工節奏。三是真實性。所有的檔案資料必須保障檔案資料的真實性，否則就失去了檔案的收集意義，特別是在工程施工過程中一定要將原始記錄作為檔案及時歸檔，這些原始記錄不僅是工程質量的具體體現，同時也是后續質量監管部門進行驗收的重要依據，因此在工程檔案收集過程中，一定要注重檔案資料的真實性，確保所收集到的檔案資料能夠被后期利用。四是綜合性。很多施工項目涉及到市政、給排水、土建、消防等多個專業，可以說工程項目建設是一項復雜的系統工程，而在工程建設過程中會形成不同類型的檔案資料，這些檔案資料涉及到多個專業，因此收集上來的檔案資料具有綜合性的特點[1]。（二）工程檔案的質量要求。一是檔案資料的完整性。要將工程項目建設進度、工程項目建設內容、質量監管站批復項目劃分、建設管理相關程序、建設單位與參建單位的合同協議以及工程的具體施工進度所形成的各類檔案資料都作為收集對象，確保檔案資料收集的完整性，并按照具體的檔案種類科學劃分。二是檔案資料的準確性。檔案文件材料必須保證真實準確，既要做到圖物相符，也要做到數字精準，需要符合檔案收集整理的內在邏輯，還要保證收集上來的檔案簽字、印章真實有效。三是檔案卷宗質量要符合檔案管理的相關規定，要確保卷宗封面、卷宗目錄、卷內目錄、各卷格式、字體字號都符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》相關規定。四是要確保各類檔案資料都得到安全有效的保管。在工程項目建設過程中會出現錄音、錄像、照片等文件資料，這些文件資料對保存時限和保存環境都有相關要求，在保管過程中要確保這些檔案資料在今后能夠使用。

二、工程檔案質量監督機制建設的必要性

工程檔案質量管理是指工程檔案從文件生成開始到最后的開發和利用等檔案工作的流程都需要按照相關制度要求達到具體標準。工程檔案質量監管是確保工程檔案質量的有效形式，也是工程建設項目所有人員必須履行的職責，在工程檔案管理過程中應該充分發揮檔案管理工作人員的積極性和主動性，運用現代檔案管理技術和知識對工程檔案進行全過程監督，確保工程檔案質量，為后續工作開展提供優質的檔案服務。工程檔案質量監管機制建設是檔案管理工作順利開展的重要保障，但從當前看部分工程建設項目單位在工程檔案管理過程中并沒有制定符合本單位工程建設需求的具體檔案管理制度，很多檔案管理制度更多是參照國家相關制度稍加修改完成，這些檔案制度與工程檔案質量監管需求還存在一定的差距，難以為工程檔案質量監管提供相關的制度依據。一方面，部分施工單位沒有根據施工進度，制定工程檔案具體的收集整理流程，導致施工結束之后很多檔案資料沒有完整收集上來，檔案資料收集遠遠落后于工程進度。另一方面，檔案資料在收集和整理過程中缺少相應的制度依據，導致檔案收集內容混亂，對檔案資料歸檔范圍認識不清，經常會出現檔案歸檔不完整，重要資料沒有收集上來的被動局面。因此，有必要重視工程檔案質量監管機制建設，通過相關制度機制完善，確保工程檔案管理工作有序推進。

三、工程檔案質量監督機制建設的優化建議

（一）構建全過程監督管理機制。工程檔案全過程監督管理就是對工程檔案從產生到后期保存、利用和銷毀整個生命周期的所有環節和管理要素進行監管，在這一過程中強調管理內容與管理環節的無縫對接，強調對工程檔案監管的整體性和系統性。全過程工程檔案質量監管分為事前管理、事中管理和事后管理三個階段，事前管理主要是對工程施工前的檔案進行管理；事中管理主要是針對施工過程中所形成的各類檔案資料進行收集和管理；事后管理是指工程竣工之后所形成的檔案資料進行收集管理，并按照相關要求移交給檔案接收部門。通過構建全部監督管理機制，能夠提升工程檔案管理水平，有利于工程檔案的后期開發和利用。（二）強化工程檔案的監督檢查。要按照工程檔案監管具體要求成立建設單位工程檔案領導機構，領導機構下設檔案管理部門，由檔案管理部門對工程檔案進行統一管理。在工程建設過程中工程檔案領導機構負責對工程檔案工作的監督和指導，并協調各部門對工程檔案管理工作出現的問題進行解決，實現對工程檔案管理的全程監管。同時，要按照分級管理的原則，定期對工程檔案管理工作召開相關會議，并與工程負責方、設計方、項目總監方、技術人員、項目總工及時進行對接，對有價值的檔案資料及時收集歸檔，并對各單位的檔案收集整理情況進行通報，將檔案管理工作作為參建單位工程建設各個階段考評的重要依據之一，強化對工程檔案的監督檢查[2]。（三）完善工程檔案部門自檢工作。為確保工程檔案管理工作順利開展，工程檔案領導機構以及檔案管理部門應該對檔案工作定期檢查，確保工程檔案管理工作達到規范化、科學化和信息化標準。同時，工程檔案管理部門也要做好自檢工作，按照工程檔案相關要求對歸檔移交工作進行自檢，并邀請上級主管部門以及本地檔案局相關人員對接收的檔案資料進行檢查，對于發現的問題及時加以解決，進一步提升工程檔案的規范化水平。

總之，建筑工程質量事關人民群眾的生命財產安全，而對建筑工程質量的判斷很多時候都是通過工程檔案來進行，究其原因就在于工程檔案是工程建設的真實記錄和反映，檔案中所記載的各類信息是評判工程質量的重要依據，因此有必要加強工程檔案質量監管機制建設，提升工程檔案管理質量。

參考文獻：

[1]劉潔貞.工程建設項目審批制度改革下的工程檔案驗收問題及對策研究[J].蘭臺內外,2019(22)：65-66.

[2]趙靈迪.建筑工程質量監督檔案管理[J].辦公室業務,2019(1)：85.

作者:耿靜 單位:泰州市建設工程質量監督站